Guide de l utilisateur Portail des fournisseurs

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1 Guide de l utilisateur Portail des fournisseurs Version Juin 2013

2 TABLE DES MATIÈRES 1 POURQUOI S INSCRIRE ET COMMENT ACCÉDER AU PORTAIL? À QUOI SERT LE PORTAIL DES FOURNISSEURS? ACCÈS RAPIDE À PARTIR DU SITE INTERNET DE LA VILLE ÉTAPES À SUIVRE AFIN D ÊTRE INSCRIT DANS LE PORTAIL DES FOURNISSEURS... 6 ÉTAPE 1 : NOUVELLE INSCRIPTION... 6 ÉTAPE 2 : CRÉATION DE VOTRE COMPTE... 7 ÉTAPE 3 : CRÉATION DU PROFIL DE L ENTREPRISE ÉTAPE 4 : CRÉATION DES ADRESSES DE L ENTREPRISE ÉTAPE 5 : CRÉATION DES CONTACTS DE L ENTREPRISE ÉTAPE 6 : CRÉATION DES CARACTÉRISTIQUES DE L ENTREPRISE ÉTAPE 7 : CRÉATION DES ATTRIBUTS DE L ENTREPRISE ÉTAPE 8 : CRÉATION DES SERVICES OFFERTS PAR L ENTREPRISE ÉTAPE 9 : FINALISATION DE L INSCRIPTION DE L ENTREPRISE ÉTAPE 10 : MISE À JOUR DE VOTRE PROFIL D ENTREPRISE ÉTAPE 11 : MODIFIER LE NOM D USAGER ET/OU LE MOT DE PASSE ÉTAPE 12 : COMMENTAIRE SUR UN APPEL D OFFRES ÉTAPE 13 : NOUS JOINDRE ÉTAPE 14 : DÉCONNEXION Ville de Longueuil Page 2 / 35

3 1 POURQUOI S INSCRIRE ET COMMENT ACCÉDER AU PORTAIL? 1.1 À QUOI SERT LE PORTAIL DES FOURNISSEURS? Le portail des fournisseurs est un nouvel outil web disponible pour toutes les entreprises qui désirent offrir leurs services à la Ville de Longueuil. En fait, il permet aux différents fournisseurs de se faire connaître par la Ville de Longueuil et ainsi d avoir leurs informations à jour dans une base de données sécurisée. La Division des approvisionnements de la Ville de Longueuil pourra ainsi se servir de ce portail pour entrer en contact avec les fournisseurs, quand vient le temps de faire des acquisitions de biens et services autres que celles devant faire l objet d un appel d offres public. Une fois inscrit, un fournisseur doit obligatoirement mettre à jour ses informations et ce, en temps réel et à toute heure du jour. Il y a donc plusieurs avantages pour une entreprise, désirant faire affaire avec la Ville de Longueuil, de s inscrire sur le nouveau portail des fournisseurs. Ville de Longueuil Page 3 / 35

4 1.2 ACCÈS RAPIDE Accédez rapidement au portail des fournisseurs en inscrivant l adresse suivante : À PARTIR DU SITE INTERNET DE LA VILLE Sur le site Internet de la Ville de Longueuil, longueuil.ca, allez dans la section «Services aux entreprises» et cliquez sur le lien «Portail des fournisseurs». Ville de Longueuil Page 4 / 35

5 Par la suite, cliquez sur le lien «cliquer ici». Ville de Longueuil Page 5 / 35

6 2 ÉTAPES À SUIVRE AFIN D ÊTRE INSCRIT DANS LE PORTAIL DES FOURNISSEURS ÉTAPE 1 : NOUVELLE INSCRIPTION Ville de Longueuil Page 6 / 35

7 ÉTAPE 2 : CRÉATION DE VOTRE COMPTE Dans cette fenêtre vous devez entrer le nom de votre entreprise (Raison sociale) et une adresse courriel qui vous servira de nom d utilisateur. De plus, nous vous demandons d inscrire le nom d une personne-ressource en cas de problème lors de la création de votre compte. Ville de Longueuil Page 7 / 35

8 Par la suite, vous recevrez un courriel confirmant la création de votre compte. Un mot de passe temporaire vous permettant d activer votre compte y sera inscrit. Ville de Longueuil Page 8 / 35

9 Retournez sur le portail des fournisseurs et entrez votre compte utilisateur et le mot de passe tel que spécifié dans votre courriel. Cliquez ensuite sur «Soumettre». Ville de Longueuil Page 9 / 35

10 Une fenêtre de changement de mot de passe apparaîtra, dans laquelle il vous est demandé de changer votre mot de passe. Ce processus vous permet de choisir un mot de passe personnalisé. Celui-ci doit contenir entre 8 et 120 caractères. Ville de Longueuil Page 10 / 35

11 ÉTAPE 3 : CRÉATION DU PROFIL DE L ENTREPRISE Vous arrivez finalement à la fenêtre vous permettant d entrer toutes vos informations. À partir de ce moment, vous pouvez fermer votre fureteur web et revenir plus tard pour compléter votre demande. Par contre, après 5 jours d inactivité, votre profil sera détruit automatiquement et vous devrez le recommencer. Vous remarquerez la barre de progression des étapes dans le haut de la page, vous permettant de savoir ce que vous avez fait et ce qu il vous reste à faire. Le champ «Complément d information» vous permettra d indiquer tout ce que vous n avez pas réussi à mentionner dans les autres sections. Vous pouvez ajouter des renseignements propres à votre entreprise, que vous jugez important de mentionner à la Ville de Longueuil pour la faire valoir. Ville de Longueuil Page 11 / 35

12 ÉTAPE 4 : CRÉATION DES ADRESSES DE L ENTREPRISE Dans la section «Adresses», vous devez saisir une adresse principale obligatoirement. Vous pourrez aussi en ajouter d autres (ex. : adresse de paiement, adresse du siège social, etc.). Ville de Longueuil Page 12 / 35

13 Entrez les données des adresses dans la fenêtre suivante : Ville de Longueuil Page 13 / 35

14 ÉTAPE 5 : CRÉATION DES CONTACTS DE L ENTREPRISE Vous pouvez indiquer autant de contacts que vous le souhaiter. Il est obligatoire d en avoir au moins un. Ville de Longueuil Page 14 / 35

15 Pour ajouter un contact, vous devez remplir les informations de la fenêtre d entrée suivante : Ville de Longueuil Page 15 / 35

16 ÉTAPE 6 : CRÉATION DES CARACTÉRISTIQUES DE L ENTREPRISE Dans cet écran, entrez toutes les caractéristiques reliées à votre entreprise. Dans la liste des caractéristiques, vous trouverez les normes ISO, ainsi que les caractéristiques Économie sociale, Écoresponsable, Équitable, etc. Ville de Longueuil Page 16 / 35

17 Encore une fois, vous pouvez indiquer vos caractéristiques à partir de l écran de saisie. Il n est pas obligatoire de les mentionner. Par contre, certaines invitations à des appels d offres auront des caractéristiques comme pré-requis. À noter que si une caractéristique de votre entreprise ne figure pas dans la liste déroulante, vous pouvez vous-même l ajouter dans la liste en l inscrivant le champ «Caractéristique». Ville de Longueuil Page 17 / 35

18 ÉTAPE 7 : CRÉATION DES ATTRIBUTS DE L ENTREPRISE Dans cet écran, entrez les différents numéros associés à votre entreprise (NEQ, RBQ, CSST, etc.). Ville de Longueuil Page 18 / 35

19 Au même titre que pour la section des caractéristiques, vous aurez un écran de saisie pour entrer chacun de vos attributs. Cette démarche n est pas obligatoire. Par contre, certaines informations, comme le NEQ par exemple, nous permettrons de valider la liste de nos fournisseurs. Si un attribut de votre entreprise n est pas dans la liste déroulante et que vous souhaitez l indiquer, vous pourrez le faire dans le champ «Complément d information» qui se trouve à la première page de votre profil d entreprise. Toutefois, à cette étape-ci, vous ne pouvez pas revenir à la section «Profil». Vous devez donc compléter votre inscription et par la suite, vous pourrez retourner à la première page pour y ajouter de l information. Ville de Longueuil Page 19 / 35

20 ÉTAPE 8 : CRÉATION DES SERVICES OFFERTS PAR L ENTREPRISE Dans cet écran, vous entrez les différents services que votre entreprise est en mesure d offrir à la Ville de Longueuil. Vous pouvez naviguer dans la liste des services ou entrer un mot clé et appuyer sur le bouton «Recherche» tel que décrit ci-dessous. Si vous ne trouvez pas le ou les services souhaités via une recherche par mot clé, vous pouvez appuyer sur le bouton «Afficher tout» afin d avoir la liste complète des services. Ville de Longueuil Page 20 / 35

21 La navigation se fait par catégories de services. Cliquez sur les «+» à gauche des catégories pour les ouvrir, jusqu à ce que vous trouviez le service qui correspond le mieux à ce que vous recherchez. Ensuite, cliquez sur «Ajouter». Ville de Longueuil Page 21 / 35

22 Par la suite, vous devrez indiquer le type de service que vous offrez parmi les choix suivants : 1- Exécution 2- Entretien/Maintenance 3- Location 4- Vente Plus d un type peut être sélectionné pour chacun des services offerts. Une fois le ou les types de services cochés, vous devez cliquer sur «Sauvegarder». Ville de Longueuil Page 22 / 35

23 ÉTAPE 9 : FINALISATION DE L INSCRIPTION DE L ENTREPRISE Une fois que vous avez sélectionné tous les services que vous offrez, cliquez sur le bouton «Terminer l inscription». À cette étape-ci, votre inscription est complétée et le message suivant apparaîtra à votre écran. Ville de Longueuil Page 23 / 35

24 Un courriel comme celui-ci vous sera également envoyé. Ville de Longueuil Page 24 / 35

25 ÉTAPE 10 : MISE À JOUR DE VOTRE PROFIL D ENTREPRISE Il vous sera possible en tout temps de modifier l information de votre entreprise. Les images suivantes représentent chacune des sections définies dans le menu à gauche de votre écran. Vous remarquerez qu aucune barre de progression des étapes n apparaît en haut de l écran, puisque la création de votre compte a été finalisée. Ville de Longueuil Page 25 / 35

26 Ville de Longueuil Page 26 / 35

27 Ville de Longueuil Page 27 / 35

28 Ville de Longueuil Page 28 / 35

29 Ville de Longueuil Page 29 / 35

30 Ville de Longueuil Page 30 / 35

31 ÉTAPE 11 : MODIFIER LE NOM D USAGER ET/OU LE MOT DE PASSE Il vous est aussi possible de changer votre mot de passe ainsi que l adresse courriel de votre compte utilisateur. Pour ce faire, cliquez sur «Modifier le compte» dans le menu de gauche. Ville de Longueuil Page 31 / 35

32 Si vous oubliez votre mot de passe, vous pouvez le réinitialiser sans problème. À partir de la page d accueil du «Portail des fournisseurs», cliquez sur «Mot de passe oublié» et un courriel vous sera envoyé avec un nouveau mot de passe temporaire. Ville de Longueuil Page 32 / 35

33 ÉTAPE 12 : COMMENTAIRE SUR UN APPEL D OFFRES En cliquant sur «Commentaires sur un appel d offres», la page suivante apparaîtra. Il vous sera possible de trouver l appel d offres pour lequel vous avez un commentaire à formuler. Ensuite, cliquez sur le lien «cliquant ici» et une nouvelle fenêtre s ouvrira où vous pourrez inscrire votre commentaire. Ville de Longueuil Page 33 / 35

34 ÉTAPE 13 : NOUS JOINDRE Pour tout renseignement d ordre général, communiquez avec la Ville de Longueuil. Cliquez sur le lien «Nous joindre» pour trouver nos coordonnées. Ville de Longueuil Page 34 / 35

35 ÉTAPE 14 : DÉCONNEXION Lorsque vous avez terminé, cliquez sur «Déconnexion» pour quitter le portail des fournisseurs de façon sécurisée. Pour toute question, n hésitez pas à communiquer avec la Ville de Longueuil en composant le 311 ou le (450) si vous êtes à l extérieur du territoire. Merci. Ville de Longueuil Page 35 / 35

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