CHORUS-DT MODE D EMPLOI. En pied de chaque page vous trouverez un lien. pour revenir à la table des matières

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1 CHORUSDT MODE D EMPLOI En pied de chaque page vous trouverez un lien pour revenir à la table des matières Cliquez sur la rubrique qui vous intéresse Je suis un personnel itinérant (IEN, TZR, SP.). Dans le cadre de mes fonctions j ai besoin: D utiliser mon véhicule personnel D un OM permanent D un OM personnel itinérant Je suis un personnel autorisé à me déplacer dans l académie toute l année mais je n ai pas le statut de personnel itinérant. Dans le cadre de mes fonctions j ai besoin : D utiliser mon véhicule personnel D un OM permanent D un OM ponctuel De créer un état de frais Je suis appelé à me déplacer suite à une convocation qui ne fait pas partie de mes missions habituelles. J ai besoin : D utiliser mon véhicule personnel. D un OM classique. De créer un état de frais Je suis appelé à me déplacer suite à une convocation. J ai besoin : D utiliser mon véhicule personnel D un OM classique. De créer un état de frais Je me suis trompé dans la saisie de mon ordre de mission ponctuel, itinérant ou classique Je me suis trompé dans la saisie de mon Etat de frais J ai oublié de créer mon ordre de mission avant de partir en mission Conclusion sur les ordres de mission Conclusion sur les états de frais 1

2 Autorisation d utilisation d un véhicule personnel #vehiculepersonnels Demande d autorisation d utilisation du véhicule personnel à compléter avant d établir votre OM permanent Déclarer le véhicule personnel dans la fiche profil du missionné. Demander l autorisation d utilisation du véhicule dans l OM. Ne pas oublier d adresser au bureau DIBAP1, une copie de l attestation d assurance ainsi qu une copie de la carte grise du véhicule. 2

3 Comment créer un OM permanent Comment se connecter à CHORUSDT? Un ordre de mission permanent permet d obtenir : une autorisation «permanente» de déplacement sur un trajet fréquent, dans la limite de 365 jours : du 1er septembre au 31 août. sert de cadre aux OM ponctuels. est identique à la création d un OM Classique. implique la création d un document contenant 2 onglets. Via le portail PIA L OM Permanent ne permet pas de : commander des prestations auprès de l agence de voyages. créer des indemnités de mission. L envoi dans le circuit de validation suit la même procédure que pour les OM «classiques». 1 ère étape Cliquez sur «Ordre de mission» Pour une mission sans billet de train ou d avion ou une prestation non disponible dans le portail cliquer sur «Autre». Par exemple, si vous avez besoin d un billet de train, contactez dans un premier temps la DIBAP1, bureau des déplacements. 2 ème étape Onglet «Général» Affiche la dernière action en cours : OM renseigné si vous avez déjà créé un OM. OM initié si vous avez commencé une saisie non terminée et non supprimée. Pour créer votre OM appuyez sur la touche «créer» 3

4 S il s agit de votre premier OM, cliquez sur «document vierge» A la rubrique «Type de mission», choisissez «OM permanent» Le choix «Ordre de mission permanent» fait apparaître la fenêtre suivante Ne pas modifier Zones à remplir Il s agit soit de la résidence administrative soit de la résidence familiale. Ces éléments feront l objet d une vérification par le bureau DIBAP1. A la fin de la saisie n oubliez pas d enregistrer votre travail après relecture. Vous pouvez toujours le supprimer avant validation en cas d erreur. A cette étape, vous pouvez encore modifier ou renoncer à votre OM avant de le valider. Vous ne pouvez pas supprimer (effacer) un OM validé, mais seulement l annuler. Il restera dans l historique. 4

5 Comment créer un OM ponctuel à partir d un OM permanent Comment se connecter à CHORUSDT? Via le portail PIA 1 ème étape Cliquez sur «Ordre de mission» 2 ème étape Onglet «Général» A la rubrique «Type de mission», choisissez «OM ponctuel» Création d un OM ponctuel à partir d un OM permanent et reprendre l OM permanent qui vous intéresse. Les informations nécessaires à ce niveau sont reprises depuis l OM permanent L OM ponctuel est créé à partir d un OM permanent validé : est initialisé avec les éléments de l OM permanent. Observation : si vous créez un OM ponctuel après la date de fin de mission, un EF sera automatiquement généré qu il conviendra de transmettre directement au gestionnaire contrôleur. Phases à suivre Une fois l onglet général rempli, il faudra remplir les onglets «prestations», «saisie des étapes», «frais prévisionnels» et «indemnités kilométriques». Par mesure de sécurité, n oubliez pas de sauvegarder avant de passer d un onglet à l autre : touche «enregistrer» Onglet «Prestations» Permet de déclarer les modes de transport que vous prévoyez d utiliser ainsi que vos hébergements. Ne pas utiliser cet onglet si le transport et l hébergement sont pris en charge par l administration. 5

6 Onglet «Saisie des étapes» Permet la génération de lignes préalimentées avec les données saisies dans les onglets «Général» et «Prestations». Affiche la date et l heure de départ en mission. Par défaut les étapes génèrent des indemnités Onglet «Frais prévisionnels» Indemnités de mission : vous devez les générer en appuyant sur le bouton «Générer Frais» Les autres dépenses doivent être saisies manuellement Cas particulier des déductions d indemnité : gratuités, repas en collectivité 6

7 Onglet «Indemnités kilométriques» Elles sont calculées automatiquement après la saisie du trajet. La distance est calculée à partir de MAPY, distance la plus courte. Une fois tous les éléments nécessaires saisis, passez à l étape de validation A cette étape, vous pouvez encore modifier ou renoncer à votre OM avant de le valider. Vous ne pouvez pas supprimer (effacer) un OM validé, mais seulement l annuler. Il restera dans l historique. 7

8 Comment créer un OM itinérant à partir d un OM permanent Comment se connecter à CHORUSDT? Via le portail PIA A qui est destiné cet OM? Tout personnel itinérant (hors formation continue, examens et concours), aux personnels en service partagé et aux TZR. 1 ère étape Cliquez sur «Ordre de mission» 2 ème étape A la rubrique «Type de mission», choisissez «OM Personnels itinérants» Création d un OM Personnels itinérants à partir d un OM permanent et reprendre l OM permanent qui vous intéresse. Les informations nécessaires à ce niveau sont reprises depuis l OM permanent 3 ème étape Ajouter les frais prévisionnels Cliquer sur la case «créer» Saisir les frais correspondants à votre situation : repas personnel itinérant, repas personnel itinérant dans un restaurant administratif, repas service partagé. Une fenêtre avec le détail des frais s affiche. Après en avoir vérifié les informations, précisez le nombre de repas à rembourser. Cliquez ensuite sur «enregistrer» Si vous avez sélectionné un véhicule personnel, l onglet «indemnités kilométriques apparaît. Après avoir sélectionné votre véhicule, cliquer sur «lien vers le distancier» pour A la fin de votre saisie, cliquez sur «enregistrer» le calcul des distances. Saisir autant de lignes que de déplacements en indiquant les dates, le trajet (villes de départ et d arrivée), le nombre de trajets effectués (2 pour un aller/retour) et le nombre de kilomètres remboursés (la distance aller pour un aller simple ou un retour, le cumul des kilomètres parcourus pour un circuit) Une fois tous les éléments nécessaires saisis, passez à l étape de validation 8

9 A cette étape, vous pouvez encore modifier ou renoncer à votre OM avant de le valider. Vous ne pouvez pas supprimer (effacer) un OM validé, mais seulement l annuler. Il restera dans l historique. Attention, une fois la mission accomplie et l OM validé par le VH1, l état de frais est généré et envoyé automatiquement à la validation du gestionnaire. Vous n avez donc pas à créer d EF (le VH1 n aura pas de validation à faire). 9

10 Comment créer un ordre de mission classique Comment se connecter à CHORUSDT Via le portail PIA 1 ère étape Cliquez sur «Ordre de mission» Pour une mission sans billet de train ou d avion ou une prestation non disponible dans le portail cliquer sur «Autre». Si vous avez besoin d un billet de train par exemple, contactez dans un premier temps la DIBAP1, bureau des déplacements. 2 ème étape Onglet «Général» Affiche la dernière action en cours : OM renseigné si vous avez déjà créé un OM. OM initié si vous avez commencé une saisie non terminée et non supprimée. Pour créer votre OM appuyez sur la touche S il s agit de votre premier OM, cliquez sur «document vierge» 10

11 A la rubrique Type de mission choisissez «OM Classique» Ne pas modifier Zones à remplir Il s agit soit de la résidence administrative soit de la résidence familiale. Ces éléments feront l objet d une vérification par le bureau DIBAP1. Vous pouvez créez un OM à partir d un OM existant. CHORUS affiche vos OM précédents. Une fois l onglet général rempli, il faudra remplir les onglets «prestations», «saisie des étapes», «frais prévisionnels» et «indemnités kilométriques». Phases à suivre Par mesure de sécurité, n oubliez pas de sauvegarder avant de passer d un onglet à l autre : touche «enregistrer» 11

12 Onglet «Prestations» Permet de déclarer les modes de transport que vous prévoyez d'utiliser ainsi que vos hébergements. Ne pas utiliser cet onglet si le transport et l'hébergement sont pris en charge par l'administration. Onglet «Etapes» Permet la génération de lignes préalimentées avec les données que vous avez saisies dans les onglets «Général» et «Prestations». Affiche la date et l heure de départ en mission. Par défaut les étapes génèrent des indemnités Onglet «Frais prévisionnels» Indemnités de mission : pour que les informations saisies précédemment soient prises en compte, vous devez les générer en appuyant sur le bouton «Générer Frais» Les autres dépenses doivent être saisies manuellement Cas particulier des déductions d indemnité : gratuités, repas en collectivité Aucune indemnité générée automatiquement ne peut être supprimée dans Chorus DT. Si des étapes ont été modifiées, il sera nécessaire de cliquer sur «Générer Frais» pour mettre à jour les indemnités en fonction des nouvelles étapes. Pour les indemnités qui occasionnent des frais déductibles (par exemple un repas pris dans un restaurant administratif) il est nécessaire de suivre la procédure de création d un frais 12

13 Onglet «Indemnités kilométriques» Les indemnités kilométriques sont calculées automatiquement après la saisie du trajet. La distance est calculée à partir de MAPY, distance la plus courte. N oubliez pas de déclarer votre véhicule dans votre fiche profil. Une fois tous les éléments nécessaires saisis, passez à l étape de validation A cette étape, vous pouvez encore modifier ou renoncer à votre OM avant de le valider. Vous ne pouvez pas supprimer (effacer) un OM validé, mais seulement l annuler. Il restera dans l historique. 13

14 Les OM de régularisation Sont utilisés dans des cas d urgence : un OM n a pas pu être réalisé avant le départ en mission. permettent la création d indemnités. ne permettent pas de commander les prestations. suivent le même processus de validation que l OM classique. Un contrôle de date existe et empêche la création d un OM de régularisation avant la mission Attention, une fois la mission accomplie et l OM validé par le VH1, l état de frais est généré et envoyé automatiquement à la validation du gestionnaire. Vous n avez donc pas à créer d EF (le VH1 n aura pas de validation à faire). Vie d un OM o En cas d erreur constatée après validation, impossible de supprimer, d effacer un OM validé. Il restera visible pour des raisons d historique. Il ne pourra être qu annulé par son créateur qui devra refaire son OM. 14

15 CONCLUSION SUR LES OM La création d un OM peut s effectuer de deux manières : A partir d un document vierge. A partir d un OM existant. L OM permet de renseigner différents types de prestations : Pour les OM de régularisation : l agent remplira les champs manuellement. Pour les réservations online : les informations saisies dans le portail de réservation en ligne seront automatiquement rapatriées. Dans un premier temps, merci de vous adresser au préalable à la DIBAP1, bureau des déplacements. 15

16 Comment créer un état de frais dans CHORUSDT Etat de frais (EF) Que fautil régulariser? créé suite au déplacement temporaire d un agent, en référence à un Ordre de Mission (OM) créé au préalable par le missionné. permet de : o régulariser les frais prévisionnels par rapport à la réalité des dépenses. o d ajuster les indemnités avec des compléments ou des déductions. o de corriger les frais d agence et les écarts de taux de change. Le missionné régularise ses frais prévisionnels par rapport à la réalité de ses dépenses Le missionné peut ajuster les indemnités forfaitaires avec des compléments ou des déductions : CIRCUIT DE LA VALIDATION Vie d un EF En cas d erreur constatée après validation, impossible de supprimer, d effacer un EF validé. Il restera visible pour des raisons d historique Il ne pourra être qu annulé par son créateur qui devra refaire son EF. Est envoyé dans le circuit de validation après sa création. Ne peut changer de statut si la date de fin du déplacement est ultérieure à la date du jour. Le missionné doit être revenu avant la création de l EF. 16

17 Attention, par défaut, Chorus DT affiche le dernier EF consulté sur le Menu EF Cliquez sur «Etat de frais» Puis sur «Créer» Les derniers OM saisis apparaissent Les OM apparaissent aux statuts : V : OM Validés pour lesquels aucun EF n a encore été créé. T : OM Traités pour lesquels il existe au moins un EF. Création Phases à suivre Une fois l onglet général rempli, il faudra remplir les onglets «frais» et «indemnités kilométriques». Par mesure de sécurité, n oubliez pas de sauvegarder avant de passer d un onglet à l autre : touche «enregistrer» Onglet «Général» 17

18 Onglet «Frais» Frais au réel (selon création de la fiche profil) Frais au barème forfaitaire (cas standard) Frais sans justificatif Attention : En absence de justificatif joint, un message d erreur non bloquant apparaît afin d attirer l attention du valideur lors du contrôle. Des indemnités peuvent être ajoutées ou déduites au moment de la validation de l EF Les indemnités forfaitaires reprises de l OM ne peuvent être ni modifiées ni supprimées. Seul le gestionnaire pourra selon les cas procéder aux éventuelles corrections. Indemnités kilométriques : NB : Le véhicule personnel doit être au préalable déclaré dans la fiche profil de l'utilisateur. Un contrôle de cohérence est effectué sur les dates entre l onglet «Général» et les lignes de trajet. 18

19 Comment transmettre votre état de frais 1 ère étape : Cliquez sur «Valider / Modifier» 2 ème étape : Si aucune erreur n est constatée, fait passer l EF à l étape de validation suivante : Validation par le VH1 Si vous constatez une erreur, vous pouvez annuler votre EF Il est recommandé de cocher l option «prévenir le destinataire par ». Onglet «Historique» Vous pouvez parfois voir apparaître des alertes (triangle jaune au niveau des onglets) Cas particuliers Signale une erreur ou un manque Cliquez sur l onglet et vous pourrez lire le motif de l alerte Si aucun EF n existe et que la date de fin de l OM ponctuel est dépassée, l EF : Sera créé automatiquement au statut 1P et rattaché à l OM ponctuel. Est non modifiable. Seule la case «Justificatif joint» peut être cochée ou décochée, avec la possibilité de saisir un motif. Suit un circuit de validation particulier : envoi direct au Gestionnaire Contrôleur ou annulation le cas échéant. 19

20 CONCLUSION SUR LES EF L état de frais o est initié par le missionné (ou son assistant) à son retour de mission. o référence obligatoirement un OM au statut «Validé» ou «Traité». o contient des informations reprises automatiquement de l OM. o part dans un circuit de validation pour vérification et régularisation. 20