DOSSIER D APPEL A CANDIDATURES N : COI/AC/2013/010

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1 DOSSIER D APPEL A CANDIDATURES N : COI/AC/2013/010 Intitulé du poste : Niveau : Supervision : Lieu d affectation : Poste financé par : Assistant Administratif et Financier - AAF Catégorie 3 cadre intermédiaire Directement placé sous la supervision du Chef du Service Administratif et Financier de la COI. Projet Veille Sanitaire Réseau SEGA, Ebène, Maurice Agence Française de Développement (AFD) 1. DESCRIPTION DU POSTE 1.1. Objectif du poste Les objectifs du projet correspondent aux trois composantes suivantes: Composante 1 : Consolider les capacités de la veille sanitaire régionale (réseau SEGA) Cette consolidation passe par la poursuite des échanges épidémiologiques hebdomadaires, la diffusion régulière d un bulletin épidémiologique régional, la mise en place d un partenariat avec la plateforme PIROI de la Croix Rouge française et la poursuite du programme régional de formation d épidémiologistes et du renforcement des capacités des laboratoires nationaux de référence des Etats membres. Composante 2 : Renforcer les collaborations entre santé humaine et santé animale L objectif est de pouvoir ancrer le réseau régional de surveillance animale «Animal Risk» dans le dispositif COI, dans le cadre d une convention qui sera passée avec le CIRAD. Cela permettra de renforcer dans chaque Etat membre des mécanismes de coopération entre les systèmes de surveillance en santé humaine et animale, notamment pour le partage des informations, de l'analyse des données, de la mutualisation de certains outils de laboratoire et de l harmonisation des stratégies pour la préparation et la réponse aux épidémies. Composante 3 : Pérenniser le réseau régional de veille sanitaire Pour ce faire, il conviendra de définir le mandat et les termes de référence de l Unité de veille sanitaire du Secrétariat général de la COI, ainsi que son cadre institutionnel et juridique en relation avec les Etats membres. Le projet permettra aussi le transfert de compétences de l assistance technique internationale à une équipe régionale qui aura pour vocation d animer l Unité de veille sanitaire à l issue du projet en Intervenants et mode opératoire 1.2. Description des tâches COI/AC/2013/010 1/5

2 L Assistant(e) Administratif et Financier (AAF), placé sous la direction du Chef du Service Administratif et Financier de la COI, travaillera sous la supervision du chef de projet et appuiera tous les membres du personnel de l Unité de Veille Sanitaire de la COI. Il/elle appuiera le SAF dans le cadre de l exécution des Devis Programmes (DP) qui mettent en œuvre le projet veille sanitaire. Il assurera la gestion administrative et financière en étroite collaboration avec le Chef de projet et préparera tous les documents à la signature du Chef SAF et le Régisseur de la partie régie du budget de ces DP. Il/elle sera également le préposé à la tenue de la comptabilité de ces DP. Il/elle fournira en temps et lieu, les documents et autres états financiers au Chef de projet et au SAF. Ses principales responsabilités sont: Budget Préparer, avec le chef de projet, les devis programme du projet RSIE2 quant à leurs aspects financiers et contractuels Préparer les contrats, avenants, appels d offres dans le cadre des services, matériels et travaux financés par le projet en collaboration avec le service Marché et contrat Préparer et établir les demandes de versement de la dotation initiale (avance/préfinancement), de réapprovisionnement et de clôture de la caisse d avance Suivre les dépenses du projet en lien avec le plan de travail annuel Préparer et rédiger les rapports budgétaires pour chaque devis programme du projet Appuyer le chef de projet pour la rédaction des rapports techniques Appuyer les États membres dans la budgétisation de leurs activités financées par le projet et assurer la gestion des engagements et décaissements. Comptables et financiers Vérifier l existence des pièces justificatives probantes et suffisantes à l appui des engagements et des paiements ainsi que des éventuels recouvrements ; Assurer la saisie des écritures comptables et financières sur le logiciel de suivi financier du projet Superviser la gestion de la petite caisse Assurer le respect des procédures comptables et financières du projet selon le manuel de procédures approuvé par le bailleur. Préparer et superviser les missions d audit interne et externe du projet Administration Superviser la gestion quotidienne du projet sur le plan administratif et financier - Gestion des dossiers administratifs et financiers au format papier et électronique - Gestion de la base de données documentaire du projet - Appuyer les assistants technique ainsi que le personnel du projet en mission pour les tâches administratives et financières (rapport financier, fiche de présence, congés, per diem, réservation etc...) ; Appui à la gestion administrative du personnel employé par le projet (contrats, renouvellement des contrats, vacances, permis de travail, salaires, congés maladie.) en étroite collaboration avec le service Gestion des Ressources Humaines ( GRH) COI/AC/2013/010 2/5

3 Maîtrise d œuvre du projet RSIE2 Assurer la gestion courante de l UVS en l absence du chef de projet Participer, à la demande du chef de projet et/ou du Chef SAF, à l organisation des ateliers, réunions de suivis et manifestations du projet et à la rédaction de leurs comptes rendus A noter que les attributions mentionnées ci-dessus sont décrites de manière non limitative et pourraient évoluer, dans le cadre de la fonction, selon les besoins du service. 2. Qualifications et aptitudes Etre titulaire d un diplôme universitaire de niveau BAC+ 3 en finance et comptabilité ou équivalent. Une qualification supplémentaire en gestion sera considérée comme un avantage. Justifier d une expérience d au moins cinq (05) ans au sein d une entreprise privée, de la fonction publique, d une organisation internationale ou régionale dont 3 ans en tant que cadre financier et administratif avec des responsabilités progressivement importantes; - Une connaissance des procédures des bailleurs de fonds et notamment de l AFD sera considérée comme un atout. Avoir une bonne expérience et connaissance dans la préparation des budgets (aspects financiers et contractuels) ; - Une expérience au sein de projets mobilisant des financements nationaux et internationaux sera fortement appréciée. Avoir une bonne connaissance et expérience dans la vérification des dépenses, de l exécution des paiements et des recouvrements. Avoir une bonne connaissance et expérience de la tenue de la comptabilité et de l utilisation d un logiciel comptable (SARA, ) ; - Une connaissance du logiciel de comptabilité SAGE-PASTEL sera considérée comme un avantage. Avoir d excellentes capacités de rédaction en français et de bonnes capacités en anglais Maîtriser parfaitement l outil informatique de bureautique : Word, Excel, Power Point, internet. Avoir une expérience dans le montage financier de projet Bon relationnel et à l aise dans un environnement multiculturel Capacité organisationnelle, rigoureux et honnête. Avoir une capacité d écoute, de jugement, de concertation et de négociation Avoir un esprit d équipe et une réelle sensibilité aux questions du développement humain, la gouvernance, et un intérêt pour le montage de partenariats et de projets opérationnels. 3. CONTEXTE COI/AC/2013/010 3/5

4 Au décours de l épidémie de chikungunya en 2006, les Etat membres de la COI ont décidé de mutualiser leurs ressources et de mettre en place un réseau régional de surveillance et de réponse aux épidémies, coordonné par la COI. Cette initiative a bénéficié d une subvention de l AFD de 5,6 millions d euros octroyée en 2007: le projet «Réseau de Surveillance et d Investigation des Epidémies ou RSIE (CZZ 3068). Alors que la fin du projet est était prévue pour mi-2013, les Etats membres de la COI ont souhaité poursuivre le renforcement et la mutualisation des capacités régionales dans ce domaine et intégrer à terme, au sein d une Unité régionale de veille sanitaire, les différentes initiatives qui concourent aujourd hui à ce processus, tant en santé humaine qu en santé animale. C est dans cette optique que l AFD a maintenu son partenariat en finançant ce nouveau projet à hauteur de 6 million d euros. La convention de financement intitulée «Lutte contre les maladies infectieuses émergentes dans les Etats membres de la COI» (CZZ F) a d ailleurs été signée le 24 mai INSTRUCTIONS AUX CANDIDATS 4.1. Eligibilité Les candidats doivent être ressortissants de l un des Etats membres de la COI Dossier de candidature Chaque dossier de candidature doit comporter : - Une lettre de motivation du candidat ; - Un curriculum vitae (CV) préparé conformément au modèle annexé à cet avis d appel à candidatures ; - Les copies des certificats et diplômes; - Une copie du passeport ou de la carte d identité du candidat Informations complémentaires avant la date limite de dépôt de candidatures Si la COI fournit des informations complémentaires sur l avis d appel à candidatures, elle communique ces informations à travers le site Internet de la COI ( avant le 24 octobre Date limite de dépôt de candidatures 31 octobre 2013 à 16h00 (heure de Maurice). Les candidatures reçues après cette date ne seront pas prises en considération Soumission des candidatures Les candidatures peuvent être envoyées par courriel, par courrier ou par porteur, à l adresse suivante : Département des ressources humaines Secrétariat Général de la COI COI/AC/2013/010 4/5

5 Blue Tower, 3ème étage, Rue de l Institut, Ebène, Maurice Tél : (230) , Fax : (230) shayaree.moorooven@coi-ioc.org Pour les candidatures à transmettre par courrier ou par porteur, les informations suivantes doivent figurer sur l'enveloppe extérieure: - l'adresse susmentionnée à laquelle les candidatures doivent être soumises; - la référence de la procédure d'appel à candidatures à laquelle le candidat répond (en l'occurrence COI/AC/2013/010); - le nom et le pays du candidat. Pour les candidatures à transmettre par courriel, il est recommandé de mettre le dossier de candidature dans un seul fichier pdf qui sera transmis en tant que fichier attaché au message du candidat Sélection des candidatures Le recrutement se déroule comme suit : - Une phase de présélection sur dossier effectuée par le Département des Ressources Humaines qui pourrait être assisté par un Bureau de recrutement ; - Une phase de sélection des candidats présélectionnés : entretien par téléphone, Skype ou entretien en personne. - Approbation du résultat de la sélection par les autorités compétentes ; - Notification au candidat retenu. Il est à noter que la confirmation du recrutement d un candidat est également soumise aux conditions suivantes : - le candidat retenu a satisfait aux aptitudes médicales en vigueur ; - le candidat retenu n a pas fait l objet d une condamnation prononcée par un jugement ayant autorité de chose jugée (c est-à-dire, contre lequel il n y a plus de recours possible) pour tout délit mettant en cause sa conduite professionnelle Durée du contrat Le premier contrat (avec 3 mois de période d essai s étend jusqu en octobre 2017) sera conclu dans le cadre du devis programme actuel du projet. Dépendant de l exécution satisfaisante des tâches par le titulaire, le contrat sera renouvelé dans le cadre des devis programmes successifs du projet Veille Sanitaire Réseau SEGA. Il convient de noter que les contrats de travail dans le cadre de cet engagement ne peuvent courir au-delà de la date de fin de la mise en œuvre opérationnelle du projet Veille Sanitaire Réseau SEGA Rémunération Le salaire de base au moment du recrutement sera déterminé conformément à la grille salariale de la COI et en fonction de la qualification et de l expérience du candidat (i.e. : Salaire de Base mensuelle pour la Catégorie III - échelon 1 : 935 Euros) COI/AC/2013/010 5/5

6 5. EVALUATION DES CANDIDATURES - Les candidatures reçues après la date limite de dépôt de candidatures seront rejetées. - Les dossiers de candidatures incomplets, notamment ceux ne disposant pas de CV seront rejetés. - Les candidatures soumises par des candidats non éligibles (cf. point 4.1) seront rejetées. - Chaque dossier de candidature (non rejeté) sera évalué conformément à la grille d évaluation ci-après : Maximum Qualification et compétence 20 Expérience professionnelle générale 20 Expérience professionnelle spécifique 50 Expérience dans la région COI 10 Total 100 NB : Seuls les candidats ayant obtenu le score minimum de 75 / 100 seraient qualifiés à l interview ou au concours sur épreuves. COI/AC/2013/010 6/5

7 CURRICULUM VITAE 1. Nom de famille: 2. Prénoms: 3. Date de naissance: 4. Nationalité: 5. État civil: 6. Sexe : 7. No de Carte D identité No de Passeport : 8. Adresse : 9. Téléphone (Domicile) : Portable : Education Photo Institution Date début Date Fin certificat(s) obtenu(s): 12. Diplôme: Institution Date début Date Fin Diplôme(s) obtenu(s): 13. Connaissances Linguistiques Langue Lu Parlé Écrit Commentaires COI/AC/2013/010 7/5

8 N/B : Indiquer vos connaissances sur une échelle de 1 à 5 (1 - niveau excellent; 5 - niveau rudimentaire) 14. Expérience Professionnelle Date Debut Date Fin Position Organisation/ Compagnie Brève Description du poste N/B : A indiquer également votre situation actuelle 15. Références Nom Prénom Position Organisation/ Compagnie coordonnées de contact Justification : N/B : La COI se réserve le droit de contacter les personnes de référence.si vous êtes dans l impossibilité de fournir cette référence, veuillez apporter une justification 16. Affiliation à une organisation professionnelle: Date Debut Nom Adresse Domaine (Mgt- Recherche-RH etc ) Apport a votre personne COI/AC/2013/010 8/5

9 17. Autres compétences: Domaine (Ex : Connaissances informatiques-formateurgestion de projets etc...) Détails 18. Expérience spécifique dans la région: Date début Date fin Pays Actions 19. Autres informations pertinentes Items (Ref de publication etc ) Details COI/AC/2013/010 9/5