STATUTS. Note : Le genre masculin est utilisé pour éviter d'alourdir le texte

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1 STATUTS Note : Le genre masculin est utilisé pour éviter d'alourdir le texte Fédération des aînés et des retraités francophones de l Ontario Page (FARFO) Statuts 1 de 10

2 STATUTS 1. Raison d être 1.1. La mission : La Fédération des aînés et des retraités francophones de l Ontario (FARFO) est un organisme à but non lucratif ayant comme mission la promotion de la qualité de vie des 50 ans et plus et la protection de leurs droits et de leurs intérêts. De plus, elle vise à promouvoir l image positive du vieillissement et l'engagement communautaire des francophones de 50 ans et plus, domiciliés en Ontario Le mandat : À travers la vie associative démocratique, la FARFO a pour mandat d agir comme porte-parole des personnes francophones de cinquante ans et plus. La FARFO représente tous les aînés et les retraités francophones de l Ontario par le biais de ses cinq régionales Les valeurs : Fierté, fraternité et participation; Inclusion, ouverture sur le monde et démocratie; Promotion de la francophonie; Acceptation de différents modèles de regroupements; Acceptation des différents niveaux d interventions et d activités, du loisir à l engagement social Les objectifs de la Fédération : Les objectifs sont révisés annuellement par le Conseil d administration et les changements sont présentés à l Assemblée générale des membres Définitions s appliquant au présent document : Aîné : toute personne de cinquante ans et plus Assemblée générale (AG) : instance suprême qui réunit les délégués pour décider des orientations, stratégies et budgets de la Fédération et d élire la présidence et la vice-présidence du Conseil d administration Conseil d administration : Formé des présidences des 5 régionales de la Fédération ainsi que d une présidence et une viceprésidence élues en Assemblée générale des membres Congrès : réunion de membres de la Fédération pour fins de formation et d information. Peut être ou ne pas être jumelé à la tenue d une Assemblée générale Consensus : le consensus est un accord exprimé par la totalité des voix lors d un vote ou encore une expression d opinion qui rallie la totalité des participants d une assemblée. Fédération des aînés et des retraités francophones de l Ontario Page (FARFO) Statuts 2 de 10

3 Cotisation : frais périodiques obligatoires que versent les organismes membres et les membres individuels de la Fédération Comité exécutif : Comité composé des dirigeants de la Fédération afin de traiter des enjeux urgents ou extraordinaires qui relèvent de la compétence du Conseil d administration Francophone : toute personne d expression française Francophile : toute personne dont la langue d usage n est pas le français, mais qui est favorable à l épanouissement du français Gouvernance : les structures qui permettent de gérer la FARFO et en assurer la vie démocratique. (Exemples : Conseil d administration, Comité exécutif, Assemblée générale.) Organisme membre : tout organisme (association, institution, club, centre) desservant les personnes d expression française de 50 ans et plus et qui a acquitté sa cotisation à la Fédération Membre individuel : toute personne d expression française de 50 ans et plus ayant payé sa cotisation à la Fédération Membriété : Néologisme franco-ontarien pour identifier l ensemble des membres d un organisme Quorum : Nombre de personnes nécessaires pour qu une assemblée soit représentative et puisse adopter des résolutions exécutoires. Un quorum qui s exprime en fraction signifie un quorum égal au nombre entier supérieur. (Exemple : 3,5 donne un quorum de 4.) Rapport sur les finances en Assemblée générale : un rapport sur les affaires financières de la FARFO qui comprend les états financiers audités et peut comprendre les prévisions budgétaires mises à jour pour un exercice ou plus d un exercice FARFO - Région de : L ensemble des membres et de la gouvernance d une région. La Fédération compte 5 régions (Est, Ottawa, Moyen-Nord, Grand-Nord et Sud-Ouest). Elles ont une personnalité corporative et une gouvernance distinctes de celle de la Fédération et se conforment au Règlement administratif numéro 3 de la FARFO provinciale Règlements : selon le dictionnaire, «ensemble de prescriptions que doivent observer les membres d une société, d un groupe». Les règlements sont adoptés par le Conseil d administration et peuvent être modifiés, rescindés ou suspendus par le Conseil d administration selon les politiques en vigueur, entre les assemblées générales Retraité : toute personne de cinquante ans et plus qui a détenu un emploi rémunéré dont elle s est retirée Statuts : Selon le dictionnaire, les statuts «fixent la réglementation applicable à un groupe». Dans le présent document, les statuts sont un ensemble de règles et de procédures qui sont plus stables et plus générales que les règlements et ils sont régis par Fédération des aînés et des retraités francophones de l Ontario Page (FARFO) Statuts 3 de 10

4 l Assemblée générale des membres Vote : Exercice du droit démocratique d une instance. Peut se faire à main levée ou par scrutin secret, à la majorité simple ou aux deux tiers des membres présents. 2. Désignation et statut juridique 2.1. La Fédération des aînés et des retraités francophones de l Ontario peut être désignée au long sous ce nom ou encore par l acronyme FARFO La FARFO est incorporée en vertu de la Loi sur les compagnies et associations de l Ontario. Les lettres patentes ont été obtenues le 15 février 1979, sous le numéro Le statut de la FARFO est celui d un organisme à but non lucratif L exercice financier de la FARFO est établi par le Conseil d administration La FARFO maintient en bon état le sceau corporatif sous la supervision du secrétaire de la Fédération et les documents juridiques émis par la FARFO doivent porter ce sceau. Le sceau est habituellement conservé au Siège social L Acronyme FARFO peut être utilisé par les régions de la FARFO à condition de spécifier la région et de respecter les normes graphiques de la Fédération. Tout organisme membre de la Fédération peut s afficher comme membre de la FARFO selon les normes graphiques de la Fédération Le siège social de la FARFO est dans la région du grand Ottawa, en Ontario Dans les présents Statuts, l invalidité d une clause ou d un terme ne signifie pas l invalidité des Statuts. 3. Membres 3.1. La Fédération comprend des organismes membres et des individus selon les critères suivants : Un organisme d expression française œuvrant auprès des personnes de 50 ans et plus et qui paye sa cotisation à la Fédération Un individu d expression française de plus de 50 ans vivant ou ayant vécu en Ontario et qui a dûment cotisé à la Fédération Cotisation La cotisation est fixée annuellement par le Conseil d administration et est présentée à l Assemblée générale des membres de la Fédération. Fédération des aînés et des retraités francophones de l Ontario Page (FARFO) Statuts 4 de 10

5 4. Gouvernance 4.1. Généralités La FARFO exerce la démocratie associative par le truchement des instances suivantes : l Assemblée générale des membres (régulière ou spéciale), le Conseil d administration, le Comité exécutif,les Régions Assemblée générale des membres de la Fédération L Assemblée générale des membres est l instance suprême de la Fédération L Assemblée générale des membres est régie par les Statuts de la Fédération Les membres sont représentés en Assemblée générale des membres par 3 délégués choisis par la Région selon le Règlement administratif numéro 3 des Régions. Les 3 délégués sont : présidence régionale ou son suppléant plus deux délégués ou leurs suppléants L Assemblée générale est habituellement, mais pas nécessairement, jumelée à un Congrès L Assemblée générale de la FARFO fonctionne selon les règles de procédure généralement acceptées et adaptées du code de procédure Morin L Assemblée générale peut être tenue à un endroit spécifique ou à plusieurs lieux simultanément via l usage de moyens électroniques. Une provision sera faite pour que le vote soit exprimé démocratiquement via les moyens électroniques et le Conseil d administration donnera son approbation préalable à l usage de tels moyens électroniques L Assemblée générale est convoquée par le secrétaire du Conseil d administration par la poste ou par tout autre moyen accessible aux membres, et ce, 60 jours avant la tenue de l Assemblée. Les documents suivants doivent être envoyés selon les mêmes modalités 30 jours avant l événement : L ordre du jour Les projets d'amendements aux Statuts Les Règlements administratifs à jour Les états financiers 4.3. La présidence de l Assemblée des membres Avant de procéder à l Assemblée générale, la présidence de l Assemblée sera proposée par le Conseil d administration et sera élue à la majorité simple par les participants présents ayant le droit de vote à l Assemblée Les comités de l Assemblée générale des membres Fédération des aînés et des retraités francophones de l Ontario Page (FARFO) Statuts 5 de 10

6 Avant de procéder à l Assemblée générale, les comités seront élus à la majorité simple par les participants ayant le droit de vote à l Assemblée Le comité d élection Composition Fonctionnement 4.5. Le droit de vote à l Assemblée générale des membres Les 3 délégués de chaque Région ont le droit de vote à l assemblée La présidence et la vice-présidence du Conseil d administration ont le droit de vote à l Assemblée générale Le quorum de l Assemblée générale Le quorum est fixé à 50% plus un ( ou autre nombre entier supérieur) des délégués inscrits à l Assemblée générale et présents physiquement ou par des moyens électroniques lors de l ouverture de l Assemblée Les rôles et prérogatives de l Assemblée générale L Assemblée générale doit recevoir le rapport sur les finances de la Fédération, qui comprend les états financiers audités L Assemblée doit entériner la nomination de l auditeur L Assemblée générale révise, à la recommandation du Conseil d administration, le montant de la cotisation annuelle des membres de la FARFO L Assemblée générale peut seule amender les Statuts de la FARFO L Assemblée générale doit élire la présidence et la viceprésidence du Conseil d administration de la FARFO Les propositions et le droit de vote Toute proposition provenant des Régions doit être soumise au Secrétaire de la Fédération à l adresse permanente de la FARFO, 90 jours avant la tenue de l Assemblée générale Le vote peut se faire à main levée pour toute proposition sauf en ce qui a trait à l élection de la présidence et la vice-présidence, et la majorité simple de 50% plus une voix suffit Le vote pour élire la présidence et la vice-présidence se fait à majorité simple de 50% plus une voix, par vote secret Le vote pour modifier les statuts de la Fédération exige l accord de deux tiers des membres présents Le Conseil d administration : composition Le Conseil d administration est composé de deux postes électifs, soit la présidence et la vice-présidence, ainsi que les 5 présidences des Régions La présidence sortante du Conseil d administration siège à ce titre pour un an. Fédération des aînés et des retraités francophones de l Ontario Page (FARFO) Statuts 6 de 10

7 La présidence est élue pour une période de deux ans, renouvelable deux fois La vice-présidence est élue pour une période de deux ans, renouvelable deux fois Les mandats de la présidence et de la vice-présidence doivent se chevaucher Le Conseil d administration : Rôles et responsabilités Entre les sessions de l Assemblée générale des membres, le Conseil d administration est l instance supérieure de la FARFO et agit au nom des membres et de la corporation Le Conseil d administration approuve les états financiers vérifiés qui seront reçus à l Assemblée générale des membres Le Conseil reçoit et approuve les budgets prévisionnels et les révisions budgétaires au besoin Le Conseil d administration révise et élabore la mission, les objectifs et les orientations de la Fédération Le Conseil d administration reçoit et approuve, de temps à autre, les stratégies de développement de la Fédération Les comités assistent le Conseil d administration dans ses fonctions. Le Conseil d administration détermine le rôle, la composition et le fonctionnement de chacun des comités par le biais du Règlement administratif numéro 1 du Conseil d administration ; Comité permanent sur la supervision de la direction générale Comité permanent des finances et vérification Comité permanent sur la membriété et les services aux membres Comité permanent sur la gouvernance et la démocratie Tout comité ponctuel Le Conseil d administration décide des affiliations de la FARFO à d autres organismes En cas de vacances de plus de trois mois au poste de présidence d une Région, le Conseil d administration doit veiller à combler le poste En cas de vacance au Comité exécutif, le Conseil d administration peut désigner une autre personne du Conseil au poste à pourvoir Le Conseil d administration se rassemble au moins 3 fois par année Le Conseil d administration développe, adopte et révise annuellement les documents administratifs suivants : Le Code d éthique et de déontologie de la Fédération; Règlement administratif numéro 1 portant sur le Conseil d administration; Fédération des aînés et des retraités francophones de l Ontario Page (FARFO) Statuts 7 de 10

8 Règlement administratif numéro 2 portant sur la Direction générale; Règlement administratif numéro 3 portant sur la FARFO des régions Le Conseil d administration révise au besoin les politiques et procédures administratives de la Fédération L Assemblée générale spéciale ou extraordinaire des membres Elle utilise les règles de fonctionnement applicables à l Assemblée générale Elle peut être convoquée par le Conseil d administration de la Fédération avec un délai d avis de 30 jours, par écrit ou par moyen électronique Elle peut être convoquée par 3 des présidences des organismes membres de la fédération de chaque Région Elle ne peut porter que sur une ou plusieurs résolutions spéciales ou extraordinaires à l exclusion de la gouvernance régulière de la Fédération et des élections à la présidence et à la vice-présidence du Conseil d administration Comité exécutif : composition Les membres du Comité exécutif sont élus au sein du Conseil d administration lors de la première réunion ordinaire suivant l Assemblée générale des membres Le Comité exécutif est composé des administrateurs suivants de la corporation : la présidence du Conseil, la vice-présidence, le secrétaire et le trésorier Outre les deux postes électifs, le mandat des membres du Comité exécutif est d un an et est renouvelable Comité exécutif : responsabilité et fonctionnement Le Comité exécutif se rencontre au besoin pour traiter des questions urgentes Le Comité exécutif est régi par le Règlement administratif numéro Le Comité exécutif doit faire entériner toutes ses résolutions à la prochaine réunion du Conseil d administration. 5. Rôles et fonctions des administrateurs de la FARFO 5.1. Présidence Préside le Conseil d administration et le Comité exécutif Est le porte-parole officiel de la Fédération Exerce son droit de vote pour trancher une égalité des voix sur toute question au Conseil d administration et au Comité exécutif Est membre d office de toute instance et de tout comité de la FARFO. Fédération des aînés et des retraités francophones de l Ontario Page (FARFO) Statuts 8 de 10

9 S'acquitte de toute fonction d un administrateur selon les lois en 5.2. Vice-présidence Est le suppléant de la présidence dans toutes ses fonctions en son absence Exerce le rôle d ombudsman ou de médiateur en cas de litige S'acquitte de toute fonction d un administrateur selon les lois en 5.3. Trésorier Préside le comité permanent sur les finances et la vérification Présente les rapports financiers à l Assemblée générale des membres Fait état des finances au Conseil d administration Présente les budgets prévisionnels ou les révisions budgétaires pour l approbation du Conseil d administration S acquitte en général de toutes les tâches ayant une incidence financière sur la Fédération S'acquitte de toute fonction d un administrateur selon les lois en 5.4. Secrétaire A la garde du sceau officiel de la Fédération Est responsable de toute la documentation officielle du Conseil d administration et de ses comités S'acquitte de toute fonction d un administrateur selon les lois en 5.5. Présidence sortante Participe activement aux réunions du Conseil d administration Peut accompagner la présidence dans son rôle à titre de conseiller ou de mentor S'acquitte de toute fonction d un administrateur selon les lois en 5.6. Administrateur Participe à toutes les réunions du Conseil d administration S'acquitte de toute fonction d un administrateur selon les lois en 5.7. La direction générale La direction générale est régie par le Règlement administratif numéro 2 de la Fédération Peut avoir la responsabilité de secrétaire du Conseil d administration sans droit de vote La direction générale est supervisée par le comité permanent sur la supervision de la direction générale. 6. Historique Fédération des aînés et des retraités francophones de l Ontario Page (FARFO) Statuts 9 de 10

10 6.1. Ce document fut : Adopté à l unanimité le 20 septembre 2013 par le Conseil d administration pour proposition à l Assemblée générale des membres du 25 octobre Adopté à l Assemblée générale des membres le 25 octobre Fédération des aînés et des retraités francophones de l Ontario Page (FARFO) Statuts 10 de 10