Déléguer la saisie à ses socio-pros : tour d horizon des nouveautés 2015

Transcription

1 Déléguer la saisie à ses socio-pros : tour d horizon des nouveautés 2015

2 Grands principes Ouvrir la collaboration à ses socio-pros...que des avantages! Activation à l appréciation de chaque membre. Chacun garde la maîtrise de sa stratégie Ouverture de la saisie à vos prestataires touristiques : mise à jour et création de contenu Garantie d'une info toujours à jour et saisie à la source de l'information Accompagnement de vos utilisateurs collaborateurs pour obtenir des résultats satisfaisants. Publication des informations soumise à la validation des Offices de Tourisme Fédérer ses acteurs en les accompagnants, les sensibilisant à la diffusion de leur information. Conforter le rôle de l'office de Tourisme dans ses missions L'Office de Tourisme joue le rôle de modérateur, il garde la maîtrise de l'information, a le devoir de vérifier et contrôler avant publication des fiches

3 Grands principes Visite guidée d un paramétrage en 5 étapes! 1. Le prestataire se créé un compte sur L'OT attribue le statut d utilisateur collaborateur 2. Paramétrage des modèles en modification et en création pour tous les types objet Astuce : Un seul endroit pour paramétrer ses modèles => les modèles par défaut vont s'affecter en cascade sur chacune des fiches! 3. Attribution des utilisateurs collaborateurs sur les entités juridiques. Ces utilisateurs collaborateurs seront automatiquement associés aux objets gérés par cette entité. Astuce : commencer le paramétrage sur les entités et non pas sur les fiches objets 4. Possibilité de choisir entre la saisie permanente / saisie ponctuelle Saisie permanente : les prestataires ont toujours accès à la modification de leurs fiches et ou à la création de nouvelles fiches si un modèle de création est affecté par défaut Saisie ponctuelle avec possibilité d'ajouter une date limite lors des demandes de mise à jour 5. Suivi des fiches : accepter, modifier ou refuser la saisie des prestataires

4 Visite guidée du paramétrage en 5 étapes! Module Déléguer : Admin local a les droits par défaut, il attribue les permissions à ses utilisateurs : Gestionnaire des utilisateurs parrainés Gestionnaire des utilisateurs collaborateurs Les gestionnaires des utilisateurs collaborateurs sont destinataires des mails de notifications envoyés automatiquement par Sitra (attente de validation, etc.).

5 Utilisateurs extranet Le prestataire se créé un compte sur Utilisateurs en attente : l'ot attribue le statut d utilisateur collaborateur et lui associe une entité extranet Mes utilisateurs collaborateurs : Liste des utilisateurs ayant un statut d utilisateur collaborateur Utilisateurs extranet des autres membres : utilisateurs déjà parrainés par un autre OT

6 Parrainer un utilisateur extranet Retrouver facilement un utilisateur en attente avec option de filtrage : - utilisateur (prénom, nom, mail, structure) - localisation (territoire, commune)

7 Parrainer un utilisateur extranet L'OT attribue le statut d utilisateur collaborateur et lui associe une entité extranet Nouveauté Astuce : Vous pouvez parrainer à plusieurs membre le même prestataire! Utilisateurs des autres membres

8 Nouveauté Associer une entité de gestion et le niveau «utilisateur extranet» Utilisateur extranet est par défaut parrainé par l office de tourisme. En cliquant sur enregistrer il reçoit un mail automatique. Astuce : Le commentaire permet de lui laisser un message personnalisé intégré dans le mail automatique!

9 Nouveauté Ouvrir une recherche sur l entité et les objets associés Astuce : Une nouvelle page s ouvre dans Déléguer / Objets sous ma responsabilité pour envoyer une demande de mise à jour sur toutes les fiches

10 Nouveauté Réorganisation du sous-menu Objets Nouveauté Astuce : Les? vous permettent de savoir ce qu il y a dans chacune des rubriques

11 Nouveauté Des fonctionnalités pour gagner du temps! Préparer une demande de mise à jour directement dans une fiche

12 Nouveauté Des fonctionnalités pour gagner du temps! S authentifier comme directement sur une fiche Astuce : S authentifier comme votre utilisateur extranet directement sur l une de ses fiches

13 Nouveauté Des fonctionnalités pour gagner du temps! Les filtres de recherche Utilisateur extranet : filtrer sur un utilisateur et retrouver toutes ses fiches associées Tous les modes de saisie : saisie ponctuelle ou permanente Origine de la configuration : sur l entité juridique ou manuelle

14 Nouveautés Des fonctionnalités pour gagner du temps! Copier les identifiants dans le presse papier Depuis le panier Depuis la recherche intuitive Depuis la Gérer / mes données Les coller dans Délégués / objets sous ma responsabilité Filtre Identifiants

15 Des fonctionnalités pour gagner du temps! Traiments en masse Demander une saisie Extranet de cette fiche Modifier la date limite de saisie Relancer une saisie extranet Annuler une saisie extranet

16 Découverte des icônes de la configuration extranet Astuce : Chaque icône vous permet de détecter rapidement si vos objets sont mal configurés Objet mal configuré : manque un modèle de saisie Demande possible : la fiche est bien configurée, vous pouvez envoyer une demande de mise à jour ou ouvrir la saisie permanente Saisie ponctuelle : vous pouvez effectuer une demande de mise à jour à l utilisateur extranet (il n a pas la saisie permanente sur cette fiche) Saisie permanente : le prestataire peut modifier sa fiche sans que vous n ayez besoin de lui envoyer une demande de mise à jour (vous pouvez coupler avec une demande de saisie ponctuelle)

17 Suivi des mises à jour Saisies envoyées : les fiches pour lesquelles on a effectué une demande de saisie au collaborateur Saisies à valider : les fiches pour lesquelles le collaborateur a demandé la validation de ses modifications Suivi des fiches : Publier la fiche en modifiant ou non, Refuser la saisie en conservant les modifications apportées / Annuler la demande et supprimer les modifications apportées

18 Pensez aide aux utilisateurs Sitra!