Facturation / Trains de facture INTRODUCTION. On peut accéder à la gestion des trains de facture de deux manières : Via les menus classiques

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1 INTRODUCTION On peut accéder à la gestion des trains de facture de deux manières : Via les menus classiques Via le bouton de raccourci Contrairement aux rôles, aux secteurs ou aux tournées, qui regroupent des abonnés, les trains regroupent des relevés et leurs factures. Cette nouvelle possibilité permet de : Cadrer le cycle de vie d'un groupe de factures en définissant les moments clé : Début de la session de facturation Clôture de la session : la facturation devient officielle. Ajustements ultérieurs : élaborations de rôles rectificatifs Associer dans une même session de facturation des relevés de périodes différentes Définir un certain nombre de paramètres susceptibles de varier d'une session à une autre : informations TG, masque de factures (nouvelles). Le train de facture devient également un critère de sélection et permet donc de faciliter les éditions de facture, rôle, ROLMRE, Il suffit de définir le groupe de relevés du train de facture et on peut ainsi utiliser ce train comme critères dans l ensemble des traitements d HYDRA. Remarque : L'activation des trains n'est pas irréversible, mais son annulation nécessite la suppression des trains sur chacun des relevés (sinon le message «Impossible de supprimer la gestion des trains de facture!» bloquera). Pour activer les trains de facture il faut le configurer dans la partie Complément de la gestion de la société. Par défaut les anciens relevés ne sont pas rattachés à un train de facture. Si on désire recalculer ou éditer des factures d anciens relevés il faudra au préalable les affecter à un train de facture. On peut soit créer pour chaque période un train de facture dans lequel on mettra au fur et à mesure les anciens relevés ou soit créer un train de facture unique qui regroupera tous ces relevés que l on affectera également au fur et à mesure. Hydra V4.04 Page n 1

2 I Les différents traitements Voici les différentes actions réalisables à partir d un train de facture. Permet de dupliquer un train de facture existant. Ne duplique que l en-tête. Cette option permet d accéder à toutes les opérations effectuées sur l en-tête : modification des périodes, réouverture du train, Permet de saisir la liste des rôles et périodes concernés par ce train de facture. La création d un relevé sur une période indiquée pour le rôle donné affectera automatiquement le train de facture. Cette liste sera également utilisée pour les éditions de vérification. Accède à la liste des abonnés (relevés) sur le train de facture. On peut ainsi en ajouter ou en retirer à partir de cet endroit. Un zoom sur les abonnés est également disponible. Effectue l affectation du train de facture en fonction de la liste des rôles / périodes, pour tous les relevés non affectés. Vérifie les relevés rattachés au train de facture : relevés non facturés, pas rattachés au bon train, Regarde si des relevés n ont pas été oubliés. Calcul des factures du train de facture Edition des factures du train de facture Edition du rôle du train de facture Génération de l interface ROLMRE du train de facture Récapitulatif des taxes pour le train de facture. Hydra V4.04 Page n 2

3 II L en-tête du train de facture Un train de facture est identifié par un code sur 8 caractères et un libellé. Les autres informations sont liées à son paramétrage et son utilisées dans les différentes éditions et traitements associés. Il faut donc faire attention à bien renseigner ces informations. A - Description Code / Libellé Les identifiants du train de facture Démarré / Clôturé Les dates de démarrage et de clôture du train de facture. Indiquer une date de clôture archive toutes les modifications effectuées sur les relevés à partir du moment que cette date est renseignée. La date de clôture sert de marqueur et la date en tant que telle n est utilisée que pour les éditions rectificatives. Si un train a été clôturé et que l on efface la date de clôture, toutes les modifications archivées seront détruites (après confirmation). Type de budget Eau : Tout est passé sur le budget Eau Il faut configurer le Budget Eau uniquement Assainissement : Tout est passé sur le budget Assainissement Il faut configurer le Budget Assainissement uniquement Mixte : Répartition sur le budget selon le masque des factures Il suffit de configurer le budget Eau. Il sera utilisé pour l eau et l assainissement Eclaté : Chaque relevé donnera lieu à une facture et les numéros de facture seront suivi du chiffre 1 pour l eau et du chiffre 2 pour l assainissement. : Il faut configurer les deux budgets. Hydra V4.04 Page n 3

4 B Dates Facturation / Trains de facture Date de facturation Cette date sera proposée par défaut lors du calcul des factures. Elle peut être vide (à saisir au moment du calcul), soit égale à la date du jour, soit précisée manuellement. Les dates précisées dans cet onglet sont les valeurs par défaut lors du calcul des factures. Cela permet de les stocker et donc de s en rappeler en cas de recalcul. On peut choisir parmi : Vide : aucune date par défaut Date du jour : correspond à la date du jour du traitement de calcul de facture Personnalisée : une date à indiquer manuellement C Paramétrage des budgets Deux onglets sont utilisés, un pour la partie Eau et l autre pour la partie Assainissement. Le fonctionnement des deux paramétrages est identique, nous n aborderons donc que celui de l eau. L assainissement est à compléter dans le cas d un budget éclaté. Hydra V4.04 Page n 4

5 Libellé du budget : Le texte du budget. Il peut être utilisé sur la facture et mentionné sur l émetteur de la facture (Option «Budget en ligne») Exercice / Période : La période de facturation envoyée à la trésorerie. Il ne s agit pas de la période des relevés (pas forcément); en effet la période est limitée à un chiffre, donc une facture mensuelle peut poser problème (période 10 et 11). Il faudra dans ce cas s arranger avec la trésorerie concernée. Paramétrage : Le paramétrage à utiliser. Il comprend la présentation de la facture et le masque de facture qui fait la répartition Eau / Assainissement. Collectivité : Le code attribué à la collectivité. Il existe une correspondance entre les chiffres et les lettres. Nous avons donc deux codes, chacun étant propre à certaines éditions. Pour ROLMRE il faut préciser si la trésorerie utilise encore des chiffres ou si elle est passée aux lettres. Code recette : Code de la recette, il est généralement attribué en fonction du budget concerné. Nature du rôle : En général égal à 1. Le code collectivité et la nature du rôle doivent former une chaîne de 4 caractères. Donc si le code collectivité est sur 2 positions, la nature vaudra 01 et si le code collectivité est sur 3 positions, la nature vaudra 1. Code poste comptable : Optionnel. Code poste comptable sur 6 positions, utilisé seulement pour les lignes optiques. Numéro de titre : Optionnel. Ce numéro peut être utilisé sur la facture sous forme d «information» Hydra V4.04 Page n 5

6 N NNE (Numéro National d'emetteur) : Il faut le demander à la Banque de France ou à votre Comptable si vous désirez utiliser un TIP. Par défaut il est à pour les talons de paiement. Date de prise en charge : Il s agit de la date de prise en charge des relances par la trésorerie. Elle n'est communiquée que via l interface ROLMRE. Si cette dernière n est pas précisée, la date du jour d édition du ficher sera utilisée. Hydra V4.04 Page n 6