TRANSMISSION D ECHANTILLONS (sous-traitance et contrats de collaboration)

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1 Page 1 sur 5 I OBJET : Cette procédure décrit les principes de transmission d échantillons. Elle s applique aux examens transmis dans le cadre soit d une sous-traitance à des laboratoires spécialisés, soit d un contrat de collaboration. Art. L à 23 II DOMAINE D APPLICATION ET RESPONSABILITES : La procédure s applique à l ensemble des prélèvements transmis pour analyse à un autre laboratoire Le biologiste responsable du laboratoire de biologie médicale auquel le patient s est adressé est responsable de l ensemble des phases des examens transmis à d autres laboratoires (Art. L ). Les responsabilités des différentes étapes sont mentionnées dans le logigramme (cf. chapitre VI.5) III - DEFINITIONS : Sans objet. IV DOCUMENTS DE REFERENCE : IV-1 - DOCUMENTS INTERNES AU CH DE FALAISE - HC1 PR 01 «Traitement des demandes d analyses» - HC3 PR 02 «Transport, Manipulation et Conservation des échantillons» - HC3 INS 01 «Aliquotage des échantillons biologiques» - HC3 ENR 01 «Liste des s» - Manuel de prélèvement - Contrats de collaboration IV-2 - DOCUMENTS EXTERNES AU CH DE FALAISE - Guides et documents des laboratoires spécialisés s - Norme NE Guide de Bonne Exécution des Analyses - Code des postes et communications électroniques (CPE) V DESTINATAIRES : - L ensemble du personnel du laboratoire - Service ambulances VI DESCRIPTION DE L ACTIVITE : VI-1 DIFFERENTS CAS DE TRANSMISSION Le laboratoire transmet des analyses à d autres laboratoires de biologie médicale dans les cas suivants : - lorsque des analyses spécialisées ne peuvent être réalisées au laboratoire (sous-traitance).

2 Page 2 sur 5 - en cas d impossibilité de réaliser une ou plusieurs analyses (panne d un appareil) : contrat ou engagement d assistance dans le cadre d une procédure de fonctionnement en mode dégradé. - pour vérifier ou compléter un résultat par une technique différente (laboratoires de référence par exemple) - dans le cadre de recherche médicale (ex. : Observatoire Régional du pneumocoque ou protocole particulier d investigations cliniques ou d épidémiologie) VI-2 CHOIX DES S SOUS-TRAITANTS L évaluation, le choix et la surveillance régulière des laboratoires de biologie médicale soustraitant sont décrits dans une procédure spécifique (Cf. norme ISO15189 paragraphe 4.5). Les laboratoires s sont listés dans le formulaire d enregistrement «Liste des soustraitants» (HC3 - ENR 01). VI-3 TRANSFERT DES ECHANTILLONS BIOLOGIQUES Aucun envoi n est effectué par la poste selon l article R5 du Code des postes et communications électroniques. Les échantillons biologiques sont préparés par un technicien au fur et à mesure de la journée en respectant les exigences de la phase pré analytique et, selon le laboratoire destinataire : Laboratoire Pasteur-Cerba : déposés dans un sachet correspondant à la température de conservation préconisée avec le bon de demande (soit dans le réfrigérateur A ou dans le congélateur -20 C ou à température ambiante) Autres laboratoires : stockés soit dans le réfrigérateur A soit dans le congélateur -80 C ou à température ambiante ; le bon est mis en attente dans la «bannette des envois» VI ENVOIS DES ECHANTILLONS La préparation des envois est réalisée par une secrétaire ou, en garde, pour les envois urgents, par un technicien de la façon suivante en fonction du laboratoire : CHU de Caen, EFS de Caen et EPSM de Caen : - La secrétaire associe le prélèvement à la demande - Des boites de transport sont préparées pour chaque laboratoire et placées dans une glacière qui est remise à l ambulancier de l établissement au départ de 13h - Des départs ponctuels (pour les urgences) ont lieu à la demande Anatomopathologie (St Louis et les Carmes à Caen) : Les pièces opératoires sont déposées au laboratoire par les personnels de l établissement concernées par ce type d activité. - Les pièces sont pointées une par une, répertoriées dans un cahier et émargées par la personne qui les réceptionne au laboratoire, en général une secrétaire - Une liste nominative est jointe à la glacière contenant les pièces afin que celles-ci soient pointées de nouveau en arrivant au laboratoire d anatomopathologie - La glacière est remise à l ambulancier de l établissement à l occasion du départ de 13h (départ en urgence possible si demande argumentée du prescripteur) Laboratoire Pasteur-Cerba : chaque jour, du lundi au vendredi, un coursier privé récupère les prélèvements (sachets : +4 C, -20 C, température ambiante) conditionnés au préalable.

3 Page 3 sur 5 Certains examens, destinés à d autres laboratoires, sont également transmis via le laboratoire Pasteur-Cerba. Les courbes de température pendant le transport sont visibles sur internet. Transmission en urgence dans un autre laboratoire de référence : Un envoi par transporteur est possible en container adapté (biotainer). Contacter les services économiques pour commander le transport. VI-4 RENDU DES RESULTATS Modalités de rendu des résultats des analyses sous traités : - Les analyses non réalisées par le laboratoire du CH de Falaise ont été paramétrées dans Biowin de manière à les enregistrer au fur et à mesure des demandes afin d en garder une trace informatique et de les réceptionner au retour du courrier - Les résultats sont réceptionnés dans Biowin par les secrétaires qui, en plus de vérifier l identité, s assurent que les examens réalisés par le laboratoire correspondent à ceux enregistrés dans l informatique. En cas de problème, elles appellent le laboratoire exécutant - Le compte-rendu extérieur est agrafé au compte-rendu du laboratoire de Falaise avec en face du libellé de l analyse envoyée la mention «compte-rendu ci-joint» - Une copie de chaque compte-rendu est conservée au laboratoire Remarque : Le résultat des analyses envoyées au laboratoire Pasteur-Cerba est accessible sur leur serveur de résultats sécurisé. Fréquence et mode de réception des résultats extérieurs : - Laboratoire Pasteur Cerba : le «coursier Cerba» dépose quotidiennement les résultats (sauf weekend et jours fériés) - CHU/CHR, EFS, EPSM, anatomopathologie : courrier postal Examens transmis suite à un problème ponctuel (panne d un appareil) Ex. : Gaz du sang transmis parfois à Caen (CHU) Lorsque le laboratoire possède le même appareil et/ou la même technique, on rajoute simplement le lieu de réalisation de l'analyse en commentaire. Si ce n'est pas le cas, un commentaire sur le résultat indique en plus, si nécessaire, que les valeurs de référence et que les antériorités ne devront pas être prises en compte. Les valeurs de référence sont rajoutées en commentaires pour le (les) paramètres en fonction des analyses transmises. Examens transmis pour vérification et/ou approfondissement par une autre technique Ex. : Centre de Référence Un commentaire est rajouté sur le compte-rendu. Il indique clairement que le résultat a été contrôlé et précise la technique utilisée. Dans le cas d un contrôle de RAI positive envoyé à l EFS ce Caen, si le résultat est trouvé négatif à l EFS, la mention «faux positif» est ajouté à la main par le biologiste sur le compterendu (en regard du résultat positif). Les résultats sont mis à jour dans Cursus par les biologistes ainsi que les éventuels conseils transfusionnels.

4 Page 4 sur 5 VI-5 - LOGIGRAMME Responsabilités Actions Moyens / Méthodes Patient ou autre laboratoire Demande d'examens Secrétaire Coursier Laboratoire Laboratoire Secrétaire puis biologiste Réalisable au laboratoire? Non Préparation des échantillons Préparation de la demande Transfert des échantillons et de la demande Traitement des échantillons Transfert des résultats Rendu des résultats Oui Traitement de la demande Dans notre domaine d'activité Cf. HC1 - PR 01 Selon les recommandations du laboratoire Fiche de transmission Sur papier (Possibilité serveur sécurisé pour Cerba) Sur papier en-tête du laboratoire VII - ARCHIVAGE Documents introduits par la procédure : - Les bons des demandes d analyses transmises - Les résultats des laboratoires s - Les contrats de collaboration, de coopération Les règles de classement et d archivage sont décrites dans la procédure HI2 PR02 «Gestion des enregistrements et archivage». Rédigé par : R BERENGER Le : 19 février 2014 Date de la version précédente : 17/02/2014 Motif de la modification : Changement nom frigo Vérifié par : S. ROHART Le : 19 février 2014 Validé par : G GALLOU Le : 19/02/2014

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