Service en ligne «Bordereau de dépôt lettres» Instructions

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1 Service en ligne «Bordereau de dépôt lettres» Instructions Edition Juin

2 Sommaire 1 Introduction Finalité du document Finalité de la fonction «Déposer des envois» > Courrier: bordereau de dépôt 3 2 Etablir un bordereau de dépôt Expéditeur Produit Autres données Terminer 11 3 Aperçu de l ordre Sélectionner des actions 14 4 Configuration (réservé aux Superadministrateurs) Généralités Droits Exportations Expéditeur Autres données 20 2

3 1 Introduction 1.1 Finalité du document Le document suivant constitue l introduction au service en ligne «Bordereau de dépôt lettres» ( 1.2 Finalité de la fonction «Déposer des envois» > Courrier: bordereau de dépôt Cette fonction vous permet, via le service en ligne «Bordereau de dépôt lettres», de générer vos bordereaux de dépôt pour votre courrier adressé. 3

4 2 Etablir un bordereau de dépôt Illustration 1 Etablir un BDD Pour générer un bordereau de dépôt (BDD), veuillez cliquer sur le bouton «Créer» dans l aperçu ou copier l ordre correspondant (voir chapitre 3.1). 2.1 Expéditeur Illustration 2 Aperçu Expéditeur 4

5 Les informations concernant l expéditeur et le déposant sont saisies à l étape «1. Expéditeur». L expéditeur est à la fois le déposant et le destinataire de la facture du bordereau de dépôt. Le déposant exécute l ordre et remet le bordereau de dépôt auprès du bureau de dépôt correspondant. Si vous saisissez les mêmes données pour chaque ordre, vous avez la possibilité de sauter cette page. Pour ce faire, cochez la case «Reprendre les données d expéditeur lors de la prochaine création d ordre». Cette option peut être modifiée dans les paramètres. Pour de plus amples informations sur les paramètres, veuillez vous reporter au chapitre 4 Configuration (réservé aux utilisateurs enregistrés en tant que Superadministrateurs auprès de leur entreprise) Bordereau de dépôt Expéditeur La référence de facture et la licence d affranchissement sont automatiquement reprises sur la base des paramètres figurant dans le compte utilisateur. Si plusieurs références de factures et licences d affranchissement apparaissent dans les paramètres du compte utilisateur, vous pouvez les sélectionner à partir des champs de listes concernés. Si vous souhaitez saisir une autre référence de facture, sélectionnez le champ «Rechercher», pour effectuer une recherche précise ou le champ d option «Sélectionner dans la liste de clients» pour sélectionner un client à partir de la liste de clients (pour de plus amples informations sur les paramètres, veuillez vous reporter au chapitre 4 Configuration [réservé aux utilisateurs enregistrés en tant que Superadministrateurs auprès de leur entreprise]). Les informations concernant l expéditeur sont automatiquement affichées une fois que vous avez sélectionné la référence de facture Déposant La référence de facture est automatiquement reprise sur la base des paramètres figurant dans le compte utilisateur. Si plusieurs références de factures apparaissent dans les paramètres du compte utilisateur, vous pouvez les sélectionner à partir des champs de listes concernés. Si vous souhaitez saisir une autre référence de facture, sélectionnez le champ d option «Rechercher RRN» pour effectuer une recherche ciblée. Si vous souhaitez saisir une autre adresse, sélectionnez le champ d option «Rechercher le nº KDP» pour effectuer une recherche ciblée. 2.2 Produit Dans l étape de processus Produit, vous pouvez saisir vos produits et vos prestations supplémentaires Date de dépôt Cliquez sur le symbole du calendrier pour définir la date de dépôt. La date de dépôt ne doit pas être dans le passé et maximum 60 jours dans le futur. Confirmez votre saisie avec «Actualiser». 5

6 2.2.2 Sélection de produit Vous avez plusieurs possibilités pour sélectionner un produit: Sélection rapide du produit Sélectionner le produit manuellement Assistant de produit Sélection rapide Illustration 3 Sélection rapide du produit Dans la sélection rapide, vos favoris s affichent. Il s agit soit des produits que vous avez déclarés le plus souvent, soit de favoris que vous avez enregistrés dans vos paramètres. Pour de plus amples informations à ce propos, cf. le chapitre 4 Configuration (réservé aux Superadministrateurs). Sélectionner le produit manuellement Illustration 4 Sélectionner le produit manuellement Le champ d option «National» ou «Etranger» permet de définir la destination. Sélectionnez un groupe et un service pour pouvoir déterminer le produit. Une fois le produit sélectionné, les détails du produit s affichent. Pour plus de détails, veuillez vous reporter au chapitre Détails produit. 6

7 Assistant de produit Illustration 5 Assistant de produit L assistant de produit vous permet de rechercher le produit adéquat. Le champ d option «National» ou «Etranger» permet de définir la destination. Saisissez les détails du produit puis cliquez sur le bouton «Rechercher un produit» pour lancer la recherche. Le résultat de la recherche s affiche sous «Produits correspondants». Sélectionnez le produit désiré. Une fois le produit de votre choix sélectionné, les détails du produit s affichent. Pour en savoir plus, reportez-vous au chapitre

8 2.2.3 Détails du produit Illustration 6 Détails produit Indiquez ici les informations nécessaires concernant votre produit. Cliquez sur le bouton «Recalculer le prix» pour recalculer le prix total. Cliquez sur le bouton «Saisir d autres produits» pour saisir d autres produits dans le bordereau de dépôt Panier Tous les produits et les prestations supplémentaires saisis figurent dans le panier. Illustration 7 Panier 8

9 2.3 Autres données Illustration 8 Autres données Si vous saisissez les mêmes données pour chaque ordre, vous avez la possibilité de sauter cette page. Dans ce cas, cochez la case «Sauter cette page lors de la saisie de l ordre». Cette option peut être modifiée dans les paramètres. Pour de plus amples informations sur les paramètres, veuillez vous reporter au chapitre 4 Configuration (réservé aux Superadministrateurs). 9

10 2.3.1 Informations concernant l ordre Sélectionnez le type de dépôt à partir du champ de listes. Selon le type de dépôt, d autres données doivent être saisies. Type de dépôt Affranchissement PP avec Letter ID Confirmation de dépôt d envois affranchis Saisir les informations complémentaires Numéro d ordre Type d affranchissement et montant affranchis Référence client Sélectionnez le champ d option «Saisie libre» pour saisir la référence client manuellement. Sélectionnez le champ d option «Texte présaisi» pour sélectionner une référence client existante à partir du champ de listes. Les références client peuvent être présaisies dans la configuration. Pour de plus amples informations sur les paramètres, veuillez vous reporter au chapitre 4 Configuration (réservé aux Superadministrateurs) Indication sur l enveloppe Pour les envois dont le type de dépôt est Affranchissement PP, effectuez la saisie des données sur l enveloppe. Saisissez le PP-NPA. PP-NPA est le code postal figurant dans la caractéristique d affranchissement PP. Cf. Illustration ci-dessous. Illustration 9 Caractéristique d affranchissement PP Reçu client Le reçu client est établi une fois les envois délivrés à leurs destinataires. Le champ d option «Envoi par » est sélectionné par défaut. Le reçu sera ainsi envoyé à l adresse qui vous aurez choisie. Si vous sélectionnez le champ d option «Uniquement en ligne», le reçu figurera par défaut dans l aperçu des bordeaux de dépôt, prêt à l impression (sans envoi supplémentaire). Sélectionnez le champ d option «Envoi physique» pour obtenir l envoi d un reçu par courrier postal. Sélectionnez pour cela l adresse du déposant ou de l expéditeur du bordereau de dépôt comme destinataire du reçu client. 10

11 2.4 Terminer Modifications Dans l étape Terminer toutes les informations concernant le bordereau de dépôt sont de nouveau listées en vue d être vérifiées. Illustration 10 Modifications NRF Illustration 11 Modification Produits et autres données Cliquez sur le bouton «Modifier» des données correspondantes pour les Traiter. 11

12 2.4.2 Conditions de livraison et clôture Illustration 12 Conditions de livraison Confirmez avoir pris connaissance des conditions de livraison puis cliquez sur le bouton «Terminer et imprimer». 12

13 3 Aperçu de l ordre Dans l aperçu, tous les ordres de l utilisateur connecté sont répertoriés. Illustration 13 Aperçu de l ordre Pour rechercher un ordre, saisissez un critère de recherche et/ou sélectionnez un statut. Pour une recherche plus précise, cliquez sur, utilisez la fonction «Recherche avancée». Les principales informations de l ordre vous sont affichées lorsque vous faites glisser le curseur sur numéro du code-barre. 13

14 3.1 Sélectionner des actions Dans l aperçu de l ordre, vous pouvez déclencher différentes actions pour ordre souhaité: Action Visualiser Description Les ordres qui ont été imprimés ne peuvent plus être édités. Sélectionnez l action «Visualiser» afin d obtenir des informations détaillées sur l ordre. Copier L application passe dans le processus de création, dans lequel l ordre copié peut être édité. Lors du processus de copie, les attributs Date de dépôt, statut, numéro de période et numéro d ordre ne sont pas copiés et doivent être de nouveau indiqués. Supprimer L ordre est supprimé du système. Ceci n est pas possible lorsque les ordres ont déjà été remis au bureau de dépôt et ont déjà été contrôlés (statut «Déposé», «Réception confirmée» et «Terminé»). Définir comme modèle Utilisez cette option pour empêcher que votre modèle ne soit supprimé de l aperçu au moment de l archivage et ne puisse plus être copié. Les ordres n étant pas définis comme modèle ne sont plus affichés dans l aperçu au bout de 60 jours. Imprimer le bon de livraison Imprimer le double client Le bon de livraison de l ordre choisi est imprimé. Les ordres dont le statut est «En cours», «Déposé», «Réception confirmée» et «Terminé» ne peuvent pas être imprimés. Le double client de l ordre sélectionné est imprimé. Cette action n est possible que pour les ordres ayant déjà été remis au bureau de dépôt et ayant été contrôlés (statut est «Déposé», «Réception confirmée» et «Terminé»). 14

15 4 Configuration (réservé aux Superadministrateurs) Sous Configuration, les utilisateurs qui ont été enregistrés en tant que Superadministrateurs de leur entreprise peuvent définir des valeurs par défaut, saisir des références clients et attribuer des droits. 4.1 Généralités Attributs, généralités Mes clients Les fournisseurs ont la possibilité de créer une liste de clients individuelle. Pour plus de détails à ce sujet, veuillez vous reporter à l instruction «Saisie d ordre Fournisseur». Adressage des conteneurs collectifs Pour chaque ordre, vous avez la possibilité d imprimer ou non une adresse pour les conteneurs collectifs pour chaque produit saisi. Activez ici cette fonction sur le masque 4 «Autres données». Champ obligatoire Section de frais Si vous avez enregistré des sections de frais dans les paramètres de votre compte utilisateur, celles-ci peuvent être sélectionnées dans le masque 4 «Autres données». Vous pouvez fixer ici la saisie d une section de frais comme «champ obligatoire». Liste des codes barre Sélectionnez une liste de codes barre devant être imprimée de manière standard. Illustration 14 Attributs, généralités 15

16 Désignation supplémentaire N de référence de facture Vous pouvez saisir ici une remarque de 25 caractères max. pour chaque numéro de référence de facture. Vous serez le seul ou la seule à pouvoir la voir et elle ne sera utilisée nulle part ailleurs.. Illustration 15 Désignation supplémentaire N de référence de facture Références clients Sélectionnez la case «Référence client Champ obligatoire» pour garantir que lors de l établissement d un bordereau de dépôt, une référence client soit systématiquement indiquée. Vous pouvez présaisir jusqu à 50 références clients utilisées fréquemment. Illustration 16 Configuration références clients Adresses personnelles pour le reçu client Vous pouvez saisir ici jusqu à 50 adresses que vous pouvez sélectionner à partir d un menu déroulant lors de la création de l ordre dans le masque 4 «Autres données». Le reçu client sera alors envoyé à l adresse sélectionnée dans le masque 4. Illustration 17 Adresses personnelles pour le reçu client 16

17 Adresses à l échelle de l entreprise pour le reçu client Vous pouvez saisir ici jusqu à 10 adresses auxquelles le reçu client sera toujours envoyé automatiquement, indépendamment de la variante d expédition du reçu client qui aura été choisie lors de la création de l ordre. Illustration 18 Adresses à l'échelle de l'entreprise pour le reçu client Sélection rapide de produits Sélectionnez vos favoris parmi tous les produits devant s afficher dans la saisie de produits dans la sélection rapide. Illustration 19 Configuration Sélection rapide de produits Cliquez sur le bouton «Enregistrer la configuration» pour enregistrer les modifications dans la Configuration générale. 17

18 4.2 Droits Saisissez l adresse de la personne souhaitée puis cliquez sur le bouton «Rechercher». La condition requise est toutefois que cette personne dispose déjà d un login pour le Centre clientèle sur Sélectionnez la case «Administration» pour définir l utilisateur comme administrateur. Illustration 20 Configuration Droits Par défaut, toutes les licences d affranchissement sont sélectionnées comme autorisées. Pour retirer une licence d affranchissement à un utilisateur, vous devez désélectionner la licence d affranchissement correspondante. Décochez pour ce faire la case dans la colonne des droits. Pour enregistrer vos modifications, cliquez sur le bouton «Enregistrer la configuration». 4.3 Exportations Si vous désirez exporter une liste de produits, sélectionnez la licence d affranchissement souhaitée puis cliquez sur le bouton «Exportation XML». L exportation génère un fichier XML. Illustration 21 Configuration Exportations 18

19 4.4 Expéditeur Ici, vous pouvez gérer vos valeurs par défaut pour le masque de l expéditeur. Ceci n est possible que si l option «Mes clients» est activée. Illustration 22 Configuration Expéditeur Les modifications ne deviennent actives qu après avoir cliqué sur le bouton «Enregistrer». 19

20 4.5 Autres données Ici, vous pouvez gérer vos valeurs par défaut pour le masque «Autres données». Ceci n est possible que si l option «Champ obligatoire Référence client» est activée. Illustration 23 Configuration Autres données Les modifications ne deviennent actives qu après avoir cliqué sur le bouton «Enregistrer». 20

21 Poste CH SA Service clientèle Nordring 8 Case postale 3030 Berne Téléphone (PM)

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