C I R C U L A I R E janvier 2013 COMPOSITION DU DOSSIER INDIVIDUEL DES AGENTS PUBLICS GERE SUR SUPPORT ELECTRONIQUE

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1 C I R C U L I R E janvier 2013 COMPOSITION U OSSIER INIVIUEL ES GENTS PUBLICS GERE SUR SUPPORT ELECTRONIQUE Références : - loi n du 13 juillet 1983 portant droits et obligations des fonctionnaires, - décret n du 3 décembre 1979 modifié relatif à la compétence des services d archives publics et à la coopération entre les administrations pour la collecte, la conservation et la communication des archives publiques, - décret n du 15 juin 2011 relatif au dossier individuel des agents publics et à sa gestion sur support électronique, - avis de la Commission Nationale de l Informatique et des Libertés du 5 juillet 2012, - circulaire n du Centre de Gestion de la Meuse de septembre Le dossier individuel des agents publics, géré sur support électronique, se compose des documents figurant dans la nomenclature en annexe. Chaque document du dossier géré sur support électronique est classé par référence à cette nomenclature. Une durée de conservation pour la gestion courante est fixée pour chaque type de document. u terme de sa, chaque document fait l objet, soit d un archivage intermédiaire, soit d une destruction, selon les indications figurant dans la dernière colonne de la nomenclature. L archivage intermédiaire prend fin à l issue de la durée d utilité administrative du document, fixée à 80 ans à compter de la date de naissance. u terme de leur durée d utilité administrative, les documents font l objet d un versement dans un service public d archives au titre des archives définitives, ou sont éliminés sous le contrôle scientifique et technique de l Etat sur les archives. Les informations attachées aux documents sont soumises aux mêmes règles de conservation ou de destruction. Les observations libres, annexées aux documents en application de l article 13 du décret du 15 juin 2011 sont soumises aux mêmes règles de gestion que les documents qu elles commentent ou complètent. La durée de conservation des traces de consultation est de 3 ans. En marge de cette gestion du dossier individuel sur support électronique, je vous rappelle que le Centre de Gestion met à disposition des collectivités le logiciel de ressources humaines GIRHE. Celui-ci permet un accès dématérialisé et personnalisé pour chaque agent à leur situation individuelle et à leurs données personnelles. La collectivité souhaitant ouvrir un accès à leurs agents peut contacter le service informatique du Centre de Gestion.

2 1. Etat Civil 2. Situation de famille Photographie Numéro d immatriculation au répertoire national des personnes physiques Extrait d acte de naissance Photocopie de la carte d identité / titre de séjour portant mention de l autorisation de travail urée maximale de conservation en gestion courante (sauf Certificat de nationalité 10 ans Jugement portant changement de nom patronymique 10 ans éclaration de choix de nom d usage 10 ans éclaration de domicile Photocopie du livret de famille Extrait d acte de naissance ou d adoption des enfants Extrait d acte de mariage / certificat de concubinage Jugement de divorce (sous forme d extrait : voir circulaire FP/n 1118 du 8/03/1973) 10 ans Pacte civil de solidarité (PCS) ttestation de rupture PCS 10 ans ttestation de scolarité des enfants 10 ans : archivage intermédiaire (accès : destruction Remarque : d une façon générale, les pièces d état civil (extraits et copies intégrales) sont valables quelle que soit leur date de délivrance. Un acte de naissance, de mariage ou de PCS demeure valable tant que les éléments qui y figurent n ont pas été modifiés. ans ce cas, seul l acte le plus récent est conservé. Les autres actes sont détruits. 3. Situation militaire Certificat de position militaire 10 ans Etat signalétique et des services 10 ans 4. Recrutement - Titularisation Extrait de casier judiciaire (bulletin n 2) 3 mois Certificat médical d aptitude (sans aucune mention de pathologie à l origine d un 10 ans éventuel handicap) Etat des services accomplis Jusqu à l accomplissement de l engagement ou jusqu au Engagement à servir l Etat 4.1 Recrutement remboursement complet des titulaire - non titulaire traitements reçus Rapport sur la manière de servir pendant le stage 15 ans éclaration de cumul des pensions 10 ans cte portant titularisation/classement cte portant nomination/reclassement Contrat de travail et avenants Curriculum vitae 10 ans iplômes 4.2 Recrutement art. L du Code de la défense 4.3 Recrutement contractuel handicapé 4.4 Non titularisation ossier de candidature 10 ans Lettre de recrutement Notice de renseignements 10 ans rrêté de détachement prononcé par l administration d origine Intégration - demande - arrêté - notification 10 ans 10 ans Lettre de candidature 10 ans ttestation de reconnaissance de la commission mentionnée à l article L du Code de l action sociale et des familles Contrat cte portant réintégration dans le corps d origine Notification 10 ans ccusé de réception de la notification de réintégration cte portant décision de licenciement Notification de licenciement ccusé de réception de la notification de licenciement

3 5.1 étachement / intégration urée maximale de conservation : archivage intermédiaire (accès : destruction 5. Changement de position statutaire ou mobilité - réintégration Rappel : à l issue d une mobilité, l administration responsable de l archivage est déterminée en application de l article 8 du décret du 15/06/2011 emande de l organisme d accueil 1 an après la fin du détachement Candidature et avis de la hiérarchie 1 an après la fin du détachement Notice de renseignements 1 an après la fin du détachement 5.2 Mise à disposition 5.3 isponibilité 5.4 Congé parental 5.5 Hors cadre 5.6 Réintégration cte portant détachement cte portant nomination dans l administration d accueil Lettre d information de l administration d origine 1 an après la fin du détachement Certificat de cessation de paiement 1 an après la fin du détachement Visa du contrôle budgétaire et comptable 1 an après la fin du détachement cte portant intégration dans le corps d accueil 1 an après la fin du détachement Candidature (y compris réserve sanitaire) 1 an après la fin de la M cte portant mise à disposition et avis de la hiérarchie Convention de mise à disposition (y compris 1 an après la fin de la mise à pour exercice dans la réserve sanitaire) disposition emande de mise en disponibilité et pièces justificatives 1 an après la fin de la disponibilité emande de renouvellement 1 an après la fin de la disponibilité cte portant mise en disponibilité / ou maintien en disponibilité emande de congé parental (initiale et renouvellement) 1 an après la fin du congé cte de mise en congé parental Candidature 1 an après la mise hors cadre cte portant position hors cadre (+ ajout de la "publication de l arrêté" si obligatoire) 1 an après la fin de la mobilité, de emande de réintégration la disponibilité ou du congé Réponse de l administration après demande 1 an après la fin de la mobilité, de de réintégration la disponibilité ou du congé cte portant réintégration Certificat d aptitude physique (nécessaire 1 an après la fin de la mobilité ou dans certains cas de réintégration) de la disponibilité 6. Commission de déontologie 7. Cumul d emploi public 8. Cumul pour création ou reprise d entreprise 9. Cumul d activité accessoire 10. Changement de modalités de temps de travail Saisine de la commission de déontologie 10 ans vis de la commission de déontologie 10 ans Pièces pour la saisine de la commission de déontologie 10 ans éclaration de cumul d emploi public urée du cumul + 1 an écision de l administration urée du cumul + 1 an éclaration d exercice d une activité privée urée du cumul + 3 ans emande d autorisation d exercice d une urée du cumul + 3 ans activité privée écision de l administration urée du cumul + 3 ans emande d autorisation urée du cumul + 1 an écision de l administration urée du cumul + 1 an emande de travail à temps partiel y compris demande de surcotisation 10 ans écision/notification de temps partiel et avenants de changement de quotité 10 ans écision d autorisation de surcotisation 10 ans

4 11. Gestion des congés et absences urée maximale de conservation emande de congé maternité ou adoption 2 ans écision de congé maternité ou adoption 2 ans emande de congé paternité ou adoption 2 ans écision de congé paternité ou adoption 2 ans emande de congé de formation 2 ans à l issue du congé écision ou avenant de congé de formation 2 ans à l issue du congé ttestation d assiduité 2 ans à l issue du congé emande de congé ordinaire de maladie (NB : au bout de 3 mois, l agent passe à ½ traitement. La durée maximale du congé ordinaire de maladie est d un an) 2 ans à l issue du congé emande de congé longue maladie 4 ans à l issue du congé emande de congé de grave maladie (agents non titulaires) 4 ans à l issue du congé écision de congé de longue maladie 4 ans après la fin du congé écision de congé de grave maladie 4 ans après la fin du congé emande de congé de longue durée 4 ans à l issue du congé écision de congé de longue durée 4 ans après la fin du congé emande de reprise de temps partiel 2 ans après la fin de la période thérapeutique écision de temps partiel thérapeutique 2 ans après la fin de la période emande de congés bonifiés/administratifs 2 ans après la fin du congé écision de congés bonifiés/administratifs 2 ans après la fin du congé emande de congé de solidarité familiale (effacer les éventuelles mentions relatives à l identité du tiers aidé) écision de congé de solidarité familiale (effacer toute information susceptible de révéler l identité des tiers concernés) 2 ans après la fin du congé 2 ans après la fin du congé emande de congé sans traitement pour mobilité 2 ans après la fin du congé emande de congé sans traitement pour convenance personnelle 2 ans après la fin du congé rrêté de congé sans traitement / sans rémunération 2 ans après la fin du congé emande de congé de formation syndicale 2 ans après la fin du congé écision de congé de formation syndicale 2 ans après la fin du congé emande d autorisation de décharges syndicales urée de la décharge utorisation de décharges syndicales urée de la décharge emande de congé de représentation (association, mutuelle) 2 ans après la fin du congé écision de congé de représentation 2 ans après la fin du congé emande d autorisation d absence pour motif médical ou autre 2 ans après la fin du congé utorisation d absence 2 ans après la fin du congé emande de congé de présence parentale 4 ans à l issue du congé Certificat médical pour congé de présence : archivage intermédiaire (accès : destruction parentale 4 ans à l issue du congé cte portant congé présence parentale 4 ans à l issue du congé emande de congé pour exercice de la réserve (sauf réserve sanitaire : rubrique 5.3) 2 ans après la fin du congé écision de congé "réserve" 2 ans après la fin du congé Remarque : les notifications des arrêtés ou décisions relatifs aux congés et absences sont conservés en gestion courante pour la même durée que l acte qu elles concernent, puis détruites. 12. Evaluation notation/avancement d échelon Notification individuelle d avancement d échelon 10 ans Réduction/majoration d ancienneté Fiche de notation 15 ans Compte-rendu d évaluation (compte-rendu de l entretien d évaluation ou compte-rendu 15 ans de l entretien professionnel) ossier d appel de notation/recours 15 ans

5 13. vancement / Promotion 14. Mutation - affectation 15. Gestion des compétences urée maximale de conservation emande /fiche de candidature 10 ans Rapport d aptitude 10 ans rrêté ou décision Notification individuelle de changement de grade/corps/cadre d emploi 10 ans emande de mutation/fiche de vœux d affectation lors du recrutement 10 ans Pièces justificatives en cas de demande prioritaire de mutation 10 ans écision de mutation ou arrêté d affectation écision de reclassement Notification mutation / reclassement 10 ans ttestation de formation 15 ans Fiche individuelle de formation récapitulative ou "passeport de formation" 15 ans Compte-rendu des entretiens de formation 15 ans ttestation de bilan de compétence Suivi d utilisation du droit individuel à la formation (IF) : archivage intermédiaire (accès : destruction ossier d enquête et pièces annexes (1) 16. iscipline Rapport au conseil de discipline (1) rrêté portant sanction (sauf avertissement) (1) Notification (1) Recours (1) (1) sauf blâme : effacement ou amnistie - blâme : suppression au bout de 3 ans si aucune autre sanction n est intervenue pendant cette période, - décision d effacement : art 18 du décret n du 25/10/1984 pour la fonction publique de l Etat, n du 18 septembre 1989 pour la fonction publique territoriale et n du 7/11/1989 pour la fonction publique hospitalière, - amnistie (selon dispositions législatives). 17. Cessation de fonction 18. Services publics activités privées 19. istinctions honorifiques emande de radiation rrêté de radiation des cadres Notification de l arrêté de radiation des cadres emande d admission à la retraite écision d admission à la retraite Notification d admission à la retraite écompte provisoire des droits à pensions emande de cessation progressive d activité cte portant cessation progressive d activité (la GFIP a précisé : uniquement en reprise) emande de démission rrêté/notification de démission écision/notification de révocation écision/notification de licenciement pour insuffisance écision/notification d abandon de poste éclaration de services publics Etats des services accomplis dans d autres administrations ossier de validation des services Etat des trimestres validés dans une activité privée istinctions honorifiques 10 ans Lettre de félicitations (suite à des distinctions honorifiques ou autres) 10 ans

6 20. ccident de service / Maladie éclaration d accident de service ou maladie urée maximale de conservation 10 ans Rapport d enquête suite à accident de service 10 ans llocation temporaire d invalidité 10 ans Notification du taux d IPP 10 ans : archivage intermédiaire (accès : destruction 21. Evénements divers emande de consultation du dossier 3 ans utres correspondances et réponses de l administration 10 ans Interventions, projet de réponse et réponse 3 ans définitive Recours hiérarchique et recours gracieux 10 ans