Sommaire. 3 Bilan des Inventaires Laboratoires de L ENSIACET LEEI, laboratoire de l ENSEEIHT Service Administratif de l ENSIACET

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1 Sommaire 1 Introduction 2 Présentation du projet 3 Bilan des Inventaires Laboratoires de L ENSIACET LEEI, laboratoire de l ENSEEIHT Service Administratif de l ENSIACET 4 Résultat de la simulation des coûts Coût Select Coût Campus (Solution 1) Coût Campus (Solution 2) Comparatif entre les contrats Campus et Select 5 Diagramme de GANTT

2 Introduction Dans un souci d économie de temps humain de gestion des licences de logiciels Microsoft et de mise en conformité avec la législation, Monsieur Noailles, directeur du Centre de Compétences et Ressources Informatiques de l INP souhaite réaliser une étude économique pour comparer les contrats Microsoft SELECT et Microsoft CAMPUS. Ce problème a été soulevé durant la réunion du Comité des Utilisateurs de l Informatique le 7avril 2005 : COMITÉ DES UTILISATEURS DE L INFORMATIQUE Réunion du 7 avril 2005 EXTRAIT Justification de l'achat des licences Aujourd'hui se pose la question de notre capacité à justifier l'achat des licences. Sur un passé récent, il n'y a pas de problème. Mais sur les achats plus anciens, nous ne disposons pas toujours de preuve, ce qui revient à nous placer dans l'illégalité. Dans le cas des logiciels Microsoft, des études économiques sont à mener sur l'opportunité de l'achat d'une "licence site" de type contrat CAMPUS (utilisation sur une population d'utilisateurs clairement définie). Notre étude a pour but de comparer deux stratégies économiques: l'une se basant sur l'achat de licences et l'autre étant une simple location sur un temps prédéfini. Celle-ci se focalisera principalement sur l'ensiacet avec comme parties concernées: Les laboratoires de l ENSIACET : LGC, LCCFP, LCA, CIRIMAT Le service Administratif de l ENSIACET Le LEEI, laboratoire de l ENSEEIHT La liste des différents inventaires nous permettra de chiffrer le coût de deux contrats Microsoft: Select et Campus. L'étude se fera du point de vue quantitatif, avec la comparaison directe des coûts des contrats, et du point de vue qualitatif, avec le temps de gestion nécessaire au bon fonctionnement du parc informatique.

3 Présentation du Projet Situation du projet Étude de la stratégie économique à adopter dans la gestion des licences Microsoft au sein des laboratoires de recherche et de l'administration de l'ensiacet. Poursuite du projet Mise en place par les utilisateurs des solutions proposées Contexte Maître d oeuvre: M. Noailles (directeur du CRI) Parties concernées Maître d ouvrage: Groupe de projet Utilisateurs: laboratoire et administration Enjeux Régulariser la gestion des licences des logiciels Microsoft, réduire les coûts humains de gestion Objectif Optimiser l achat des licences Financières Adopter la stratégie la plus intéressante Contraintes Administratives Assurer la transition avec les licences existantes, Mettre à jour l inventaire

4 Bilan des inventaires au sein des laboratoires et de l administration de l A7 Potentiel humain : 135 personnes CIRIMAT Parc informatique : L' inventaire, fourni oralement, porte sur un 1/3 du CIRIMAT (à généraliser à l ensemble du laboratoire, estimation fiable, selon Mme Poquillon). 40 machines au "total" comprenant: -15 postes manip sous licence NT4 (version obsolète de Windows, le passage sous XP est impossible par manque de mémoire RAM ) - 25 postes utilisateur( bureautique principalement) dont: 15 sous XP 5 sous NT4( ne peut évolué vers XP) 5 sous Windows 98 (pouvant évoluer vers XP) Cela implique 45 licences Office standard et 15 licences Windows «actualisables». LCCFP En ce qui concerne le LCCFP, dixit M. Moreau, aucun inventaire ne peut être réalisé, ni même estimé. Potentiel humain Ministère de l'education Nationale : 7 Enseignants-chercheurs, 1 Ingénieur, 2 Techniciens (50%), 1 administratif. Ressources propres 2 Ingénieurs, 3 Post-Doctorants Etudiants 13 Doctorants Soit 29 personnes travaillant sur site. Nous estimons donc à 30 postes leurs ressources informatique, soit 30 licences «Windows XP pro» & autant de licences «Office». Potentiel humain : 82 personnes LCA Parc informatique: 67 machines - 42 machines avec la licences XP pro payée, avec licences Office payées - 25 ordinateurs restants, dont 10 seront renouvelés en Septembre, mais un passage sous Xp n est pas envisageable, les machines n étant pas assez puissantes: 4 machines sous Windows machines restantes sous Windows 95 Nous estimons donc le besoin à 10 licences «Office».

5 LGC Parc informatique : 300 machines comprenant : -100 nouvelles machines avec la licences XP pro payée, elles nécessitent cependant l achat de licences Office ordinateurs restant: 40 machines en attente d un remplacement dans un avenir proche 160 machines restantes pour lesquels on ne peut retrouver l achat des licences que pour 100 d entre elles, moyennant une semaine de travail du service comptabilité (37 H 30) Nous estimons donc le besoin à 160 licences «Windows XP pro» & 300 licences «Office». Potentiel humain : 76 personnes LEEI Parc informatique : Environ 90 postes pour lesquels la licence Windows a été payée (contrat Select). Inventaire du LEEI (liste des logicielles souhaités), qui feront l objet d un contrat Campus dès Juillet: 100 Cal Server 100 Office XP pro 100 Cal Terminal Server 100 Visual Studio 8 Server MS project 1 Server MS Project 1 SQL Server Service administratif de l A7 Parc Informatique: - Administration générale: 2 Mac + 2 PC - Compta: 6 PC - Scolarité: 10 PC + 2 Mac - Accueil: 3 PC 21 PC + 4 Mac Actuellement: - 21 licences Windows achetées avec chaque PC - 25 licences Office Les besoins de ce service sont donc actuellement tous comblés en terme d achat de licences.

6 Résultat de la simulation des coûts 1) Contrat SELECT coût des licences sous Select licence coût Hors Taxes Office Standard ,60 Windows XP Professional (Mise à Jour) 55,18 Office Professional 46,80 Office Mac Pro 57,71 Coût du contrat : CIRIMAT Licence système d'exploitation (OS) Licence office Coût 45 postes Manipulations licences NT4 possédées pas de besoin 0 45 postes licences XP possédées 15 postes obsolètes licences NT4 possédées 15 postes pouvant évoluer licences W98 possédées total: 120 postes toutes les licences installées sont possédées 45 Offices Standard à 15 Offices Standard à 15 Offices Standard à 75 Offices Standard à

7 LCCFP Licence OS Licence office Coût 30 postes 30 Windows XP pro à 30 Offices Standard à 2 843,40 LGC Licence OS Licence office Coût 100 postes licences XP pro possédées 100 Offices Pro à 4 680,00 40 postes obsolètes licences possédées 40 Offices Pro à 1 872,00 60 postes 60 licences XP pro à 60 Offices Pro à 6 118, postes 100 licences XP pro à 100 Offices Pro à ou licences XP pro à retrouver (1 semaine de travail) 100 Offices Pro à H.homme (comptabilité) total:300 postes 160 licences XP pro à 300 Offices Pro à ,80 ou 100 licences XP pro à retrouver (1 semaine.homme) 300 Offices Pro à 17350,80 +35H.homme (comptabilité) et 60 licences XP pro à LCA Licence OS Licence office Coût 42 postes licences XP pro possédée Offices Pro possédées 0,00 10 postes achetés en Septembre licences XP pro possédée 10 Offices Pro à postes licences W95 ou W2000 possédées licences offices possédées 0,00 total: 67 postes 67 licences possédées 10 Offices Pro à 468 Administration Licence OS Licence office Coût 4 Mac pas de licences Microsoft Office Mac Pro possédé 0,00 21 postes licences XP pro possédée Offices Pro possédées 0,00 total: 25 postes toutes les licences possédées 0, 00 Remarque : Le LEEI adhérant au contrat CAMPUS dès Juillet, le coût d un contrat Select pour ce laboratoire ne sera pas chiffré.

8 Coûts engendrés : L achat de licences sous Select induit un coût administratif important. En effet, chaque mise à jour doit être signalée par les laboratoire, enregistré par le service informatique. Un «reporting» mensuel est alors édité par la comptabilité pour le revendeur Microsoft, qui édite alors une facture en différé. Ainsi nous pouvons estimer un coût induit pour chaque licence de l ordre d une demi-journée.homme. Finalement, nous obtenons : CIRIMAT toutes les licences installées sont possédées 75 Offices Standard à ,5 journées.homme LCCFP 30 Windows XP pro à 30 Offices Standard à 2843, journées.homme LGC 160 licences XP pro à 300 Offices Pro à 22868, journées.homme ou 100 licences XP pro à retrouver (1 semaine.homme) 300 Offices Pro à ou 17350, journées.homme et 60 licences XP pro à LCA 67 licences possédées 10 Offices Pro à journées.homme Administration toutes les licences possédées 0, 00 Total ENSIACET 190 licences XP pro 105 Office Standard & 310 Pro 29157, ,5 jours.homme 90 licences XP pro + travail comptabilité 105 Office Standard & 310 Pro ou 23632, ,5 jours.homme

9 2) Contrat CAMPUS Le principe du contrat CAMPUS repose sur la location de licences, pour une durée de 12 ou 36 mois, parmi une liste de logiciels et de serveurs. Le nombre de licences souscrites par logiciel doit être identique, c'est-à-dire que si l on choisit 100 «Office» et qu on désire aussi «Visual Studio», on doit aussi en prendre 100.Les mises à jour sont automatiques avec le contrat CAMPUS. Les laboratoires les reçoivent chaque dès leur sortie. De plus, un service d assistance est compris dans le contrat. En plus des CD d installation, la documentation est envoyée pour chaque logiciel. Enfin, un achat des licences précédemment louées à prix préférentiel est prévu, en cas d arrêt du contrat. Le coût du contrat campus dépend d un nombre de points dépendant du nombre de licences désirées. Pour souscrire au contrat CAMPUS, il faut un minimum de 300 points (voir annexe simulateur de coût). Par exemple, le LCCFP ne pourrait souscrire seul à ce contrat. On peut donc regrouper les laboratoires qui ont les mêmes besoins pour atteindre ces 300 points. En revanche, regrouper les laboratoires ne fera pas baisser les prix. En effet, il n y à que deux tarifs différents : Un au-dessus du seuil de 3000 points Un en dessous de ce seuil de 3000 points Le seuil de 3000 points, qui permet d obtenir un tarif plus avantageux, est en effet inaccessible quelles que soient les combinaisons effectuées. Coûts du contrat (solution 1) : nombre de licences licences prix nombre de points LCA 90 Windows, Office 4590 /an 180 CIRIMAT 135 Windows, Office 6615 /an 270 LCCFP 30 Windows, Office 1470 /an 60 LGC 300 Windows, Office /an 600 Administration 25 Windows, Office 1125 /an 50 LEEI 100 Office, Visual Studio, 9000 /an 690

10 Un regroupement entre laboratoires n est possible que si les laboratoires en questions prennent les mêmes licences. Ainsi, le LEEI ne peut être regroupé avec des laboratoires de l ENSIACET. En effet, seul le LEEI prend le logiciel Visual Studio par exemple. On peut en revanche regrouper les différents laboratoires de l ENSIACET pour lesquels le contrat CAMPUS est intéressant. Le LGC et le LCCFP semblent indiqués pour un regroupement. Le LGC parce que le nombre de licences qu ils prennent est important, et entraîne une grande quantité de travail sous SELECT, le LCCFP parce que personne dans le laboratoire n est responsable des licences et que le contrat CAMPUS simplifie les démarches. Coût du contrat (solution 2) : La solution apparaissant alors la plus pertinente est d acquérir les mises à jour des systèmes d exploitation via SELECT, et non CAMPUS. En effet, tous les postes disposent déjà la licence du système d exploitation, seule les mises à jour effectuées ne sont pas toujours en règle. La location du système d exploitation n est alors pas utile, seul l achat des mises à jour effectuées pour celui-ci semble indiqué via le contrat SELECT. Les autres logiciels peuvent alors être loués sous CAMPUS. Voici donc le prix que chaque laboratoire devrait payer s il achetait les licences des systèmes d exploitation manquantes avec SELECT, et les autres logiciels avec CAMPUS : nombre de licences licences LCA 90 Office CIRIMAT 135 Office LCCFP 30 Office LGC 300 Office Administration 25 Office prix 0 pour mettre à jour Windows par Select /an (Campus) 0 pour mettre à jour Windows par Select /an (Campus) 1655 pour mettre à jour Windows par Select /an (Campus) 8828 pour mettre à jour Windows par Select /an (Campus) 0 pour mettre à jour Windows par Select /an (Campus) nombre de points Remarque : Cette solution est celle adoptée par le LEEI, qui achète les mises à jour Windows via SELECT et loue toutes les autres licences Microsoft via CAMPUS.

11 3) Comparatif entre le contrat Campus et le contrat Select coût d'achat Contrat Select Seul Contrat Campus (avec Select pour l OS) pour mettre les licences Windows en règle par Select /an (Campus) coût engendré affiliation des licences + 269,5 jours.homme peu de frais supplémentaires 1 licence pour 1 poste un lot de licence pour un parc informatique mises à jour durée des licences possibilité de rachat assistance payantes correspondant à la durée de vie du poste licences déjà possédées coût prohibitif automatiques 36 mois, renouvelable par tranches de 12 mois Prix Select - prix versé pour la location coût modéré Note : nous n avons pas compté dans le coût de SELECT le coût lié au LEEI, celui-ci adoptant le contrat CAMPUS dès juillet.