L inventaire avec les terminaux de saisie sans fil IMAGE Stratégie

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1 L inventaire avec les terminaux de IMAGE Stratégie Manuel de l utilisateur

2 Page 2 TABLE des MATIERES L INVENTAIRE AVEC LES TERMINAUX DE SAISIE SANS FIL IMAGE STRATEGIE... 1 PRESENTATION... 3 DEROULEMENT DE L INVENTAIRE... 5 DEROULEMENT ) CREATION DE L INVENTAIRE SUR L AS/ ) CREATION DE L INVENTAIRE SUR LE PC ) IMPORT DES ARTICLES DE L AS/400 VERS LE PC ) IMPORTATION DES ARTICLES DU PC VERS LE TP ) SAISIE DE L INVENTAIRE SUR LE TP ) TRANSFERT DES DONNEES DU TERMINAL VERS LE PC ) RECOMPTAGE ) SAUVEGARDE DES DONNEES ) CONSULTATION DES FICHES D INVENTAIRE ) TRANSFERT DE L INVENTAIRE VERS L AS/ ) PREPARATION DE FICHES D INVENTAIRE ) CONSULTATION DES ECARTS ) UTILITAIRES - CONFIGURATION ANNEXE : UTILISATION DES TERMINAUX PORTABLES... 26

3 Page 3 PRESENTATION Le logiciel d inventaire utilisant les terminaux de SCANPAL 2 et OPTIMUS 5500 vous permet d effectuer de manière simple, rapide et sécurisée des inventaires tournants ou généraux. Cette application fonctionne sous Windows. Elle nécessite un PC connecté de manière permanente ou ponctuelle à votre AS/400 via Client Access Express. Elle est intégrée au module d inventaire d IMAGE. Elle gère tous les types d inventaires créés sur l AS/400 Elle gère plusieurs comptages Elle gère les articles ayant plusieurs colis Elle gère les articles ayant plusieurs gencod Toutes les interactions avec IMAGE (transferts de données dans les 2 sens) sont prises en charge. L application s intègre au processus habituel de l inventaire. Son utilisation n est pas exclusive. Vous pouvez au sein d un même inventaire utiliser la méthode traditionnelle et cette méthode. L utilisation du terminal élimine la phase de saisie sur l AS/400. Elle génère des fiches sur l AS/400 auxquelles vous avez accès par le programme de saisie de l inventaire. Elle nécessite un étiquetage rigoureux des zones à inventorier. Vous pouvez procéder à une reconnaissance des zones au moyen du programme de reconnaissance livré avec les utilitaires de cette application.

4 Page 4 MEMO GUIDE DE DEMMARAGE RAPIDE Etape 1 - Créer l inventaire sur l AS/400. Tournant ou général, mode de saisie par fiche. Etape 2 Démarrer l inventaire sur le PC Indiquer le n attribué par l AS/400. Si vous faites un inventaire sur plusieurs lieux à la fois. Mettre un n de chrono de fiche différent sur chaque lieu. Etape 3 - Transfert des articles de l AS/400 vers le PC, puis transfert des articles du PC vers le terminal portable. Etape 4 Inventaire, comptage et saisie des quantités Transfert de la saisie du terminal portable vers le PC, visualisation et édition d une fiche de contrôle, Recomptage ou retour ou point 4 Pour un comptage le n de fiche est attribué par le logiciel Pour un recomptage, vous devez saisir le n de la fiche Etape 5 Fin du comptage Envoi de l inventaire à l AS/400 Contrôles, vérifications et modifications, sortie des états sur l AS/400 Clôture de l inventaire sur le PC NB : Il est recommandé d effectuer des sauvegardes régulières sur support amovible, ceci afin d éviter toute perte de données qui pourrait survenir si le PC d inventaire tombe en panne en cours de saisie. La sauvegarde s effectue sur le PC d inventaire en choisissant le menu Inventaire, option Effectuer une sauvegarde. Dans l écran suivant indiquez l emplacement d une clé USB ou d un disque réseau.

5 Page 5 DEROULEMENT DE L INVENTAIRE Le processus d inventaire se déroule en plusieurs phases : 1. Création de l inventaire sur l AS/400, 2. Création de l inventaire sur le PC 3. Transfert des articles de l AS/400 vers le PC 4. Transfert des articles du PC vers le terminal portable 5. Lecture par «scan», comptage et saisie des quantités avec vérification instantanée 6. Transfert de la saisie du terminal portable vers le PC, visualisation et édition d une fiche de contrôle 7. Recomptage ou retour ou point 5 8. Envoi de l inventaire à l AS/ Contrôles, vérifications et modifications, sortie des états sur l AS/ Validation de l inventaire

6 Page 6 DEROULEMENT 1) Création de l inventaire sur l AS/400 A partir du menu de la gestion des stocks,.. on crée l inventaire comme un inventaire manuel par fiche,

7 Page 7 Choisir le type (G)général ou (T)tournant, on coche les dépôts concernés Type : Fiche Le mode de sélection peut être manuel, automatique ou par TP Par TP : Signifie que vous faites la sélection des articles à inventorier avec le TP. La procédure de création reste inchangée Vous pouvez maintenant créer l inventaire sur le PC 2) Création de l inventaire sur le PC Si vous avez un inventaire en cours sur le PC, il faut le clôturer pour obtenir l écran ci-dessus. Démarrer l inventaire en cliquant sur la zone «démarrer l inventaire»

8 Page 8 Vérifier le dossier, saisir le n d inventaire ou le rechercher au moyen de la loupe. Une fois les champs remplis, valider. Votre inventaire est créé sur le PC. 3) Import des articles de l AS/400 vers le PC A l issue la création de l inventaire, le logiciel vous propose d importer les articles Répondez oui à cette question pour faire coïncider votre sélection d articles sur le PC et votre sélection sur l AS/400. En cas de non lire les instructions ci-dessous sinon passer à l étape suivante

9 Page 9 4) Importation des articles du PC vers le TP L importation des articles comporte deux étapes Dans le menu Fichier du programme 1 Import des articles de l AS/400 vers le PC (Edition et fiche de contrôle sur le PC) Vous disposez de 2 possibilités pour importer les articles Importation des seuls articles de l inventaire Importation des articles à partir d une sélection à l écran. Avec cette sélection vous pouvez importer une fourchette plus large que l inventaire. 2 Import des articles du PC vers le TP (contrôle de la saisie sur le terminal portable) L importation des articles n est pas une étape obligatoire pour chaque inventaire. Vous pouvez importer les articles depuis l AS/400 et faire plusieurs inventaires en utilisant le même fichier articles à condition qu il contienne toujours tous les articles à inventorier.

10 Page 10 Importation des articles de l AS/400 vers le PC Dans le menu fichier choisir l une des 2 options d importation Importation des articles du PC vers le TP Le logiciel vous propose ensuite d importer les articles du PC au TP Confirmez, le programme vous demande alors si vous souhaitez également envoyer les codes articles au terminal. Confirmez ou pas, puis choisissez votre type de terminal, mettez le en attente et validez l envoi. La procédure complète est décrite en annexes. Si vous le souhaitez, vous pouvez à tout moment ré exécuter cette procédure en choisissant le menu Fichier puis l option Envoyer le fichier articles au TP. Une fois les téléchargements terminés, vous pouvez commencer la saisie de l inventaire à partir du terminal. PLAN DE ZONE Pour un meilleur suivi, vous pouvez imprimer un plan en cochant les zones concernées par l inventaire. Ce plan est un guide qui permet de vérifier si toutes les zones du plan ont été comptées et vérifiées.

11 Page 11 5) Saisie de l inventaire sur le TP Assurez-vous avant de commencer la saisie que le TP est vide et qu il ne contient pas un ancien fichier. Pour le vérifier, passer en mode transfert option 2, le TP ne doit pas se mettre en attente. S il se met en attente, cela signifie que le TP n est pas vide. Pour le vider, Utiliser le menu autres, option 3 supprimer <Valider>, Data File <Valider>, 1 tout puis confirmer avec l option 1 Oui. 1 Saisie 2 Transfert 3 Autres Passer dans le mode saisie (option 1 du menu du TP) Vous obtenez sur le cadran du TP Code : Lib : Qte : Scanner le code à barres des produits Le libellé est ensuite affiché si l article est identifié par le TP Vous pouvez alors saisir la quantité. Si l article n a pas de code à barres, vous pouvez taper son code informatique alphanumérique. Appuyez sur la touche «Alpha» du terminal pour passer du mode numérique au mode texte et vis versa. Si le code à barres n est pas reconnu, un message d erreur s affiche sur l écran du TP. Dans ce cas, ce code est ignoré, il constituera une anomalie sur la fiche d inventaire. En cas d erreur de frappe, appuyer sur BS pour effacer Une fois la zone terminée, vous devez transférer votre saisie sur le PC afin de vider le terminal. Cette saisie va constituer une fiche sur l AS/400.

12 Page 12 6) Transfert des données du terminal vers le PC Appuyer sur ESC pour sortir du mode saisie Lancez le mode Transfert (option 2 du menu) le TP se met en attente Placez le TP sur le socle Lancez sur le PC le transfert TP vers PC Cliquez ici La fenêtre suivante s ouvre. Remplissez les champs «Compté par» «Zone» et «Dépôt». Validez par OK.

13 Page 13 Vous pouvez créer une zone sur l AS400 à ce niveau du programme! La fenêtre de visualisation des articles inventoriés s ouvre. N de la fiche créée Editer la fiche d inventaire PC Annuler la saisie Retourner à la fenêtre principale

14 Page 14 Le contenu de l inventaire est alors mémorisé sur le PC. Une ligne affichée en rouge indique un article non reconnu par le programme. En cas d erreur de saisie grave, vous pouvez annuler la fiche, elle sera alors effacée et ne fera plus partie de l inventaire. Dans le cas contraire, il est recommandé d imprimer la fiche, en demandant au besoin un aperçu avant impression. 7) Recomptage Pour effectuer le recomptage d une zone, effectuez l inventaire comme indiqué à l étape 4. Ramenez le terminal sur son socle en attente de transfert, lancez l import TP vers PC. A l écran suivant, dans la zone numéro de fiche, indiquez le numéro de la fiche que vous avez recompté ou recherchez la fiche avec la loupe. Indiquez ensuite le nom du compteur puis validez. Le programme compare alors les deux saisies. Deux cas peuvent se produire, soit les comptages sont identiques, soit il y a des différences.

15 Page 15 L écran suivant apparaît lorsque les fiches initiales et recomptées sont identiques Si les fiches sont différentes, l écran suivant apparaît Il présente la liste des différences de comptage. Pour chaque article compté avec une quantité différente entre les deux saisies, il affiche le code lu, le libellé si l article a été reconnu et l écart de comptage entre les deux fiches.

16 Page 16 A tout moment, il vous est possible d éditer la liste des anomalies ou la fiche complète. Vous pouvez valider le recomptage, c'est-à-dire accepter les différences, ou choisir de fermer la fenêtre en abandonnant ce recomptage. Dans ce cas, le recomptage en cours sera ignoré, et la fiche de référence sera celle du premier comptage. Les articles signalés en erreur DOIVENT ETRE RECOMPTES au recomptage suivant s il a lieu. Les autres articles peuvent être ignorés ou recomptés. Au comptage suivant, si des différences persistent elles vous seront signalées à nouveau. 8) Sauvegarde des données Il est recommandé d effectuer des sauvegardes régulières sur support amovible, ceci afin d éviter toute perte de données qui pourrait survenir si le PC d inventaire tombe en panne en cours de saisie. La sauvegarde s effectue sur le PC d inventaire en choisissant le menu Inventaire, option Effectuer une sauvegarde. Dans l écran suivant indiquez l emplacement d une clé USB ou d un disque réseau. Vous pouvez par exemple effectuer des sauvegardes toutes les deux heures, où toutes les demi-journées.

17 Page 17 9) Consultation des fiches d inventaire Vous pouvez à tout moment consulter l ensemble des fiches de l inventaire. Pour cela, activez le menu Inventaire puis l option Visualisation de l inventaire. L écran suivant apparaît. Vous trouvez sur cet écran des options permettant de rééditer une fiche, d éditer la liste des fiches, de visualiser l état d une fiche, de visualiser la liste des comptages effectués sur une même fiche Si vous rééditez une fiche d inventaire ayant eu des recomptages et dont le dernier recomptage comportait des erreurs, la liste des anomalies de comptage s imprime également.

18 Page 18 10) Transfert de l inventaire vers l AS/400 Une fois la saisie terminée, vous devez remonter le contenu de l inventaire à l AS/400. Ceci s effectue en utilisant le menu Inventaire, Envoyer à l AS/400. L AS/400 imprime des fiches d intégration numérotées qui confirment le transfert. Vous pouvez modifier les fiches sur l AS/400. Si vous avez fini de travailler sur cet inventaire, et que vous n avez plus besoin d y accéder de nouveau (par ex pour rééditer une fiche) vous pouvez le clôturer sur le PC. 11) Préparation de fiches d inventaire Il est possible pour les personnes effectuant leur inventaire sur l AS/400 de préparer à l avance des fiches d inventaires. Celles-ci permettent de créer des fiches pré-paramétrées par dépôt et par zone, et d y associer une liste d articles à compter. Ces listes pourront également être imprimées pour être utilisées comme support de comptage. Lors de la saisie sur AS/400, les utilisateurs pourront alors faire défiler les fiches pré-paramétrées afin d y ajouter simplement les quantités comptées.

19 Page 19 Etape 1 : Préparation de l environnement Afin de vous permettre de préparer vos fiches plusieurs jours à l avance, le programme ne nécessite pas la création au préalable de l inventaire sur l AS/400. Pensez simplement à avoir un environnement de travail à jour, en lançant les options Importer les articles du menu Fichier et Import des paramètres AS/400 du menu Configuration

20 Page 20 Etape 2 : Visualisation / création des fiches d inventaire Pour accéder à la création de fiches d inventaire, activez l option Préparation des fiches d inventaire du menu Inventaire. L écran qui vous est alors présenté vous permet de gérer une liste de fiches d inventaires qui seront ensuite intégrées dans la gestion commerciale Image. Vous pouvez alors créer une fiche d inventaire en cliquant sur le bouton Créer. Une fenêtre vous permet alors d indiquer le dépôt, la zone et un commentaire pour la fiche que vous souhaitez créer. Vous pourrez au besoin modifier ces informations en sélectionnant une fiche et en cliquant sur le bouton Modifier. Les fiches sont numérotées automatiquement à partir de

21 Page 21 Etape 4 : Visualisation des articles associés à une fiche Pour gérer les articles associés à une fiche, cliquez sur le bouton Affecter des articles. La fenêtre qui s ouvre alors vous indique la liste des articles associés à votre fiche, et vous permet également d en ajouter, rechercher, supprimer Le bouton Trier disponible sur la fenêtre vous permet de définir l ordre de tri que vous souhaitez obtenir. Il sera utilisé à la fois à l écran, à l impression des fiches d inventaire, et également en saisie des quantités comptées sur l AS/400.

22 Page 22 Etape 5 : Association d articles à une fiche Pour associer un article à une fiche, vous avez à votre disposition deux possibilités. Si vous connaissez la référence d un article, vous pouvez l indiquer dans la zone Ajout rapide d article et cliquer sur le bouton Ajouter / Rechercher. Si vous ne connaissez pas la référence, vous pouvez vous aider de la recherche d articles. Pour cela, cliquez également sur le bouton Ajouter / Rechercher. La fenêtre qui s ouvre vous permet de sélectionner les articles à ajouter à votre fiche. Pour cela vous pouvez sélectionner individuellement des articles en cochant la case qui leur correspond, ou vous pouvez sélectionner l ensemble d un fournisseur, l ensemble d une famille, ou l ensemble d une sous famille en faisant un clic droit sur une ligne du tableau et en sélectionnant l une des options proposées. Une fois votre sélection faite, validez pour ajouter vos articles à votre fiche.

23 Page 23 Etape 6 : Impression des fiches d inventaire Pour imprimer vos fiches d inventaire, cliquez sur le bouton imprimer de la fenêtre Préparation des fiches d inventaire. Il vous est alors demandé si vous voulez imprimer toutes les fiches créées ou uniquement celle actuellement sélectionnée. Vous pouvez également lancer l impression d une fiche en cliquant sur le bouton imprimer dans la fenêtre d association d articles à une fiche. Dans ce cas, seule la fiche en cours s imprimera. Etape 7 : Transfert des fiches créées Lorsque vous avez terminé la création de vos fiches d inventaire, vous pouvez une fois l inventaire créé sur l AS/400 intégrer les fiches que vous avez préparées. Pour cela, cliquez sur le bouton Envoyer à l AS/400 dans la fenêtre principale. Attention : Cette procédure peut être répétée au besoin (si vous avez créé ou modifié une fiche), mais seulement avant d avoir commencé les saisies de ces fiches sur l AS/400. Au lancement de la procédure toutes les fiches préparées sont réinitialisées. Etape 8 : Saisie dans Image des quantités comptées Après comptage, vous pouvez saisir les quantités trouvées via l option Saisie de l inventaire (menu Inventaires) dans Image. Après avoir indiqué votre numéro d inventaire et votre numéro de fiche, il vous suffit de faire défiler l écran article par article, en appuyant sur entrée pour accéder au mode de saisie.

24 Page 24 12) Consultation des écarts Une fois votre inventaire envoyé à l AS/400, vous avez la possibilité de visualiser et d exporter vos écarts dans Excel. Pour cela, activez l option Visualiser les écarts du menu Inventaire Dans la fenêtre qui s ouvre, vous avez la possibilité de sélectionner les dépôts que vous souhaitez visualiser (parmi les dépôts concernés par l inventaire), et d y inclure une totalisation. En bas de l écran, deux boutons sont disponibles. Le premier : Actualiser permet de récupérer de nouveaux les dernières informations disponibles sur l AS/400. Vous pouvez lancer cette option autant de fois que vous le voulez, particulièrement si vous avez fait des nouvelles saisies. Le second bouton, Export Excel permet d enregistrer votre tableau sous forme de fichier Excel.

25 Page 25 13) Utilitaires - Configuration Programmes de saisie 3 programmes sont disponibles pour l utilisation du TP. Inventaire Inventaire surface : La quantité par défaut est à 1 Reconnaissance : Pas de saisie de quantité Pour télécharger un de ces programmes : Placez le TP en attente de réception de programme (voir annexes). Suffixe du fichier : mettre un suffixe différent sur chaque poste Mettre un chrono différent sur chaque poste Imprimante du poste PC pour l édition des fiches Nom du poste imprimé sur les fiches Dans le menu configuration, sélection le programme puis envoyer au TP Attention : Ce téléchargement supprime les articles du TP, il faut les importer à l issue de cette phase.

26 Page 26 Annexe : Utilisation des terminaux portables NB : Toutes les options décrites ci-dessous le sont en partant du menu général du terminal. Au besoin, retournez à ce menu en appuyant sur la touche ESC autant de fois que nécessaire jusqu'à l obtention de l écran suivant : 1 Saisie 2 Transfert 3 Autres SCANPAL 2 Utilisation générale Scan d un code barres Touche de validation Touche de correction Bouton ON/OFF Touche de saisie Alpha Touche d annulation Téléchargement de programme Sur le terminal : Placez le terminal en attente de programme (option 3-Autres puis option 6-Réception program). Le terminal se met en attente. Placez-le sur son socle.

27 Page 27 Sur le poste d inventaire : Allez dans la fenêtre de configuration (menu Configuration, option Configuration du programme). Dans la zone Communications avec les Terminaux Portables, partie SCANPAL, sélectionnez un programme dans la liste déroulante Programme, puis cliquez sur le bouton jaune Envoyer. NB : Le téléchargement d un programme efface les données actuellement présentes dans le terminal. Il est donc nécessaire d envoyer à nouveau les articles (voir étape suivante). Réception des articles Sur le terminal : Placez le terminal en attente de programme (option 3-Autres puis option 8-Réception articles). Le terminal se met en attente. Placezle sur son socle. Sur le poste d inventaire : Allez dans le menu Fichier, choisir l option Envoyer le fichier articles au TP. (En phase de création d inventaire, cette séquence est lancée automatiquement.) Le programme vous demande si vous souhaitez envoyer également les codes articles. Cela signifie que pour chaque article le terminal recevra à la fois son code barres et sa référence dans IMAGE. Répondez oui si nécessaire (si vos rayons sont mal étiquetés et si la mémoire du terminal le permet), non dans le cas contraire. Le programme vous demande ensuite de sélectionner votre type de terminal. Sélectionnez-le, et validez pour effectuer l envoi. Annulation des saisies Si vous êtes en cours de saisie, utilisez la touche BS pour corriger. Si votre saisie est déjà enregistrée, utilisez le menu 3-Autres, option 3-Supprimer, option Data File. Vous pouvez supprimer la dernière ligne avec l option 2-Dernière ligne ou supprimer l intégralité des saisies avec l option 1-Tout.

28 Page 28 OPTIMUS 5500 Utilisation générale Touches de validation Touche d annulation Scan d un code barres Touche de correction Touche de saisie Alpha Bouton ON/OFF Téléchargement de programme Sur le terminal : Placez le terminal en attente de programme (option 3-Autres puis option 1-Transferts puis option 1-Rcpt programme). Le terminal se met en attente. Placez-le sur son socle. Sur le poste d inventaire : Allez dans la fenêtre de configuration (menu Configuration, option Configuration du programme). Dans la zone Communications avec les Terminaux Portables, partie OPTIMUS, sélectionnez un programme dans la liste déroulante Programme, puis cliquez sur le bouton jaune Envoyer.

29 Page 29 NB : Le téléchargement d un programme efface les données actuellement présentes dans le terminal. Il est donc nécessaire d envoyer à nouveau les articles (voir étape suivante). Réception des articles Sur le terminal : Placez le terminal en attente d articles (option 3-Autres puis option 1-Transferts puis option 3-Rcpt articles). Le terminal se met en attente. Placez-le sur son socle. Sur le poste d inventaire : Allez dans le menu Fichier, choisir l option Envoyer le fichier articles au TP. (En phase de création d inventaire, cette séquence est lancée automatiquement.) Le programme vous demande si vous souhaitez envoyer également les codes articles. Cela signifie que pour chaque article le terminal recevra à la fois son code barres et sa référence dans IMAGE. Répondez oui si nécessaire (si vos rayons sont mal étiquetés et si la mémoire du terminal le permet), non dans le cas contraire. Le programme vous demande ensuite de sélectionner votre type de terminal. Sélectionnez-le, et validez pour effectuer l envoi. Annulation des saisies Si vous êtes en cours de saisie, utilisez la touche BS pour corriger. Si votre saisie est déjà enregistrée, utilisez le menu 3-Autres, option 3-Eff. donnees, entrez le mot de passe 97142, puis choisissez l option Data File. Vous pouvez supprimer la dernière ligne avec l option 2-Dernière ligne ou supprimer l intégralité des saisies avec l option 1-Tout.

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