CHAPITRE I NOTIONS ÉLÉMENTAIRES D OUTLOOK CHAPITRE II NOTIONS APPLICABLES À TOUS LES DOSSIERS... 9

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2 T A B L E D E S M A T I È R E S CHAPITRE I NOTIONS ÉLÉMENTAIRES D OUTLOOK INTRODUCTION... 1 LANCER OUTLOOK PRÉSENTATION D OUTLOOK... 2 CONFIGURATION D OUTLOOK... 2 ACCÉDER AUX DIFFÉRENTS DOSSIERS DANS LE VOLET DE NAVIGATION... 3 AFFICHAGE DANS LA LISTE DES DOSSIERS... 7 AFFICHER/MASQUER UNE BARRE D OUTILS... 8 QUITTER OUTLOOK... 8 CHAPITRE II NOTIONS APPLICABLES À TOUS LES DOSSIERS... 9 AFFICHAGE DES ÉLÉMENTS... 9 SÉLECTIONNER UN TYPE D AFFICHAGE... 9 OBTENIR UN APERÇU DU CONTENU DES ÉLÉMENTS MODIFIER LA LARGEUR DES COLONNES MODIFIER L ORDRE DES CHAMPS SUPPRIMER/AJOUTER UN CHAMP EFFECTUER UN TRI SUR UN CHAMP RÉTABLIR UN TYPE D AFFICHAGE UTILISER LA BOÎTE DE REGROUPEMENT MODIFICATIONS DES ÉLÉMENTS SUPPRESSION D ÉLÉMENTS EFFECTUER UNE RECHERCHE RAPIDE EFFECTUER UNE RECHERCHE AVANCÉE COPIE ET DÉPLACEMENT D ÉLÉMENTS IMPRIMER DES ÉLÉMENTS MODIFIER LA MISE EN PAGES POUR L IMPRESSION RÉTABLIR LA MISE EN PAGES DES STYLES D IMPRESSION CHAPITRE III FONCTIONS DE MESSAGERIE GESTION DU COURRIER ÉLECTRONIQUE ENVOYER UN MESSAGE Table des matières Formation Outlook 2003 I Rina Gagné, formatrice

3 T A B L E D E S M A T I È R E S POLICES UTILISÉS DANS VOS MESSAGES CONSULTER LE COURRIER REÇU JOINDRE UN FICHIER À UN MESSAGE CONSULTER / ENREGISTRER UNE PIÈCE JOINTE RÉPONDRE À UN MESSAGE TRANSFÉRER UN MESSAGE RÉEXPÉDIER UN MESSAGE AJOUTER UN INDICATEUR DE SUIVI MARQUER LES MESSAGES RAPPEL DES MESSAGES OPTIONS DE MESSAGERIE INDIQUER UN NIVEAU D IMPORTANCE CRITÈRE DE DIFFUSION UTILISER LES BOUTONS DE VOTE RÉPONDRE EN UTILISANT LES BOUTONS DE VOTE VÉRIFIER LES RÉPONSES OBTENUES SUITE AU VOTE DEMANDER UN ACCUSÉ DE RÉCEPTION DEMANDER UNE CONFIRMATION DE LECTURE DIRIGER LA RÉPONSE VERS UN AUTRE DESTINATAIRE DÉTERMINER UNE DATE ULTÉRIEURE POUR L ENVOI D UN MESSAGE DÉTERMINER LA FRÉQUENCE DE LA RÉCEPTION DU COURRIER OBTENIR UN AVERTISSEMENT VISUEL À L ARRIVÉE D UN MESSAGE ENVOYER LES MESSAGES AUTOMATIQUEMENT CRÉER UNE SIGNATURE AUTOMATIQUE CRÉER UNE SIGNATURE AUTOMATIQUE AVEC WORD INSÉRER UNE SIGNATURE CRÉER UN MESSAGE EN UTILISANT UN PAPIER À LETTRES APPLIQUER UN ARRIÈRE-PLAN À UN MESSAGE RÉDIGER UN MESSAGE BROUILLON TRIER LE COURRIER DÈS SON ARRIVÉE CRÉER UNE RÈGLE SIMPLE CRÉER UNE RÈGLE COMPLEXE MODIFIER UNE RÈGLE COURRIERS INDÉSIRABLES Table des matières Formation Outlook 2003 II Rina Gagné, formatrice

4 T A B L E D E S M A T I È R E S CHAPITRE IV LE CALENDRIER EXPLORATION DU CALENDRIER NAVIGUER DANS LE CALENDRIER AFFICHAGE DANS LE CALENDRIER MODIFIER LA TAILLE DES VOLETS MODIFIER L AFFICHAGE DU VOLET EMPLOI DU TEMPS SÉLECTIONNER LES JOURS À AFFICHER MODIFIER L ÉTENDUE DE L HORAIRE DE TRAVAIL MODIFIER L INTERVALLE ENTRE LES HEURES DIFFÉRENTS TYPES D ACTIVITÉS INSCRIRE UN RENDEZ-VOUS OU UN ÉVÉNEMENT INSCRIRE UN RENDEZ-VOUS RAPIDEMENT INSCRIRE UN RENDEZ-VOUS PÉRIODIQUE MODIFIER UN RENDEZ-VOUS PÉRIODIQUE REPORTER UN RENDEZ-VOUS PLANIFIER UN RENDEZ-VOUS DEPUIS UN COURRIER ÉLECTRONIQUE DÉFINIR SON PROPRE CODE DE COULEURS CHANGER DE POLICE ET DE TAILLE DE POLICE CHANGER DE COULEUR D ARRIÈRE-PLAN DEMANDE DE RÉUNION RÉPONDRE À UNE DEMANDE DE RÉUNION MODIFIER UNE DEMANDE OU UNE RÉPONSE RÉSERVATION D UNE RESSOURCE IMPRESSION DU CALENDRIER MODIFIER LA MISE EN PAGES DES STYLES D IMPRESSION CHAPITRE V GESTION DES CONTACTS DOSSIER CONTACTS AJOUTER UN CONTACT AJOUTER UN CONTACT À PARTIR D UN MESSAGE REÇU ENVOYER UN MESSAGE À UN CONTACT MODIFIER L ADRESSE ÉLECTRONIQUE D UN CONTACT LE CARNET D ADRESSES DE LA COMMISSION SCOLAIRE Table des matières Formation Outlook 2003 III Rina Gagné, formatrice

5 T A B L E D E S M A T I È R E S CRÉER UNE LISTE DE DISTRIBUTION MODIFIER UNE LISTE DE DISTRIBUTION RETIRER TEMPORAIREMENT UNE PERSONNE D UNE LISTE DE DISTRIBUTION IMPRIMER LES CARTES DE VISITE IMPRIMER LES CARTES DE VISITE SOUS FORME DE LIVRET MODIFIER LA MISE EN PAGES DES STYLES D IMPRESSION CHAPITRE VI - GESTION DES TÂCHES DOSSIER TÂCHES INSCRIRE UNE TÂCHE UNIQUE INSCRIRE UNE TÂCHE À EXÉCUTER À INTERVALLES RÉGULIERS SAUTER UNE TÂCHE PÉRIODIQUE CONVERTIR UNE TÂCHE PÉRIODIQUE EN TÂCHE UNIQUE GÉRER LES RAPPELS DES TÂCHES SUPPRIMER UNE TÂCHE PÉRIODIQUE ENVOYER UN RAPPORT D ÉTAT D UNE TÂCHE ASSIGNER UNE DE VOS TÂCHES RECEVOIR UNE DEMANDE DE TÂCHE REPRENDRE POSSESSION D UNE TÂCHE REFUSÉE CHAPITRE VII LES NOTES CRÉER UNE NOTE RÉORGANISER LES ICÔNES DES NOTES MODIFIER LA COULEUR D UNE NOTE SUPPRIMER UNE NOTE TRANSMETTRE UNE NOTE À UN COLLÈGUE LIER UNE NOTE À UN CONTACT TRANSFORMER UN ÉLÉMENT EN NOTE CHAPITRE VIII DOSSIER «ÉLÉMENTS SUPPRIMÉS» RÉCUPÉRER DES ÉLÉMENTS SUPPRIMÉS SUPPRIMER DÉFINITIVEMENT DES ÉLÉMENTS VIDER LE DOSSIER «ÉLÉMENTS SUPPRIMÉS» Table des matières Formation Outlook 2003 IV Rina Gagné, formatrice

6 T A B L E D E S M A T I È R E S VIDER AUTOMATIQUEMENT LE DOSSIER «ÉLÉMENTS SUPPRIMÉS» CHAPITRE IX GESTION D OUTLOOK GESTION DES DOSSIERS CRÉER UN DOSSIER DÉPLACER LES MESSAGES VERS D AUTRES DOSSIERS NETTOYER LA BOÎTE AUX LETTRES NETTOYER LA BOÎTE AUX LETTRES DES PIÈCES JOINTES ENCOMBRANTES ENREGISTRER UNE RECHERCHE RÉUTILISER UNE RECHERCHE ENREGISTRÉE PARTAGE D ÉLÉMENTS CONSULTATION DES ÉLÉMENTS PARTAGÉS DÉLÉGATION DE DROITS CHAPITRE X - ARCHIVAGE DÉFINITION DES RÈGLES D ARCHIVAGE PAR DÉFAUT DÉFINITION DES RÈGLES POUR UN DOSSIER SPÉCIFIQUE CHAPITRE XI PERSONNALISATION D OUTLOOK PERSONNALISATION DU VOLET DE NAVIGATION AFFICHER PLUS OU MOINS DE BOUTONS RÉORGANISER LES BOUTONS AJOUTER OU SUPPRIMER DES BOUTONS PERSONNALISATION DU DOSSIER OUTLOOK AUJOURD HUI BIBLIOGRAPHIE REMERCIEMENTS Table des matières Formation Outlook 2003 V Rina Gagné, formatrice

7 CHAPITRE I NOTIONS ÉLÉMENTAIRES D OUTLOOK 2003 I N T R O D U C T I O N Outlook 2003 est un gestionnaire d informations dont le rôle est de vous aider à prendre en charge toutes vos activités quotidiennes telles que les rendez-vous, les tâches et la correspondance électronique. Il permet de répertorier les informations concernant les contacts et de rédiger des aide-mémoire. Outlook est installé en même temps que la suite Office À ce moment, l icône s ajoute sur le bureau. Cependant, pour qu il puisse être opérationnel, il doit être configuré. L A N C E R O U T L O O K Cliquez sur l icône affichée sur le bureau ou sélectionnez «Démarrer/Programmes/Microsoft Office/Microsoft Office Outlook 2003». Comme Outlook fait partie de Microsoft 2003, l accès aux menus, aux boutons et aux barres d outils s exécute de la même manière que dans les autres applications de Microsoft Office Dans Outlook, les rendez-vous, les messages, les tâches, les notes et les contacts sont appelés Éléments. Ces éléments sont répertoriés dans des dossiers. Notions élémentaires d Outlook 2003 Formation Outlook 2003 Page 1 Rina Gagné, formatrice

8 P R É S E N T A T I O N D O U T L O O K Barre de titre Barre de menus Barre d outils Liste des dossiers Volet d affichage Barre de défilement Volet de navigation Volet de lecture Raccourcis Barre d état Barre de défilement C O N F I G U R A T I O N D O U T L O O K Outlook est configuré en mode Microsoft Exchange. Cela comporte que vous êtes maintenant en constante communication avec le serveur Microsoft Exchange. Un des plus grands avantages est le fait que l on peut de cette façon partager de l information. Il vous est maintenant possible, par exemple, de partager votre calendrier en donnant les accès voulus aux personnes voulues. Un des inconvénients est le fait que maintenant vous avez un espace restreint sur le serveur pour vos données. Cet espace est de 300 megs pour chaque boîte aux lettres. Il est donc important de faire une bonne gestion du contenu de notre boîte aux lettres. Voilà pourquoi le dossier «Archivage» devient un incontournable. Nous verrons plus en détail comment configurer ce dossier dans la cadre de cette formation. Notions élémentaires d Outlook 2003 Formation Outlook 2003 Page 2 Rina Gagné, formatrice

9 A C C É D E R A U X D I F F É R E N T S D O S S I E R S D A N S L E V O L E T D E N A V I G A T I O N Si le volet de navigation n est pas affiché, sélectionnez «Affichage/Volet de navigation». Le volet de navigation est divisé en groupes. Chaque groupe contient de l information sur l élément choisi. Il peut aussi contenir de des raccourcis sur les options d affichage, de partage et de personnalisation. À l ouverture, l affichage par défaut vous présente Outlook Aujourd hui où vous retrouvez les dossiers permettant de gérer vos activités quotidiennes. Ce dossier donne une vue d ensemble des rendez-vous de la semaine et des tâches à exécuter. Vous pouvez voir rapidement le nombre de messages reçus et ceux qui doivent être terminés et expédiés. En cliquant sur un des éléments affichés dans ce dossier, vous ouvrez cet élément. Vous pouvez accéder directement aux différents éléments en cliquant dans le volet de navigation. Notions élémentaires d Outlook 2003 Formation Outlook 2003 Page 3 Rina Gagné, formatrice

10 Le dossier «Courrier» permet de rédiger vos messages électroniques, d accéder aux courriels reçus et d y répondre. Le dossier «Calendrier» permet de planifier votre emploi du temps en y inscrivant les rendezvous et les événements périodiques tels que les vacances et les anniversaires. Dans ce dossier, on peut également afficher les tâches. Notions élémentaires d Outlook 2003 Formation Outlook 2003 Page 4 Rina Gagné, formatrice

11 Le dossier «Contacts» permet d inscrire les informations concernant les personnes et les sociétés avec lesquelles vous désirez communiquer. Le dossier «Tâches» permet d inscrire vos tâches et d en assurer le suivi. Les tâches que vous assignez s affichent également dans ce dossier. Notions élémentaires d Outlook 2003 Formation Outlook 2003 Page 5 Rina Gagné, formatrice

12 Le dossier «Notes» permet d inscrire des idées ou des rappels. Les notes vous servent d aidemémoire. Le dossier «Liste des dossiers» permet d afficher dans le volet de navigation les différents éléments d Outlook. Il permet aussi d accéder aux «Dossiers d archivage» et aux «Dossiers publics». Notions élémentaires d Outlook 2003 Formation Outlook 2003 Page 6 Rina Gagné, formatrice

13 À l intérieur du dossier «Courrier», vous retrouvez les dossiers qui vous aident à organiser vos messages. Boîte de réception Contient les messages que vous avez reçus. Boîte d envoi Contient les messages que vous avez envoyés et qui sont prêts à être expédiés. Les messages qui possèdent une date d envoi ultérieure sont également contenus dans ce dossier. Brouillons Contient les messages en cours de réalisation. Courrier indésirable Contient les messages qui ont été filtrés par Outlook et qui sont considérés comme du pourriel. Éléments envoyés Contient tous les courriels que vous avez expédiés. Éléments supprimés Contient tous les tous les éléments que vous avez supprimés et que vous pouvez récupérer. On peut comparer ce dossier à la Corbeille de Windows. A F F I C H A G E D A N S L A L I S T E D E S D O S S I E R S La liste des dossiers se présente sous la structure d une arborescence comme dans l Explorateur Windows. Cliquez sur le bouton «Liste des dossiers» pour faire afficher la liste des dossiers. L arborescence de votre Boîte aux lettres s affiche. Si l arborescence n est pas développée, cliquez sur l icône précédant ce dossier. L icône se transforme alors en icône. Pour afficher un dossier spécifique, cliquez sur celui-ci. Vous pouvez alors effectuer sur ces dossiers des opérations semblables à celles que vous exécutez dans l Explorateur Windows. Notions élémentaires d Outlook 2003 Formation Outlook 2003 Page 7 Rina Gagné, formatrice

14 A F F I C H E R / M A S Q U E R U N E B A R R E D O U T I L S En plus de la barre d outils «Standard» affichée par défaut, Outlook offre les barres d outils «Avancée» et «Web» vous permettant d accéder plus rapidement à certaines fonctions. Les barres d outils affichent les boutons se rapportant au dossier actif. L illustration montre les boutons se rapportant au dossier «Courrier». Sélectionnez «Affichage/Barres d outils»; dans le menu, un crochet indique celles qui sont actuellement affichées à l écran. Sélectionnez la barre d outils à afficher ou à masquer. Pour afficher/masquer rapidement une barre d outils, utiliser le menu contextuel d une barre d outils quelconque. Q U I T T E R O U T L O O K Cliquez sur le bouton de fermeture sélectionnez «Fichier/Quitter». affiché à l extrême droite sur la barre de titre ou Tout le travail effectué dans Outlook s enregistre automatiquement dans un fichier nommé Outlook.ost. Notions élémentaires d Outlook 2003 Formation Outlook 2003 Page 8 Rina Gagné, formatrice

15 CHAPITRE II NOTIONS APPLICABLES À TOUS LES DOSSIERS Dans le chapitre suivant, je vous donne les procédures qui s exécutent de la même façon, peu importe le dossier Outlook dans lequel vous travaillez. Ainsi, vous verrez les différents types d affichage, comment attribuer une catégorie, modifier des éléments et les imprimer. Vous verrez également la suppression, la copie et le déplacement d éléments ainsi que la recherche. A F F I C H A G E D E S É L É M E N T S Dans chaque dossier, vous pouvez modifier l affichage des éléments pour l adapter à vos besoins. L affichage vous permet de voir les mêmes informations d un dossier présentées de différentes façons. Chaque dossier offre ses propres options d affichage. Pour les types d affichage sous forme de liste, c est-à-dire en colonnes, vous pouvez modifier la largeur des champs, changer leur emplacement, ajouter ou supprimer des champs ou encore effectuer un tri. Les modifications que vous apportez ne s appliquent que pour le type d affichage en cours. Cependant, les paramètres d origine pour un type d affichage peuvent être rétablis. S É L E C T I O N N E R U N T Y P E D A F F I C H A G E Déroulez la liste «Affichage actuel» de la barre d outils «Avancée». Les types d affichage offerts se modifient pour offrir ceux respectifs au dossier en cours. Notions applicables à tous les dossiers Formation Outlook 2003 Page 9 Rina Gagné, formatrice

16 TYPES D AFFICHAGE DES DOSSIERS RESPECTIFS Boîte de réception Boîte d envoi Éléments envoyés Brouillons Éléments supprimés Contacts Notes Calendrier Journal Tâches Sélectionnez l affichage désiré. Lorsque le type d affichage sélectionné regroupe les éléments sous un champ quelconque, les boutons et permettent d afficher ou non les éléments. Vous pouvez également sélectionner un type d affichage à l aide des options «Affichage/Réorganiser par/affichage actuel». Notions applicables à tous les dossiers Formation Outlook 2003 Page 10 Rina Gagné, formatrice

17 O B T E N I R U N A P E R Ç U D U C O N T E N U D E S É L É M E N T S Affichez le dossier «Courrier» sous forme d une liste quelconque. Cliquez sur le bouton «Aperçu partiel» de la barre d outils «Avancée» ou sélectionnez «Affichage/Aperçu partiel». Sous chaque élément, les premières lignes des commentaires s affichent en bleu. L aperçu partiel ne s applique que pour le type d affichage en cours. Contrairement à l aperçu partiel qui permet de ne visualiser qu une partie du contenu des éléments et, pour l ensemble des éléments, le volet de lecture affiche le contenu entier d un seul élément, peu importe le type d affichage. Tout comme pour l aperçu partiel, le volet de lecture n est ouvert que pour le type d affichage en cours. Cliquez sur le bouton «Volet de lecture» de la barre d outils «Avancée» ou sélectionnez «Affichage/Volet de lecture» et choisissez l emplacement voulu. Au besoin, utilisez la barre de défilement du volet de lecture pour visualiser les parties non visibles du contenu. Vous pouvez également modifier la taille du volet de lecture en déplaçant le pointeur de la souris sur la partie supérieure ou gauche du volet jusqu à ce qu il se transforme en icône. Glissez vers le haut, vers le bas, vers la droite ou vers la gauche jusqu à ce que vous obteniez la taille voulue. M O D I F I E R L A L A R G E U R D E S C O L O N N E S Pour ajuster la largeur d une colonne à sa donnée la plus longue, double-cliquez sur la ligne verticale séparant la tête de colonne. Vous pouvez aussi modifier la largeur d une colonne, en déplaçant le pointeur de la souris sur la bordure droite de la tête de colonne à modifier jusqu à ce que le pointeur se transforme en icône. Glissez le pointeur pour obtenir la largeur voulue. Lorsque les contacts sont affichés sous forme de cartes de visite, vous pouvez modifier la largeur de toutes les colonnes en glissant la ligne verticale séparant les cartes de visite. Notions applicables à tous les dossiers Formation Outlook 2003 Page 11 Rina Gagné, formatrice

18 M O D I F I E R L O R D R E D E S C H A M P S Pointez la tête de la colonne à déplacer. Tout en maintenant le bouton gauche enfoncé, glissez la tête de colonne jusqu à ce que les deux flèches rouges apparaissent à l emplacement désiré. Relâchez le bouton de la souris pour fixer le déplacement. S U P P R I M E R / A J O U T E R U N C H A M P Pour supprimer un champ : Glissez à l extérieur de la ligne de tête de colonne le bouton identifiant le champ; un X apparaît sur le bouton indiquant que la colonne sera supprimée. Relâchez le bouton de la souris. Pour ajouter un champ : Cliquez sur le bouton «Sélecteur de champs» de la barre d outils «Avancée»; une boîte de dialogue s affiche listant, sous forme de boutons, les champs pouvant être ajoutés. Par défaut, Outlook affiche les champs les plus souvent utilisés pour le dossier en cours. Si le champ souhaité n apparaît pas dans la liste, déroulez la liste cachée pour choisir un autre ensemble de champs. Dans la liste, glissez le bouton représentant le champ à la position désirée sur la ligne des têtes de colonne. Fermez la boîte de dialogue à l aide de son bouton de fermeture. Notions applicables à tous les dossiers Formation Outlook 2003 Page 12 Rina Gagné, formatrice

19 E F F E C T U E R U N T R I S U R U N C H A M P Cliquez sur la tête de colonne correspondant à l élément à trier. Par défaut, les éléments se classent en ordre croissant. Pour les classer en ordre décroissant, cliquez de nouveau sur la tête de colonne. Dans la tête de colonne, le bouton indique un ordre décroissant. indique un ordre croissant et le bouton Sur certains champs, il est impossible d effectuer un tri. À ce moment, Outlook vous l indique. Pour annuler un tri, sélectionnez le type d affichage pour lequel vous désirez annuler le tri. Sélectionnez «Affichage/Réorganiser par/affichage actuel/personnaliser l affichage en cours». Activez le bouton et le bouton. Activez les boutons. R É T A B L I R U N T Y P E D A F F I C H A G E Vous pouvez retrouver les paramètres d origine pour un type d affichage. Affichez le dossier dans lequel se trouve le type d affichage à rétablir. Sélectionnez «Affichage/Réorganiser par/affichage actuel/définir les affichages». Pointez le type d affichage à rétablir et activez le bouton. Activez le bouton pour confirmer l opération. Si le type d affichage en cours est celui qui a été rétabli, activez le bouton ou activez le bouton pour revenir au dossier en cours. Notions applicables à tous les dossiers Formation Outlook 2003 Page 13 Rina Gagné, formatrice

20 U T I L I S E R L A B O Î T E D E R E G R O U P E M E N T Il existe une nouveauté pour faire du regroupement à l intérieur d Outlook Il s agit du bouton «Boîte de regroupement» qui se trouve sur la barre d outils «Avancée». Il suffit de cliquez sur le bouton «Boîte de regroupement» de la barre d outils «Avancée» pour ouvrir la zone de regroupement. Une fois cette zone affichée, vous n avez qu à glisser les en-têtes de colonne dans cette zone et dans l ordre voulu pour faire différents regroupements. M O D I F I C A T I O N S D E S É L É M E N T S Cette rubrique explique comment éditer des éléments déjà saisis sans expliquer en détail les différents champs de saisie. Ces détails seront expliqués plus tard pour chacun des dossiers concernés. Pour modifier un élément, cliquez deux fois sur l élément à modifier pour l afficher dans la fenêtre de saisie. Apportez les corrections dans les champs appropriés. Activez le bouton. Lorsqu il s agit d une note, cliquez sur le bouton de fermeture de la fenêtre de saisie. Certains éléments peuvent être modifiés directement à partir de la liste d affichage. Cliquez dans le champ de l élément à modifier et apportez-y les corrections désirées. Si le champ comporte une liste déroulante, la liste se déroule et le bouton apparaît. Faites votre sélection. Si le champ comporte une case à cocher, cliquez dans la case pour la cocher ou la décocher selon le cas. S U P P R E S S I O N D É L É M E N T S Sélectionnez l élément à supprimer. Vous pouvez utiliser la sélection multiple à l aide de la touche MAJ ou CTRL. Cliquez sur le bouton «Supprimer» de la barre d outils «Standard» ou appuyez sur la touche Suppr. Tous les éléments que vous supprimez se retrouvent dans le dossier Éléments supprimés. Notions applicables à tous les dossiers Formation Outlook 2003 Page 14 Rina Gagné, formatrice

21 E F F E C T U E R U N E R E C H E R C H E R A P I D E La recherche permet de repérer rapidement un élément situé dans n importe quel dossier. Affichez le dossier dans lequel vous désirez effectuer la recherche. Cliquez sur le bouton de la barre d outils «Standard»; la barre de recherche apparaît audessus du volet d affichage. Dans la case «Rechercher», tapez les caractères à rechercher. Si vous désirez étendre la recherche, cliquez sur le bouton et faites votre choix. Cliquez sur le bouton. Tous les éléments contenant une partie des caractères recherchés s affichent dans le volet d affichage. Pour afficher à nouveau tous les éléments du dossier sans fermer le volet de recherche, cliquez sur le bouton qui s est ajoutée dans le volet de recherche ou pour fermer le volet de recherche, cliquez sur le bouton de fermeture ou sur le bouton. Vous pouvez rechercher un contact, peu importe le dossier actif, en tapant une partie du nom dans la case de recherche «Rechercher un contact» de la barre d outils «Standard». Lorsque plusieurs contacts correspondent au critère de recherche, une boîte de dialogue s affiche vous permettant de sélectionner le contact à rechercher. E F F E C T U E R U N E R E C H E R C H E A V A N C É E La recherche rapide ne permet pas de rechercher dans tous les champs d un élément ou de préciser des critères de recherche. Pour ce faire, vous devez effectuer une recherche avancée. Sélectionnez «Outils/Rechercher/Recherche avancée» ou si le volet de recherche est déjà affiché, cliquez sur le bouton situé à droite de la barre de recherche et choisissez «Recherche avancée». Notions applicables à tous les dossiers Formation Outlook 2003 Page 15 Rina Gagné, formatrice

22 Dans la liste «Rechercher», sélectionnez le dossier dans lequel vous désirez effectuer la recherche. L option «Tout type d élément d Outlook» permet de rechercher dans tous les dossiers. Les options de recherche s adaptent en fonction du dossier choisi pour la recherche. Spécifiez les critères de recherche en vous référant aux options décrites ci-dessous. «Rechercher» Pour rechercher des caractères précis. «Dans» Pour préciser dans quel champ se trouve l information à rechercher. L option «champs Texte souvent utilisés» permet d étendre la recherche sur plusieurs champs. «Adresse de messagerie» Pour rechercher une adresse électronique. «Heure» Pour retrouver un élément en fonction d une période de temps. «Type d entrée» Pour rechercher une entrée du journal correspondant à un type spécifique, par exemple un appel téléphonique, une réunion, etc. «Contact» Pour rechercher un contact relié à une entrée du journal. «De» et «Envoyés à» Pour retracer tous les messages provenant ou envoyés à une personne spécifique. Notions applicables à tous les dossiers Formation Outlook 2003 Page 16 Rina Gagné, formatrice

23 «Organisateur» Pour retracer toutes les réunions organisées par une personne spécifique. «Participants» Pour retracer les réunions auxquelles participeront les contacts. «État» Pour retracer les tâches selon un état d avancement. Sous l onglet «Autres choix», vous pouvez préciser d autres critères de recherche, par exemple effectuer une recherche qui correspond à une catégorie spécifique ou encore effectuer une recherche dont l élément comporte ou non des pièces jointes. Lorsque les critères de recherche sont définis, activez le bouton. Le résultat de la recherche avancée s affiche sous forme de liste au bas de la fenêtre «Recherche avancée». Lorsque vous effectuez une recherche avancée dans tous les dossiers d Outlook, le champ «Dans le dossier» précise dans quel dossier se trouve l élément. Vous pouvez modifier un élément à partir du résultat de la recherche en cliquant deux fois sur celui-ci. Vous pouvez également supprimer des éléments. Pour effectuer une autre recherche, activez le bouton et le bouton ou fermez la fenêtre de recherche à l aide de son bouton de fermeture. Au besoin, enlevez de l affichage la barre de recherche. C O P I E E T D É P L A C E M E N T D É L É M E N T S La copie et le déplacement s effectuent comme dans toute autre application Windows. Sélectionnez les éléments à copier ou à déplacer. Glissez-les vers le dossier ou vers l emplacement de destination. Un appui sur la touche CTRL avant de relâcher le bouton de la souris permet d obtenir une copie des éléments. Vous pouvez également utiliser les options «Couper», «Copier» et «Coller» du menu «Édition». Notions applicables à tous les dossiers Formation Outlook 2003 Page 17 Rina Gagné, formatrice

24 I M P R I M E R D E S É L É M E N T S Tous les éléments d Outlook peuvent être imprimés. Les options d impression sont reliées au type d affichage en cours. Une mise en pages est déjà définie pour les différents styles d impression. Cette mise en pages peut être modifiée. Ainsi, vous pouvez choisir le format de papier, appliquer une mise en forme de caractères, créez un en-tête et un pied de page. Les options pour la mise en pages sont conservées. Cependant, il est possible de rétablir la mise en pages initiale. Sélectionnez l affichage désiré pour les éléments à imprimer. L impression des cartes de visite et du calendrier sera vue plus en détail dans leur chapitre respectif. Réorganisez l affichage des champs afin d obtenir les informations telles que vous désirez qu elles apparaissent à l impression. Pour imprimer des éléments spécifiques, sélectionnez-les à l aide des touches MAJ ou CTRL. Cliquez sur le bouton «Imprimer» ou sélectionnez «Fichier/Imprimer». ATTENTION! Le bouton «Imprimer» lance l impression de tous les éléments de messagerie sans afficher la boîte de dialogue «Imprimer». Dans la zone «Imprimante», sélectionnez l imprimante que vous voulez utiliser. Dans la zone «Style d impression», sélectionnez un des styles proposés. «Tableau» Imprime les éléments tels qu ils apparaissent à l écran. «Mémo» Imprime toutes les informations de l élément sélectionné. Ce style est disponible quand au moins un élément est sélectionné. Pour n imprimer que les éléments sélectionnés, dans la zone «Étendue», sélectionnez «Lignes sélectionnées». À l option «Nombre de copies», entrez le nombre désiré. Notions applicables à tous les dossiers Formation Outlook 2003 Page 18 Rina Gagné, formatrice

25 Pour lancer l impression, activez le bouton l impression, activez le bouton. ou pour obtenir un aperçu avant Dans la fenêtre de l aperçu, la barre d outils «Aperçu avant impression» offre les boutons suivants : Le bouton «Aperçu avant impression» de la barre d outils «Avancée» permet d obtenir un aperçu avant impression de l affichage en cours. M O D I F I E R L A M I S E E N P A G E S P O U R L I M P R E S S I O N Sélectionnez «Fichier/Mise en page»; la liste des styles d impression applicables au dossier en cours s affiche. Sélectionnez le style «Tableau» ou «Mémo». La modification des styles d impression des dossiers «Calendrier» et «Contacts» sera vue dans leur chapitre respectif. Sous l onglet «Format», définissez la mise en forme des caractères. Notions applicables à tous les dossiers Formation Outlook 2003 Page 19 Rina Gagné, formatrice

26 Sous l onglet «Papier», définissez le format du papier, les marges et l orientation de la page. Sous l onglet «En-tête/pied de page», vous pouvez définir un en-tête et un pied de page qui apparaîtront sur chaque page imprimée. Cliquez dans les cases appropriées de la zone «En-tête» ou «Pied de page». Les cases de gauche alignent les informations à la marge de gauche, celles du centre alignent les informations au centre et celles de droite alignent les informations à la marge de droite. Notions applicables à tous les dossiers Formation Outlook 2003 Page 20 Rina Gagné, formatrice

27 Tapez l information désirée ou utilisez les boutons correspondant aux informations à insérer. Les informations insérées à l aide des boutons se mettront à jour automatiquement. Page # de page Date Heure Utilisateur Pour que les informations affichées à la marge gauche et à la marge droite soient inversées sur les pages paires, activez l option «Inverser sur les pages paires». Cette fonction est utile pour une impression sous forme de livret, c est-à-dire recto verso. Pour modifier la mise en forme des caractères, activez le bouton approprié. À chaque modification apportée à la mise en pages, n hésitez pas à utiliser le bouton pour voir le résultat de la mise en pages. Activez le bouton pour afficher la boîte de dialogue permettant de lancer l impression ou activez le bouton pour revenir au dossier actif sans lancer l impression. Vous pouvez également modifier la mise en pages d un style d impression à partir du bouton de la boîte de dialogue «Imprimer». Tous les éléments d Outlook imprimés avec le style d impression «Tableau» ou «Mémo» se présenteront dans la mise en pages définie pour ce style. R É T A B L I R L A M I S E E N P A G E S D E S S T Y L E S D I M P R E S S I O N Sélectionnez «Fichier/Mise en page/définir les styles d impression». Sélectionnez le style à rétablir et activez le bouton. Activez le bouton pour confirmer l opération. Activez le bouton. Vous pouvez également rétablir un style d impression à partir du bouton de la boîte de dialogue «Imprimer». Notions applicables à tous les dossiers Formation Outlook 2003 Page 21 Rina Gagné, formatrice

28 CHAPITRE III FONCTIONS DE MESSAGERIE G E S T I O N D U C O U R R I E R É L E C T R O N I Q U E Les dossiers «Boîte de réception», «Boîte d envoi», «Brouillons» et «Éléments envoyés» sont réservés à la messagerie. Les opérations reliées à l envoi et à la réception du courrier s effectuent dans le dossier «Boîte de réception». Ce dossier peut être considéré comme votre boîte aux lettres. À partir de ce dossier, vous pouvez expédier un message et y joindre un fichier, consulter votre courrier et transférer un message. Pour ce qui est des messages que vous avez déjà envoyés, ceux-ci se retrouvent dans le dossier «Éléments envoyés». C est à partir de ce dossier que vous gérez les messages envoyés. Ainsi, vous pouvez les trier par destinataire, les réexpédier ou encore les supprimer. Le dossier «Boîte d envoi» sert de dossier temporaire jusqu à l expédition des messages. Le dossier «Brouillons» sert à loger des messages en cours de réalisation jusqu à ce que vous procédiez à leur envoi. E N V O Y E R U N M E S S A G E Affichez le dossier «Boîte de réception». Cliquez sur le bouton ou sélectionnez «Actions/Nouveau message électronique». Une fiche de saisie d un message s affiche. Fonctions de messagerie Formation Outlook 2003 Page 22 Rina Gagné, formatrice

29 Dans la case «À», tapez l adresse électronique du destinataire. Pour envoyer le message à plusieurs destinataires, séparez les adresses électroniques par un point-virgule. OU Pour sélectionner l adresse électronique du destinataire dans le carnet d adresses, cliquez sur le bouton. Choisissez le carnet d adresses à consulter en cliquant sur la flèche de la zone «Afficher les noms de». Notez que le carnet d adresses de la commission scolaire s appelle «Liste d adresses globale». Choisissez le destinataire voulu en double-cliquant dessus. Pour envoyer le message à plusieurs destinataires, reprenez la procédure. Pour supprimer un contact choisi, sélectionnez le contact et appuyez sur la touche Suppr. Activez le bouton. OU Si vous voulez valider une adresse électronique, cliquez sur le bouton «Vérifier les noms». Utilisez ce bouton lorsque vos correspondants ont plusieurs adresses électroniques. Quand vous entrez l une d elles dans le champ «À», il n est pas toujours facile de savoir si c est la bonne. Pour vous assurer que vous choisi l adresse voulue, utilisez le bouton «Vérifier les noms». La boîte de dialogue «Vérification des noms» s ouvre, sélectionnez le nom et l adresse corrects puis cliquez sur. Vous pouvez aussi cliquer sur le bouton «Vérifier les noms» si vous avez un doute sur l orthographe d un nom ou si vous ne savez pas si ce nom fait partie des contacts. Si vous devez aviser une personne de l envoi du message, dans la case «Cc», tapez l adresse électronique ou sélectionnez-la à l aide du bouton. OU Pour aviser une personne de l envoi du message sans que le destinataire ne le sache, sélectionnez «Affichage/Champ Cci» pour que le champ «Cci» s affiche dans la zone d en-tête. Dans la case «Cci», tapez l adresse électronique ou sélectionnez-la à l aide du bouton. Fonctions de messagerie Formation Outlook 2003 Page 23 Rina Gagné, formatrice

30 Si le destinataire est inscrit dans le dossier «Contacts», vous pouvez simplement taper son nom dans les cases «À», «Cc» et «Cci». S il n y a pas d erreurs dans la saisie du nom, Outlook l affichera avec un soulignement continu. Dans la case «Objet», tapez l objet du message. Tapez le message dans la zone de texte. Activez le bouton d envoi». ; par défaut, le message est placé dans le dossier «Boîte Pour expédier le message et en même temps vérifier l arrivée de votre courrier, cliquez sur le bouton de la barre d outils «Standard» ou appuyez sur la touche F9. OU Pour envoyer le message sans vérifier l arrivée de votre courrier, activez l option «Envoyer» du menu «Fichier». Vous pouvez composer tous vos messages sans les expédier. L expédition des messages pourra se faire en une opération à l aide du bouton ou de l option «Envoyer». Les messages expédiés sont transférés dans le dossier «Éléments envoyés». Si le message envoyé ne parvient pas au destinataire, vous recevrez un message de votre administrateur de courrier pour vous en aviser. P O L I C E S U T I L I S É S D A N S V O S M E S S A G E S Pour sélectionner la police par défaut des messages que vous écrivez, choisissez «Outils/Options». Activez l onglet «Format du courrier» et cliquez sur le bouton. Choisissez la police, la taille et le style voulus lors de l envoi de vos courriels. Fonctions de messagerie Formation Outlook 2003 Page 24 Rina Gagné, formatrice

31 C O N S U L T E R L E C O U R R I E R R E Ç U Lorsque des messages sont entrés, le dossier «Boîte de réception» est mis en gras dans la liste des dossiers et le nombre de messages reçus est indiqué entre parenthèses. Affichez le dossier «Boîte de réception»; tous les messages reçus, lus et non lus s affichent. Les messages non consultés sont affichés en caractères gras. Les messages non lus sont précédés de l icône et les messages lus sont précédés de l icône. Cliquez sur le message pour voir son contenu dans le volet de lecture. Si le volet n est pas ouvert, cliquez sur le bouton «Volet de lecture» de la barre d outils «Avancée». OU Pour ouvrir le message, cliquez deux fois sur celui-ci. Il peut arriver qu un message comporte des liens. Pour identifier un lien, le texte marqué d un trait de soulignement et le pointeur de la souris se transforme en main lorsque vous pointez cet élément. Pour accéder à un lien, vous n avez qu à cliquer sur celui-ci. Une fois les messages consultés, ceux-ci n apparaissent plus en gras et l icône est remplacée par l icône. J O I N D R E U N F I C H I E R À U N M E S S A G E Pour joindre un fichier à un message, vous devez, après avoir complété le message, cliquer sur le bouton «Insérer un fichier» ou sélectionner «Insertion/Fichier». Sélectionnez le fichier à joindre et activez le bouton. Une icône identifiant le fichier joint s ajoute dans le volet Pièce jointe au bas de la zone du message ou à la position du point d insertion selon le format utilisé pour le message. Procédez à l expédition du message. Dans le dossier «Éléments envoyés», les messages comportant des pièces jointes affichent l icône dans la colonne Pièce jointe. Voici un moyen rapide pour joindre un fichier à un message : recherchez le fichier avec l Explorateur Windows ou dans le Poste de travail, puis faites-le glisser dans la fenêtre du message. Le nom du fichier apparaît aussitôt dans le champ «Attacher», comme si vous l aviez placé là avec la commande «Insertion/Fichier». Fonctions de messagerie Formation Outlook 2003 Page 25 Rina Gagné, formatrice

32 C O N S U L T E R / E N R E G I S T R E R U N E P I È C E J O I N T E Lorsque vous recevez un message qui comporte une pièce jointe, l icône l indique dans la colonne «Pièce jointe» du volet d affichage. De plus, l identification de la pièce jointe est ajoutée au message. Double-cliquez sur l identification de la pièce jointe à consulter. OU Ouvrez le message et cliquez deux fois sur la pièce jointe à consulter. Il se peut que la pièce jointe s ouvre automatiquement sans afficher la boîte de dialogue ci-contre. Pour ouvrir la pièce jointe, cliquez sur le bouton. La pièce jointe s ouvre dans l application avec laquelle elle est liée à la condition que cette application soit installée sur votre poste de travail. Fermez l application. OU Pour enregistrer la pièce jointe sans la consulter, cliquez sur le bouton procédez à l enregistrement comme vous le faites pour tout autre fichier. et Pour enregistrer, en une opération, toutes les pièces jointes contenues dans un message, sélectionnez le message et sélectionnez «Fichier/Enregistrer les pièces jointes/toutes les pièces jointes». Activez le bouton, spécifiez le dossier pour l enregistrement et activez le bouton. Fonctions de messagerie Formation Outlook 2003 Page 26 Rina Gagné, formatrice

33 R É P O N D R E À U N M E S S A G E Dans le dossier «Boîte de réception», sélectionnez le message ou ouvrez-le. Pour répondre à l expéditeur, cliquez sur le bouton. OU Pour répondre à l expéditeur et répondre en même temps à ceux qui ont reçu une copie conforme du message, cliquez sur le bouton. Outlook inscrit automatiquement les adresses dans les cases avec le message d origine. De plus, la mention «RE :» s ajoute automatiquement à l objet pour indiquer que c est un message de réponse. Tapez votre message au-dessus de la ligne séparatrice. Si vous le désirez, vous pouvez supprimer le message d origine. Procédez à l envoi du message. Si vous ouvrez le message répondu, vous verrez dans l en-tête de celui-ci, une info-bulle indiquant la date et l heure de la réponse au message. Fermez la fenêtre du message. Dans le volet d affichage, l icône précède les messages auxquels vous avez répondu. T R A N S F É R E R U N M E S S A G E Dans le dossier «Boîte de réception», sélectionnez le message à transférer ou ouvrez-le. Cliquez sur le bouton. Complétez les informations dans les cases d en-tête. La mention «TR :» s ajoute automatiquement à l objet pour indiquer que c est un message de transfert. S il y a lieu, tapez une brève explication de l envoi du message avant la ligne séparatrice. Lorsque vous transférez un message, il est préférable de supprimer la provenance du message pour ne conserver que le message à transférer. Procédez à son envoi. Si vous ouvrez le message transféré, vous verrez dans l en-tête de celui-ci, une infobulle indiquant la date et l heure du transfert du message. Fermez la fenêtre du message. Dans le volet d affichage, l icône précède les messages transférés. Fonctions de messagerie Formation Outlook 2003 Page 27 Rina Gagné, formatrice

34 R É E X P É D I E R U N M E S S A G E Il peut arriver que le destinataire ne reçoive pas le message envoyé, que vous ne receviez pas de réponse à un message ou encore que vous désiriez retourner le message mais avec des informations supplémentaires. Pour ne pas avoir à retaper les informations du message, vous pouvez le réexpédier. Ouvrez le dossier «Éléments envoyés». Ouvrez le message à réexpédier. Sélectionnez «Actions/Renvoyer ce message»; une copie du message apparaît dans une nouvelle fenêtre. S il y a lieu, complétez le message et spécifiez de nouveau les options de suivi. Procédez à l envoi du message. Fermez la fenêtre du message original. A J O U T E R U N I N D I C A T E U R D E S U I V I Pour les messages qui exigent un suivi, il peut être utile de mentionner au destinataire quel type de suivi particulier vous désirez pour le message. Dans la fiche de saisie du message, cliquez sur le bouton «Assurer un suivi». Déroulez la liste «Indicateur pour» et sélectionnez le type de suivi désiré. Vous pouvez taper votre propre expression comme indicateur de suivi. Pour spécifier une date et une heure limites pour le suivi, déroulez la liste respective de l option «Échéance le» pour afficher le calendrier courant, cliquez sur la date désirée et choisissez l heure voulue. Fonctions de messagerie Formation Outlook 2003 Page 28 Rina Gagné, formatrice

35 Activez le bouton de l en-tête du message.. L indicateur de suivi s ajoute dans une info-bulle au haut Procédez à l envoi du message. Dans la liste des messages, la mention de suivi est indiquée par l icône qui s ajoute dans la colonne «État de l indicateur». Avec le menu contextuel vous pouvez changer la couleur de l indicateur. Lorsque le suivi a été traité, vous pouvez le marquer comme étant terminé. Pour ce faire, affichez le menu contextuel du message concerné et sélectionnez «Indicateur complété»; l icône change et devient. M A R Q U E R L E S M E S S A G E S Un moyen d attirer l attention sur un message reçu consiste à le marquer d un petit drapeau. Des petits fanions colorés peuvent être placés dans la Boîte de réception. Un drapeau rouge signalera par exemple des messages urgents, des drapeaux verts les messages peu importants. La signification des couleurs est laissée à votre libre choix. Cliquer dans l en-tête de la colonne «États de l indicateur» trie les messages selon les drapeaux et leur couleur. Pour marquer un message utilisez le menu contextuel, dans la colonne du drapeau, sur le message à marquer et choisissez la couleur du fanion désiré ou utilisez le menu «Actions/Assurer un suivi» et choisissez la couleur du fanion voulu. Pour faire le suivi vous n avez qu à cliquez sur volet «Courrier». dans les dossiers favoris du Pour ôter le drapeau d un message, cliquez sur le message avec le bouton droit de la souris et choisissez «Effacer». Vous pouvez aussi cliquer de cette manière et choisir «Indicateur complété». Une coche remplace le drapeau, indiquant que le message a été traité. R A P P E L D E S M E S S A G E S Vous pouvez demander à Outlook de vous rappeler que vous devez répondre à un message, ou simplement pour attirer l attention sur un message à un moment donné. Sélectionnez le message sur lequel vous voulez un rappel et choisissez «Actions/Assurer un suivi/ajouter un rappel». Dans le champ «Indicateur pour», choisissez une option évoquant la raison du rappel. Si aucune de ces options ne vous convient, tapez-en une de votre cru. Choisissez la date et l heure auxquelles le rappel doit se manifester et cliquez sur OK. Fonctions de messagerie Formation Outlook 2003 Page 29 Rina Gagné, formatrice

36 O P T I O N S D E M E S S A G E R I E I N D I Q U E R U N N I V E A U D I M P O R T A N C E Outlook offre trois niveaux d importance que vous pouvez indiquer pour l envoi des messages. Par défaut, tous les messages sont considérés comme étant d importance normale. Aucune marque ne l indique dans la colonne «Importance». Pour indiquer un niveau d importance, dans la fiche de saisie du message à envoyer, cliquez sur le bouton approprié dans la barre d outils. Indique un haut niveau d importance. Indique un faible niveau d importance. Si vous désirez retirer le niveau d un message avant de l envoyer, cliquez de nouveau sur le bouton correspondant. Procédez à l expédition du message. Dans la liste des messages, le niveau d importance est indiqué par l icône ou qui s ajoute dans la colonne «Importance». Lorsque vous ouvrez un message qui comporte un niveau d importance, une info-bulle affiche un message vous indiquant son niveau d importance. C R I T È R E D E D I F F U S I O N Outlook vous permet d ajouter divers critères de diffusion à votre message. Dans la fiche de saisie du message, activez le bouton. Dans la zone «Paramètres» déroulez la liste de «Critère de diffusion» pour choisir celui qui vous convient. Fonctions de messagerie Formation Outlook 2003 Page 30 Rina Gagné, formatrice

37 U T I L I S E R L E S B O U T O N S D E V O T E Dans la fiche de saisie du message, activez le bouton. Dans la zone «Options de vote et de suivi», activez l option «Utiliser les boutons de vote». Choisissez dans la liste le choix voulu ou bien créez votre propre liste en séparant les énoncés par un point-virgule (;). Fermez la fenêtre des «Options» et envoyez votre message. R É P O N D R E E N U T I L I S A N T L E S B O U T O N S D E V O T E Dans la boîte de réception vous recevez un message comme à l habitude. En ouvrant de message Outlook vous indique que vous devez répondre en cliquant sur les boutons de votes. Une fois votre vote fait une boîte de dialogue vous apparaît vous offrant soit «Envoyer votre réponse maintenant» ou de «Modifier la réponse avant l envoi». Faites votre choix et envoyez votre réponse. Fermez la boîte de dialogue de votre message remarquez qu elle garde une trace de votre réponse. V É R I F I E R L E S R É P O N S E S O B T E N U E S S U I T E A U V O T E Lorsque le destinataire reçoit votre message et qu il répond en cliquant sur les boutons de vote, un message vous est immédiatement envoyé avec le contenu de sa réponse. Pour consulter la liste des réponses, vous devez cliquer sur la ligne du haut de votre message indiquant l énoncé suivant : L expéditeur a répondu. Cliquez sur «Afficher les réponses au vote», un onglet «Suivi» s ajoute à votre message et indique la liste des personnes qui ont répondu, leurs réponses ainsi que les statistiques concernant les réponses à ce message. Vous pouvez aussi naturellement imprimer cette liste. Fonctions de messagerie Formation Outlook 2003 Page 31 Rina Gagné, formatrice

38 D E M A N D E R U N A C C U S É D E R É C E P T I O N Vous pouvez demander au serveur de vous confirmer l envoi d un message. Dans la fiche de saisie du message, activez le bouton. Dans la zone «Options de vote et de suivi», activez l option «Demander un accusé de réception pour ce message» et activez le bouton. Procédez à l envoi du message. Le serveur vous informera automatiquement, par courriel, de la date et de l heure du moment où le message a été reçu par le destinataire. Le destinataire n a aucune intervention à faire. D E M A N D E R U N E C O N F I R M A T I O N D E L E C T U R E Vous pouvez demander au destinataire de vous confirmer la réception d un message. Dans la fiche de saisie du message, activez le bouton. Dans la zone «Options de vote et de suivi», activez l option «Demander une confirmation de lecture pour ce message» et activez le bouton. Procédez à l envoi du message. Si le destinataire n utilise pas Microsoft Outlook comme outil de messagerie, il se peut fortement que la boîte de dialogue demandant une confirmation ne lui apparaisse pas. Par exemple, Microsoft Outlook Express n affiche pas la boîte de dialogue de confirmation. À l ouverture du message par le destinataire, la boîte de dialogue de la page suivante s affichera pour lui permettre de confirmer. S il répond dans l affirmative à votre demande de confirmation vous recevrez un message indiquant l heure et la date de lecture du message. Fonctions de messagerie Formation Outlook 2003 Page 32 Rina Gagné, formatrice

39 Une fenêtre s ouvre afin que le destinataire réponde à votre message. S il ferme cette fenêtre sans répondre vous recevez quand même la confirmation de lecture. Dans la boîte de réception, les messages de confirmation sont précédés de l icône. De plus, dans le dossier «Éléments envoyés», l icône permet de repérer rapidement les messages confirmés. D I R I G E R L A R É P O N S E V E R S U N A U T R E D E S T I N A T A I R E Vous pouvez configurer Outlook pour envoyer la réponse vers une autre adresse que la vôtre. Si vous faites circuler une invitation par messagerie électronique, vous attendrez peut-être un retour une confirmation des présences par la même voie. Vous pouvez définir l adresse d une autre personne pour les réponses. La même technique peut servir à rediriger le courrier vers un collègue en prévision d un congé. Si vous définissez une autre adresse de réponse, les messages en réponse iront directement à cette adresse au lieu d arriver dans votre boîte de réception. Dans la fiche de saisie du message, activez le bouton. Cochez l option «Envoyer les réponses à :», Outlook insère votre nom automatiquement. Vous pouvez taper directement l adresse dans le champ de texte. Pour diriger la réponse vers un contact de votre carnet d adresses, cliquez «Sélectionner des noms». Double-cliquez le nom de la personne à qui envoyer les réponses et cliquez sur OK. À noter qu il est impossible de rediriger les réponses vers une liste de distribution. Activez le bouton. Procédez à l envoi du message. Les réponses seront dirigées vers l adresse indiquée. Fonctions de messagerie Formation Outlook 2003 Page 33 Rina Gagné, formatrice