[Gérer votre boîte aux lettres] DB Département des TI. Gérer votre boîte aux lettres Microsoft Outlook

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1 Gérer votre boîte aux lettres Microsoft Outlook

2 Pour trouver rapidement la taille de votre boîte aux lettres, utilisez le volet de navigation pour passer en mode Liste des dossiers, puis cliquez sur Tailles de dossier en bas du volet. Étant donné qu'elle affiche la taille par dossier, la boîte de dialogue Taille du dossier permet à la fois de connaître la taille de votre boîte aux lettres ainsi que celle des différents dossiers. Vous pouvez constater que la taille est indiquée en kilo-octets (Ko). Que faire si votre administrateur système parle en mégaoctets? Heureusement, le rapport entre kilo-octets, mégaoctets et gigaoctets est simple : il faut kilo-octets pour faire un mégaoctet et mégaoctets pour faire un gigaoctet. Si vous n'avez pas envie de mémoriser le rapport entre kilo-octets, mégaoctets et gigaoctets, ne vous inquiétez pas. Nous avons inclus les informations de conversion dans l'aide-mémoire à la fin de ce cours.

3 Si votre objectif est de réduire la taille globale de votre boîte aux lettres ou d'un dossier spécifique de votre boîte aux lettres, l'une des stratégies consiste à lire et à répondre aux messages, puis à les classer ou à les supprimer en fonction de leur taille. Pour parvenir à cet objectif, vous pouvez utiliser Outlook pour analyser la taille des différents messages. Par exemple, vous pouvez trier vos messages de manière à ce qu'ils apparaissent par ordre décroissant de taille. Si vous voulez connaître la taille exacte de chacun des messages volumineux de votre boîte aux lettres, vous pouvez la voir en affichant les messages en mode d'affichage Tableau. Cliquez sur Lire pour voir une animation illustrant le tri des messages par taille et pour voir les tailles à l'aide de l'affichage Tableau. Une fois que vous avez repéré les messages volumineux, vous pouvez décider s'ils valent ou non la peine d'être conservés (au vu de leur taille). Vous ne savez pas si vous pouvez faire autre chose que les supprimer? Nous allons vous donner quelques idées dans ce cours... et encore plus dans le prochain cours de la série.

4 Une fois que vous commencez à comparer les tailles, vous allez constater que les plus gros messages sont souvent ceux qui contiennent des pièces jointes. Si vous n'avez pas besoin de stocker les pièces jointes dans votre boîte aux lettres, ne le faites pas. Au lieu de cela, lors de la lecture d'un message, utilisez la commande Enregistrer les pièces jointes dans le menu Bouton Microsoft Office et enregistrez les pièces jointes dans l'emplacement de votre choix sur le disque dur. (Vous devez avoir ouvert un message pour pouvoir accéder au menu Bouton Microsoft Office.) Une fois que vous avez enregistré la pièce jointe, vous pouvez supprimer le message (si vous n'en avez plus besoin). Conseil Avant de commencer à enregistrer des pièces jointes sur le disque dur, assurez-vous d'avoir pensé à un emplacement que vous êtes sûr de ne pas oublier. Par exemple, si la pièce jointe est une photo, vous pouvez l'enregistrer dans le dossier Images ou Mes images. En outre, lorsque vous enregistrez une pièce jointe, veillez à lui donner un nom qui vous aidera à vous souvenir de son contenu et de son contexte.

5 Nous venons de voir que vous pouvez déplacer des messages vers des dossiers de votre ordinateur. Une autre façon d'enlever des messages de votre boîte aux lettres consiste à les supprimer, puis à vider le dossier Éléments supprimés. À chaque fois que vous supprimez un message électronique, il est transféré dans le dossier Éléments supprimés qui se trouve généralement sur le serveur et pas sur votre ordinateur. Ce dossier peut grossir rapidement donc vous devez constamment le nettoyer. Étant donné que vous aviez sans doute l'intention de vous débarrasser des éléments supprimés, le fait de les éliminer définitivement est un moyen indolore de diminuer le volume de la boîte aux lettres. Vous pouvez spécifier quand et comment vous voulez nettoyer le dossier Éléments supprimés : vous pouvez le nettoyer automatiquement à chaque fois que vous quittez Outlook ou vous pouvez le nettoyer manuellement lorsque vous le souhaitez. L'illustration vous indique où effectuer ce nettoyage dans Outlook. Nettoyage automatique : cliquez sur Options dans le menu Outils de la fenêtre principale d'outlook. Sous l'onglet Autre, activez la case à cocher Vider le dossier Éléments supprimés en quittant. Votre boîte aux lettres va diminuer de volume en un rien de temps. Nettoyage manuel : si vous préférez contrôler le moment où les éléments sont éliminés du dossier Éléments supprimés, vous pouvez vider le dossier quand bon vous semble en effectuant un simple clic droit.

6 Pour combattre l'encombrement de la boîte aux lettres, une solution consiste à l'arrêter à la source. Voici quelques conseils pour y parvenir : Utilisez le filtre Courrier indésirable et envoyez le courrier indésirable à sa place, c'est-à-dire dans le dossier Courrier indésirable. Ne répondez pas aux messages indésirables ou aux messages en chaîne. Faites attention dans ce type de message avant de cliquer sur un lien du style «Cliquez ici pour ne plus faire partie de cette liste de publipostage». Lorsque vous répondez à ces messages ou que vous cliquez sur ces liens, vous faites savoir à l'expéditeur qu'il y a quelqu'un à votre adresse électronique et vous risquez de voir augmenter ce type de messages indésirables. Étant donné que le courrier indésirable et les autres messages électroniques non sollicités deviennent un problème de plus en plus important, Outlook propose un certain nombre de fonctionnalités spécialement conçues pour vous aider à les éviter. L'aide-mémoire à la fin de ce cours contient des liens vers des ressources qui vous aideront à régler le problème du courrier indésirable.