PREMIERS PAS SUR EXCEL Module de formation pour débutants 5 séances de 3 heures

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1 PREMIERS PAS SUR EXCEL Module de formation pour débutants 5 séances de 3 heures 1 Qu est-ce qu un tableur? 2 Réaliser un tableau 3 Mettre en forme 4 Modifier un tableau 5 Choisir le mode d impression 6 - Astuces 7 - Utilisation des tris 8 - Utilisation des filtres 9 - Utilisation des formules 10 - Validation 11 - Créer un graphique 12 - Construire une base de données Excel fait partie de la suite "Microsoft Office", une suite bureautique comprenant également Word, PowerPoint, Access, Outlook Les versions d'excel suivent les versions de Microsoft Office, vous pouvez donc utiliser Excel 97, Excel 2000 ou Excel XP. Jacques Valla Mars Page 1 sur 8

2 1 - Qu'est-ce qu'un tableur? Excel est un tableur, c'est-à-dire qu'il permet de réaliser des tableaux, mais également des graphiques, des calculs automatiques, etc. Réaliser un tableau, le mettre en forme, effectuer quelques calculs simples et réaliser des graphiques sont des opérations basiques. Beaucoup d'utilisateurs utilisent Word pour réaliser leurs tableaux en effectuant les calculs avec une calculatrice. Excel est beaucoup plus pratique à utiliser dès lors que des calculs ou des notions de tri interviennent. 2 - Réaliser un tableau Un fichier Excel est appelé un classeur, au sein duquel on peut insérer plusieurs feuilles de calcul. Une feuille de calcul est une simple grille, divisée en cellules au sein desquelles vous pouvez saisir du texte, des nombres ou des formules. En double cliquant sur l'onglet "Feuil1" vous pouvez changer son nom. Excel peut reconnaître le type de texte tapé (texte simple, chiffres, date, prix ), et agit en fonction : les chiffres sont systématiquement alignés à droite, par exemple. Le menu Format / Cellule, vous permet de modifier le format des données. (Essayez les différents onglets) 3 - Mettre en forme un tableau Comme dans Word, vous avez la possibilité de modifier facilement les alignements, la taille et la couleur de la police, etc. Toutes les commandes nécessaires se trouvent dans le menu Format / Cellules. Il existe également des options de mise en forme automatique. Pour les tester, sélectionner votre tableau et utilisez le menu Format / Mise en forme automatique. Le bouton "Options" permet de définir quels éléments seront affectés. 4 - Modifier un tableau Il est toujours difficile de savoir à l'avance quel sera l'aspect exact de votre tableau, et vous pouvez être amené à devoir le modifier. Sachez néanmoins que tout n'est pas possible : une cellule, par exemple, ne peut pas se diviser en deux. En revanche, plusieurs cellules peuvent facilement être fusionnées. Vous avez donc intérêt à prévoir votre tableau de manière à ce que les plus petites cases disposent chacune d'une cellule propre. Pour insérer (ou supprimer) une ligne ou une colonne, sélectionnez la ligne ou la colonne, cliquez avec le bouton droit de la souris et choisissez l'option appropriée : Insérer ou supprimer. Jacques Valla Mars Page 2 sur 8

3 5 - Choisir le mode d'impression Imprimer une sélection : Sélectionner la zone de cellules dans votre feuille. Allez dans le menu Fichier / Imprimer : cochez le bouton radio "sélection". Visualisez dans l'aperçu puis lancer l'impression. Imprimer des colonnes (et pas d'autres!) : Sélectionner les colonnes que vous ne souhaitez pas imprimer (Cf plus bas & 6.6). Faites un clic droit / Masquer. Visualisez dans l'aperçu puis lancer l'impression. Rappel : Vous pouvez gagner de l'espace en modifiant les marges ou l'orientation (Cf plus bas & 6.4) 6 - Quelques astuces 1. Fusionner des cellules Pour fusionner des cellules, sélectionnez-les et cliquez sur cette icône : Pour annuler un fusionnement, utilisez le menu Format / Cellule (ou bien clic droit / Format de cellule) et décochez "Fusionner les cellules" dans l'onglet "Alignement". 2. Changer l'alignement d'une cellule Le menu Format / Cellule, onglet Alignement vous permet de modifier l'alignement à l'intérieur d'une cellule, ainsi que l'orientation du texte. 3. Appliquer des bordures, ajouter un fond à un tableau Une fois les cellules sélectionnées, une icône vous permet facilement d'appliquer le type de bordure choisie. ( Vous pouvez aussi passer par le menu Format / Cellule onglet Bordure) Pour ajouter une couleur de fond, sélectionner la cellule, la zone ou le tableau entier puis passer par le menu Format / Cellule onglet Motifs. 4. Mise en page de la feuille de calcul Pour modifier l'orientation du papier (portrait ou paysage), modifier l'en-tête et le pied de page ou encore définir l'enchaînement des pages, utilisez le menu Fichier / Mise en page. L'onglet Feuille vous permet de faire répéter votre ligne de titres en haut de chaque page imprimé (non visible à l'écran en mode Edition mais en mode Aperçu) 5. La zone de texte pour échapper aux contraintes des cellules! Si vous souhaitez inclure dans votre feuille de calcul un texte complètement indépendant de vos cellules, vous pouvez utiliser une zone de texte (Comme dans Word). Afficher la barre d'outils "Dessin"! Cliquez sur l'icône de la zone de texte. " Une fois la zone dessinée, un clic droit dessus vous permettra d'en modifier les propriétés (bordure, couleur...). " Jacques Valla Mars Page 3 sur 8

4 6. Sélectionner x colonnes (ou x lignes ) Colonnes contiguës : sélectionner la première, appuyez sur Schift puis sélectionner la dernière en maintenant la touche Schift appuyée. Colonnes non contiguës : sélectionner la première, appuyez sur Contrôle puis sélectionner les autres en maintenant la touche Contrôle appuyée. 7 - Utilisation des tris Se positionner sur n importe quelle cellule du tableau Menu Données / Trier Choisir le champ qui servira de critère de tri Choisir éventuellemnt un deuxième critère de tri Cocher Ligne de titres OUI Valider avec OK Remarque : Excel trie de la même façon les nombres, les dates 8 - Utilisation des filtres Se positionner dans n importe quelle cellule du tableau. A la différence du tri qui conserve la totalité des données à l écran, le filtre n affiche que les critères retenus Bien pratique pour imprimer Menu Données / Filtres / Filtres automatiques Apparence de la ligne des champs SANS les filtres Apparence de la ligne des champs AVEC les filtres En cliquant sur la petite flèche noire, on accède aux possibilités de filtre. On peut mettre plusieurs filtres en action. Quand des filtres sont activés, la petite flèche noire devient bleue ainsi que les numéros de lignes. Pour désactiver les filtres : Menu Données / Filtres / Filtres automatiques Jacques Valla Mars Page 4 sur 8

5 9 Faire des calculs : utilisation des formules Dans tous les cas Prendre l habitude de n utiliser que le pavé numérique Se positionner sur la cellule ou la zone de cellules en sélectionnant Une formule commence toujours par le signe = Jamais d espace dans une formule Les parenthèses sont nécessaires dès lors que l on que l on effectue des calculs composés (respecter les règles mathématiques) Le nombre de parenthèses ouvrantes est égal au nombre de parenthèses fermantes Pour valider taper sur Entrée La formule reste visible dans la barre de formules quand la cellule est sélectionnée. Ici, 1568 est le résultat de la somme des 3 cellules situées au dessus. Autre façon d effectuer une somme de cellules contiguës : sélectionner les cellules et cliquer sur l'icône "Sigma" (Ci-contre) QUELQUES EXEMPLES SYNTAXE OPERATION = SOMME ( B5 : B20 ) Effectue la somme de B5 à B20 (cellules contiguës) = A4 + B6 + D8 Effectue la somme des cellules (cellules non contiguës) = B8 * ( A5 + C5 ) Effectue le produit de la cellule B8 par la somme A5 + C5 = ( A4 + B6 + D8 ) / 3 Calcule la moyenne = NBVAL ( B5 : B 20 ) Compte le nombre de cellules non vides dans la plage sélectionnée = NB.VIDE ( B5 : B 20 ) Compte le nombre de cellules vides dans la plage sélectionnée = NB.SI ( B5 : B 20 ; «OUI» ) Compte le nombre de cellules contenant l argument OUI dans la plage sélectionnées = AUJOURDHUI ( ) Insère la date du jour qui s incrémente automatiquement = MAINTENANT ( ) Insère la date et l heure Jacques Valla Mars Page 5 sur 8

6 Remarques Intérêt des formules : si l on modifie une cellule, le résulat sera modifié automatiquement Une formule tapée dans la Feuille 2 peut aller chercher ses éléments de calcul dans la feuille 1 Pour accéder à des fonctions plus avancées, utiliser le menu Insertion / Fonction S il y a trop de chiffres après la virgule dans le résultat, utiliser le menu Format / Cellule pour fixer le nombre de décimales. Si une même formule (somme, moyenne, etc.) doit s'appliquer à plusieurs cellules, il suffit d'écrire cette formule une seule fois, puis de la recopier en faisant glisser la cellule à partir de l'angle inférieur droit. La fonction Copier / Coller fonctionne également 10 Validation Cette procédure permet de «verrouiller» la saisie des cellules affectées de cette fonction. Se positionner sur la cellule ou la zone de cellules en sélectionnant. Menu Données / Validation Onglet Options Autoriser : choisir Liste Source : taper les saisies autorisées séparées par un point-virgule ( ; ) ou bien sélectionner la première cellule et la dernière séparées par deux points ( : ) Onglet Message de saisie Taper votre message qui s affichera en surimpression. Ce message peut être la légende des symboles utilisés Onglet Alerte d erreur Sélectionner Arrêt Taper votre message. Exemple : Veuillez vous conformer à la liste autorisée. Jacques Valla Mars Page 6 sur 8

7 11 Créer un graphique Entrer les données dans la feuille Excel puis sélectionner les colonnes. Cliquer sur l assistant graphique, choisir le type de graphique approprié à la situation et suivre les instructions. Affichage du graphique dans la feuille Excel Une fois le graphique fini, vous avez tout loisir d y revenir pour modifier à votre convenance couleurs, fond, échelle 12 Construire une base de données avec Excel et Word Saisir toute les données dans Excel Enregistrer, fermer Excel Lancer Word Menu Outil / Publipostage / Catalogue / Fenêtre active pour obtenir la fenêtre de dialogue ci-contre. Cliquer sur Obtenir des données / Ouvrir la source de données Remonter l arborescence pour ouvrir le dossier ad hoc Dans Type de fichier, choisir Feuille de calcul MS Excel Cliquer sur Ouvrir Jacques Valla Mars Page 7 sur 8

8 La fenêtre ci-contre apparaît Choisir Feuille de calcul entière Cliquer sur OK puis Modifier le document principal Vous êtes maintenant dans une page vierge Word et la barre d outils ci-dessous a été ajoutée en haut de votre écran Passe du mode création au mode visualisation Fonction de recherche Insère les champs que vous souhaitez Permet d atteindre la fiche X Modification des données dans Excel Les éléments insérés à partir du bouton «Insérer un champ» sont des données variables qui peuvent être précisées par du texte (donnée constante) tapé au clavier. Bien entendu, si vous modifiez des valeurs de cellules dans Excel, celles-ci sont prises en compte dans Word. Chaque fiche dans Word correspond à la mise en page d une Ligne d Excel : plus vous aurez de colonnes dans Excel, et plus la mise en page dans Word sera importante. A vous de construire votre page, toutes les options de Word sont disponibles : texte, dessin, tableau, zone de texte, mise en forme Jacques Valla Mars Page 8 sur 8