DOSSIER DE DEMANDE D AIDE

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1 DOSSIER DE DEMANDE D AIDE A COMPLETER NOM DE L ASSOCIATION : Vous trouverez dans ce dossier tout ce dont vous avez besoin pour établir votre demande d aide auprès de la Communauté Urbaine de Bordeaux (la Cub) : Des informations pratiques présentant le document à remplir, Les 6 fiches à compléter, La liste des pièces à joindre. Il s agit : d une première demande du renouvellement d une demande Le dossier doit être adressé à : Monsieur le Président de la Communauté Urbaine de Bordeaux Esplanade Charles de Gaulle Bordeaux cedex. 1

2 Qu est-ce que le dossier de demande d aide? Le dossier de demande d aide est un formulaire destiné à toutes les associations désireuses d obtenir une aide publique de la part de la Communauté Urbaine de Bordeaux (la Cub). Il concerne toutes les demandes d aides auprès de la Cub : les demandes d aides financières (subvention au fonctionnement de l association, subvention à une (des) action(s) spécifique(s), à un équipement ) et non financières. Comment se présente le dossier à remplir? Il est composé de 6 fiches à compléter, de 2 annexes et d une note d information : Fiche n 1 : Présentation de votre association Vous présenterez dans cette fiche les éléments d identification de votre association ainsi que des renseignements relatifs à vos ressources humaines. Fiche n 2 : Modèle de budget prévisionnel de l association Dans cette fiche figure un budget prévisionnel de l association établi en respectant la nomenclature du plan comptable associatif. Si vous disposez déjà d un budget établi sous cette forme et, aussi détaillé, il vous suffit de le transmettre sans remplir cette fiche. Fiche n 3 : Motivation de la demande Cette partie est constituée de trois documents qui correspondent aux cas suivants : 1 er cas : demande concernant l aide au fonctionnement de votre association, 2 ème cas : demande concernant l aide au financement d action(s) spécifique(s), 3 ème cas : demande concernant l aide au financement d un équipement. Fiche n 4 : Modèle de budget prévisionnel spécifique Les associations qui sont concernées par l un des deux derniers cas, doivent obligatoirement compléter en plus de la fiche 2 (budget prévisionnel de l association p 7), le budget prévisionnel du projet qui fait l objet de la demande d aide (p 13). Fiche n 5 : Retombées économiques du projet Cette fiche doit être obligatoirement complétée par les associations qui demandent une aide pour l organisation d une manifestation (salons, congrès, festivals ). Par ailleurs, afin d optimiser notre partenariat, vous serez tenus de prendre contact avec la direction de la Communication (tel : ) dès le montage de votre manifestation. Fiche n 6 : Attestation sur l honneur Cette fiche permet au représentant légal de l association, ou à son mandataire de signer la demande d aide et d en préciser le montant. 2

3 Annexe 1 : Circuit d instruction d une demande d aide Pour votre information, vous trouverez dans cette annexe des renseignements sur le circuit d instruction de votre demande d aide avec le «schéma du circuit d instruction d une demande d aide». Annexe 2 : Compte rendu financier de l action Le compte rendu financier doit obligatoirement être transmis avant toute nouvelle demande de subvention. Il doit être complété et retourné dans les 6 mois suivant la fin de l exercice pour lequel la subvention a été attribuée. Note d information afin d obtenir un numéro SIRET Pièces à joindre obligatoirement à votre dossier : Pour les associations qui ont déjà fourni certaines des pièces demandées, n envoyer que celles dont ne disposeraient pas déjà les services communautaires. les statuts déposés en Préfecture (derniers statuts actualisés), la liste des personnes chargées de l administration de l association (composition du Conseil d Administration, du Bureau ), les trois derniers budgets prévisionnels, les trois derniers comptes annuels certifiés (par le Président ou le Commissaire aux Comptes), les trois derniers rapports d activité, les trois derniers procès-verbaux des assemblées générales, la convention collective, le projet associatif, les lettres de réponse des autres partenaires que vous avez sollicités pour le financement de votre demande d aide, un relevé d identité bancaire ou postal en original libellé au nom de l association, une note détaillée et descriptive de votre demande d aide (en complément de la fiche n 3). La constitution du dossier de demande d aide est fondamentale pour une bonne instruction par nos services. Votre demande ne pourra être prise en compte que si votre dossier est complet. Les dossiers incomplets ne pourront pas être instruits. Les services communautaires restent bien entendu à votre disposition pour toute information complémentaire. Pour tout renseignement relatif au dossier de demande d aide, vous pouvez contacter le Département des Aides publiques : Corinne Dumahut : Monique Dubourg-Urrutia : Secrétariat :

4 Fiche n 1 : Présentation de votre association Identification de votre association : Nom de votre association : Sigle de votre association : Adresse de son siège social : Code postal : I I I I I I Commune : Téléphone : I I I I I I I I I I I Télécopie : I I I I I I I I I I I Courriel : Adresse du site internet : : Adresse de correspondance, si différente : Identification du responsable de l association et de la personne chargée du dossier : Le représentant légal (le président, ou autre personne désignée par les statuts) Nom : Prénom : Fonction : Courriel : La personne chargée du dossier au sein de l association Nom : Prénom : Fonction : Courriel : Renseignements d ordre administratif et juridique : Déclaration en préfecture : le à Date de publication au Journal officiel : Numéro de récépissé en Préfecture : Numéro SIRET*: : *Si vous n en avez pas, il vous faut dès maintenant en faire la demande à la direction régionale de l INSEE. Cette démarche est gratuite. Voir page 21 la fiche «Condition d inscription des associations au répertoire SIRENE afin d obtenir un numéro SIRET.» 4

5 Votre association dispose-t-elle d un agrément administratif? non oui, en ce cas vous préciserez le(s)quel(s) : Type d'agrément : attribué par : en date du : Votre association est-elle reconnue d utilité publique? oui non Votre association dispose-t-elle d un expert comptable? oui non d un commissaire aux comptes? oui non Union, fédération ou réseau auquel est affiliée votre association : Identités et adresses des structures associatives relevant du secteur marchand avec lesquelles vous êtes lié : Autres informations relatives à votre association : 5

6 Renseignements concernant le fonctionnement de votre association Moyens humains de l association : Nombre d adhérents : I I I I Nombre de bénévoles : I I I I Nombre total de salariés : I I I I I Nombre de salariés (en équivalent temps plein travaillé/ ETPT)*: I I I I I Autres informations concernant les moyens humains (types de contrats, recours à de l intérim, stagiaires, contrats de volontariat associatif ) : * Les ETPT correspondent aux effectifs pondérés par la quotité de travail des salariés. A titre d exemple, un salarié dont la quotité de travail est de 80 % sur toute l année correspond à 0.8 ETPT. Un salarié en CDD de 3 mois, travaillant à 80 % correspond à 0.8 X 3/12 EPTP. 6

7 Fiche n 2 : Modèle de budget prévisionnel de l association DEPENSES 60 Achats Achats d études et de prestations de service Achats non stockés de matières et fournitures Fournitures non stockables (eau, énergie) Fournitures d entretien et de petit équipement Fournitures administratives Autres fournitures 61 - Services extérieure Sous traitance générale Locations mobilières et immobilières Entretien et réparation Assurances Documentation Divers 62 - Autres services extérieurs Rémunérations intermédiaires et honoraires Publicité, publications Déplacements, missions et réceptions Frais postaux et de télécommunication Services bancaires Divers 63 - Impôts et taxes Impôts et taxes sur rémunérations Autres impôts et taxes 64 - Charges de personnel Rémunérations du personnel Charges sociales Autres charges de personnel 65 - Autres charges de gestion courante 66 Charges Financières 67 - Charges exceptionnelles 68 - Dotation aux amortissements, provisions et engagements TOTAL DES CHARGES 86 - Emploi des contributions volontaires en nature* - Secours en nature - Mise à disposition gratuite des biens et prestations - Personnel bénévole Total des charges MONTANT RECETTES MONTANT HT TVA TTC HT TVA TTC 70 - Ventes de produits finis, prestations de services Marchandises Prestations de services Produits des activités annexes 74 - Subventions d exploitation État Région Département Cub Autres EPCI Commune(s) Organismes sociaux Fonds européens CNASEA (emplois aidés) Autres (précisez) : 75 - Autres produits de gestion courante Cotisations Autres 76 - Produits financiers 77 - Produits exceptionnels 78 - Reprise sur amortissements et provisions 79 Transfert de charges TOTAL DES PRODUITS 87 - Contributions volontaires en nature* - Bénévolat - Prestations en nature - Dons en nature Total des produits *Les contributions volontaires en nature sont indiquées à titre d information. 7

8 Autres informations financières L association est-elle assujettie pour certaines de ces activités à la TVA? Si oui, lesquelles? 8

9 Fiche n 3 : Motivation de la demande Cette partie est destinée à vous aider à formuler votre demande d aide auprès de la Cub. Vous devez compléter selon l objet de votre demande, l un des trois documents suivants : 1 er cas : Demande concernant l aide au fonctionnement de l association (p 10) 2 ème cas : Demande concernant l aide au financement d action(s) spécifique(s) (p 11) 3 ème cas : Demande concernant l aide au financement d un équipement (p 12) Les associations qui sont concernées par l un des deux derniers cas, doivent compléter en plus de la fiche 2 (budget prévisionnel de l association p 7), le budget prévisionnel du projet sur lequel porte la demande d aide (p 13). Vous devez par ailleurs joindre obligatoirement une note descriptive et détaillée explicitant votre demande d aide auprès de la Cub (cf p 3 : pièces à joindre obligatoirement à votre dossier). 9

10 1 er cas : Demande concernant l aide au fonctionnement d association : Lien entre le projet associatif et les politiques publiques de la Cub : Territoire d intervention : Public(s) ciblé(s) : Nombre approximatif de personnes bénéficiaires : I I I I I Volet communication (liste des actions de communication prévues) : Autres commentaires : 10

11 2 ème cas : Demande concernant l aide au financement d action(s) spécifique(s) Contenus et objectifs de l action en lien avec les politiques publiques de la Cub : Territoire d intervention : Public(s) ciblé(s) : Nombre approximatif de personnes bénéficiaires : I I I I I Lieux de réalisation : Durée de l action (précisez le nombre de jours, mois ou d années) : Jours : I I I Mois : I I I Années : I I I Date de mise en œuvre prévue : I I I I I I I I I Volet communication (liste des actions de communication prévues) : Autres commentaires : 11

12 3 ème cas : Demande concernant l aide au financement d un équipement : Lien entre le projet d équipement et les politiques publiques de la Cub : Zone d influence : Public(s) ciblé(s) : Nombre approximatif de personnes bénéficiaires : I I I I I Calendrier de réalisation : Date de mise en service prévue : I I I I I I I I I Volet communication (liste des actions de communication prévues) : Autres commentaires : 12

13 Fiche n 4 : Modèle de budget prévisionnel spécifique aux cas n 2 et n 3 Pour les cas n 2 et n 3, remplir en plus de la fiche 2 (budget prévisionnel de l association présenté p 7), le budget prévisionnel suivant : CHARGES Immobilisations terrain construction matériel mobilier Charges Achats Prestations de services Matières et fournitures Services extérieurs Locations Entretien Assurances Autres services extérieurs Honoraires Publicité Déplacements, missions Charges de personnel Salaires et charges MONTANT (1) MONTANT (1) PRODUITS HT TVA TTC HT TVA TTC Ressources propres Subventions : État Région Département Cub Autres EPCI Commune(s) Bénévolat CNASEA (emplois aidés) Autres recettes attendues (précisez) Ressources indirectes affectées Emprunts Frais généraux TOTAL DES CHARGES Emplois des contributions volontaires en nature (2) Secours en nature Mise à disposition gratuite de biens et prestations Personnel bénévole Total TOTAL DES PRODUITS Contributions volontaires en nature (2) Bénévolat Prestations en nature Dons en nature Total (1) Ne pas indiquer les centimes d euros. (2) Les contributions volontaires en nature sont indiquées à titre d information. 13

14 Fiche n 5 : Les retombées économiques du projet Cette fiche est destinée à vous aider dans la définition de l impact économique de votre projet. Elle concerne l organisation de manifestations (salons, congrès, festivals ). Elle doit être renseignée à titre prévisionnel, avant le déroulement de la manifestation, comme élément d instruction de votre demande d aide. D autre part, si votre projet venait à être subventionné par la Cub, vous serez amené à la compléter de nouveau, avec les éléments définitifs cette fois ci, et à la transmettre comme pièce justificative a posteriori pour le versement du solde de votre subvention. Intitulé de la manifestation : Nombre d éditions (nombre de manifestations réalisées) : Première année d édition : Date(s) de la manifestation : Durée de la manifestation (nombre de jours ) : Fréquence de la manifestation (annuelle ) : Manifestation gratuite payante Vente de produits et/ou services : oui non Visiteurs, participants : tout public professionnels Nombre de visiteurs, participants : Evolution de la fréquentation (rappel du nombre de visiteurs, participants sur les 3 dernières années) Origine géographique des visiteurs, participants : Commune : Cub : Gironde : Aquitaine : National : International : 14

15 Exposants : Nombre d exposants : Evolution du nombre d exposants (rappel du nombre d exposants sur les 3 dernières années) Origine géographique des exposants : Commune : Cub : Gironde : Aquitaine : National : International : Stands : Nombre de stands Evolution du nombre de stands (rappel du nombre de stands sur les 3 dernières années) Nombre de m 2 de stands Evolution du nombre de m 2 de stands (rappel du nombre de m 2 sur les 3 dernières années). Moyens humains: Nombre d emplois directs : Nombre d emplois indirects : Nombre de bénévoles : Liste revue de presse et couverture médiatique : Liste de vos outils de communication (site internet, plaquette ) : L intérêt économique de votre projet pour l agglomération bordelaise : Afin d optimiser notre partenariat, vous serez tenus de prendre contact avec la direction de la Communication (tel : ) dès le montage de votre manifestation. 15

16 Fiche n 6 : Attestation sur l honneur Cette fiche doit obligatoirement être remplie pour toutes les demandes (initiale ou renouvellement) et quel que soit le type d aide sollicitée. Si le signataire n est pas le représentant légal de l association, merci de joindre le pouvoir lui permettant d engager celle-ci. Je soussigné(e), (nom et prénom) représentant(e) légal(e) de l association, - déclare que l association est en règle au regard de l ensemble des déclarations sociales et fiscales ainsi que des cotisations et paiements y afférant ; - certifie exactes les informations du présent dossier, notamment la mention de l ensemble des demandes de subvention introduites auprès d autres financeurs publics ; - demande une subvention d un montant de : - demande une aide (préciser le type d aide) : Fait, le : I I I I I I I I I à Signature : Attention : Toute fausse déclaration est passible de peines d emprisonnement et d amendes prévues par les articles et du code pénal. Le droit d accès aux informations prévues par la loi n du 6 janvier 1978 relative à l informatique, aux fichiers et aux libertés s exerce auprès du service auprès duquel vous avez déposé votre dossier. 16

17 ANNEXE 1: Schéma du circuit d instruction d une demande d aide QUI? La C.U.B (le service Courrier) Réception de la demande d aide à la Cub. La C.U.B (le service Courrier) Transmission de la demande au Guichet Unique «associations». La C.U.B. (le guichet unique «associations») Envoi de la demande d aide au service instructeur. ou Envoi d une lettre de refus à l association si la demande est manifestement sans lien avec les politiques de la Cub.. La C.U.B. (le service instructeur) Envoi d un courrier d accusé de réception et d un dossier de demande d aide à l association. L association Retour à la Cub du dossier complet au plus tard 5 mois avant la date souhaitée du paiement du premier acompte de la subvention. La C.U.B (le service instructeur) Instruction de la demande d aide ou Envoi d une lettre de refus à l association si l instruction conclut à une réponse défavorable. La C.U.B Présentation du dossier en Commission(s). Avis La C.U.B Présentation du dossier en Conseil de Communauté. Vote La C.U.B (le service instructeur) Notification à l association de la décision du Conseil de communauté. La L association C.U.B et la C.U.B Signatures Envoi de des la délibération conventions à par la le Préfecture Président de (contrôle l association de légalité). et le Président de la Cub (ou le Vice Président délégué). 17

18 La C.U.B Envoi des conventions signées à la Préfecture (contrôle de légalité). La C.U.B Envoi d un exemplaire de la convention signée à l association. La C.U.B Versement du premier acompte de la subvention. L association et la C.U.B Versement du solde de la subvention à l issue de la réception des pièces prévues dans la convention. Commission : 10 commissions spécialisées composées d élus communautaires couvrent l ensemble des compétences de la Cub. Conseil de Communauté : les décisions de la Cub sont prises par le Conseil de Communauté qui réunit 120 conseillers. On y trouve exclusivement des représentants des 27 communes qui la composent (en nombre proportionnel à la population de chaque ville). Après une élection municipale, tous les 6 ans, chaque conseil municipal désigne en son sein des conseillers pour siéger à l'assemblée communautaire. Contrôle de légalité : Certains actes des collectivités locales pour entrer en vigueur doivent être transmis au Préfet qui exerce un contrôle sur leur légalité. Les délibérations de la Cub font partie des actes soumis à cette obligation de transmission pour devenir exécutoires de plein droit. 18

19 60 Achat ANNEXE 2 Compte rendu financier de l action Ce document doit obligatoirement être transmis avant toute nouvelle demande de subvention. Il doit être accompagné de deux annexes. Ces trois documents doivent être certifiés exacts par le Président de l association ou toute personne habilitée à représenter l association et retournés dans les 6 mois suivant la fin de l exercice pour lequel la subvention a été attribuée. CHARGES Prévu Réalisé % PRODUITS Prévu Réalisé % Charges directes affectées à l action Ressources directes affectées à l action Prestations de services Achats matières et fournitures 61 Services extérieurs Locations immobilières et mobilières Entretien et réparation Asssurance Documentation Divers 62 Autres services extérieurs Rémunérations intermédiaires et honoraires Publicité, publication Déplacements, missions Services bancaires, autres 63 Impôts et taxes Impôts et taxes sur rémunération Autres impôts et taxes 64-Charges de personnel Rémunération des personnels Charges sociales Autres charges de personnel 65 Autres charges de gestion courante 66 Charges financières 67 Charges exceptionnelles 68 Dotation aux amortissements 70 Vente de produits finis, prestations de services, marchandises 74 Subventions Etat Région Département Cub Communes Organismes sociaux Fonds européens CNASEA (emplois aidés) Autres aides, dons ou subventions affectées 75-Autres produits de gestion courante 76 Produits financiers 78 Reports Ressources non utilisées d opérations antérieures Charges indirectes affectées à l action Charges fixes de fonctionnement Frais financiers Autres TOTAL DES CHARGES 86 Emplois des contributions volontaires en nature Secours en nature Mise à disposition gratuite de biens et prestations Personnel bénévole TOTAL Ressources indirectes affectées à l action TOTAL DES PRODUITS 87 Contributions volontaires en nature Bénévolat Prestations en nature Dons en nature TOTAL 19

20 Annexe 1 au compte rendu financier Quelles sont les raisons, les explications des écarts éventuels entre le budget prévisionnel de l action et le budget réalisé? Quelles ont été les règles de répartition des charges indirectes affectées à l action (tableau indiquant les critères utilisés pour la répartition des charges communes entre le budget principal et le compte rendu financier de l action) Annexe 2 au compte rendu financier Si l action subventionnée est une manifestation (salons, congrès, festivals ) veuillez également compléter et renvoyer la fiche n 5 «Les retombées économiques du projet» pages 14 et 15. Quelles ont été les actions entreprises? Quels sont les résultats obtenus par rapport aux objectifs initiaux? Je soussigné(e), (nom et prénom) représentant(e) légal(e) de l association, certifie exactes les informations du présent compte rendu et de ses annexes Fait, le : I I I I I I I I I à Signature : 20

21 Condition d inscription des associations au répertoire SIRENE afin d obtenir un numéro SIRET Votre association est employeur de personnel salarié. L inscription au répertoire SIRENE doit être demandée au Centre de Formalités de Entreprises (CFE) de l URSSAF où seront versées les cotisations. L URSSAF transmettra la demande à l INSEE qui procédera à l inscription au répertoire, à l attribution du numéro d identification SIRET et du code APE (Activité Principale Exercée). Votre association réalise, même accessoirement, des ventes ou des prestations de service qui entraînent paiement de la TVA ou de l impôt sur les sociétés, sans personnel salarié. L inscription doit alors être demandée au Centre de Formalités des Entreprises (CFE) du Centre Des Impôts (CDI) auprès duquel sont faites les déclarations de chiffres d affaires ou de bénéfices. Le CDI transmettra la demande à l INSEE qui procédera à l inscription au répertoire, à l attribution du numéro d identification SIRET et du code APE (Activité Principale Exercée). Votre association reçoit des paiements ou des subventions en provenance de l Etat ou des collectivités territoriales, sans personnel salarié. L inscription doit être demandée à l INSEE. Vous devez adresser par courrier une copie des statuts et une copie de l extrait paru au Journal Officiel (JO) à l adresse suivante : INSEE - Unité SIRENE 33 rue Saget BORDEAUX cedex L INSEE procédera, à réception de votre demande, à l inscription au répertoire, à l attribution du numéro d identification SIRET et du code APE (Activité Principale Exercée). Quelle que soit votre situation, un avis d inscription au répertoire SIRENE vous sera adressé dans les huit jours suivant la transmission de votre dossier à l INSEE. 33, RUE DE SAGET BORDEAUX CEDEX - FRANCE - TEL. : FAX : N SIRET : CODE APE 751 A REPONDEUR INDICES : MINITEL : 3615 OU 3617 CODE INSEE - ADRESSE WEB : RÉPUBLIQUE FRANÇAISE 21

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