BTS Informatique de Gestion (lycée Rostand Chantilly) Le cas FAITBARE - Découverte ACCESS Page 1 / 29. Le cas Faitbare (première partie)

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1 Le cas FAITBARE - Découverte ACCESS Page 1 / 29 Le cas Faitbare (première partie) I) Présentation 2 1. Fonctionnalités attendues de votre application 2 Exemple d un mouvement (d une écriture comptable) 2 Autres caractéristiques d une écriture comptable 2 Plan de comptes 3 II) Dossier 2 : Système d information et utilisation d un Atelier de Génie Logiciel (Win Design) 4 La création de la base de données (Niveau physique) 4 III) Mise en œuvre de la base données Faitbare.mdb 7 Annexe 1 : Quelques règles au niveau du formatage des champs 7 Annexe 2 : Définir la notion d intégrité référentielle 9 IV) Manipulation de la base de données La création des formulaires Création d une procédure 12 Annexe 3 : Idées générales concernant la procédure à créer 12 Annexe 4 : Lexique des fonctions à utiliser (Pour plus de renseignements voir l aide du logiciel) 13 Annexe 5 : Comment saisir le code dans un module 15 Annexe 6 : Saisie 16 V) Les requêtes et les états Edition du journal dans un état L édition du grand-livre 21 Annexe 7 : Calcul d un solde débiteur ou créditeur Création de la balance 27

2 Le cas FAITBARE - Découverte ACCESS Page 2 / 29 I) Présentation Monsieur Faitbare passe beaucoup trop de temps à tenir sa comptabilité manuellement (saisie fastidieuse des écritures, établissement des documents de synthèse ). Devant l ampleur de sa tâche et connaissant vos compétences en informatique, il vous demande d automatiser sa comptabilité sur le logiciel ACCESS. Bien entendu votre travail devra être réalisé dans les plus brefs délais!!! 1. Fonctionnalités attendues de votre application - Saisie du plan de comptes, - Saisie des écritures, - Edition du journal, - Edition du grand-livre, - Présenter une application base de données en tenant compte notamment d une gestion des utilisateurs (login, mot de passe), de la création d une barre des menus propre à l application... Afin de mener à bien votre travail vous disposez de quelques renseignements d ordre comptables Exemple d un mouvement (d une écriture comptable) NuméroEcriture NuméroCompte Débit Crédit ,00 0, ,00 0, ,00 598,00 Autres caractéristiques d une écriture comptable

3 Le cas FAITBARE - Découverte ACCESS Page 3 / 29 Plan de comptes Un premier travail concernant la représentation du système d information avait déjà été réalisé

4 Le cas FAITBARE - Découverte ACCESS Page 4 / 29 II) Dossier 2 : Système d information et utilisation d un Atelier de Génie Logiciel (Win Design) - Créez un dossier TP2windesign dans votre répertoire sur le serveur - Dessinez le modèle conceptuel des données - Sauvegardez votre modèle avec comme nom faitbare.mcd Cliquer sur le bouton <OK> - Réalisez la génération du modèle logique en choisissant comme futur SGBDR ACCESS - Sauvegardez sous le nom faitbare.mlr La création de la base de données (Niveau physique) Depuis Win Design il est possible de générer automatiquement la base de données sous votre SGBDR. Pour cela depuis votre modèle logique ouvrez le menu <Base de données> et sélectionnez la commande <Sélectionner le SGBDR courant> puis <Générer Script>

5 Le cas FAITBARE - Découverte ACCESS Page 5 / 29 Avant de générer le script attention aux options (voir page suivante) Indiquez le lieu de votre sauvegarde ainsi que le nom de fichier de votre future base de données ACCESS

6 Le cas FAITBARE - Découverte ACCESS Page 6 / 29 - Générer le script de votre base de données. Attention vous sauvegarderez votre travail avec comme nom faitbare.mdb dans votre dossier de travail TP2windesign - Vérifiez en utilisant l explorateur Windows que votre fichier existe réellement. A ce niveau votre base de données ACCESS a été créée La partie utilisation d un atelier de Génie Logicielle est donc terminée

7 Le cas FAITBARE - Découverte ACCESS Page 7 / 29 III) Mise en œuvre de la base données Faitbare.mdb - Ouvrez votre base de données Faitbare.mdb - Vérifiez que les relations entre les tables soient bien tracées. Qu est-ce que l intégrité référentielle (annexe 2 à compléter)? Expliquez les symboles 1 et qui apparaissent devant les clés. - Mettez à jour vos tables en tenant compte des indications données en annexe 1 - Expliquez les notions indexé: oui sans doublons et oui avec doublons (annexe 3 à compléter). Annexe 1 : Quelques règles au niveau du formatage des champs Table COMPTE Champ Légende Taille Format décimale Masque de saisie NUMEROCOMPTE N de compte Entier Fixe 0 INTITULE Intitulé 50 CATEGORIE Catégorie 10 >C<CCCCCCCCC Pour le champ CATEGORIE faire dans ses propriétés "liste de choix" une zone de liste avec comme Origine source "liste de valeurs" contenant : Actif;Passif;Emploi;Ressource

8 Le cas FAITBARE - Découverte ACCESS Page 8 / 29 Table ECRITURE Champ Légende Taille Format décimale Masque de saisie NUMEROECRITURE N écriture Entier Fixe 0 DATE Date Date abrégée LIBELLE Libellé 60 >C<CCCCCCCCC Table MOUVEMENT Champ Légende Taille Format décimale Valeur par défaut NUMEROECRITURE N écriture Entier Fixe 0 NUMEROCOMPTE N de compte Entier Fixe 2 DEBIT Débit Euro 2 0 CREDIT Crédit Euro 2 0 Pour le champ NUMEROCOMPTE faire dans ses propriétés "liste de choix" une zone de liste déroulante contenant les champs NUMEROCOMPE et INTITULE de la table COMPTE

9 Le cas FAITBARE - Découverte ACCESS Page 9 / 29 Pour le champ NUMEROECRITURE faire dans ses propriétés "liste de choix" une zone de liste déroulante contenant le champ NUMEROECRITURE de la table ECRITURE Annexe 2 : Définir la notion d intégrité référentielle Annexe 3 : Indexation Oui sans doublons : Oui avec doublons :

10 Le cas FAITBARE - Découverte ACCESS Page 10 / 29 IV) Manipulation de la base de données 1. La création des formulaires Créer un formulaire en mode tabulaire concernant la table "Compte". Le mettre en forme (titre du formulaire, création de boutons de commande de type ajout d un enregistrement, suivant, précédent et fermer formulaire). Un exemple de présentation image écran n 1 Effectuez les différentes saisies en utilisant les documents fournis dans le dossier 1. Image écran n 1

11 Le cas FAITBARE - Découverte ACCESS Page 11 / 29 Créer un formulaire principal / sous-formulaire entre les tables "Ecriture" et "Mouvement". Le mettre en forme (titre du formulaire, création de boutons de commande de type suivant, précédent et fermer formulaire). Créez un bouton sans utilisez l assistant contenant seulement le texte " Vérification de l écriture et passage à l écriture suivante ". Un exemple de présentation image écran n 2 Image écran n 2 Formulaire principal Sousformulaire

12 Le cas FAITBARE - Découverte ACCESS Page 12 / 29 Afin de tester votre formulaire principal/sous-formulaire vous allez saisir une première écriture. Il s agit de l écriture d ouverture des comptes au 10/10/2010 Numéro écriture : 1 Date : 10/10/2010 Libellé : Ouverture des comptes 2. Création d une procédure - Depuis votre formulaire Ecriture en mode création créez le code VBA qui sera associé à votre bouton de commande "Vérification et passage à l écriture suivante" (toutes les informations pour réussir ce travail sont dans les annexes 3, 4 et 5) - Afin de tester la validité de votre bouton saisir les différentes enregistrements (annexe 6) Annexe 3 : Idées générales concernant la procédure à créer Votre procédure devra d une part : o vérifier l'égalité débit/crédit des mouvements passés, o si l égalité est bonne validez et passez à l écriture suivante. Algorithme du traitement - Faire la somme des débits et des crédits depuis la table MOUVEMENT correspondant au NuméroEcriture en cours - Comparer les deux sommes si total des débits <> du total des crédits alors affichage d une boîte de message avec comme texte «Ecriture incorrecte» sinon affichage d une boîte de message avec comme texte «Ecriture correcte» passage à l enregistrement suivant fin si

13 Le cas FAITBARE - Découverte ACCESS Page 13 / 29 procédure commande ( ) var totdebit : réel totcredit : réel début totdebit = somme des débits pour les mouvements de l'écriture NuméroEcriture en cours totcredit = somme des crédits pour les mouvements de l'écriture NuméroEcriture en cours si (totdebit <> totcredit) alors afficher("ecriture incorrecte!") sinon afficher("ecriture correcte!") nouvel enregistrement fin si fin procédure A compléter Private Sub Commande10_Click() Dim totdeb As Integer Dim totcre As Integer totdeb =.. totcre = If.. Then MsgBox ("Ecriture incorrecte" & " Total debit : " & totdeb & " total credit : " & totcre) Else MsgBox ("Ecriture correcte") End If End Sub Annexe 4 : Lexique des fonctions à utiliser (Pour plus de renseignements voir l aide du logiciel) a) MsgBox(" " ) Affiche un message dans une boîte de dialogue b) DSum(expr, domaine, critère) Calcule la somme d'un ensemble de valeurs (exp) relatives à un jeu d'enregistrements se trouvant dans une table spécifiée (domaine) suivant un critère défini sous cette forme "nom d un champ de la table domaine = nom du champ se trouvant dans un formulaire" DSum("[DÉBIT]","mouvement","[NUMÉROECRITURE]=" & Forms![saisie des écritures]! NUMÉROECRITURE) Appel de l'objet formulaire Nom du formulaire Champ si situant dans le formulaire

14 Le cas FAITBARE - Découverte ACCESS Page 14 / 29 c) Pour déclarer une variable en VBA Dim nom de la variable As type Les types généralement utilisés sont string, integer ou double d) pour passer à un enregistrement suivant DoCmd.GoToRecord,, acnewrec e) l'opérateur de concaténation entre une variable et du texte est le symbole &

15 Le cas FAITBARE - Découverte ACCESS Page 15 / 29 Annexe 5 : Comment saisir le code dans un module Depuis votre formulaire en "Mode création" Sélectionnez le bouton puis clic droit et "Créer code événement" Choisir "Générateur de code"

16 Le cas FAITBARE - Découverte ACCESS Page 16 / 29 Il ne vous reste plus qu'à faire le Code VBA Annexe 6 : Saisie N Date Opération d écriture 2 11/10/2007 Débit Compte 607 Achat de marchandises pour 500 Compte 4456 TVA déductible : 98 Crédit Compte 401 Fournisseur : 598 Libellé écriture facture n /10/2007 Débit Compte 512 Banque : 450 Crédit Compte 411 Client : 450 Libellé Encaissement chèque n /10/2007 Débit Compte 616 : Prime d assurance 100 Compte 4456 TVA Déductible : 19,60 Crédit Compte 512 Banque : 119,60 Libellé Facture n 24 V) Les requêtes et les états Dans cette quatrième partie vous allez créer les différentes requêtes permettant d éditer ultérieurement dans un formulaire ou dans un état le journal, le grand-livre et la balance des comptes 1. Edition du journal dans un état - Créez une requête permettant d obtenir tous les éléments constitutifs d une écriture c est-à-dire le numéro d'écriture, la date d écriture, les numéros et les intitulés des comptes mouvementés, les libellés d écriture ainsi que les débits et les crédits. Sauvegardez avec comme nom RequeteJournal. - Créez un état en utilisant la requête précédente et en faisant un regroupement sur le champ NuméroEcriture (voir images écran 1 et 2 page suivante)

17 Le cas FAITBARE - Découverte ACCESS Page 17 / 29 Image écran n 1 Image écran n 2

18 Le cas FAITBARE - Découverte ACCESS Page 18 / 29 Mettre en forme votre Etat afin d'obtenir un journal (image écran 3) Image écran n 3

19 Le cas FAITBARE - Découverte ACCESS Page 19 / 29 Faire apparaitre d'abord les débits puis les crédits Trié par : Débit DESC Tri sur chargement : Oui

20 Le cas FAITBARE - Découverte ACCESS Page 20 / 29 Effacer en faisant une mise en forme conditionnelle toutes les valeurs = à 0,00 pour les champs Débits et Crédits. Par défaut vous mettrez la couleur blanche sur ce champ si la valeur est égale à 0,00

21 Le cas FAITBARE - Découverte ACCESS Page 21 / L édition du grand-livre - Créez une requête permettant d afficher les numéros et les intitulés des comptes, les dates des écritures, les libellés des écritures ainsi que les débits et des crédits. Sauvegardez sous le nom RequeteEtatGrandLivre - Réalisez un formulaire principal/sous-formulaire de la requête précédente. Vous ferez un regroupement sur le champ "Intitulé" (voir image écran 1) - Sauvegardez avec comme nom GrandLivre (voir image écran 2) Image écran 1

22 Le cas FAITBARE - Découverte ACCESS Page 22 / 29 Image écran 2

23 Le cas FAITBARE - Découverte ACCESS Page 23 / 29 - Mettre en forme votre formulaire (boutons de commande précédent, suivant et fermer formulaire) - Remonter le champ N de compte au niveau de l'intitulé (voir image écran 3 ci-dessous) Dans la partie pied du sous-formulaire formulaire vous afficherez deux champs calculés permettant de faire la somme des débits et la somme des crédits. (voir image écran 4) Vous mettrez en forme ces 2 nouveaux champs (format Euro ) - Enfin vous ferez deux autres champs calculés en dessous permettant d afficher le solde débiteur ou le solde créditeur. Afin de réaliser cette requête utilisez l annexe 8. - Créez un formulaire en mode colonne simple contenant la table «Compte». Mettre ce formulaire en forme en insérant une légende ainsi qu un bouton de commande «Fermer formulaire». Sauvegarder avec comme nom Grand-Livre. - Insérez le sous-formulaire dans ce formulaire. Une image écran annexe 9 vous présente le résultat à obtenir. Sauvegardez votre travail.

24 Le cas FAITBARE - Découverte ACCESS Page 24 / 29

25 Le cas FAITBARE - Découverte ACCESS Page 25 / 29 Vous ferez deux autres champs calculés en dessous permettant d afficher le solde débiteur ou le solde créditeur. Afin de réaliser cette requête utilisez l annexe 8.

26 Le cas FAITBARE - Découverte ACCESS Page 26 / 29 Annexe 7 : Calcul d un solde débiteur ou créditeur Un solde est dit débiteur si la somme des débits est supérieure à la somme des crédits Un solde est dit créditeur si la somme des crédits est supérieure à la somme des débits La fonction SI( ) se traduit par la fonction VraiFaux( ) sur ACCESS

27 Le cas FAITBARE - Découverte ACCESS Page 27 / Création de la balance - Créez une requête faisant apparaître le numéro de compte, l intitulé du compte, la somme des débits et la somme des crédits Pour pouvoir effectuer l opération "somme" ouvrez le menu <Affichage> commande <Totaux> - Enregistrez votre requête avec comme nom RequeteBalance

28 Le cas FAITBARE - Découverte ACCESS Page 28 / 29 - Créez, à partir de la requête précédente, une requête comportant en plus les champs calculés suivants : NuméroCompte, Intitulé, SommeDeDébit, sommedecrédit, SoldeDébiteur :=vraifaux(.) SoldeCréditeur :=vraifaux(.) - Sauvegardez sous le nom RequeteBalanceFinale Mettre un format euro Réalisez un état tabulaire de la requête précédente en insérant en pied de page les sommes pour chacun des champs comportant des valeurs monétaires.

29 Le cas FAITBARE - Découverte ACCESS Page 29 / 29