Office Business Entry Office Business Plus

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1 Office Business Entry Office Business Plus Notice d Utilisation Version 2.0 ou supérieure

2 SOMMAIRE 1- STANDARD AUTOMATIQUE Description des Fonctions Accès à la Messagerie Caractéristiques Supplémentaires du Standard Automatique Personnaliser le Message d Accueil du Standard Automatique MESSAGERIE VOCALE Laisser un Message Ecouter les Messages Accès au Menu de Consultation de la Boite Vocale Menu de Consultation de la Boite Vocale Menu Options Additionnelles Menu du Message d Accueil Menu Index Alphabétique

3 1- STANDARD AUTOMATIQUE 1.1 Description des Fonctions Utilisé comme standard automatique, le Serveur Vocal permet de décharger l opératrice d un grand nombre d appels. Le chemin emprunté par un appel entrant lorsqu il est pris en charge par le Standard Automatique est le suivant : Si l option Une Langue est désactivée: L appelant reçoit un message général de bienvenue puis est invité à choisir une langue parmi celles proposées par le système. Une fois la langue sélectionnée, le système propose le menu principal. Si l option Une Langue est activée: Le système propose directement le message de bienvenue, suivi du menu principal, ce qui permet à l appelant de: Transférer son appel à un poste en introduisant le numéro correspondant. Transférer son appel à un service en introduisant le chiffre correspondant. Cette prestation exige une programmation spécifique et l enregistrement d un message d accueil personnalisé. Transférer son appel à l opératrice en appuyant sur 0. Transférer son appel à un poste en appuyant sur #, suivi des trois premières lettres du nom de la personne. Attendre de manière à ce que l appel soit transféré directement vers l opératrice. Diagramme du fonctionnement du Standard Automatique (Mode Jour) STANDARD AUTOMATIQUE Message d Accueil Choix de la Langue (*) 0 Attente Numéro de # Numéro de poste Service (**) Transfert vers l opératrice Transfert vers poste Code alphabétique (**) Transfert vers Groupe de postes (*) Uniquement si l option Une Langue est désactivée (**) Options programmables 2

4 Si un numéro de poste a été composé, l appel entrant est mis en attente, afin que le système interroge le poste demandé: S il n y a pas de réponse (ne répond pas ou est occupé), le système reprend l appel entrant et informe l appelant que la communication ne peut être établie, puis offre trois possibilités: Contacter un autre poste, en appuyant sur 1. Contacter l opératrice en appuyant sur 0. Laisser un message dans la boîte vocale du poste demandé et qui n a pu être joint, en appuyant sur 9. Si le poste répond, le Serveur Vocal réagit en fonction de la configuration établie: a) Transfère directement l appel, b) Informe le poste que le Standard Automatique a reçu un appel entrant puis transfère l appel, c) Informe le propriétaire du poste qu il a un appel en attente. Si le propriétaire du poste refuse l appel (en marquant le 9 ou en raccrochant), le système reprend l appel entrant et agit comme s il n avait pas reçu de réponse du poste, c est-à-dire qu il proposera de contacter un nouveau poste, de contacter l opératrice ou encore de laisser un message. Si l appel est accepté (en marquant le 0), le système transfère l appel. Si le propriétaire du poste ne fait rien, le système se chargera au bout d un moment de transférer l appel. Lorsque l option Filtrage d Appel est activée pour un poste donné, les appels reçus par ce poste à travers le standard automatique seront traités comme suit: Le serveur demande à l appelant de s identifier en lui posant la question "De la part de qui?". Une fois la réponse reçue, il diffuse à l appelant le message "Merci de votre appel, veuillez ne pas quitter". Le serveur appelle le poste, et au decroché de celui ci diffuse le message : "Vous avez un appel de... (Nom de l appelant), tapez 0 pour l accepter ou 9 pour le rejeter". Si le proprietaire du poste rejette l appel, le serveur diffuse à l appelant le message "Le poste selectionné ne répond pas", puis lui propose de déposer un message, de contacter un autre poste, ou de contacter le standard. Si le propriétaire du poste a activé le mode "Ne pas déranger", le Serveur Vocal ne peut lui transférer l appel ; il diffuse à l appelant le message suivant: "Le poste demandé ne répond pas". L appelant a alors le choix de contacter un autre poste, de contacter le standard ou de laisser un message dans la boîte vocale du poste qu il n a pas pu joindre. 3

5 Si l appel pour un poste est renvoyé automatiquement vers le Serveur Vocal (programmation PABX), l appelant est alors invité à laisser un message sur la boîte vocale correspondant au poste demandé. Résumé Etat du Poste Type de Transfert Aveugle Supervisé Consulté Occupé / Non-réponse Transfert Menu Menu Réponse Transfert Transfert Menu au propriétaire du poste Ne Pas Déranger Le poste demandé... Le poste demandé... Le poste demandé... Filtrage d appel De la part de qui De la part de qui De la part de qui Dévié vers Serv. Vocal Serveur Vocal Serveur Vocal Serveur Vocal Déviation d appel Poste d appui Poste d appui Poste d appui 1.2 Accès à la Messagerie Pendant la diffusion du menu principal du standard automatique, le propriétaire de la boîte vocale peut utiliser la touche * pour accéder au menu de consultation et entre autres, écouter ses messages (l accès à cette option n est pas mentionné dans le message d accueil du standard automatique). Le serveur demande le numéro du poste et le mot de passe. 1.3 Caractéristiques Supplémentaires du Standard Automatique Bien qu elles ne soient pas spécifiées, il existe d autres options disponibles dans le menu principal du Standard Automatique: Tapez * pour accéder au MailBox Query Menu qui permet notamment de consulter les messages. Le système demandera un numéro de poste et un mot de passe. Tapez # pour accéder au Répertoire Alphabétique. Le système demandera un numéro de poste et un code d accès. 4

6 1.4 Personnaliser le Message d Accueil du Standard Automatique Le Standard Automatique utilise une série de messages standards et préenregistrés. Ces messages peuvent être personnalisés grâce à un programme de configuration livré avec l appareil. Si vous souhaitez par exemple personnaliser le message d accueil du Standard Automatique depuis votre téléphone, la procédure à suivre est la suivante: Une fois rentré dans le MailBox Query Menu, tapez # Entrez le mot de passe de la boîte vocale de maintenance (par défaut 9999). Tapez * pour accéder au menu de consultation de la boîte vocale de maintenance. Tapez 5 pour des options complémentaires. Tapez 2 pour le menu d accueil. Tapez 2 pour enregistrer un message, puis tapez #. Tapez 1 pour écouter l enregistrement. Ce message peut également être personnalisé à partir d un PC, en utilisant un microphone, ou bien encore à partir d un fichier-son (.dlg ou.wav). (Voir chapitre Enregistrement des Messages du manuel) 5

7 2- MESSAGERIE VOCALE Le Serveur Vocal peut créer différentes boîtes vocales dans lesquelles sont déposés des messages. Le menu de la boîte vocale permet au propriétaire de consulter ses messages et de modifier les paramètres de la boîte vocale. 2.1 Laisser un Message Quand un appelant tente de contacter un poste, et que le poste est occupé ou ne répond pas, le Serveur Vocal propose trois choix : Tapez 1 pour contacter le poste d appui. Tapez 0 pour contacter l opératrice. Tapez 9 pour laisser un message. Note : Pour chaque poste, il est nécessaire de lui attribuer le poste d appui correspondant. Sans cette programmation, le Serveur Vocal n offre que deux options : laisser un message ou transférer l appel vers le standard. Si le mode Répondeur Simple est activé, le système diffuse le message d accueil puis raccroche. Si aucun message d accueil personnalisé n a été enregistré le message par défaut "Veuillez enregistrer votre message après le top sonore" est diffusé. Lors du dépôt de nouveaux messages, plusieurs modes de notification sont disponibles : appels téléphoniques, changement de tonalité au décrochage, réception d un contenant le message vocal dans un fichier-son (option Messagerie Unifiée), etc Ecouter les Messages Le Serveur Vocal se compose de boîtes vocales qui gardent les messages laissés par les différents appelants. Ces messages peuvent être écoutés en accédant au Menu de Consultation de la Boîte Vocale, qui offre à l utilisateur plusieurs options Accès au Menu de Consultation de la Boîte Vocale Appels internes Appelez le poste du Serveur Vocal. Le système vous demandera un mot de passe (si activé) ou un numéro de poste suivi d un mot de passe (suivant le modèle du PABX). 6

8 Appels externes par le/la standardiste Demandez au/à la standardiste de transférer l appel à votre poste. Le système vous proposera alors de laisser un message. Tapez * et entrez votre mot de passe. par le Standard Automatique Tapez * dès que le menu principal démarre. Le système vous demandera votre numéro de poste et votre mot de passe. Appel direct Uniquement si votre poste possède une ligne directe avec l extérieur. Tapez * dès le début du menu principal. Entrez votre mot de passe et le système vous proposera le Menu de consultation. 7

9 Diagramme d Accès Appels internes Appels externes Poste Serveur Vocal Standard Automatique Standardiste Appel Direct Tapez Transfert d appel vers le poste Entrez le numéro de poste Tapez Entrez le mot de passe (si activé) Menu de consultation de la Boîte Vocale Menu de Consultation de la Boîte Vocale. Lorsque l appelant entre dans le Menu de Consultation, le Serveur Vocal l informe du nombre total de messages et le nombre de nouveaux messages stockés dans sa boîte vocale. Dans le cas où plusieurs messages sont enregistrés, le système les diffuse, selon la demande de l utilisateur, chronologiquement du plus récent au plus ancien. Chaque message commence par la date et l heure de l enregistrement. 8

10 Après la diffusion de chaque message, l utilisateur revient au Menu de Consultation, ainsi défini : Note: dans certaines versions, les options * et # sont cachées. MENU CONSULTATION Ecouter le message suivant Réécouter le message actuel Effacer le message actuel Déposer message dans autre boîte Options additionnelles Ecouter le message précédent Déposer nouveau message dans autre boîte 0 # Consulter nouvelle boite Sortie Menu Maintenance 1. Ecouter le message suivant 2. Réécouter le message actuel 3. Effacer le message actuel 4. Déposer message dans autre boîte: Cette option permet d envoyer une copie du message actuel vers une autre boîte vocale ou à une liste de diffusion. Le Serveur Vocal demande le numéro de la boîte vocale, puis ouvre un menu qui permet d ajouter une note préalable au message. Pour choisir une liste de diffusion, tapez # suivi du numéro de la liste. 5. Options additionnelles: L option 5 permet d accéder au Menu des Options Additionnelles. 6. Ecouter le message précédent 9

11 7. Déposer un nouveau message dans autre boîte: Permet l enregistrement puis l envoi d un nouveau message à un autre poste. La procédure est la suivante: Entrez le numéro de la boîte vocale qui doit recevoir le message, ou # suivi du numéro de la liste de distribution. Enregistrez le message et validez en tapant #. Consulter nouvelle boîte: En tapant la touche *, vous pouvez consulter n importe quelle boîte vocale. Le système vous demandera le numéro du poste et son mot de passe. # Menu de Maintenance : La touche # donne accès au menu de maintenance. (Voir chapitre Boites Vocales du manuel) Menu Options Additionnelles MENU OPTIONS ADDITIONNELLES Modifier mot de passe Menu message d'accueil Menu Ne Pas Déranger Menu Notification à Distance Menu Déviateur d'appel Menu Index Alphabétique # Changement de langue Retour au menu précédent 10

12 1. Modifier mot de passe: Permet au propriétaire de modifier son code d accès. Ce code peut être désactivé en programmant le Menu message d accueil: Permet à l utilisateur d accéder au menu du message d accueil. 3. Menu Ne pas Déranger: offre les options suivantes: 1 Activer 2 Désactiver 0 Retour au menu précédent Le mode "Ne Pas Déranger" permet à l utilisateur de ne recevoir aucun appel passé par le standard automatique. Lorsqu il est activé, le système entend que le poste ne répond pas, et propose automatiquement le menu: Tapez 1 pour appeler un autre poste Tapez 9 pour laisser un message dans la boîte vocale du poste qui n a pu être joint. Tapez 0 pour contacter le standard 4. Menu Notification à Distance (ce menu n est disponible que si cette option a été programmée à l avance) Cette option propose le sous-menu suivant: 1 Activer 2 Annuler 3 Introduire le numéro de téléphone de la notification 0 Retour au menu précédent Lorsque que l option "Notification à Distance" est activée, le propriétaire de la boîte vocale est informé de la présence de nouveaux messages par un appel du système à un numéro pré-programmé (interne ou externe à l entreprise). Il s agit souvent du téléphone portable du propriétaire de la boîte vocale. Lorsque le Serveur Vocal dispose de l option "Messagerie Unifiée", ce menu permet la notification par courrier électronique. Un est alors envoyé à l adresse associée à la boîte vocale. Pour cela, tapez # comme numéro de téléphone de notification. (Pour plus d informations, voir le manuel"messagerie Unifiée"). 5. Menu Déviateur d Appel (ce menu n est disponible que si cette option a été programmée à l avance) Cette option propose le sous-menu suivant: 1 Activer la déviation d appel 2 Annuler la déviation d appel 3 Introduire numéro de déviation 0 Retour au menu précédent 11

13 Une fois ce mode activé, tous les appels entrants à destination de ce poste pris en charge par le standard automatique seront dirigés vers un autre poste. 6. Menu Index Alphabétique: Permet au propriétaire d accéder au menu Index Alphabétique Menu du Message d Accueil Lorsque l on accède au menu Message d Accueil, le serveur indique à l appelant l état actuel de sa boîte vocale (par example: Message A activé, boite vocale standard ), puis lui propose differentes options: MENU DU MESSAGE D ACCUEIL Menu Message A Menu Message B Menu Message C Activer Message A Activer Message B Activer Message C Activer Boite Vocale Standard Activer Mode Répondeur Simple Menu Nom d Utilisateur 0 # Sortie (Retour au menu précédent) 1. Menu Message A: Permet à l utilisateur d enregistrer, écouter, ou effacer le message d accueil A. 2. Menu Message B: Permet à l utilisateur d enregistrer, écouter, ou effacer le message d accueil B. 3. Menu Message C: Permet à l utilisateur d enregistrer, écouter, ou effacer le message d accueil C. 12

14 4. Activer le message d accueil A: 5. Activer le message d accueil B: 6. Activer le message d accueil C: 7. Activer la boîte vocale standard: (voir 2.2.1) 8. Activer le mode Répondeur Simple: (voir 2.2.1) 9. Menu Nom d Utilisateur: Cette option permet l accès au menu index alphabétique Menu Index Alphabétique Menu Index Alphabétique Ecouter votre nom Enregistrer votre nom Effacer votre nom Entrer votre nom (3 lettres) Supprimer votre nom # Sortie 1. Ecouter l enregistrement de votre nom: Ce message est diffusé pour confirmer à l appelant le poste choisi. 2. Enregistrer votre nom 3. Effacer votre nom 13

15 4. Introduire les premières 3 lettres de votre nom: Permet à l utilisateur de programmer le code d accès à son poste. Ce code est associé à son nom d utilisateur. Exemple : ANTONIO aura le code 268, selon l alphabet organisé sur le clavier du téléphone: 2 ABC 5 - JKL 8 - TUV 3 DEF 6 - MNO 9 - WXYZ 4 GHI 7 - PQRS 5. Supprimer votre nom: permet à l utilisateur de retirer son nom du Répertoire Alphabétique. 14

16 Référence: D221XXSIEUXFR04 Dans l intérêt de ses clients, le fabricant se réserve le droit de modifier les caractéristiques de ses produits sans avis préalable.