Tableau synoptique du chapitre 4

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1 Tableau synoptique du chapitre 4 Les objectifs du processus d évaluation du rendement des employés L évaluation du rendement doit principalement servir à améliorer la qualité du travail de l employé et le système organisationnel de l entreprise, ce qui, par le fait même, améliore la qualité des produits offerts. Cela nous ramène à la trilogie des gagnants-gagnants : l employé est gagnant, l entreprise est gagnante et le client est gagnant. L importance de l évaluation du rendement des employés L évaluation du rendement permet au superviseur de faire le point sur l apport de son employé à son poste, sur l atteinte de ses objectifs de travail et sur sa contribution à l entreprise. Il fait le bilan de la performance atteinte par son employé. Le processus d évaluation du rendement des employés Au moment de l évaluation du rendement, le superviseur observe les réalisations de ses employés (leurs résultats au travail) et la façon dont ils procèdent (leur comportement au travail), compare le fruit de cette observation avec des normes de rendement, analyse les écarts entre le niveau de rendement atteint et celui attendu, fait part à ses employés de son évaluation et, finalement, choisit des moyens de correction et de bonification en collaboration avec ces derniers. Pour y arriver, il : détermine les tâches que doit accomplir l employé ; détermine les objectifs que doit atteindre l employé ; détermine les normes de rendement de l employé à partir des tâches à accomplir et des objectifs à atteindre ; évalue le rendement de l employé ; communique son évaluation à l employé ; met à jour le dossier de rendement de l employé ; fait le suivi de l évaluation du rendement. Les erreurs à éviter au moment de l évaluation du rendement des employés Le superviseur n est pas tout à fait à l abri des erreurs de jugement. Ainsi, il doit éviter de commettre l erreur de comparer les employés entre eux. Il doit aussi éviter l erreur des tendances, l effet de halo et l erreur qui consiste à évaluer uniquement à partir des événements de travail les plus récents. L attitude du superviseur au cours de l évaluation du rendement de ses employés Pour obtenir la collaboration et l adhésion de ses employés au processus d évaluation du rendement, le superviseur doit être présent auprès d eux, être pour eux un facilitateur, adopter une attitude positive envers eux, et être empathique, respectueux et authentique à leur égard. 1

2 Tableau synoptique du chapitre 4 (suite) Les aspects juridiques de l évaluation du rendement des employés Avant d adopter une mesure administrative contre un employé, le superviseur doit s assurer qu elle n est pas discriminatoire, abusive ou arbitraire, c est-à-dire qu il l a prise pour une juste cause. Pour ce faire, il est fortement conseillé qu il observe certains principes d ordre juridique. 2

3 Corrigé des exercices liés à la connaissance TERMES ET CONCEPTS À DÉFINIR 1. Normes de rendement. Les normes de rendement permettent au superviseur de juger si ses employés ont atteint le niveau de rendement attendu. Elles sont déterminées par le superviseur à partir des tâches à accomplir et des objectifs à réaliser. 2. Validité de la norme de rendement. La norme de rendement doit être spécifique aux tâches à accomplir et associée aux objectifs de travail que doit atteindre l employé. 3. Limite acceptable et raisonnable de rendement. Selon W.E. Deming, sur une échelle de notation graduée de l évaluation du rendement, les degrés 1 et 2 reflètent un rendement hors du système, mais du mauvais côté, et les degrés 4 et 5 reflètent un rendement hors du système, mais du bon côté, alors que le degré 3 représente la limite (ou un rendement) acceptable et raisonnable. 4. Dossier de rendement. Dossier de l employé dans lequel le superviseur consigne la grille d évaluation remplie, les ententes conclues et les objectifs de rendement fixés pour la prochaine période. 5. Évaluation formelle. Lorsque vient le temps de l évaluation périodique (soit une ou deux fois par année), le superviseur remplit la grille d évaluation en se servant d une échelle graduée pour se prononcer sur le niveau de rendement atteint, et en recourant aux observations notées dans le dossier de rendement de l employé. 6. Évaluation continue. Évaluation régulière des employés. La fréquence de cette évaluation dépend de la nature du poste et du besoin de rétroaction. Le superviseur donne à ses employés une rétroaction immédiate sur leur rendement au travail. Cette évaluation, pour contribuer à améliorer le travail des employés, doit se faire dès que les résultats et le comportement au travail de ceuxci s écartent (dans un sens ou dans l autre) des normes de rendement. 7. Mesure administrative. Une mesure administrative découle d un rendement au travail qui n atteint pas les normes de rendement en raison de l incompétence de l employé, c est-à-dire en raison de son incapacité à effectuer ses tâches selon des normes de rendement acceptables et raisonnables. Ainsi, une mesure administrative est prise à la suite d un comportement involontairement inadéquat. 3

4 8. Mesure disciplinaire. Une mesure disciplinaire résulte d un comportement au travail jugé déviant tel que le rendement insuffisant ou inacceptable causé par la négligence ou l insouciance, la désobéissance, l insubordination, l absentéisme non justifié et non déclaré, le comportement agressif, le vol, etc., de l employé. Une mesure disciplinaire est la conséquence d un comportement volontairement déviant. 4

5 QUESTIONS À DÉVELOPPEMENT 1. Quels sont les objectifs de l évaluation du rendement? Le processus d évaluation du rendement vise deux grands objectifs : 1. Permettre au superviseur de mieux orienter ses employés vers l atteinte des objectifs de leur travail. 2. Évaluer l efficacité des processus de l entreprise ainsi que la cohérence et la complémentarité de leurs activités respectives. 2. Expliquez l effet motivant qu a la rétroaction régulière et fréquente sur l employé. La rétroaction régulière, fréquente et immédiate est un puissant facteur de motivation car les employés sont sensibles à toute forme d interaction ; ils veulent savoir ce que leur superviseur pense d eux et s il est satisfait d eux. Le processus d évaluation prend donc tout son sens lorsque, à tout moment, le superviseur et ses employés peuvent interagir et s influencer en ce qui a trait au rendement au travail. 3. Énumérez les sept activités du processus d évaluation du rendement. 1. L établissement des tâches que doit accomplir l employé. 2. La détermination des objectifs que doit atteindre l employé. 3. La détermination des normes de rendement de l employé en fonction des tâches à réaliser et des objectifs à atteindre. 4. L évaluation du rendement de l employé. 5. La communication de son évaluation à l employé. 6. La mise à jour du dossier de rendement de l employé. 7. Le suivi de l évaluation du rendement. 4. Décrivez les sept caractéristiques des normes de rendement. 1. Les normes de rendement sont valides. Les normes de rendement doivent être spécifiques aux tâches à accomplir et associées aux objectifs de travail que doit atteindre l employé. 2. Les normes de rendement font l objet d une définition claire et précise. Autant que faire se peut, les normes de rendement ne doivent présenter aucune ambiguïté quant à leur définition et à leur interprétation. Elles peuvent être définies sous l angle des contraintes de coût ou de temps, de la date butoir, de la quantité, de la qualité (efficacité et efficience), de la condition d exécution, de la contrainte d exécution, de la marge d erreur, de la productivité ou de toute autre mesure permettant d apprécier le niveau de rendement atteint. 5

6 3. Les normes de rendement sont connues par les employés. Il est indispensable que le superviseur communique à ses employés les aspects qui feront l objet de l évaluation de leur rendement. Il doit leur expliquer l importance des normes de rendement fixées et déterminer, avec leur collaboration, la façon la plus appropriée de les atteindre. 4. Les normes de rendement sont réalistes. Le superviseur s assure que ses employés ont la compétence et les ressources nécessaires à l atteinte des normes de rendement. 5. Les normes de rendement sont cohérentes avec les objectifs de l entreprise. Les normes de rendement sont déterminées en fonction des objectifs de l entreprise. 6. Les normes de rendement fournissent un défi à la mesure de l employé. Une norme de rendement trop facile à atteindre peut démotiver l employé, tandis qu une norme de rendement trop difficile à atteindre peut le décourager. 7. Les normes de rendement évoluent dans le temps. Pour être concurrentielle et pour survivre, l entreprise doit s adapter à l évolution de son environnement. Pour ce faire, elle modifie constamment ses objectifs. Il faut donc s attendre à ce que l entreprise modifie aussi fréquemment ses normes de rendement. 5. Quel lien peut-on établir entre les processus de l entreprise et l évaluation du rendement de l employé? L évaluation du rendement des employés vise notamment à évaluer l efficacité des processus de l entreprise ainsi que la cohérence et la complémentarité de leurs activités respectives. 6. Quel lien peut-on établir entre les tâches de l employé, ses objectifs de travail et les normes de rendement qu il doit atteindre? À partir des tâches à accomplir et des objectifs de travail à réaliser, le superviseur détermine les normes de rendement que doit atteindre l employé. 7. Énumérez les 10 principes à observer pour mener à bien une rencontre d évaluation du rendement. 1. La rencontre d évaluation n est pas une séance d accusation, mais un outil de travail. 2. La rencontre d évaluation doit se faire dans un climat de confiance où l employé se sentira à l aise et ne craindra pas d être évalué. 3. Le choix des questions doit viser à comprendre l employé et non à le «cuisiner». 4. La rencontre d évaluation doit être menée en privé et toute l attention du superviseur doit être consacrée à l employé. 6

7 5. La rencontre d évaluation n est pas l occasion de blâmer l employé. 6. Les comparaisons avec des collègues de travail sont à éviter. 7. Les menaces ne servent à rien. 8. L employé peut exprimer son désaccord sans risques d affrontement avec le superviseur. 9. Le superviseur doit éviter de s engager émotionnellement dans la discussion. 10. Le superviseur doit éviter d interpréter les paroles de l employé selon son propre schème de référence. 8. Énumérez les erreurs communes commises au cours de l évaluation du rendement. L erreur de comparer les employés entre eux. La tendance à être pessimiste, la tendance à être optimiste et la tendance à être neutre. L effet de halo, qui consiste à surévaluer un employé en ne tenant compte que des résultats positifs des premiers critères évalués ou, au contraire, à le sous-évaluer parce que ceux-ci étaient négatifs. L erreur qui consiste à évaluer uniquement les événements de travail les plus récents. 9. Décrivez l attitude que le superviseur doit adopter à l égard de ses employés dans l application du processus d évaluation du rendement. Le superviseur doit : être présent auprès de ses employés. être un «facilitateur» pour ses employés. adopter une attitude positive envers ses employés. être empathique. être respectueux. être authentique. 10. Expliquez en quoi consiste une mesure administrative prise pour une juste cause. Une mesure administrative prise contre un employé pour une juste cause n est pas discriminatoire, abusive ou arbitraire. 7

8 Marche à suivre pour faire les exercices d application Nous avons appris qu une grille d évaluation contient des normes de rendement pour chacune des tâches que l employé doit accomplir. Pour vous aider à faire les exercices d application du chapitre, remplissez la grille d évaluation présentée dans la figure 4.1. Figure 4.1 Grille d évaluation Tâches Norme de rendement Assurez-vous que les normes de rendement sont : valides. Les normes de rendement évaluent des résultats de travail et des comportement au travail. clairement définies. Les résultats de travail sont évalués en fonction de la quantité, des contraintes de coût et de temps, de la productivité, de la date butoir, de la marge d erreur, etc. Le comportement au travail est évalué sous l angle de la qualité, des conditions et des contraintes d exécution, des procédés de travail, etc. réalistes. cohérentes. une source de motivation pour l employé du fait qu elles représentent un défi. Utilisez la figure 4.2 pour vérifier si vous avez satisfait aux conditions énumérées ci-dessus. Il vous suffit de cocher d un les caractéristiques correspondant à vos normes de rendement. 8

9 Figure 4.2 Caractéristiques des normes de rendement Caractéristiques Vérification Validité Clarté et précision Réalisme Cohérence Défi 9

10 Questions à se poser pour faire les exercices d analyse Pour analyser un cas, vous pouvez adopter la marche à suivre suivante : 1. Résumer brièvement le cas en répondant aux questions suivantes : «Qui?», «Quoi?», «Comment?», «Quand?» et «Pourquoi?». 2. Décrire le problème soulevé par le cas. 3. Dégager les éléments importants au regard du problème. 4. Établir des liens pertinents entre ces différents éléments. 5. Interpréter l information ainsi recueillie à partir des principes de gestion étudiés dans le chapitre. 6. Recenser toutes les causes possibles du problème. 7. Définir la cause principale du problème. 8. Tirer des conclusions. Les questions suivantes vous aideront à analyser les cas du chapitre. 1. Les normes de rendement ont-elles été établies en fonction des objectifs de travail à atteindre et des tâches à accomplir? 2. Les normes de rendement sont-elles correctement définies? 3. La fréquence de l évaluation du rendement est-elle appropriée? 4. Les activités reliées au processus d évaluation du rendement ont-elles toutes été accomplies? 5. L employé participe-t-il à sa propre évaluation du rendement? 6. Le superviseur a-t-il la formation requise pour évaluer ses employés? 7. L évaluation du rendement poursuit-elle de bons objectifs? Pour être sûr qu une mesure administrative n est pas discriminatoire, abusive ou arbitraire, c est-à-dire qu elle a été prise pour une cause juste, il suffit d observer les principes énumérés dans le tableau 4.1. Cochez d un les principes appliqués. 10

11 Tableau 4.1 Principes relatifs à l application d une mesure administrative Principes Vérification Le superviseur : possède les connaissances et les habiletés nécessaires pour évaluer son employé. a communiqué à son employé les résultats de son évaluation. a indiqué clairement à son employé qu il n a pas atteint les normes de rendement. a averti son employé qu il ne peut pas tolérer son rendement inadéquat. a proposé à son employé des moyens pour l aider à améliorer son rendement. a alloué une période de temps raisonnable à son employé pour améliorer son rendement. L employé : connaît et comprend les normes de rendement et les objectifs de travail qu il doit atteindre. a les compétences nécessaires pour atteindre les normes de rendement établies. est responsable des tâches à accomplir. connaît les conséquences auxquelles il s expose s il n atteint pas son niveau de rendement. Le processus d évaluation du rendement : est uniformisé pour tous les employés qui accomplissent les mêmes tâches. prévoit un mécanisme de contestation. Les normes de rendement : sont objectives. sont observables. sont valides. La mesure administrative est adoptée, car le rendement inadéquat s est produit à plusieurs reprises et d une façon constante. 11

12 L évaluation annuelle, source d insatisfaction Danielle Turgeon, Les Affaires 1 er février 2003 Lectures recommandées Des conseils pour réussir vos évaluations de rendement France Veillet, Les Affaires 25 janvier 2003 L évaluation annuelle permet de développer les compétences France Veillet, Les Affaires 11 janvier 2003 L évaluation des employés gagne ses galons Florent Francœur, Les Affaires 24 mai