TERMES DE REFERENCE POUR LE RECRUTEMENT DE L ASSISTANT SUIVI & EVALUATION AU SEIN DU PGDI AMI N 12/IDA/PREA/PGDI/RPM

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1 TERME DE REFERENCE POUR LE RECRUTEMENT DE L AITANT UIVI & EVALUATION AU EIN DU PGDI AMI N 12/IDA/PREA/PGDI/RPM Composante 4 : Objectif A : Activité 4A.02 : Type de consultant Type de contrat Catégorie du consultant Gestion du projet Appui au bureau du projet Consultant du bureau de projet Consultant individuel Temps passé A. CONTEXTE 1. Contexte général du projet et de sa restructuration Depuis plus de 10 ans, le Gouvernement de la République de Madagascar a mis en œuvre plusieurs projets d amélioration de la gestion publique. Venant à la suite du PAAGE et du PAIGEP et dans le prolongement du PGDI, le second projet pour la gouvernance et le développement institutionnel a été négocié en La mise en œuvre de ce projet a été interrompue par la crise en 2009 et ses activités ont été suspendues pendant presque deux années, le portefeuille de la Banque Mondiale étant, dès lors, régi par la directive OP/BP (gouvernement de facto). Toutefois, depuis mai 2011, la Banque Mondiale a assoupli cette directive et a repris le décaissement de son portefeuille sous certaines conditions. Une de ces conditions est la restructuration du PGDI qui vise à l adapter au nouveau contexte, Par ailleurs, le Gouvernement, à travers la Primature, a confirmé son engagement à poursuivre, à renforcer et à accélérer les actions et les réformes entreprises depuis. Ainsi, la tutelle du PREA, par décret n du 28 juin 2012, a été transférée à la Primature. Celle-ci, dans la continuité de ses actions en faveur du renforcement de la bonne gouvernance au niveau de l administration, envisage de poursuivre la conception et la mise en œuvre du volet «efficacité» du Programme National de Bonne Gouvernance (PNBG). Par décret n du 28 juin 2012, le PGDI2 a également été placé sous tutelle de la Primature et sous la supervision de la Coordination Générale du PREA. Il continuera à apporter son appui dans la conception et la mise en œuvre du Programme National de Bonne Gouvernance (PNBG). La restructuration proposée du projet a considérablement revu le cadre logique de ce dernier tout en maintenant la gestion des finances publiques et la redevabilité sociale, tant au niveau local que national, comme des enjeux prioritaires. Avec cette restructuration, la durée de vie du projet, est proposée pour être étendue de deux ans, soit jusqu au 31 août 2014 afin de pouvoir décaisser le reliquat estimé à environ 19 1

2 millions UD et de mettre en œuvre les activités du projet restructuré. La restructuration vise également à recadrer les activités du projet avec la stratégie de la Banque Mondiale pour Madagascar pour la période (IN). Ainsi, la restructuration a retenu pour objectif du projet de renforcer la gestion des finances publiques et de la redevabilité sociale tant au niveau central que communal. La restructuration a retenu trois composantes : Composante 1 : Amélioration de l efficacité et de la transparence de la gestion des finances publiques Composante 2 : Amélioration de la gouvernance locale Composante 3 : Renforcement institutionnel et gestion des connaissances 2. La planification, le suivi et l évaluation La planification peut être définie comme étant le processus permettant de définir les objectifs, d élaborer les stratégies, de tracer les grandes lignes des dispositions de mise en œuvre et d attribuer les ressources nécessaires à la réalisation de ces objectifs. Une définition du suivi serait le processus par lequel les parties prenantes reçoivent un retour d information sur les progrès réalisés en vue d atteindre les objectifs qu elles se sont fixées. Contrairement à beaucoup de définitions qui traitent le suivi comme un simple examen des progrès réalisés par la mise en œuvre d activités ou d actions, la définition utilisée met l accent sur l examen du progrès par rapport à la réalisation des objectifs. En d autres termes, le suivi ne s arrête pas à poser la question «agissons-nous comme nous avions prévu d agir?» mais va au-delà et pose la question «faisons-nous des progrès dans la réalisation des résultats que nous nous étions fixés?». La différence entre ces deux approches est extrêmement importante. Dans la première approche, plus limitée, le suivi se concentre plus sur un suivi des projets et sur l utilisation des ressources des agences et entités, alors que dans la deuxième approche, plus large, le suivi implique également un suivi des stratégies et des mesures prises par les partenaires et les nonpartenaires et permet de déterminer les nouvelles stratégies à suivre et les nouvelles mesures à prendre pour s assurer des progrès réalisés à l égard des résultats les plus importants. L évaluation est une appréciation rigoureuse et indépendante des activités réalisées ou en cours visant à déterminer leur niveau de réalisation des objectifs fixés et de contribution à la prise de décision. Les évaluations, de la même manière que le suivi, peuvent être appliquées à plusieurs domaines tels qu une activité, un projet, un programme, une stratégie, un sujet, un thème, un secteur ou une organisation. La principale différence entre les deux réside dans le fait que les évaluations sont effectuées indépendamment dans le but de fournir un suivi des objectifs aux responsables et au personnel leur permettant de savoir s ils sont sur la bonne voie. De plus, les évaluations sont plus rigoureuses dans leurs procédures, élaboration et méthodologie et impliquent généralement une analyse de plus grande envergure. Néanmoins, l évaluation et le suivi ont tout deux des finalités très similaires : fournir des informations pouvant aider à renseigner les décisions à prendre, améliorer la performance et réaliser les résultats fixés. 2

3 Le suivi et l évaluation visent généralement à mesurer les points suivants : la pertinence, l efficacité, l efficience, la durabilité, les impacts. Les mécanismes de suivi évaluation sont déterminants pour alimenter la création de connaissance, la conduite de changement et le développement institutionnel. L association de la planification, du suivi et de l évaluation donne lieu à la gestion axée sur les résultats (GAR). Cette dernière est définie comme «une large stratégie de gestion, visant à réaliser une meilleure performance et des résultats démontrables» et a été adoptée par de nombreuses organisations multilatérales de développement, d agences de développement bilatérales et d administrations publiques à travers le monde. Aussi, si la restructuration du projet a été principalement motivée par l atteinte de résultats concrets sur une période assez courte (moins de 24 mois), cette contrainte nécessite une gestion efficace et orientée vers les résultats, dans laquelle doit s insérer un système de Planification-uivi-Evaluation (PE) performant. Dans l optique d optimiser la planification, le suivi et l évaluation du projet, les présents termes de référence sont établis pour le recrutement d un assistant au spécialiste en planification suivi évaluation afin de renforcer l équipe du PGDI, compte tenu du volume de travail prévisible pour permettre l exécution des activités prévues par le PGDI2. B. MIION Le Consultant aura à assister le pécialiste en Planification-uivi-Evaluation dans la coordination des activités de Planification suivi-évaluation du PGDI et la promotion de la démarche qualité au sein du projet. C. DECRIPTION DE TACHE ous la supervision du PE, le consultant assure la collecte de données et leur traitement pour la production d information nécessaire au système de suivi évaluation du projet. Il assure également le contrôle qualité des prestations et activités en accord avec les conventions et contrats signés par le projet. Plus spécifiquement, l AE sera chargé de 1. L alimentation en données et l exploitation du système de planification, de suivi et d évaluation du projet 2. Organisation /animation des sessions de suivi participatives des bénéficiaires du projet ainsi que les séances d évaluation périodiques; 3. uivi de l exécution des conventions conclues entre le PGDI (i) et ses partenaires et (ii) les opérateurs de terrain (sociétés civiles, structures publiques, etc.); 4. Contrôle qualité des prestations/rapports et visa pour paiement pour le compte de la cellule suivi évaluation du projet ; 5. Organisation des missions de suivi et d évaluation des bailleurs de fonds et du Gouvernement. ; 6. Participation à élaboration des projets de Plan de Travail (PTA) du PGDI ; 3

4 7. Fourniture des données de base pour l élaboration des rapports périodiques et circonstanciels sur les activités du PGDI (mensuel, trimestriel, semestriel, annuel) ; 8. Contribution à la création des outils de gestion des connaissances et à la mise en place du portail de gestion des connaissances. 9. Participation à la formation des bénéficiaires sur le suivi-évaluation 10. Mise en place et animation d un cercle de qualité au sein du projet 11. Exécuter toute autre tâche qui pourrait lui être confiée par le pécialiste en Planification- uivi-evaluation. D. DUREE La prestation de l Assistant au pécialiste en Planification-uivi-Evaluation débutera à la date de signature du contrat pour une période courant jusqu au 31 août E. CRITERE DE PERFORMANCE ET LIVRABLE L assistant suivi-évaluation fournira un rapport mensuel d activité, qui enclenchera le paiement de ses honoraires. Ce rapport comprendra : le rapport mensuel du cercle de qualité du projet un rapport succinct d activité (incluant la fiche de temps) un tableau de bord de suivi des activités du projet. Ce rapport devra permettre de retracer les éléments suivants : Disponibilité du tableau de bord mensuel Taux de mise en œuvre des recommandations du cercle qualité du mois précédent 5 jours après chaque opération F. QUALIFICATION L Assistant(e) uivi-evaluation doit présenter les qualifications suivantes : Critères Critères de pré sélection - Liste restreinte Titulaire d un diplôme universitaire (Bacc +3 en sciences sociales, gestion, relations internationales, administration des affaires, gestion de projet ou d'autres domaines, Formation en suivi-évaluation de politiques, de programmes ou de projets, démarche qualité, contrôle de gestion Au moins cinq (5) années d expérience professionnelle dans le suivi de projet/contrôle de gestion/contrôle qualité 4

5 Critères de élection finale. Expérience en suivi de projet et/ou contrôle de gestion, Audit Interne. Bonne connaissance, des enjeux de la gouvernance (demand and supply side) de la réforme de la gestion publique, Forte capacité collaborative en pédagogie et en animation de groupe Connaissance de la démarche qualité, et des normes IO9000 Bonne capacité de reporting Bonne connaissance des systèmes d information appliquée à la gestion de projets Excellente capacité rédactionnelle et aisance à l oral en Malgache et en Français Capacité de lire, écrire et de s exprimer oralement en Anglais Bonne culture générale Bonne maîtrise des outils bureautiques Aisance relationnelle, grande capacité à travailler en équipe Grande capacité d analyse, esprit d initiative, de synthèse Rigoureux et méthodique Disponibilité immédiate (dans les trente jours) INFORMATION ADDITTIONNELLE UR LA MIION ET LE MODALITE DE DEPOT DE CANDIDATURE; i le candidat retenu appartient à la fonction publique, la régularisation de sa position d agent de l Etat pour être conforme aux directives de la Banque Mondiale sera une condition de mise en vigueur de son contrat (le modèle de contrat est annexé aux présents TDRs). La présentation par le candidat retenu d un récépissé de sa Déclaration du patrimoine remise au BIANCO sera une condition de mise en vigueur de son contrat. Par ailleurs, sa déclaration de patrimoine se fera annuellement. Les éléments à fournir pour le dossier de candidatures sont les suivants : CV : une version dans un format libre et une version dans le format recommandé - AN PHOTO et avec mention d au moins trois références, avec si possible une référence internationale. Note de motivation (maximum 2 pages, caractère times new roman 12, simple interligne) Les candidats devront être en mesure de présenter une copie de leur diplôme à la demande. Les candidatures féminines sont fortement encouragées. Les dossiers de candidatures sont à envoyer au plus tard le à 10 heures, aux adresses suivantes : csca@primature.gov.mg, rabodomanandraisoa@gmail.com, rjck@moov.mg, ou par courrier postal, Monsieur le Président du Conseil d Orientation et du uivi du PREA, à l adresse suivante : «B.P. 248 Primature Mahazoarivo. ANTANANARIVO 101» 5

6 1. Titre AITANT (E) EN PLANIFICATION-UIVI- EVALUATION AU EIN DU PGDI 2. Nom du consultant 3. Nom de l employé 4. Date de naissance 5. Education ANNEE DIPLOME INTITUTION, PAY, VILLE 6. Affiliation à des associations professionnelles 7. Autres formations (depuis 5) ORGANIME, INTITULE DE LA FORMATION 8A. Pays où le consultant a travaillé (liste 10 dernières années, par ordre alphabétique) 8B. Régions de Madagascar où le consultant a vécu et travaillé au cours des 10 dernières années 9. Langues (0 : mauvais - 5 : Excellent) PARLEE LUE ECRITE Malagasy Anglais Français Autre1 : Autre Expérience Professionnelle :[En commençant par son poste actuel, donner la liste par ordre chronologique inverse de tous les emplois exercés par l employé depuis la fin de ses études. Pour chaque emploi (voir le formulaire ci-dessous), donner les dates, le nom de l employeur et le poste occupé.] DEPUI JUQU A EMPLOYEUR (DONNER LA REFERENCE ET CONTACT) 6

7 11. Détail des prestations exécutées [Indiquer toutes les prestations exécutées pour chaque mission 12. Expérience qui illustre le mieux sa compétence Donner notamment les informations suivantes qui illustrent au mieux la compétence professionnelle de l employé pour les prestations mentionnées au point 11] NOM DU PROJET/MIION NOM DU PROJET/MIION NOM DU PROJET/MIION NOM DU PROJET/MIION NOM DU PROJET/MIION 7

8 NOM DU PROJET/MIION NOM DU PROJET/MIION NOM DU PROJET/MIION NOM DU PROJET/MIION 8

9 NOM DU PROJET/MIION NOM DU PROJET/MIION Références Autres eléments pertinents en matière de systèmes d information Attestation Je, soussigné, certifie, en toute conscience, que les renseignements ci-dessus rendent fidèlement compte de ma situation, de mes qualifications et de mon expérience. J accepte que toute déclaration volontairement erronée puisse entraîner mon exclusion, ou mon renvoi si j ai été engagé 9