Plate-forme de travail collaboratif Agorazimut

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1 Plate-forme de travail collaboratif Agorazimut MODE D EMPLOI Ronan LE MAO

2 La plate-forme de travail collaboratif Agorazimut est une application en ligne qui permet de faciliter les échanges au sein de groupes de travail identifiés. Ces échanges se déclinent sous différentes formes qui correspondent aux fonctionnalités proposées par Agorazimut Les profils L application distingue 3 profils : L administrateur général Le responsable de groupe Le membre d un groupe L administrateur général L administrateur général a accès à la plate-forme de gestion. Il peut : Gérer la zone d information générale (édito) Créer des utilisateurs Gérer les groupes Etre modérateur Le responsable de groupe Le responsable de groupe a une fonction de référent. Lors de la création d un groupe par l administrateur général, un champ « » est renseigné. Il s agit de l adresse électronique du responsable de groupe. Cela permet par la suite de diriger vers cette boite toutes les demandes qui font l objet d une modération. Le membre d un groupe Pour être membre d un groupe, il est nécessaire d être d abord référencé en tant qu utilisateur (cf. la plate-forme de gestion). Chaque membre dispose d un identifiant et d un mot de passe qui lui permettent de se connecter et d accéder aux fonctionnalités proposées par Agorazimut. Nota : Il est possible d être membre de plusieurs groupes. Agorazimut est constitué de 2 espaces : L interface de travail des groupes L espace d administration générale 2

3 L interface de travail des groupes L interface de travail des groupes est l espace dédié aux utilisateurs. Une fois connectés, ils peuvent accéder à l ensemble des fonctionnalités proposées et intervenir en publiant du contenu.. Chaque groupe est doté des applications suivantes : Un agenda partagé Un fil d information Un centre de ressources Un annuaire qui permet d écrire à l ensemble des membres du groupe. 3

4 Fonctionnalités des membres d un groupe Demande d'inscription à un groupe Plusieurs groupes peuvent être activés. Seules les personnes identifiées peuvent faire des demandes d inscription à un groupe. Pour une nouvelle personne il faut donc commencer par lui créer un compte dans le module de gestion. Après s'être identifié, l'utilisateur trouvera à droite les groupes auxquels il est inscrit. Le bouton "Inscription aux groupes" lui permet d'envoyer une demande d'inscription aux autres groupes. A noter que les groupes que vous avez notés comme "Masqué pour les non-inscrits" dans le module de gestion n'apparaîtront pas. Cette demande vous est envoyée par mail. Un lien dans ce mail vous permet d'accepter directement la demande. A sa prochaine connexion, l'utilisateur aura accès aux nouveaux groupes Publier une info sur un groupe Après s'être identifié et avoir choisi un groupe, l'utilisateur peut proposer des infos, des documents et des rendez-vous. Cela se fait en utilisant le bouton "proposer" en haut à droite des pages correspondantes. Le responsable du groupe recevra une alerte par mail. Un lien dans ce mail permet de valider directement cette proposition. Vous pouvez aussi le faire via le module de gestion, dans l'onglet correspondant du groupe concerné. Cela vous permettra de modifier la proposition avant de la valider. 4

5 Formulaire de dépôt «info» Ajouter un commentaire sur une info Les utilisateurs autorisés peuvent déposer un commentaire sur une information du fil d info. Cela se fait en consultant le détail de l'info en question sur l'extranet. Les commentaires ne sont pas modérés. Ajouter un rendez-vous à l agenda Les utilisateurs autorisés peuvent notifier un rendez-vous dans l agenda en cliquant sur le bouton «proposer un événement». Le responsable du groupe recevra une alerte par mail pour valider votre proposition. 5

6 Formulaire de dépôt «Agenda» Publier un document Les utilisateurs autorisés peuvent publier un document en cliquant sur le bouton «proposer un document». Le responsable du groupe recevra une alerte par mail pour valider votre proposition. 6

7 Formulaire de dépôt «documents» Ecrire à tous Agorazimut est doté d une fonction «écrire à tous». Elle permet de diffuser, via , une information à l ensemble des membres du groupe. Pour cela il suffit de sélectionner l onglet «membres» puis cliquer sur le bouton «écrire à tous». Il est possible de n écrire qu à un seul membre en cliquant sur l une des adresses diffusées. 7

8 Administration générale L accès à l espace de gestion est sécurisé (identifiant et mot de passe). Cet espace est destiné à l administrateur général et permet d intervenir sur : La gestion éditoriale du site La gestion des accès (utilisateurs) La gestion des groupes 8

9 Gestion de l édito Le 1 er pavé vous permet de gérer une zone d information. Cette zone est accessible avant la connexion. Le texte peut être complété par l insertion d un lien hypertexte vers un site internet. Gestion des accès Cette fonctionnalité permet d identifier les personnes qui ont accès à Agorazimut. Toute personne inscrite en tant qu utilisateur se voit attribuer un identifiant et un mot de passe. L administrateur peut ainsi affecter les utilisateurs à un ou plusieurs groupes. Nous vous conseillons d'utiliser les adresses comme login. 9

10 Gestion des groupes La gestion des groupes s effectue en deux temps : Il faut d abord créer le groupe avant d en définir le contenu. Etape 1 Dans le module de gestion, cliquer sur "Groupe de travail / Nouvelle page" Il est possible de définir une adresse spécifique comme gestionnaire du groupe. Par défaut c'est votre adresse qui sera utilisée Etape 2 10

11 Un groupe se définit par plusieurs attributs : Corps de page : le nom du groupe. Intro : description du groupe (présentation, objectifs, thème de réflexion) Fil d info : informations diffusées au sein du groupe Documents : documents publiés au sein du groupe Agenda : agenda mutualisé du groupe Inscrits : membres du groupe Rubriques docs : définition des thèmes de classement des documents En dehors des commentaires du fil d info, le responsable de groupe devra valider les différentes contributions. Définir les membres du groupe L administrateur peut, pour chaque groupe, affecter plusieurs utilisateurs. Le choix se fait en cochant les cases des utilisateurs concernés. Quel que soit le groupe, la liste complète des utilisateurs apparaitra. Cela permet d affecter une personne à plusieurs groupes. La publication de documents Agorazimut intègre un espace documentaire où il est possible de stocker différents types de fichiers (pdf, rtf, doc, xls, ppt, docx, xlsx, pptx, odt, ods,txt, rm, ogm, mkv, mp3). Le poids de ces fichiers doit être inférieur à 10 Mo. 11

12 Selon la volumétrie, il peut être nécessaire de classer ces fichiers. Agorazimut propose une fonctionnalité de gestion de thèmes pour y rattacher des fichiers. La gestion des thèmes se fait à partir de l onglet «rubriques doc». En cliquant sur «nouveau», le système vous propose de nommer votre thème qui sera directement inséré dans la fiche de publication de documents. Pour publier un document à partir de l interface d administration, il suffit de cliquer sur l onglet «documents». Le gestionnaire peut nommer le document et le rendre accessible en ligne. Pour rendre accessible un document publié par un utilisateur, le responsable de groupe, alerté par mail, valide la contribution. Cette validation permet de rendre la contribution visible (cf. chapitre modération). La publication d informations : agenda / fil d info 12

13 La gestion des publications des rubriques «fil d info» et «agenda» est basée sur le même principe que celle de la publication des documents, à la différence près qu il n y a pas de notion de thème. Des formulaires sont à la disposition des utilisateurs. Ils ont ainsi la possibilité d enrichir le contenu des rubriques, sachant que la publication de ces contributions demande une validation. Les responsables de groupes et l administrateur général peuvent intervenir directement sur le contenu (création, modification, suppression) à partir de la plate-forme de gestion. La modération Le principe de la modération repose sur la validation par le responsable de groupe de certaines contributions avant leur publication. Cela permet surtout au responsable de groupes d avoir un rôle de coordinateur/animateur d un groupe et donc dans les fait de savoir ce qui est publié au sein de son groupe tout en faisant respecter les règles éditoriales en vigueur. Cette fonction demande de la réactivité. Seuls les commentaires ne sont pas sujets à modération, afin de maintenir une dynamique dans les échanges. Les contributeurs ont la possibilité de publier dans les rubriques : Fil d info Document Agenda Processus : Le responsable de groupe est alerté par de toutes les demandes de publication. En gestion, la notification [non validé] lui permet de repérer les nouvelles contributions. 13

14 Après consultation, il valide (ou non) la contribution, qui est alors visible par l ensemble des membres du groupe. 14

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