NOTE 001. Le site Web EGRIAN

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1 NOTE 001 Date : 30 janvier 2007 AGGLOMERATION DE NEVERS Hubert Couprie Tél. : MANDATAIRE DE L ÉTUDE : MINEA Alain Mausset Cécile Bouillet Téléphone : SECTEUR(S) D'ETUDE CONCERNÉ(S) La Loire, l Allier et la Nièvre adn Rive Droite/Rive Gauche adn Loire amont adn Bec d Allier adn Loire aval Commune concernée AUTEUR : Jacques Lepage Société : Minea Réf : EGR_120_NT_001_v03 VALIDATIONS Auteur de la note Minea adn Groupe Technique Site public adn Le site Web EGRIAN Description du site EGRIAN en trois niveaux et protocole de création et de validation de tous documents de l étude EGRIAN. Le site web est conçu pour devenir un outil de communication sur le projet EGRIAN s adressant à un large public. Le site doit aussi être un outil de travail permettant au Maître d Ouvrage et à ses partenaires de partager des informations protégées. Enfin le site se veut un outil destiné à mettre en place une démarche qualité par un système de validation des documents produits et l accès à un espace collaboratif. Jacques Lepage - Minea Page 1/6

2 Le site public C est la vitrine du projet EGRIAN. Les textes et documents sont conçus pour être clairs, attractifs et pédagogiques. Le contenu et le nombre de pages de la partie publique du site fera l objet d une étude et de réunions avec le Maître d œuvre, mais on peut déjà mentionner quelques pages : Présentation du Projet EGRIAN Texte court présentant le contexte et les objectifs du projet. La page pourra comporter des images ou cartes illustrant et texte et des documents PréAO plus complets (à télécharger) sur le projet. Actualités Cette rubrique relate sous forme d articles datés la vie du projet : réunions publiques, publication de documents, évènements Pour être vivante, cette rubrique devra être mise à jour régulièrement. Partenaires Il s agit de présenter des partenaires du projet par un petit texte, un logo, un lien vers le site La documentation Cette rubrique permet la consultation de l ensemble des documents publics relatifs au projet. Ces documents sont de natures diverses : cartes, photos, PréAO, rapports, notes, comptes-rendus. Les documents du site public sont pour la plupart au format acrobat PDF. Un formulaire de recherche permet de retrouver un document. Les critères de recherche sont à préciser au début de l étude. On peut mentionner des critères envisageables : Recherche textuelle par mots-clefs Recherche par type des documents (cartes, photo, PréAo) Zone géographique Contacts Liste classée des différents intervenants du projet (Organisme, fonction, adresse, téléphone, courriel ) Recherche textuelle Le moteur de recherche est accessible de toutes les pages du site. Un champ de recherche permet de saisir un ou plusieurs mots. On obtient comme résultat à la recherche toutes les rubriques et les articles dont le titre, le descriptif ou le texte contiennent les mots saisis. La liste des réponses est classée par ordre de pertinence. Plan du site Cette page présente la liste des rubriques et des pages du site public. Elle est dynamique et se modifie automatiquement en cas de changement du contenu du site par exemple lors d une création ou d une suppression de page. Mentions légales Cette page contient les informations légales relatives à l utilisation du site : responsable légal, droits de réutilisation des textes documents et photos, déclaration à la CNIL. Jacques Lepage - Minea Page 2/6

3 L espace partenaires Protégé par un code, c est le niveau des partenaires et des élus. Il est conçu comme une espace de partage de données. La structure et le contenu de cet espace sera précisé en concertation avec le Maître d œuvre, mais on peut citer les fonctionnalités suivantes. Documentation des partenaires Cette rubrique contient des documents non publics ou en cours de validation consultables par les partenaires. Calendrier Un calendrier des réunions et événements peut être tenu. Répertoires des partenaires Un ou plusieurs répertoires regroupe les coordonnées des différents partenaires : Maître d œuvre, Comité de pilotage, Comité de suivi, prestataires. Jacques Lepage - Minea Page 3/6

4 Espace collaboratif et de validation Cet espace est conçu comme un outil à la disposition du Maître d œuvre et des partenaires principaux pour mettre en place une démarche qualité, gérer la validation des documents et disposer d un espace collaboratif. Pour accéder à cet espace il faut être un utilisateur reconnu et disposer d un mot de passe. Documentation de l étude La démarche qualité que nous comptons mettre en place vise à prendre en compte tous les documents produits par l étude afin de gérer les étapes de leur validation et de leur éventuelle publication sur le site. Structure de la documentation Une analyse détaillée des documents à produire par l étude et la concertation avec le Maître d œuvre permettront de définir la structure de la documentation. Il faudra déterminer les rubriques ou volets de l étude et décider si un classement géographique est nécessaire. Une fois la structure crée, il sera possible de ranger chaque document en cours de rédaction dans le volet correspondant. Réservation d un document Une nomenclature de référencement des documents sera mise en place au début du projet. Le site permettra de réserver un document c est à dire de signaler au système qu un document dont on ne connaît que le type et le titre est en cours de création. Cela donnera lieu à la création d un article. Le système donne une référence en respectant la nomenclature. Le rédacteur doit alors saisir le titre du document ainsi que son descriptif. Ajout du document Une fois le document créé, il sera possible de le joindre à l article pour le rendre consultable par les membres de l espace collaboratif. Espace collaboratif L espace collaboratif donne aux utilisateurs l accès au : Forum interne : les intervenants lancent des thèmes de discussions et peuvent réagir. Agenda : l agenda se consulte à la journée, à la semaine ou au mois. On peut y inscrire des pense-bêtes, des messages ou des annonces. Messagerie : elle permet l envoi de messages entre deux membres de la zone de travail. Articles en cours de rédaction : ces articles ne sont visibles que par les membres de la zone, ils contiennent des textes provisoires, non validés. Echange de documents : les membres peuvent associer des documents joints à leurs articles. Ces documents deviennent alors accessibles à tous les membres de la zone de travail. Le moteur de recherche permet de retrouver dans le site une rubrique, un article (publié ou non) ou un auteur. Jacques Lepage - Minea Page 4/6

5 Validation des documents dans la base de données Création d un document par l auteur Sur le site en ligne Zone Confidentielle avec Word Validation par l auteur par mail Validation par Minea Validation par la MO Réservation d une référence Création dans la base SPIP d un article descriptif du document Saisie systématique d un titre signifiant et d un descriptif (5 à 10 lignes) Création d un fichier Word disposant de la charte minimale Le nom du fichier respecte la référence donnée (nomenclature) Saisie des informations d identification : titre, objet du chapitre, auteur, date, pied de page Le document ne comporte pas d image mais uniquement les codes de ces illustrations, photos, plans Validation en interne, relecture systématique par une personne de son entreprise déterminée à l avance Mise en ligne du fichier Word comme document joint à l article Mise en ligne des photos et images mentionnées dans le fichier Word comme documents joints à l article Téléchargement du fichier Word sur un poste local Relecture du fichier Word Modifications éventuelles du document Word Remplacement du fichier Word joint à l article Téléchargement du fichier Word sur un poste local Relecture du fichier Word Modifications éventuelles du document Word Remplacement du fichier Word joint à l article par la MO ou par Minea Jacques Lepage - Minea Page 5/6

6 Passage du document à la charte graphique par Minea Réalisation du document InDesign Insertion des images et photos Passage au format PDF Publication en Zone Partenaires par Minea Site Partenaire L accès à la Zone est protégé par le code : GRAINE Mise en ligne du fichier PDF sous forme d un document joint téléchargeable dans l article. L article passe de l état «en cours de rédaction» à «publié en ligne» L article est consultable par les partenaires sur le site Validation par le Comité de Pilotage Par mail ou téléphone Les modifications éventuelles sont signalées à la MO qui retransmet à Minea Réalisation d un document définitif InDesign Remplacement du document PDF joint à l article Publication en Zone Publique par Minea Site Public Les documents passent en Zone Publique en fonction de la décision du Comité de Pilotage Les documents sont consultables par tous les internautes Le document reste cependant actualisable Jacques Lepage - Minea Page 6/6

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