Logiciel dr.veto version

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1 Logiciel dr.veto version Release Note Mise à jour du 10 mars 2015 Nouveautés et améliorations Tél +33 (0) support@drveto.com

2 Table des matières 1. GESTION DE CAISSE... 3 Contrôle de caisse et mouvements d espèces... 3 Contrôle de caisse... 3 Mouvements d espèces... 5 Remises en banque... 5 Contre-passations et Représentations PROFIL MARGES Présentation...11 Activation de Profil Marges...11 Utilisation De Profil Marges...12 Import des familles Alcyon Import des produits et mise à jour des coefficients Type d arrondi Divers PRIX FORFAITAIRE SUR LES GROUPES D ACTES Introduction...15 Configuration...15 Consultation...16 Facturation et vente

3 1. GESTION DE CAISSE Contrôle de caisse et mouvements d espèces Un nouvel écran intitulé «gestion de caisse» est disponible dans le module comptabilité : Contrôle de caisse Il est nécessaire de clôturer une première fois la caisse afin d activer la fonctionnalité de contrôle de caisse. Cette première clôture servira de référence de première caisse vide. Une fois la fonctionnalité initialisée, cet écran affichera un résumé des actions de caisse effectuées depuis la dernière clôture : 3

4 Le montant du fond de caisse est paramétrable et peut être modifié à tout moment : Un affichage plus détaillé des dernières clôtures est disponible lors du survol de l icône «i» située en bout de ligne : L affichage de cet écran est disponible à tous les utilisateurs. Cependant, un nouveau privilège utilisateur a été créé afin de limiter les droits de clôture de caisse et de modification du fond de caisse (par défaut accordé uniquement aux administrateurs, mais paramétrable par la suite) : 4

5 Mouvements d espèces Le second onglet de cet écran concerne les mouvements d espèces. Il permet une rapide visualisation des entrées/sorties d espèces sur une période donnée ainsi que l affichage immédiat des totaux et du solde : Remises en banque Les remises en banque banques sont maintenant séparées en 3 types distincts : - Remises chèques - Remises CB - Remises espèces 5

6 A noter : toutes les remises antérieures à cette mise à jour sont considérées comme des remises chèques. Il y a maintenant un onglet pour chacun de ces types, et il est possible de filtrer les recherches de remises sur un type particulier. Lors de l ouverture d une remise à partir d une recherche, celle-ci est ouverte en consultation seulement (aucune modification ne peut être réalisée sur celle-ci à moins de spécifiquement cliquer sur le bouton «modifier»). Lors de la création d une nouvelle remise, ou de l ouverture en modification d une remise existante, on retrouve le fonctionnement habituel à la différence près qu il est maintenant possible d agrandir/réduire les zones de règlements déjà inclus dans la remise et de règlements disponibles à l ajout afin de donner un maximum de détail aux plus petites résolutions. 6

7 La remise CB fonctionne sur le même principe que la remise chèques. La remise d espèces quant à elle a été modifiée et ne se base plus du tout sur les règlements reçus, mais plus sur un système de caisse : 7

8 Contre-passations et Représentations Pour gérer vos règlements sans solde, il est désormais possible de créer simplement des «contre-passations» et des «représentations» à partir de l écran de suivi des recettes du module comptabilité. Un bouton sur une ligne de règlement permet de créer sa contre-passation (annulation du règlement par un pointage négatif) : Un bouton sur une ligne de contre-passation permet de créer sa représentation (création d un nouveau règlement par et pointages associés) : Les libellés présentent un suffixe spécifique afin de les distinguer facilement : 8

9 Lors de l affichage d une facture, les contre-passations et représentations sont visibles sur des lignes distinctes dans les règlements effectués : 9

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11 2. PROFIL MARGES Présentation Dr Veto est désormais capable d interagir avec le service Profil Marges proposé par alcyon.com. Ce service vous permet de piloter efficacement et simplement votre politique de prix en personnalisant avec précision vos coefficients de revente pour définir la marge attendue. Activation de Profil Marges Pour utiliser Profil Marges, il faut avant tout activer le service. Pour cela, il faut aller dans la configuration générale de Dr Veto, puis cliquer sur le bouton «Ubivet». Sur l écran qui apparaît ensuite, vous pouvez activer Profil Marges. Il vous faudra également saisir votre code client Alcyon ainsi que votre mot de passe pour utiliser Profil Marges. 11

12 Utilisation De Profil Marges Une fois Profil Marges activé, un nouveau bouton apparait dans le module produit. Il donne accès à un module permettant d accéder à l ensemble des fonctionnalités proposées. Pour accéder à la modification de votre configuration, il faut cliquer sur le bouton «modifier la configuration» puis valider une fois terminé. Cette opération ne fait qu enregistrer vos choix de configuration mais ne déclenche pas la synchronisation des données depuis Profil Marges. 12

13 Pour lancer l import effectif, il faut utiliser le bouton «synchroniser avec Profil Marges». A noter qu aucune synchronisation avec Profil Marges ne sera jamais déclenchée automatiquement par le logiciel. L import n est réalisé qu après un clic sur le bouton «synchroniser», ce qui s effectue donc en toute sécurité, sous votre contrôle. Import des familles Alcyon Si vous souhaitez réorganiser vos produits dans des familles / sous-familles identiques à l organisation Alcyon, il vous suffit de cocher la case «Importer les familles». Vous pourrez ensuite décider plus finement du niveau d intégration que vous souhaitez atteindre avec les sous options : possibilité de supprimer les familles existantes, ou bien uniquement créer les nouvelles familles issues du référentiel Alcyon. Les familles de la catégorie DIVERS resteront intactes car Profil Marges ne contient aucune famille pour cette catégorie. possibilité de reclasser automatiquement les produits existants dans votre référentiel dans les familles Alcyon (en se basant sur le CIP). Les produits sans cip ou avec un cip inconnu par Alcyon restent dans leur famille d origine (sauf si vous avez choisi de supprimer les familles existantes, auquel cas ils resteront affecté directement à leur catégorie MED, MAT, ou ALI). possibilité d importer vos coefficients de revente sur les familles et sous-familles tel que configurés dans Profil Marges. Import des produits et mise à jour des coefficients L interaction de DrVeto avec Profil Marges vous permet non seulement de récupérer les valeurs paramétrées pour vos coefficients de revente, mais elle peut aussi se substituer à l import tarif habituel et créer automatiquement les nouveaux produits disponibles. Pour cela, il vous faut cocher l option «Importer les tarifs d achat et les coefficients», ce qui permettra d importer dans votre référentiel produit Dr Veto à la fois les tarifs d achats de vos produits ainsi que les valeurs des coefficients de revente. Des sous options sont disponibles pour cibler plus précisément le périmètre des produits mis à jours : Choix entre «Tous les produits du catalogue Alcyon», «Produits que vous avez commandés à alcyon depuis un an glissant», «produits dont le coefficient est personnalisé» Choix par catégorie Choix des créer ou non les produits non existants dans votre référentiel Dr Veto Pour ceux qui utilisent les tarifs multiples, il faut noter que l import Profil Marges impactera uniquement le tarif «Standard» de la grille tarifaire. Les autres tarifs qui existeraient éventuellement conserverait leur paramétrage à l identique. A noter que l import tarif classique reste disponible même si Profil Marges est activé. Vous pouvez ainsi choisir l outil qui vous convient le mieux. Type d arrondi La gestion des arrondis dans Profil Marges n est pas tout à fait identique à celle existante dans Dr Veto. Lorsqu un arrondi est appliqué sur un produit, Dr Veto l applique dynamiquement sur le prix unitaire TTC si la facture est éditée en TTC ou sur le prix unitaire HT si la facture est éditée en HT. 13

14 Profil Marges, quant à lui, applique toujours l arrondi sur le HT ou sur le TTC pour un produit donné. Vous pouvez choisir le mode de calcul de l arrondi qui vous convient le mieux grâce à l option «Type d arrondi» disponible. A noter l apparition d un nouveau type d arrondi, «le plus proche» en plus des types d arrondi «inférieur» et «supérieur» déjà existants. Divers Dans la rubrique «Général» de l écran de configuration, des options vous permettent de : verrouiller la modification du coefficient et du prix de vente pour le tarif standard de votre fiche produit et de sa grille tarifaire afin d éviter des modifications accidentelles, et ainsi s assurer que les informations tarifaires proviennent uniquement de Profil Marges configurer l affichage automatique d un rappel afin de ne pas oublier de faire des mises à jour régulières de votre configuration Profil Marges. 14

15 3. PRIX FORFAITAIRE SUR LES GROUPES D ACTES Introduction Actuellement, les groupes d actes vous permettent de regrouper un ensemble d actes et de produits au sein d une même entité pour gagner du temps. Une nouvelle option vous permet de définir, si vous le souhaitez, un prix forfaitaire sur ces groupes. Le fonctionnement actuel avec le prix porté par les éléments des groupes est conservé. Configuration Lorsque vous êtes sur le module «Consultation», vous devez afficher son panneau de configuration et cliquer sur «Groupes d actes». L écran suivant apparaît : Le groupe d actes se compose toujours d un ensemble d actes et/ou de produits. Si vous souhaitez que les éléments du groupe continuent à apparaître dans la facturation avec leur propre prix, vous n avez pas besoin de modifier quoi que ce soit. Cependant, si vous souhaitez définir un prix forfaitaire pour le groupe d actes, vous pouvez désormais cocher la case «Afficher uniquement le prix global» (et, inversement, décocher cette case pour ne plus utiliser cette fonctionnalité). Une fois cette opération effectuée, les champs «Prix global ( )» et «TVA» vont apparaître et vous permettre de saisir les informations nécessaires. 15

16 Pour enregistrer le prix et le taux de TVA associée, vous devez cliquer sur «Valider». Une fois cette opération effectuée, si vous sélectionnez un groupe avec un prix forfaitaire dans les modules «Consultation», «Facturation» et «Vente», ses éléments seront regroupés et une seule ligne portant le prix apparaîtra. Consultation Dans le cadre de la consultation, une ligne correspondant au groupe disposant d un prix global sera affichée. Ses éléments seront affichés sous forme de liste sur les lignes juste après. Groupe d actes sans prix forfaitaire Groupe d actes avec prix forfaitaire Facturation et vente Dans le cadre de la facturation et de la vente, une nouvelle ligne correspondant au groupe d actes avec prix forfaitaire apparaît et porte le prix lui étant associé. Cette ligne sera conservée dans la facturation. Les produits composant ce groupe apparaîtront également mais n auront pas de prix défini. 16

17 Groupe d actes sans prix forfaitaire Groupe d actes avec prix forfaitaire 17