Il est fortement recommandé d imprimer ce manuel en couleur et de l avoir à côté de soi pendant l encodage.

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1 Version du 16 septembre 2011 Page 1 / Rapports Erasmus Erasmus Belgica - Fonds d Aide à la Mobilité Etudiante Complément Erasmus CFWB Guide de l utilisateur Il est fortement recommandé d imprimer ce manuel en couleur et de l avoir à côté de soi pendant l encodage.

2 Version du 16 septembre 2011 Page 2 / 14 Table des matières 1. Informations importantes Acronymes Pré-requis informatiques Enregistrement du fichier Rapport_final.xls reçu Ouverture du classeur Excel Rapport_final.xls Encodage des mobilités Particularités FAME Domaines d étude Secteurs d activité Vérification de l encodage Impression du rapport Codes pays / nationalité Description de certains titres de colonne... 13

3 Version du 16 septembre 2011 Page 3 / Informations importantes Le rapport final 2010 (partie statistique) se compose: - d'une part, du classeur Excel qui, dûment complété, doit être envoyé à l'adresse suivante : frederic.raes@etnic.be (au plus tard pour le 01/10/2011) ; - d'autre part, de la feuille récapitulatif final (onglet rouge) du classeur qui doit être imprimée, signée par le chef d'établissement et envoyée par voie postale (cachet de la poste faisant foi) au plus tard le 01/10/2011 à l'adresse suivante : AEF-EUROPE Cellule Erasmus Chaussée de Charleroi Bruxelles Personne à contacter pour toute question concernant le classeur Excel : Nom : Frédéric Raes frederic.raes@etnic.be Tél. : 02/ !! Je ne suis pas disponible du 14 juillet au 5 août!! 2. Acronymes SM SMS SMP ST STA STT FAME CFWB Mobilité étudiante Mobilité étudiante cours Mobilité étudiante stages Mobilité du personnel des institutions Mobilité missions d enseignement Mobilité formation Fonds d aide à la mobilité étudiante Communauté française Wallonie-Bruxelles

4 Version du 16 septembre 2011 Page 4 / Pré-requis informatiques Configuration minimum requise afin de compléter et soumettre le rapport 2010 : un PC équipé de Microsoft Excel 2003 (ou ultérieur) est nécessaire. Remarque : Ce classeur Excel ne fonctionne pas avec les ordinateurs Apple, veuillez utiliser un PC pour compléter ce rapport. Avant d ouvrir le classeur, Microsoft Excel doit être configuré pour accepter l exécution des «macros». Si vous travaillez avec Excel 2003 : - Avant d ouvrir le fichier du rapport 2010, vous devez démarrer Excel (démarrer/programmes/microsoft Office/Excel), un classeur s ouvre, allez dans le menu Outils -> Macro -> Sécurité - Sélectionnez le niveau de sécurité : Niveau de sécurité moyen Si vous travaillez avec Excel 2007 : - Cliquer sur le bouton rond en haut à gauche - Cliquez sur le bouton Options Excel

5 Version du 16 septembre 2011 Page 5 / 14 - Cliquez sur le bouton Centre de gestion de la confidentialité - Cliquez sur Paramètres des macros et choisissez Désactiver toutes les macros avec notification

6 Version du 16 septembre 2011 Page 6 / Enregistrement du fichier Rapport_final.xls reçu Enregistrez, par exemple sur le bureau, le fichier Rapport_final.xls reçu par . Un clic droit sur Rapport_final.xls affiche le menu ci-dessous. Choisissez Enregistrer sous et choisissez le bureau. Avec Outlook 2003 : Un nouveau fichier apparaît sur votre bureau (le classeur Excel à compléter): 5. Ouverture du classeur Excel Rapport_final.xls Pour ouvrir le classeur : double-cliquez sur le fichier Rapport_final.xls Si vous utilisez Excel 2003 et s il est configuré pour exécuter les macros, vous devriez voir apparaître ce message. Si ce message n apparaît pas, suivez les instructions décrites au chapitre 3 de ce manuel.

7 Version du 16 septembre 2011 Page 7 / 14 Cliquez sur Activer les macros. Le classeur Excel est à présent ouvert. Cas de Excel 2007 : A l ouverture du classeur, un avertissement de sécurité apparait. Cliquez sur Options Si vous ne voyez pas ce message, reportez-vous au chapitre 3 Ensuite cochez Activer ce contenu 2X comme ci-dessous. Ensuite cliquez sur le bouton OK

8 Version du 16 septembre 2011 Page 8 / 14 Cas de Excel 2010 : Cliquez sur le bouton Activer la modification Cliquez sur le bouton Activer le contenu Enregistrez le fichier au format.xlsm (Fichier->Enregistrer sous, choisir Classeur Excel (prenant en charge les macros) (*.xlsm) Le message suivant s affiche : Cliquez sur OK Fermez le classeur.xlsm et réouvrez-le. Cliquez sur Activer le contenu.

9 Version du 16 septembre 2011 Page 9 / Encodage des mobilités L encodage des mobilités se fait dans les feuilles suivantes : ErasmusSM : pour encoder les mobilités Erasmus SMS (cours) et Erasmus SMP (stage) ainsi que les fonds nationaux accordés en complément d une mobilité Erasmus (complément Erasmus CFWB et FAME) ErasmusSTA : pour encoder les mobilités Erasmus STA (missions d'enseignement) ErasmusSTT : pour encoder les mobilités Erasmus STT (missions de formation) BelgicaSMS : pour encoder les mobilités Belgica SMS (cours) ainsi que les fonds nationaux accordés en complément d une mobilité Belgica (FAME) BelgicaSMP : pour encoder les mobilités Belgica SMP (stage) ainsi que les fonds nationaux accordés en complément d une mobilité Belgica (FAME) FameSMS : pour encoder les mobilités FAME ONLY SMS (cours) FameSMP : pour encoder les mobilités FAME ONLY SMP (stage)!! En cas de copier/coller, vous devez utiliser Copier, puis choisir Collage spécial, ensuite sélectionner Valeurs!!!! Les colonnes grisées sont complétées automatiquement par le système.!! a) Erasmus SM Les mobilités Erasmus cours (SMS) et Erasmus stage (SMP) doivent être encodées dans cette feuille. Remarque : Ne pas encoder les étudiants FAME Only ici! Les colonnes avec un intitulé bleu ciel reprennent les informations communes (et obligatoires) aux mobilités Erasmus SMS et Erasmus SMP. Les colonnes avec un intitulé bleu foncé sont spécifiques aux mobilités cours (SMS), dans le cas d une mobilité SMS avec période de stage intégrée, les colonnes «Durée période de stage intégrée» (O) et «Crédits ECTS période de stage intégrée» (AJ) doivent également être complétées. Les colonnes avec un intitulé vert sont spécifiques aux mobilités SMP. Les colonnes U,V,W,X ne doivent être complétées que si l organisme d accueil est considéré comme une entreprise ou une institution de l enseignement supérieur qui ne détient pas de charte Erasmus. b) Erasmus STA Les missions d enseignement doivent être encodées dans cette feuille. Les colonnes en bleu ciel sont communes (et obligatoires) aux experts invités et enseignants Les colonnes avec un intitulé vert sont spécifiques (et obligatoires) aux mobilités effectuées par les experts invités. Les colonnes avec un intitulé bleu foncé sont spécifiques (et obligatoires) aux mobilités effectuées par les enseignants de votre institution. Dans les deux cas, la colonne T doit être remplie (avec le code Erasmus de votre institution dans le cas d un expert invité). c) Erasmus STT

10 Version du 16 septembre 2011 Page 10 / 14 Les missions de formation Erasmus doivent être encodées dans cette feuille. Les colonnes en bleu ciel sont communes (et obligatoires). Une distinction est opérée en fonction de l organisme d accueil (détenteur ou non d une Charte Erasmus). Si l organisme détient une Charte Erasmus, la colonne «Institution d accueil avec code Erasmus» (K) en mauve doit être complétée. Si l organisme d accueil ne détient pas de Charte Erasmus les colonnes avec un intitulé vert doivent être complétées (P, Q, R, U). d) Belgica SMS Les mobilités Erasmus Belgica SMS (cours) doivent être encodées dans cette feuille. Les colonnes en bleu ciel sont communes (et obligatoire) aux mobilités cours et aux mobilités cours avec période de stage intégrée. Dans le cas d une mobilité cours avec période de stage intégrée, les colonnes «Durée de la période de stage intégrée(en semaines) et «Crédits ECTS période de stage» (N et Y) avec un intitulé vert doivent être complétées. e) Belgica SMP Les mobilités Erasmus Belgica SMP (stage) doivent être encodées dans cette feuille. Les colonnes bleu ciel sont communes (et obligatoires). Une distinction est opérée en fonction de l organisme d accueil (détenteur ou non d une Charte Erasmus). Si l organisme détient une Charte Erasmus, la colonne «code Erasmus de l institution d accueil» (M) en orange doit être complétée. Si l organisme d accueil ne détient pas de Charte Erasmus les colonnes avec un intitulé bordeau doivent être complétées (R,S,T et Z). f) Fame SMS Les mobilités FAME Only SMS (c'est-à-dire, financées uniquement par les subsides FAME et pas en complément d une mobilité Erasmus ou d une mobilité Erasmus Belgica) doivent être encodées dans cette feuille. Les colonnes bleu ciel sont communes (et obligatoires) aux mobilités cours et aux mobilités cours avec période de stage. Dans le cas d une mobilité cours avec période de stage intégrée, les colonnes «Durée de la période de stage intégrée(en semaines) et «Crédits ECTS période de stage» (N et AC) avec un intitulé vert doivent être complétées. Une distinction est opérée en fonction de l organisme d accueil (détenteur ou non d une Charte Erasmus). Si l organisme détient une Charte Erasmus, la colonne «code Erasmus de l institution d accueil» (O) en orange doit être complétée. Si l organisme d accueil ne détient pas de Charte Erasmus les colonnes avec un intitulé bordeau doivent être complétées (T,U,W). g) Fame SMP Les mobilités FAME Only SMP (SMS (c'est-à-dire, financées uniquement par les subsides FAME et pas en complément d une mobilité Erasmus ou d une mobilité Erasmus Belgica) doivent être encodées dans cette feuille. Les colonnes bleu ciel sont communes (et obligatoires). Une distinction est opérée en fonction de l organisme d accueil (détenteur ou non d une Charte Erasmus).

11 Version du 16 septembre 2011 Page 11 / 14 Si l organisme détient une Charte Erasmus, la colonne «code Erasmus de l institution d accueil» (M) en orange doit être complétée. Si l organisme d accueil ne détient pas de Charte Erasmus, les colonnes avec un intitulé bordeau doivent être complétées (R,S,U,V). 7. Particularités FAME Dans le cas d une bourse FAME octroyée en complément d une mobilité Erasmus SMS ou SMP, l encodage doit se faire dans la colonne Complément FAME de la feuille Erasmus SM. Dans le cas d une bourse FAME octroyée en complément d une mobilité Erasmus Belgica SMS ou SMP, l encodage doit se faire dans la colonne Complément FAME de la feuille Belgica SMS ou de la feuille Belgica SMP. Dans le cas d une bourse FAME only (c'est-à-dire, financée uniquement par les subsides FAME et pas en complément d une mobilité Erasmus ou d une mobilité Erasmus Belgica), l encodage doit se faire dans la colonne Bourse Fame de la feuille Fame SMS ou de la feuille Fame SMP. Pour rappel, le montant mensuel de la bourse FAME doit être compris entre 150 et 400. Si le montant mensuel est inférieur à 150 ou supérieur à 400, il vous est demandé de justifier que le montant alloué est calculé en fonction des dates reprises dans le contrat de bourse (et non pas en fonction des dates précisées sur l attestation de séjour). Dans ce cas, veuillez indiquer «Y» (Yes) dans la colonne «Bourse FAME calculée sur base des dates reprises dans le contrat de bourse?». 8. Domaines d étude Afin de vous aider à choisir le domaine d étude, le classeur Excel comprend 2 feuilles permettant d établir une correspondance entre les cours donnés en Communauté française et les codes CITE (ISCED codes 97) Cours universitaires : voir la feuille Dom.Et.Univ. Cours hors-université: voir la feuille Dom.Et. HU 9. Secteurs d activité Afin de vous aider à choisir le secteur d activité, le classeur Excel comprend une feuille donnant une description précise des secteurs d activité. 10. Vérification de l encodage Le classeur est équipé d un outil de vérification des données des mobilités encodées dans les feuilles ErasmusSM, ErasmusSTA, ErasmusSTT, BelgicaSMS, BelgicaSMP, FameSMS et FameSMP. La vérification peut être effectuée à tout moment, où que l on se situe dans le classeur Excel. L outil de vérification DOIT être lancé MANUELLEMENT en appuyant simultanément sur les touches CTRL et M.

12 Version du 16 septembre 2011 Page 12 / 14 Une fois la vérification terminée, le classeur Excel bascule automatiquement dans la feuille 'controles'. Dans cette feuille, il est précisé où se trouvent les éventuelles erreurs (feuille, numéro de ligne et colonne). Si vous cliquez sur le texte d'erreur, Excel bascule vers la feuille contenant l'erreur et vous positionne dans la bonne cellule. Il ne vous reste qu'à corriger l'erreur! 11. Impression du rapport La feuille Récapitulatif Final reprend les statistiques des mobilités encodées dans les feuilles qui la précèdent. La première chose à faire est de sélectionner le code Erasmus de votre institution : Le nom de votre institution, le numéro de votre charte Erasmus ainsi que les numéros de contrats se mettent automatiquement à jour. Cette feuille doit être vérifiée par vos soins, imprimée, signée par votre chef d établissement et envoyée à l'aef-europe par voie postale pour le 01/10/2011 (cachet de la poste faisant foi).

13 Version du 16 septembre 2011 Page 13 / Codes pays / nationalité Code Dénomination AT BE BEFR (code pays) BENL (code pays) BEDE (code pays) BG Autrichien(ne) Belge Belgique francophone Belgique néerlandophone Belgique germanophone Bulgare CY Chypriote CZ Tchèque DE Allemand( e ) DK Danois( e ) EE Estonien(ne) ES Espagnol( e ) FI Finlandais( e ) FR Français( e ) GR Grec/Grecque HR (code pays) Croatie HU Hongrois( e ) IE Irlandais( e ) IS Islandais ( e ) IT Italien(ne) LI Liechtensteinois( e ) LT Lithuanien(ne) LU Luxembourgeois( e ) LV Letton( e ) MT Maltais( e ) NL Néerlandais( e ) NO Norvégien(ne) PL Polonais( e ) PT Portugais( e ) RO Roumain( e ) SE Suédois( e ) SI Slovène SK Slovaque TR Turc/Turque UK Britannique XX Autre 13. Description de certains titres de colonne Date de début de séjour et Date de fin de séjour Dates figurant sur l attestation de séjour Durée de moins de 3 mois? Lorsque la durée calculée de la mobilité (en fonction des dates de début et de fin de séjour) est inférieure à trois mois, vous devez précisez pourquoi : Encodez T signifie que la durée de la mobilité correspond à un trimestre académique et X pour tout autre raison.

14 Version du 16 septembre 2011 Page 14 / 14 Complément FAME calculé sur base des dates reprises dans le contrat de bourse? Bourse FAME calculée sur base des dates reprises dans le contrat de bourse? Si les dates de début et de fin de séjour que vous avez encodées ne sont pas les dates reprises dans le contrat de bourse FAME, alors encodez Y, le contrôle montant mensuel (entre 150 et 400 par mois) sera alors désactivé. Etudiant boursier? Un étudiant est dit boursier s il est allocataire d une bourse d études de la Communauté française. Etudiant à revenu modeste? Vous êtes invités à consulter le service des inscriptions de votre établissement qui peut vous fournir cette information. Les conditions sont définies dans deux arrêtés du Gouvernement de la Communauté française (Lois A.Gt M.B et Lois A.Gt M.B )