RENAshare Service de partage sécurisé de fichiers volumineux. Guide Utilisateur. GIP RENATER Services Applicatifs aux Utilisateurs.

Transcription

1 ENAshare Service de parage sécurisé de fichiers volumineux Guide Uilisaeur GIP ENATE Services Applicaifs aux Uilisaeurs. Mai 0

2 Sommaire - Prenaion - Prenaion... - Connexion... - L'écran d'accueil Pour conser un fichier reçu en parage... 5 ENAshare es un service de parage sécurisé de fichiers volumineux mis à disposiion des membres de la communaué de l'enseignemen supérieur e de la recherche. 5- Pour gérer un fichier reçu en parage Pour parager rapidemen un fichier Pour déposer un fichier dans son espace personnel Pour gérer un fichier dans son espace personnel Pour signer un fichier... 0 Opéré par ENATE, il offre un espace de sockage emporaire à desinaion des personnels des organismes membres de la communaué ainsi que de leurs inerlocueurs privilégi. Un espace de sockage collaboraif pour les groupes d'uilisaeurs es égalemen disponible. 0- Pour (dé)chiffrer un fichier Pour chiffrer un fichier Pour déchiffrer un fichier... Ce documen prene les différenes foncionnali disponibles pour un uilisaeur. - Pour rechercher un uilisaeur... - Pour gérer un invié... Un uilisaeur peu :.- Pour créer un invié... parager un ou plusieurs fichier(s) simanémen,.- Pour supprimer un invié... effecuer un parage rapide de fichiers - Pour créer un groupe... 4 conser un fichier paragé, 4- Pour adminisrer un groupe... 5 signer, (dé)chiffrer, déposer, rechercher, mere à jour, supprimer ou copier des fichiers, 5- Pour ajouer un uilisaeur à un groupe Pour ajouer un fichier à un groupe Depuis un documen disponible dans son espace personnel...7 suivan les drois qui lui son aribu de ENAshare : par l'adminisraeur 6.- Depuis l'espace paragé par le groupe... 8 créer e adminisrer un groupe de ravail, 7- Pour conser l'hisorique... 9 mere à disposiion des fichiers pour des groupes, 8- Mes paramères... 0 créer e supprimer un compe invié. /0

3 - Connexion Se connecer à la page d'accueil de ENAshare. Sélecionner «Connexion fédéraion». e m ar q ue Vous êes redirig auomaiquemen : soi vers le fournisseur d'idenié de vore éablissemen, soi vers une lise de fournisseurs d'idenié dans laquelle vous devez sélecionner vore éablissemen. Saisir vore idenifian e vore mo de passe. a /0

4 - L'écran d'accueil La zone de ravail : sa prenaion e sa disposiion varien selon la foncionnalié sélecionnée. Parage rapide : perme de parager rapidemen un ou plusieurs fichier(s). Le bandeau supérieur : vore nom e prénom, vos paramères, vore choix de langue, le bouon pour se déconnecer de ENAshare. Les menus : le conenu varie selon les paramérages de vore éablissemen. eour à l'écran d'accueil Foncions relaives aux fichiers disponibles de vore espace personnel Foncions relaives aux uilisaeurs Menu couran en blanc Foncions relaives aux groupes Foncions relaives à l'hisorique de vos événemens Nom du fichier Dae d'expiraion de parage Aide sur l'uilisaion du service Descripion du fichier paragé Tri : perme de rier les fichiers reçus en parage. Les informaion : Espace de sockage uilisé. Signaure e chiffremen du fichier paragé : fichier non signé : fichier signé : fichier non chiffré L'ouil de recherche : perme d'effecuer une recherche en relaion avec la foncion courane uilisée. Les acions : la lise des acions disponible selon la foncion sélecionnée. : fichier chiffré 4/0

5 4- Pour conser un fichier en parage Menu : Accueil Cliquer sur le nom du fichier pour le visualiser OU l enregisrer. En foncion du ype de fichier, un aperçu du fichier es disponible si l'on survole le nom du fichier avec la souris. e m ar q ue As u ce Un uilisaeur n apparenan pas à vore éablissemen peu recevoir des fichiers en parage. Il recevra une inviaion, par courriel, l'invian à se rendre sur une page web pour élécharger le fichier via un lien sécurisé. Uniquemen si le fichier es chiffré : Cliquer sur le cadenas jaune. Enrer le mo de passe communiqué par la personne ayan paragé le fichier avec vous. 4 Cliquer sur «Valider». a Le fichier es déchiffré e disponible dans le menu «Fichiers». 5/0

6 5- Pour gérer un fichier reçu en parage Menu : Accueil Sélecionner le(s) fichier(s). Dans le menu à droie, sélecionner l'acion à réaliser sur ce(s) fichier(s) : : Transférer le fichier vers un OU plusieurs groupe(s) de parage. a Le parage de fichier s'es bien déroé. Le fichier a éé copié dans vore espace. a : Copier le fichier dans son espace personnel. : Signer élecroniquemen un fichier. Le fichier a éé copié dans vore espace. : Supprimer le fichier reçu en parage. a a La suppression du fichier es réalisée avec succès. 6/0

7 6- Pour parager rapidemen un fichier Menu : Accueil Sélecionner le fichier. e m ar q Saisir les adresses de courriel des desinaaires. As u ce Si vous souhaiez parager plusieurs fichiers simanémen, cliquer sur le bouon «+». à parager. ue Cliquer sur le bouon «PATAGE». Vore éablissemen a peu-êre acivé la compléion, dans ce cas une fenêre s'ouvre pour vous proposer les uilisaeurs e les invi correspondans à vore saisie. 4 Personnaliser l'obje ET/OU le message du courriel envoyé aux desinaaires du parage. 5 Parager le fichier OU anner la saisie. 7/0

8 7- Pour déposer un fichier dans son espace personnel Menu : Fichiers Sélecionner le fichier à déposer. e m ar q ue Cliquer sur le bouon «DEPOT». Si vous souhaiez parager plusieurs fichiers simanémen, cliquer sur le bouon «+». Déposer le fichier OU anner la saisie. 8/0

9 8- Pour gérer un fichier dans son espace personnel Menu : Fichiers echercher des fichiers Saisir le nom du fichier dans le champ de recherche simple OU cliquer sur «Avancée» pour une recherche plus précise. Cliquer sur le bouon «echercher». Signer ET chiffrer un fichier Se reporer au poin 9 pour (dé)chiffrer un fichier & au poin 0 pour le signer. passe Parager un fichier Pour cee acion, se reporer au poin 6. Mere à jour un fichier Conser un fichier e m ar q ue Se reporer au poin 4 pour la consaion du fichier Un nouvel écran s'ouvre. Se reporer au poin 7 pour déposer un nouveau fichier. Le nouveau fichier déposé peu êre différen du fichier original, par son conenu e par son nom. Modifier les proprié d'un fichier Saisir le nouveau nom e la nouvelle descripion du fichier. Valider OU anner la saisie. 9/0

10 9- Pour signer un fichier Menu : Fichiers Sélecionner le(s) fichier(s) e cliquer sur l'acion «Signer» OU cliquer sur la cocarde ransparene d'un fichier. Saisir le mo de passe du magasin, si nécessaire. 4 Sélecionner le cerifica avec lequel vous signez le fichier. 5 Cliquer sur «Signer» pour valider la signaure. a Choisir un magasin de cerificas. La cocarde du(es) fichier(s) es mainenan colorée en rouge. 0/0

11 0- Pour (dé)chiffrer un fichier Menu : Fichiers 0.- Pour chiffrer un fichier Sélecionner le(s) fichier(s) e cliquer sur l'acion «Chiffrer» OU Cliquer sur le cadenas ransparen d'un fichier. Saisir un mo de passe e sa confirmaion. Valider OU anner la saisie. 0.- Pour déchiffrer un fichier Sélecionner le(s) fichier(s) e cliquer sur l'acion «Déchiffrer» OU Cliquer sur le cadenas jaune d'un fichier. Saisir le mo de passe. e m ar q ue Valider OU anner la saisie. Le mo de passe de déchiffremen es : - celui que j'ai choisi lorsque j'ai chiffré le fichier, - ou celui qui m'a éé communiqué par la personne ayan chiffré e paragé le fichier avec moi. /0

12 - Pour rechercher un uilisaeur Menu : Uilisaeurs echercher le(s) uilisaeur(s) : As u ce s Saisir le nom ET/OU le prénom OU l'adresse de courriel de la personne dans le champ de recherche simple. Cliquer sur «echercher» pour lancer la recherche. Vore éablissemen a peu-êre acivé la compléion, dans ce cas une fenêre s'ouvre pour vous proposer Les uilisaeurs e les invi correspondans à vore saisie. Pour une recherche plus précise ; cliquer sur «Avancée» e saisir les informaions dans les champs propos. Conser la lise des personnes correspondanes à l'écran. /0

13 - Pour gérer un invié (Uniquemen pour les uilisaeurs auoris par l'adminisraeur) Menu : Uilisaeurs.- Pour créer un invié Saisir les informaions demandées. Ajouer l'invié OU anner la saisie. e m ar q ue Cliquer sur «AJOUTE». Les uilisaeurs peuven êre de deux ypes différens : : accès resrein, a : auorisé à l'ajou de fichiers. L'invié a éé ajoué..- Pour supprimer l'invié echercher le(s) uilisaeur(s). Saisir le nom ET/OU le prénom OU l'adresse de courriel de la personne dans le champ de recherche simple. Cliquer sur «echercher» pour lancer la recherche. Sélecionner le(s) invié(s) à supprimer. Cliquer sur l'icône de suppression. 4 Confirmer la suppression OU l'anner. /0

14 - Pour créer un groupe Menu : Groupes (Uniquemen pour les uilisaeurs auoris par l'adminisraeur) Cliquer sur le bouon «CEE». Saisir le nom du groupe. Enregisrer le groupe OU anner la saisie. a N ou ve l éc ra n Le groupe es créé e apparaî dans la lise des groupes de l'uilisaeur. 4/0

15 4- Pour adminisrer un groupe Menu : Groupes (Uniquemen pour les uilisaeurs auoris par l'adminisraeur) Sélecionner le groupe en cliquan sur son nom. Cliquer sur le bouon «Adminisraion». Sélecionner l'acion à réaliser sur le groupe : : Changer le nom du groupe. :Confirmer la suppression OU anner. OU Sélecionner l'acion à réaliser sur les membres du groupe : supprimer un membre, e m ar q ue modifier les proprié d'un membre : saisir le nouveau nom ET/OU les drois d'auorisaion sur le groupe. valider OU anner la saisie. Les membres peuven êre de rois ypes différens : : aucun drois, : droi de dépô, : adminisraeur. 5/0

16 (Uniquemen pour les uilisaeurs auoris par l'adminisraeur) 5- Pour ajouer un uilisaeur à un groupe Menu : Uilisaeurs echercher le(s) uilisaeur(s). Saisir le nom ET/OU le prénom OU l'adresse de courriel de la personne dans le champ de recherche simple. Cliquer sur «echercher» pour lancer la recherche. Cliquer sur «Ajouer ce uilisaeur à des groupes». Sélecionner les groupes e les drois don disposera l'uilisaeur sur le(s) groupe(s) sélecionn. Ajouer l'uilisaeur OU anner la saisie. a 4 L'uilisaeur peu accéder aux documens du OU des groupes sélecionn e suivan les drois qui lui on éé aribu, peu ajouer des documens pour les membres du groupe. 6/0

17 6- Pour ajouer un fichier à un groupe (Uniquemen pour les uilisaeurs auoris par l'adminisraeur) 6.- Depuis un documen disponible dans son espace personnel Menu : Fichiers Sélecionner le(s) fichier(s). Sélecionner «Copier dans un groupe» dans les acions disponibles. Sélecionner le(s) groupe(s). 4 Valider OU anner la saisie. a Dans le menu «Groupes», le fichier es visible. 7/0

18 6- Pour ajouer un fichier à un groupe (Uniquemen pour les uilisaeurs auoris par l'adminisraeur) 6.- Depuis l'espace paragé par le groupe Menu : Groupes Cliquer sur le bouon «DEPOSE». Sélecionner le(s) fichier(s) à déposer. Déposer le fichier OU anner la saisie. Le fichier es mis à disposiion dans le groupe. a 8/0

19 7- Pour conser l'hisorique Menu : Hisorique Saisir des crières de recherche: Crières sur le desinaaire : saisir l'adresse élecronique OU le prénom OU le nom de l'uilisaeur. Crières sur le fichier : saisir le nom du fichier OU son exension. e m ar q ue Crières sur l'acion : sélecionner une période grâce au calendrier ET sélecionner au moins une acion en cliquan dessus puis sur la flèche vere. La flèche vere perme de sélecionner une acion disponible dans la lise comme crière. La flèche rouge perme d'anner cee sélecion. Cliquer sur le bouon «echercher». 9/0

20 8- Mes paramères Mere à jour la langue par défau. Personnaliser la récepion des noificaions reçues par courriel. Connaîre le secre pour personnaliser vore clien de messagerie. e m ar q ue : Modifier son secre Pour enregisrer les modificaions 0/0