L'appui de la monétique au recouvrement des produits locaux

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1 L'appui de la monétique au recouvrement des produits locaux Réunion des secrétaires de mairies de l'arrondissement de Corté mardi 3 novembre 2015 Pôle gestion publique 1

2 L'appui de la monétique au recouvrement des produits locaux L encaissement des recettes est un enjeu majeur pour les collectivités. Dans le cadre d une gestion de trésorerie active, la rapidité et l efficacité du recouvrement sont des éléments de grande importance. Depuis quelques années, la DGFiP propose aux collectivités, à côté des modes d encaissement traditionnels, la mise en place de moyens modernes et dématérialisés d encaissement des recettes. Gage d efficacité pour la collectivité, ils sont de plus en plus réclamés par les administrés et sont en plein développement. De plus, l'article 19 de la Loi de Finances rectificatives pour 2013 a limité à 300, à partir du 1 er janvier 2015, les encaissements en numéraire de toutes les créances publiques. Par moyens modernes de paiement, on entend : - La carte Bancaire, - Le paiement par internet «TIPI». - Le prélèvement automatique pour les recettes récurrentes, La carte bancaire est un mode de paiement présent au sein des trésoreries et déjà mis en place dans les principales régies du département. C'est pourquoi je ne développerai pas cet outil aujourd'hui. I. L'encaissement des recettes publiques locales par Internet : Le dispositif TIPI vise à offrir le paiement sur Internet par carte bancaire, pour les recettes des collectivités locales, dans un cadre sécurisé et complètement automatisé. Cela concerne aussi bien l'encaissement en régie de recettes que sur titres de recettes recouvrés par le comptable public. C'est une offre modulable car chaque collectivité adhère pour une ou plusieurs catégories de ses recettes. Le dispositif est également adapté aux collectivités de toutes tailles car il existe deux canaux d accès: l un par le site Internet des collectivités; l autre par le site de paiement de la DGFiP pour les collectivités ne disposant pas de site Internet. Le service apparaît particulièrement adapté dans les domaines tels que le scolaire et périscolaire (cantine, crèche, garderie), l eau, l assainissement, les ordures ménagères et les transports scolaires. Il existe deux versions de TIPI permettant d'encaisser sur le budget de la collectivité directement (TIPI) ou sur le compte d'une régie de recettes (TIPI régie). A. Conditions de mise en œuvre : Dans tous les cas, la mise en œuvre de TIPI nécessite: - Des factures inférieures à La présence des références nécessaires au paiement sur les Avis des Sommes à Payer. La mise en œuvre de TIPI régie nécessite en plus: - Une régie prolongée générant une facturation récurrente comportant des références uniques pour permettre le suivi des paiements effectués dans la comptabilité du régisseur; - Un site Internet; - Un compte de dépôt de fonds au Trésor ouvert au nom du régisseur; - Un système d information de la régie qui doit être en mesure d assurer, de manière automatisée, la Pôle gestion publique 2

3 concordance entre les facturations et les encaissements; B. Des gains à la fois pour la collectivité et pour les usagers Gains pour les collectivités adhérentes : Gain d image avec un service moderne et le développement de l e-administration. Réponse à une forte demande des usagers. Amélioration de la trésorerie: La diversification des moyens de paiement proposés contribue à améliorer le recouvrement spontané. Le paiement par carte bancaire sur Internet assure un dénouement plus rapide des opérations de paiement (émargement automatisé, délai de traitement réduit par rapport au chèque). Gains pour les usagers des collectivités locales: Accessibilité: Le paiement est possible 24h/24 et 7j/7 sans avoir à se déplacer et sans formalité préalable. Rapidité : L opération de paiement sur Internet s effectue en quelques clics. Immédiatement après le paiement, l usager reçoit un ticket de paiement sur l adresse de messagerie électronique qu il a spécifiée. Simplicité : Le paiement s effectue à partir du site de la collectivité dans une cinématique simplifiée. C. Les étapes de mise en œuvre du projet De nouvelles information à faire figurer sur les ASAP Pour bénéficier du site de paiement de la DGFIP, la collectivité doit fournir à ses usagers des Avis des Sommes A Payer (ASAP) comportant toutes les informations utiles au paiement. Par conséquent, le progiciel gérant l éditique de la collectivité adhérente devra être en mesure de générer sur l ASAP, les informations nécessaires au règlement de façon très claire. Il convient également que le responsable de la collectivité adhérente formalise son adhésion à TIPI par la signature d une convention proposée par la Direction Départementale des Finances Publiques. Elle a pour but de faire connaître le rôle de chaque partie et de détailler le type de produits qui sera payable en ligne. Ce document est transmis à la DDFiP pour enregistrer l adhésion. Un numéro de client TIPI est alors attribué. (celui qui doit figurer sur les avis de sommes à payer) Les tests et validation de l'adaptation des ASAP Avant de proposer le service de paiement en ligne au public, un test pour vérifier la solution d édition doit être effectué. Celui-ci consiste à présenter au correspondant monétique de la DDFiP une dizaine d ASAP au nouveau format, par courrier ou par voie dématérialisée. Le correspondant monétique s assure que les mentions obligatoires sont présentes et correctement structurées. à savoir : - l adresse du site internet de paiement ou l'adresse du site internet de la collectivité/ régie, - le numéro de client TIPI, fournit par le correspondant monétique de la DDFiP. - la référence de la dette, cette référence est indispensable pour que les usagers puissent effectuer leurs paiements. Elle comporte de 18 à 21 caractères. Passage en production Une fois que l adaptation des avis des sommes à payer a été validée, le correspondant monétique de la Pôle gestion publique 3

4 DDFiP doit activer l adhésion de la collectivité adhérente dans TIPI. Par la suite, le comptable public doit paramétrer dans Hélios la «date de prise en charge des pièces pour 1er envoi TIPI», sans ce paramétrage aucun titre de la collectivité ne sera payable en ligne. Les dettes seront payables au plus tard deux jours après la date de leur prise en charge dans Hélios par le comptable public. II. L'encaissement des recettes publiques locales par prélèvement automatique Le prélèvement est particulièrement adapté aux recettes récurrentes. Il concerne notamment les frais de cantine, de garderie, les loyers, les frais de séjour, les redevances d eau... Il est généré suite à la prise en charge d'un titre en format PES V2 exclusivement ou d'un rôle au format ORMC émis après service fait. A. Des gains à la fois pour la collectivité, pour les usagers et le comptable Pour la collectivité : - le prélèvement assure des flux financiers surs à des dates choisies et connues d'avance, ce qui améliore la gestion de la trésorerie de la collectivité. - la limitation des impayés permise par ce moyen de paiement conduit à une amélioration des délais de recouvrement et à une diminution des contentieux, permettant de circonscrire le nombre des admissions en non-valeur. - il ne génère aucun frais pour la collectivité - ce mode de règlement supplémentaire participe à l'amélioration des taux de recouvrement. Pour l'usager : - banalisé dans la sphère privée pour le recouvrement de créances répétitives, le prélèvement permet à l usager d avoir une certaine «tranquillité» et l'assurance de l exécution de son paiement dans les délais. Révocable à tout moment, l'usager reste entièrement libre de la gestion de sa trésorerie. - évite des déplacements, - et est entièrement gratuit (pas de frais postaux) Pour le comptable : - le prélèvement optimise le recouvrement des produits locaux par l'automatisation des encaissements, en limitant les impayés et en permettant l'engagement rapide des procédures contentieuses grâce à un signalement rapide des rejets de prélèvements. - gain de temps par rapport à l'encaissement manuel des chèques ou à la réception au guichet. B. Les étapes de mise en œuvre du projet 1. Prendre une délibération pour offrir le mode de règlement par prélèvement aux usagers de la commune qui : - autorise le prélèvement automatique pour les paiements des services communaux à compter de telle date ; - précise que l'option pour le prélèvement automatique est une faculté ouverte à l'usager et ne peut lui être imposée - indique pour quel type de créance (cantine, garderie, loyers, eaux )il est possible d'opter pour le prélèvement. Pôle gestion publique 4

5 2. Demander à la DDFiP un n ICS (unique par collectivité), par l'intermédiaire de votre comptable ou en contactant les chargés de dématérialisation Antoine Renucci ou Jean-Félix Orabona, par courriel de préférence à l'adresse suivante: ddfip2b.pgp.spl.cmp@dgfip.finances.gouv.fr Il convient de leur indiquer le n Hélios et le SIRET du budget concerné, ainsi que l'objet des prélèvements à mettre en place (cantine, garderie...) et la date de mise en œuvre prévue pour ces prélèvements. La DDFiP adresse la demande à la Banque de France à Paris (environ 2 semaines pour obtenir l'ics). 3. Paramétrage de l'ics dans Hélios par le comptable. 4. Adapter les ASAP Les avis des sommes à payer ou les factures doivent impérativement préciser la date du prélèvement au redevable adhérent. (la date la plus adaptée se situe dans la 1ère quinzaine du mois). 5. Communiquer sur le prélèvement faire la promotion du prélèvement, par exemple en insérant un encart dans un journal municipal, ou par affichage ou encore en adressant un note aux parents, aux usagers... à votre convenance. 6. Établir un règlement financier avec l'aide du comptable Ce règlement doit fixer le nombre de jours séparant la notification du prélèvement (par l'envoi de l'asap ou de la facture) de son exécution. 7. Recueillir les BIC/IBAN des usagers intéressés par le prélèvement et rédiger les mandats de prélèvements SEPA et attribuant une RUM Constituer ainsi un référentiel des mandats de prélèvements SEPA. A chaque mandat sera attribué une RUM (référence unique de mandat). Adresser le règlement financier avec le mandat de prélèvement SEPA comportant la RUM à chaque redevable, qui après l'avoir complété, le retournera à la collectivité accompagné d'un relevé d'identité bancaire comportant les couples IBAN-BIC du compte bancaire à débiter. 8. Enregistrer les demandes de prélèvements, les archiver. Exploiter les retours des mandats et règlements financiers puis les archiver. Constituer le fichier des prélèvements dans le logiciel facturier. Le dispositif de prélèvement s'enclenchera automatiquement lors de la prochaine prise en charge. Pôle gestion publique 5

6 La facturation électronique L ordonnance du 26 juin 2014 définit le calendrier visant à rendre obligatoire la facturation électronique pour les émetteurs de factures à destination de l État, des collectivités locales et de leurs établissements publics respectifs. Il s'étale ainsi de 2017 pour les grandes entreprises et les personnes publiques jusqu'en 2020 pour les micro entreprises. En sus de l obligation d émission, l obligation de réception concernera toutes les collectivités territoriales au 1 er janvier En effet, les collectivités doivent a minima être en mesure de réceptionner ces factures électroniques (Orange, EDF...) Une solution technique mutualisée «Chorus Portail Pro 2017» permettant le dépôt, la réception et la transmission des factures électroniques, sera mise à disposition gratuitement via le portail internet gestion publique (PiGP) Ce dispositif a été présenté à Ajaccio le 22 octobre dernier aux ordonnateurs du secteur local. Il est prévu de faire une présentation au niveau départemental pour ceux qui n'ont pu se déplacer. La date n'est pas encore connue à ce jour. Pôle gestion publique 6