Cahier des charges et procédure de nomination des Chefs de départements médicaux

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2 Cahier des charges et procédure de nomination des Chefs de départements médicaux Identification de la fonction Titre de la fonction : Rapporte au : Chef de département Directeur médical Critères d éligibilité Le candidat Chef de département devra être : - Membre permanent du cadre médical des Cliniques universitaires Saint-Luc - Porteur d un titre académique ou académique clinique de Professeur ordinaire, Professeur ou Chargé de cours Durée des mandats La durée du mandat des Chefs de département est idéalement de 10 ans, avec évaluation à 5 ans. Tous les 10 ans, le poste est déclaré vacant, sans préjudice de l évaluation du Chef de département sortant. La durée du mandat peut cependant être plus courte, en cas de démission ou de résiliation du mandat du Directeur médical ou lorsqu un candidat sortant est le seul candidat de son département et que la durée de son mandat est limitée par la date de son départ à l éméritat. Missions Le Chef de département assure à la fois des missions départementales et des missions liées à la Direction médicale. Le Chef de département préside l Assemblée générale et le Collège des Chefs de service de son département. Il siège au Centre médical et au Comité de Direction Médicale (CoDiM). Sur proposition de l Administrateur délégué et du Directeur médical, et après un avis écrit et motivé du Conseil médical, le Conseil d administration (CA) désigne 2 Chefs de département, qui siègeront au Comité de direction (CODIR) et devront gérer des missions transversales importantes. L un d entre eux sera proposé comme suppléant du DM, en cas d empêchement de celui-ci pour raisons de force majeure. Le Directeur médical et les 2 Chefs de département siégeant au CODIR constituent le Bureau du CoDiM. Ils préparent l ordre du jour des réunions du CoDiM et assurent le suivi des décisions qui y sont prises.

3 Missions départementales Dans le cadre de ses missions départementales, le Chef de département veille à assurer l'équilibre entre les impératifs de gestion et les activités cliniques et universitaires de son département. Dans ce contexte, il est chargé des missions de gestion et des missions cliniques et universitaires et en est responsable devant le Directeur médical. Missions de gestion: - Mettre en œuvre, avec les Chefs de service, la stratégie médicale du département ; - Gérer, en collaboration avec les Chefs de service et l assistant de gestion administratif et financier du département, les budgets financiers (investissements, fonctionnement, personnel) et ce, dans le cadre des objectifs financiers (enveloppes) fixés par le gestionnaire. - Coordonner la gestion du personnel du département. La gestion du cadre médical est organisée en collaboration avec les Chefs de service. Celle du cadre du personnel infirmier est organisée en collaboration avec les cadres infirmiers du Département infirmier. Enfin, la gestion des cadres paramédical et administratif est assurée en collaboration avec les Chefs de service et avec l aide de la Direction des ressources humaines. - Elaborer, avec les Chefs de service, les plans de carrière du cadre médical temporaire et permanent. - Elaborer, avec les Chefs de service, un avis intégré sur l'évaluation des médecins du cadre. - Veiller à la bonne harmonie des relations entre les personnes et les services du département. - Intégrer et transmettre, à l'intérieur du département de même que vers le Directeur médical, toute information utile relative aux problèmes de gestion, de personnel et de problématique médicale (mission de communication). - Assurer, avec les Chefs de service concernés, la transmission des décisions prises au Centre médical et au CA, lorsque cela est indiqué. Missions cliniques et universitaires: - Etre le garant de la qualité de l'activité médicale, de la promotion et du développement harmonieux de l'activité médicale des différents services et unités qui composent le département : dans ce cadre, il veille à l adéquation entre la charge de travail médical et le nombre de médecins permanents prévus pour l accomplir. - Favoriser les projets médicaux multidisciplinaires et de service et en assurer le suivi. - Assurer, en collaboration avec les Doyens et Présidents d Instituts concernés, une répartition équilibrée entre les missions cliniques, de recherche et d'enseignement au sein des divers services, dans le souci du développement d'une activité universitaire. - Veiller au rayonnement scientifique et clinique de chaque service du département tant sur le plan national que sur le plan international. Missions liées à la Direction médicale En tant que membre de la Direction médicale, le Chef de département participe aussi activement aux missions de pilotage stratégique, de gestion financière, de gestion des ressources humaines médicales et d opérationnalisation des activités médicales. Sur proposition du Directeur médical, il exerce donc des missions institutionnelles et

4 transversales. La Direction médicale est responsable de la politique médicale des Cliniques. Elle exerce des missions de pilotage stratégique, de gestion financière, de gestion des ressources humaines médicales et d opérationnalisation des activités médicales. Elle exerce en outre des missions cliniques et universitaires. En ce qui concerne le pilotage stratégique, la Direction médicale : - Elabore, en collaboration avec le CODIR, le plan stratégique des Cliniques et se charge principalement de ses aspects médicaux, cette partie du plan stratégique doit être actualisée est soumise au CA chaque année ; - Stimule et soutient les initiatives et projets médicaux qui s intègrent dans la réalisation du plan stratégique ; - Opérationnalise les recommandations du plan stratégique dans ses aspects médicaux et en assure le suivi ; - Participe à la préparation des rapprochements et les associations avec d autres structures de soins dans le cadre du plan stratégique ; - Favorise une politique participative au sein des départements et veille à l adhésion du personnel médical au plan stratégique par une communication claire, constructive et valorisante pour les acteurs médicaux de terrain ; - Informe régulièrement l ensemble des acteurs médicaux soit directement, soit sur invitation par le Conseil médical, lors des assemblées générales des médecins, soit au travers des organes des départements et des services. Dans le cadre de ses missions de gestion financière, la Direction médicale : - Elabore les budgets annuels et des plans d investissement des départements - Met en œuvre les objectifs d activité, opérationnels et financiers qui ont été approuvés par le CA, les traduit en objectifs par département et par service et en assure la gestion journalière au niveau médical. - Met en place les processus décisionnels et le système de suivi des actions décidées en Comité de Direction. - Coordonne la gestion des départements médicaux. A ce titre, elle gère les budgets financiers (investissements, fonctionnement, personnel) et ce, dans le cadre des objectifs financiers (enveloppes) fixés par le gestionnaire. Dans le cadre de ses missions de gestion des ressources humaines médicales, le Direction médicale : - Développe et coordonne la stratégie des plans de carrière du personnel médical en phase avec les missions universitaires des Cliniques universitaires Saint-Luc et son plan stratégique. - Organise et dirige l évaluation permanente des médecins des Cliniques universitaires Saint-Luc (PACI : projets académiques et cliniques individuels). - Veille à créer une culture d entreprise universitaire visant à faire vivre au quotidien l intermétier, le respect de chacun et les valeurs de l organisation à déterminer en ligne avec la vision définie dans le plan stratégique.

5 Dans le cadre de ses missions cliniques et universitaires, la Direction médicale : - Par délégation de l Administrateur délégué, veille à assurer le développement des activités universitaires et de formation du personnel médical au sein des Cliniques universitaires Saint-Luc, en ayant des contacts réguliers de coordination avec l UCL, et sa Faculté de Médecine. - Veille à ce que l évaluation qualitative de l activité médicale ait lieu au travers des structures d organisation adéquates et prend les initiatives nécessaires afin de promouvoir des soins de qualité au sein des Cliniques ; - Propose à l Administrateur délégué et en concertation avec le Conseil médical et les acteurs médicaux concernés, des adaptations de l organisation médicale, en fonction de l évolution de l environnement, de la modification du périmètre opérationnel de l établissement et des contraintes nouvelles externes qui s imposent à l Institution. Toute modification de la structure médicale requiert un avis écrit et renforcé du Conseil médical. Procédure de nomination et dépôt des candidatures En sa séance du 17 décembre 2015, le Conseil d administration des Cliniques universitaires Saint-Luc a déclaré vacants tous les postes de Chef de département. Le 22 décembre 2015, la déclaration de vacance de poste est communiquée par le Directeur médical aux membres du cadre permanent des Cliniques. Les candidats sont invités à rencontrer le Directeur médical, à prendre connaissance de son projet médical et à déposer un projet de Département qu ils adresseront à Monsieur Jacques van Rijckevorsel, Président du Conseil d administration, avec copie à la Direction médicale (c/o secrétariat de la Direction médicale) et à la Direction générale. Ce projet pourra être consulté par tous les membres du cadre permanent du département. Il doit décrire la stratégie du département en termes d activités cliniques, de recherche, d innovations et d enseignement pour les 5 années à venir, en ce compris les moyens humains et logistiques nécessaires pour la déployer. Le projet doit intégrer la situation actuelle du département en termes de ressources humaines médicales, infirmières, paramédicales et administratives, et de moyens logistiques. Il doit en outre comprendre une analyse SWOT du département tel qu il existe actuellement. Les candidats doivent explicitement souscrire au projet médical du Directeur médical, accepter d assumer des responsabilités transversales et adhérer au règlement d ordre intérieur du CoDiM. La date limite du dépôt des candidatures est fixée au 22 janvier Entre le 25 et le 3 février 2016, une consultation est organisée par un vote à bulletin secret au sein du département concerné. Tous les membres du cadre permanent du département sont électeurs. Le dépouillement du vote est strictement secret. Il s effectue par le Directeur médical, assisté de deux membres du Conseil médical, dont le Président. Parallèlement, le profil de chaque candidat sera évalué par un bureau extérieur. Le résultat de cette évaluation sera transmis à la commission rectorale (vide infra) et pourra, le cas échéant, servir de plan de développement des compétences managériales et de leadership des futurs Chefs de département.

6 Début février 2016, les candidatures à chacun des postes ouverts seront examinées par une commission rectorale dont les membres sont les suivants : - le Président du Conseil d administration des Cliniques universitaires Saint-Luc ; - le Président du Conseil d administration de l Université ; - le Recteur ; - l Administrateur général de l UCL ; - le Vice-recteur du Secteur des Sciences de la Santé ; - le Doyen de la Faculté de Médecine et de Médecine Dentaire - l Administrateur délégué ; - le Directeur Médical ; - le Président du Conseil médical. La commission prendra connaissance des projets déposés par les candidats, ainsi que du résultat des votes consultatifs. Sur base de ces éléments, elle émettra une recommandation quant à leur éventuelle nomination. Vers la mi-février, les propositions de nomination seront transmises au Conseil médical pour avis. L avis du Conseil médical sera ensuite transmis au Président du Conseil d administration des Cliniques. La date anticipée d entrée en fonction est le 1 er mars 2016.