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1 xteam 4.2 pour Mac Gestion et planification de ressources Documentation VERSION FRANCAISE

2 PRESENTATION xteam est un outil incroyable et pratique pour gérer le planning de travail des personnes de votre groupe ou organisme. Notre but est toujours de rendre l expérience de l utilisateur aussi intuitive que possible et tournée vers la tâche. xteam est un outil de gestion de planning vraiment performant qui est visuellement superbe. Il vous aide à partager des informations, travailler sur les plannings, et utiliser toutes vos ressources humaines aussi efficacement que possible: vous pouvez créer des planning de travail pour chaque jour, planifier des jours de congé pour chaque personne et suivre les vacances. xteam est conçu pour automatiser la gestion des employés. Une programmation manuelle peut prendre des heures et même des jours à créer et à suivre. xteam peut réduire considérablement ces frais administratifs, vous faire gagner du temps, optimiser les heures de travail, et éliminer les erreurs dans le planning. Nous avons conçu xteam pour être adapté à l utilisateur. Au lieu de perdre votre temps à essayer de comprendre comment déchiffrer un logiciel complexe, vous pouvez être plus productif et efficace. Les plannings sont disponibles en formats adaptés à toute imprimante et vous pouvez donc les imprimer facilement pour les mettre au mur ou les joindre en format PDF à un . CONFIGURATION xteam nécessite OS X 10.8, OS X 10.9, OS X ou OS X et un Mac avec des capacités 64 bits. Il est disponible en Anglais, Français et Allemand.

3 Documentation xteam 4.2 TUTORIEL 1. Lancez l application 2. Cette fenêtre apparaîtra : 3. Cliquez sur le bouton situé en bas Créez un nouveau planning en bas de la fenêtre. 4. Vous serez invité à utiliser la bibliothèque par défaut ou pas. Sélectionnez la bibliothèque par défaut pour l instant. Enregistrez le document dans votre dossier Documents.

4 5. Cette fenêtre s affichera : A B E C D Voici la description des principales fonctions : A. Bouton Planning dans la barre d outils : Vous permet de définir les réglages de votre planning. Les heures de travail, les jours de congés et les options d affichage. B. Bouton Bibliothèque dans la barre d outils : Vous permet de définir les ressources humaines et les affectations de votre planing. C. Liste des ressources : Les ressources crées dans la bibliothèque s afficheront dans cette zone. D. Affichage planning : C est là que les affectations seront affichés devant le nom de chaque ressource. Vous pouvez naviguer dans la vue par jour, semaine, mois ou années. E. Champ recherche

5 Documentation xteam Première étape : définir les réglages du planning Quand vous cliquez sur le bouton Planning de la barre d outils, cette fenêtre apparaît : Sur la première section de l onglet, vous allez définir le calendrier de travail par défaut de votre équipe ou de votre entreprise. Vous verrez plus tard que vous pouvez créer un calendrier différent pour chaque membre de l'équipe. Vous pouvez définir une durée de pause par défaut ou ajouter des pauses multiples avec le bouton + situé à droite de la fenêtre. En bas de la fenêtre, vous pouvez voir le total des heures de travail et de pause.

6 Sur la deuxième section de l'onglet, vous définirez les périodes de vacances par défaut ou jour fériés. Encore une fois, il est également possible de définir ces options pour chaque membre de l'équipe. Nous verrons cela plus tard. Au bas de la liste, vous pouvez importer et exporter des éléments. ASTUCE : exporter la liste par défaut et ouvrez-la avec un éditeur de texte pour voir le format à respecter. Sur la dernière section de l'onglet, vous allez définir les options d'affichage par défaut du calendrier.

7 Documentation xteam 4.2 Sur la base des paramètres choisies, les affectations auront un look différent. Voici 2 exemples : 7. Deuxième étape : définir les ressources Avec le bouton Bibliothèque de la barre d outils, vous pouvez configurer les membres de votre équipe, plus clairement votre liste des ressources humaines. Cela se définit dans la partie gauche de la fenêtre.

8 Avec l'icône dossier situé en bas de fenêtre, vous pouvez créer des groupes. Avec le bouton + vous pouvez ajouter des nouvelles ressources dans un groupe sélectionné. Vous pouvez déplacer une ressource d'un groupe vers un autre groupe par un simple glisser / déposer. Affecter une ressource à un groupe est toujours obligatoire. Lorsque vous ajoutez une nouvelle ressource, cette fenêtre apparaît : Vous pouvez ajouter une image pour une ressource mais le plus important est que vous pouvez mettre en place un planning personnalisé pour chaque ressource. Vous avez 3 options : - utiliser les paramètres par défaut du calendrier que vous venez de créer. - créer un horaire de semaine personnalisé pour cette seule ressource. Dans l'image ci-dessus, nous avons décidé que Patrick ne travaillera que 3 jours. - créer un planning personnalisé pour chaque semaine de l année.

9 Voyons comment fonctionne la 3e option. Regardez cette image : Vous pouvez voir que pour la semaine 13, Patrick travaille pendant 3 jours (zones blanches). Pour chaque semaine, vous pouvez configurer n'importe quel type de calendrier. En cliquant sur la petite zone calendrier en bleu s affiche une fenêtre dans laquelle vous définissez les heures travaillées pour chaque jour sélectionné. Lorsque vous avez terminé de configurer votre calendrier de l'équipe, passons à l'étape suivante.

10 8. Gérez les affectations Sur le côté droit de la fenêtre de la bibliothèque, vous pouvez définir votre liste des affectations par défaut Avec l'icône dossier situé en bas de fenêtre, vous pouvez créer des groupes. Avec le bouton + vous pouvez ajouter des nouvelles affectations dans un groupe sélectionné. Vous pouvez déplacer une affectation d'un groupe vers un autre groupe par un simple glisser / déposer. Affecter une affectation à un groupe est toujours obligatoire. Chaque membre de votre équipe à besoin d affectations. Vous pouvez attribuer une couleur spécifique par affectation. Lorsque vous avez terminé, vous pouvez maintenant assigner une mission à chaque membre de l'équipe sur la zone de planning! Faisons cela!

11 Documentation xteam La zone planning Vous disposez de 3 méthodes pour assigner des missions pour votre équipe: a. Utilisez le bouton Nouveau temps de travail de la barre d'outils b : Dessinez des tâches directement sur la zone de calendrier avec votre souris Remarque : lorsque vous avez besoin de plusieurs tâches sur la même journée, il suffit de passer à la vue jour avant de créer la tâche. c : Glissez et déposer une affection sur la vue planning directement depuis la bibliothèque.

12 Pour chaque mission, vous pouvez configurer une option de répétition ou ajouter des notes. Double cliquez sur une mission sur la vue planning pour l éditer.

13 Documentation xteam 4.2 Voyez ci-dessous un exemple avec des assignations multiples. 10. La vue rapport La vue rapport accessible sous la barre d'outils vous permet de voir un rapport détaillé pour chaque ressource sélectionnée.

14 Documentation xteam 4.2 AVIS / SUPPORT Nous sommes toujours intéressés par vos commentaires sur nos produits. Utilisez cette adresse pour les questions et rapports de bugs : apps.adnx.com/support A cette adresse, vous pouvez également parcourir un grand nombre de réponses aux questions fréquemment posées. Rejoignez la section communauté pour envoyer des demandes de fonctionnalité.