1. Objet du logiciel. Table des matières. Rev 2 Logiciel gestion Adhérents, Activités, Règlements Manuel opératoire 03/2009. MJC Ste Foy lès Lyon

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1 Table des matières 1. Objet du logiciel Adhérents Identification A partir du Menu Principal Recherche d un Adhérent Choix d un ancien Adhérent Choix d un adhérent déjà enregistré Création d un Adhérent Points particuliers Enregistrement des Activités par Adhérent Ecran liste des activités Règlement de la facture Cas d un règlement par chèque banquaire Autres types de règlement Modification Regroupement par famille Définition Création de la tête de famille Enregistrer un Adhérent dans une Famille Points particuliers Activités Chèques Banques Paramètres Généraux Objet du logiciel Identifier individuellement chaque adhérent avec toutes les informations «individuelles» Identifier chaque activité, à une activité correspond une définition + un jour, une heure, un Animateur, un tarif, une salle, une capacité. L enregistrement d un adhérent avec son (ses) activité(s) permet d une part de connaître les activités par adhérent et les adhérents par activité. Le règlement, Partie financière du logiciel est l enregistrement par adhérent (ou par famille) de tous les mouvements financiers, règlements ou remboursements. En annexe la génération du classement des chèques, ainsi que l analyse budgétaire. page 1 / 11

2 2. Adhérents 1.1. Identification L adhérent peut être un ancien adhérent ou un adhérent de l année en cours A partir du Menu Principal Aller sur la fonction Adhérents vous accéder à la liste des adhérents Recherche d un Adhérent Par son NOM Par son numéro de carte, numéro de famille, code postal page 2 / 11

3 Choix d un ancien Adhérent Identifié par ++++ dans le début du tableau dans la colonne Numéro d adhérent puis faire Détail Adhérent vous accéder à l écran suivant Fiche Adhérent pour d une part vérifier que l Adhérent sélectionné est le bon, modifier éventuellement les données, puis créer l adhérent en lui affectant un numéro de carte 2006 / 2007 par la commande Nouvel Adhérent Choix d un adhérent déjà enregistré Vous accéder au même écran, le Numéro est déjà renseigné Création d un Adhérent A partir de la liste des Adhérents faire Nouvel Adhérent. Le même écran, le numéro d adhérent est créé, la Fiche est Vierge. Par Duplication page 3 / 11

4 Points particuliers Certaines informations comme Tête de famille ou demandeur d emploi ne sont accessibles qu après avoir créé l adhérent. La case DEM_EMPLOI si elle est saisie vient masquer le CODE_PROFE et génère une remise sur les activités La case Ad_Enf est cochée pour les Enfants, elle génère une adhésion à 11 dans ce cas la date de naissance devient obligatoire. Les informations CODE_PROFE et ENSEIGNEMENT sont saisies à partir de menu déroulant sans possibilité de modification du libellé Les informations CODE POSTAL et Ville sont saisies simultanément par menu déroulant avec possibilité de saisie directe L peut être saisie par menu déroulant avec possibilité de saisie directe. La commande Duplication permet de saisir à la chaîne plusieurs membres de la même famille, les éléments principaux sont dupliqués et modifiable. Si le premier Adhérent est saisi comme Tête_Famille, les autres seront directement dans la même Famille Toutes les informations financières sur l adhérent sont le résultat de calculs, elles ne sont pas modifiable. page 4 / 11

5 1.2. Enregistrement des Activités par Adhérent l écran est accessible par l onglet Activité de la fiche Adhérent Les commandes Ajouter Activité, Modifier Activité ouvrent un écran liste d activités la commande Supprimer Activité annule l activité sélectionner après confirmation. La commande Modifier remplace l activité sélectionnée par l activité choisie dans la liste. Attention la Suppression ou la Modification doit être réalisée conformément à l organisation de la MJC page 5 / 11

6 Ecran liste des activités La recherche d une activité peut être réalisée par les éléments de l entête Validation du choix, Annulation de l opération La colonne adh_disp indique le nombre de places disponibles dans l activité Lors de la validation un message informe du dépassement du nombre d adhérents possible, un forçage est nécessaire pour valider l inscription en sur-nombre La commande Détail permet de visualiser le descriptif de l activité ainsi que la liste des inscrits. Il est possible d accéder au détail d une fiche adhérent pour consultation ou modification. Il est possible de réaliser plusieurs sélections d activités à partir des cases situées en bas d écran. page 6 / 11

7 1.3. Règlement de la facture L écran règlement est accessible à partir de l onglet Règlement de la fiche Adhérent. le type de règlement est saisi par sélection sur liste le nom est celui de l adhérent (modifiable pour les chèques) le montant est à saisir, il est possible de saisir un montant négatif dans le cas d un remboursement, le nom doit alors être MJC. Le mémo permet de mettre un commentaire sur le règlement La commande Calcul permet de réaliser la division en 3 chèques (par défaut) ou en un autre nombre. La saisie de valeurs dans les cases règlements permet de choisir d autres valeurs et de recalculer le dernier (commencer par la gauche) page 7 / 11

8 L utilisation de la commande manu/auto permet de copier la valeur de calcul dans la zone MONTANT Cas d un règlement par chèque banquaire Si le type de règlement est Banque le nom de la banque doit être saisi à l aide d une liste ou s il n existe pas en cochant la case Autre Banque. Le mois d encaissement du chèque doit être noté, cette dernière opération est automatique pour la rentrée, le mois est modifiable Autres types de règlement Chèques Vacances, Espèces, Avoir MJC. Le mois d encaissement n est pas saisi. page 8 / 11

9 Modification Les données comptable ne sont pas modifiable, seule le Mémo et le mois d encaissement sont accessible. Sélectionner le règlement à modifier sur l écran règlement utiliser la commande Modif Mémo et instruire la zone Mémo, puis valider utiliser la commande Modif Mois Encaissement et instruire la zone mois encaissement, puis valider Annulation d un règlement Sélectionner le règlement à annuler sur l écran règlement Instruire dans la zone Mémo le motif de l annulation Utiliser la commande Annuler le règlement Cette commande invalide le règlement sélectionné et crée une pièce comptable négative qui annule le règlement. Attention cette opération d Annulation est irréversible page 9 / 11

10 1.4. Regroupement par famille Définition Une famille est le regroupement de plusieurs adhérents d un même foyer fiscal. Ce regroupement permet d obtenir automatiquement des remises sur le coût des activités conformément au règlement de la MJC. Ce regroupement implique un règlement global pour l ensemble de la famille. Un des membres de ce regroupement doit être désigné comme tête de famille, ce sera le nom de la famille. Les opérations sur la famille sont réalisées dans l écran Fiche Adhérent Création de la tête de famille La première opération à réaliser est la création de la Tête de Famille Cette opération est réalisée en cochant la case tete_famille définie dans le chapitre précédent sur l Adhérent sélectionné Enregistrer un Adhérent dans une Famille A partir de l onglet Famille la commande Saisie Famille donne la liste des familles Sélectionner la famille, puis faire OK pour valider. page 10 / 11

11 Remarque : Lors de la création de plusieurs Adhérent de la même Famille. Créer le premier (ou le sélectionner), l enregistrer comme tête de famille Revenir sur celui ci en modification et faire duplication (voir le Chapitre Création d un Adhérent, Points particuliers) Les informations principales sont copiées, et le Nouvel Adhérent est inclus dans la famille Points particuliers La composition de la famille est visible dans l onglet Famille, le numéro de la famille est en en-tête. Une commande Annule famille permet de sortir un Adhérent d une famille Un adhérent peut être changé de Famille Il est possible de supprimer la Tête de Famille (si la Famille est vide) Attention : pour ces 3 modifications les règlements ne suivent pas les Adhérents. 3. Activités 4. Chèques 5. Banques 6. Paramètres Généraux page 11 / 11