REGLEMENT INTERIEUR. Service émetteur : DT83

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1 CONFERENCE DE TERRITOIRE DU VAR Service émetteur : DT83 REGLEMENT INTERIEUR

2 PREAMBULE : La conférence de territoire constituée par le directeur général de l agence régional de santé PACA dans le département du Var par arrêté n 2010DS/12/40 du 31 décembre 2010, contribue à mettre en cohérence les projets territoriaux sanitaires avec le projet régional de santé et les programmes nationaux de santé publique. La conférence de territoire peut faire toute proposition au directeur général de l'agence régionale de santé sur l'élaboration, la mise en œuvre, l'évaluation et la révision du projet régional de santé. Elle favorise la signature de contrats locaux de santé conclus par l'agence, notamment avec les collectivités territoriales et leurs groupements, portant sur la promotion de la santé, la prévention, les politiques de soins et l'accompagnement médico-social. Le présent règlement intérieur a pour objet de fixer, dans le cadre des lois et règlements en vigueur, et notamment le décret n du 31 mars 2010, modifié par le décret n du 24 août 2010, déterminant la composition et le mode de fonctionnement des conférences de territoire, les conditions de fonctionnement de la conférence de territoire du Var.

3 2 I. COMPOSITION ET INSTALLATION DE LA CONFERENCE DE TERRITOIRE Article 1 : Objet et adoption du Règlement intérieur Le Règlement intérieur précise notamment les modalités selon lesquelles les membres du Bureau sont élus. Il fixe les conditions dans lesquelles les propositions formulées et les avis adoptés sont transmis à l ARS. Lors de la première séance de la Conférence de Territoire, il est adopté à la majorité des membres présents du jour. Article 2 : Composition nominative de la conférence de territoire. La liste des membres titulaires et suppléants de la conférence de territoire est fixée par arrêté du directeur général de l ARS dans le respect des dispositions de l article D du CSP. Article 3 : Qualité des membres de la conférence de territoire Nul ne peut être membre de la conférence de territoire s il est privé de ses droits civiques. Nul ne peut siéger au sein de la conférence de territoire à plus d un titre. Une personne employée dans l un des établissements ou services mentionnés aux 2 et 8 de l article D du Code le Santé Publique ne peut représenter les établissements de santé au titre du 1 de ce même article, si ces établissements et services sont situés sur le même territoire de santé. Les membres de la conférence de territoire signalent au président toute modification concernant leur situation. Article 4 : Durée du mandat et remplacement des membres de la conférence de territoire Le mandat des membres de la conférence est de quatre ans, renouvelable une fois. Tout membre perdant la qualité pour laquelle il a été désigné cesse de faire partie de la conférence de territoire. Les représentants des collectivités territoriales et de leurs groupements sont renouvelés à chaque renouvellement des assemblées au sein desquelles ils ont été désignés. Lorsqu un membre cesse d exercer ses fonctions avant l expiration de son mandat, il est remplacé par une personne désignée dans les mêmes conditions pour la durée du mandat restant à courir. Lorsque le membre titulaire de la conférence de territoire n a pas assisté personnellement à trois réunions consécutives, le président de la conférence de territoire procède au remplacement dudit membre, dans les mêmes conditions que celles prévues pour le titulaire défaillant. En cas de vacance d un siège, de cessation de fonction ou à l expiration d un mandat, les personnes physiques ou morales mentionnées à l article D du code de la santé publique, chargées de proposer ou désigner des représentants titulaires et suppléants,

4 3 communiquent leurs noms au directeur général de l agence régionale de santé, dans un délai de deux mois suivant la vacance ou précédant l expiration des mandats.

5 4 Article 5 : Rôle du titulaire et du suppléant. Les membres titulaires présents participent aux votes et, en leur absence, leurs suppléants. Lorsqu un membre titulaire de la conférence de territoire est empêché d assister à une séance, il demande à son suppléant de le représenter et en informe préalablement le secrétariat de la conférence. Il lui transfère l ordre du jour et les éventuels documents. Quand un membre suppléant siège, il exerce les mêmes prérogatives que le titulaire qu il remplace. Les membres suppléants, à l exception des personnes qualifiées, sont désignés dans les mêmes conditions que les titulaires, sauf pour les personnes qualifiées. Les membres suppléants peuvent assister à la conférence lorsqu ils ne siègent pas au titre du remplacement du titulaire. Dans cette hypothèse, ils n ont pas le droit de vote, ni droit au remboursement des frais de déplacement. Article 6: Candidatures à la Présidence, à la Vice Présidente et au Bureau Les candidatures sont enregistrées avant la conférence par courrier ou le cas échéant lors de la conférence. Article 7 : Élections du président et du vice-président de la conférence de territoire. La première réunion de la Conférence de Territoire est convoquée par le Directeur Général de l ARS ou son représentant. Elle est présidée par le doyen d âge. Lors de sa première réunion, l assemblée plénière élit successivement le président de la conférence de territoire puis le vice-président à la majorité des suffrages exprimés des membres présents. En cas d égalité de voix, le candidat le plus âgé est proclamé élu. Les votes se déroulent à bulletin secret. Les bulletins blancs ou nuls n'entrent pas en compte pour le calcul de la majorité. Sont considérés comme bulletins blancs : 1. Ceux ne comportant aucun nom ; 2. Une enveloppe ne contenant aucun bulletin. Sont considérés comme bulletins nuls : 1. Les bulletins qui contiennent un signe ou une mention autre que le ou les noms de membres de la conférence de territoire (par exemple : ceux sur lesquels les votants se sont fait connaître, ceux qui portent des signes de reconnaissance, etc.) ; 2. Les bulletins autres que ceux fournis ; 3. Les bulletins comportant un nombre de noms supérieur au nombre de sièges à pourvoir. En revanche, si un bulletin mentionne au moins deux noms identiques, un seul vote est décompté. En cas de démission ou de perte de mandat du président et du vice-président de la Standard conférence téléphonique : 04 de 94 territoire, une nouvelle élection est organisée à la plus proche réunion de la conférence.

6 5 Article 8 : Installation du bureau de la Conférence Le bureau de la conférence de territoire est composé du président assisté du viceprésident et d au plus huit autres membres élus par la conférence. Conformément à l article D du CSP, au moins deux de ces huit membres doivent être des représentants des associations d'usagers agréées et au moins deux doivent être des représentants des associations de personnes handicapées ou d'associations de retraités et personnes âgées issus du collège des usagers. Il est d abord procédé à l élection des 4 membres issus du collège 8 mentionnée au 8 alinéa de l Article D Il est procédé ensuite à l élection des 4 autres membres du Bureau. Sont déclarés élus, les représentants ayant obtenu le plus grand nombre de voix. En cas d'égalité, le candidat le plus âgé est désigné pour siéger au bureau. Le vote pour les candidats est à bulletin secret. Le décompte des bulletins blancs ou nuls s effectue ainsi qu indiqué à l Article 7. Article 9 : le siège de la Conférence de territoire. Le siège de la conférence est fixé lors de la première séance d installation. II. LES INSTANCES DE LA CONFÉRENCE DE TERRITOIRE Article 10 : Le président et le vice président Le président et le vice président de la conférence de territoire sont élus pour quatre ans dans les mêmes conditions que pour la séance d installation. Il convoque l assemblée plénière de la conférence de territoire au moins deux fois par an. Il veille au bon ordre des réunions qu il préside et au bon déroulement des travaux. Il assure la convocation des membres aux réunions de la conférence plénière et du bureau. Il fixe l ordre du jour des réunions. En cas de vote et de partage égal des voix, la voix du président est prépondérante. Les procès-verbaux des séances sont signés par le président. Le vice-président conduit les travaux, en cas d empêchement du président. Il dispose, dans ce cas précis, des mêmes prérogatives et attributions que le Président. En cas d absence du président, le suppléant assiste à la réunion sans le remplacer dans ses fonctions de président au même titre qu un autre suppléant, sans voix prépondérante.

7 6 Article 11 : Le bureau Le bureau de la conférence de territoire élabore les projets d avis et de propositions. Il prépare les réunions de l assemblée plénière. Selon l habilitation consentie par l assemblée plénière, il peut rendre des avis et formuler des propositions dont il rend compte à la plus prochaine assemblée plénière. Article 12 : Secrétariat de la Conférence Le secrétariat de la conférence est assuré par la Délégation Territoriale Départementale de l ARS (DTD). Il adresse les convocations accompagnées des ordres du jour et des documents, organise les réunions, et établit le procès-verbal des réunions d assemblée plénière. III. FONCTIONNEMENT DE LA CONFERENCE DE TERRITOIRE Article 13 : Convocation L assemblée plénière de la Conférence se réunit sur convocation de son Président. Les réunions de l assemblée plénière se tiennent, au moins deux fois par an, à l initiative du président de la conférence, de celle de la moitié au moins de ses membres ou encore du directeur général de l agence régionale de santé dans les conditions fixées par l article D du CSP. La convocation peut être envoyée par tous moyens, y compris par télécopie ou par courrier électronique. Il en est de même des pièces ou documents nécessaires à la préparation de la réunion ou établis à l'issue de celle-ci. Sauf urgence, les membres de la conférence de territoire reçoivent, dix jours au moins avant la date de la réunion, une convocation comportant l'ordre du jour et, le cas échéant, les documents nécessaires à l'examen des affaires qui y sont inscrites. Article 14 : Ordre du jour : Le président fixe l'ordre du jour. Il ne peut refuser d'inscrire à l'ordre du jour les questions sur lesquelles la conférence de territoire est chargée de faire des propositions en application de l'article L , ni celles demandées par la moitié au moins de ses membres ou par le directeur général de l'agence régionale de santé. Article 15 : Quorum : Le quorum est atteint lorsque la moitié au moins des membres de la conférence de territoire ou de son bureau sont présents. Le quorum est apprécié en début de séance. Lorsque ce quorum n'est pas atteint, une deuxième convocation est envoyée dans les huit jours, portant sur le même ordre du jour. La conférence délibère alors valablement quel que soit le nombre des membres présents.

8 7 Article 16 : Organisation des séances d assemblée plénière ou de bureau Les séances de l assemblée plénière et du bureau de la conférence de territoire sont présidées par le Président de la conférence. En cas d absence ou d indisponibilité momentanée du Président, la présidence est assurée par le Vice-président de la conférence. Conformément aux dispositions de l Article D , les séances de la Conférence de Territoire ne sont pas publiques, sauf décision contraire de leur Président, dans des conditions fixées par le Règlement intérieur. Article 17 : Personnes extérieures : Conformément aux dispositions de l article D , les séances de la conférence de territoire ne sont pas publiques. Toutefois peuvent participer aux réunions de la Conférence, les personnes suivantes : Le directeur général de l'agence régionale de santé, ou son représentant, peut, sans prendre part aux votes, assister aux réunions de la conférence de territoire. Il peut se faire assister des personnes de son choix. Le président de la conférence peut, en fonction de l'ordre du jour, inviter le représentant de l'état compétent dans les départements du ressort de la conférence à participer, sans prendre part aux votes, aux séances de la conférence de territoire. La conférence de territoire peut entendre ou consulter toute personne ayant une compétence particulière entrant dans le champ des missions de la conférence de territoire. Ces personnes ne participent pas aux délibérations. Le président peut dans le cadre de la réunion du Bureau entendre ou consulter toute autre personne membre ou non de la Conférence ayant une compétence particulière en lien avec l ordre du jour abordé. Article 18 : Contributions de l ARS Conformément à l article D du code de la santé publique, le directeur général de l'agence régionale de santé adresse à la conférence de territoire, à la demande de son président, les documents relatifs à l'élaboration, la mise en œuvre, l'évaluation et la révision du projet régional de santé et nécessaires à l'exercice de ses missions. Article 19 : Modalités de vote des délibérations. Dans tous les cas, les délibérations sont prises à la majorité relative des voix des membres présents. En cas de partage des voix, celle du président est prépondérante. Le président peut demander une nouvelle délibération. Les votes ont lieu à main levée. Avant le début du scrutin, tout membre peut demander un vote à bulletin secret. La consultation des membres de la conférence peut intervenir par tout moyen approprié permettant leur identification et leur participation effective à une délibération collégiale.

9 8 Article 20 : Avis Lorsque son avis est requis, la consultation de la conférence de territoire est réputée effectuée en l absence d avis exprès ou de proposition par elle dans un délai de deux mois à compter de la réception de la demande d avis, accompagnée des documents nécessaires, formulée par le directeur général de l agence régionale de santé. Ce délai est ramené à quinze jours en cas d urgence et à huit jours en cas d extrême urgence. Les procès-verbaux des séances sont signés par le président. Ils sont transmis dans le délai d un mois au directeur général de l agence régionale de santé. Le président de la conférence de territoire transmet au directeur général de l agence régionale de santé, sur sa demande et dans un délai de trois jours, un extrait certifié des délibérations de la conférence. Article 21 : Suites aux avis et propositions Les rapports, études produits par la conférence sont adressés au Bureau de la conférence. Les propositions et avis adoptés par l assemblée plénière ou par le Bureau de la conférence sont transmis au directeur général de l ARS dans un délai de 15 jours ainsi que pour information au Président de la CRSA. Les avis et les propositions de la conférence sont rendus publics. Les opinions minoritaires peuvent être exposées et annexées aux avis et propositions. Le directeur général de l agence régionale de santé communique à la conférence de territoire les suites qui ont été réservées à ses avis et ses propositions dans un délai de trois mois suivant leur transmission. IV. DISPOSITIONS RELATIVES AUX MEMBRES DE LA CONFERENCE DE TERRITOIRE Article 22: Indemnisation des membres de la Conférence de territoire. Les membres de la conférence de territoire exercent leur mandat à titre gratuit. Les membres titulaires, ou les suppléants lorsqu ils remplacent leur titulaire, peuvent être remboursés des frais de transport et de séjour qu ils sont susceptibles d engager à l occasion des déplacements effectués dans le cadre de leur mission dans les conditions prévues par la réglementation applicable aux fonctionnaires civils de l État.

10 9 V. LES MOYENS DE FONCTIONNEMENT DE LA CONFERENCE Article 23 : Moyens de la Conférence Conformément aux dispositions de l article D du CSP, l ARS contribue au fonctionnement de la Conférence. Sur proposition de la conférence des territoires, les moyens qui lui sont alloués font l objet d une inscription dans le budget de l agence. VI. MODIFICATIONS DU REGLEMENT INTERIEUR. Article 24: Modifications du règlement intérieur. Le présent règlement peut être modifié, dans le respect des textes réglementant les conférences de territoire. Après examen par le Bureau de la conférence, les propositions de modification seront inscrite à l ordre du jour et feront l objet d un vote de l assemblée plénière présentant le quorum et adoptées conformément aux dispositions de l article 18 du règlement.

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