Mécanismes de suivi et de contrôle internes des effectifs scolaires en Formation professionnelle pour l année scolaire

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1 Code : POLITIQUE DIRECTIVE RÈGLEMENT PROCÉDURE X Mécanismes de suivi et de contrôle internes des effectifs scolaires en Formation professionnelle pour l année scolaire Date d approbation : 21 avril 2015 Service dispensateur : Formation professionnelle Date d entrée en vigueur : 1 er juillet 2014 Date de révision : Au besoin Remplace la politique : MÉCANISMES DE SUIVI ET DE CONTRÔLE INTERNES DES EFFECTIFS SCOLAIRES EN : FORMATION PROFESSIONNELLE CFP de Roberval Saint-Félicien CFP Dolbeau-Mistassini Année scolaire Serge Bergeron, directeur général et directeur FP et FGA

2 PROCÉDURES INTERNES DE GESTION Document présenté au conseil des commissaires 21 avril Résolution : CC REMARQUE : Dans le présent document, la forme masculine est utilisée dans le seul but d alléger le texte. La mise en place d un mécanisme uniforme appliqué dans les centres de formation générale pour adultes et les centres de formation professionnelle du territoire de la commission scolaire n exclut pas certaines pratiques locales n ayant pas d incidence sur les directives du Ministère. Cahier des écrits de gestion Page 2 sur 50

3 Formation professionnelle MÉCANISMES DE SUIVI ET DE CONTRÔLE DES EFFECTIFS SCOLAIRES Les mécanismes de suivi et de contrôle des effectifs scolaires en formation professionnelle décrivent, de façon détaillée, le système de gestion des opérations et des documents nécessaires à la validation des clientèles des centres de formation professionnelle de la Commission scolaire du Pays-des-Bleuets. Ils définissent les processus d inscription, d attestation de fréquentation, de saisie et de contrôle des présences ainsi que les modalités de vérification interne mises en place. Ces mécanismes ont été établis par les directions de centres, avec la collaboration du directeur des Services de l éducation des adultes et de la formation professionnelle. Ils ont fait l objet d une validation auprès des membres du personnel qui appliquent ces opérations de contrôle. Nous avons allié les exigences du MELS et nos procédures internes pour une gestion cohérente de l organisation qui devrait permettre aux vérificateurs externes de valider les différents mécanismes mis en place par la commission scolaire en ce qui a trait : 1. Au recensement des heures de cours reçues par l élève; 2. Au service d enseignement déclaré; 3. À la transmission de ces renseignements au Ministère. Nous croyons ainsi prendre les meilleurs moyens qui sont à notre disposition pour respecter les exigences du MELS, tout en nous assurant de dispenser les meilleurs services pédagogiques à nos élèves. Le directeur, Serge Bergeron Directeur général et directeur FP et FGA Cahier des écrits de gestion Page 3 sur 50

4 TABLE DES MATIÈRES Page 1. Fonctionnement général Admission Inscription Source de financement Profil de formation Bordereau de transmission des résultats Transmission au MELS Concomitance Registre d assiduité Gestion des absences Dossier de l élève (ATE) Gestion des abandons Vérification interne Conclusion : conformité... 9 ANNEXES Demande d admission... Annexe 1 Droits de scolarité exigés des élèves venant de l extérieur du Québec Annexe 2 Fiches d inscription informatique et papier... Annexes 3a-3b Profil de formation professionnelle et RAC... Annexes 4a-4b (RAC) Guide de déclaration de l effectif scolaire en FP... Annexe 5 Bordereau de transmission des résultats et fiche de sanction des matières Annexes 6a-6b-6c Registre d assiduité informatique et papier... Annexes 7a-7b Avis de départ... Annexe 8 Extrait des «Règles budgétaires pour l année scolaire Fonctionnement» Annexe 9 Cahier des écrits de gestion Page 4 sur 50

5 1.0 FONCTIONNEMENT GÉRÉRAL Le fonctionnement administratif des centres de formation professionnelle se ressemble, mais chacun présente des particularités soit en termes de capacité d accueil, de services dispensés, d heures d ouverture et autres. Toutefois, les mécanismes de suivi et de contrôle internes sont semblables. 2.0 ADMISSION La personne désireuse de fréquenter un centre de formation professionnelle peut s inscrire par Internet ou par la poste en complétant le formulaire «Demande d admission en formation professionnelle au secondaire» (ANNEXE 1). Elle doit nous fournir la documentation pertinente pour l ouverture de son dossier : relevés de notes ou tout autre document afin de valider que l élève respecte les conditions d admission; certificat de naissance ou tout autre document accepté pour l'identification; document(s) prouvant la résidence au Québec (ANNEXE 2). Pièces justificatives exigées pour établir le statut de l élève (exemptions) s il vient de l extérieur du Québec (Règles budgétaires Fonctionnement, Annexe B) (ANNEXE 9). La demande est analysée afin de s assurer que les conditions d admission en formation professionnelle sont respectées et que l élève est inscrit à des activités de formation menant à l obtention d un diplôme de formation professionnelle (DEP, AEP ou ASP, référence [ANNEXE 5]) : INSCRIPTION Pour officialiser son admission, lors du début des cours, l élève doit compléter une fiche d admission / inscription (ANNEXES 3A ET 3B). Cette fiche est signée par l élève et par la personne qui procède à l inscription. Pour la personne responsable, la signature peut être électronique. La fiche d inscription est obligatoire et conservée au dossier de l élève. Elle doit être complétée au moins une fois par année scolaire, par programme et par centre fréquenté. Ce document précise : La date de début et de fin de la formation durant la même année scolaire; Les données de financement (source, respect des conditions d admission, genre de formation, type de parcours, résident du Québec ); Le nom ainsi que le numéro du programme d études. L identité de l élève est vérifiée à l aide des pièces justificatives dont on garde une copie estampillée «copie conforme», datée et paraphée par la personne responsable (ANNEXE 2). On vérifie également la conformité des renseignements apparaissant sur les documents conservés au dossier. Cahier des écrits de gestion Page 5 sur 50

6 4.0 SOURCE DE FINANCEMENT Le centre déclare au ministère de l Éducation, du Loisir et du Sport le programme d études propre à chaque élève ainsi que la source de financement selon les valeurs admises du «Guide de la déclaration de l effectif scolaire des adultes en formation professionnelle» ([ANNEXE 5], référence des valeurs permises : «Guide de la déclaration en formation professionnelle système Charlemagne») PROFIL DE FORMATION Le profil de formation est obligatoire et conservé au dossier de l élève. Il doit être complété au début de la formation et chaque année scolaire (ANNEXE 4A). Le profil est signé par l élève et par la personne qui procède à l inscription. Pour la personne responsable, la signature peut être électronique. 6.0 BORDEREAU DE TRANSMISSION DES RÉSULTATS Le bordereau de transmission des résultats (ANNEXES 6A ET 6C) sert à identifier les matières suivies soit en mode : cours dispensé, examen seulement, acquis extrascolaires ou formation à distance. On y retrouve : L identité de l élève; La date de l examen ; Le type de parcours (cours dispensé, examen seulement, acquis extrascolaires ou formation à distance); Le résultat (succès, échec ou abandon); La signature manuscrite ou électronique du formateur. Les résultats sont saisis avec Tosca.net (ANNEXE 6B). Ce logiciel permet aux enseignants de saisir les données d assiduité et les résultats des groupes horaires dont ils ont la responsabilité, et ce, de la maison ou du centre, par Internet. La signature est électronique, car chacun des enseignants possède un mot de passe ainsi qu un code utilisateur personnel. Le bordereau est conservé avec l examen au secrétariat du centre et celui informatique directement dans Jade-Tosca. Attestation individuelle L attestation individuelle est utilisée en FP pour la prise de présence à l évaluation des apprentissages. Cette attestation confirme la présence de l élève à la date de passation de l évaluation des apprentissages ou lors de la reprise, s il y a lieu. L attestation est ajoutée directement sur la fiche d évaluation de l examen. Ainsi, l élève atteste être présent pour la passation de son examen en inscrivant la date de passation ainsi que sa signature. L attestation individuelle doit contenir les renseignements suivants : le code et le nom de l établissement ou du centre de FP; la date de passation de l épreuve; Cahier des écrits de gestion Page 6 sur 50

7 le code et le titre de l épreuve sanctionnée (nom utilisé dans le système de sanction pour définir un cours d un programme d études, y compris le stage en ATE) pour laquelle l élève s est présenté à l évaluation des apprentissages; le code et le titre du programme suivi; la confirmation du type de service de formation lié à l épreuve sanctionnée; le nom et prénom de l élève, ainsi que son code permanent; la signature et la date manuscrite apposées par l élève et par un membre du personnel enseignant ou par la directrice ou le directeur de l établissement. Les examens sont conservés trois ans incluant l année en cours. Il est possible pour certains cours de retrouver une épreuve théorique et une épreuve pratique. Dans les cas où l élève se présente à l une de ces épreuves et qu il est absent pour l autre, il est considéré comme étant en échec et non en abandon. 7.0 RECONNAISSANCE DES ACQUIS Dans le dossier des élèves en reconnaissance d acquis extrascolaires, nous retrouvons le portfolio, l entrevue de validation de même qu une fiche synthèse ou profil (ANNEXE 4B) du dossier signé et daté indiquant qu il y a eu une évaluation des expériences de travail. Le bilan de l entrevue de validation doit être complété en entier, sans faire référence à un autre document, et doit être daté et signé par le conseiller en RAC. La fiche synthèse et l entrevue de validation sont signées par la personne responsable de la RAC. 8.0 TRANSMISSION AU MELS Toutes les déclarations ainsi que les résultats sont transmis au MELS à l aide du logiciel Jade-Tosca via Charlemagne. 9.0 CONCOMITANCE Elle s adresse à l élève, jeune ou adulte, qui a acquis les unités de 3 e secondaire en langue d enseignement, en langue seconde et en mathématique et qui poursuivra, en concomitance avec sa formation professionnelle, sa formation générale de 4 e et 5 e secondaire dans ces matières. Il en est de même pour la personne qui, au moment de son entrée en formation professionnelle, a atteint l âge de 18 ans et qui a réussi le TDG. Elle poursuivra sa formation générale en concomitance dans les matières reliées aux préalables spécifiques du programme d études visé. Lorsque l élève poursuit ses cours de formation générale (jeune ou adulte) indépendamment de l organisation scolaire de sa formation professionnelle (horaire non intégré), l inscription en formation générale doit être obtenue au plus tard 1 mois après le début des cours de formation professionnelle, sauf si celle-ci débute au cours des mois de juillet et août; dans ce cas, la date limite d inscription en formation générale devient le 30 septembre. L horaire des matières de formation générale pour l année scolaire en cours ainsi que la preuve de la fréquentation en formation générale (contrôle d assiduité) doivent être conservés au dossier de l élève. Afin que la déclaration soit jugée conforme par le MELS et qu'il en découle le financement attendu, la déclaration transmise à l'aide du logiciel Jade-Tosca via Charlemagne doit contenir obligatoirement: Cahier des écrits de gestion Page 7 sur 50

8 le nombre d'heures en formation générale: Charlemagne effectuera une validation afin de déceler s'il y a présence d'une fréquentation en FGJ ou FGA et considérera la moindre des heures déclarées par les organismes scolaires aux secteurs de la FG ou de la FP. Il n'y a pas d obligation que les heures déclarées en FP pour la portion FG soient les mêmes que celles observées en FGJ ou FGA, mais cela serait souhaitable surtout pour le secteur de l éducation des adultes. la condition d'admission: "22 - unités requises concomitance" ou "23 - TDG + Préalables concomitance" le type d'entente: "13 - Concomitance FG" 10.0 REGISTRE D ASSIDUITÉ La prise journalière des présences permet de confirmer la fréquentation de l élève pour le service de cours dispensé. Cette notation des présences peut s effectuer soit par : informatique avec le logiciel TOSCA.NET (ANNEXE 7A) ; registre de présences (ANNEXE 7B). Pour les présences informatiques avec le logiciel Tosca.Net, la signature est électronique; chacun des enseignants possède un mot de passe ainsi qu un code d utilisateur unique pour entrer les présences. Le registre de présences est conservé dans Jade-Tosca. Les présences par registre sont prises par l enseignant chaque jour. Le registre est signé par l enseignant responsable une fois par semaine et est conservé au secrétariat de chacun des centres FP, à la fin de l année scolaire GESTION DES ABSENCES Un rapport d absences est fourni sur demande pour les élèves qui sont référés par un organisme tel que : conseil de bande, SAAQ, CSST, CLE 12.0 DOSSIER DE L ÉLÈVE (ATE) Aux fins de vérification, les documents suivants doivent obligatoirement être conservés dans le dossier de l élève qui a suivi un programme en alternance travail-études : 1. l entente signée par l élève, l entreprise et l établissement scolaire pour la réalisation de chacune des séquences en milieu de travail; 2. les évaluations faites par l établissement d enseignement; 3. le rapport de visite de l établissement scolaire pendant le stage; 4. le rapport de stage de l élève. Cahier des écrits de gestion Page 8 sur 50

9 Ceux-ci doivent être conservés pour une durée de 5 ans en conformité avec le calendrier de conservation de la Commission scolaire. Toutefois, si le crédit d'impôt pour stage en milieu de travail est réclamé par l'employeur, ces documents devront être conservés pendant une période d'au moins six ans après l'année d'imposition à laquelle le crédit d'impôt se rapporte, et ce, conformément au délai de conservation déterminé par le ministère du Revenu GESTION DES ABANDONS Lorsque nous sommes informés de l abandon d un élève, un «avis de départ» (ANNEXE 8) est complété indiquant le motif et la date où l élève met fin à ses activités scolaires. Après vérification du registre des absences, la date du départ est le premier jour où l élève ne fréquente plus le centre. La déclaration d ETP est alors mise à jour dans Jade : la date de départ est complétée. Une copie est remise aux personnes concernées dans le centre et les organismes (CLE, SAAQ, CSST ) sont avisés. L avis de départ est conservé au dossier de l élève VÉRIFICATION INTERNE Une vérification interne sera effectuée annuellement par la Commission scolaire du Pays-des-Bleuets afin de s assurer que les Mécanismes de suivi et de contrôle internes ont fonctionné tels que décrits CONCLUSION : CONFORMITÉ Ce mécanisme de contrôle interne est établi en conformité avec les règles budgétaires, l Instruction du ministère de l Éducation, du Loisir et du Sport ainsi que des circulaires administratives afférentes. Il est modifié ou adopté selon les nouvelles exigences ministérielles. Cahier des écrits de gestion Page 9 sur 50

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15 Commission scolaire du Pays-des-Bleuets Année scolaire ADMISSION / INSCRIPTION École / Centre : 216 C.F.P. Roberval Saint-Félicien No DE FICHE : A Nom de l élève DOSSIER SOCIODÉMOGRAPHIQUE Prénom de l élève Autres prénoms Sexe F M Date de naissance Code permanent Lieu de naissance Année Mois Jour Nom de famille du père Nom de famille de la mère Prénom du père Prénom de la mère Adresse permanente de l élève No Nom de la rue App. Municipalité Province Code postal civique Téléphone résidence Téléphone cellulaire Téléphone travail Langue documents Numéro d assurance sociale Genre de formation Générale Professionnelle X Jeune Adulte X Français Type de formation Temps plein X Temps partiel Contrat heures/sem. B FORMATION PROFESSIONNELLE Espace réservé : langue maternelle : français langue parlée : français Bâtiment Résident Qc. Respect cond. d admission Type de parcours C Titre du cours COURS OU ACTIVITÉ Numéro du programme Lieu du cours CFP Roberval Saint-Félicien Source de financement. D.E.P. A.S.P. Reconnaissance des acquis (RAC) Entrevue validation Formation à distance D Bloc d heures Date de début de fréquentation HORAIRE / DECLARATION Date de fin Année Mois Jour Année Mois Jour E J atteste que tous ces renseignements sont exacts, j autorise la divulgation des renseignements ou tout renseignement utile en vertu de la loi sur l accès aux documents et la protection des renseignements personnels, mais plus particulièrement à un ministère, organisme public, CSS, CLSC, hygiéniste dentaire ou infirmière scolaire qui le requiert. De plus, j autorise la CS à consulter mon dossier au MELS et à me contacter aux fins de relance ou de statistiques. Signature de l élève Date F Courrier électronique Espace réservé Signature personne responsable Date Facturation : Élève CLE L élève refuse de nous donner son NAS pour recevoir son crédit d impôt : Cahier des écrits de gestion Page 15 sur 50

16 Année scolaire : Celle-ci doit être inscrite à la main. Cahier des écrits de gestion Page 16 sur 50