Menu : Permet l accès à l ensemble des fonctions du programme

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1 Dans ce document nous allons voir comment faire une facture. Nous supposons donc que l ensemble des fichiers (clients, animaux, articles ) sont correctement paramétrés. Quelques rappels : Veto_win est un logiciel de gestion de cabinet vétérinaire simple et intuitif. Menu : Permet l accès à l ensemble des fonctions du programme Barre d outils : Accès rapide aux fonctions les plus utilisées. Totalement paramétrable. Tous les écrans fonctionnent de la même façon. Ils possèdent une barre d outils qui est située sur la gauche de l écran. Boutons permettant la navigation d une fiche à l autre Boutons permettant la gestion de la fiche sur laquelle on est positionnée ou l ajout d une nouvelle fiche. Options diverses : statistiques, solde du, accès à différentes fonctions selon l écran.

2 Facturation : La facturation se fait à partir de l écran «Gestion des ventes». Cet écran est accessible depuis le menu «Saisies» ou par la barre d outils. Bouton d accès à la «gestion des ventes. Lorsque vous entrez dans l écran, c est la fiche du premier client de la liste (si vous venez d entrer dans le programme) ou celle du dernier client vu précédemment qui s affiche. Ferme l écran Localise un client Navigation parmi les factures du client Ajouter une nouvelle facture. Modifier la facture affichée Supprimer la facture affichée Saisir une prescription Editer \ Archiver la facture Faire une ordonnance à partir des produits saisis Si l écran ne s ouvre pas sur le bon client, il faut donc commencer par localiser le client. Pour cela il faut cliquer sur le bouton «Localiser» de la barre d outils de gauche. Cette action ouvre un écran contenant la liste des clients classés soit par ordre alphabétique du code ou par ordre alphabétique du nom (selon le paramétrage choisi dans l écran des «paramètres de la société»). L ordre de tri peut être modifié grâce aux boutons situé en bas d écran.

3 Liste des clients positionnée au plus prêt de la recherche. Zone de saisie du code ou du nom. Faire «Entrée» en fin de saisie. Ordre de tri : code ou nom Faire un «double clic» sur le nom du client dans la liste ou bien cliquer sur le bouton «Ok» pour valider le choix et revenir à l écran de «Gestion des ventes». Ajouter une nouvelle facture Ce client n a pas encore eu de facture cette année, c est pourquoi les boutons de navigation n apparaissent pas dans la barre d outils de l écran. Cliquer sur le bouton «Ajouter» situé dans la barre d outils de l écran. Cela ajoute une nouvelle facture avec le curseur positionné par défaut sur la première ligne dans la case code.

4 Utilisation d une douchette : scanner le code «datamatrix» (celui en forme de damier) et veto_win retrouve automatiquement l article correspondant dans votre fichier des articles et renseigne le numéro de lot et la date de péremption. OU Saisir le début du nom du médicament ou de l acte, faire «Entrée». Veto_win ouvre alors l écran de «Localisation d une fiche» vous permettant de sélectionner l article à facturer Date de délivrance de l article. Donne accès au choix de type de ligne à saisir (par défaut de type «article»). La ligne peut être de type «Nomenclature», «Texte», «Agios», «Escomptes». Code de l article Donne accès aux compléments : N de lot, date de péremption Possibilité d appliquer une remise à la ligne Donne accès aux différents tarifs

5 Avant d enregistrer votre saisie, vérifier le pied de facture. Choisir le prescripteur et le responsable de la saisie. Ils peuvent être définis par défaut dans les paramètres de la société. Choisir l échéance de la facture. Par défaut cela prend celle défini dans la fiche du client. Possibilité de prélèvement. Si vous faites une comptabilité analytique, vous pouvez également choisir le poste qui sera mouvementé. Par défaut cela propose lui qui est paramétré dans les paramètres de la société. Choix de la pathologie Possibilité d appliquer une remise globale. Parmi la liste, sélectionner l animal pour lequel vous faites la facture. Lors de l enregistrement les données de la factures seront transmises à la fiche «pathologie» de l animal. Une fois Enregistrer, vous pouvez laisser la facture en attente d édition afin qu elle soit «éditée en fin de mois» par exemple ou l imprimer immédiatement. Tant que la facture n est pas éditée, elle peut être modifiée. Elle porte un «petit numéro» soit 6 chiffres maximum différent de 0. Le cadre «Statuts» signale que la facture sera «Détaillée» lors de l édition. Si cette case n est pas cochée, la facture ne comportera qu une ligne avec le total. Les cases «Archivée», «Editée» et «Réglée» signale si ces actions ont été faites.

6 Une fois éditée, la facture ne peut plus être modifiée. Un numéro définitif lui a été attribué. Il se compose de l année et du mois de l édition suivit d un compteur sur 6 chiffres. Il faut qu elle soit éditée pour être réglée. Pour imprimer une facture, cliquer sur le bouton «Editer» de la barre d outils. L écran «Edition de la facture s ouvre. Cocher cette case si vous désirez régler la facture dès maintenant. Cliquer sur Ok pour imprimer la facture et la régler si vous avez demandé le règlement. La facture doit être éditée à l imprimante pour pouvoir être réglée (sauf paramétrage contraire). Règlement de la facture à l édition. Choisir le journal à créditer (chèques, espèces, carte bleue ). Vous pouvez paramétrer qui vous sera proposé par défaut. Date du règlement. Par défaut la date du jour. Montant du règlement. Par défaut celui de la facture. Vous pouvez le modifier si le client vous fait seulement un acompte par exemple. Dans ce cas les cases «options» sont cochées ou non en fonction du montant saisi. Cocher la case «Suppression» si vous désirez supprimer le reliquat de la facture. Libellé qui apparaitra sur le bordereau de remise de chèque. Numéro du chèque. Vous avez la possibilité d imprimer le chèque en cochant la case.

7 Pour les impressions de chèque Veto_win n a pas besoin d une imprimante spécifique. Mettre le chèque dans le bac de votre imprimante permettant l impression des enveloppes. Cliquer sur le bouton «Ok» pour valider le règlement. La facture est imprimée dans la foulée avec la mention «Réglée» si elle a été réglée en totalité ou avec le montant de l acompte. Numéro de la facture ainsi que la date de l édition Lignes composants la facture (actes, médicaments, texte, nomenclatures, agios, escomptes) Adresse du client ou tiers payeur. Eventuellement numéro EDE La facture comporte l adresse de la clinique, votre logo Le pied de la facture comporte la répartition des montants selon leur type (actes, médicaments, prophylaxie ) et selon leur TVA. On y retrouve également les diverses mentions légales au sujet des intérêts de retard, des escomptes, des délais de règlements Le taux d escompte accordé, le taux d agios appliqué, le délais de règlement accordé sont paramétrable dans la fiche du client.

8 Si vous n avez pas réglé la facture au moment de son édition, vous pouvez la régler en cliquant sur le bouton représentant une caisse enregistreuse dans la barre d outils. Code du journal à créditer (chèque, carte bleue, caisse ) et date du règlement. Possibilité de réaliser un escompte sur les factures dont la case E est cochée. Total : Somme des factures dont la case R est cochée. Liste des factures dues. Cocher la case R pour les factures à régler. Cocher la case E pour les factures escomptables. Pour les règlements par chèque, saisir le libellé du bordereau ainsi que le numéro du chèque. Vous avez la possibilité d imprimer le chèque en cochant la case. Réglé : Montant du règlement. Saisir le montant exact du règlement. Reliquat : Montant du reliquat si le règlement est un acompte. Possibilité de supprimer le reliquat en cochant la case suppression. Escomptes : La case escompte est cochée automatiquement si le taux d escompte défini dans la fiche du client est différent de 0% et pour les factures dont l échéance n est pas dépassée. Si aucun escompte n est proposé, vous pouvez malgré tout en faire en cochant la case E pour les factures que vous souhaitez escompter et en choisissant un pourcentage dans la cas «taux». Il existe deux types d escomptes : Reporté : Une facture du montant de l escompte est créée dans la gestion des ventes au nom du client. Elle est mise en attente d édition et pourra être éditée à tout moment de votre choix ou en fin de mois avec les autres bons. Les factures cochées «R» sont réglées dans leur totalité ou en fonction du montant saisi dans la case jaune réglé comme lorsqu il n y a pas d escompte. Déduit : Le client a déjà déduit l escompte de son règlement. Ajuster le montant de l escompte afin d obtenir le bon montant du règlement dans la case jaune «réglé». Des écritures comptables sont alors passées dans le brouillard selon les paramétrages définis dans les paramètres de la société. Aucune facture n est créée.

9 Il existe aussi une possibilité de déduire l escompte dès l édition de la facture de fin de mois. Pour cela il faut cocher la case «Escompte déduit dès l édition» présente dans la fiche du client. Dans ce cas (case «Escompte déduit dès l édition») une ligne avec la montant de l escompte est ajoutée à la facture de fin de mois et donc le montant de l escompte déjà déduit du montant total de la facture. Lors de son règlement, ne redemander pas un escompte. Un message signalant que l escompte est demandé lors de l édition de fin de mois est affiché à coté du nom du client et la case «E» n est pas cochée même si l échéance de la facture n est pas dépassée. Ce type d escompte est utilisé notamment pour les clients à qui on accorde un escompte pour paiement par prélèvement. Cet escompte est ajouté uniquement lors de la facturation de fin de mois. Facturation d un En cours : Vous désirez pour le client éditer l ensemble des factures en encours (factures qui ne sont pas encore marquées comme éditées). Cela se fait depuis l écran «Gestion des ventes». Vous avez accès à la liste des factures en En cours en cliquant sur ce bouton.

10 Pour éditer un «En cours» cliquer sur le bouton «Editer» de la barre d outils. Dans l écran «Edition des factures» cocher la case «En Cours» puis faire «Ok» La liste des factures en «En cours» pour le client s affiche. Par défaut l ensemble des factures en attente d édition sont cochées comme devant être prises en compte dans l en cours. Vous avez la possibilité de choisir les factures qui seront éditées dans l en cours en cochant ou décochant la case de la colonne «X». Après avoir choisi les factures, faire «Editer» en bas d écran. Une seule facture est alors éditée regroupant l ensemble des bons que vous avez sélectionnés. Une fois la facture d en cours éditée vous pouvez la régler en accédant à l écran «Règlement des factures» comme expliqué précédemment. Facturation de fin de mois : Cette fonction est accessible depuis le menu «Editions» et par défaut dans la barre d outils. Elle permet l impression de l ensemble des factures mises en attente. Pour un même client, elle va regrouper l ensemble des bons sur une même facture.

11 L impression se fait par tranche de 100 factures : cette limite avait été imposée par la taille de la file d attente pour l impression. Possibilité de filtrer les clients dont vous désirez éditer les factures. Si vous ne mentionner aucun filtre, l édition se fera sur l ensemble du fichier. Possibilité de filtrer les factures qui seront éditées : - Factures d un responsable particulier - Factures attribuées à un compte analytique particulier. - Solde minimum permettant l édition Sans aucune mention dans ce cadre c est l ensemble des factures qui sera édité. Si vous cocher cette case, c est une édition sous forme de brouillon qui sera faite. Vous pourrez donc encore modifier les saisies. Les factures devront être éditées de façon définitive pour être envoyées aux clients puis réglées. L impression se fait par défaut sur votre imprimante. Si vous avez «Pdf creator» d installé vous pouvez rediriger l impression des factures vers ce programme afin d éditer les factures au format PDF et de les sortir à l imprimante plus tard ou de faire traiter votre envoi par un service extérieur. Seules les factures dont la date de saisie est antérieure ou égale à cette date seront éditées. La facture ainsi obtenue sera datée de cette date. Par exemple : Nous sommes le 5 juillet mais la facturation de juin n est pas faite. Je saisis la date du 30/06/13 à cet endroit. Les factures seront éditées avec la date du 30 juin, les saisies faites en date de début juillet ne seront pas prises en compte dans cette édition et si vous êtes en comptabilité BIC les écritures comptables seront passées au 30 juin. Faire «Editer» dans la barre d outils de l écran pour lancer l édition. A la fin de l édition un écran s ouvre vous indiquant le nombre de facture éditée, le code du dernier client édité. L édition se faisant par tranche de 100 factures, relancer l édition tant que vous n avez pas atteint le dernier client ou que le nombre de facture éditée n est pas zéro.

12 Prélèvement bancaire : Les clients peuvent opter pour un règlement par prélèvement bancaire. Depuis la version (du 08/07/2013) Veto_win est passé à la nouvelle norme européenne de «prélèvement SEPA». Vous retrouverez un descriptif complet de cet utilitaire parmi les tutoriels en accès réservé aux clients