PAS A PAS DEM ACT. Rectorat de Créteil. Division des établissements Département d aide, de conseil et de suivi des établissements scolaires

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1 2015 Rectorat de Créteil Division des établissements Département d aide, de conseil et de suivi des établissements scolaires PAS A PAS DEM ACT L application Dém Act permet la saisie, la signature et la transmission de l ensemble des actes de la compétence des EPLE. Leur contrôle de légalité par l autorité académique et la collectivité de rattachement sont également pris en charge par l application. Celle-ci prévoit à terme l archivage des actes, de leurs pièces jointes et des différents documents déposés dans l application.

2 L application Dém Act permet la conception par l EPLE des actes administratifs et financiers relatifs à leur fonctionnement, mais aussi au contenu ou à l organisation de l action éducatrice. Les EPLE réalisent une soixantaine d actes par an. Une trentaine d entre eux sont transmis aux autorités de tutelle pour devenir exécutoires. Ces actes sont soumis à un circuit de diffusion précis et à des délais stricts pour le contrôle de légalité, impliquant l ensemble des autorités de contrôle (Rectorat ou DSDEN et collectivité territoriale de rattachement). Dém Act prévoit trois statuts pour les personnels d EPLE en charge de la rédaction, de la transmission et du suivi des actes adoptés par le conseil d administration ou par la commission permanente et des actes du chef d établissement. Les rédacteurs (gestionnaires, secrétaires) rédigent les actes, configurent les séances de conseils d administration ou de la commission permanente, déposent les procès-verbaux dans le module dédié et transmettent aux valideurs leur travaux pour approbation. Le valideur (chef d établissement) approuve la rédaction des actes, les signe et les transmet aux autorités de contrôle. Il dispose en outre des mêmes droits que le rédacteur. L administrateur de l application a en charge le paramétrage de l application. Prise en main de l application Préalables - Les postes informatiques utilisés doivent répondre à des critères de configuration informatique minimale. - Le chef d établissement doit disposer d une clé OTP fonctionnelle (en cas de dysfonctionnement, la DSI constitue l interlocuteur premier, via le portail CECOIA). - La délégation des droits de rédacteur doit avoir été faite dans DELEG CE. Conseils : - La rédaction des actes peut se faire avant la réunion du CA ou de la CP, de même que l approbation de la rédaction par le valideur. - Les actes peuvent être joints par lot à une séance. De la même façon, leur rédaction peut être validée par lot. - L adjonction de pièces jointes (projet de convention non signé, pièces du budget, pièces du compte financier, tableaux de suivi budgétaire, tableau de répartition des moyens ) est possible avant la tenue du CA, lors de la préparation des actes. Elle est modifiable après la tenue du CA (correction de la délibération prévue, adjonction ou retrait de PJ ) par le rédacteur et par le valideur. - Le rédacteur doit ouvrir tous les actes à signer après le rattachement à une séance pour en demander la signature (pas de transmission pour signature par lot). - Le valideur doit être identifié sous cette qualité pour signer l acte (identification via sa clé OTP) : s il est identifié comme rédacteur, l item «signer» n apparaît pas.

3 Comment rédiger un acte? L application Dém Act propose une cinquantaine de modèle d actes, définis en fonction des compétences attribuées aux EPLE par le code de l éducation. En conséquence, si l objet de l acte à rédiger n apparait pas dans les modèles, c est que l EPLE n est pas compétent pour prendre la décision. Cependant, différents sujets relevant de la compétence de la collectivité territoriale ou de l autorité académique nécessitent une prise de position du conseil d administration : il s agit notamment de l attribution des logements de fonction, actée par la collectivité de rattachement après avis du conseil d administration, de la réorganisation de la carte comptable, actée par le Rectorat Pour ces sujets, un module «Avis» sera développé : dans l attente, la prise de position du CA doit être inscrite au PV. Une fois connecté à l application, le rédacteur peut rechercher dans la bibliothèque d actes le modèle correspondant à l objet de la délibération, en fonction de l émetteur de l acte, de son type et/ou de son caractère transmissible ou non. Après recherche, la liste des modèles d acte s affiche. Les actes peuvent être ouverts pour modification : le champ «séance» reste vierge à cet étape, il se complètera automatiquement dès lors que le projet d acte sera rattaché à une séance (voir «créer une séance»).

4 Dès cette étape, il est possible d adjoindre une ou plusieurs pièces complémentaires à l acte, à la condition que le fichier informatique soit au format «PDF».

5 Une fois les résultats du vote renseignés, le rédacteur enregistre son travail. L acte passe sous le statut «en cours de rédaction» : le rédacteur l ouvre de nouveau pour demander l approbation de la rédaction. Le chef d établissement après connexion sous son identité (clé OTP) en approuve la rédaction, dans l onglet «approbation rédaction» (bandeau de gauche de l écran). Conseil : Le chef d établissement peut approuver la rédaction de l ensemble des actes en une seule fois, ou ouvrir chaque acte pour en vérifier la rédaction. L acte peut alors être rattaché à une séance de conseil d administration, signé et transmis

6 Créer une séance et y rattacher un acte La création de séance se fait à partir du menu «gestion des séances», situé sous les menus de suivi de l instruction : Lorsqu un conseil d administration n a pas pu se tenir, faute d un quorum suffisant, il est toutefois nécessaire de créer cette séance : en effet, les actes adoptés lors de la séance faisant l objet d une seconde convocation doivent faire figurer cette mention. Une fois la séance créée et validée, il devient possible de rattacher les actes dont la rédaction a été approuvée par le chef d établissement à la séance, à partir de l onglet «finalisation CA/CP». L affectation des actes à une séance peut également se faire d un coup pour l ensemble des actes. Les actes soumis à une transmission sous cinq jours peuvent être transmis indépendamment des actes dont le délai de transmission est plus long. Signature et transmission des actes Les actes «à signer» sont répartis entre ceux votés à la majorité par les membres du conseil d administration et ceux pour lesquels suite à une égalité de voix, celle du président du conseil d administration a été prépondérante pour la décision. Cette répartition se fait également pour les actes de la commission permanente, sous réserve que le CA lui ait délégué la compétence pour se prononcer. Les actes peuvent être signés et transmis par lot, y compris lorsque ces actes émanent de deux émetteurs différents (conseil d administration et commission permanente). Il convient d ouvrir les actes un par un pour en demander la signature.

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