BASE DE DONNEES CENTRALISEE PI-M

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1 BASE DE DONNEES CENTRALISEE PI-M MANUEL D UTILISATION POUR LE CONSULTANT EN INTERIM VERSION 2015 Prévention et Intérim info@pi-m.be Service Central de Prévention pour le Secteur du Travail Intérimaire asbl 86C bte 302 Av.du Port Bruxelles Tel: 02/ Fax: 02/

2 Table des matières Table des matières... 1 PI-M, la Base de Données Centralisée de Prévention et Intérim... 2 Sur ce manuel d utilisation... 2 Chapitre 1 : Votre nom d'utilisateur et votre première connexion... 3 Chapitre 2 : Mot de passe oublié?... 5 Travailler avec la Base de Données Centralisée... 7 Chapitre 3 : Modifier votre Profil... 7 Chapitre 4 : Une recherche d intérimaire dans la Base de Données Centralisée... 8 Chapitre 5 : Une recherche d intérimaire dans la Base de Données Centralisée ne donne pas de résultat valable Chapitre 6 : Une recherche d intérimaire dans la Base de Données Centralisée donne un résultat Chapitre 7 : La fiche de poste de travail de l intérimaire contient plus d un risque pour la santé Chapitre 8 : Où puis-je trouver les codes pour les risques pour la santé?

3 PI-M, la Base de Données Centralisée de Prévention et Intérim Base de Données Centralisée Prévention et Intérim a développé une base de données centralisée PI-M avec la possibilité d un accès via un navigateur et/ou un Webservice pour les agences d intérim et les services médicaux. L'arrêté royal du 15 décembre 2010 " fixant certaines mesures concernant le bien-être au travail des travailleurs intérimaires" (MB 28 décembre 2010) prescrit à l'article 4 la création d'une base de données centralisée où sont enregistrés les résultats de l'évaluation de la santé pour chaque travailleur intérimaire qui est soumis à la surveillance de santé. La création de la base de données centralisée répond à la demande du secteur de l intérim et des partenaires sociaux. La base de données est gérée par le Service Central de Prévention pour le Secteur du travail Intérimaire (PI) créé par l arrêté royal du 4 décembre La base de données permet un contrôle plus efficace des examens de santé des intérimaires. Celle-ci évite les répétitions inutiles d'examens de santé, et donc des coûts inutiles. Grâce à PI-M, on peut en effet désormais vérifier rapidement si un travailleur intérimaire a été précédemment déclaré apte médicalement pour une fonction similaire. La base de données centralisée PI-M est très simple à utiliser. Si vous avez des questions sur son utilisation, vous pouvez toujours visiter le site Web Helpdesk, où vous trouvez des réponses à la plupart des questions que vous vous posez (FAQ). Vous trouverez sur le site web également une version abrégée de ce guide et un tutoriel vidéo. Si vous avez encore des questions sans réponse ou des remarques, vous pouvez toujours les envoyer à info@pi-m.be. Ils vous répondront dès que possible. Sur ce manuel d utilisation Cette base de données est conçue pour être utilisée sans qu il soit nécessaire de lire toutes les instructions. Rapidement, vous verrez que tout est clair et facile. Si vous souhaitez quand même savoir comment fonctionne la base de données avant de vous lancer, vous trouverez dans ce manuel des explications détaillées étape par étape. Le cas échéant, vous pouvez imprimer ce guide pour l avoir à portée de main lorsque vous encodez des données ou faites une recherche. Comment utiliser ce manuel? Le manuel est organisé en étapes : de l'activation de votre compte à la déconnexion en passant par votre première connexion. Si vous voulez découvrir par vous-même comment tout fonctionne, commencez par le début et laissez-vous guider par le manuel à travers l'application. Si vous êtes à la recherche d'une solution spécifique à une question particulière, consultez la table des matières à la page 1. Ce symbole désigne des informations importantes. Le Post-it, quant à lui, indique des informations que nous jugeons intéressantes ou utiles pour vous. Les informations que vous devez remplir sur le site Web vous-même sont indiquées dans le manuel de manière spécifique, par exemple : Complétez votre Nom d utilisateur. Des boutons dans le navigateur, où vous devez cliquer, sont identifiés par leur nom dans une boîte, par exemple : appuyez sur cette touche Se connecter. 2

4 Chapitre 1 : Votre nom d'utilisateur et votre première connexion Vous recevez de l administrateur PI-M de votre organisation un vous indiquant que vous pouvez désormais utiliser PI-M. Cet contient votre nom d'utilisateur et votre mot de passe initial. Ceux-ci sont personnels. Vous ne pouvez pas les partager avec quelqu'un d'autre. En pièce jointe, vous trouvez également un document avec les Conditions Générales d'utilisation de la Base de Données Centralisée. Ouvrez votre navigateur (Internet Explorer, Firefox, Chrome) à l adresse pour afficher l écran de connexion de la Base de Données Centralisée : Introduisez alors sur cette page votre Nom d utilisateur et votre Mot de passe, puis cliquez sur Se connecter. 3

5 Un nouvel écran s'ouvre: Sur ce nouvel écran, vous serez invité à enregistrer un nouveau mot de passe de votre propre choix. Remplissez d'abord votre Ancien mot de passe (reçu par ), puis entrez un Nouveau mot de passe. Optez de préférence pour un mot de passe d'au moins six lettres et deux chiffres que vous pourrez retenir facilement. Pour confirmer votre nouveau mot de passe, le système vous invite à l introduire une deuxième fois. Ensuite, cliquez sur Enregistrer. Une fois connecté, vous voyez s afficher le menu adéquat et les accès dont vous bénéficiez pour cette base de données. Lorsque vous avez terminé, cliquez en haut à droite sur Se déconnecter pour quitter la base de données. 4

6 Chapitre 2 : Mot de passe oublié? Si vous avez oublié votre mot de passe, ou si vous introduisez un mot de passe erroné à trois reprises, vous ne pourrez plus vous connecter. Pour obtenir un nouveau mot de passe, cliquez sur Mot de passe oublié en bas de l écran. Introduisez d abord votre Nom d utilisateur, puis le Code de vérification et cliquez sur Envoyer. La Base de Données Centralisée envoie automatiquement un nouveau mot de passe à votre adresse électronique. Lors de votre prochaine connexion, le système vous demandera automatiquement de le modifier, comme pendant votre première connexion (voir Chapitre 1, page 4). Vous pourrez alors à nouveau choisir un mot de passe personnel. Choisissez de préférence un mot d'au moins six lettres et deux chiffres que vous pourrez retenir facilement. 5

7 Si vous avez oublié votre nom d'utilisateur ou si, pour une raison quelconque vous n'avez plus accès à la Base de Données Centralisée, vous devez immédiatement contacter l'administrateur de votre ETI. Quelques petites choses que vous aurez sans doute remarquées lors de votre première connexion : au bas de la page figure un lien vers le Helpdesk et un lien vers info@pi-m.be. Ces deux liens seront affichés sur chaque page. Pour accéder à la page de support, cliquez sur Helpdesk. Vous y trouverez des réponses à vos questions. Vous pouvez également contacter le Helpdesk de la Base de Données Centralisée via l adresse info@pi-m.be. 6

8 Travailler avec la Base de Données Centralisée Chapitre 3 : Modifier votre Profil Il vous est possible de consulter et de modifier votre profil. Pour cela, vous devez être connecté. Une fois connecté, l'écran ressemble à ceci : Ceci est la page d'accueil, votre point de départ pour chaque tâche que vous effectuez dans la Base de Données Centralisée. Ici vous voyez immédiatement si vous êtes connecté ou non : votre nom d'utilisateur doit apparaître en haut à droite. Pour modifier votre profil, vous devez être connecté. Cliquez sur Profil en haut à droite pour ouvrir votre page personnelle. Ici vous pouvez donc introduire une nouvelle adresse , choisir une autre langue, ou modifier votre mot de passe. 7

9 Chapitre 4 : Une recherche d intérimaire dans la Base de Données Centralisée Vous avez engagé un intérimaire présentant le profil requis tel qu il est décrit dans la fiche de poste de travail que l utilisateur vous a transmise. Vous voulez à présent savoir si l intérimaire dispose d un certificat d aptitudes médicale valable concernant le risque pour la santé décrit dans la fiche de poste de travail. Pour retrouver l intérimaire dans la Base de Données Centralisée, cliquez sur Recherche. Un nouvel écran apparaît. Introduisez le Numéro de registre national de cet intérimaire et cliquez sur Rechercher. 8

10 Vérifiez les données de l intérimaire et corrigez si nécessaire. Toutes les données sont correctement remplies? Cliquez alors sur Suivant. 9

11 Complétez à présent le Numéro d identification de la fiche de poste de travail. Celui-ci possède un lien unique avec l intérimaire et le type de travail qu il va effectuer. C est très important. Il existe pour un intérimaire donné, pour un poste défini, qu un seul numéro d identification de la fiche de poste de travail. Le Numéro d identification de la fiche de poste de travail se compose de quatre parties : Le Numéro BCE (numéro d entreprise) de l utilisateur tel qu il figure dans la banque-carrefour des entreprises. Le Numéro interne du poste de travail de l utilisateur. C'est un numéro de référence que l'utilisateur peut choisir librement. La Date de création de la fiche de poste de travail. Et enfin un ou plusieurs codes de Risques pour la santé liés au poste de travail. 10

12 Il y a deux façons de compléter le Numéro d identification de la fiche de poste de travail dans la Base de Données Centralisée : PREMIERE METHODE: Vous pouvez introduire les quatre composants du Numéro d identification de la fiche de poste de travail un par un dans les champs distincts. Dans le champ Risques pour la santé, vous pouvez si nécessaire ajouter plusieurs codes successifs, en les séparant par une virgule. Exemple : si une fiche de poste de travail mentionne le risque pour la santé 1 (Poste de sécurité) aussi bien que le risque pour la santé (Soudure à l'arc), vous introduisez ici 1, (vous trouverez une explication plus détaillée dans le Chapitre 7 (la fiche de poste de travail de l intérimaire mentionne plus d'un risque pour la santé : à la page 18). 11

13 DEUXIEME METHODE : Vous pouvez aussi introduire le Numéro d identification de la fiche de poste de travail en totalité dans le champ prévu à cet effet en bas, en complétant les éléments l un après l autre en les séparant par une barre oblique. Attention : mettez une double barre oblique devant les codes de risques. Aussi dans ce champ, vous pouvez si nécessaire ajouter plusieurs codes successifs pour les Risques pour la santé, l un après l autre, en les séparant par une virgule. 12

14 Si vous n'êtes pas entièrement sûr de ce que vous devez remplir dans les différents champs, cliquez sur le point d interrogation derrière chaque champ pour obtenir des informations complémentaires : Pour connaître tous les codes des risques pour la santé, vous pouvez demander une liste complète sous forme de PDF, en cliquant sur le point d interrogation à côté du champ Risques pour la santé. Vous pouvez conserver ce document sur votre PC ou l imprimer pour une utilisation ultérieure. Voir page 21 pour une explication plus détaillée. Cliquez à présent sur Rechercher pour savoir si cet intérimaire a déjà été examiné avec succès quant aux risques pour la santé relatifs au poste de travail pour lequel il ou elle a été spécifiquement engagé(e). Deux résultats sont possibles : soit cette recherche de l intérimaire ne donne aucun résultat pour le risque de santé, soit elle donne un résultat positif. Nous allons examiner ces deux cas de figure l un après l autre dans les chapitres suivants. 13

15 Chapitre 5 : Une recherche d intérimaire dans la Base de Données Centralisée ne donne pas de résultat valable Dans l image ci-dessous, une recherche nous apprend qu il n y a pas de résultat valable quant au risque pour la santé concerné (dans notre exemple le Code 1, poste de sécurité) et qu il est impossible d obtenir un extrait. Cet intérimaire ne peut pas commencer sa mission chez l utilisateur. Il doit d abord se faire examiner par un médecin du travail pour le risque pour la santé indiqué. A cette fin, cliquez en bas sur Solliciter un examen de santé. 14

16 Sélectionnez ensuite le service médical interne ou externe adéquat, cliquez sur Enregistrer. Votre demande d examen de santé sera reprise dans la banque de données centralisée. Attention! Ceci ne signifie pas que le rendez-vous avec le médecin du travail est déjà pris. Il doit encore être fixé de manière traditionnelle. 15

17 Chapitre 6 : Une recherche d intérimaire dans la Base de Données Centralisée donne un résultat L'autre possibilité est que cette recherche nous donne un résultat positif quant au risque pour la santé correspondant (dans notre exemple le Code 1, poste de sécurité). Cet intérimaire a été déclaré apte. Il peut se rendre immédiatement chez l utilisateur pour cette fonction. Cliquez sur Créer un extrait pour imprimer un extrait de ce résultat. Vous pouvez envoyer cet extrait à l utilisateur. Dans l extrait figure le résultat de l examen médical de l intérimaire en liaison avec son numéro de registre national et le numéro d identification de la fiche de poste de travail propre à l utilisateur chez qui sera envoyé l intérimaire. 16

18 Celui-ci est identique pour le consultant et pour le médecin du travail : 17

19 Chapitre 7 : La fiche de poste de travail de l intérimaire contient plus d un risque pour la santé Lorsque la fiche de poste de travail mentionne plusieurs risques pour la santé, ceux-ci peuvent faire l objet d une recherche simultanée. Introduisez le numéro BCE, le numéro interne et la date de création, tous les codes des risques pour la santé, dans les champs prévus à cet effet. Les codes doivent être séparés par une virgule. Par exemple, si une fiche de poste de travail mentionne le risque pour la santé 1 (Poste de sécurité) aussi bien que le risque pour la santé (Soudure à l'arc) : 1, Cliquez ensuite sur Rechercher, vous obtenez les risques pour la santé pour lesquels l intérimaire a été déclaré apte ou non. 18

20 Dans notre exemple, l intérimaire a été déclaré apte pour le risque pour la santé 1 (Poste de sécurité). Il n y avait cependant aucun résultat pour le risque pour la santé (Soudage à l'arc). Cet intérimaire ne peut pas encore commencer sa mission chez l utilisateur. Il doit d abord se faire examiner par un médecin du travail concernant le risque pour la santé pour lequel il n y a pas de résultat, dans notre exemple (Soudure à l'arc). A cette fin, cliquez en bas sur Solliciter un examen de santé. 19

21 Sélectionnez ensuite le service médical interne ou externe adéquat, cliquez sur Enregistrer. Votre demande d examen de santé sera stockée dans la Base de Données Centralisée. Attention! Ceci ne signifie pas que le rendez-vous avec le médecin du travail est déjà pris. Il doit encore être fixé de manière traditionnelle. 20

22 Chapitre 8 : Où puis-je trouver les codes pour les risques pour la santé? Base de Données Centralisée La fiche de poste de travail contient les codes des risques pour la santé. Vous pouvez également les retrouver lorsque vous êtes connecté à la Base de Données Centralisée. Sur votre écran d accueil, cliquez sur Risques pour la santé. Sur l écran suivant, vous pouvez rechercher la signification d un code donné en l introduisant dans le champ Code. Cliquez sur Rechercher pour obtenir la dénomination du risque de santé. Dans notre exemple ci-dessous, nous recherchons la signification du code : 21

23 Vous pouvez également entrer le nom d'un risque particulier pour la santé dans le champ Nature du poste de travail pour trouver son code correspondant, par exemple le "Benzène". 22

24 Si vous cliquez sur Rechercher sans avoir complété de code, une liste complète de tous les codes s affiche. 23

25 Cliquez sur Liste complète risques pour la santé pour télécharger un PDF reprenant la liste complète de tous les codes des risques pour la santé. Vous pouvez conserver ce document sur votre PC ou l imprimer pour une utilisation ultérieure. 24

26 Vous pouvez aussi demander cette liste complète sous forme de PDF pendant la recherche proprement dite, en cliquant sur le point d interrogation à côté du champ Risques pour la santé. 25

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28 Version 2015 Service Central de Prévention pour le Secteur du Travail Intérimaire asbl 86C bte 302 Av.du Port Bruxelles Tel: 02/ Fax: 02/ E.R.: M. Bruyninckx av. du Port 86c Bte Bruxelles