Mise en œuvre. Gestion de projet et conduite du changement. Denis MEINGAN Gilles BALMISSE. Préface de Alain CROZIER, Président de Microsoft France

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1 Mise en œuvre d Office 365 Gestion de projet et conduite du changement Préface de Alain CROZIER, Président de Microsoft France Denis MEINGAN Gilles BALMISSE

2 Table des matières 1 Préface Avant-propos Partie 1 Positionner Office 365 dans la transformation digitale Chapitre 1 La transformation digitale 1. Introduction La transformation digitale Les premières analyses Les analyses actuelles Les perspectives Présentation d Office Présentation d ensemble d Office Suite Office Office Online Exchange Online OneDrive Entreprise Skype Entreprise SharePoint Online Yammer Positionnement d Office 365 dans la transformation digitale Chapitre 2 Vue d'ensemble d'office Introduction Panorama d Office Un peu d histoire Vue d ensemble

3 2 Mise en œuvre d'office 365 Gestion de projet et conduite du changement 3. Office dans le cloud (Office Online) Présentation Produire en mobilité et collaborer sur des documents en temps réel Quelques mots sur OneNote Présentation de nouvelle génération (Sway) Présentation Mise en forme simple, attractive et automatique Connexion forte avec Internet et les principaux réseaux sociaux Messagerie professionnelle (Exchange) Présentation Prévenir la fuite d informations sensibles Collaborer dans les groupes Conférence en ligne (Skype Entreprise) Présentation Des fonctionnalités avancées de réunions à distance Une intégration forte avec les autres services Office Un accès au réseau d utilisateurs Skype Stockage et partage de fichiers (OneDrive Entreprise) Présentation Stocker et synchroniser des documents Partager des fichiers Faciliter la collaboration Travail collaboratif et gestion des contenus dans le cloud (SharePoint Online) Présentation Les sites SharePoint Le flux d actualités Réseau social d entreprise (Yammer) Présentation Principe de fonctionnement

4 Table des matières Liens avec les autres services Office Office Graph et ses applications Office Graph Delve Clutter Office 365 Vidéo Quelques mots sur les applications métiers Power BI Dynamics CRM Online Project Online Quelles évolutions prévoir? Ouverture de plus en plus grande d Office Développement de services intelligents et personnalisés Mise à disposition de portails de nouvelle génération prêts à l emploi Partie 2 Développer sa compréhension d Office 365 Chapitre 3 Spécificités techniques d Office Introduction Mise en perspective d Office Présentation Office 365 propose des services dans le cloud Office 365 est une plateforme Bénéfices et points d attention liés à la notion de services disponibles dans le cloud Bénéfices Points d attention

5 4 Mise en œuvre d'office 365 Gestion de projet et conduite du changement 4. Bénéfices et points d attention liés à la notion de plateforme Bénéfices Points d attention Des déploiements globaux encore limités Chapitre 4 Office 365 au quotidien 1. Introduction Traiter plus efficacement le processus commercial Contexte Une intégration parfaite entre CRM Online et Outlook Un accès en mobilité aux outils et données clés Travailler de manière collaborative à la réalisation de livrables En synthèse Faciliter la collaboration au sein d une équipe projet malgré la distance Contexte Gérer les tâches et les documents d un projet Faciliter les échanges et les discussions entre des participants dispersés géographiquement Communiquer et collaborer avec des intervenants extérieurs En synthèse Fournir des modules de formation disponibles en self-service Contexte Des chaînes Office 365 Vidéo pour la formation des chercheurs SharePoint et Yammer pour proposer des contenus complémentaires et faciliter le dialogue En synthèse

6 Table des matières 5 5. Trouver de l assistance auprès de ses collègues Contexte Identifier des personnes en fonction de leurs compétences et domaines d intérêt En synthèse Synthèse générale Travail en mobilité avec un environnement unique Travail en commun et en particulier sur les mêmes contenus Partage des informations et connaissances Alignement de l information entre les collaborateurs Valorisation de l information Suivi des collaborateurs et de leurs activités Partie 3 Construire sa capacité à mettre en œuvre Office 365 Chapitre 5 Disposer d une gestion de projet adaptée 1. Introduction La gestion de projet Présentation Éléments historiques Les principales approches de gestion de projet PMBOK du PMI PRINCE Méthodes agiles Les éléments à retenir pour la gestion de projet de mise en œuvre d'office Présentation Éléments à retenir

7 6 Mise en œuvre d'office 365 Gestion de projet et conduite du changement 5. Les compétences et ressources nécessaires Présentation d ensemble Compétences Ressources Chapitre 6 Avoir une conduite du changement pertinente 1. La conduite du changement Introduction Éléments historiques Les principales approches de conduite du changement Introduction Modèles individuels Approches pour les groupes Modèles organisationnels Les éléments à retenir pour la conduite du changement pour la mise en œuvre d'office Introduction Éléments existants Éléments devant être développés Éléments à retenir Les compétences et ressources nécessaires Présentation Compétences Ressources Chapitre 7 Posséder une gouvernance efficiente 1. La gouvernance des organisations Présentation Types courants de gouvernance dans les organisations

8 Table des matières 7 2. Les éléments à retenir pour la gouvernance d Office Introduction Gouvernance du projet Gouvernance opérationnelle Partie 4 Assurer le déploiement et l adoption d Office 365 Chapitre 8 Préparer la mise en œuvre d Office Le contexte Introduction Principaux travaux préparatoires Le Business case Objectifs Composants critiques Motifs identifiés Le périmètre souhaité Les impacts envisagés L urgence d agir Les bénéfices attendus Les ressources nécessaires Le délai prévu Les risques majeurs Synthèse La gouvernance du projet Objectifs Points clés pour l implémentation La vision Objectifs Contenu

9 8 Mise en œuvre d'office 365 Gestion de projet et conduite du changement 4.3 Démarche de définition La maturité de l organisation Objectifs Approche par l organisation Approche par la culture Approche par les dispositifs Approche par l utilisation du cloud Mise en perspective La stratégie de mise en œuvre Objectifs Approches globales Démarches Projets réalisés Élaboration d une stratégie de mise en œuvre Chapitre 9 Réaliser le déploiement d'office Les composants de base Présentation Gestion de projet Conduite du changement Communautés Social Contenus Technologies La gestion du déploiement Principes Approche «informatique» Approche «métiers»

10 Table des matières 9 Chapitre 10 Développer l'adoption d'office Introduction Les mécanismes d adoption Le cheminement vers l adoption Atteindre le point de bascule De la nécessité d utiliser les codes du marketing viral Suivre l adoption Comment suivre l adoption? Présentation et mise en place des indicateurs Modes de recueil Analyses et ajustements Mettre en place une structure de support efficace Différents besoins d assistance, différents contenus Organisation et animation du support Quelques mots sur la gestion des demandes d évolution Célébrer les résultats en mode viral Pourquoi célébrer les résultats? Comment célébrer les résultats? Partie 5 Pérenniser l utilisation d Office 365 Chapitre 11 Ancrer les évolutions 1. Introduction Reconnaître les nouveaux comportements Comportement social Comportement collaboratif Comportement lié à la sollicitation du management

11 10 Mise en œuvre d'office 365 Gestion de projet et conduite du changement 2.4 Sollicitation de l appui du top management Institutionnaliser les nouveaux modes de fonctionnement Nouveaux modes de fonctionnement au niveau du groupe Nouveaux modes de fonctionnement au niveau organisationnel Faire évoluer les modes de management Formaliser les nouvelles compétences L animation de communauté La gestion des contenus Vérifier la bonne utilisation d Office De l adoption d Office 365 à sa bonne utilisation Les usages à surveiller Consolider la plateforme Fonctionnalités Utilisabilité Sécurité des données Intégration avec le système d information existant Disponibilité Chapitre 12 Basculer vers les nouveaux modes de travail 1. Introduction Décider d abandonner le mode projet Aller au-delà des évidences Les principaux éléments à prendre en compte pour la décision La question du changement de culture Abandonner le mode projet Réaliser un bilan du déploiement Faciliter le passage de relais entre l équipe projet et l équipe en charge du fonctionnement courant

12 Table des matières Préparer l équipe projet à l après-projet Pérenniser la gouvernance Point de vue analytique Point de vue opérationnel Pérenniser la structure de support Annexes Conclusion Bibliographie Index

13 293 Partie 4 Assurer le déploiement et l adoption d Office 365 Chapitre 8 Préparer la mise en œuvre d Office Le contexte Préparer la mise en œuvre d Office Introduction Décider de mettre en œuvre Office 365 peut se faire pour différentes raisons et à des niveaux de décision variables. Par exemple, il peut s agir de suivre les évolutions des produits de Microsoft pour ne rien rater de ses avancées technologiques ou, a contrario, de réaliser l opération parce qu une bonne partie des postes de travail, voire des serveurs, utilisent des logiciels qui ne sont plus supportés par l éditeur. Il peut s agir aussi de la volonté de s engager dans la transformation digitale de l organisation ou de commencer à passer dans le cloud Dans certains des cas, le commanditaire sera le directeur des systèmes d information ou le directeur du digital et dans d autres, le directeur général. Il faut bien noter pourtant que, bien souvent, même si la décision est prise au niveau de la direction générale, elle ne sera pas forcément complètement étayée et différents travaux préparatoires devront être réalisés pour vraiment préparer la mise en œuvre d Office 365 comme le présente ce chapitre.

14 294 Mise en œuvre d'office 365 Gestion de projet et conduite du changement 1.2 Principaux travaux préparatoires Par travaux préparatoires, il faut comprendre l ensemble des activités qui doivent être réalisées, des livrables qui doivent être mis en forme et des supports obtenus pour que la décision d implémenter Office 365 soit mise en perspective et confirmée et pour que l opération de mise en œuvre se fasse pour le mieux. La fixation des principaux travaux préparatoires à réaliser se base sur les éléments présentés dans les trois chapitres précédents. De manière plus précise, il s agit de : la réalisation d un Business case ; l installation de la gouvernance du projet ; la définition d une vision ; l évaluation de la maturité de l organisation ; l élaboration d une stratégie de mise en œuvre. 2. Le Business case 2.1 Objectifs Un Business case doit permettre de mettre en perspective un projet et de valider l opportunité de la décision d investissement qu est sa mise en œuvre. De plus, il doit être le fil rouge du projet qui va permettre de vérifier tout au long de celui-ci que les activités réalisées et les résultats atteints sont en phase avec les objectifs initiaux. C est pourquoi sa mise en forme est toujours nécessaire, même si elle n est pas faite initialement dans tous les détails qui seraient idéalement nécessaires. Par ailleurs, il n est pas possible d indiquer qui sera le professionnel en charge de la réalisation effective de sa première approche car cela peut varier suivant le contexte de l organisation. Editions ENI - All rights reserved

15 Préparer la mise en œuvre d Office 365 Chapitre Composants critiques Il existe de nombreuses définitions des composants d un Business case et les présenter tous ici n aurait pas une grande valeur ajoutée. C est une approche pragmatique qui est retenue et seuls sont présentés les composants critiques même s ils ne peuvent pas être analysés de manière détaillée au début du projet. Il y a donc : les motifs identifiés ; le périmètre souhaité ; les impacts envisagés ; l urgence d agir ; les bénéfices attendus ; les ressources nécessaires ; le délai prévu; les risques majeurs. Il faut noter que la présentation des composants du Business case qui est réalisée ne doit pas laisser supposer qu il faut qu une analyse détaillée de tous ses composants soit réalisée avant de démarrer le projet. La priorité doit être donnée à l action même si celle-ci doit être mise en perspective. C est le rôle du Business case et de ses différents composants dont le contenu doit être précisé progressivement. 2.3 Motifs identifiés Il s agit de déterminer pourquoi il est souhaité par une ou la totalité des parties prenantes de mettre en œuvre Office 365. De manière plus précise, il s agit de déterminer les facteurs qui ont amené la nécessité de lancer l opération parmi les principaux suivants : évolution de l environnement (agilité, mise à niveau par rapport aux concurrents, travail en filière, etc.) ; besoin des métiers (digitalisation des interactions, partage des connaissances, etc.) ;

16 296 Mise en œuvre d'office 365 Gestion de projet et conduite du changement amélioration de la performance opérationnelle (collaboration, communication transversale, réduction des coûts, etc.) ; modification des comportements (partage, réactivité, souplesse, etc.) ; hétérogénéité ou obsolescence technologique (logiciels différents communiquant difficilement et éventuellement plus supportés par l éditeur). 2.4 Le périmètre souhaité Le périmètre souhaité recouvre en fait plusieurs dimensions. Il peut être fonctionnel, géographique, limité à des groupes à forts enjeux ou a priori favorables au changement, etc. mais il peut aussi être lié à Office 365 et la volonté de déployer une partie ou la totalité de la plateforme. Le périmètre souhaité pour la mise en œuvre d Office 365 est, de par sa nature, la totalité de l organisation. Cependant, cette opération ne se réalise pas en une seule fois. C est dans le contexte que doivent être fixés une suite de périmètres à atteindre et les groupes cibles à mobiliser par rapport à ceux-ci. À ce niveau, il s agit d une première approche de définition qui sera précisée avec l avancée des travaux. 2.5 Les impacts envisagés Présentation À ce niveau, il s agit d une première approche des impacts que peut avoir un projet sur l organisation. Généralement les impacts qui sont distingués sont les impacts organisationnels, les impacts techniques et les impacts financiers. L analyse des impacts de la mise en œuvre d Office 365 va utiliser ces mêmes registres. S agissant de l étude des impacts organisationnels, il faut séparer les impacts sur les métiers des impacts sur la DSI. Concernant le premier aspect, le plus judicieux est de procéder à partir des différents niveaux d analyse usuellement retenus dans une structure : l individu, le groupe et l organisation dans son ensemble. Editions ENI - All rights reserved

17 Préparer la mise en œuvre d Office 365 Chapitre Pour l analyse des impacts techniques, il s agit d examiner de quelle manière les différentes caractéristiques d Office 365 vont impacter notamment la gestion des systèmes et infrastructures informatiques en particulier sur les aspects de sécurité. S agissant des impacts financiers, il est nécessaire d intégrer d un côté les coûts liés à l utilisation d Office 365 et, d un autre côté, les économies réalisées sur l utilisation des ressources en particulier internes Analyse des impacts organisationnels Impacts sur les métiers Le tableau suivant présente les impacts envisageables d Office 365 à différents niveaux. Niveau d impact Individu Groupe Nature de l impact Mise en avant aisée de ses compétences et de son action personnelle Possibilité d une rapidité d action et d une productivité inégalées Disponibilité d un poste de travail multi-services... Multiplicité des moyens d interaction Possibilité de travail en commun Capacité à réaliser des interactions rapides y compris par des réunions en ligne...

18 298 Mise en œuvre d'office 365 Gestion de projet et conduite du changement Niveau d impact Organisation Nature de l impact Unicité d environnement quel que soit le poste de travail Facilitation de la collaboration et de la communication transversale Opportunité d interagir aisément avec tous les collaborateurs... Impacts sur la DSI S agissant des impacts organisationnels sur la DSI, c est le passage au cloud qui va avoir des impacts sur l organisation, les métiers et les compétences au sein de la DSI qui va devoir réaliser une sorte d externalisation d une partie de ses ressources informatiques et se mettre en capacité de gérer l opération avec les différents intervenants de l éditeur pour garantir sa réussite. De manière concrète, il va s agir d identifier et de former des collaborateurs susceptibles de gérer les aspects techniques du passage dans le cloud et de supporter les utilisateurs pour le passage de certains de leurs applicatifs dans le cloud. De manière plus profonde, cette opération aura aussi des impacts sur l architecture applicative et des données gérée par la DSI et donc, là aussi, nécessitera une montée en compétences d un ou plusieurs collaborateurs, voire une nouvelle organisation de celle-ci. Il s agit donc d un changement d ampleur qui doit être géré comme tel Impacts techniques Pour l analyse des impacts techniques, les principales catégories à retenir sont les suivantes : ergonomie ; confidentialité ; sécurité ; réseau. Editions ENI - All rights reserved