L audit : écouter, observer pour mieux maîtriser les risques

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1 Stratégi publiqu n 2 - avril 2014 L audit : écoutr, obsrvr pour miux maîtrisr ls risqus La maîtris ds risqus D irigr un administration trritorial t mttr n œuvr l projt d un mandatur impliqu d savoir prndr ds risqus t d ls maîtrisr. Au cours ds drnièrs annés, ls outils déployés pour pilotr ls risqus d non conformité juridiqu, d insuffisant qualité ds prstations rndus aux usagrs, d attint au patrimoin, d mauvais utilisation ds rssourcs financièrs, d insuffisant capacité à rndr compt ont été rnforcés. Cpndant, l xtnsion ds périmètrs d compétncs, l rssrrmnt ds contraints budgétairs, la réaffirmation ds dmands ds usagrs nous contraignnt sans css à réintrrogr la prtinnc t l fficacité d nos systèms d contrôl intrn pour s assurr d lur prtinnc t d lur fficacité. Ls défis auxquls nos collctivités sont confrontés xignt d savoir rgardr nos organisations d manièr périodiqu sous un angl différnt. C st pourquoi l Départmnt d la SinSaint-Dnis a construit un démarch intégré d maîtris ds risqus dont la clé d voût st l audit intrn. La maîtris ds risqus st ainsi un ds briqus d notr dispositif d pilotag. Valéry Molt Dirctur général ds srvics du Départmnt d la Sin-Saint-Dnis JOURNÉE D ÉTUDES 19 JUIN 2013 La démarch d managmnt ds risqus du Consil général Dirction d l'audit Intrn L managmnt ds risqus dans ls ntrpriss HW OHV FROOHFWLYLW«V ORFDOHV b Rgards Croisés Judi 29 mars 2012 à Bobigny L Départmnt d la Sin-Saint-Dnis accuill un journé d étud organisé par l Association National ds Dircturs Généraux t ds Dircturs Généraux Adjoints ds Régions t ds Départmnts t l Association pour l Managmnt ds Risqus t ds Assurancs d l Entrpris, n partnariat avc l Cntr National d la Fonction Publiqu Trritorial t la Conférnc ds Inspcturs t Auditurs Trritoriaux Pour un millur maîtris ds activités t un millur srvic rndu à l'usagr Ctt journé st soutnu par : SOMMAIRE Dépassr la vision d l inspction t du contrôl Organisr la gstion ds risqus La cartographi ds risqus Un cadr d intrvntion spécifiqu t rconnu Passr à l act : un nécssair pragmatism L nju d la profssionnalisation L impératif du suivi ds rcommandations Prspctivs Un publication du Départmnt d la Sin-Saint-Dnis

2 Dépassr la vision d l inspction t du contrôl L évolution ds njux t problématiqus ds collctivités trritorials appll un réflxion sur la maîtris ds risqus. Ls missions d'inspction doivnt êtr rfondus au sin d'un approch plus intégré n s'appuyant sur ls référntils d l'audit intrn t d la maîtris ds risqus Dépassr l approch d l inspction La présnc d srvics n charg d missions d inspction au sin d l administration st ancinn, n particulir au sin ds srvics d l Etat. Cs corps d inspction sont bin souvnt l héritag d pratiqus d l Ancin régim (intndants ou gouvrnurs), d la Révolution (ls rprésntants n mission), ds inspctions spécialisés créés par Napoléon 1 r (Inspction ds lycés créé n 1802), tc. Cs srvics étaint chargés d réalisr ds contrôls ds srvics déconcntrés afin d s assurr du rspct ds dirctivs t obligations définis par l autorité cntral. Ils réalisnt dpuis égalmnt ds missions d étuds ou d consils à la dmand d lur autorité hiérarchiqu. Au sin d l Etat, ls inspctions sont ds srvics qui s appuint sur ds corps créés par la loi t l décrt. Puvnt êtr cités à titr d xmpl : - l inspction général d l administration, - l inspction général ds financs, - l inspction général d l éducation national, - l inspction général ds affairs socials, tc. Ls collctivités trritorials disposnt égalmnt parfois d srvics d inspction. Cpndant, à la différnc d l Etat, cs srvics sont créés à l initiativ d chaqu collctivité. Ls missions qui lur sont confiés sont souvnt prochs d clls d l Etat : invstigation n cas d fraud ou d non-rspct du cadr normatif, d règlmnts intrns, d instructions ou d norms tchniqus. Ells puvnt égalmnt réalisr ds étuds prospctivs, ds évaluations t xrcr un fonction d consil. L inspction apparaît ainsi au-dlà du champ ds nquêts disciplinairs rcouvrir ds réalités très différnts, n pas s caractérisr par un fonction précis t êtr avant tout un srvic rattaché à l Exécutif. Vrs l déploimnt ds dispositifs d maîtris ds risqus Ls missions ds srvics d inspction sont souvnt assimilés à l analys d incidnts déjà survnus, à l intrrogation d l application d règlmnts, à la préparation d priss d sanction ou à l évaluation d la manièr d srvir d un prsonn. Cs approchs sont aujourd hui profondémnt rnouvlés n s appuyant sur un approch du contrôl intrn construit sur l évaluation ds risqus, t non sur clls ds prsonns ou d la sul conformité. La maîtris ds risqus au sin d l Etat L décrt n du 28 juin 2011 pos l obligation d mis n œuvr d un dispositif d maîtris ds risqus fondé sur l contrôl t l audit intrns dans chaqu ministèr. La circulair du 30 juin 2011 visé par l Prmir Ministr portant sur la mis n œuvr d l audit intrn dans l administration prévoit la création d comités d audit ministérils t d missions ministérills d audit intrn. Ctt circulair précis égalmnt qu cs drnièrs puvnt êtr confiés aux srvics d inspction ou à d nouvlls structurs spécialmnt créés. Cla impliqu un nécssair profssionnalisation t harmonisation ds pratiqus au sin du comité d harmonisation intrministéril d l audit intrn afin notammnt d pouvoir fair valoir ls initiativs priss auprès ds partnairs uropéns. En fft, ls njux d la gstion ds politiqus publiqus ont baucoup évolué cs drnièrs annés. Fac aux contraints budgétairs ou à la modification ds champs d compétncs, ls organisations publiqus doivnt concvoir un gstion prospctiv d lurs activités. Ctt gstion impliqu l idntification t l évaluation ds risqus qui compromttnt la mis n œuvr d cs politiqus n s appuyant sur un systèm d contrôl intrn. Clui-ci put êtr défini comm tout msur pris par l Exécutif, la Dirction général t ls srvics d la collctivité afin d gérr ls risqus t 2

3 Ls composants d un systèm d maîtris ds risqus Ls objctifs du managmnt ds risqus Attint ds objctifs - stratégi Maîtris procssus opérationnls Conformité aux lois t règlmnts Gstion ds rssourcs humains Présrvation du patrimoin Rporting fiabl Un nvironnmnt intrn favorabl Ls 8 élémnts indispnsabls au managmnt ds risqus Un définition ds objctifs Un idntification ds risqus Un évaluation ds risqus Un traitmnt ds risqus Ds activités d contrôl Srvics Dirctions Départmnt Un information t un communication fluids Un pilotag Tous ls nivaux d la collctivité L approch d la maîtris ds risqus concrn tous ls nivaux hiérarchiqus t opérationnls d la collctivité. L audit intrn a la rsponsabilité d n évalur la prtinnc t l fficacité n s appuyant sur la cartographi ds risqus. d'accroîtr la probabilité qu ls buts t objctifs poursuivis sront attints. L audit intrn a comm mission d évalur périodiqumnt l fficacité d cs dispositifs d contrôl intrn. L'audit intrn st un activité indépndant t objctiv dont la valur ajouté st d drssr ds constats t d établir ds préconisations pour sécurisr l attint ds objctifs. Par son approch systématiqu t méthodiqu, il apport un point d vu util à la Dirction général t à l Exécutif. Ls dispositifs d maîtris ds risqus dans ls ntrpriss Ls systèms d maîtris ds risqus au sin ds ntrpriss portaint à l origin principalmnt sur la régularité t la sincérité ds compts annuls. C périmètr rstrint st aujourd hui dépassé t mbrass tous ls typs d risqus suit au krach boursir d , aux criss d la dtt t aux faillits d ntrpriss tlls Enron ou World- Com. La loi Sarbans-Oxly a abouti aux Etats-Unis à la définition d un référntil contraignant d contrôl intrn inspiré d un modèl applé COSO, transposé pu d tmps après au contxt français par l Autorité ds Marchés Financirs. D'autrs txts uropéns ou nationaux sont vnus complétr cs obligations comm ls dirctivs uropénns Solvabilité 1 t 2 ou la loi sur la sécurité financièr notammnt. 3 Marylis Lbranchu, ministr d la Réform d l'état, d la Décntralisation t d la Fonction publiqu : «L audit st aussi l complémnt nécssair d l évaluation : l un prmt d s assurr qu ls objctifs prioritairs sront attints, l autr vérifi l adéquation ds objctifs aux bsoins. Dans ls dux cas, il s agit d apportr aux décidurs la lucidité qui lur st nécssair pour fair ds choix. Il st donc ssntil, qu la démarch d contrôl intrn t d audit intrn n s limit pas aux suls njux financirs t comptabls. La maîtris ds risqus comptabls t financirs st crts important, mais cll ds risqus inhérnts aux métirs l st tout autant.» Extrait d l avant-propos du Rapport d activité du Comité d harmonisation d l audit intrn (CHAI), spt Pour parvnir à apprécir l fficacité du contrôl intrn, il st décisif d rdéfinir ls fonctions t ls méthods d travail t d dépassr la vision traditionnll d l inspction. L Etat ainsi qu crtains collctivités trritorials ont saisi ct nju t déployé ds dispositifs intégrés d maîtris ds risqus fondés sur l contrôl t l audit intrns. C st par aillurs un obligation, par xmpl, au nivau d chaqu ministèr dpuis la publication d un décrt n Dépassr la vision d l Inspction t du contrôl

4 Organisr la gstion ds risqus Tout démarch d gstion intégré ds risqus impliqu l déploimnt d'un organisation adapté. La coordination d l nsmbl ds activités liés à la maîtris ds risqus t la mis n œuvr d un modèl d gouvrnanc fficac assur à la fois la rsponsabilisation d chacun t la mobilisation d tous. L modèl ds trois ligns d maîtris (cf. schéma ci-contr) apport ds réponss quant à l organisation d la gouvrnanc d la maîtris ds risqus. Il s appui sur ls rcommandations ds autorités d contrôl t transpos d manièr pragmatiqu ls bonns pratiqus obsrvés dans ls différnts organisations. Chacun d cs trois ligns a son propr rôl à jour. Un réaffirmation d la rsponsabilité ds opérationnls dans la maîtris ds risqus La prmièr lign d maîtris st cll ds opérationnls t d l ncadrmnt. Il lur appartint d évalur ls risqus proprs aux activités ou projts dont ils ont la rsponsabilité mais aussi d définir t mttr n œuvr l systèm d contrôl intrn l plus prtinnt, n particulir concrnant ls dispositifs d vérifications d prmir t d scond nivau, d l application du princip d séparation ds tâchs Un animation t un contrôl assurés par la duxièm lign d maîtris La duxièm lign st constitué ds srvics fonctionnls rsponsabls d domains d xprtis t d fonctions dédiés à l animation d démarchs transvrsals d gstion ds risqus (animaturs AMRAE t IFACI L Association pour l managmnt ds risqus t ds assurancs d l ntrpris (AMRAE) st la prmièr association uropénn d risqus managrs profssionnls ds métirs du risqu t ds partnairs spécialisés dans la gstion ds risqus. Ell rassmbl plus d 850 dircturs ds risqus t/ou ds assurancs. L Institut français d l audit t du contrôl intrn (IFACI) rassmbl plus d profssionnls d l audit t du contrôl intrns n Franc. Il st affilié à l IIA (Th institut of Intrnational Auditors), qui bénéfici d un résau d adhérnts répartis dans plus d 160 pays. d démarchs qualité, rsponsabls ds plans d continuité d activité, risk managrs, contrôlurs d gstion ). Cs acturs disposnt n fft d un xprtis t d un savoir-fair uniqus pour appuyr ls rsponsabls opérationnls t rndr compt ds démarchs ntrpriss. Un évaluation global t indépndant du dispositif conduit par la troisièm lign La fonction d audit intrn st la troisièm lign d maîtris. Ell s doit d êtr indépndant t rattaché au plus haut nivau d l organisation. Ell apport un évaluation périodiqu à la Dirction général t à l Exécutif d l fficacité d la maîtris ds activités t ds risqus par l organisation. Ctt assuranc global port sur l fficacité ds dux prmièrs ligns d maîtris t nglob tous ls typs d risqus. Ell doit prmttr d apportr ds éclairags distanciés, ds consils, ds préconisations. Un appui à la Dirction général t à l Exécutif Ctt organisation vis à apportr un assuranc à l Exécutif t à la Dirction général qu ls msurs priss pour la réalisation ds ngagmnts sont suffisants. Ils jount ainsi un rôl clf, «au cœur du dispositif d maîtris global ds risqus» pour donnr ds orintations sur l nivau d maîtris souhaité. Ls organisations ont bsoin d un rsponsabilité clairmnt défini n matièr d maîtris ds risqus. Il appartint à la Dirction général d concvoir t d gérr ds dispositifs fficacs d gstion ds risqus t d contrôl intrn, indiqunt l AMRAE t l IFACI (voir ci-contr) dans un étud récnt. Ds xmpls d organisation ont été présntés lors d la journé d étuds organisé par l Départmnt qui s st déroulé l 19 juin 2013 n partnariat avc l Association National ds Dircturs généraux ds Grands Collctivités Trritorials, l IFACI, l AMRAE t la conférnc ds inspcturs t auditurs trritoriaux. 4

5 Modèl ds trois Modèl ligns ds d trois maîtris ligns d maîtris 1 èr lign d maîtris 2 èm lign d maîtris 3 èm lign d maîtris Managmnt opérationnl Dirction général S.I. R.H. Juridiqu Financs HSE Contrôl d gstion Consil assurancs conformité gstion ds risqus contrôl intrn Comité d audit Audit intrn Audit xtrn (CRC, Contrôl d légalité, comptabl public) Législatur Ls bénéfics rchrchés par ctt structuration sont multipls : rsponsabilisr ls acturs à tous ls nivaux d l organisation, clarifir lurs rôls t rsponsabilités dans l fonctionnmnt du dispositif, garantir la pris n compt ds contraints d chaqu parti prnant t démontrr l importanc d un approch global. Dux ds xmpls rtnus concrnaint la Vill d Paris t la SNCF : - ls trois ligns d maîtris à la Vill d Paris : - ls dirctions opérationnlls : rsponsabls ds risqus t d lur maîtris ; - ls dirctions supports : assistnt ls opérationnls dans lur activité t lur maîtris ds risqus ; ont ds résaux d référnts dans ls dirctions opérationnlls (contrôlurs d gstion, chargés d financs, chargés juridiqus) ; - l Inspction général : s assur d l fficacité ds systèms d maîtris ds risqus t d la maîtris d l activité grâc à ds missions d audit, d inspction t d évaluation ds politiqus municipals, st rattaché au Mair d Paris. Ls trois ligns à la SNCF La Dirction d l audit t ds risqus rgroup : - l Srvic managmnt ds risqus, qui ncadr un résau d «risk managrs» déployé au 5 sin ds dirctions. Ls risk managrs idntifint t évalunt ls risqus - l Srvic contrôl intrn, qui ncadr un résau d contrôlurs intrns déployé au sin ds dirctions. Ls contrôlurs élabornt ds procédurs t mttnt n ouvr ls contrôls adaptés aux risqus - l Srvic sécurité ds systèms d information (SI), qui ncadr un résau d rsponsabls sécurité ds SI n charg ds contrôls sur ls SI - l Srvic d audit, qui évalu l contrôl intrn n mnant ds audits. Ctt dirction st rattaché au Présidnt du Consil d administration t au Comité d audit, ds compts t ds risqus. Organisr la gstion ds riqus

6 La cartographi ds risqus Tout démarch intégré d maîtris ds risqus doit prmttr d idntifir ls principaux risqus pouvant affctr l organisation. La cartographi ds risqus st autant un outil qu un démarch. En fonction d la démarch rtnu, cla amèn l ncadrmnt qui st n charg du pilotag (d la mis n œuvr) d un projt, d un activité, d prstations à s intrrogr sur ls risqus proprs à ss périmètrs d rsponsabilité au rgard du cadr juridiqu à rspctr, ds procssus opérationnls, ds budgts alloués, ds outils tchniqus utilisés Définition ntan rprés u t s s agé squ hi ds ri qus, part la s p ri ra s g o d rt a l t La c globa supériur étiqu t drmnt a èrc li n tion synth u g l t, ré rmn posr d is a d c n d l t r pa rm rés t c. Ell p qus avé n s a ri s rn v d u x go liu n état ds mnt d u. potntils Ensuit, il s agit d s intrrogr sur ls actions d maîtris déployés pour assurr la gstion d cs risqus, c'st-à-dir sur la prtinnc t l fficacité du systèm d contrôl intrn. L croismnt d ctt analys avc l évaluation ds risqus potntils prmt d détrminr l risqu résidul, c'st-à-dir l vrai nivau d risqu auqul la collctivité st xposé. L a cartographi st un instrumnt d pilotag qui donn à voir quls sont ls risqus suscptibls d compromttr la mis n œuvr du projt d la collctivité t l rspct d ss obligations. Ell st donc un instrumnt d aid à la décision au srvic d la Dirction général t ds Elus. L actualisation annull d la cartographi prmt d suivr ls progrès accomplis mais aussi d mttr n évidnc ls nouvaux njux. Sa construction rpos sur un appréciation du nivau d risqu potntil, dit risqu brut, n trms d impact (qu s pass-t-il si l risqu survint t qul st l nivau d gravité ds conséquncs évntulls?) t n trms d probabilité (st-c qu j suis concrné par c risqu?). Au-dlà ds informations qu ct outil prmt d collctr, la démarch prmt d initir un réintrrogation régulièr du systèm d contrôl intrn t d la pris n compt ds risqus qu ils soint intrns ou Sourc : DIRCOM - CG 93 D gauch à droit : Jan-Pirr Artaud (rsponsabl d la maîtris ds risqus d Résau d Transport d'elctricité), Lionl d'harcourt (associé d la société Arngi), Agnès Bachlot Journt (Dirctric d l'audit intrn au Départmnt du Rhôn), Yannis Wndling (Dirctur d l'audit, du contrôl intrn t d la gstion ds risqus au Départmnt d la Sin-Saint-Dnis), Christin Cantournt (ancinn dirctric ds risqus du group Fromagris Bl), lors d la journé d étud sur la maîtris ds risqus du 19 juin 2013 organisé par l Départmnt aux Archivs nationals à Pirrfitt (93). 6

7 La matric du risqu brut L'établissmnt d'un cartographi ds risqus st un outil d'aid à la décision. Ell prmt d'établir ds priorités n fonction d l'impact t d la probabilité d survnanc du risqu. C'st n s'appuyant sur ctt analys du risqu brut qu l'on détrmin ls périmètrs d'action d rnforcmnt du contrôl intrn. xtrns. Pour mobilisr fficacmnt, l tmps dédié à son actualisation doit êtr court t s appuyr sur un portag marqué d la Dirction général. Comm tout instrumnt d pilotag, ll trouv son prolongmnt dans ds priss d décision t ds arbitrags qui portnt sur : ls thèms à inscrir au plan d audit pour vérifir l nivau d maîtris d risqus majurs, l adoption d plans d action d contrôl intrn afin d assurr t/ou d rnforcr la maîtris ds risqus c qui suppos d définir ds pilots t ds rsponsabls pour cs actions, d donnr du Ascndant - Dscndant? Il xist plusiurs démarchs pour actualisr un cartographi ds risqus. La démarch ascndant vis à mobilisr l ncadrmnt pour villr à l appropriation d la démarch t apprécir lur prcption ds risqus opérationnls. La démarch dscndant consist à amnr la Dirction général à statur sur ls risqus prioritairs t sur l nivau d risqu accptabl, c qui prmt d fair partagr ds priorités. La démarch mixt combin ls dux approchs t st la plus complèt. C st ctt voi qui st à privilégir car ll instaur un dialogu au sin d l organisation sur ls chantirs à ngagr. 7 sns aux dispositifs d contrôl intrn voir d ls allégr, d fair partagr ds réflxions t ds bonns pratiqus opérationnlls. Si possibl, il st intérssant d articulr la démarch avc ls autrs tmps forts d la collctivité : démarch budgétair, calndrirs d suivi du projt stratégiqu d la collctivité Ls consils à rtnir pour garantir l succès d un tll ntrpris sont : l idntification d référnts pour ls risqus priorisés t n particulir pour ls risqus majurs transvrss, l invstissmnt dans la pédagogi d l xrcic pour amnr ls prsonns à s xprimr sur crtains risqus tabous ou sur ls défaillancs d l organisation, la communication sur ls résultats t l intérêt d la démarch. La mis n cohérnc d l actualisation d la cartographi ds risqus t d l élaboration du plan d audit intrn st un garanti d la pérnnité t d la valur ajouté d la démarch. La cartographi ds risqus

8 Un cadr d intrvntion spécifiqu t rconnu Dévloppr l audit nécssit un méthodologi xignt ncadré par ls norms intrnationals d la profssion, transposés pour l sctur public. L cadr d référnc d l auditur intrn L'audit intrn st un activité indépndant t objctiv qui vis par ss missions à apportr un assuranc raisonnabl sur la maîtris ds opérations. Cs dux notions sont indispnsabls afin d garantir l impartialité t la fiabilité ds constats ainsi qu la prtinnc ds préconisations. Par son approch systématiqu t méthodiqu, ll apport un éclairag particulir, distinct d clui ds autrs fonctions d pilotag. Pour cla, la profssion d auditur s appui sur un cadr d référnc qui garantit la riguur t l profssionnalism ds travaux mnés. Ls princips clés doivnt êtr rpris au sin d un chart d audit intrn propr à chaqu organisation t collctivité. C documnt précis ls modalités d'intrvntion t d collaboration d l'audit intrn avc ls autrs srvics d la collctivité. Il précis ls ngagmnts pris par ls auditurs pour la réalisation d lurs missions conformémnt aux lttrs d mission qui lur sont adrssés. Ell indiqu commnt sont saisis ls auditurs intrns t commnt s opèr la validation ds rapports dans l cadr d un procssus contradictoir. Cs ngagmnts ds auditurs portnt aussi sur ls conditions d rspct du Cod d déontologi t ds norms profssionnlls. La définition ds norms L INTOSAI rgroup ls Institutions Supériurs d Contrôl ds Financs Publiqus d tous ls pays mmbrs d l'organisation ds Nations-Unis (i.. la Cour ds compts t ss homologus). Ell s'appui sur ds sous-commissions composés d rprésntants d plusiurs pays afin d élaborr ds norms profssionnlls. Par xmpl, la sous-commission pour l'audit d prformanc réalis ls tâchs suivants : promouvoir ls ligns dirctrics d mis n œuvr d l'audit d la prformanc, dévloppr ds norms t ligns dirctrics pour l'audit d la prformanc sur la bas ds ligns dirctrics xistants d l'intosai rlativs à l'audit d la prformanc, survillr ls dévloppmnts t réforms du sctur public t établir n continu ds stimations rlativs aux réprcussions sur l'audit d la prformanc, survillr l dévloppmnt ds théoris, méthods t évaluations prtinnts au nivau académiqu ainsi qu dans d'autrs cntrs d rchrch prtinnts t établir n continu ds stimations rlativs aux réprcussions sur l'audit d la prformanc. Ls règls d déontologi s imposant aux auditurs t déclinés dans ls charts d audit intrn sont : l intégrité : la gstion d évntuls conflits d intérêt pour ds auditurs ayant xrcé ds rsponsabilités au sin d autrs dirctions l objctivité : l rcuil ds pruvs t la formulation ds constats, l échang contradictoir la confidntialité : publicité ds rapports, consrvation ds documnts d travail la compétnc : l plan d formation ds auditurs Ls norms profssionnlls ont pour objt : d définir ls princips fondamntaux d la conduit ds travaux : formalisation d'un lttr d mission, documntation ds constats, xignc d la pruv d fournir un cadr d référnc pour la réalisation t la promotion d un larg champ d invstigation : accès aux piècs, périmètr étndu à l nsmbl ds typs d risqus d établir ls critèrs d appréciation du fonctionnmnt d l audit intrn : planification ds travaux, suivi d la mis n œuvr ds rcommandations d favorisr l amélioration ds procssus organisationnls t ds opérations : déclinaison ds préconisations n plans d action Cs norms profssionnlls sont transposés par l Institut Français d l Audit t du Contrôl Intrn 8

9 L baromètr d la gstion global ds risqus au sin ds collctivités Sourc : Baromètr d la gstion global ds risqus au sin ds collctivités, cabint Arngi La majorité ds collctivités trritorials ayant répondu à ctt étud a mis n plac un fonction d audit intrn. L métir d auditur intrn n st plus un xcption dans l paysag trritorial. (IFACI) tant pour l sctur privé qu pour l sctur public, n s appuyant sur ds profssionnls n post, notammnt au sin ds collctivités. L Comité d Harmonisation intrministéril d l Audit Intrn (CHAI) a élaboré un cadr d référnc commun à tous ls srvics d audit intrn d l Etat qui rprnd cs grands princips. Par aillurs, la Cour ds compts, n tant qu mmbr d l'organisation Intrnational ds Institutions Supériurs d Contrôl ds Financs Publiqus (INTOSAI), produit ds référntils t ds guids d bonns pratiqus portant sur l audit financir, l audit d conformité, l audit d prformanc, qui s appuint aussi sur cs princips t bonns pratiqus. 9 L auditur intrn dans l sctur public Au sin ds collctivités trritorials, aucun obligation n st fait d crér ds fonctions d audit intrn ou d s référr à c cadr d référnc. Cpndant, nombruss sont ls collctivités qui ont mis n plac ds dirctions ou ds srvics d audit intrn t qui s réfèrnt à ctt approch. L baromètr d la gstion global ds risqus au sin ds collctivités, réalisé au mois d juin 2013 par l cabint Arngi, l confirm. La transposition ds norms profssionnlls au sctur public local a été réalisé par un group d rsponsabls d audit intrn au sin d l IFACI. Par aillurs, l CNFPT propos maintnant ds formations à l audit intrn t managmnt ds risqus t ds échangs portant sur l audit intrn s tinnnt régulièrmnt à l occasion d colloqus ou d rncontrs profssionnlls. La dirction n charg d l audit intrn au Départmnt d la Sin-Saint-Dnis appliqu cs princips t s inscrit dans ctt logiqu d profssionnalisation t d xignc méthodologiqu. Un cadr d intrvntion spécifiqu t rconnu

10 Passr à l act : un nécssair pragmatism Pour convaincr d l intérêt d un démarch d gstion ds risqus, il faut rapidmnt démontrr la plus-valu t la prtinnc ds analyss conduits sur ds sujts à njux, n s'appuyant sur un démarch étayé t transparnt Très souvnt, la décision d s lancr dans un tll démarch s hurt aux craints, douts sur la faisabilité d un tll ntrpris au rgard d la cultur d l organisation, ds rprésntations d chacun sur c qu st l inspction ou l contrôl intrn. L implication d tous t la compréhnsion d la démarch sont décisivs pour n assurr la réussit. Au rgard d l xpérinc du Départmnt d la Sin-Saint-Dnis, plusiurs conditions d réussit puvnt êtr idntifiés. Rassurr t xplicitr commnt s conduit un mission d audit t commnt fonctionn un dirction n charg d l audit intrn L adhésion ds dirctions t ds agnts résid dans lur compréhnsion d la démarch. C st pourquoi, l équip n charg d l audit intrn doit : - présntr l déroulé d ss intrvntions, d la signatur d la lttr d mission jusqu à la rmis du rapport final validé, - présntr la construction du Programm d audit t l suivi d sa mis n œuvr, - xpliqur commnt la dirction s dot ds compétncs pour mnr ss travaux. Ctt démarch st décrit dans un référntil autant dstiné aux mmbrs du srvic d audit intrn qu aux autrs partis prnants. Tout cla doit êtr porté à connaissanc d l ncadrmnt d manièr régulièr lors ds prmirs mois d fonctionnmnt d la dirction n charg d ctt fonction. S assurr du portag d la Dirction général La Dirction d l audit, du contrôl intrn t d la gstion ds risqus d Sin-Saint-Dnis st rattaché au Dirctur général ds srvics, qui sign ls lttrs d mission t st l dstinatair ds rapports. Ctt validation st indispnsabl pour légitimr la fonction au sin d l administration départmntal. Cla constitu égalmnt un signal fort sur l nivau d importanc accordé aux rcommandations qui sront formulés. Démarrr par ds sujts simpls, concrts t transvrss La crédibilité d la démarch s gagn dès ls prmirs travaux, dont il import d donnr à voir très rapidmnt c qu ils rcouvrnt. L choix ds prmirs audits st ssntil : ds sujts simpls, ds thèms sur lsquls ds attnts xistnt, ds périmètrs transvrss pour touchr très largmnt ls dirctions t ls srvics. Exmpls : un audit sur ls délégations d signatur, sur la circulation du courrir, ls délais d rcrutmnt... Chiffrs clés Audit sur la circulation du courrir : 15 ntrtins 7 groups d travail réunis pour idntifir ls risqus 300 courrirs tstés Chiffrs clés Audit ds délégations d signatur : 24 dirctions rncontrés 29 ntrtins 44 tsts PILOTER Programmation du plan pluriannul d audit REALISER Mis n œuvr du plan pluriannul d audit t réalisation d missions d inspction SUPPORTER Gstion ds compétncs t ds rssourcs humains d la DACIGR Mis n œuvr t suivi du projt d la dirction Suivi d la mis n œuvr ds rcommandations Capitalisation 10

11 Ls trois fonctions d la DACIGR Cs prmièrs missions vont assoir la démarch par : - l intérêt suscité auprès d tous ls srvics - la rncontr avc ls autrs srvics - la vision global qui sra apporté sur la gstion ds risqus au sin d l organisation - la formulation d rcommandations pragmatiqus. Cs prmirs audits ont prmis d présntr la démarch t d snsibilisr ls srvics départmntaux à la gstion ds risqus. Engagr un audit avant d initir un démarch plus global d gstion ds risqus L audit a été la prmièr mission confié à la Dirction d l audit, du contrôl intrn t d la gstion ds risqus. C choix s xpliqu par la nécssité d illustrr l approch sur un périmètr simpl t concrt. La mis à jour d la cartographi ds risqus st vnu complétr l périmètr d intrvntion dans un scond tmps. Dans c cadr, la dirction mt n avant chaqu anné ls zons d risqus prioritairs. Enfin, la drnièr mission confié à la dirction st l contrôl intrn. Il s agit dans c cadr d suivr la mis n œuvr ds plans d action t d accompagnr ls dirctions. Prévoir un dispositif d accompagnmnt ds dirctions N n rstr qu aux constats t qu aux rcommandations n put êtr suffisant pour assurr l succès d la démarch d audit. Il convint d déployr un capacité d accompagnmnt ds dirctions, à titr prévntif ou d consil. Ls agnts d la dirction animnt ainsi ds formations au contrôl intrn dans l cadr ds formations dstinés à l ncadrmnt ou d réunions d information. 11 Cla prmt aux ncadrants d appréhndr ls notions d contrôl intrn t d transposr sur ds cas concrts ctt approch par ls risqus. Cla prmt aussi d fair pruv d pédagogi sur l sns t l apport ds audits intrns. L principal factur clé du succès d un démarch d audit st d xpliqur qu l équip d contrôl intrn st là pour snsibilisr, animr t formr ls dirctions opérationnlls à la gstion ds risqus, à la nécssité d formalisr ds procédurs, à la réalisation d contrôls d prmir t scond nivau. Ainsi, l rôl du contrôl intrn n st pas d réalisr à la plac ds dirctions opérationnlls mais d lur apportr un appui à ctt réalisation. Cla prmt un véritabl appropriation d la maîtris ds risqus. Facturs clés d succès d la démarch - un méthodologi formalisé - un impulsion d la Dirction général - un intérêt partagé avc ls srvics départmntaux pour ls thèms ds missions d audit - un évolution ds missions lié à la maturité d l ntité sur la gstion ds risqus - un accompagnmnt ds ncadrants. Un nécssair pragmatism

12 L nju d la profssionnalisation Sans un équip solid t compétnt, un démarch dédié à la maîtris ds risqus n aurait pas pu êtr mné. Cs fonctions sont ncor émrgnts c qui rnd la constitution d un équip t sa profssionnalisation particulièrmnt détrminants. L xignc d la gstion ds compétncs profssionnlls L cod d déontologi d l audit intrn prévoit qu ls auditurs intrns : «n doivnt s'ngagr qu dans ds travaux pour lsquls ils ont ls connaissancs, l savoir-fair t l'xpérinc nécssairs ; doivnt réalisr lurs travaux d'audit intrn dans l rspct ds norms intrnationals pour la pratiqu profssionnll d l'audit intrn ; doivnt toujours s'fforcr d'améliorr lur compétnc, l'fficacité t la qualité d lurs travaux.» La norm profssionnll 1210 portant sur la qualification ds auditurs ajout qu «ls auditurs intrns doivnt possédr ls connaissancs, l savoir-fair t ls autrs compétncs nécssairs à l'xrcic d lurs rsponsabilités individulls. L équip d audit intrn doit collctivmnt possédr ou acquérir ls connaissancs, l savoir-fair t ls autrs compétncs nécssairs à l'xrcic d ss rsponsabilités.» Participr aux réflxions ds résaux profssionnls La Dirction d l audit, du contrôl intrn t d la gstion ds risqus du Départmnt d la Sin-Saint- Dnis particip à ds résaux profssionnls pour accompagnr l rnforcmnt ds pratiqus d ss mmbrs t ntrtnir ds échangs ntr pairs. L Départmnt d la Sin-Saint- Dnis accuill t organis chaqu anné la journé d étud d l association national ds dircturs généraux ds grands collctivités consacré à la maîtris ds risqus t à l audit intrn. L group profssionnl Collctivités Trritorials d l Institut Français d l Audit t du Contrôl Intrns st présidé par l dirctur d l audit du Départmnt ; ls auditurs animnt t participnt aux unités d rchrch d c group c qui prmt chaqu anné la publication d ouvrags. La collctivité st rprésnté au sin d la commission dédié à l organisation d la maîtris ds risqus. Conférnc ds Inspcturs t Auditurs Trritoriaux L Départmnt particip aux travaux d la CIAT n assurant l lin avc l CNFPT pour contribur à la mis n plac d formations sur ls métirs d l audit intrn t du managmnt ds risqus t pour fair rconnaîtr la fonction. Savoir constitur t présrvr un équip A la différnc d l Etat t ds grands ntrpriss, la fonction d audit intrn t d managmnt ds risqus st émrgnt ; ll n st donc pas ncor totalmnt rconnu. La qustion d la visibilité t d l attractivité d la fonction s pos donc avc d autant plus d acuité. Il convint à la fois d constitur un équip d collaboraturs ayant un appétnc pour ctt disciplin t ds connaissancs tchniqus solids. Ls lvirs utilisés par l Départmnt d la Sin- Saint-Dnis dans ctt prspctiv ont été l accuil d stagiairs t d apprntis pour rpérr d futurs rcrus, l rcrutmnt d cadrs xpérimntés disposant d un légitimité au sin d l organisation t intérssés par un nouvau parcours profssionnl, la communication t la valorisation ds métirs au sin d la collctivité t n dhors, au sin ds résaux profssionnls, auprès du CNFPT ou lors du colloqu organisé chaqu anné avc l association national ds dircturs généraux ds grands collctivités. 12

13 Sourc : DIRCOM - CG 93 D gauch à droit : Jan-Pirr Dall (Inspctur général d l'administration, présidnt du group profssionnl Etat à l'ifaci), Danil Gniz (DGA Pôl médiation, concrtation t risqus majurs du Départmnt du Vauclus), Valéry Molt (dirctur général ds srvics du Départmnt d la Sin-SaintDnis), Gills Proust t Audry Lsuur (rspctivmnt Présidnt t Dirctur d Arngi), lors d la Journé d étud du 19 juin 2013 organisé par l Départmnt aux Archivs nationals à Pirrfitt (93). à la fois à ds débutants, à ds auditurs agurris, ds formations spécifiqus t ds itinérairs. Accompagnr t fidélisr ls collaboraturs L organisation d échangs d pratiqus, d rtours d xpérinc, ou d transmissions d compétncs n intrn suit aux colloqus t formations suivis prmt aussi d valorisr ls compétncs d chacun. C faisant, on travaill aussi sur l collctif t ls lins ntr ls mmbrs d l équip. L autr défi consist à fidélisr ls collaboraturs n lur offrant l opportunité d acquérir t d consolidr un xpérinc profssionnll sur un métir n dvnir au sin ds collctivités. La visibilité t la lisibilité du parcours d apprntissag sur l post sont primordials. Pour c fair, la construction d parcours d formation st ssntill. Ell prmt d apportr ds compétncs à ds prsonns n conciliant à la fois lurs projts t aspirations prsonnls (évolution vrs ds posts comptabls t financirs, vrs ds fonctions d ncadrmnt ), lur sprit d curiosité mais aussi ls bsoins d la dirction n cohérnc avc l plan d audit annul qui nécssit l acquisition d savoirs spécifiqus. L offr d formation d l IFACI, du CNFPT t d l AMRAE st ainsi très précius car cs organisms proposnt ds formations dstinés La cohabitation d auditurs d âgs t d parcours différnts put égalmnt êtr un atout dans la msur où ll prmt d fair du srvic un liu d échangs t d ouvrtur, sans s limitr aux audits t contrôls mnés, propic au dévloppmnt d projts profssionnls. L Départmnt a rçu dux prix attribués par l'ifaci sur proposition d dux jurys composés d prsonns qualifiés t indépndants. L prix coup d cour d l'innovation a été rmis n novmbr 2013 pour l déploimnt d la fonction d'audit au sin du CG93 t sa promotion au sin ds collctivités trritorials. L prix spécial du jury ds trophés d la maîtris ds risqus a été rmis n décmbr 2013 pour la mis n ouvr d'un démarch intégré d gstion ds risqus. Ci-contr, l équip d la DACIGR. 13 L nju d la profsionnalisation Enfin, ls démarchs d crtification du srvic ou ds auditurs (CIA, CPAI) puvnt êtr ncouragés pour d un part valorisr ls individus t d autr part rconnaîtr la prformanc collctiv d l équip.

14 L impératif du suivi ds rcommandations Réussir ds missions d'audit t évalur l nivau d maîtris ds risqus n sont n aucun cas ds finalités. L véritabl objctif poursuivi st la mis n œuvr d'actions corrctrics dont l suivi st au cour d la démarch. Un valur ajouté à soulignr L rsponsabl d l audit intrn doit mttr n plac un procssus d suivi prmttant d survillr t d garantir qu ds msurs ont été ffctivmnt miss n œuvr par l managmnt ou qu la Dirction général a accpté d prndr l risqu d n pas intrvnir. Il doit, slon ls norms d fonctionnmnt, mttr n plac t tnir à jour un systèm prmttant d survillr la suit donné aux résultats communiqués aux dirctions audités. S ngagr dans l suivi ds rcommandations ds audits ou d clls d la Chambr La rcommandation, finalité du travail d audit Afin d ajoutr d la valur, l auditur doit comprndr ls bsoins du managmnt d son organisation. La Dirction d l audit intrn apport d la valur lorsqu ll répond aux attnts du managmnt, n contribuant à l amélioration d l activité t ds procssus d l organisation. Un ds missions d l audit st d découvrir, par l biais d cs travaux, c qu l managmnt d l organisation n sait pas. L audit doit égalmnt idntifir ls risqus t ls problèms potntils émrgants qui touchront à trm l organisation. Ls travaux d audits doivnt donc répondr à cs attnts. Pour cla, l audit délivr ds rcommandations. Bin sûr, sul la mis n ouvr ds rcommandations prmt d concrétisr ls bénéfics attndus. L suivi ds rcommandations st donc un outil important d création d valur d l ntrpris. Régional ds Compts, c st avoir un suivi ds plans d action mnés par ls dirctions audités afin d répondr aux constats d audits. C st un complémnt pour ls trois ligns d maîtris (cf. p. 5), au mêm titr qu la démarch d contrôl intrn, la cartographi ds risqus t l audit n luimêm. Au sin du Départmnt d la Sin-Saint-Dnis, c st la DACIGR qui a la rsponsabilité du suivi ds rcommandations. Ls dirctions audités ont, lls, la rsponsabilité d la mis n œuvr opérationnll ds plans d action : lls pilotnt ls actions d amélioration. Cla signifi qu'lls idntifint qui port la rsponsabilité ds actions t donc ds risqus. Si l ngagmnt d l ncadrmnt st nécssair, l implication d l nsmbl ds agnts chargés d la mis n œuvr concrèt ds plans d action st ssntill. L rôl d la DACIGR st d xaminr si ls plans d action assurnt un bonn couvrtur ds risqus t d fair un rtour d ss obsrvations auprès d la Dirction général. La Dirction général put validr l plan d'action ou, n présnc d difficultés d mis n œuvr ds actions, accptr ls risqus tls qu'ils xistnt. La dirction n charg d l audit intrn au Départmnt d la Sin-Saint-Dnis a mis n plac un dispositif n bénéficiant d un rtour d xpérinc auprès d autrs organisations. Ls princips suivants ont été rtnus pour suivr t accompagnr la mis n œuvr ds rcommandations : rstr pragmatiqu t simpl ; rchrchr ds solutions adaptés à l organisation : séparr la rsponsabilité du suivi qui rlèv d la DA- CIGR, d cll d la mis n œuvr opérationnll ds plans d action ; 14

15 Conclusion d un mission d audit = RAPPORT D AUDIT Mis n œuvr ds plans d action (dirctions audités) Constats d audit t rcommandations (DACIGR) + RAPPORT PROVISOIRE Elaboration ds plans d action (dirctions audités) Elaboration du plan d suivi (DACIGR) + PLAN DE SUIVI + PLAN D ACTION Organisation Outils Vi d la nouvll organisation Audit d suivi (DACIGR) La rmis d'un rapport d'audit impliqu d présntr ls constats drssés t ls rcommandations qui n découlnt. C rapport fait l'objt d'un échang contradictoir avant la rmis du rapport définitif qui intègr ls obsrvations ds rsponsabls ds activités audités t ls réponss apportés à cs obsrvations. Chaqu rcommandation fait l'objt d plans d'action portés par ls dirctions concrnés tandis qu la dirction d l'audit assur l suivi d la mis n ouvr d cs plans d'action ainsi qu l'évaluation ds résultats obtnus ultériurmnt lors d'audits d suivi. élaborr un documnt sur ls bonns pratiqus rcnsés par la dirction d l audit pour la transformation ds rcommandations n plans d action dès la fin d la mission d audit ; fair vivr t évolur l systèm d suivi (mis à jour trimstrill) ; communiqur régulièrmnt auprès d la Dirction général ; fair ds points régulirs avc ls dircturs généraux adjoints sur l suivi t la mis n œuvr opérationnll ds plans d action. Ls plans d action visnt à l amélioration ffctiv ds conditions d réalisation ds activités t ds missions d la collctivité, avc ls objctifs multipls d amélioration ds prstations rndus, d analys ds usags, d travail d proximité. Ils doivnt prévnir ds contntiux, prmttr la rationalisation budgétair, Ls plans d'action sont à la fois construits au sin ds dirctions t soutnus par l'ngagmnt d la Dirction général. Ils sont bâtis avc l aid d outils d suivi qui intègrnt ds priorités, ds échéancs, ds étaps, un calndrir, pour chacun ds actions, la désignation ds rsponsabls d la mis n œuvr, l coût d la mis n œuvr, l évaluation. La DACIGR intrvint n accompagnmnt dans l suivi, l aid à la mis n œuvr t jou un rôl d 15 consil méthodologiqu, d xplication pédagogiqu. Ct accompagnmnt vis à prmttr aux dirctions d s approprir la démarch d contrôl intrn t la maîtris ds risqus. La rsponsabilité lur n incomb complètmnt. L suivi st fait sur ls points d avancé mais aussi sur l analys ds causs d non mis n œuvr du plan d action. C typ d suivi ds rcommandations st déclaratif mais il doit intégrr un minimum d élémnts justificatifs. Il put êtr complété par ds audits d suivi mnés par ds auditurs t réalisés pour s assurr d l ffctivité d la mis n œuvr. Il s agit dans c cas, d audits sous form d tsts sur piècs t sur plac. L nju du suivi ds rcommandations

16 Prspctivs Ls prmirs élémnts d bilan d la démarch initié il y a quatr ans soulignnt l apport d la démarch tant n intrn qu n xtrn pour un millur maîtris ds risqus. Vrs un millur insrtion dans la gouvrnanc L implication t l portag par la Dirction général ont constitué sans contst ds points forts pour la réussit du projt mné au sin d la collctivité. Chaqu trimstr, la DACIGR rnd compt d son activité aux dircturs généraux adjoints sur la conduit d ss travaux d audit, d son suivi ds plans d action t d l actualisation d la cartographi ds risqus. La dirction st rattaché au dirctur général ds srvics. En 2013, un prmir documnt d synthès annull a été rmis à l Exécutif. Plusiurs pists d amélioration ont été idntifiés, n particulir : la gouvrnanc du dispositif nécssitrait un évolution du comité d audit avc un plus grand implication d la gouvrnanc t l ouvrtur sur l xtériur tl qu l prévoint ls norms profssionnlls. Ctt pist d réflxion rst à xplorr. Pour un millur rporting sur ls résultats Comm d nombruss autrs collctivités, l Départmnt d la Sin-Saint-Dnis communiqu, inform t publi d nombrux documnts sur son action t sa gstion. La valorisation d la pris n compt d la gstion ds risqus dans son fonctionnmnt t d sa démarch d contrôl intrn st un ax d travail à poursuivr afin d consolidr ss rlations avc ss partnairs t miux informr ls décidurs. Pour un rconnaissanc xtrn La crédibilité t la création d un valur ajouté rposnt sur l profssionnalism, la riguur, l rspct ds pratiqus rconnus. Crtains collctivités publint ls rapports d audit sur lurs sits intrnt c qui prmt d partagr sur ls travaux intrns t l ffctivité ds ngagmnts pris n matièr d contrôl intrn. A l instar d c qui a été mné par crtains structurs publiqus, il srait sans dout fficac d fair rconnaîtr par un tirs la qualité d la démarch ngagé dans l cadr d un crtification par ls pairs. Concourir à améliorr la rlation à l usagr Ls résultats attints sront conforms aux objctifs poursuivis si l usagr, l contribuabl t l citoyn bénéficint d un milur srvic grâc aux actions mnés. A titr d xmpl, ls opérations d vérifications systématiqus t a priori pourraint êtr davantag ajustés aux risqus ncourus t articulés avc ds contrôls a postriori, tout n rspctant l cadr réglmntair t législatif. Cla contriburait à fluidifir t changr la rlation à l usagr t à améliorr l srvic rndu. Stratégi publiqu st un publication du Départmnt d la Sin-Saint-Dnis. Dirctur général ds srvics : Valéry Molt Coordonné par la Dirction d la stratégi, d l organisation t d l évaluation Dirctric : Carolin Rattir - Dirctur adjoint : Gills Alfonsi L prmir numéro d Stratégi publiqu était consacré au Systèm d information décisionnl. L prochain numéro sra consacré à l évaluation ds politiqus publiqus. Pour tout contact concrnant Stratégi publiqu, contactr Emmanull Marguri, chargé d mission ( ou par mail à marguri@cg93.fr) C numéro a été réalisé par la Dirction d l audit, du contrôl intrn t d la gstion ds risqus (DACIGR) - Dirctur : Yannis Wndling. Ont participé à la préparation d c numéro : Yannis Wndling, Faïza Bachir (Auditric intrn), Slava Goloubv (Auditur intrn), Jérémy Salva (Assistant auditur), Mirill Egalgi (Dirctric délégué), Lydia Castanr (Dirctric délégué), Vanssa d Olivira (Scrétair Assistant) Pour tout échang, contactr la DACIGR - Scrétariat : Prspctivs