Rapport audit interne SOFIBUS

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1 Rapport audit interne SOFIBUS Date d audit : 13 mars 14 Auditeur : Jean- François Vallès, Synopter Personnes présentes : Jean- Marc Costes Didier Charvoz Benjamin Cebreiro Cadre de l audit interne L année auditée a été marquée par le départ en retraite de Christian Roy et l arrivée de Benjamin Cebreiro ainsi que par le changement de dénomination : SOFIBUS devenant SOFIBUS Patrimoine. Comme l année précédente, le marché de l immobilier est toujours morose (taux de remplissage de 85%) et stable aussi bien au niveau des départs que des arrivées. Grandes actions de l année : achat d une voiture hybride pour les missions de Benjamin Cebreiro mise en œuvre du recyclage du papier Page 1

2 préparation d actions à destination des locataires suite à l étude de satisfaction : travail sur le site internet et développement d une plate- forme de mutualisation (bourse CV, conciergerie, co- voiturage et achat groupé) lancement d une opération de rénovation d une façade d un bâtiment construction d un bâtiment pour le compte d un client Le rapport d audit interne porte sur l ensemble des actions relatives au périmètre du système de management environnemental de la société SOFIBUS Patrimoine pour la gestion du parc d activités des Petits Carreaux pour la période mars 2013 mars Actions correctives suite à l audit interne et à l audit de renouvellement 2013 Audit interne : pas de non conformité ni remarque Audit de suivi de certification ECOPASS : pas de non conformité mais une remarque qui a été traitée (problématique des bons de transports, réalisation d un tableau plus détaillé de suivi de chaque compacteur) Fonctionnement du système de management environnemental 4.2. : Politique environnementale La politique environnementale a été mise à jour pour intégrer le changement de dénomination. Elle est toujours adaptée à la démarche mise en œuvre par SOFIBUS Patrimoine. L évolution de la démarche, en particulier sur la question de l ambition donnée au parc d activités et donc de son positionnement économique, relève à la fois d une décision du Conseil d Administration mais aussi d une amélioration de l attractivité du territoire qui nécessiterait une plus forte implication des collectivités locales. Le contexte économique actuel est peu propice à cette évolution, néanmoins la plus vive concurrence incite à renforcer la performance du site ce qui in fine est positif pour la démarche engagée : Aspects environnementaux Il n y a pas eu d actions engagées de nature à engendrer une modification du fonctionnement de SOFIBUS Patrimoine et ne nécessite donc pas de renouveler l évaluation des aspects environnementaux. En raison du chantier de rénovation et de la construction d un nouveau bâtiment, il est judicieux de bien se réapproprier la méthode d évaluation afin d envisager au mieux les actions à mettre en œuvre : Exigences légales et autres exigences La veille juridique est toujours assurée par un cabinet externe à une fréquence régulière et adaptée, elle est renforcée par un suivi interne à travers une veille complémentaire. A la lecture des conclusions de l analyse de la veille juridique, il ne semble pas exister de modification règlementaire à même d impacter les activités de SOFIBUS Patrimoine. Page 2

3 La société SOFIBUS Patrimoine n a pas souscrit volontairement à de nouveaux engagements : Objectifs, cibles et programme(s) La mise en œuvre des actions et leur suivi semblent être en phase avec le programme. Collecte des déchets : o La collecte du papier de SOFIBUS Patrimoine est maintenant assurée par le CEDRE (entreprise adaptée). Au regard des quantités produites, il serait judicieux de réduire la fréquence de collecte et d étudier la possibilité de l étendre aux entreprises volontaires. o La hausse du ratio Kg/m 2 loué traduit le restockage des entreprises et donc un début de reprise économique. o Les entreprises sont régulièrement informées sur ce sujet. Espaces verts : o Il a été étudié une solution d écopaturage pour l entretien de la parcelle récemment acquise mais les coûts se sont avérés trop élevés. o Une majorité des recommandations issues de l étude sur la biodiversité a été mise en œuvre comme : une tonte moins fréquente et plus haute, la taille douce de certains arbres, le broyage et la réutilisation localement de certains déchets verts o Une veille technique sur les innovations dans les solutions de substitution aux produits phytosanitaires est toujours en œuvre. Relations avec les locataires : o Suite aux résultats encourageants du questionnaire de satisfaction des locataires, différentes actions sont en préparation. Elles doivent permettre de renforcer les services à destination des usagers (conciergerie) et les liens entre les locataires (annuaire, extranet ). Nous pouvons imaginer à terme des services et des actions en lien avec la prise en compte de l environnement. o La dématérialisation des factures est toujours limitée en raison du faible attrait des entreprises pour cette solution et des difficultés inhérentes au suivi du client. Mais les duplicata sont systématiquement envoyés par mail. Activités de bureau : o La consommation énergétique a augmenté cette dernière année principalement en raison des conditions climatiques. L équipe semble toujours faire attention à cette thématique. Néanmoins, la consommation moyenne par salarié ( kwh) semble relativement élevée au regard des moyennes en Ile- de- France (8 296 kwh cf. Page 3

4 étude ARENE Ile- de- France Les consommations d énergie dans les bureaux en Ile- de- France, 2009 ). Des actions doivent être envisageables pour réduire cette consommation et faire des économies. o La mise en œuvre d une collecte spécifique du papier est une action intéressante. Comme mentionné précédemment, il serait judicieux d optimiser la fréquence de collecte. o La consommation d eau par salarié continue de diminuer. Des pistes d amélioration semblent exister au niveau de la forme des cuvettes. Gestion des lots et des bâtiments : o Une veille et une recherche de solutions pour une production locale d énergie sont toujours d actualité. o Différentes solutions techniques ont été étudiées pour optimiser la consommation électrique des mats d éclairage, mais la configuration technique actuelle n est pas propice à la mise en œuvre de solutions optimales. Un travail de veille et de recherche est toujours d actualité. o Afin d optimiser les interventions lors de la rénovation d un bâtiment, il est conseillé de faire appel à un thermicien avant et après un chantier pour bien identifier les actions à mettre en œuvre et mesurer les gains obtenus. o Un chantier de rénovation est actuellement en cours. Il est géré selon les procédures adéquates. o Un nouveau bâtiment est en cours de construction pour le compte d un client qui en deviendra propriétaire dans le cadre d une VEFA. Cette construction a fait l objet d un marché avec un promoteur. Dans ce cadre, la politique environnementale et les procédures associées ont été transmises à ce dernier. Il est fortement conseillé d assurer un suivi régulier de ce chantier important : Ressources, rôle, responsabilité et autorité L organisation interne semble être toujours bien adaptée à la démarche. Il est intéressant de noter le niveau d appropriation persistant de la démarche par les différents employés de la structure : Compétences, formation et sensibilisation Le remplacement de Christian Roy parti à la retraite est une bonne occasion pour tester la transmission des informations clés aux nouveaux employés. Il est pointé l importance de la formation au SME de Benjamin Cebreiro et l appropriation par ce dernier de la démarche. Page 4

5 Les difficultés rencontrées lors de l utilisation de l outil informatique d évaluation des chantiers révèlent la nécessité de bien identifier les différents points qui doivent faire l objet de procédure écrite ou tout du moins d une transmission : Communication La communication interne sur le SME semble être toujours adaptée et opérationnelle. La mise à jour du site internet favorise la communication autour de la démarche. Les différentes actions en cours d élaboration devraient favoriser les relations avec les locataires. Le développement de liens avec les acteurs institutionnels comme l Agence de développement économique est une orientation intéressante pour la valorisation du parc d activités et sa démarche. Il en va de- même pour les interventions lors de conférence comme celle réalisée par Jean- Marc Costes au SIMI. Déclaration environnementale (projet pour 2014) : o La déclaration semble complète et de nature à informer les lecteurs sur les actions mises en œuvre et celles planifiées. De même, elle apporte un éclairage pertinent sur les résultats obtenus. o Dans le chapitre Relations avec les locataires, il serait intéressant de mettre en avant quelques résultats clés de l enquête de satisfaction : Documentation La documentation version papier est mise à jour en fonction de la nécessité. Les outils de suivi informatique sont régulièrement utilisés : Maîtrise de la documentation : La maîtrise de la documentation est suffisante et adaptée. Les références à Christian Roy doivent être mises à jour dans l ensemble des documents du SME : Maîtrise opérationnelle : La maîtrise opérationnelle semble toujours de qualité : Préparation et réponse aux situations d urgence La préparation et la situation d urgence sont suffisantes et efficaces. L enregistrement des situations d urgence pouvant survenir est efficace : enregistrement d une situation d urgence : Surveillance et mesurage Les tableaux d indicateurs et les ratios associés évoluent dans le sens d une meilleure compréhension par les lecteurs de la performance du SME mise en œuvre. Il serait judicieux de chiffrer les coûts de la démarche ainsi que les gains afin d avoir une vision aussi économique. Page 5

6 : Evaluation de la conformité Il ne semble pas exister de problème particulier au regard des résultats de la veille règlementaire : Non- conformité, action corrective et préventive RAS Conclusion Le système de management environnemental de SOFIBUS concernant le parc d activités des Petits Carreaux est toujours adapté à la structure et au périmètre. Son appropriation par le personnel est toujours élevée, malgré les années et le contexte économique. Les principales actions programmées ont bien été mises en œuvres. La déclaration environnementale donne les informations environnementales clés et permet de mesurer les progrès de l organisme. Les actions entreprises dans les services aux usagers et le renforcement des liens entre les locataires sont de nature à faire évoluer dans le temps les pratiques de ces derniers. La réussite de cette démarche est essentielle pour permettre une évolution notable du parc d activités et donc de son SME. Afin d anticiper les évolutions de la norme ISO durant l année à venir, il est judicieux de renforcer la veille sur ce sujet. Page 6