TERMES DE REFERENCE Mission n 14INI152

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1 TERMES DE REFERENCE Mission n 14INI152 I. Informations générales Intitulé de la mission Composante Thématique(s) Bénéficiaire(s) Pays Renforcement des capacités de l Association Dounia Solidarité, en gestion financière et programmatique RSS/Tranverse Capacités de gestion Association Dounia Solidarité + (ADS) Burkina Faso Durée totale des jours prévus 40 jours Contact FEI Personne référente Coordonnées ANNIC Anne-Laure anne-laure.annic@diplomatie.gouv.fr +33 (0) II. Justification de la mission L Association burkinabè Dounia Solidarite+, créée le 18 octobre 1998, a pour mission d accompagner les communautés présentes dans ses zones d intervention pour faire face aux problématiques de santé publique et de développement dans une démarche de facilitation de l accès à la prévention des maladies, aux soins et traitements de qualité, aux services sociaux de base et au développement socioéconomique. Le soutien du Fonds mondial auprès du milieu communautaire, se fait au travers du PAMAC 1 (récipiendaire principal) pour des activités d appui à : - l organisation des groupes de paroles - l organisation des visites à domicile et à l hôpital - l organisation des ateliers thérapeutiques - l organisation des clubs d observance Dounia Solidarité+, en tant que sous sous-récipiendaire, intervient sur plusieurs thématiques qui sont notamment : - la lutte contre le VIH/sida, le paludisme et la tuberculose, - la nutrition, - la planification familiale, - la santé sexuelle et reproductive, - la promotion de la relation équitable et égalitaire entre hommes et femmes - le soutien au développement socioéconomique. 1 Programme d Appui au Monde Associatif et Communautaire Termes de références 14INI152 1

2 Concernant le VIH/Sida, le Burkina Faso, est dans une situation d épidémie généralisée avec une prévalence estimée à 0.9% de la population adulte en 2013 selon le Rapport Onusida Concernant les ans, la prévalence est estimée à 0.4% chez les hommes et de 0.5% chez les femmes. La tendance de la prévalence est à la stabilisation voire à la baisse selon les estimations de l OMS/Onusida puisqu elle était de 1.3% en Dans certaines populations, cependant, elle reste élevée comme chez les travailleuses du sexe pour lesquelles le taux était de 16,3% en Toujours selon le rapport Onusida, le nombre de personnes vivant avec le VIH atteignait parmi lesquelles femmes. Le rapport recensait par ailleurs décès liés au VIH. Concernant les subventions du Fonds mondial, ADS est pour les trois pandémies, sous-sous bénéficiaire : - depuis 2004 pour le VIH/SIDA - depuis 2010 pour le paludisme et la tuberculose Cependant l association rencontre des difficultés à la fois dans sa gestion financière et dans le suivi évaluation de ses activités. Ainsi, la conception, la mise en œuvre, le suivi-évaluation et la mesure de l impact des subventions allouées par le Fonds mondial nécessitent d être améliorés afin de répondre au souhait de passage à l échelle de l association. L association s est engagée, depuis 2013, dans un processus d autonomisation avec son partenaire Solidarité Sida afin d atteindre une autonomie en termes de gestion et de pilotage. Cette approche a permis de dégager des pistes d amélioration à court et moyen terme au niveau de son fonctionnement 4, de sa gestion administrative et financière 5 et de son système de suivi évaluation des activités. Ainsi, un tableau présentant les changements visés pour la période 2014 à 2016 a déjà été établi et est présenté en annexe des présents TDR. Cependant, cet appui technique de Solidarité Sida, qui se déroule majoritairement à distance, n a pas permis à l association de disposer d une étude approfondie des besoins. C est pour cela qu ADS souhaite qu une expertise technique lui soit apportée afin de mieux identifier ses forces et ses faiblesses et d envisager des solutions pour lui permettre de gérer efficacement ses ressources, ses programmes et la formulation de ses projets à venir. A l heure actuelle, il existe un manuel de gestion pour les projets du PADS 6 et du PAMAC. En revanche, pour les autres projets, la gestion se fait de manière «artisanale» sous le logiciel Excel. III. Objectifs et résultats poursuivis 1) Objectif général de la mission Renforcer les capacités de gestion et de suivi-évaluation de l association Dounia Solidarité en tant que sous-sous-récipiendaire du Fonds mondial. 2 Rapport Onusida Plan multisectoriel de lutte contre le sida de la région du centre PRM Capitalisation des acquis, gestion des ressources humaines 5 Absence de politique salariale et de manuel de procédures des gestions financière et administrative 6 Programme d Appui au Développement Sanitaire (récipiendaire principal) Termes de références 14INI152 2

3 2) Objectifs spécifiques Renforcer les capacités de l association dans sa gestion financière des subventions du Fonds mondial. Renforcer les capacités de l association dans la gestion programmatique de ses activités. Certaines thématiques concerneront à la fois la gestion programmatique et la gestion financière. Il sera ainsi demander aux experts d effectuer leur mission conjointement et de prêter attention à l interaction de ces deux dimensions de gestion. 3) Résultats à atteindre 1. Les procédures financières et opérationnelles d ores et déjà existantes seront adaptées en fonction des caractéristiques intrinsèques de la structure (taille, contexte, capacités ) afin de lui permettre de gérer de manière plus efficiente les subventions du fonds mondial. 2. Les capacités de suivi-évaluation des programmes mis en œuvre par l association sont renforcées. IV. Description de la mission 1) Activités prévues Dans le cadre de leur mission, les consultants auront à conduire les activités suivantes : Dans le cadre du résultat 1 gestion financière 1. Faire un diagnostic des forces et des faiblesses de l association en termes de gestion financière des subventions et dégager des recommandations permettant à l association de savoir à quels niveaux des progrès restent à faire. 2. S assurer que les procédures internes et les méthodes utilisées correspondent aux normes généralement reconnues pour les associations communautaires par rapport aux standards internationaux. 3. S assurer que les procédures des partenaires techniques et financiers sont correctement comprises et que leur utilisation par les membres de l association est optimisée. L association dispose d une trésorerie organisée par bailleur (un compte par projet et par bailleur) ce qui implique, pour eux, de connaître et maîtriser les procédures de gestion de chaque bailleur, notamment du Fond mondial. 4. Fixer la répartition des tâches administratives et comptables pour le suivi des subventions ainsi que la répartition des pouvoirs de décision. Il faudra être attentif par exemple à la question des signatures et des conflits d intérêt possibles dans la gestion de l association. 5. Renforcer les compétences de l expert-comptable sur le suivi financier et budgétaire des opérations. L association doit par exemple être renforcée dans ses capacités d autonomisation de gestion afin de pouvoir pratiquer des préfinancements ou gérer les retards de versement des subventions. Le paiement régulier et la justification des salaires versés doit également être un point d attention (interaction avec la gestion programmatique). Termes de références 14INI152 3

4 6. Proposer des améliorations sur les outils existants et/ou créer de nouveaux outils de gestion financière, le cas échéant. Les outils dont dispose actuellement l association sont : - Le manuel de gestion financière du PADS - Le manuel de gestion financière du PAMAC - Un tableur Excel pour la gestion financière et comptable. Un point d attention sera porté à la plateforme locale d échange entre sous sous récipiendaires, qui a été récemment mise en place et dont l objectif est d améliorer les pratiques de rendus des comptes et ainsi réduire les blocages lors des attentes des décaissements. Dans le cadre du résultat 2 gestion programmatique 1. Faire un diagnostic des forces et des faiblesses de l association en termes de gestion programmatique et de suivi-évaluation. 2. Proposer les modalités d appui les plus appropriées aux besoins identifiés. 3. Renforcer les capacités des gestionnaires de programme en termes de planification opérationnelle et de suivi-évaluation des activités. 4. Participer à l optimisation des pratiques de gestion du matériel : ordinateurs, clés Internet (interaction avec la gestion financière). 5. Proposer des améliorations sur les outils existants et/ou créer de nouveaux outils de gestion programmatique, le cas échéant. L association dispose déjà d outils de collectes de données internes pour leurs activités Un point d attention sera porté à la plateforme locale d échange entre sous sous récipiendaires, qui a été récemment mise en place et dont l objectif est d améliorer les pratiques de rendus des comptes et ainsi réduire les blocages lors des attentes des décaissements. 2) Livrables attendus - Diagnostic des forces et des faiblesses de l association en termes de gestion financière et programmatique présentant des recommandations et un calendrier prévisionnel de l assistante technique à mettre en œuvre. - Outils de gestion financière actualisés et/ou créés - Outil de gestion programmatique et suivi-évaluation actualisés et/ou créés - 3) Coordination Les experts devront apporter une attention particulière à l appui déjà fourni par Solidarité Sida. Une communication en amont de la mission pourra être envisagée afin de prendre connaissance de leurs interventions respectives. Les résultats de la mission leur seront communiqués par FEI. Termes de références 14INI152 4

5 V. Lieu, Durée et Modalités d exécution 1) Période de mise en œuvre : novembre 2014 janvier ) Date de démarrage : 15 novembre ) Date de fin : 15 février 2014 La mission se terminera par un débriefing de la mission avec ADS. 4) Durée effective : 40 jours prestés Expert 1 Gestion financière (expert international) La durée effective des prestations (jours ouvrables) de l'expert est de 20 jours, dont 15 jours au Burkina et 5 jours à domicile pour l'exploitation des données recueillies sur place, la finalisation d outils et la rédaction de rapports. Expert 2 Gestion programmatique (expert national) La durée effective des prestations (jours ouvrables) de l'expert - est de 20 jours, dont 15 jours auprès de l association Dounia Solidarité+ et 5 jours à domicile pour l'exploitation des données recueillies sur place, la rédaction de rapports. 5) Planning/calendrier : Le calendrier prévisionnel d exécution des missions se présente comme suit : Description des activités Lieu Période Durée (20 H/J) Expert international en gestion financière Durée (20 H/J) Expert national en gestion programmatique Diagnostic des forces et Ouagadougou Novembre jours 5 jours des faiblesses de l association Analyse du diagnostic, A distance Novembre jours 3 jours définition des pistes d amélioration et préparation des outils Appui à l amélioration / Ouagadougou Janvier jours 5 jours création des outils Renforcement des Ouagadougou Janvier jours 5 jours capacités des personnes concernées Rédaction des livrables A distance Février jours 2 jours Total 20 jours 20 jours Termes de références 14INI152 5

6 Les experts se rendront au Service de Coopération et d'action Culturelle (SCAC) de l'ambassade de France en début et en fin de mission pour une réunion d'échanges avec le Conseiller de Coopération et d Action Culturelle (COCAC). VI. Expertise et profil demandés 1) Nombre d experts : 2 2) Profil d expert Poste 1 : expert en gestion financière A. Qualifications et compétences : - Titulaire d un diplôme universitaire (2nd cycle) en administration, renforcement des organisations, gestion ou expérience équivalente - Spécialisation en gestion financière (ou expérience équivalente) indispensable - Excellentes qualités /capacités : de communication de travail en équipe et relationnel de transmission des savoirs d analyse et résolution des problèmes de prise de décision et d initiative - Excellente maitrise du français (écrit / oral) B. Expérience professionnelle générale - Expérience professionnelle d au moins 10 ans dans la lutte contre le VIH/SIDA / Paludisme / Tuberculose ou dans le secteur de la santé. - Expérience professionnelle dans la gestion de subventions du Fonds mondial d'au moins 5 ans. C. Expérience professionnelle spécifique - Plusieurs expériences similaires à la mission sont indispensables (état des lieux, élaboration d outils de suivi-évaluation), spécifiquement auprès d associations à base communautaire (critère éliminatoire) - Une expérience préalable au Burkina Faso est souhaitable Termes de références 14INI152 6

7 Poste 2 : expert en gestion programmatique A. Qualifications et compétences : - Titulaire d un diplôme universitaire (2nd cycle) en administration, renforcement des organisations, gestion ou expérience équivalente - Spécialisation en gestion de projet / suivi-évaluation (ou expérience équivalente) indispensable - Excellentes qualités /capacités : de communication de travail en équipe et relationnel de transmission des savoirs d analyse et résolution des problèmes de prise de décision et d initiative - Excellente maitrise du français (écrit / oral) B. Expérience professionnelle générale - Expérience professionnelle d au moins 10 ans dans la lutte contre le VIH/SIDA / Paludisme / Tuberculose ou dans le secteur de la santé. - Expérience professionnelle d'au moins 5 ans dans la gestion et le suivi-évaluation de projets financés par les subventions du Fonds mondial. C. Expérience professionnelle spécifique - Plusieurs expériences similaires à la mission sont indispensables (diagnostic, élaboration d outils de suivi-évaluation), spécifiquement auprès d associations à base communautaire (critère éliminatoire) - Bonne connaissance des enjeux et acteurs de la lutte contre le sida au Burkina Faso. VII. Compte-rendu de missions Un compte rendu (maximum 10 pages et suivant le modèle fourni) devra être remis par mail après chaque mission dans un délai de 10 jours après le retour. Ce compte-rendu, rédigé en français, devra pouvoir être diffusable auprès de l ensemble des partenaires concernés par la mission. VIII. Suivi-évaluation Dans l intérêt du bénéficiaire et de FEI, les indicateurs ci-dessous permettront d évaluer pendant et après la mission les résultats de la mission d expertise, afin de pouvoir à terme mesurer l atteinte des objectifs propres à la mission ainsi que l évolution de la performance des programmes financés par le Fonds mondial. Termes de références 14INI152 7

8 Indicateurs de performance Livrables Effets immédiats Effets intermédiaires Rapport de diagnostic des forces et faiblesses de l association Connaissances des besoins de l association Amélioration des capacités de gestion financière et programmatique de l association Dounia Solidarité+ Sources de vérification Rapport de Mission Outils de gestion administrative et comptable Outil de suiviévaluation L association dispose de documents/outils adaptés lui permettant de cadrer ses procédures de gestion financière L association dispose d un de documents/outils lui permettant de cadrer ses procédures de gestion Les procédures de gestion administratives et comptable sont plus efficientes et permettent à l association de postuler à de nouveaux financements La gestion programmatique est améliorée et permet à l association de postuler à de nouveaux financements Outils et documents. Evaluation à moyen-terme (6 mois) Outils et documents. Evaluation à moyen-terme (6 mois) IX. Informations pratiques Le bénéficiaire met à disposition des experts les moyens suivants : - Matériel : Une salle de travail - Ressources humaines : l équipe de gestion financière, les gestionnaires des subventions, l équipe des programmes Termes de références 14INI152 8

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