Cahier des charges Relations Presse

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1 Digne-les-Bains, le 15/04/2015 Dossier suivi par Eric OLIVE Pôle Promotion & Communication OBJET : Cahier des charges Relations Presse Madame, Monsieur, Je vous serais reconnaissant de bien vouloir nous adresser votre proposition concernant un contrat de relations presse. Vous trouverez, dans le cahier des charges ci-après détaillé, les modalités techniques et financières à nous retourner signées et validées en complément de votre proposition. Veuillez agréer, Madame, distinguées. Monsieur, l expression de nos salutations Eric OLIVE Responsable Pôle Promotion et Communication 1

2 I - Objet de la demande Dans le cadre des actions de promotion et de communication prévues dans son plan d actions, l Agence de Développement Touristique des Alpes de Haute Provence (ADT04) souhaite s adjoindre les services d un bureau ou d un(e) attaché(e) de presse pour promouvoir les atouts touristiques de la destination au travers des relations presse, autour de thématiques phares ou innovantes de notre destination, telles que les activités de pleine nature, la mobilité douce, l art de vivre, Les relations presse viseront prioritairement la presse belge, voire luxembourgeois Les relations presse se concentreront sur les medias à fort tirage et dont la ligne rédactionnelle ou les rubriques dédiées présentent une forte valeur ajoutée sur les thématiques liées au tourisme et au voyage Les relations presse comprennent le contact avec les rédactions mais également avec des pigistes, dont les articles peuvent paraître sur plusieurs supports. II Missions Il est attendu du bureau ou de l attaché(e) de presse les missions suivantes: Un rôle de conseil et des recommandations en matière de médias, choix des supports, planning et organisation de voyages de presse groupe, avec pour finalité de faire croitre la notoriété de la destination par la valorisation des atouts touristiques des Alpes de Haute-Provence à travers: I. l organisation d un voyage de presse été début juillet 2015: La finalisation du choix des supports se fera en concertation avec l ADT04 sur proposition du bureau ou de l attaché(e) de presse. La sollicitation au voyage se fera sous la forme d une invitation rédigée par le bureau ou l attaché(e) de presse au moins deux mois et demi avant le voyage 2

3 La thématique de ce voyage sera préalablement définie et découlera des orientations stratégiques de l ADT 04. Le programme détaillés puis l organisation et la logistique du voyage seront assurés par l ADT04. Afin de d optimiser l efficacité et le bon déroulement de ce voyage, l attaché(e) de presse participera à ce voyage pour lequel les journalistes seront au minimum 5 et au maximum 6. A l issue du voyage de presse, le bureau ou l attaché(e) de presse établira un compte rendu et effectuera un suivi auprès des journalistes ainsi qu une une veille des retombées presse. II. l organisation de deux voyages de presse hiver : Ces deux voyages auront lieu soit en fin d année 2015 soit au 1er trimestre La finalisation du choix des supports se fera en concertation avec l ADT04 sur proposition du bureau ou de l attaché(e) de presse. La sollicitation aux voyages se fera sous la forme d une invitation rédigée par le bureau ou l attaché(e) de presse au moins deux mois et demi avant le voyage La thématique de ces voyages sera préalablement définie et découlera des orientations stratégiques de l ADT 04. Le programme détaillés puis l organisation et la logistique des voyages seront assurés par l ADT04. Afin de d optimiser l efficacité et le bon déroulement de ces voyages, l attaché(e) de presse participera à ces voyages pour lequel les journalistes seront au minimum 5 et au maximum 6. A l issue des voyages de presse, le bureau ou l attaché(e) de presse établira un compte rendu et effectuera un suivi auprès des journalistes ainsi qu une une veille des retombées presse. III. Voyages ou Accueils de presse supplémentaires ou reportés En cours d année, en fonction des budgets disponibles et des opportunités, l ADT04 pourra décider de prévoir des voyages ou accueils de presse supplémentaires dont les conditions d organisation et de rémunération pour l agence ou l attaché(e) de presse seront identiques au contrat initial. Pour des raisons de disponibilités des différents intervenants (prestataires, journalistes, ), ou contraintes indépendantes de sa volonté (météo, etc ) l ADT04 se réserve par ailleurs la possibilité de 3

4 reporter ou de décaler certains accueils ou voyages, sans que cela n ouvre droit à versement d honoraires ou d indemnités au bureau de presse. III Durée de la Mission La mission est conclue à partir de la signature du contrat, jusqu au voyage de presse et au suivi des retombées presse. IV Budget et modalités de règlement Les honoraires du bureau ou de l attachée de presse seront réglés par l ADT 04, à 30 jours à réception de la facture correspondante. V - Proposition Commerciale Il est attendu que le bureau ou l attaché(e) présente un devis détaillé, poste par poste : Le voyage été Les deux voyages Hiver ses recommandations stratégiques en matière de communication institutionnelle et opérationnelle ainsi que les moyens matériels, humains et supports qui seront mis en œuvre. Selon les prescriptions de notre guide des achats et des procédures, cette proposition met en compétition 3 prestataires différents au minimum et sera mise en ligne sur notre site internet le 15 avril 2015, date d envoi du présent dossier. VI Choix du prestataire Le choix du bureau ou de l attaché(e) de presse sera acté en réunion du bureau de l ADT04 et les éléments de décision seront basés sur les critères suivants : Prix de la mission &frais annexes de gestion Connaissance du territoire Expérience de ce type de prestations 4

5 Connaissance des médias et des journalistes spécialisés dans la presse tourisme et proposition de supports pressentis en presse écrite, presse web, presse radio ou télévisuelle. VII Retour des offres Les réponses devront être adressées avant le 7 mai 2015 par voie postale ou par courriel à : Eric OLIVE Maison des Alpes de Haute-Provence Immeuble François Mitterrand BP DIGNE-LES-BAINS Cedex eric 5

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