Chapitre 2 Préparer et suivre les formations

Transcription

1 Chapitre 2 Préparer et suivre les formations Ce chapitre vous permet d approfondir vos connaissances sur un service (ou direction) spécifique de l entreprise : le service Formation. Il mobilise les compétences transversales du point 5.4, à savoir : collecter des informations spécifiques du domaine de spécialité ; mettre en œuvre les méthodes de travail spécifiques ; évaluer sa performance. Le chapitre mobilise de façon transversale des compétences d autres finalités : F3 F4 Chapitres 8, 9, 10 Chapitre 9 Page 123 Page 159 Assurer le suivi de décision Organiser les activités (liste de contrôle) Correction de la situation professionnelle «GIANNI» 2. Organiser les actions de formation a. Réalisez la liste de contrôle du projet. Proposition de réponse Liste de contrôle Projet : «Conseils et beauté : un plus pour la clientèle» Période test : Début : Semaine n 36 Fin : Semaine n 46 Date début Tâches Entrer en contact avec le service commercial pour obtenir les référents des fournisseurs de cosmétiques Négocier les tarifs des prestataires externes ; lister leurs besoins en matériels Fixer les dates avec les prestataires externes et internes Planifier les périodes de formation par magasin Documents à produire Courriel Liste des besoins pour les formations Agenda Planigramme Date limite Observations Réserver les salles de réunion pour toutes les sessions Fax de confirmation de réservation Réserver les hébergements des prestataires Sem. n 38 Informer les personnels des formations Renseigner le tableau de bord des formations (coûts, présence ) Note de service / Lettre de convocation Tableau de bord MàJ Sem. n 38

2 Sem. n 38 Sem. n 39 Sem. n 40 Préparer les documents nécessaires aux sessions de formation Rédiger et envoyer les ordres de mission pour les prestataires internes Envoyer les listes des présences aux prestataires Liste de présences Imprimé de frais Questionnaire de satisfaction Sem. n 38 Ordres de mission Sem. n 39 Sem. n 40 Sem. n 40 à Sem. n 45 Sem. n 46 Sem. n 10 (N+1) Récupérer les listes des présences Tableau de bord MàJ Sem. n 40 Envoyer les questionnaires de satisfaction Questionnaire déjà à aux salariés stagiaires produit sem. n 38 Sem. n 45 Dépouiller l enquête Enquêter sur le dispositif mis en place Rapport sur la satisfaction à chaud Questionnaire Sem. n 48 Sem n 12 (N+1) b. Rédigez la lettre de convocation aux formations pour les salariés de Lyon. Proposition de réponse En-tête de l entreprise Objet : formations Chère collègue, Champs de la base de données des salariés de Lyon Lyon, le 15 novembre N Pendant la fermeture de votre magasin du 25 au 29 novembre, nous vous invitons à participer aux formations suivantes : Lundi 25 novembre Réf. : de 9 h à 17 h Mardi 26 novembre «Pour un décolleté sur mesure» animé par de 9 h à 17 h Mercredi 27 novembre Réf. : de 9 h à 17 h Jeudi 28 novembre «Galber-Tonifier-Modeler» animé par de 9 h à 12 h30 Jeudi 28 novembre Réf. : de 14 h à 17 h Vendredi 29 novembre «Pailleter-Autobronzer-Sublimer» animé par de 9 h à 17 h Les formations se dérouleront dans la salle de réunion Alizé du siège social. Les déjeuners seront offerts. Nous comptons sur votre présence. Bien cordialement, La directrice des ressources humaines Mlle Ceriot

3 3. Assurer le suivi administratif et financier Planifiez les périodes de formation du personnel des boutiques concernées. Proposition de réponse Le planning ci-dessous a été réalisé sous Excel (voir fichier _chap02_situation_prof.xls). Légendes : 4. Dresser le bilan des actions menées Proposez un projet de questionnaire à soumettre aux salariés à l issue de leur formation. Proposition de réponse Il s agit d une enquête «à chaud» dont le questionnaire est distribué le dernier jour de formation. ÊTES-VOUS SATISFAIT(E) DE VOTRE FORMATION? La direction des ressources humaines est soucieuse de vous proposer des formations de qualité. Aussi, votre avis nous intéresse et nous permettra d améliorer les points nécessaires. Votre magasin : Votre nom :... Votre fonction :... Vous avez suivi les formations suivantes : «Pour un décolleté sur mesure» «Galber-Tonifier-Modeler» «Pailleter-Autobronzer-Sublimer»

4 Pour chacune des formations suivies, exprimez-vous sur les critères suivants : Très Insuffisant Satisfaisant insuffisant Clarté des explications sur les produits Clarté des explications sur les conseils à donner à la clientèle Clarté des explications sur les objectifs commerciaux Pertinence des supports utilisés Utilité des jeux de rôles Conditions matérielles (locaux, déjeuners ) Très satisfaisant Votre degré de satisfaction globale : Nous vous remercions d avoir répondu à ce questionnaire. N hésitez pas à nous faire part de toute autre remarque : Cordialement, La direction des ressources humaines

5 Fiche ressource 3 La formation du côté de l employeur C est la loi du 4 mai 2004 relative à la formation tout au long de la vie professionnelle et au dialogue social qui fixe les modalités en la matière. Cette loi a eu pour but d élever le montant des contributions, d élever au rang de devoir pour l employeur et de droit pour le salarié l accès à la formation professionnelle continue et de créer le dispositif du droit individuel à la formation (DIF). I Les contributions 1. L obligation légale Pour une entreprise de plus de 20 salariés, les taux de contribution dus par l employeur sont calculés à partir de la masse salariale. Les taux sont de trois catégories : 0,5 % est dédié au financement des contrats et périodes de professionnalisation et au DIF prioritaire (considéré par la branche comme tel) ; cette contribution est versée à un OPCA (organisme paritaire collecteur agréé). 0,2 % est dédié au financement du congé individuel de formation (CIF), du congé de bilan de compétences et du congé pour validation des acquis de l expérience (VAE) ; cette contribution est reversée à un OPACIF ou FONGECIF, deux organismes habilités pour la collecte et la gestion de ces fonds. 0,9 % est imputé au financement du plan de formation de l entreprise et aux DIF considérés comme non prioritaires par la branche. Cette contribution n est pas obligatoirement reversée à un OPCA, certaines grosses entreprises les conservent pour réaliser les formations. Cela représente donc une contribution obligatoire de 1,6 % au moins de la masse salariale consacrée à la formation. L entreprise peut choisir d investir davantage en fonction de ses besoins stratégiques. Si l entreprise emploie des salariés titulaires de contrats à durée déterminée, elle devra s acquitter d une contribution supplémentaire de 1 % calculée sur l assiette des salaires de ces contractuels. Enfin, toute entreprise doit verser une taxe d apprentissage auprès des OPCA qui la redistribuent aux établissements dispensant des formations professionnelles. 2. Les frais pris en charge Qu il s agisse du remboursement des sommes avancées par l entreprise auprès de son organisme collecteur ou des fonds qu elle gère elle-même, les frais sont de trois ordres : les frais pédagogiques : ils couvrent le paiement du prestataire externe ou les salaires et frais divers du prestataire interne ; les salaires et charges sociales : les temps de formation sont considérés comme du travail effectif (ils comptent aussi pour le calcul des congés annuels). Les salariés en formation perçoivent leur rémunération. Lorsque la formation se déroule hors temps de travail et qu une allocation de formation est prévue, celle-ci est aussi couverte par les frais dédiés à la formation ;

6 les frais de transport, d hébergement et de restauration : si la formation demande un déplacement particulier et engage des frais supplémentaires, ceux-ci sont couverts par le budget consacré à la formation. II Les relations internes 1. Les représentants du personnel Dans les entreprises de 10 salariés et plus, le chef d entreprise doit consulter les représentants du personnel à deux reprises durant l année. Une première réunion doit avoir lieu avant le 14 novembre de l année en cours afin de valider le bilan des actions de formation de l année antérieure et de l année en cours. Ce bilan ne concerne pas uniquement les actions inscrites au plan de formation, mais aussi toutes celles qui ont été réalisées au titre du contrat ou de la période de professionnalisation, du CIF, du DIF, des congés VAE ou bilan de compétences. Ce bilan porte sur les objectifs, le budget et les évaluations des actions de formation précitées. La deuxième réunion doit se tenir avant le 31 décembre de l année en cours et a pour objet de valider le plan de formation à venir. Cette rencontre permet d établir la liste des actions retenues et le public concerné, la liste des demandes individuelles accordées aux salariés, les conditions de mise en œuvre (calendrier, budget, prestataires) des formations envisagées. 2. Les salariés C est à l issue des entretiens annuels individuels que l employeur est en mesure de déterminer quels sont les besoins de formation des salariés. Il les fait coïncider avec les objectifs stratégiques de l entreprise. Dans le cadre du plan de formation, l employeur est en mesure d imposer au salarié de suivre le stage visé. En cas de refus du salarié, celui-ci commet une faute professionnelle (puisqu il agit à l encontre du lien de subordination que lui impose son contrat de travail). En revanche, l employeur ne peut pas lui imposer de se soumettre à un bilan de compétences ni à une validation des acquis de l expérience. L employeur ne peut pas non plus obliger un salarié à suivre une formation en dehors du temps de travail, sauf accord de branche ou accord écrit avec le salarié. III Les relations externes 1. Les OPCA Les organismes paritaires collecteurs agréés sont des organismes professionnels ou interprofessionnels habilités à percevoir les contributions, dues au titre des formations, des employeurs. En contrepartie, ces organismes peuvent proposer un éventail de services à l employeur allant de la simple gestion et redistribution des fonds lors du financement des actions de formation jusqu au conseil à l élaboration du plan de formation, en passant par les prestations de formation. Ils servent de relais au sein d une branche de métiers ou d activité pour déterminer les

7 orientations en matière de formation professionnelle. Ainsi, ils peuvent considérer certaines actions comme prioritaires et financer plus largement les efforts de formation des entreprises qui s y engagent. 2. Les FONGECIF et OPACIF Les fonds consacrés aux congés individuels de formation sont séparés des autres fonds et sont donc gérés par d autres organismes collecteurs spécialisés. En effet, la demande de congé individuel de formation est à l initiative du salarié et peut concerner une formation n ayant aucun rapport avec la branche d activité à laquelle appartient l entreprise. 3. Les prestataires de formation Les prestataires de formation peuvent être définis comme toute personne ou tout organisme apte à dispenser un savoir, savoir-faire ou savoir-être. Ils sont donc multiformes : le prestataire peut être interne (un salarié expérimenté ou détenant une expertise dans son domaine) ou externe. Parmi les prestataires externes, on peut compter les prestataires publics : organismes reconnus par un ministère (du Travail : AFPA ; de la Santé : CHU ; de l Éducation nationale : GRETA ) ; ou parapublics (chambres de commerce et d industrie ou chambres de métiers). Il peut s agir de prestataires privés spécialisés dans un domaine d expertise (un consultant en profession libérale ou une entreprise de consulting), ou bien d organismes spécialistes de la formation.

8 Fiche ressource 4 La formation du côté du salarié Le salarié bénéficie des formations choisies par l employeur mais peut également user de son droit individuel à la formation au travers de différents dispositifs. I Le congé individuel de formation (CIF) 1. Les conditions à remplir Pour prétendre à un CIF, un salarié doit justifier d une ancienneté de plus de 12 mois dans l entreprise et avoir le statut de salarié depuis plus de 24 mois. Le salarié doit faire une demande écrite à son employeur au moins 60 jours avant son départ si le congé est d une durée de 6 mois au maximum. Au-delà et sans excéder 12 mois, il doit faire sa demande dans les 120 jours qui précèdent son départ. 2. Les formations visées Le salarié demandeur d un CIF a le droit de se former à tout et ce, que cela ait un rapport ou non avec l activité de l entreprise. Le CIF peut permettre au salarié de changer de profession, d accéder à un niveau supérieur de qualification et même d exercer des responsabilités associatives bénévoles. 3. Les frais pris en charge Le salarié en CDI continue à percevoir son salaire versé par l employeur. L organisme collecteur peut prendre en charge tout ou partie du salaire et des charges sociales qu il reversera à l employeur. Ce reversement est conditionné par la fourniture d une attestation de fréquentation du stage (relevée par le biais des fiches de présence de l organisme de formation). Les coûts pédagogiques, c est-à-dire le montant de la formation versé au prestataire de formation, peuvent aussi être pris en charge en tout ou partie par le fonds collecteur. Si la totalité des coûts n est pas prise en charge, l employeur ou le salarié lui-même y pourvoira. Enfin, les frais annexes, à savoir les frais de transport et d hébergement, sont remboursés selon un système forfaitaire fixé par l OPACIF ou le FONGECIF. II Le droit individuel à la formation (DIF) 1. Les conditions à remplir Pour prétendre à un DIF, le salarié doit justifier d une ancienneté d au moins 12 mois dans l entreprise, à temps complet ou à temps partiel (au prorata temporis). Ce droit est mis en œuvre à la demande du salarié qui peut utiliser ses 20 heures annuelles ou les cumuler sur 6 ans (dans la limite de 120 heures). Aucun délai ni aucune forme de la demande ne sont imposés par la loi. Néanmoins, l employeur doit se prononcer dans un délai d un mois suivant la demande. Il est donc préférable que celle-ci se fasse par écrit. L employeur peut accepter ou refuser la demande en

9 fonction des nécessités de service. Dans le cas d un refus pendant 2 années consécutives, le salarié a le droit de déposer sa demande dans le cadre du CIF. L organisme collecteur examinera sa requête en priorité. 2. Les formations visées Il existe des actions de formation prioritaires définies par accord collectif d entreprise ou de branche ou interprofessionnel. Le salarié peut choisir parmi celles-ci sans que ce soit une obligation, sauf si l employeur le lui impose. Lorsque ce ne sont pas des actions de formation prioritaires, le salarié peut choisir des formations visant à acquérir une qualification plus élevée, acquérir, entretenir ou perfectionner des connaissances. Le choix de l action de formation mise en œuvre dans le cadre du DIF doit être arrêté par accord écrit de l employeur et du salarié. 3. Les frais pris en charge Le DIF se déroule principalement en dehors du temps de travail. En contrepartie, le salarié perçoit une allocation formation égale à 50 % de sa rémunération nette de référence. Mais s il existe une convention ou un accord collectif de branche qui le prévoit, l action de formation pourra avoir lieu en partie sur le temps de travail. Le salarié verra alors sa rémunération maintenue normalement. Selon la nature du DIF (prioritaire ou non), c est l employeur ou l OPCA qui prend en charge les coûts de formation, la rémunération et les frais annexes (transport, hébergement et restauration) du salarié. Aucune participation financière ne peut être demandée au salarié. III Le congé VAE et le bilan de compétences Ces deux types de congés durent 24 heures et relèvent de l initiative du salarié. L un et l autre sont financés par le FONGECIF ou l OPACIF. Pour y prétendre, il faut pour un CDI une ancienneté de 12 mois dans l entreprise et 5 ans d expérience ; et pour un CDD une ancienneté de 4 mois dans les 12 dernier mois, effectués dans l entreprise, et 24 mois d expérience. Le congé de validation des acquis de l expérience consiste pour un salarié à préparer un dossier relatant son expérience de 3 ans au moins en relation avec le diplôme visé. Le dossier sera examiné par une commission qui pourra entendre le salarié sur ses compétences. À l issue de la procédure, le jury peut attribuer tout ou partie du diplôme. Le bilan de compétences permet au salarié de faire le point sur ses compétences et ses projets professionnels. Le salarié est aidé dans cette prospection par un organisme habilité. À l issue du bilan, il peut envisager de suivre des formations en vue d atteindre ses nouvelles aspirations professionnelles dans ou hors de l entreprise pour laquelle il travaille.