Université Régionale des Métiers et de l Artisanat de Midi Pyrénées

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1 Université Régionale des Métiers et de l Artisanat de Midi Pyrénées Consultation en vue de l acquisition d un progiciel de gestion intégré de la formation Ref : PGI Formation Cahier des Clauses Administratives Particulières (CCAP) CCAP PGI_v0.4

2 Sommaire 1. Désignation du pouvoir adjudicateur Objet du marché Procédure de passation Durée du marché - résiliation Durée du marché Conditions de résiliation Documents constituant le dossier de consultation Pièces propres au marché Pièces générales Nature des prestations Modalités de détermination des prix Proposition financière Prix Répartition des paiements Contenu des prix Variations de prix Clause de sauvegarde Opérations de vérification et d admission Mise en ordre de marche Vérification d aptitude Vérification de service régulier Admission Garantie technique Assistance et maintenance Facturation et règlement des services Facturation Modalités de règlement Délai global de paiement Durée et point de départ du délai En cas de défaut de paiement dans le délai Délais d exécution et conditions de livraison Délais de livraison et mise en ordre de marche Délais d intervention pour maintenance corrective Délais de résolution des désordres (maintenance corrective) Lieux et modalités de livraison Pénalités Pénalités de retard pour livraison Pénalités pour retard d intervention pour maintenance corrective Assurance Cautionnement Responsabilité du titulaire en cas de dommages de son fait Sous-traitance La mise en œuvre Délai global de paiement du sous-traitant CCAP PGI_v0.4 2/11

3 1. Désignation du pouvoir adjudicateur Chambre Régionale de Métiers et de l Artisanat de Midi Pyrénées 59 ter Chemin Verdale Saint-Jean 2. Objet du marché La présente consultation concerne l acquisition d un progiciel de gestion intégré de nos centres de formation. Elle comprend : - L acquisition de licences, - Le déploiement et la migration des données, - La formation des utilisateurs sur site, - L assistance aux utilisateurs, - La maintenance évolutive du progiciel, - Et le pilotage projet. 3. Procédure de passation La présente consultation est lancée selon la procédure d appel d offres ouvert, en vertu des dispositions des articles 33 et 57 à 59 du Code des Marchés Publics. 4. Durée du marché - résiliation 4.1 Durée du marché Le marché prend effet à compter de sa date de notification. Il est passé pour une durée de trois (3) ans ferme. Le pouvoir adjudicateur s octroie la possibilité d affermir les tranches conditionnelles au plus tard 6 mois avant la date de fin du présent marché. 4.2 Conditions de résiliation Il sera fait application des clauses de résiliation prévues au CCAG Fournitures courantes et services. CCAP PGI_v0.4 3/11

4 5. Documents constituant le dossier de consultation 5.1 Pièces propres au marché Ces pièces prévalent les unes sur les autres dans l ordre suivant en cas de contradiction entre elles : - L acte d engagement, - L annexe financière, - Le présent Règlement de la Consultation, - Le CCTP, - Le CCAP. 5.2 Pièces générales - Le Cahier des Clauses Administratives Générales applicable aux marchés de fournitures courantes et services Ce document n est pas matériellement joint aux pièces du marché. 6. Nature des prestations Les prestations demandées sont les suivantes : - Acquisition de licences d un Progiciel de Gestion Intégré, - Déploiement du progiciel et migration des bases de données existantes, - Formation des utilisateurs sur site, - Assistance aux utilisateurs, - Maintenance évolutive du progiciel, - Pilotage projet. Le progiciel doit respecter la législation et les règlements en vigueur des titres et diplômes relevant du RNCP, ainsi que de leur mise en œuvre en formation initiale et continue (notamment par alternance). Il doit avoir fait l objet d une déclaration conforme à la C.N.I.L. Les informations codifiées gérées dans le progiciel, qui ont une relation avec des documents ou fichiers d échange avec des tiers doivent être conforme aux cahiers des charges et nomenclatures publiés par les partenaires des centres de formation (Ministères Education Nationale, Travail, Conseil Régional, Organisations Professionnelles ). CCAP PGI_v0.4 4/11

5 7. Modalités de détermination des prix 7.1 Proposition financière La proposition financière du soumissionnaire figure dans l annexe financière. Elle doit être fournie au format Excel, sur support électronique. Cette proposition est réalisée sur la base des besoins par département en nombre d utilisateurs, tels que précisé dans le CCTP, chapitre 5 et doit donc tenir compte des volumes. RAPPEL DES BESOINS PAR DEPARTEMENT : Domaine Gestion de la formation TRANCHE FERME TRANCHES CONDIT CRMA Total Option 65 Option 82 Total Option s Total Général Domaine Planification et suivi de l activité TRANCHE FERME TRANCHES CONDIT. Domaine Gestion Pédagogique TRANCHE FERME TRANCHES CONDIT. Domaine Gestion des contacts CAD TRANCHES CONDIT. Tableaux de bord URMA TRANCHE FERME CCAP PGI_v0.4 5/11

6 7.2 Prix Répartition des paiements Les prestations sont réglées au titulaire et à ses sous-traitants déclarés au moment de l établissement du marché ou ultérieurement par voie d avenant ou d acte spécial, par application de l annexe financière figurant à l acte d engagement Contenu des prix Les prix sont établis hors T.V.A et toutes taxes comprises et en euros. Ils sont réputés complets et comprennent toutes les charges fiscales, parafiscales ou autres frappant obligatoirement la prestation au moment de son exécution. Dès la consultation du dossier et avant la remise de l acte d engagement, le soumissionnaire prendra soin de signaler par écrit, toute anomalie ou insuffisance qui lui apparaîtrait dans l exécution prévue. En aucun cas, le titulaire ne pourra arguer des imprécisions, des erreurs, des omissions ou des contradictions du CCTP pour justifier une demande de supplément. Les anomalies survenant au cours du marché et n entrant pas dans les évènements considérés comme cas de force majeure seront réputés être comprises dans l économie du marché. Les aléas, qui donneraient naissance à une interruption provisoire des prestations sans bouleverser l économie du marché, ne pourront servir de fondement à une demande d indemnité Variations de prix Selon l article 10.1 du C.C.A.G. fournitures courantes et services, les prix sont réputés fermes et définitifs pour la durée du marché Clause de sauvegarde En cas d augmentation supérieure à 3%, la personne publique se réserve le droit de résilier sans indemnité la partie non exécutée du marché à la date du changement de tarif. 8. Opérations de vérification et d admission L installation et la mise en ordre de marche du progiciel sont effectuées par le titulaire. Les opérations de vérifications et d admission sont les suivantes : 8.1 Mise en ordre de marche La mise en ordre de marche a pour but de constater que l ensemble des logiciels et des prestations est fourni. Dès la mise en ordre de marche, le titulaire transmettra la déclaration de cette mise en ordre de marche au pouvoir adjudicateur. CCAP PGI_v0.4 6/11

7 La date de réception de cette déclaration par la personne publique constitue le point de départ du délai de vérification d aptitude et de service régulier. 8.2 Vérification d aptitude La vérification d aptitude débute à la fin de la mise en ordre de marche et a pour but de constater : - Que le progiciel déployé s intègre bien, qu il est apte à remplir les fonctions mentionnées dans le CCTP et dans la réponse technique du titulaire, - Que les performances sont conformes aux éléments techniques fournis par le titulaire, - Que les données sont correctement reprises, - Que les personnels ont reçu la formation prévue, - Que le système est prêt à fonctionner. 8.3 Vérification de service régulier La régularité de service s observe à partir du jour où la vérification d aptitude a été prononcée, et a pour but de vérifier que le système est capable d assurer un service régulier dans les conditions normales d exploitation : - Que les temps de réponses sont conformes à ceux indiqués dans la réponse technique du titulaire, - Qu aucun dysfonctionnement n est constaté, - Que les éventuelles interventions d assistance se déroulent conformément aux engagements du titulaire dans sa réponse technique. La durée impartie pour effectuer cette vérification est de trente (30) jours ouvrés à compter de la date de réception de la déclaration de mise en ordre de marche par le titulaire du marché. Passé ce délai, le service sera réputé régulier tacitement, à défaut de décision contraire expresse de la personne publique. Si la vérification de service régulier est négative, la personne responsable du marché prend soit une décision d ajournement, avec vérification de la régularité de service pendant une nouvelle période de trente (30) jours ouvrés, soit de rejet du matériel. En cas d ajournement, le titulaire, après intervention du matériel, notifie une nouvelle mise en ordre de marche. 8.4 Admission A l issue de la vérification de service régulier, l admission sera prononcée. La personne publique notifiera sa décision d admission dans un délai de trente (30) jours francs à compter de la fin de la période de vérification de service régulier. Passé ce délai, l admission sera réputée acquise tacitement. CCAP PGI_v0.4 7/11

8 9. Garantie technique Il n est pas prévu de garantie technique, le progiciel faisant l objet d une assistance et maintenance. 10. Assistance et maintenance L assistance aux utilisateurs, maintenance préventive et corrective fait partie du CCTP du présent marché. Il en est de même pour la maintenance évolutive du progiciel. 11. Facturation et règlement des services 11.1 Facturation Les factures afférentes au marché devront regrouper les éléments de façon à permettre la vérification par rapport aux éléments constitutifs de l offre initiale. Elles seront établies en un original et deux copies portant, outre les mentions légales, les indications suivantes : - Les noms, n Siret et adresse du créancier, - Le numéro de son compte bancaire ou postal tel qu'il est précisé à l'acte d'engagement. - Le numéro et la date du marché, ainsi que pour chaque avenant, et le cas échéant, la date et le numéro du bon de commande, - Le montant hors T.V.A des prestations exécutées, - Le taux et le montant de la T.V.A., - Le montant total des prestations exécutées, - La date de facturation. Les factures seront adressées à l'adresse suivante : Chambre Régionale de Métiers et de l Artisanat de Midi Pyrénées 59 ter Chemin Verdale Saint-Jean 11.2 Modalités de règlement Les prestations du titulaire seront réglées au fur et à mesure de la livraison dans les sites, à l issue de son admission. CCAP PGI_v0.4 8/11

9 11.3 Délai global de paiement Durée et point de départ du délai Conformément à l article 96 du Code des marchés publics et au Décret n du 29 mars 2013 relatif à la lutte contre les retards de paiement dans les contrats de la commande publique, le paiement s effectuera dans un délai de 30 jours à compter de la date correspondant à la remise par le titulaire des pièces afférentes au paiement à condition que la facture ne soit pas contestée par le responsable du marché. Selon le Décret n du 29 mars 2013 relatif à la lutte contre les retards de paiement dans les contrats de la commande publique, le point de départ du délai global de paiement est la date de réception de la demande de paiement par la personne publique contractante. Toutefois, le point de départ de ce délai est la date d exécution des prestations lorsqu elle est postérieure à la date de réception de la demande de paiement En cas de défaut de paiement dans le délai Le défaut de paiement dans le délai fait courir de plein droit et sans autre formalité, au bénéfice du titulaire ou du sous-traitant, des intérêts moratoires à compter du jour suivant l expiration du délai global. Ils doivent être liquidés et mandatés automatiquement sans que l entreprise ait à les réclamer. Il est rappelé, à cet égard, que toute renonciation est réputée non écrite conformément à l article 67 de la loi n du 8 août 1994 portant diverses dispositions d ordre économique et financier. Les intérêts moratoires demeurent d ordre public. L assiette des intérêts moratoires est le principal de la créance, toutes taxes comprises. Le taux des intérêts moratoires est celui est égal au taux d'intérêt appliqué par la Banque centrale européenne à ses opérations principales de refinancement les plus récentes, en vigueur au premier jour du semestre de l'année civile au cours duquel les intérêts moratoires ont commencé à courir, majoré de huit points de pourcentage. 12. Délais d exécution et conditions de livraison 12.1 Délais de livraison et mise en ordre de marche Les déploiements et migration des données dans les départements interviendront dans un délai de 21 jours francs maximum à compter de la date de notification et/ou d affermissement de de la tranche conditionnelle. Les pénalités de retard seront appliquées dès cette date. CCAP PGI_v0.4 9/11

10 12.2 Délais d intervention pour maintenance corrective Le titulaire du marché devra intervenir en maintenance corrective à compter de la réception de la télécopie ou de tout autre moyen de la personne publique dans un délai de un (1) jour ouvré Délais de résolution des désordres (maintenance corrective) Les interventions du titulaire ne devront pas entraîner une indisponibilité supérieure à trois jours ouvrées à compter de la réception de la télécopie ou de tout autre moyen de la personne publique Lieux et modalités de livraison A la notification du marché, la méthodologie de pilotage projet proposée par le titulaire dans son offre, feront l objet d une réunion de lancement avec le titulaire. Les lieux et modalités de livraison seront alors précisément déterminés entre les parties. 13. Pénalités 13.1 Pénalités de retard pour livraison En cas de dépassement des délais contractuels de livraison, le titulaire encourt une pénalité calculée par application sur le montant HT en prix de base du marché de la formule suivante : P1= V1 /R dans laquelle : - P1= montant de la pénalité - V1= valeur du prix du domaine fonctionnel sur lequel la pénalité est calculée R=nombre de jours calendaires de retard Pénalités pour retard d intervention pour maintenance corrective En cas de dépassement des délais contractuels d intervention pour maintenance corrective, le titulaire encourt une pénalité calculée par journée calendaire de retard de : P2 = 300 HT. 14. Assurance Il est rappelé que le titulaire doit justifier qu il est titulaire d une assurance couvrant sa responsabilité civile inhérente en cas de dommage occasionné par l exécution du présent marché. CCAP PGI_v0.4 10/11

11 15. Cautionnement Le présent marché est dispensé de cautionnement. 16. Responsabilité du titulaire en cas de dommages de son fait En cas d accident matériel ou logistique touchant le patrimoine de la personne publique et mettant en cause le titulaire, celui-ci devra assurer à ses frais et dans les meilleurs délais les réparations nécessaires à la remise en état des installations touchées. 17. Sous-traitance 17.1 La mise en œuvre Conformément aux articles 112 et suivants du Code des marchés publics et à l article 3-6 du CCAG fournitures courantes et services, le titulaire ne peut sous-traiter l exécution de certaines parties de son marché, sans avoir obtenu de la personne responsable du marché l acceptation de chaque sous-traitant et l agrément des conditions de paiement de chaque contrat de sous-traitance. Chaque sous-traitant est proposé par le titulaire à la personne publique qui est libre de l accepter ou de le refuser. Pour chaque sous-traitant, le titulaire doit joindre, en sus de l acte spécial, les pièces mentionnées aux articles 45, 46 et 114 du code des marchés publics. Toutes les pièces relatives à la déclaration et au paiement des sous-traitants, transmises par le titulaire à la personne publique, doivent être établies dans la même unité monétaire que la monnaie de compte du marché. En cas de sous-traitance, le titulaire joint à sa facture, en double exemplaire, une attestation indiquant la somme à régler par la personne publique au sous-traitant concerné. Cette somme tient compte d une éventuelle variation dans les prix, prévue dans le contrat de sous-traitance et inclut la T.V.A. Il est rappelé que toute sous-traitance supérieure à un certain seuil doit faire l objet d un paiement direct au sous-traitant (article 115 du code des marchés publics). La déclaration de chaque sous-traitant à la personne publique est obligatoire Délai global de paiement du sous-traitant Selon les articles 115 et 116 du Code des marchés publics et le Décret n du 29 mars 2013 relatif à la lutte contre les retards de paiement dans les contrats de la commande publique, le délai global de paiement du sous-traitant payé directement par la personne publique est identique à celui prévu au marché pour le paiement du titulaire. En cas de défaut de paiement dans le délai, les modalités prévues à l article 14.1 s appliquent au sous-traitant CCAP PGI_v0.4 11/11