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1 Ce modèle doit se trouver sous le répertoire C:\Users\toto\AppData\Roaming\Microsoft\Templates EN BLANC AVANT IMPRESSION»»» Version : Date du livrable : Mars Pour rafraîchir le numéro de version, sélectionner la bulle au centre de la page et faire F9. Mozaïk finances Nouveautés et améliorations de la version Mars 2015

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3 Table des matières 1 Améliorations fonctionnelles Révision de la nomenclature des rôles de MOZAÏK-Finances Vérification de la correspondance Dofin dès la saisie du compte de grand livre Validation des dimensions fixes d un compte Liste des immobilisations : ajout de champ Confidentialité de la charte de compte Confidentialité actuelle conservée en partie et convertie Profil de confidentialité pour les comptes de GL Groupe de profils de confidentialité pour les comptes de GL L utilisateur Application de la confidentialité Relevés de compte expédiés par courriel Recherche par code postal Correction d anomalies CàR : Transaction d un mois par journal des paiements CàR : Transaction en cours d un client Département par défaut de l utilisateur bien inscrit dans les lignes de la facture financière PILOTAGE - Fonction Compte à payer Recherche par numéro de TPS ou TVQ Possibilité de filtrer par provenance au journal des paiements Montant des taxes modifié mis à jour au récapitulatif d une facture Autocotisation de taxe Ordre d affichage des dates des factures fournisseurs Création automatique du fournisseur dans MOZAÏK Importation automatisée des fournisseurs réguliers de DOFIN Mise à jour des fournisseurs dans DOFIN Liste des investissements Numéro de fichier de dépôt relié au compte bancaire Liens SIMACS réalisé Liens AVANT-GARDE réalisé Mars 2015

4 Améliorations fonctionnelles Révision de la nomenclature des rôles de MOZAÏK-Finances Mozaïk-Finances 1 Améliorations fonctionnelles COULEUR DE POLICE EN BLANC AVANT IMPRESSION»»» en Révision de la nomenclature des rôles de MOZAÏK-Finances Les rôles de sécurité ont été renommés afin de simplifier leur attribution. 1.2 Vérification de la correspondance Dofin dès la saisie du compte de grand livre La vérification qui s assure que le compte de grand livre d une ligne de facture existe dans les correspondances pour la charte de compte Dofin-Mozaïk est effectuée maintenant lors de la saisie et non plus seulement à la validation de la facture financière. Cette vérification se fait aux endroits où l on saisit manuellement les comptes de grand livre (facture et journaux). 4

5 Mozaïk-Finances Améliorations fonctionnelles Validation des dimensions fixes d un compte 1.3 Validation des dimensions fixes d un compte Si un compte a des dimensions financières fixes, il est désormais impossible de saisir ce même compte avec des valeurs de dimensions financières différentes de ce qui est fixé. Cette vérification se fait aux endroits où l on saisit manuellement les comptes de grand livre (facture et journaux). 1.4 Liste des immobilisations : ajout de champ Les informations suivantes ont été ajoutées à l état Liste des immobilisations : le nombre de périodes d amortissement restantes et la date de mise en service. Avant : Après : GRICS,

6 Améliorations fonctionnelles Confidentialité de la charte de compte Mozaïk-Finances 1.5 Confidentialité de la charte de compte Il est maintenant possible d appliquer la confidentialité sur les postes comptables Confidentialité actuelle conservée en partie et convertie La confidentialité déjà présente dans l environnement de MOZAÏK-Finances a été conservée en partie et convertie afin de respecter le nouveau format de confidentialité. Note importante : S il existait des restrictions sur les allocations dans la confidentialité de vos groupes d utilisateurs, celles-ci ne sont pas reportées dans la nouvelle confidentialité. C est pour cette raison qu il est mentionné que la confidentialité a été conservée en partie seulement. S il n y avait pas de restriction sur les allocations, la confidentialité a été conservée en totalité. La partie de la confidentialité gérée par la hiérarchie d organisation n est pas changée. (Restreindre un utilisateur à un ou plusieurs départements) Les droits sur les départements et sur les classifications qui étaient définis initialement dans la confidentialité et des groupes d utilisateurs ont été reportés directement sur les utilisateurs inscrits dans chacun des groupes. Rappelons que les restrictions sur les allocations sont perdues et qu il faudra les refaire. On retrouve ces informations dans la modification d un utilisateur. Chemin d accès : Administration du système Courant Utilisateurs Utilisateurs 6

7 Mozaïk-Finances Améliorations fonctionnelles Confidentialité de la charte de compte Profil de confidentialité pour les comptes de GL La partie de la confidentialité et sécurité qui était dans les groupes d utilisateurs est déplacée dans deux nouvelles fonctionnalités : Les profils de confidentialité pour les comptes de GL Le groupe de profils de confidentialité pour les comptes de GL Ces 2 nouvelles fonctionnalités sont initialisées de façon à donner tous les droits aux utilisateurs existants. Ceci afin de permettre l utilisation normale de MOZAÏK-Finances suite à l installation de la version «54» sans intervention immédiate Rôle Responsable des profils confidentialité Il faut déterminer quel utilisateur aura la responsabilité de tenir à jour les profils de confidentialité à la CS. Il faut ajouter le rôle «Mozaïk-Finances Responsable des profils confidentialité» à l utilisateur. Ce nouveau rôle donne accès à l activité «Profils confidentialité du compte GL» et à l activité «Groupes de profils de confidentialité du compte GL». L attribution de la confidentialité par utilisateur est également disponible par l activité Utilisateurs de la fonction Administration du système. Toutefois, ce n est pas le rôle «Mozaïk-Finances Responsable des profils confidentialité» qui donne accès à ces fonctionnalités, mais le rôle «Administrateur système» Définition des Profils confidentialité du compte GL Pour tirer profit de cette mécanique d attribution des postes comptables autorisés, il est fortement suggéré d établir une structure de départ. On suggère de déterminer comment sera découpée la charte de compte. Par groupe de comptes principaux selon leur utilisation, par groupe d allocations pour les CS qui auront tendance à reporter les catégories de comptes Dofin vers une allocation Mozaïk ou un mélange de groupes de comptes principaux et d allocations. Une fois ce découpage établi, on obtiendra au final, une série de profils de confidentialité distincts. Exemple : Un pour le primaire - rémunération - personnel enseignant, un autre pour le personnel de soutien administratif, un autre pour le secondaire - rémunération - personnel enseignant, etc. GRICS,

8 Améliorations fonctionnelles Confidentialité de la charte de compte Mozaïk-Finances Cette fenêtre permet de créer et de supprimer des codes de profils de confidentialité. Si le découpage expliqué plus haut est bien structuré, lors d un changement à la charte de comptes, seuls les profils confidentialité concernés seront modifiés, et tous les usagers auxquels ils sont rattachés hériteront automatiquement du changement Profils de confidentialité pour les comptes de GL À l ouverture, il y aura uniquement le profil «AllAccount», lequel donne droit à tout. Actions possibles : Nouveau Il n est pas possible de créer deux fois le même code. Le code et la description sont obligatoires. Supprimer Il n est pas permis de supprimer un profil confidentialité si celui-ci est lié à un utilisateur. Il n est pas permis de supprimer un profil confidentialité si celui-ci est lié à un groupe de profils. Inclusions et exclusions de comptes Dans cette fenêtre, il est permis de saisir des départements, des allocations et des comptes principaux qui sont autorisés à un groupe d utilisateurs. Les caractères «?» et «*» sont permis à la saisie. (? Remplace un seul caractère) Le principe d exclusion est permis. Une gestion de niveau d accès de type lecture/écriture est permise. Il n est pas permis de cocher la case «Exclu» et «Lecture seule» pour une même combinaison. 8

9 Mozaïk-Finances Améliorations fonctionnelles Confidentialité de la charte de compte Dans l exemple ci-dessus, le Profil de confidentialité attribué au «CommisCaR» ne permet pas : La saisie de tout poste comptable dont le compte principal débute par 018 Le Profil de confidentialité permet : L utilisation du poste comptable dont le département est 002 ou 012 ou 150 Pour le département 002, seules les allocations 140 et 150 sont permises Pour l allocation 140, seul le compte principal, dont l objet de revenu, débute par 9 Pour le département 012, tout est permis Pour le département 150, tout est permis, mais en lecture seulement. De retour à l écran des Profils de confidentialité des comptes de GL. Dans l onglet Utilisateur, sélectionner les utilisateurs devant faire partie du profil. En procédant de cette manière, cela évite de modifier individuellement chaque utilisateur afin de lui attribuer un profil de confidentialité pour les comptes de GL. La modification par utilisateur est toujours permise. GRICS,

10 Améliorations fonctionnelles Confidentialité de la charte de compte Mozaïk-Finances Groupe de profils de confidentialité pour les comptes de GL Le groupe de profils de confidentialité peut faire référence à la liste de postes comptables nécessaires pour accomplir une tâche. Si la charte est découpée par profil confidentialité, on risque alors d avoir besoin d associer plusieurs profils confidentialité pour faire le tour des postes comptables nécessaires pour accomplir la tâche en question. Par la suite, on associe la liste des utilisateurs qui font cette tâche au groupe en question. Cet écran permet d alléger la maintenance des postes comptables autorisés lors des arrivées et des départs d employés qui sont des utilisateurs du système dans la mesure où un groupe de profils correspond à une tâche, alors les nouveaux qui doivent l accomplir n ont qu à être ajoutés à ce groupe et ceux qui partent peuvent être retirés. Le groupe est facultatif pour attribuer des postes comptables autorisés à un utilisateur. On peut associer directement un profil confidentialité à un utilisateur sans passer par un groupe, mais si une CS opte pour cette façon de faire, elle se prive de la notion de postes comptables associés à une tâche indépendamment de l utilisateur visé. On aura alors une liste de postes comptables pour chaque utilisateur, et à la limite, un profil confidentialité par utilisateur, ce qui correspond à une gestion de la confidentialité cas par cas. Si des exceptions de postes comptables doivent s appliquer à des employés en particulier, il est suggéré de garder la notion de groupe, mais de créer un nouveau profil confidentialité «d exception» pour cet utilisateur. On peut, par la suite, se déplacer au niveau de l utilisateur et lui ajouter ce profil d exception. Il aura alors droit au poste comptable du groupe, plus ou moins ceux du profil de confidentialité d exception. Actions possibles : Nouveau Il n est pas possible de créer deux fois le même code. Le code et la description sont obligatoires. Supprimer Il n est pas permis de supprimer un groupe de profils confidentialité si celui-ci est lié à un utilisateur. 10

11 Mozaïk-Finances Améliorations fonctionnelles Confidentialité de la charte de compte Onglet Profils de confidentialité L onglet Profils de confidentialité de compte GL permet d identifier les profils associés au groupe. Du côté gauche, on trouve les profils associés au groupe. Du côté droit, on trouve tous les différents profils définis, mais non attribués à ce groupe. Les flèches Gauche et Droite permettent de déplacer l item sélectionné d une liste à l autre. Le double-clic permet la même chose. On peut faire une sélection multiple pour déplacer plusieurs items d un coup. De retour à l écran Groupes de profils de confidentialité des comptes de GL. Dans l onglet Utilisateur, sélectionner les utilisateurs devant faire partie du profil. En procédant de cette manière, cela évite de modifier individuellement chaque utilisateur afin de lui attribuer un groupe de profils de confidentialité pour les comptes de GL. La modification par l utilisateur est toujours permise. GRICS,

12 Améliorations fonctionnelles Confidentialité de la charte de compte Mozaïk-Finances L utilisateur De retour sur l utilisateur dans la section «Profil de confidentialité pour les comptes de GL». Il est possible de voir ce qui lui est attribué et ce qui lui est disponible. Un symbole distinct différencie un profil de confidentialité pour les comptes de GL du groupe de profils de confidentialité pour les comptes de GL Groupe Profil 12

13 Mozaïk-Finances Améliorations fonctionnelles Confidentialité de la charte de compte Application de la confidentialité Comptes GL autorisés pour la SAISIE selon l utilisateur La confidentialité du compte complet s applique sur les postes comptables saisis par l'utilisateur (département-allocation-compte principal). Ceux qui sont complétés directement par le système ne sont pas assujettis à la confidentialité. Parmi ces derniers on retrouve : les comptes de contrepartie, un compte GL déjà inscrit dans un profil de validation Portée des profils de confidentialité pour les comptes GL La confidentialité pour la saisie d un compte de grand livre s applique pour les activités suivantes : Paramètres Consolidation avec DOFIN. Facture financière (ligne de facture et répartir montant) Attention, un code de facturation utilisant un compte de GL non autorisé selon la confidentialité de l utilisateur sera rejeté. Paiement accéléré (création d une facture financière). Facture interne. Journal des opérations diverses (peut avoir tous les types de compte, mais la validation uniquement sur type de compte Grand livre). Journal de paiement (seulement s il y a saisie manuelle d un type de compte Grand livre). Journal d immobilisation (seulement s il y a saisie manuelle d un type de compte Grand livre) tous les Comptes initialisés dans les lignes de journal par défaut (non saisi manuellement par l utilisateur) ne sont pas validés selon la confidentialité. GRICS,

14 Améliorations fonctionnelles Relevés de compte expédiés par courriel Mozaïk-Finances 1.6 Relevés de compte expédiés par courriel Il est maintenant possible de personnaliser le corps du message lors de l envoi par courriel des relevés de comptes clients. Lors de la mise à jour, un modèle de courriel est ajouté à la banque de MOZAÏK-Finances. Chemin d accès : Administration d organisation Paramétrage Modèles de courriel Dans la partie du haut, on retrouve les rapports généraux. Dans la partie du bas, le contenu personnalisable des rapports selon les langues désirées. Pour personnaliser un courriel, se positionner sur le rapport souhaité puis cliquer sur la plaquette Message de courriel. L écran Éditeur de courriels Relevés de compte Clients (fr-ca) est affiché. Reste à personnaliser ce texte selon vos préférences. Si des relevés doivent être émis en anglais, il faut penser à personnaliser le texte du relevé de compte dont la langue est en-ca. 14

15 Mozaïk-Finances Améliorations fonctionnelles Relevés de compte expédiés par courriel Une fois les modifications terminées, prendre soin de sauvegarder le travail effectué en sélectionnant le menu Fichier Enregistrer. Pour quitter l éditeur, sélectionner le menu Fichier Clôture. Lorsque l on souhaitera envoyer leur relevé de compte aux clients, un nouveau paramètre est ajouté à l écran du rapport afin de pouvoir sélectionner le modèle de courriel désiré. On retrouve donc, dans la liste déroulante du Modèle de courriel, tous les modèles de courriel disponibles. GRICS,

16 Améliorations fonctionnelles Recherche par code postal Mozaïk-Finances 1.7 Recherche par code postal Il est possible de rechercher par code postal afin de retrouver un fournisseur ou un client. Chemin d accès : Accueil Courant Carnet d adresses global Toutefois, la recherche d un client par code postal est aussi disponible dans la grille des clients. Il faut personnaliser cette grille afin d y ajouter la colonne Code postal. 16

17 Mozaïk-Finances Correction d anomalies CàR : Transaction d un mois par journal des paiements 2 Correction d anomalies 2.1 CàR : Transaction d un mois par journal des paiements Les transactions contenues dans un journal des paiements devront être toutes du même mois. La validation du journal sera rejetée si des transactions chevauchent deux mois. Et ce dans le but d éviter des erreurs lors du transfert à DOFIN. 2.2 CàR : Transaction en cours d un client Lorsqu on fait sortir le rapport des transactions en cours, il y a une transaction qui se répète pendant plusieurs pages. Cette situation a été corrigée. 2.3 Département par défaut de l utilisateur bien inscrit dans les lignes de la facture financière Le département inscrit par défaut dans les préférences de l utilisateur est proposé et conservé dans les lignes de la facture financière. GRICS,

18 PILOTAGE - Fonction Compte à payer Recherche par numéro de TPS ou TVQ Mozaïk-Finances 3 PILOTAGE - Fonction Compte à payer 3.1 Recherche par numéro de TPS ou TVQ Il est possible de rechercher par numéro de TPS ou TVQ afin de retrouver un fournisseur. Chemin d accès : Comptabilité fournisseur Courant Fournisseurs Tous les fournisseurs Au volet Actions, complètement à droite, au groupe d actions Enregistrement, cliquer sur le bouton [Recherche de numéro d enregistrement]. L écran Critères de recherche de numéro d identification fiscale s ouvre. Cliquer sur [Ajouter]. Sous la colonne Type d enregistrement, sélectionner le type désiré dans la liste déroulante. Inscrire, dans la colonne Numéro d enregistrement, la valeur du champ recherché. Cliquer sur [Find] pour effectuer la recherche. Les résultats sont affichés aux sections Carnet d adresses global et Rôle. 18

19 Mozaïk-Finances PILOTAGE - Fonction Compte à payer Possibilité de filtrer par provenance au journal des paiements 3.2 Possibilité de filtrer par provenance au journal des paiements Il sera possible d effectuer une proposition de paiement en sélectionnant la provenance des comptes à payer afin de générer des lots de paiements propres à chaque système d origine. 3.3 Montant des taxes modifié mis à jour au récapitulatif d une facture Les ajustements de taxes effectués aux factures fournisseurs seront visibles au récapitulatif de la facture, la section à droite. 3.4 Autocotisation de taxe La configuration des taxes a été complétée afin de pouvoir traiter les factures des fournisseurs qui sont situés à l extérieur du Québec. 3.5 Ordre d affichage des dates des factures fournisseurs L ordre d affichage des trois dates à compléter lors de la création d une facture fournisseur a été changé afin de rendre le travail plus fluide. GRICS,

20 PILOTAGE - Fonction Compte à payer Création automatique du fournisseur dans MOZAÏK Mozaïk-Finances 3.6 Création automatique du fournisseur dans MOZAÏK Lors de l importation d un fichier de comptes à payer d un logiciel externe, si le fournisseur n existe pas dans MOZAÏK-Finances, la création de ce dernier se fera automatiquement par un service web qui ira chercher directement l information dans DOFIN. 3.7 Importation automatisée des fournisseurs réguliers de DOFIN L importation des fournisseurs réguliers pourra se faire de façon automatique afin d éviter la saisie manuelle dans MOZAÏK-Finances. 3.8 Mise à jour des fournisseurs dans DOFIN Les créations et modifications apportées à un fournisseur pourront être exportées à DOFIN, à l aide d un fichier, afin de maintenir les deux systèmes à jour. 3.9 Liste des investissements Le rapport de Trafics contient maintenant les informations relatives aux comptes à payer Numéro de fichier de dépôt relié au compte bancaire Le numéro utilisé pour déterminer le prochain numéro de fichier de dépôt direct est désormais associé au compte bancaire et non plus au mode de paiement Liens SIMACS réalisé Le lien entre SIMACS et MOZAÏK-Finances est établi afin de pouvoir transférer les projets d immobilisations Liens AVANT-GARDE réalisé Le lien entre AVANT-GARDE et MOZAÏK-Finances est établi afin de pouvoir transférer les comptes à payer. 20

21 Mozaïk gestion administrative Soutien : (514) Option 2 : Finances Option 3 : Ressources humaines Courriels : mozaik-finances@grics.ca et mozaik-rh@grics.ca Site Internet : Zone client : , rue Sherbrooke Est Bureau 300, 3 e étage Montréal (Québec) H1V 3R9 21