MANUEL L I A I S O N B A N C A I R E C O D A D O M I C I L I A T I O N S I S A B E L 6

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1 MANUEL L I A I S O N B A N C A I R E C O D A D O M I C I L I A T I O N S I S A B E L 6

2 1 Fonctionnement général Un certain nombre d opérations bancaires peuvent être automatisées de façon aisée. L introduction de paiements à exécuter se fait sur base des postes ouverts. Après le marquage des montants à payer, vous avez la possibilité d imprimer une liste de paiement en résumé et/ou complète. L établissement d un fichier de paiement, selon le format standard qui est fixé par la l ABB (*), est prévu dans Wings. Vous pouvez modifier ou supprimer un paiement. Vous pouvez, lorsque vous recevez un extrait de compte de la banque, également reprendre cet extrait globalement dans les opérations financières. Les pointages éventuels seront fait automatiquement lors de la validation de l opération. (*) ABB: Association Belge des Banques et des Sociétés de Bourse. C est une organisation qui développe les normes pour les transferts de données entre banques et entreprises en Belgique. 2

3 2 Paiements - subdivisions 2.1 Paiements SEPA A partir de 1 février 2014 on peut uniquement faire des paiements SEPA. (Single Euro Payment Area). La création d un ordre de paiement se fait en différentes étapes: - la sélection des données générales et de l ordre de paiement - le marquage des montants à payer - la validation de l ordre de paiement Pour sélectionner un ordre de paiement dans le but de le modifier ou de le supprimer, utilisez la case 'Paiement': Cliquez sur dessus ou et sélectionnez le paiement souhaité en cliquant deux fois Tapez [F3] et cliquez ensuite deux fois sur le paiement souhaité Pour la recherche d un ordre de paiement, vous pouvez également faire une sélection sur le numéro interne de paiement. 3

4 La sélection des données générales du paiement Banque: La banque pour laquelle les paiements doivent être introduits. La banque que vous utilisez dans le module bancaire doit avoir un code de banque (3 positions). Vous devez introduire ce code dans la fiche du compte financier. Demandez ce code à votre organisme financier. Echéance: Ceci vous permet d indiquer quels sont les postes ouverts qui doivent être considérés comme échus. Paiement urgent : A cocher pour exécuter le paiement le jour même si possible. Date d exécution: Date à laquelle le paiement doit être fait. Si vous souhaitez que le paiement se fasse le plus vite possible, vous pouvez conserver la date de système. Sélectionnez pour paiement: Lors d une sélection des montants à payer, vous pouvez faire un choix parmi les postes ouverts d un certain type de paiement. En plus des paiements usuels de fournisseurs, vous pouvez également sélectionner des paiements aux clients et les paiements depuis les comptes généraux. Il suffit de cocher la case souhaitée. Quand (en cas des clients) Seulement domiciliation est cochée, aussi des remboursements seront montrés. (Par ex. 2 Factures et 1 Note de crédit). Automatiquement payer montants échus (fourniss.) Tous les montants ouverts dont la date d échéance a été dépassée, seront automatiquement marqués comme payés. Afficher uniquement factures avec escompte (fourn.) Si cette case est cochée uniquement des fournisseurs avec escompte seront affichés. Commentaire par défaut: La communication qui sera utilisée par Wings, sauf si vous introduisez un commentaire spécial pour un montant spécifique. Nom de fichier: Indique à titre informatif le nom du fichier créé lors d une modification. Lors d une modification de paiement les données de ce paiement sont affichées à titre informatif dans ces cases. La modification de la monnaie d un ordre de paiement n est pas possible. 4

5 Le marquage des montants à payer Après confirmation des données générales de paiement, vous vous retrouvez dans une nouvelle fenêtre à partir de laquelle vous pouvez déterminer les montants à payer sur base d un aperçu détaillé des montants ouverts. Dans les données de base des fournisseurs et des comptes généraux la case Paiement automatique doit être marquée, sinon vous n aurez pas accès à l écran de paiement de la liaison bancaire. Pour les paiements, un contrôle sur le numéro de compte belge introduit sera effectué. Aperçu des données d écran les plus importantes d une fiche de paiement Code: client, fournisseur, compte général, ensuite la case d introduction pour le code même. Compte en banque.: Il s agit ici du numéro repris sur la fiche (fournisseur, client, compte général). Détail des postes ouverts contient entre-autres 'A payer ME (c est à dire le montant à payer dans la monnaie de l écriture ouverte) et 'Paiement ME (c est le montant payé dans la monnaie de l écriture). Vous trouvez également 'A payer EUR' et 'Paiement EUR (montant déjà payé en EUR) Montant à payer: montant du solde ouvert par ligne. Escompte: pourcentage d escompte ou le montant correspondant. Le contenu de cette case peut être adapté. Lorsque vous introduisez un pourcentage d escompte, le montant sera automatiquement affiché. Montant à payer: vous pouvez vous-même introduire le montant qui doit être payé ou l adapter. Ce montant doit toujours être introduit dans la monnaie sélectionnée. Communication paiement: vous pouvez introduire un simple commentaire ou une communication structurée par paiement. Total pour cette fiche: montant total à payer de la fiche, exprimé dans la monnaie du paiement. Total paiements: montant total à payer de l ordre de paiement complet, exprimé dans la monnaie du paiement. 5

6 Paiement global ou individuel Dans l écran de paiement, vous trouvez différents boutons. Ceux-ci permettent d influencer l ordre de paiement de différentes façons. Reprendre les montants dans l ordre de paiement de façon globale Influencer l ordre de paiement sur base de tous les postes ouverts. Payer échus Vous ne marquez que les montants qui sont échus. ou [CTRL] + [*] Payer tout Vous marquez tout ce qui est ouvert. ou [CTRL] + [+] Supprimer paiements Le marquage des postes ouverts sélectionnés est effacé ou [CTRL] + [-] Reprendre les montants dans l ordre de paiement par montant ouvert individuel Sélectionner un montant: Cliquez deux fois ou tapez [+] ou [*] ou [Espace] Pour exécuter des paiements avec un escompte, vous pouvez utiliser le bouton droit de la souris et sélectionner Payer ou Payer avec escompte. Alternative: utilisez simplement les cases Escompte et Montant à payer. Pour supprimer des paiements déjà marqués, vous pouvez cliquer deux fois dessus ou taper [-] ou [Espace]. Alternative: Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit de la souris et sélectionner Supprimer paiement. 6

7 Vous pouvez marquer un montant ouvert comme à payer entièrement en cliquant deux fois dessus ou en cliquant avec le bouton droit de la souris et en sélectionnant Payer. Si vous préférez le clavier, vous pouvez également utiliser le signe positif [+]. P.ex. paiement au fournisseur De Sterck, 1500 EUR, fct Cliquez sur et sélectionnez le type souhaité (Fournisseur, client ou compte général) Cliquez sur et introduisez le code fournisseur. P.ex. DESTERCK Par poste ouvert, un nombre de données sont affichées, comme par exemple la date d échéance et le montant ouvert. D autres rubriques sont A payer ME et Paiement ME, elles représentent respectivement le montant à payer et le montant payé dans la monnaie de l écriture. A payer EUR et Payé EUR affichent le montant à payer et le montant du paiement en EUR. Cliquez sur la ligne de facture avec le montant correspondant de 6500 EUR (c est à dire la facture ) Cliquez dans la case 'Montant à payer et cliquez 1500 EUR et tapez [Enter ] Dans la communication de paiement introduisez 'Acompte sur facture n ' Cliquez sur pour aller vers le fournisseur suivant 7

8 Vous pouvez également utiliser le filtre de paiement. Ceci s effectue facilement en cliquant sur. Si ce filtre est activé et que vous utilisez les touches vous n apercevrez que les fiches sur lesquelles les paiements sont déjà marqués. Après confirmation des paiements introduits, vous pouvez reprendre ces paiements dans un fichier de paiement. Pour ceci, vous pouvez sélectionner une ou plusieurs options : Imprimer liste de paiements récapitulative. Cette liste contient le nom et le numéro de TVA du donneur d ordre. Le numéro de référence, le montant total de l ordre de paiement, ainsi qu un aperçu des paiements à exécuter sont imprimés. Imprimer liste de paiement complète Cette liste est comparable à la liste de paiement récapitulative, mais contient également l adresse complète du bénéficiaire. Vous pouvez obtenir un exemple d impression sur l écran en cliquant sur le bouton. Cette fonction peut également servir de contrôle avant de créer réellement le fichier de paiement. Création d un fichier de paiement. Cette option crée un fichier, que vous pouvez ensuite envoyer à la banque (éventuellement avec Isabel). C est sur base de ce fichier que la banque fera les paiements. Le nom de fichier que Wings attribue automatiquement est constitué du code de l établissement financier (max. 4 positions) suivi du numéro d ordre interne (par type de paiement) de 4 positions. Le fichier de paiement aura alors comme extension:.cts: (Credit Transfer Sepa) pour les paiements Sepa. Par Impression-Liste de paiement une liste avec des détails de paiement peut être imprimée. Ceci est intéressant quand on fait des compensations entre des factures et des notes de crédit. Par fournisseur on prévoit une page. Pendant l impression le programme demandera de faire l envoi de la liste par . (Voir aussi: Gestion-Paramètres-Comptabilité-Liste de paiement). 8

9 2.2. Paiements non SEPA La création d ordres de paiements pour les virements sur comptes à l étranger se fait, comme pour les paiements SEPA, en différentes étapes: - la sélection des données générales de l ordre de paiement - le marquage des montants à payer - la validation de l ordre de paiement Pour modifier ou supprimer un ordre de paiement existant, sélectionnez la case 'Paiement': Cliquez sur ou et sélectionnez le paiement en cliquant deux fois dessus Tapez [F3] et cliquez deux fois sur le paiement souhaité Pour la recherche de l ordre de paiement, vous pouvez également établir une sélection sur base du numéro interne de paiement. Exclure tous les paiements européens possibles offre la possibilité de filtrer des fournisseurs SEPA comme des Hollandais des paiements Non-Sepa. 9

10 La sélection des données générales de paiement La sélection des données générales d un paiement international est identique à la sélection des données lors d un paiement national. Le marquage des montants à payer Après la confirmation des données générales de paiement, vous obtenez une nouvelle fenêtre dans laquelle se trouvent les montants encore à payer, sur base d un aperçu détaillé des montants encore ouverts.. Dans les données de base des fournisseurs et comptes généraux la case Paiement automatique doit être cochée, sinon vous n aurez pas accès à l écran de paiement pour ces fournisseurs/comptes généraux Pour les paiements non SEPA, le pays de la fiche concernée doit être différent des pays qui sont marqués comme pays SEPA dans le fichier des pays. P.ex. paiement au fournisseur Jacobson, 1250 USD fct Cliquez sur et sélectionnez le type souhaité (Fournisseur, client ou compte général) Cliquez sur et introduisez le code fournisseur. P.ex. JACOBS 10

11 Par montant ouvert, des données différentes apparaissent, telles que date d échéance et montant ouvert. Les autres rubriques sont A payer ME et Paiement ME. Elles représentent respectivement le montant à payer et le montant payé dans la monnaie de l opération. A payer et Paiement représentent ensuite le montant à payer et le montant du paiement dans la monnaie de d organisme financier. L utilisation des boutons pour faire reprendre des montants dans un ordre de paiement à la banque (uniquement les montants échus, Payer tout et Supprimer paiements) est identique à l utilisation de ces boutons pour les paiements nationaux. Ceci vaut également pour l utilisation du clavier. Vous pouvez marquer un montant ouvert comme entièrement payé en cliquant deux fois dessus ou en utilisant le bouton droit de la souris et en sélectionnant Payer. Si vous préférez l utilisation du clavier vous pouvez également utiliser le signe plus [+]. Cliquez deux fois (nous allons payer la facture entièrement) sur la ligne de facture avec un montant ouvert de 1250 USD (c est à dire la facture ) Lors de la création de paiements internationaux le bouton sera activé lorsque vous marquez un paiement ouvert comme payé. Cliquez ensuite sur le bouton et vous vous retrouverez dans l écran suivant: 11

12 Vous pouvez adapter ici les données de la fiche fournisseur qui sont proposées par défaut Ces données sont: Mode de paiement: Normal Urgent Chèque Indiquez ici si celui-ci est croisé ou non. Remplissez ensuite la case Destinataire: Bénéficiaire Nous (pour le remettre, éventuellement par un représentant, à notre fournisseur) Notre banque (qui préparera elle-même le chèque) Spécial Un code de deux chiffres peut être introduit ici. Ce code est une convention avec la banque, qui permet de savoir de quel paiement il s agit. Européen Mandat Postal 12

13 Frais payés par: La banque calculera des frais pour l exécution d un paiement à l étranger. Par qui ces frais seront ils payés? Arrangement normal: chacun paye la partie de son pays Bénéficiaire: par le bénéficiaire du montant Nous: par nous Adresse bancaire: Pour un paiement à l étranger, vous devez indiquer l adresse bancaire de l organisme financier. Vous pouvez simplement introduire le nom et l adresse de l organisme concerné ou utiliser le code SWIFT(*). (*) code SWIFT: Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication. Organisme International qui regroupe les banques les plus importantes et qui est chargé de la standardisation du trafic international de paiement. Communication: Un commentaire normal qui concerne le paiement (ne doit pas nécessairement être rempli). Le bouton ouverts. vous permet de retourner vers la fenêtre des montants Vous pouvez, tout simplement, utiliser le filtre de paiement en cliquant sur le bouton. Lorsque ce filtre est activé et que vous parcourez les fiches avec, vous ne verrez que les fiches sur lesquelles des paiements ont déjà été établis, Cliquez sur pour avoir le fournisseur suivant à l écran Après confirmation des paiements introduits, vous pouvez les reprendre dans un fichier de paiement. Pour cela, vous pouvez utiliser une ou plusieurs des options suivantes: Imprimer liste de paiement récapitulative. Cette liste contient le nom et le numéro de TVA du donneur d ordre, le numéro de référence et le montant total de l ordre de paiement dans la monnaie de l organisme financier. Cette liste contient également un aperçu des paiements à exécuter. 13

14 Imprimer liste de paiement complète. Cette liste est comparable à la liste de paiement récapitulative, mais contient également l adresse complète du bénéficiaire. Vous pouvez obtenir un exemple d impression de ces listes en cliquant sur le bouton. C est également un moyen de contrôle utile avant de procéder réellement à la création du fichier de paiement. Créer fichier de paiement. Cette option valide l ordre de paiement dans un fichier, que vous pouvez ensuite envoyer à la banque (évt. avec Isabel). La banque effectuera les paiements sur base du fichier livré. Le nom de fichier que Wings attribue automatiquement est composé du code de l organisme financier (max. 4 positions) et du numéro d ordre interne (par type de paiement) de maximum 4 positions. Ensuite, le fichier de paiement aura l extension suivante :.CTN: (Credit Transfer Non Sepa) pour les paiements vers l étranger. 14

15 2.3. Paiements du personnel La création de paiements du personnel se fait, comme les autres ordres de paiement, en différentes étapes: - la sélection des données générales de l ordre de paiement - le marquage des montants à payer - la validation de l ordre de paiement Pour modifier ou supprimer un ordre de paiement, utilisez la case 'Paiement': Cliquez sur et sélectionnez le paiement souhaité en cliquant deux fois dessus ou Tapez [F3] et cliquez ensuite deux fois sur le paiement souhaité Pour la recherche d un ordre de paiement, vous pouvez également faire une sélection sur base du numéro interne du paiement. Dans un même ordre de paiement, vous pouvez ensuite utiliser le filtre de paiement, auquel vous avez facilement accès en cliquant sur. Lorsque ce filtre est actif, vous ne verrez que les fiches de personnel sur lesquelles des paiement ont déjà été établi. 15

16 La sélection des données générales du paiement La sélection des données générales d un paiement au personnel est identique à la sélection des données lors d un paiement national ou international. C est surtout la sélection du groupe de personnel qui est importante, puisque seuls les membres du personnel qui appartiennent au groupe sélectionné seront repris dans l ordre de paiement. Dans les données de base de la fiche de personnel, les données utiles du membre de personnel doivent être introduites. C est surtout le groupe, p.ex. EMP pour le groupe de personnel "Employés" qui est un critère de sélection important. Indiquer les montants à payer Après confirmation des données générales du paiement les membres du personnel à payer sont proposés. Bien-entendu, le numéro de compte en banque du membre du personnel concerné doit être introduit. 16

17 P.ex. paiement à l employé Verbeke, d un salaire de 1450,00 et 1240,00 EUR Le montant normal à payer est repris de la fiche de personnel. Ce montant peut être adapté ici. Il suffit de changer ce montant en zéro si un membre du personnel ne doit pas être payé. (Voir aussi: Ligne numéro dans notre écran d exemple) Ensuite, en cliquant dans la case "Communication paiement", vous pouvez introduire un commentaire, p.ex. Hors service. Si vous ne remplissez pas cette case, le commentaire qui a été introduit dans les données générales de paiement sera affiché automatiquement. En dessous de l écran vous retrouverez le numéro de compte en banque et l adresse du membre du personnel, ainsi que le montant total du paiement au personnel. Cliquez sur ou Tapez [F12] et validez le paiement souhaité Après validation des paiements introduits, vous pouvez les reprendre dans un fichier de paiement. Vous pouvez sélectionner une ou plusieurs options suivantes: 17

18 Imprimer liste de paiement récapitulative. Cette liste contient le nom et le numéro de TVA du donneur d ordre ainsi que le numéro de référence et le montant total de l ordre de paiement, exprimé dans la monnaie de l organisme financier, et un aperçu des paiements à exécuter. Sur la liste, le numéro de compte et le nom du membre du personnel concerné sont également repris. Imprimer liste de paiements complète. Cette liste est comparable à la liste de paiement récapitulative, mais contient également l adresse complète des bénéficiaires. Vous pouvez obtenir un exemple d impression de ces listes à l écran en cliquant sur le bouton. C est également un bon moyen de contrôle avant de passer à la création du fichier de paiement lui-même. Création du fichier de paiement. Cette option valide l ordre de paiement dans un fichier, que vous pouvez ensuite faire parvenir à votre banque (evt. par Isabel). C est sur base de ce fichier que la banque établira les paiements. Le nom de fichier que Wings attribue automatiquement est composé du code de l organisme financier (max 4 positions), suivi du numéro interne (par type de paiement) de 4 positions. Le fichier de paiement a l extension suivante:.pts: (Personnel Payment Transfer Sepa) pour les paiements du personnel 18

19 La lecture de fichiers CODA 3 Fonctionnement général Lorsque vous travaillez avec Isabel, vous pouvez demander à votre banque de vous faire parvenir les extraits de compte également sous forme codée dans un fichier. C est surtout lorsque vous avez beaucoup d opérations que vous gagnez beaucoup de temps en lisant les extraits de compte dans les opérations financières de Wings. La banque ne peut pas savoir comment vous souhaitez introduire l information de l extrait de compte dans votre comptabilité, et c est la raison d être du codage des transactions. L utilisation de ce codage par Wings permettra une proposition qui dans la plupart des cas sera la bonne. 4 Fichiers de base 4.1 Codes d opérations financières Les codes d opérations financières sont livrés avec le programme. Le code d opération est général, et il décrit la transaction. P.ex.. "0101 Votre virement individuel". Code: Code de quatre chiffres. Description: Description en quatre langues. Compte: Vous pouvez introduire ici le type de compte (client, fournisseur ou compte général) et éventuellement le compte individuel. Pour les comptes généraux, vous pouvez également utiliser les caractères génériques : P.ex. pour "1311 votre remboursement prêt hypothécaire" vous pouvez introduire le compte "420+". Lors de la comptabilisation, une liste avec les comptes 420 sera alors affichée. Comm. de comptab.: Commentaire par défaut de comptabilisation. 19

20 4.2 Rubriques financières Les codes de rubriques financières sont également livrés avec le programme. Les rubriques sont surtout utiles pour la comptabilité, parce qu elles décrivent les frais de banque. Dans la plupart des transactions, lorsqu il ne s agit pas de frais, la rubrique "000 Montant Net" est utilisée. Code: Code de trois chiffres. Code banque: Code de zéro à trois chiffres. Certaines rubriques sont spécifiques à l établissement financier. Si vous introduisez le code de banque ou les trois premiers chiffres du code de banque de l établissement financier, un code spécifique à cette banque peut être introduit. Description: Description en quatre langues. Compte: Vous pouvez introduire ici le compte général. Vous pouvez également utiliser des caractères génériques. Code TVA: Pour les frais de banque soumis à la TVA, le code TVA (d achats). Comm. de comptab.: Commentaire de comptabilisation par défaut. 20

21 5 Opérations 5.1 Lecture de l extrait de compte codé Après avoir exporté les extraits de compte (qui sont entrés par le programme Isabel), vous pouvez les lire à l aide du bouton [Ctrl]+[R]. ou par la combinaison de touches Wings affiche ensuite un aperçu de l information comme le destinataire, le numéro de compte et les extraits de compte qui se trouvent dans le fichier. Vous pouvez alors marquer un extrait de compte et le lire en poussant sur [Entrée]. Après la lecture, vous vous retrouvez dans les opérations financières ordinaires, où un grand nombre de données sont déjà automatiquement affichées. Par défaut, dans une fenêtre séparée, des informations CODA supplémentaires seront affichées. Celles-ci doivent vous permettre d introduire les données de façon aisée dans la comptabilité: 21

22 5.2 Comment les lignes de comptabilité sont-elles reconnues par Wings? Certaines écritures peuvent être reconnues par Wings immédiatement. Ce sont les opérations globales qui ont été créées par le programme Wings même, telles que paiements nationaux, paiements de personnel et domiciliations. Les paiements vers l étranger doivent toujours être introduits en détail, parce qu en général des frais supplémentaires doivent être comptabilisés, et que le cours de change n est souvent pas connu au moment du paiement. Les virements vers un fournisseur ne sont reconnus que par le numéro de compte dans la fiche du fournisseur, et à condition que dans le code d opération il soit mentionné qu il s agit en principe d un paiement fournisseur. Les paiements de clients peuvent être reconnus de plusieurs façons. Ici également la condition est que dans le code d opération concerné, il soit indiqué qu il s agit d un paiement de client. La première façon d identifier un paiement de client, c est sur base du numéro de client et/ou de facture dans la zone de communication, en combinaison avec les données d adresse de la contrepartie. Lorsqu un nombre suffisant de ces données réfère au même client, le paiement est attribué à ce client. Ceci ne se fait que lorsque Wings a une grande certitude que le paiement concerne bien ce client-là. Un paiement établi par quelqu un d autre que ce client ne sera très probablement pas attribué à ce premier client. 22

23 Pour augmenter la chance d identification des paiements de client, indiquez la communication structurée sur vos factures (OGM virement avec communication structurée). Vous pouvez augmenter la probabilité que le client utilise réellement cette communication en insérant un formulaire de virement lors de l envoi de la facture. C est surtout utile lorsque vous avez de beaucoup de clients. La communication structurée se compose toujours selon le format suivant: /1234/ Dans cette communication, des chiffres de contrôle sont également introduits et la transmission fautive est donc presque exclue. Wings ne reconnaît ces communications que dans le cas où la structure correspond aux critères suivants : elle contient ou bien le numéro de client ou bien une référence à la facture. Avec Wings Logistique vous pouvez reprendre sans problème cette communication sur votre facture. Si vous disposez d un programme de facturation spécifique, vous pouvez nous contacter pour les spécifications de la communication structurée de Wings. Les autres opérations que les précitées ne peuvent être reconnues que par l utilisation des codes d opérations financières ou des codes de rubriques financières. La règle est que la rubrique a priorité sur le code d opération lorsqu elle diffère de "000". Puisque la transcription des données est différente pour tout le monde, les codes livrés avec le programme ne sont pas liés par défaut aux comptes spécifiques. Vous disposez par-contre d une colonne "Apprendre" dans les opérations financières, que vous pouvez cocher pour 'apprendre' à Wings. Dans une fenêtre séparée, vous pouvez alors lier un compte à un code d opération ou une rubrique. Lorsque le même code d opération ou la même rubrique apparaîtra dans une prochaine lecture d un extrait de compte, cette écriture sera automatiquement proposée. Il vous suffit donc par exemple de lier une seule fois le code d opération "0113 Virement de votre compte" au compte pour que Wings propose cette écriture dans toutes les opérations suivantes. En cochant la case Apprendre, vous aurez la possibilité de lier un compte général à une rubrique ou une opération existante. Le compte général qui a été introduite sera automatiquement proposé dans l avenir quand le code rubrique ou le code d opération en question a été utilisé. 23

24 En cochant Reconnaissance sur message de communication l utilisateur peut laisser le programme apprendre des codes coda. Il est aussi possible de sélectionner texte pour reconnaissance si ce texte peut être assumé comme reconnaissable pour des opérations dans l avenir. 24

25 L utilisation de domiciliations 6 Fonctionnement général Lorsque vous voulez utiliser les domiciliations, vous pouvez demander à la banque d attribuer un numéro de domiciliation au client en question. En principe, le client devra signer pour accord pour la validation. Pour le fournisseur, le numéro de domiciliation est plutôt informatif. Le numéro de domiciliation et même le numéro de TVA peuvent par contre être utile pour l identification éventuelle de fichiers CODA. 6.1 Numéro de domiciliation Le numéro de domiciliation dispose du même format que le numéro de compte en banque et doit être introduit sur la fiche client ou fournisseur, dans l onglet commercial. 25

26 6.2 La création des domiciliations La création d un ordre de domiciliation se fait selon les étapes suivantes : - la sélection des données générales de l ordre de domiciliation - le marquage des montants à payer - la validation de l ordre de domiciliation La sélection des données générales du paiement Banque: La banque pour laquelle les domiciliations doivent être introduites. La banque que vous utilisez dans le module de liaison bancaire doit avoir un code de banque (3 positions). Ce code doit être rempli dans la fiche du compte financier. Demandez-le à votre établissement financier. Echéance: Vous indiquez ici quels montants ouverts doivent être considérés comme échus. Date d exécution: Date à laquelle le paiement doit être exécuté. Si vous souhaitez au plus vite, vous pouvez conserver la date système. Voir aussi: le manuel SEPA Débit Credit Général 26

27 Dans la sélection des montants à payer, vous pouvez faire un choix parmi les montants ouverts d un type particulier. En plus des montants échus usuels vous pouvez également rembourser automatiquement des montants négatifs (p.ex. notes de crédit). Il suffit de cocher la case souhaitée. Des recouvrements déjà rejetés pour une raison ou une autre, seront présenté pour paiement à nouveau, si vous cochez cette case. Cochez cette case si vous voulez seulement introduire des paiements sur le code BIC de la banque sélectionnée. Lors de la modification d un ordre de domiciliation les données de toutes ces cases sont affichées dans un but informatif Le numéro de domiciliation doit commencer avec: La lecture des domiciliations peut se faire de façon aisée. Les domiciliations commencent avec un chiffre déterminé. Cela rend possible de ne lire p.ex. que les données de la banque BBL, ensuite celles de la FORTIS etc,... Communication domiciliation: Si vous ne souhaitez pas introduire une communication spécifique, vous pouvez faire mentionner le numéro de facture. Nom de fichier: Affiche le nom du fichier modifié lors d une modification à titre informatif. Pour modifier ou supprimer un ordre de domiciliation, sélectionnez la case 'Domiciliation': Cliquez sur dessus et sélectionnez la domiciliation en cliquant deux fois 27

28 ou Appuyez [F3] et cliquez ensuite sur la domiciliation souhaitée Pour la recherche d un ordre de domiciliation vous pouvez également faire une sélection sur base du numéro d ordre interne d une domiciliation. Le marquage des montants à payer Après confirmation des données générales de domiciliation, vous vous retrouvez dans une nouvelle fenêtre où les montants à payer sont affichés dans un aperçu détaillé des montants encore ouverts. Dans les fichiers de base des clients le Numéro de domiciliation doit être rempli pour pouvoir créer un ordre de domiciliation. Lorsque vous créez un ordre de domiciliation, un contrôle sur le numéro de TVA belge sera également effectué Aperçu des données les plus importantes d une fiche de paiement Code: la case d introduction du code du client. N de domiciliation.: numéro de domiciliation de la fiche pour laquelle le paiement est introduit. N compte en banque.: compte en banque de la fiche pour laquelle le paiement est introduit. Détail des montants ouverts: contient entre-autres 'A payer ME' (c est à dire à payer dans la monnaie de l écriture ouverte) et 'Recouvrement ME (c est à dire montant payé dans la monnaie de l écriture ouverte). Contrairement à 'A payer EUR (c est à dire le montant à payer en EUR) et 'Recouvrement EUR' (déjà payé en EUR) Solde dû: montant du solde ouvert par ligne. 28

29 Escompte: pourcentage ou montant. Adaptable. Si vous remplissez un pourcentage d escompte, le montant de l escompte sera automatiquement calculé. Montant à recouvrir: le montant qui doit être recouvert peut être adapté par vousmême. Ce montant doit toujours être introduit dans la monnaie sélectionnée. Communication domiciliation: vous pouvez introduire par paiement un simple commentaire ou une communication structurée. Total pour cette fiche: total du montant à payer de la fiche dans la monnaie du paiement. Total recouvrements: montant total de l ordre de domiciliation à payer dans la monnaie du paiement. 29

30 Paiements globaux ou individuels Dans l écran des domiciliations, vous retrouvez certains boutons. Ceux-ci vous permettent d influencer l ordre de domiciliation de différentes façons. Reprendre les montants dans l ordre de domiciliation de façon globale Influencer l ordre sur base de tous les postes ouverts existants. Payer échus Vous ne marquez ici que les montants qui sont échus. ou [CTRL] + [*] Payer tout Vous marquez ici tous les montants qui sont ouverts. ou [CTRL] + [+] Supprimer paiements Ici, vous supprimez le marquage de tous les postes ouverts. ou [CTRL] + [-] 30

31 Reprendre les montants dans l ordre de domiciliation par montant individuel ouvert Sélectionner un montant: Cliquez deux fois ou [+] ou [*] ou [Espace] Pour exécuter un paiement avec un escompte, vous pouvez également utiliser le bouton droit de la souris et sélectionner Payer ou Payer avec escompte. Alternative: Utiliser simplement les cases Escompte et Montant à recouvrir. Pour supprimer les paiements marqués, vous pouvez cliquer deux fois dessus ou cliquer sur [-] ou [Espace]. Alternative: vous pouvez également cliquer avec le bouton droit de la souris et sélectionner Supprimer paiements Vous pouvez marquer un poste ouvert complètement en cliquant deux fois dessus ou en cliquant dessus avec le bouton droit de la souris et en sélectionnant 'Payer'. Si vous préférez l utilisation du clavier, vous pouvez également utiliser le signe [+]. 31

32 P.ex. la création de la domiciliation du client, Recouvrement 378,67 EUR, fct Cliquez sur proposé ou et sélectionnez le client souhaité ou acceptez le client Cliquez sur et tapez le code client. P.ex. AALBRECH Par montant ouvert, l écran affiche un nombre de données telles que: date d échéance du montant ouvert, 'A payer ME' et 'Recouvrement ME' qui représentent respectivement le montant à payer et le montant payé dans la monnaie de l écriture. 'A Payer EUR' et 'Recouvrement EUR' représentent le montant à payer et le montant du recouvrement en EUR Cliquez sur la ligne de facture avec le montant ouvert de 378,67 EUR (c est à dire la facture ) Cliquez dans la case 'Montant à recouvrir', introduisez 378,67 EUR et tapez [Enter ] Dans la communication de domiciliation, le livre de facture et le numéro s affichent automatiquement Cliquez sur pour vous rendre au client suivant Vous pouvez également utiliser le filtre de paiement. Vous y avez accès en cliquant sur. Lorsque ce filtre est activé, vous ne verrez que les fiches sur lesquelles des recouvrements actuels sont marqués lorsque vous utilisez les touches 32

33 Après confirmation des paiements introduits, vous pouvez les reprendre dans un fichier de domiciliation. Vous pouvez utiliser une ou plusieurs des options suivantes: Imprimer liste de domiciliation récapitulative. Cette liste contient le nom et le numéro de TVA du donneur d ordre. Le numéro de référence, le montant total de l ordre de paiement, ainsi qu un aperçu des paiements à exécuter sont imprimés. Imprimer liste de paiement complète. Cette liste est comparable à la liste de paiement récapitulative, mais contient également l adresse complète du payeur. Vous pouvez obtenir un exemple d impression sur l écran en cliquant sur le bouton. Cette fonction peut également servir de contrôle avant de créer réellement le fichier de paiement. Création d un fichier de domiciliation. Cette option crée un fichier, que vous pouvez ensuite envoyer à la banque (éventuellement avec Isabel). C est sur base de ce fichier que la banque exécutera les recouvrements demandés. Le nom de fichier que Wings attribue automatiquement est constitué du code de l établissement financier (max. 4 positions) suivi du numéro d ordre interne (par type de paiement) de 4 positions. Le fichier de paiement aura alors comme extension:.dds : (Direct Debit Domiciliation SEPA). Les factures dont le paiement est en route n apparaissent plus sur les rappels. Ces paiements en attente sont marqués dans les postes ouverts de Des recouvrements rejetés, seront marqués avec un. En cochant ceux-ci seront de nouveau présentés. 33

34 6.3 La lecture des domiciliations impayées Il y a différentes raisons pour lesquelles une domiciliation peut ne pas être payée: - le client a résilié sa domiciliation - le solde n est pas suffisant et la domiciliation ne peut pas être exécutée - d autres,... Certaines banques délivrent un fichier qui vous permet de constater quelles sont les domiciliations qui n ont pas été exécutées. Demandez-le à votre banque. Lorsque le fichier de la banque est lu, vous pouvez imprimer une liste récapitulative des domiciliations non payées. 6.4 Impression détail des paiements - Une liste qui donne des détails de paiements sur les fournisseurs et les clients. L impression est affiché comme une page par fournisseur. - Nombre minimal de regroupements: possibilité de faire une sélection sur le nombre d opérations par fournisseur qui se trouve dans un fichier de paiement. 34

35 Wings et Isabel 6 7 Fonctionnement général Isabel 6 est basé sur le Web et va vous faciliter vos paiements. Le Synchronizer d Isabel va prendre soin que votre fichier se trouve automatiquement en Isabel et qu il n est donc plus nécessaire de transférer le fichier de paiement. Pour arriver à ceci il est nécessaire d activer quelques paramètres en Wings. Gestion - Paramètres Cliquez sur en cliquez sur. Parmi les paramètres de la Liaison bancaire (1) on trouve maintenant de l information spécifique sur les formats des communications structurées (VCS), ainsi que sur les formats pour les références structurées créditeurs (SEPA). Pour facilement travailler avec SEPA et lire des fichiers CODA un onglet séparé à été prévu avec des paramètres spécifiques. Ceci est l onglet Liaison bancaire (2), dont on parlera tout de suite. 35

36 Dans l onglet Liaison bancaire (2) on trouve maintenant: SEPA est un format avec lequel des paiements aux fournisseurs extérieur européens peuvent être établis de la même façon que pour les fournisseurs de l intérieur. SEPA (Single Euro Payment Area), l ambition d arriver à un marché européen uni est accompagnée d un nouveau format de fichier de paiement. Si la case est cochée le menu sera aussi adapté. L introduction SEPA veut donc dire que sur courte terme l usage des virements nationaux et internationaux sera remplacé par des paiements SEPA et non-sepa. Menu adapté pour des paiements SEPA: Il y a seulement un onglet Non SEPA dans les fiches fournisseurs si le fournisseur appartient à un pays Non-SEPA. Cet onglet contient l info de paiement. 36

37 Cocher cette case donne la possibilité de synchroniser directement avec Isabel. Paramètres spécifiques pour l utilisation CODA Pendant la lecture d un fichier CODA l utilisateur peut admettre une recherche supplémentaire sur adresse de client pour reconnaître la ligne de comptabilisation. La communication qui est donnée avec le paiement est utilisée comme commentaire pendant la lecture CODA. Si cette case est cochée le fichier CODA sera enregistré comme annexe dans l opération financière. S il existe une référence vers le fichier de paiement original, comme celui-ci a été préparé en Wings, le fichier sera ajouté comme annexe. Une impression de l extrait de compte est ajoutée comme annexe sous le format PDF (Portable Document Format). 37

38 Ici on offre la possibilité d introduire, sur un onglet séparé, une adresse sur laquelle vous voulez recevoir la confirmation de réception. Utilisation Isabel Go L utilisation de la synchronisation directe avec Isabel Go peut être déterminée par compte financier. 38

39 7.1 La préparation et l envoi des paiements L utilisateur prépare ses paiements de façon normale. Ensuite l option Envoyer fichiers Isabel est choisie dans le menu: Cliquez sur le bouton Wings est directement connecté avec les serveurs d Isabel 6. L utilisateur place sa carte Secure-Signing dans le lecteur de carte et introduit le code. Après identification les fichiers seront envoyés à Isabel par une connexion protégée. Après l introduction de code vous cliquez sur ou [Entrée ]. 39

40 Quand le fichier a été envoyé, le message suivant apparaît: La suite de la transcription du paiement peut maintenant être complétée directement en Isabel. Les paiements sont transmis vers le portal d Isabel 6. Ici ils seront contrôlés et signés sur le pc avec Isabel 6 et envoyés à la banque exécutante. 40