LA DEMATERIALISATION

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1 LA DEMATERIALISATION Mai 2005 Programmation et activation Caisses pré-programées Apa

2 Cette documentation n est pas contractuelle. Des modifications ont pu intervenir depuis la parution de ce manuel. Tous les noms de produits et autres marques cités dans cet ouvrage sont des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Dématérialisation 2

3 Table des matières Introduction Activation de MW STORAGE Création de la touche dématérialisation Renseignement des familles Se renseigner sur le nombre de familles utilisées Choix de la première famille d opérateur Se renseigner sur les numéros des opérateurs Création des familles d opérateurs Utilisation de la dématérialisation Les ventes Les touches supplémentaires Retour recharges Commande «en ligne» Remarques particulières Dématérialisation 3

4 INTRODUCTION La dématérialisation est un procédé qui offre la possibilité de vendre des recharges téléphoniques sous forme de codes imprimés sur des tickets de caisse. L activation et la programmation de la dématérialisation se déroulent en trois étapes : - L activation de MW STORAGE - Le renseignement des familles de produits - La programmation et l emplacement de la touche de dématérialisation. Dématérialisation 4

5 1. ACTIVATION DE MW STORAGE La dématérialisation nécessite l activation du programme MW STORAGE pour pouvoir fonctionner. Ce programme permet à la caisse de se connecter au serveur afin de récupérer les informations dont elle a besoin (stocks, commande «en ligne», etc.). Dans le cas d un réseau de plusieurs caisses, cette activation ne se fera que sur la caisse serveur. Lancer l exécutable mwstorage.exe situé dans C:\Mwstorage, la fenêtre suivante apparaît : Entrer le code de démarrage et le code d activation, codes qui vous ont été donnés au préalable par le concessionnaire PANINI de votre client. Une synchronisation se fait automatiquement (le programme va télécharger et actualiser les stocks de chaque recharge en fonction du contrat de votre client avec son concessionnaire PANINI). A ce moment là, si plusieurs caisses sont branchées en réseau, il est indispensable d autoriser l accès de chaque caisse dans MW STORAGE afin que celles-ci puissent également accéder à la dématérialisation. Dématérialisation 5

6 Pour cela il faut, dans un premier temps, aller dans le menu «admin» et choisir l option «add a cashier». Le code qui vous est demandé à ce moment là est un des deux mots de passe donnés en même temps que les deux premiers codes (le premier mot de passe étant le code d utilisateur qui n est pas à renseigner). Dans un second temps, vous avez deux champs à renseigner : - «Salespoint ID» : Il correspond au numéro de la caisse sur laquelle vous voulez autoriser l accès au serveur. Le numéro de la caisse est inscrit sur 4 digits (0001, pour la caisse 1 ;0002, pour la caisse 2 ; ). - «Salespoint shared secret» : Ce code est toujours le même, il contient 32 digits, ABCDEF ABCDEF (de 0 à 9 et de A à F deux fois). Cette manipulation est à renouveler pour chaque caisse du réseau se servant de la dématérialisation. MW STORAGE est maintenant actif. Il se lancera dorénavant automatiquement à chaque démarrage de la caisse. Dématérialisation 6

7 2. CREATION DE LA TOUCHE DEMATERIALISATION La touche Dématérialisation se programme grâce à la fonction 185 dans le fichier 053 «status key» de la caisse. Placer cette touche à l endroit voulu sur le clavier de la machine. Il faut également renseigner le numéro du magasin dans le fichier 101 fonctions générales de la caisse. Le numéro du magasin doit être le 1. Cette manipulation devra être faite sur chaque caisse du réseau soit grâce au logiciel MNX, soit sur chaque caisse individuellement. Dématérialisation 7

8 3. RENSEIGNEMENT DES FAMILLES 1. Se renseigner sur le nombre de familles utilisées. Grâce au fichier 054 de la caisse ou au logiciel Proshop, vous devez déterminer combien de familles sont déjà utilisées par la caisse et plus particulièrement le numéro de la dernière famille utilisée. En effet, le plus simple pour l utilisation de la dématérialisation est de placer les familles des opérateurs après les autres familles de produit. 2. Choix de la première famille d opérateurs. En fonction du numéro de la dernière famille utilisée, vous devez déterminer le numéro de famille à partir de laquelle vont s installer les familles d opérateurs. Il est préférable de garder un peu de marge avec la dernière famille de produit au cas où d autres produits viendraient s intégrer. Ex : Si la dernière famille est la 126, alors vous pouvez décider que la première famille démarrera à 200. Le choix de la première famille est à renseigner dans le ficher demat.ini (C:\SPBWIN\demat.ini). Numéro de famille Le cas échéant cette information est à renseigner ou à copier sur chaque caisse du réseau se servant de la dématérialisation. Dématérialisation 8

9 3. Se renseigner sur les numéros de chaque opérateur. Une fois MW STORAGE activé, démarrer la caisse. Un temps de chargement doit se produire et la caisse doit automatiquement sortir et imprimer un état des stocks de chaque type de recharge. Sur cet état des stocks doit apparaître le numéro de chaque opérateur au-dessus de leur nom respectif. Numéro d opérateurs L ordre et le numéro de chaque opérateur ne peuvent être ni inversé ni changé. 4. Création des familles d opérateurs. Le numéro de la première famille et le numéro d opérateur vont former le numéro de famille de chaque opérateur. Ex : Si la première famille que vous avez choisi est la 200 et que le numéro d un opérateur est le 18, sa famille est la 218. Ou encore, si vous avez choisi la première famille 180, la famille de l opérateur sera la 198 (il faut ajouter le numéro d opérateur à la première famille). Les deux ou trois opérateurs doivent normalement se suivrent. Il faut ensuite créer les familles avec leur intitulé. A ce moment là deux options sont possibles : Votre client est équipé du logiciel Proshop : Les familles sont alors à créer dans le logiciel et elles seront automatiquement crées dans la caisse. Votre client n est pas équipé de Proshop : Il faudra créer les familles directement dans la caisse dans le fichier 054. Soit sur la caisse directement, soit grâce à MNX. Dans les deux cas il ne faut pas oublier de renseigner le taux de TVA à attribuer à ces produits. Dématérialisation 9

10 4. UTILISATION DE LA DEMATERIALISATION 1. La vente : La touche dématérialisation permet de sélectionner l opérateur puis le type de carte que l on souhaite vendre. Il ne reste plus qu à encaisser. Lorsque vous connaissez l ordre des opérateurs ainsi que celui des types de cartes, il est possible de les sélectionner sans passer par le menu de la dématérialisation. Ex : si l opérateur SFR est placé en première position et sa recharge à 35 en sixième position alors il suffit de taper 16 + touche demat + type encaissement. Si votre client n est pas équipé de caisse à écran tactile : Taper sur la touche «dématérialisation» : la liste des opérateurs apparaît Taper le numéro de l opérateur souhaité et valider par la touche «sous total» La liste des type de recharge de l opérateur apparaît Taper le numéro du type de recharge souhaité et valider par «sous total» Sélectionner le mode d encaissement Dématérialisation 10

11 2. Les touches supplémentaires : Dans la fenêtre «liste des opérateurs» trois touches supplémentaires sont accessibles : o La touche «synchro» : elle force la synchronisation du serveur. Si plusieurs caisses sont branchées sur le réseau, la synchronisation peut se faire à partir de l une d entre elles indifféremment. o La touche «stock» : elle permet de connaître et d imprimer l état des stocks à n importe quel moment de la journée. Ils seront édités automatiquement sur un ticket de caisse. o La touche «réimpr» : elle permet de réimprimer une des dernières recharges vendues. La liste des 50 dernières recharges vendues s affiche, il suffit de sélectionner la recharge voulue, et le ticket est réimprimé. Remarque : selon les opérateurs la réimpression peut se passer de deux façons différentes : Soit le ticket redonne directement le code de la recharge téléphonique, alors la seule différence est l inscription «duplicata» sur la copie. Soit le ticket ne redonne pas le code de recharge mais son numéro de série. A ce moment là il faut s adresser directement au concessionnaire PANINI de votre client qui lui enverra un avoir du montant de la recharge. Le code de cette recharge ne sera plus valable, il faudra donc vendre une autre recharge. Dématérialisation 11

12 3. Retour d une recharge : Lors d un retour d une recharge téléphonique, vous devez indiquer le type de recharge retourné. A ce moment là, la caisse comptabilise le retour dans le chiffre d affaire mais ne retourne pas le code de la recharge, c est à dire que pour pouvoir effectivement détenir le bon nombre de recharges par rapport au chiffre d affaire généré, vous devez conserver le ticket pour que le montant de la recharge soit remboursé par le concessionnaire PANINI de votre client. 4. Commande «en ligne» : Lorsque vous souhaitez commander un produit que vous n avez pas en stock, il vous suffit de sélectionner normalement la recharge. A ce moment là SPB WIN vous annonce qu il n y a pas de stock concernant ce type de recharge et vous propose automatiquement de commander en ligne, cette commande se fait à l unité. Lorsque vous vendez «en ligne», le temps de vente peut être un peu plus long étant donné que la caisse doit se connecter au serveur afin d aller chercher la recharge demandée. Dématérialisation 12

13 5. Remarques particulières : - Sur les tickets de recharges vendues est imprimé le logo de chaque opérateur. Ce logo ne peut être changé. En revanche, un opérateur peut choisir de changer ou de modifier son logo. A ce moment là, la caisse téléchargera automatiquement le nouveau logo lors de la synchronisation. Le changement peut occasionner un léger temps de chargement lors de la première vente qui suit. - La marche à suivre pour les demandes de remboursement lors des réimpressions de ticket ou des retours de recharge est à déterminer avec le concessionnaire PANINI de votre client. - Les différents codes qui vous sont demandés pour l installation de MW STORAGE, vous sont communiqués par le concessionnaire PANINI de votre client lors de la signature de son contrat. C est ce contrat qui va également déterminer le montant des stocks de recharges à initialiser lors de la synchronisation journalière. - Une synchronisation se fait automatiquement au démarrage de la machine. Elle permet à la caisse de télécharger et d'initialiser les stocks prévus dans le contrat de votre client avec PANINI. Dématérialisation 13