Allocation d impression

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1 Allocation d impression Admissibilité Tous les députés ont le droit d imprimer et de poster aux ménages de leur circonscription trois envois collectifs avec dispense d affranchissement par exercice financier. Cette possibilité d imprimer des documents et de les poster vous est offerte en raison de vos fonctions de député à l Assemblée législative. Les documents ne peuvent être utilisés pour demander des dons ou des votes, promouvoir l affiliation à un parti politique ou solliciter la présence des gens à des activités organisées par un parti politique. Un député a droit à une allocation d impression à partir de son élection jusqu à sa démission ou à la dissolution de l Assemblée. Le député doit être déclaré élu par Élections Manitoba avant de présenter une demande de remboursement des frais autorisés. Pour en savoir plus long sur les incidences de la dissolution sur l allocation d impression, veuillez consulter la partie du Guide qui y est consacrée. Allocation Un envoi collectif avec dispense d affranchissement est un envoi non adressé, comme un bulletin de circonscription ou un calendrier, que vous faites imprimer pour le distribuer à tous les ménages de votre circonscription. Ainsi, chaque envoi collectif est admissible à un remboursement des frais d impression et d affranchissement. L allocation d impression permet d imprimer et de poster à un ménage jusqu à trois envois collectifs par exercice financier. Le remboursement des frais d impression se fait par l entremise du Bureau des allocations des députés. Le remboursement des frais de poste est assuré par le service du courrier de l organisme chargé de la distribution du matériel du gouvernement provincial (MDA). Ce chapitre porte sur les frais d impression d envois collectifs remboursables au titre de votre allocation d impression. Vous pouvez demander le remboursement de vos frais d impression d envois collectifs jusqu à concurrence du montant maximal qui vous est alloué. Le montant du remboursement est fondé sur les privilèges postaux auxquels vous avez droit conformément à la Loi sur l Assemblée législative. La Loi stipule que les frais d impression ne peuvent excéder une fois et demie les frais que la Province aurait engagés pour un envoi collectif par la poste dans votre Guide sur les allocations des députés 5-1

2 Calcul des montants Chapitre 5 Allocation d impression circonscription. Vous pouvez faire une demande de remboursement jusqu à concurrence du montant maximal pour les frais d impression de chacun de vos trois envois collectifs. Le Bureau des allocations des députés vous renseigne au sujet du remboursement visant l allocation d impression auquel vous avez droit au début de chaque exercice financier. Montants calculés le 1 er avril Les montants de l allocation d impression sont établis le 1 er avril de chaque nouvel exercice financier et sont fondés sur le total des frais postaux établis par Postes Canada et le service du courrier de l organisme chargé de la distribution du matériel du gouvernement provincial (MDA). Le service du courrier de MDA fournit le nombre d envois collectifs par circonscription et un guide sur l envoi par la poste à votre caucus et à chaque député indépendant. Le guide contient des renseignements au sujet de la marche à suivre, des dimensions, des échéanciers et des formules à remplir pour pouvoir transmettre vos envois collectifs. Si vous avez des questions au sujet des exigences relatives aux envois collectifs, communiquez avec le service du courrier de MDA, au Calcul au prorata Lorsque de nouveaux députés sont élus à une élection partielle ou générale, le nombre d impressions autorisées est calculé au prorata à partir du jour de l élection jusqu à la fin de l exercice financier. Les députés réélus sont considérés comme étant demeurés députés tout au long de la période électorale et n ont droit qu au nombre d impressions qu il leur reste jusqu à la fin de l exercice financier. Frais d impression autorisés Vous avez droit à un remboursement de vos frais d impression jusqu à concurrence du montant maximal établi. Les frais d impression autorisés de documents écrits peuvent vous être remboursés en raison de vos fonctions de député à l Assemblée législative. Un envoi collectif avec dispense d affranchissement ne peut être utilisé pour demander des dons ou des votes, promouvoir l affiliation à un parti politique ou solliciter la présence des gens à des activités organisées par un parti politique. 5-2 Guide sur les allocations des députés

3 Si vous croyez que vos frais d impression pourraient dépasser le montant maximal de l allocation d impression et que vous désirez demander un remboursement du solde au titre de l allocation de circonscription, vous devez joindre une copie du document au Bureau des allocations des députés avant de le faire imprimer. Le Bureau examinera le document et vous dira s il satisfait aux exigences relatives au caractère apolitique de l allocation de circonscription. Si le document ne satisfait pas à ces exigences, le solde excédant le montant maximal de votre allocation d impression ne pourra être remboursé au titre de l allocation de circonscription. Demande de remboursement Date limite de fin d exercice Les demandes de remboursement de tous les frais engagés au cours d un exercice financier doivent être déposées au plus tard le 30 juin suivant l exercice qui a pris fin. Types de paiement des frais 1. Remboursement des frais Vous devrez fournir une preuve de paiement et toutes les pièces justificatives. Vous pouvez inclure des frais multiples dans une même demande de remboursement. Comme vous payez ces frais au fur et à mesure, vous devrez présenter ces demandes sur une base régulière. Vous pouvez payer ces frais avec vos fonds personnels, une carte de crédit ou une marge de crédit, puis renflouer ces sources de fonds par la suite. 2. Paiement direct à un tiers Si des frais d impression dépassent 100 $, vous pouvez demander à ce qu ils soient payés directement à la personne ou au fournisseur à qui ils sont dus. Vous devrez fournir une facture, un contrat ou un autre document original démontrant que les frais sont dus et toutes les pièces justificatives. Chaque demande de paiement direct doit être présentée sur une demande de remboursement distincte. 3. Taxes fédérales et provinciales Les députés ne sont pas exonérés des taxes fédérales et provinciales. Guide sur les allocations des députés 5-3

4 Demande de remboursement visant l allocation d impression et pièces justificatives Demande de remboursement visant l allocation d impression Pour faire une demande de remboursement des frais d impression, vous devez remplir la demande de remboursement visant l allocation d impression. La demande doit inclure une copie des documents imprimés. Vous devez signer la demande de remboursement et conserver une copie pour vos dossiers. Veuillez remettre la demande originale dûment signée avec les documents imprimés au Bureau des allocations des députés, Palais législatif, bureau 9B. Si vous désirez obtenir copie de la demande de remboursement électronique, veuillez communiquer avec le Bureau des allocations des députés. Preuve de paiement À moins d absence de reçu, la preuve de paiement est toujours : - le reçu original faisant état du paiement des frais. Si aucun reçu ne peut être produit, la preuve de paiement peut être : - une copie d un relevé bancaire ou d un extrait de relevé bancaire qui indique que les frais ont été payés et à qui; - une image du chèque oblitéré ayant servi à payer les frais; - une facture faisant état des frais sur laquelle le fournisseur a inscrit le mot «payé». Si le paiement doit être fait directement à un tiers plutôt qu être remboursé à un député : au lieu d une preuve de paiement, le député doit produire une facture, un contrat ou un autre document original démontrant que les frais sont dus. Autres pièces justificatives Pour un remboursement de frais d impression au titre de l allocation d impression, il est nécessaire de joindre une copie des documents imprimés à la demande de remboursement visant l allocation d impression et à la facture ou au reçu original. Si vous croyez que vos frais d impression pourraient dépasser le montant maximal de l allocation d impression, vous pouvez faire une demande de remboursement du solde au titre de l allocation de circonscription. Les 5-4 Guide sur les allocations des députés

5 documents imprimés doivent satisfaire aux exigences relatives au caractère apolitique de l allocation de circonscription pour que le solde puisse être réclamé. Si vous faites une demande de remboursement du solde des frais d impression au titre de l allocation de circonscription, vous devez fournir les documents suivants au Bureau des allocations des députés : 1. une preuve de paiement; 2. une copie des documents imprimés conformément aux exigences de l allocation de circonscription et de l allocation d impression; 3. une demande de remboursement visant l allocation d impression dûment remplie et signée jusqu à concurrence du montant maximal admissible; 4. une demande de remboursement visant l allocation de circonscription dûment remplie et signée pour le solde des frais d impression. Pour en savoir plus au sujet des exigences sur le caractère apolitique à respecter pour avoir droit à un remboursement des frais d impression des documents imprimés au titre de l allocation de circonscription, veuillez consulter la partie du Guide consacrée aux définitions. Appel Les députés ont droit d interjeter appel de toute décision rendue en vertu du Règlement sur les allocations des députés auprès d une personne nommée par la Commission de régie de l Assemblée législative, dont la décision est définitive. L appel doit être déposé par écrit et présenter les arguments du député. Pour en savoir plus sur la procédure d appel, veuillez communiquer avec le Bureau des allocations des députés. Situation de conflit d intérêts Les frais d impression ne sont pas considérés comme des frais admissibles à un remboursement si vous, votre conjoint ou conjoint de fait, ou un de vos parents ou parents de votre conjoint ou conjoint de fait, un autre député, conjoint ou conjoint de fait d un autre député, ou tout autre parent des personnes susmentionnées a un intérêt financier direct ou un lien d appartenance avec l entreprise qui fournit un service, et que vous connaissez ou devriez connaître l existence de cet intérêt financier ou de ce lien d appartenance. Vous trouverez dans la partie du Guide consacrée aux définitions une description détaillée des situations de conflit d intérêts et les définitions de conjoint de fait et de parent. Veuillez consulter l annexe 4 Diagramme des liens de parenté définis par le terme «parent», dans la liste des annexes du Guide, qui illustre les liens précités. Guide sur les allocations des députés 5-5

6 Déclaration et communication La partie du Guide consacrée à la déclaration et à la communication fournit des renseignements au sujet des rapports afférents aux allocations des députés, comme les rapports mensuels et les rapports annuels que les députés doivent déposer, ainsi que des exigences relatives à la communication des renseignements au public, dont celles se rapportant aux publications sur le site Web de l Assemblée législative. Incidences de la dissolution sur l allocation d impression Définitions La partie du Guide consacrée aux incidences de la dissolution fournit des renseignements au sujet des incidences de la dissolution sur l allocation d impression. Les termes ci-dessous sont définis dans la partie du Guide consacrée aux définitions : «apolitique» «Commission» «conjoint de fait» «frais autorisés» «intérêt financier direct» «parent Liste des annexes Veuillez consulter la liste des annexes du Guide qui énumère et reproduit toutes les annexes mentionnées dans le chapitre portant sur l allocation d impression. 5-6 Guide sur les allocations des députés

7 Guide sur les allocations des députés 5-7