La gestion du patrimoine

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3 La gestion du patrimoine Une composante stratégique essentielle Dans le secteur public comme dans le privé, la volonté d assurer la pérennité des biens immobiliers est au centre des préoccupations des gestionnaires. Cette volonté doit trouver son expression dans un environnement technique de plus en plus complexe, en relation avec des interlocuteurs de plus en plus nombreux, et dans un souci permanent d amélioration de la rentabilité par réduction des coûts. Quels sont au juste les enjeux de la gestion du patrimoine? Enjeux fonctionnels : les bâtiments constituent une ressource sensible pour l organisme qui les exploite. Leur état et leur affectation fonctionnelle ont un impact important sur le déroulement de l activité de l organisme. Enjeux réglementaires : respect des textes légaux concernant les ERP, les IGH respect des normes comptables publiques, besoins de traçabilité Enjeux économiques : établissement de comptes prévisionnels de charges d exploitation et d investissements, programmation concertée des interventions, prolongement de la durée de vie et gestion de la flexibilité des usages du bâtiment. Enjeux commerciaux : la qualité des bâtiments contribue à l amélioration de l image véhiculée par l organisme. Pour faire face à ces enjeux, la société Nemetschek propose d assister toutes celles et ceux qui souhaitent mettre en place une approche globale de leur gestion.

4 Une approche globale Les équipes Nemetschek peuvent vous apporter les conseils et les outils informatiques nécessaires pour mener à bien un projet de gestion de votre patrimoine. Conseil/Audit Analyse des domaines à gérer Analyse transversale des besoins, au sein des différents services de l organisme Analyse de l état des données à gérer : disponibilité, support, fiabilité Hiérarchisation des priorités Visites de sites opérationnels Estimation des coûts Cahier des charges Liste des objectifs à atteindre Montée en charge prévisionnelle Intégration dans l environnement informatique actuel Définition des profils des postes utilisateurs Procédures d acquisition et de mise à jour des données Mise en place d un site pilote Installation / Paramétrage Formation sur site des utilisateurs Détachement d un accompagnateur Nemetschek Fourniture de supports pédagogiques Prestations de collecte d informations terrain Prestations de saisies graphiques ou alphanumériques Définition de la politique de sauvegarde et de sécurité des données Assistance téléphonique ou sur site selon délais contractuels Formation Formation sur site adaptée aux utilisateurs finaux avec fourniture de supports et tutoriaux Transfert de compétences

5 Une solution informatique sur mesure Selon la taille et l organisation de votre organisme Module Allfa TTi Internet/Intranet Module Intelli-admin Administration des droits Module Allfa Active Personnalisation des masques de saisie Noyau de base Allfa TT Graphics Surfaces Équipements Occupants Documents Entretien Travaux Coûts Maintenance Demande d'interventions Gestion curative Gestion préventive Historique... Selon les domaines que vous souhaitez gérer Option Clés Gestion des clés et serrures Option Déménagement Simulations de déménagements Option Inventaire Gestion du mobilier et des équipements par code barres Option Parking Gestion des places de parking Plans CAO-DAO Compta, ERP Sur mesure : l architecture informatique de votre système de gestion du patrimoine De 1 à 1000 postes utilisateurs, multi-sites Personnalisation de chaque poste utilisateur (Module Allfa Active) Mode client/serveur, accès distant par internet ou intranet (Module Allfa TTi) Administration des droits d accès (Module Intelli-admin) Sur mesure : les fonctionnalités du système de gestion du patrimoine Une décomposition hiérarchique du patrimoine totalement libre Des fonctionnalités de base préparamétrées : gestion des surfaces, des équipements, des occupants, des documents, de la maintenance, de l entretien et des travaux Des fonctionnalités optionnelles : inventaires, gestion des clefs, des parkings, des déménagements Un lien entre les plans CAO et Allfa TT Graphics Une interface optionnelle avec les logiciels existants (comptables, financiers, ERP). Saisie Mise en place d une charte graphique et d une structure de données Collecte des informations alphanumériques et récupération des données existantes Collecte des informations graphiques par relevé sur site ou reprise de plans existants Saisie et import dans la base de données Mise en place des procédures de sauvegarde et sécurisation des données Certaines de ces prestations sont effectuées par des partenaires reconnus pour leurs compétences géomatiques, topographiques, et leur expertise technique dans le domaine du bâtiment. Maintenance Le contrat ALLservices, adapté aux besoins de chaque client comprend : Assistance téléphonique ou télé-assistance sur tous les problèmes liés au logiciel Assistance sur site dans les délais et les conditions définies avec le client Fourniture de toutes les mises à jour du logiciel

6 La flexibilité de la gamme Allfa TT lui permet de répondre aux besoins d utilisateurs variés : Collectivités : respect de l instruction comptable M52, inventaires, traçabilité, liens dynamiques vers logiciels comptables. Bailleurs sociaux : mise en place du plan stratégique du patrimoine, lien dynamique plans CAO, traçabilité, prévisionnel travaux et entretien, critères de qualité. S.D.I.S. : instruction comptable M61, gestion des surfaces, de l entretien et des travaux, inventaires, suivi consommations et maintenance gros équipements. Hôpitaux : législation ERP, sécurité incendie, prévention des risques légionellose, suivi des réseaux, lien dynamique plans CAO Grands comptes : gestion des surfaces, de centres de coût, du mobilier et des équipements, des occupants, des clés et des parkings. Simulations de déménagements. Les fonctionnalités Fonctions de base s'intègre dans tout type d'environnement informatique utilise la base de données ORACLE interfaçable avec les logiciels d'erp, gestion financière, gestion comptable, gestion locative, GMAO, annuaires complète compatibilité avec les logiciels bureautiques (Word, Excel, Access, Project, Adobe Acrobat ) nombreuses possibilités de reporting : Crystal Report, Business Object interface de travail intuitive apprentissage rapide manipulations conformes Windows modes d'affichage personnalisés gestion complète des utilisateurs & des droits d'accès Gestion Immobilière carnet d'identité des propriétés budget prévisionnel gestion des visites de conformité optimisation de l'occupation Gestion des surfaces gestion de tout type de surfaces : bâtiments, étages, zones, locaux, espaces verts, parkings, parcelles affectation des surfaces pour calculs de subventions calcul automatique à partir des plans ou estimation manuelle des surfaces : SU, SHON, SHOB imputation par unité d'organisation gestion des déménagements Gestion graphique exploitation des plans vectoriels et/ou bitmaps compatibilité avec les formats dxf, dwg, IFC, Allplan mises à jour automatiques des plans grâce à FM Manager Autocad & Allplan plans stockés dans la base de données plans disponibles pour l'ensemble des utilisateurs sur postes clients serveur ou clients légers Gestion des équipements catalogues d'équipements techniques, de composants des bâtiments, de matériel informatique, de véhicules & de mobilier. inventaire physique par lecteur code barres tableaux d'amortissement diagnostic Gestion des occupants localisation graphique ou alphanumérique des occupants listes téléphoniques surfaces moyennes d'occupation liste des occupants par service/département Gestion des documents archivage de tous types de documents : photos, documents scannés, documents Word, Excel documents stockés sous forme de lien ou dans la base de données archivage possible des différentes versions d'un document gestion des droits d'accès aux documents affectation d'attributs spécifiques aux documents : date de validité, contractant, propriétaire Exploitations diverses gestion des travaux gestion des dépenses gestion des entretiens gestion des contrats gestion des interventions gestion des réseaux gestion prévisionnelle programmation pluriannuelle de travaux