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1 Le Projet de Renforcement des Capacités Institutionnelles pour l Efficacité Gouvernementale (PRCIEG) Titre : Termes de référence pour le recrutement d un Responsable de Passation de Marchés (RPM) 1. Contexte de la mission Au Burundi, le manque d'espace budgétaire limite les perspectives d accélération de la croissance économique et de réduction de la pauvreté et rend le pays très vulnérable aux chocs exogènes. En raison de la baisse de l'aide extérieure prévue au cours des années à venir, le Burundi se doit de trouver des marges de manœuvres budgétaires alternatives et complémentaires pour financer son développement et accélérer sa croissance économique par une diversification de son économie ainsi qu une relance de la productivité dans les secteurs clés. A ce titre, le Gouvernement du Burundi vient de bénéficier du un financement pour l appuyer à travers le Projet de Renforcement des Capacités Institutionnelles pour l Efficacité Gouvernementale (PRCIEG). Le projet s inscrit fermement dans le contexte macro-économique et institutionnel de la. Il sied de considérer que le renforcement de l efficacité des institutions publiques à travers l'amélioration de la qualité de leur gouvernance et le renforcement des capacités du secteur public à mobiliser des recettes et à les répartir efficacement sont des conditions essentielles pour libérer le potentiel de croissance du pays et de s attaquer aux sources de sa fragilité chronique. L objectif du développement de ce projet consiste à améliorer la gestion budgétaire en renforçant les systèmes et procédures dans les domaines prioritaires du Gouvernement qui sont les suivants: (i) de la mobilisation des recettes, (ii) le contrôle des dépenses publiques, (iii) la gestion du secteur minier et (iv) les statistiques pour assurer l'élaboration de politiques publiques efficaces au Burundi. a) Le Gouvernement est déterminé à inverser cette tendance en prenant des mesures fortes à court termes à travers une loi des finances rectificative adoptée en août A fin novembre 2014, les recettes collectées par l OBR se sont établies à 588,6 milliards de FBU contre 503,6 milliards à fin novembre 2013, soit une hausse de 16,4%. Dans le même temps, le montant des exonérations fiscales octroyées a baissé de 31,1 milliards au deuxième semestre à 21,1 milliards au troisième semestre, soit une baisse de plus de 30%. Par ailleurs, le Gouvernement envisage prendre des mesures à moyen et long termes visant à moderniser et stabiliser la politique fiscale. A cet effet, deux sous-composantes sont retenues dans la cadre du projet de renforcement des capacités à savoir : (i) la stabilisation de la politique fiscale et (ii) le renforcement des capacités analytiques et des processus de décision en matière de politique fiscale. b) Avec la promulgation en décembre 2008 de la loi organique relative aux finances publiques (LOFiP), le Gouvernement a mis en place de stratégies de réformes adoptées depuis 2009 (SGFP 1 &2) et les textes d application de la loi, le Gouvernement a amélioré sensiblement le cadre institutionnel et construire des bases solides d un système de finances publiques plus rigoureux et plus efficient. Cependant, certaines insuffisances et faiblesses notamment en matière de contrôle, de la migration du système d information et l approche de mise en œuvre des budget-programmes (BP) sont encore observées. Ces déficiences nécessitant toujours une assistance technique soutenue, le projet apportera, donc son soutien à la consolidation des acquis et le développement des prochaines réformes dans les domaines de la préparation, et de l exécution des aspects de système d information et du contrôle. c) Le secteur minier dispose d un rôle potentiel comme facteur de croissance économique et du développement au Burundi. Les activités portant sur le secteur minier se reposent sur deux composantes pertinentes : i) moderniser la politique et Responsable en Passation de Marchés Page 1

2 les pratiques dans la collecte des revenues et ii) améliorer la capacité et les pratiques du MEM dans la règlementation du secteur minier. d) L appui du projet au renforcement institutionnel de l ISTEEBU est repose sur quatre axes, à savoir : (i) la mise en place d un système de gestion basée sur les résultats, (ii) l appui à la gestion des ressources humaines, (iii) l appui à la production des données et (iv) l amélioration de l accès et de la diffusion des données produites. A ce titre, pour une gestion efficace du projet, en concertation avec la Banque Mondiale (BM), le Ministère des Finances et de la Planification du Développement Economique voudrait compléter l équipe existante par un recrutement d un Responsable en Passation de Marchés (RPM) ayant les compétences avérées à l accomplissement de sa mission. 2. Tâches et responsabilités Les tâches principales assignées au RPM consistent en: (1) Planification de la passation des marchés et suivi du processus Préparer et coordonner la planification pour la passation des marchés de fournitures et la sélection et l emploi de consultants, Mettre à jour le plan de passation de marchés au moins une fois l an et chaque fois que de besoin Procéder au classement et à l archivage de tous les documents et dossiers de marchés et Développer un mécanisme de suivi de la passation de marchés afin de pouvoir identifier rapidement les sources potentielles de retard, d en informer le coordonnateur ou le directeur et de proposer des solutions appropriées. (2) Sélection et emploi des consultants : Rédiger des demandes de manifestation d'intérêt pour les services de consultant et d en assurer la publication dans la presse nationale officielle et/ou Internationale selon le montant estimé et la complexité du marché; Elaborer les dossiers de demande de propositions techniques et financières ; Notifier par des lettres d invitation aux consultants figurant sur les listes restreintes après avis de non objection (si requise), Participer à l'ouverture et à l'évaluation des propositions techniques et financières afin de pouvoir conseiller les membres de la commissions des marchés et ceux de la commission d évaluation ; Assurer le secrétariat de la commission des marchés (ouverture des plis, négociation du marché et attribution du contrat Etablir des contrats entre le Projet et les consultants choisis après avis de non objection (si requise) ; Assurer le suivi des avis de non objection sollicités auprès des bailleurs selon le financement. (3) Service de conseil au coordinateur du projet ainsi que tout responsable de l exécution du projet dans des actes liés à la passation et à l exécution des marchés S assurer que toutes les décisions liées à la passation et à l exécution des marchés ont respecté les règles et procédures adaptées (selon le bailleur) en la matière, Conseiller le coordonnateur du projet dans la compréhension et la rédaction de tout courrier entrant ou sortant ayant des aspects de passation des marchés Apporter les conseils appropriés dans l exécution des marchés et surtout en ce qui concerne la résolution des différends qui pourraient survenir, Responsable en Passation de Marchés Page 2

3 Exécuter toute autre tâche ou mission liée à la passation de marchés assignée par le coordonnateur du projet. (4) Responsabilité dans le transfert de compétence Il/elle définira et mettra en application sous la supervision du coordonnateur du projet un programme de renforcement des capacités comprenant la formation des principaux acteurs publics et privés impliqués dans l exécution des activités du projet dans le secteur concerné par sa mission (5) Tâches incompatibles En raison de son rôle de conseiller dans les décisions de passation des marchés et de sa forte implication dans l élaboration des dossiers de marchés, le RPM ne doit pas être impliqué dans les décisions d attribution des marchés ainsi que toute tâche liée à son exécution. En particulier, il/elle ne doit pas être membre : de la commission d évaluation des marchés, des commissions de réception des fournitures ou services, du comité chargé de négocier le contrat pour les services de consultants. Il/elle pourrait cependant assurer le secrétariat de la commission des marchés à la demande du Président de cette commission. En outre, il/elle veillera à ce qu aucun membre de la commission d évaluation des offres ne soit membre de la commission des marchés et vice-versa. 3. Ancrage institutionnel du service de passation de marchés du projet Le RPM est placé sous l autorité et la supervision directe du Coordonnateur du projet à qui il rend compte, adresse tous les rapports et à qui il apporte tous les conseils utiles aux différentes sollicitations afférentes au domaine de passation de marchés. 4. Livrables Sous la responsabilité du Coordonnateur du projet, le RPM est chargé de la mise en place des outils nécessaires à l organisation du service de passation de marchés. Ainsi, en collaboration avec les autres services opérant dans le cadre du projet (services financier et de suivi et évaluation), le RPM est responsable de la production des documents servant d outils de travail d une part et de la production des rapports périodiques d autre part. i. Produire un Plan de Passation de Marchés (PPM) d une période de 18 mois, ii. iii. iv. Assurer l archivage des dossiers issus des marchés et des contrats, Produire un rapport trimestriel, dans un délai ne dépassant pas 45 jours ouvrables par rapport au trimestre qui fait objet du rapport, Produire un rapport annuel, dans un délai ne dépassant pas 45 jours ouvrables par rapport au trimestre qui fait objet du rapport. Responsable en Passation de Marchés Page 3

4 5. Période et critères de performances La durée du contrat est de deux (2) ans renouvelables compte tenu des résultats satisfaisants de l évaluation de ses performances. Cependant, la durée pourrait être révisée si à la suite des évaluations annuelles de performances, il est prouvé que le RPM n a pas atteint le minimum exigé à l atteinte des objectifs (indicateur moyen de performance de 60% ou moins pendant toute l année). L efficacité et les performances du RPM seront mesurées en fonction de : La qualité du suivi des actions inscrites dans le plan de passation de marchés, Le respect des délais de l exécution du plan de passation, La qualité des dossiers d appel d offres et des demandes de propositions, La qualité du suivi des procédures de passation et des avis de non objection. Un indicateur de mesure de cette performance sera le «taux d exécution du plan de passation des marchés en pourcentage du nombre de marchés conclus et signés dans un délai maximum de deux (2) ans» 6. Rémunération et échéances de paiement Les termes de rémunération dépendront de l expérience et des qualifications requises conformément à la réglementation de la Banque mondiale. 7. Qualifications Les compétences recherchées doivent satisfaire aux qualifications ci-après : Etre titulaire d un diplôme d études supérieures (Bac + 4 ans minimum), Avoir une expérience globale minimale de 7 ans dans le secteur public ou privé, Avoir une expérience spécifique minimale de trois (3) ans à un poste de passation de marchés similaires dans le secteur public ou privé et assumé des responsabilités similaires dans ce domaine. Avoir une expérience dans un projet sur financement Banque Mondiale ou une institution similaire serait un atout majeur, Avoir une connaissance particulière des procédures de la Banque Mondiale, des directives pour la passation des marchés et des accords de crédits serait un atout ; Avoir des connaissances en informatique (Bureautique : Word, Excel), Avoir une aptitude à travailler en français. 8. Constitution du dossier Les candidats intéressés devront fournir un dossier composé de : Une lettre de motivation Un curriculum vitae Des copies certifiées conformes à l original des diplômes Responsable en Passation de Marchés Page 4

5 9. Intrant fournis par le client Une copie de l accord de don, Une copie du rapport d évaluation du projet, Une copie des directives des bailleurs de fonds, Les documents types de passation des marchés (Consultants et biens), Les manuels de procédures, Classement des documents des marchés des projets, Tout autre document utile à l accomplissement de la mission du RPM. Signé par le Coordonnateur Responsable en Passation de Marchés Page 5