Gestion PME. Analyse fonctionnelle. Adelux

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1 Gestion PME Analyse fonctionnelle Adelux Commentaires : Voir le cahier des charges de l application de Gestion d entreprise de type PME Frédéric LESUEUR < > Adelux bd Voltaire Asnières sur Seine Tel : +33 (0) Fax : +33 (0)

2 Table des matières 1 Annuaire 2 2 Congés/RTT Présentation Annuaire Présentation du formulaire Présentation de l agenda Voyages / Déplacements Présentation Annuaire Présentation du formulaire Note de frais Présentation Annuaire Présentation du formulaire Demande d achat Présentation Annuaire Présentation du formulaire Flux Courrier papier Présentation Annuaire Présentation du formulaire Logiciels utilisés 12 Page 2

3 Résumé Ce document décrit les fonctionnalités de l application de gestion des PME par module. Pour chaque module est décrit le workflow associé, la définition des rôles et les formulaires de base à créer. Les workflow, les rôles et les formulaires présentés dans ce document tout au long de la description des modules, pourront être adapté ou modifié en fonction du besoin des entreprises.

4 Chapitre 1 Annuaire Les utilisateurs seront représentés sous forme de rôle et associés à des groupes. Tous les différents rôles sont décris pour chaque module dans la partie Annuaire. Voici un exemple de ce que pourrait être une description d un utilisateur : Nom Tel Tel port Groupe Rôle Employé Responsable de service Responsable de service Page 2

5 Chapitre 2 Congés/RTT 2.1 Présentation Le diagramme d état de la validation des congés pour l employé fait apparaître 4 états différents ainsi que 4 transitions. Les différents états : 1. Initial : l employé rédige son formulaire de demande d absence 2. Attente Validation : la demande est traitée au niveau du responsable de service 3. Resuse : le congé a été refusé par le RH ou le responsable de service, l emloyé peut modifier sa demande et la renvoyer au RS. 4. Accepté : la demande a été validé par le responsable de service, en attente de validation RH 5. Officiel : la demande a été accepté par le service des ressources humaines (RH) Page 3

6 Gestion PME Les différentes transitions : Rédigé : l employé a rédigé sa demande sur le formulaire ou la modifiée à la suite d un refus, passage à l état Attente Validation Refusé : le responsable de service ou le RH ont refusé la demande, l état passe en Refuse Validé : la demande a été validé par le responsable de service, passage a l état Validé Confirmé : la demande a été accepté par le RH, passage a l état Officiel, les congés sont officiellement acceptés. Lorsque les congés sont à l état officiel, il faut en informer l employé par mail. Le décompte des jours de congés dans le base de données se fera manuellement dans un premier temps puis une extension sera possible par intégration avec les PGI. L agenda de l employé doit ensuite être modifié en conséquence, les jours de congés doivent y être inscrits. 2.2 Annuaire Cet annuaire doit permettre de configurer les différents rôle au sein de l application mais aussi de les attribuer. Chaque rôle peut être affecté à un groupe. Voici les rôles à créer : Responsable de service : première validation des congés RH : seconde validation des congés Employés : demande les congés Il faudra créer, par exemple un objet de type congés, avec a l intérieur une descriptions des différentes personnes intervenant dans les digrammes d état de chaque module. 2.3 Présentation du formulaire Voici les champs de base à prévoir dans ce formulaire. Date début/fin : début et fin du congé Type de congés : RTT/congés payés/divers Commentaires : Commentaire de l employé 2.4 Présentation de l agenda Le calendrier doit pouvoir afficher les différentes raisons d absence d un employé. Il s agit des congés payés, des RTT, des évènements familiaux, et les autres que je classerai en divers. A coté du calendrier doit figurer le décompte des jours de l employé. Le calendrier ne fait aucune vérification quand à la pertinence et le logique des informations qu il affiche. La lecture des données se fera de la même façon dans un BD externe. La représentation graphique du calendrier sera exposé dans un chapitre suivant. Page 4

7 Chapitre 3 Voyages / Déplacements 3.1 Présentation Le diagramme d état de la validation des déplacements pour l employé fait apparaître 5 états différents ainsi que 6 transitions. Page 5

8 Gestion PME Les différents états : 1. Initial : l employé rédige son formulaire de demande de déplacement 2. Attente Validation : la demande doit être traitée par le responsable de service 3. Validé : la demande a été validé par le responsable de service 4. Intermédiaire : le service achat à besoin de contacter l employé afin de lui poser des questions et de répondre au mieu à son besoin (plus de place le jour du départ, départ la veille? etc...) 5. Officiel : le service achat a répondu au besoin du client, les différentes réservations ont été éffectué Les différentes transitions : Rédigé : l employé a rédigé sa demande sur le formulaire, passage à l état Attente Validation Refusé : le responsable de service a refusé la demande, l état repasse en Initial Accepté : la demande a été validé par le responsable, passage a l état Validé Information : le service pose des question à l employé en ce qui concerne son trajet Commandé : la réservation du billet d avion, de la chambre d hotel...ont été effectué Impossible : le déplacement ne va pas pouvoir se faire car le service voyage n a pas trouvé les différents éléments nécessaire. retour info : l employé a répondu à la question et la renvoie, le service déplacement va prendre connaissance de la réponse. Lorsque les déplacements ont été Acceptés, l employé reçoit une confirmation par mail,et par courrier selon la procédure de l entreprise. 3.2 Annuaire Le principe est de configurer les différents rôle au sein de l application mais aussi de les attribuer. Chaque rôle peut être affecté à un groupe. Voici les rôles à créer : Responsable : Valide les déplacements Employé : demande les déplacements Service Voyage/Déplacement : effectue les réservations 3.3 Présentation du formulaire Voici les champs de base à prévoir dans ce formulaire. Motif : Motifs du déplacement Date : date de départ et date de retour Titre de transport : Oui/Non Type de Transport : Voiture, Avion, Train Réservation hôtel : Oui/Non Commentaires : Commentaires de l employé Page 6

9 Chapitre 4 Note de frais 4.1 Présentation Le diagramme d état de la validation des notes de frais pour l employé fait apparaître 3 états différents ainsi que 3 transitions. Les différents états : 1. Initial : l employé rédige son formulaire de demande de remboursement 2. Attente Validation : la demande doit être traitée par le responsable de service 3. Officiel : la demande a été validé par le responsable de service Les différentes transitions : Demande : l employé rempli le formulaire de remboursement Refusé : le responsable de service n a pas accepté le remboursement Page 7

10 Gestion PME Accepté : le responsable de service a validé le remboursement Une fois la note de frais acceptée, envoi d un mail à l employé de confirmation, qui sera ensuite imprimé puis envoyé (avec les éventuelles justificatifs) au service administratif capable de rembourser les notes de frais. Selon le temps de développement disponible, on pourra réaliser une BD de statistique qui permettra de réaliser des calculs comme le pourcentage des différents type de note de frais dépensés par service. 4.2 Annuaire 2 rôles un responsable de service et un employé. 4.3 Présentation du formulaire Voici les champs de base à prévoir dans ce formulaire. Motif : Justification des frais Lieu de dépense Montant Envoi d un justificatif par Courrier : Oui/Non Page 8

11 Chapitre 5 Demande d achat 5.1 Présentation Le workflow est identique à celui du module de Demande de Déplacement mais le service voyage est remplacé par le service achat. 5.2 Annuaire Le principe est de configurer les différents rôle au sein de l application mais aussi de les attribuer. Chaque rôle peut être affecté à un groupe. Voici les rôles à créer : Responsable de service : Valide la demande Employé : demande un achat Service Achat : effectue l achat 5.3 Présentation du formulaire Voici les champs de base à prévoir dans ce formulaire. Formulaire de saisie de l employé : Motif : Justification de l achat Produit : description, numéro de produit etc... Budget : budget dont dépend la dépense Magasin : adresse des magasin revendeur Nom de vendeur Montant Date de livraison souhaitée : la date au plus tard souhaitée Formulaire de consultation de l employé : Produit : Désignation du produit Date Commande : Date du passage de la commande au service achat Page 9

12 Gestion PME Statut : Statut de la commande Accès au formulaire en lecture uniquement. Formulaire de suivie pour le service achat, permet de tenir l employé au courant de la commande : Produit : Désignation du produit Date Commande : Date du passage de la commande au service achat Statut : Statut de la commande Description des différents statut : Refusé : la commande a été refusé Traitement en cours : Traitement de la commande en cours Commandé : produit commandé Attente Livraison : Le produit est cours de livraison Page 10

13 Chapitre 6 Flux Courrier papier 6.1 Présentation L employé est responsable de sa partie courrier. L employé reçoit un courrier, il saisie l arrivée du courrier avec une brève description(date, émetteur, destination, mots clés). Il n y a pas vraiment de workflow, simplement une nouvelle entrée pour chaque nouveau courrier. 6.2 Annuaire L employé sera responsable de sa partie courrier, il pourra créer un courrier dans la base. Les responsable aura la charge de la gestion de la BD du courrier (modifier, effacer, rajouter). 6.3 Présentation du formulaire Date Formulaire de saisie d un courrier entrant et sortant Emetteur Destination Mots clés Formulaire de visualisation du courrier, permet d afficher la liste des courriers pendant une période données : Recherche par date : saisie une date, et ressort les courriers avec la date entrante ou sortante correspondante Recherche par description : Recherche un courrier sur le contenu de sa description Page 11

14 Chapitre 7 Logiciels utilisés L application sera développée sous Zope. Chaque module décrit précédemment sera un Product Python. L application se fera à partir de CMF-1.3. L application sera modulaire ce qui permettra au produits d être évolutif. Page 12

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