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1 1.Guide de l utilisateur Version 04 La reproduction de cette documentation est strictement interdite 1

2 2.Table des matières 1.Guide de l utilisateur Version Table des matières Conventions Configuration requise Installation...7 Installation mono-poste ou du poste serveur... 7 Installation des postes client... 9 Démarrage du poste client Configuration...11 Configurer les imprimantes Programme d accueil Version «à personnaliser»...13 Personnalisation du logiciel Prise en main rapide du logiciel...15 Création d un article Modification d un article Appel d un article dans le programme de vente Reprise d un article Retour d un article Validation de la vente Création d un client Assignation d une vente à un client Suppression d une vente Modification du mode d impression d une vente Annulation de la vente courante Effacer un article dans une vente Faire une remise sur une vente Gestion de la caisse...17 Gestion du fond de caisse Saisie du fond de caisse Saisie des remises en banque Contrôle des montants caisse et remise Usage particulier des codes article Modes de saisie d un article Grille de taille/couleur Validation d une vente Validation à l aide du clavier Impression de la vente Impression standard Impression de fax Validation à l aide de la souris Alerte visuelle Affichage de la monnaie à rendre Affichage du stock Retour et Reprise Remise Edition d un devis Gestion des règlements différés Mise en attente d une vente Reprise d une vente en attente Réédition d une vente Mode «En cours» et «Archive» Annulation Recherche de vente Affichage du détail de la vente Pose de filtre Recherche d un article dans une vente Impression du duplicata Modification de la vente Gestion des réservation...34 Réservation des produits Suivi des réservations Gestion de la location...35 Création d un article en location Location d un article

3 Retour d un article loué Visualisation des locations en cours Gestion du dépôt-vente et compte-client...40 Entrée en stock d un article en dépôt-vente Vente d un article en dépôt-vente Gestion des avoirs sur dépôt-vente Modification des documents comptables Gestion des articles...45 Modification d un article Gestion multi-vendeurs...48 Programme de gestion de liste des vendeurs Modification du programme de vente Plusieurs vendeurs pour la même vente Modification des documents comptables Gestion des produits d occasion Saisie d un article Appel d un article d occasion dans le programme de vente Usage du mode occasion persistant Logique de génération d un article d occasion Programme gestion des outils Valeurs par défaut...52 Programme de configuration principal Paramètres commun Paramètre réseau Paramètre par défaut WEB Paramètres par défaut intranet Configuration des documents Configuration de la fidélité Configuration des étiquettes Les types de code Les types d étiquettes Les protocoles Configuration de la location Configuration du programme de sauvegarde Principe du compactage Principe du mirroring Test périphérique Archivage des données...60 Purge de la base de données Réintégration de la base de données Fonction gestion WEB Gestion des modes de règlement...63 Création des modes de règlements personnalisés Validation d une vente dans un mode de règlement personnalisé Exportation des données...65 Exportation au format texte Liste des fichiers exportés Structure des fichiers Importation des données...67 Généralité Importation fichier client Format du fichier d'importation Importation fichier article Format du fichier d'importation Exportation format Ciel Compta...71 Paramètrage de GAO Cashmatic Création compte client Paramètrage de Ciel Compta Configuration des couleurs de GAO Gestion sauvegarde et restoration...74 Gestion des sauvegardes Restoration des données Programme gestion commerciale Programme de gestion de stock...77 Suppression d un article Création d un article Modification d un article Vérification de la base article Visualisation de liste d article Principe sur les filtres Impression de liste d articles Recherche d article

4 Modification de taux de TVA ou remisage du stock Impression des étiquettes Gestion des lots Modification d un lot Suppression d un lot Appel d un lot en caisse Gestion des sorties de caisse Gestion de l inventaire...85 Procédure de l inventaire Gestion d un terminal d inventaire Branchement du terminal d'inventaire Saisi de l'inventaire Configuration du terminal d inventaire Dévidage du terminal Gestion fidélité clientèle...88 La fidélité par point La fidélité par chiffre d affaire La fidélité immédiate Calcule de la remise Validation d'une remise immédiate Gestion de la fidélité immédiate Impression d'un bon fidélité Gestion Price Minister...93 Gestion stock PriceMinister Mise en oeuvre Aide Gestion des articles périssables Gestion client...98 Création d un client Modification d un client Blocage déblocage d un client Recherche d un client Pose de filtre Suppression d un client Visualisation de la fiche client Impression du fichier client Affichage de l'historique d'un client Saisie d un commentaire Modification d'un code client Mots de passe Gestion des mots de passe Désactivation sélective Programme de gestion des commandes Création d un bon de commande Mode de saisie des articles Avant de valider un bon de réception Validation d un bon de réception Validation d un bon de livraison Importation d un bon de livraison Importation à partir d un fichier Ouverture d un bon Recherche d un bon Produit périssable Historique des prix d achat Gestion statistique Programme d affichage des statistiques Les filtres Affichage et impression des graphiques Affichage des statistiques par vendeur ou famille Affichage des statistiques par chiffre d affaire mensuel Impression des statistiques par cumul Impression par jour Impression par semaine Impression par mois Impression des mois / année Impression par année Documents comptables Mode d impression Impression de journaux de gestion Impression du journal de caisse Visualisation des chiffres Impression du journal de police sur papier listing

5 42.Gestion des étiquettes Génération de la liste des étiquettes Configuration des étiquettes Impression de la liste d étiquettes Les filtres Edition d étiquettes sur la base d un BL Gestion des règlements différés Validation d une vente à terme Validation d une échéance Validation d une vente Validation d un compte Affichage de l historique des règlements Affichage de la vente Pose de filtre sur les ventes Gestion des mailings Pose de critères pour la génération du fichier mailing Génération du fichier mailing Visualisation du fichier mailing Importation de données Importation des données Fonctions du programme Installation du materiel Installation de l imprimante à ticket Installation du pilote d impression Configuration du port de communication Installation du tiroir caisse Installation d un lecteur de code barre Sécurité des données Modules disponibles Gestion intranet Configuration Gestion des transfert de fichier Transfert des données caisse vers le serveur Récupération de codes client ou article Interface &Commando PDV Prérequis à l'activation de la passerelle Configuration de la passerelle Procédure de transfert Rapport d'intégration complet Les filtres Modification article Edition des étiquettes Glossaire Conventions La présente documentation et divisée en chapitre. Vous devriez commencer par lire le chapitre prise en main rapide. Le symbole signale un point auquel vous devez prêter toute votre attention. Le symbole * signale une astuce. 5

6 4.Configuration requise Processeur à 500 Mhz (800 Mhz recommandé). Mémoire vive : Pour une installation mono poste 64 Mo, 128 recommandé Pour une installation multiposte : 256 Mo sur le serveur (512 recommandé) 128 Mo sur les clients (256 recommandé) L espace disque utilisé par G.A.O est d environ 65 Mo. Il faut prévoir environ 300 Mo supplémentaire pour la base de données (ceci n est qu une estimation, la taille de la base pouvant fortement varier suivant la quantité de données à gérer.) Ecran minimum 800 x 600x 16 Bpp (Résolution idéale). Carte vidéo 8 Mo. Clavier. Souris. Imprimante (optionnelle, pour l impression des codes à barres, une imprimante laser est nécessaire). Imprimante à ticket (optionnelle, gamme Epson TM-XXX). Afficheur clientèle (optionnel, gamme Epson ). Tiroir-caisse (optionnel nécessite la connexion d une imprimante à ticket). Onduleur (protection contre les pannes de courant, Dans ce cas les risques de pertes de données sont grands, si le PC n est pas arrêté dans les règles). Système d exploitation (Windows 95, 98, Millénium, 2000, NT 4.0, XP). Système de sauvegarde externe de vos données (Zip Iomega, graveur, ). N.B : L imprimante A4 est optionnelle mais sans elle aucun document ne peut être imprimé, il est donc difficile de s en passer. G.A.O CASHMATIC pourra fonctionner en multiposte avec seulement 64 Mo de mémoire par machine mais les performances de l ensemble seront médiocres. 6

7 5.Installation Installation mono-poste ou du poste serveur Lors de l insertion du CDROM de GAO Cashmatic l écran suivant doit s afficher. Si ce n est pas le cas vous devrez lancer le programme setup.exe qui se trouve à la racine du CDROM. 7

8 Cliquez sur suivant pour procéder au choix des composants à installer dans l écran suivant : Dans cet écran, vous choisissez les composantes du programme qui doivent être installé. Lors de la première installation de GAO Cashmatic, il est nécessaire d installer le Runtime. Les composants suivants sont disponibles : Acrobat reader : Logiciel conçu par Adobe permettant de lire les fichiers au format PDF et notamment la documentation de GAO la plus à jour se trouvant à la racine du CDROM de GAO Cashmatic. Runtime paradox : Il s agit du «Socle» de GAO Cashmatic. GAO ne peut être exécuter que sur une machine disposant d un runtime Paradox installer correctement. Serveur : Il s agit de la partie serveur de GAO Cashmatic. Dans le cadre d un réseau, le poste serveur sera celui qui contient les données de GAO Cashmatic. Client : Il s agit de la partie cliente de GAO Cashmatic. Les choix client et serveur sont mutuellement exclusif, il n est pas possible d installer un client et un serveur sur le même poste. Exportation Ciel : Ciel Compta est un logiciel de comptabilité l installation de ce composant de GAO Cashmatic permet d exporter les données de caisse vers une installation de Ciel Compta. Java : Installation du Runtime java. Ce composant n est nécessaire que si dans le cadre de l exploitation d un Serveur centrale. Vous ne devriez installer ce composant que sur demande du service technique de TGMultimedi@. Intranet : Il s agit du composant contenant les programmes de gestion des échanges de fichiers avec un serveur central. Comme pour le composant Java, vous ne devriez installer ce programme qu a la demande du service technique de TGMultimedi@. N.B : Lors du premier démarrage de G.A.O CASHMATIC, la licence TGMultimedi@ est affichée, vous devez la lire en pressant les touches UP, DOWN, PAGE UP ou PAGE DOWN pour faire défiler le document. Une fois la fin du document atteinte, vous pressez O pour accepter les termes de la licence ou N si vous n acceptez pas les termes de la licence. G.A.O CASHMATIC ne démarrera qu une fois les termes de la licence acceptés. Dans le cas contraire, veuillez entrer en contact avec le service commercial. Pour finir, vous devrez nous téléphoner au pour obtenir votre clef d activation. 8

9 Installation des postes client L installation du serveur est strictement identique à une installation mono poste, les points suivants doivent cependant être connus lors de l installation. Nom de la machine hébergeant la base de données (le nom de la machine sur laquelle est installé le serveur ou son adresse IP). Nom de partage du disque où les données se trouvent (Il s agit du disque c du serveur, le plus simple étant de nommer ce partage c). N.B : Pour simplifier la configuration des postes clients, vous pouvez nommer la machine serveur «SERVEUR» et partager le disque dur c, de cette machine, sous le nom de partage «C». Dans un environnement Multi-Utilisateurs (Windows NT, 2000 ou XP), les droits d accès des utilisateurs doivent être réglés de façon que les machines clientes aient un accès complet au partage de disque du serveur. Pour lancer l installation d un poste client, cliquez simplement sur le choix «client» de l autorun. Si vous n avez pas donné comme nom au serveur «SERVEUR» et comme nom de partage du disque contenant les données «C», vous devrez configurer le BDE (Borland Database Engine), pour ce faire : Cliquez sur le menu démarrer de Windows puis ->Paramètre->Panneau_de_configuration ->BDE_Administrator pour afficher l écran suivant. Cliquez sur Ojbect->Open configuration et parcourez votre disque dur pour ouvrir le fichier de configuration c:\gao\divers\idapicli.cfg Sur cet écran les indications peuvent changer suivant votre installation mais le principe reste strictement identique : cliquez sur l onglet «Configuration», puis sur le petit signe + devant «Drivers» et enfin, sur le petit signe + devant «Native» pour afficher l écran qui suit. Le paramètre NET DIR, sur la partie droite de la fenêtre, permet de définir l endroit du réseau ou se trouve la base de données. Le paramètre NET DIR représente un chemin «UNC». Ce chemin est composé comme suit : \\nom_hote\nom_partage\gao\net par exemple, si la machine serveur s appelle srv et que le nom de partage du lecteur c est «disquec», le chemin correspondant sera : \\srv\disquec\gao\net. Dans cette fenêtre vous devez saisir les données configurées sur le serveur «Serveur» pour le nom d hôte par défaut, et «C» pour le nom de partage par défaut. 9

10 Démarrage du poste client Lors du premier démarrage d un poste client, la fenêtre suivante s affiche : Ensuite, une fois que vous avez quitté cette fenêtre, allez sur le bureau de GAO. Il faut aller dans Outil -> Défaut, entrer le mot de passe «PASSWD» et inscrire le N de votre poste client ; Etant donné que le poste serveur a pour N de poste 0, le premier poste client aura pour N de poste 1, et ainsi de suite - Particularité d un poste client Pour un usage optimal, les clients G.A.O CASHMATIC ne devraient être utilisés qu en caisse. D autres part, il est impératif que ces caisses soit équipées d un lecteur de code à barres. Dans le cas contraire, la recherche d un article par le réseau peut s avérer suffisamment longue pour rendre l application inutilisable en pleine charge de travail. : étant donnée la nature et le nombre de paramètres en cause durant la configuration réseau, cette dernière devra se faire en ligne avec le service technique de TGMultimedi@. - Désinstallation La désinstallation de GAO CASHMATIC est assurée par un raccourci présent dans Démarrer->Programme->GAO. Le même raccourcis est disponible par Démarrer->Paramètre->Panneau_de_configuration->Ajout_suppression_de_programme. : Attention, le Runtime Paradox n est pas désinstallé lors de la désinstallation de GAO. Pour le désinstallé, la procédure est la même que pour GAO lui-même, seul les raccourcis changent dans le panneau de configuration. Pour une désinstallation définitive, il est conseillé de désinstaller en premier le Runtime Paradox 10

11 6.Configuration Configurer les imprimantes Pour lancer le programme de configuration des imprimantes, choisissez «Outils» dans le programme d accueil de GAO. Puis pressez la touche I pour lancer le programme. Nom : Chaîne d au maximum 100 caractères. Type : Chaîne d au maximum 50 caractères. Les valeurs de «Nom» sont générées par le programme config., les valeurs de «Type» doivent être saisies par l utilisateur, les valeurs possibles sont : Ticket, pour l imprimante à ticket (le tiroir caisse est relié à l imprimante à ticket) Facture, pour l imprimante A4 (devis, facture, duplicata, différents journaux ) Fax, pour une imprimante permettant d imprimer un fax N.B. : Dans le cadre d un réseau, il n est possible de configurer qu une seule imprimante à ticket et une seule imprimante A4 pour les documents comptables, par poste de travail. Si vous changez d imprimante, vous devrez relancer le programme config. Afin de mettre à jour la table des imprimantes. Lors de l'installation d'une imprimante à ticket sous windows tm, les noms d'imprimantes suivant ont une signification particulières : tmt88 si vous utilisez une imprimante thermique (tmt88 notamment) tmu950 si vous utilisez une imprimante tmu950 (impression d'un journal). tmh6000 si vous utilisez une imprimante tmh6000 ou tmu675 (impression de chèque et de «facturette»). Exemple de structure de la table des imprimantes : F1/ Affiche l aide du programme. F2/ Supprime l élément couramment sélectionné dans la liste. F8/ Met à jour la table des imprimantes puis quitte le programme. / Passe à la ligne précédente. / Passe à la ligne suivante. : Attention, le fait de compléter ce programme de façon incorrect provoquera le non-fonctionnement des imprimantes monétiques («Etiquette», «Ticket», «Facturette»). N.B : Si vous possédez une imprimante thermique, TGMultimedi@ peut «flasher» votre imprimante de façon que les entêtes de ticket portent votre logo. Pour de plus amples information sur cette possibilité, veuillez entrer en contact avec le service commercial de TGMultimedi@. 11

12 7.Programme d accueil Lorsque vous cliquez sur le raccourci GAO qui se trouve sur le bureau de WINDOWS, le cadre suivant s affiche. Il s agit du bureau de GAO. Dans cette fenêtre les raccourcis clavier suivants sont disponibles: - C lance le programme de vente comptoir (Caisse). G lance le programme de gestion commerciale (gestion du stock, gestion des clients, gestion des statistiques etc. ). O lance les outils G.A.O CASHMATIC (paramétrage, configuration des valeurs par défaut, configuration des imprimantes etc. ). F quitte le programme d accueil et termine cette session de G.A.O. W lance votre browser et vous connecte directement sur Ce site vous permettra d obtenir différentes informations sur notre société et de nous contacter via . N.B : Si vous n avez pas de connexion Internet valides, la touche W affichera systématiquement soit un message d erreur, soit une page signalant que le site ne peut être atteint. Toutes les fonctions des différents programmes sont détaillées dans la suite de cette documentation. 12

13 8.Version «à personnaliser» Lors de son installation, G.A.O CASHMATIC doit être personnalisé, l écran suivant lors du chargement de G.A.O vous signale que la personnalisation n est pas faite. Une pression sur la touche F8 efface cet écran puis charge G.A.O normalement. N.B : Vous pouvez cependant utiliser G.A.O CASHMATIC normalement, la personnalisation du logiciel n entraînant aucune perte de données. 13

14 Personnalisation du logiciel A partir du bureau de G.A.O CASHMATIC, une pression sur la touche O charge le menu Outil, à partir de ce menu, vous chargez l écran suivant en pressant la combinaison de touches ^A : Une fois que toutes vos données sont saisies dans ce programme, une pression sur la touche F8 quitte le programme. : Attention lorsque vous quittez ce programme, le démarrage suivant fera l objet d une demande de clef d activation, cette clef ne peut vous être fournie que par TGMultimedi@, il est donc impératif de s assurer que le programme n est pas chargé avant de joindre le service technique de TGMultimedi@. 14

15 9.Prise en main rapide du logiciel Ce chapitre donne une vue d ensemble de ce que peut faire G.A.O. Création d un article A partir du programme de vente, tapez C pour caisse, au niveau du programme d accueil. Appuyez sur la touche F2 pour lancer la création d articles. Puis encore F2 pour générer un code article (ou saisissez le code que vous souhaitez). Complétez tous les champs qui vous sont présentés. Puis pressez la touche F5 pour valider la création. Si un champ imposé (comme le prix d achat) n est pas complété ou complété de façon incorrecte, G.A.O CASHMATIC vous le signale puis place la sélection sur ce champ. De façon plus générale, si une incohérence est présente sur la fiche en cours, G.A.O CASHMATIC vous la signale et se place sur-lechamp posant problème. Modification d un article Dans le programme de vente, sélectionnez l article à modifier, puis pressez la touche F3. Le programme pour la modification est le même que pour la création si ce n est le fait qu aucune intervention ne soit possible sur le code article. Celui-ci doit rester inchangé pour maintenir la cohérence de la base vente vis à vis de la base article. Appel d un article dans le programme de vente La saisie d un article dans le programme de vente est sensiblement facilité par un scanner code à barre. Dans le cas ou vous en possédez un, il suffit de «scanner» le code d un produit pour l appeler sur le programme de vente. Dans le cas contraire, entrez le nom de votre article dans le champ «désignation» et tapez sur ENTREE. Considérons maintenant un produit pour lequel vous avez une quantité à saisir, par exemple 5 x l article de code 512. Cet article est étiqueté et possède un code à barre. Il suffit de saisir 5* puis de «scanner» le code article pour que l article soit mis dans la vente en cours avec une quantité de 5. Reprise d un article La reprise d un article correspond au fait de racheter un article à un client. Une reprise n est donc valide que pour un article présent dans le stock comme étant d occasion. Pour passer G.A.O Cashmatic en mode reprise, pressez la touche F6, saisissez ensuite le code article ou la désignation de l article à reprendre. Dans ce cas, le prix indiqué dans la colonne «TTC» correspond au prix d achat HT de l article en négatif. Par exemple, si l article en base de données a un prix d achat de 100 Fr., la colonne «TTC» contiendra la valeur 100. Lorsqu un article est repris, sa désignation est affichée en bleue dans le programme de vente. Retour d un article Le retour d un article correspond au fait de reprendre un article au prix où il a été vendu. Pour passer G.A.O Cashmatic en mode retour, pressez la touche F7. Saisissez ensuite le code article ou la désignation de l article à reprendre. Dans ce cas, le prix indiqué dans la colonne «TTC» correspond au prix de vente de l article en négatif. Il est possible d appliquer une remise sur un retour afin de ne pas reprendre un article endommagé ou simplement déballé au même prix que le neuf. Lorsqu un article est un retour, sa désignation est affichée en rouge dans le programme de vente. 15

16 Validation de la vente Pour valider une vente, les raccourcis suivants sont disponibles. (^ représente CTRL). ^A Validation de la vente règlement en bon d achat. ^B Validation de la vente règlement en carte bancaire. ^C Validation de la vente règlement en chèque. ^E Validation de la vente règlement en espèces. Pour une vente utilisant différent mode de règlement voire le chapitre «Programme de vente» paragraphe «Validation d une vente». Création d un client Pour créer un client, pressez la touche F11 pour lancer le programme de gestion clientèle. Pressez ensuite la touche F2 pour afficher une fenêtre dans laquelle vous saisirez l état civil, le nom et le prénom du nouveau client. Complétez les champs que vous voulez (adresse, type de pièce d identité etc.). Assignation d une vente à un client Pour qu une vente corresponde à un client, dans le programme principal, pressez la touche F11 pour appeler la gestion clientèle. Sélectionnez le client auquel vous faite la vente puis appuyez sur la touche F5 pour que son nom apparaisse en haut de la fenêtre de vente. Si vous connaissez le code du client, vous pouvez aussi le saisir dans la colonne code article du programme de vente puis pressez la combinaison de touche shift+enter. Le client sera alors directement appelé sur le programme de vente. Suppression d une vente La dernière vente peut être supprimée en pressant la combinaison de touche ^S. Attention, seule la dernière vente dans la session en cours peut être supprimée. Modification du mode d impression d une vente Pressez la touche F9 puis, grâce au pavé fléché, sélectionnez le mode d impression souhaité. Il s agit de Ticket, Facture, Devis avec ou sans détail ou pas d impression. Un mode d impression ne peut être sélectionné que dans la mesure où les imprimantes sont bien configurés pour G.A.O CASHMATIC. Annulation de la vente courante En pressant la touche F4, vous annulez la vente en cours et vous réinitialisez G.A.O Cashmatic. Si un ou des articles figurent déjà dans la vente, une boite de dialogue vous demandera confirmation Effacer un article dans une vente Sélectionnez l article que vous souhaitez effacer puis pressez la touche F5, une boite de dialogue vous demandera confirmation de la suppression. Faire une remise sur une vente Il est possible de saisir une remise globale sur une vente en pressant la touche F10 puis en saisissant le taux de remise ou de sélectionner directement le champ remise puis de saisir un taux. Les remises globales appliquées par la touche F10 utilisent des nombres entiers, les remises sur un article précis autorisent l usage de deux décimales (Ex : 10.28). Si vous souhaitez faire une remise en numéraire, vous devez saisir un nombre négatif (Ex : ). Les raccourcis, de type ^A, font référence à la pression simultanée sur Ctrl+A. Deux touches Ctrl se trouvent sur un clavier standard en bas à droite et en bas à gauche. 16

17 10.Gestion de la caisse Une pression sur la touche C à partir du programme d accueil de G.A.O affiche la fenêtre suivante : La photo d écran ci-dessus correspond à la version «MILLENIUM MULTIVENDEURS» de G.A.O Cashmatic avec les modules LOCATION et DEPOT-VENTE, la version «PREMIUM MONOVENDEUR» présente quelques légères différences (Statistique, Mailing, Vendeur, etc. ne sont pas présents). Ce programme est dédié à la gestion de la vente comptoir, il permet : La saisie d une vente. L annulation d une vente. La saisie d un nouvel article. La visualisation du stock de l article saisie. La recherche d un article. La visualisation d un article. La modification d un article. L édition et la sauvegarde d un devis. La réédition d une vente. La gestion des vendeurs. L accès aux fiches client. La saisie d un vendeur. L entrée d un article en dépôt-vente. La gestion générale du dépôt-vente.

18 Gestion du fond de caisse A partir de la version , GAO Cashmatic intègre un système de gestion du fond de caisse et des remises en banque. Saisie du fond de caisse Tous les jours, lors du premier démarrage de la caisse, une invite de saisie vous demande de saisir un fond de caisse. Comme vous le voyez sur la copie d écran ci-contre, le champ est déjà complété avec une valeur correspondant à votre recette espèces de la veille moins la remise en banque que vous avez saisi. Sauf cas particuliers ou erreur de manipulation, cette valeur n a pas à être modifiée. Le fond de caisse sera imprimé sur le document de caisse quotidien. N.B : Le fond de caisse ne figure que dans un journal de caisse quotidien. Si vous réimprimez un journal de caisse d une date antérieur, le fond de caisse n 'apparaîtra pas. Saisie des remises en banque Une fois les documents de caisse quotidien imprimés ou visualisés, une pression sur la combinaison de touches alt+r affichera l invite suivante :. Dans ce champ, vous devez saisir le montant en espèces que vous allez déposer à la banque. Le «total espèces de votre caisse du jour» «le montant que vous avez saisi» indiqueront le fond de caisse théorique pour le lendemain. N.B : Il n est possible de saisir qu une remise en banque par jour. Si vous saisissez une seconde remise, elle remplacera simplement la première. Pour permettre le calcul du fond de caisse de chaque jour. GAO Cashmatic doit stocker le solde espèces de chaque journée. Cette opération est faite lors des deux opérations suivantes : Saisie d une remise en banque - Impression d un journal de caisse quotidien (Alt+Q) à partir de la caisse. Si aucune de ces deux opérations n est faites, le fond de caisse ne peut pas être calculé. 18

19 Contrôle des montants caisse et remise A partir du menu «Gestion commerciale», appuyez sur la combinaison de touches ^C affiche le programme suivant : Ce programme permet de corriger d éventuelles erreurs de saisie ou de consulter simplement les montants de fond de caisse, de caisse ou de remise en banque. Il est possible de corriger une erreur en saisissant simplement une nouvelle valeur. En théorie, vous n aurez aucune modification à apportée dans ce programme. Si toutefois vous désirez apporter une modification, il suffit de saisir la nouvelle valeur. N.B : Il est inutile de corriger une valeur autre que celle présente sur la dernière ligne dans la mesure ou seule cette dernière ligne sera utilisée dans le calcul du fond de caisse du lendemain. Les cas suivants peuvent être simplement gérés grasse à ce programme : Saisie erronée d un fond de caisse le matin. Saisie erronée d une remise en banque. Exemples : Pour modifier le fond de caisse que vous avez saisie, il suffit de modifier la dernière valeur de la colonne caisse. Pour modifier la valeur d une remise en banque, modifiez la dernière valeur présente dans la colonne remise. (Il est aussi possible de simplement revalider une remise directement à partir de la caisse). 19

20 Usage particulier des codes article Une nomenclature simple permet de donner une signification particulière à un code article. Il s agit de : La saisie d une quantité. Imaginons un article dont le code barre est «01234»: la saisie de «5*» (Le chiffre 5 suivi d' étoile), avant de passer le lecteur de code barre sur l étiquette, provoquera le passage automatique du champ quantité à 5. En l absence de lecteur de code barre, il est aussi possible de saisir 5*01234 directement dans le champ code article suivi de la touche Entrée. La saisie d un code client. GAO est en mesure d imprimer des codes à barre qui seront interprétés par la colonne code article comme des codes clients. Si ces codes sont présentés sur une carte de fidélité, ils peuvent être utilisés pour identifier facilement un client. Dans le cas d une saisie manuelle : taper le code du client dans le champ code article et validez en appuyant simultanément sur la combinaison de touche Shift+Entrée. Modes de saisie d un article Les articles peuvent être saisis sur la base de leurs codes (code article) ou de leurs désignations. La saisie d un code article est prévue pour travailler avec un scanner (lecteur de code barre). La saisie d une désignation affiche directement l article si la désignation est complète, dans le cas contraire, une liste de toutes les désignations possibles s affiche dans le sous programme suivant : Dans ce programme une pression sur la touche Entrée valide l article sélectionné. Une pression sur la touche Echappe annule la sélection courante. Une pression sur la combinaison de touches Shift+T trie le résultat de la recherche. Que vous saisissiez une désignation ou un code article, si aucune correspondance n est trouvée, la boîte de dialogue ci-contre s affiche. 20

21 Si vous répondez «Oui» (une pression sur la touche «O» suffit), le programme de création d article est lancé et vous devrez créer l article normalement. Si vous répondez «Non» (une pression sur la touche «N» suffit), la boite de dialogue suivante s affiche : Si vous répondez «Non» à la question ci-dessus, la validation de l article est purement et simplement annulée. Dans le cas contraire, le programme suivant est lancé : Ce programme permet de saisir très rapidement un article qui ne serait pas encore validé dans la base de données. Lors de son affichage, un code article est assigné d office, si vous utilisez un lecteur de code barre, pensez à sélectionner le champ code article puis à scanner le code du nouvel article. Dans ce programme, vous pouvez vous contenter de saisir un prix de vente puis F5 pour valider l article. Vous pouvez aussi spécifier un taux de TVA et le fait qu un article soit neuf ou d occasion (ALT+O). Un article, créé suivant cette procédure, sera nommé «ARTICLE» suivi d un numéro, sa famille sera «FAMILLE», son prix d achat sera de 0, son stock de 0 et aucun fournisseur ne sera spécifié. Pour mettre votre stock à jour plus tard, vous pourrez, à partir du programme de gestion de stock, poser un filtre sur les désignations commençant par «ARTICLE». Puis modifier les articles affichés afin de compléter les champs manquants. Lorsque vous modifiez un tel article, toutes les ventes qui ont été faites pour ce dernier sont mises à jour. Les désignations, prix d achat, fournisseur, champ occasion / neuf etc sont complétées avec les valeurs correctes. Attention, cette fonction est étudiée pour vous faire gagner du temps à la caisse, il est impératif de modifier les articles immédiats dès que vous avez un moment de répit. Dans le cas contraire, il deviendra rapidement impossible de modifier les articles immédiats. Attention. Si votre installation de GAO Cashmatic est reliée à un intranet, la création d article générique n est pas disponible. 21

22 Grille de taille/couleur Lorsque le paramètre vestimentaire des valeurs par défaut est coché, le bouton est affiché sur le programme de vente et dans la gestion de stock. Ce bouton permet d afficher une grille de taille/couleur. Dans cette grille, vous pouvez sélectionner l article que vous souhaitez. Lorsque vous validez par une pression sur la touche F5 le code en cours remplace celui qui était sélectionné en caisse. Si vous pressez la touche F8, vous quittez sans valider. 22

23 Une pression sur la touche F3 affiche le programme de modification de tous les représentants de l article en taille et en couleur : Dans ce programme, vous pouvez saisir le prix d achat HT, le prix de vente TTC et le taux de TVA qui doivent être utilisé pour toutes la gamme de ce produit. Une pression sur la touche F1 affiche l aide en ligne. Si vous tentez de charger une grille de taille couleur pour un article dont seul une référence est disponible, le chargement est annulé. Si vous tentez de charger une grille de taille couleur alors qu aucun article n est sélectionné, le chargement est annulé. 23

24 Validation d une vente Validation à l aide du clavier La validation d une vente sous-entend la connaissance du ou des modes de règlement ainsi que celle du mode d impression, les raccourcis clavier suivants sont disponibles. - Alt+E, une partie du règlement se fait en espèces. Alt+B, une partie du règlement se fait en Cb. Alt+A, une partie du règlement se fait en bon d achat. Alt+C, une partie du règlement se fait en chèque. Alt+M, une partie du reglement se fait en compte (ce mode de reglement n apparaît que si vous avez fait l acquisition du module DEPOT-VENTE). Alt+T, une partie du règlement se fait dans un des modes de règlements paramétrés dans GAO CASHMATIC. Si le règlement total de la vente se fait dans un mode personnalisé, valider ce montant. Ctrl+E, valide le règlement en espèces ou valide le reste du règlement en espèces. Ctrl+B, valide le règlement en Cb ou valide le reste du règlement en Cb. Ctrl+A, valide le règlement en bon d'achat ou valide le reste du règlement en bon d achat. Ctrl+C, valide le règlement en chèque ou valide le reste du règlement en chèque. Ctrl+M, valide le règlement en compte ou valide le reste du règlement en compte. Ctrl+D, valide un règlement différé. Les règlements différés étant une fonction assez complète, reportez-vous au paragraphe gestion des règlements différés pour une explication complète. Exemple : Pour une vente dont le règlement doit se faire par : 100 en espèces et en carte bancaire. Pressez la combinaison de touches alt+e puis saisissez 100 et Entrée pour valider puis pressez la combinaison de touche ctrl+b pour finaliser le règlement en carte bancaire. N.B : Dans le cas d un règlement «multi-ventilation», G.A.O Cashmatic maintiendra les montants affichés pendant quelques secondes, le temps pour l utilisateur de faire le point sur le solde restant dû, afin de l annoncer au client. Par ailleurs, le montant de la dernière opération validée est affiché dans la barre d état du programme de vente tant qu une modification de cette dernière n intervient pas. Impression de la vente L impression de la vente est lancé automatiquement lors de la validation de la vente. Impression standard Le mode d impression et défini par défaut, vous pouvez cependant le changer en appuyant sur la touche F9 pour faire apparaître le champ suivant :. Le mode d impression qui sera utilisé pour imprimer la vente sera le mode indiqué dans ce champs. Les valeurs possibles sont : Pas d impression si aucun reçu ne doit être imprimé. Ticket si un ticket de caisse doit être imprimé (disponible seulement si une imprimante à ticket et connectée et configurée correctement). Facture pour imprimer une facture (Disponible seulement si une imprimante A4 est connectée et configurée correctement) Devis sans détail pour imprimer devis n indiquant que le total de la vente sans reprendre le détail de chaque article (Disponible seulement si une imprimante A4 est connectée et configurée correctement). Devis détaillé pour imprimer un devis reprenant les montants HT de chaque ligne (Disponible seulement si une imprimante A4 est connectée et configurée correctement). Impression de fax Sous le champ «Mode d impression» (Voir ci-dessus), figure la mention est configurée sur votre système. si une imprimante «Fax» Par défaut, la case à cocher «Fax» n est pas cochée. Si vous pressez la combinaison de touche ^F, la case à cocher change d état (elle passe de cocher à non cocher et inversement). Lorsque vous cochez la case «Fax», un message vous demande de confirmer le fait que vous avez l intention d envoyer un fax et non d imprimer un reçu lors de la validation de la vente. 24

25 Lorsque vous validerez la vente, si la case fax est cochée, l impression sera faite sur votre gestionnaire de fax en lieu et place de l imprimante A4 standard. Cette fonction est valable si le mode d impression et l un des suivants : Devis sans détail Devis détaillé Facture N.B : Lors de validation de la vente, si vous êtes en mode «Ticket» ou en mode «Pas d impression». L impression du fax ne sera pas lancé. Dans ce cas, vous devrez rééditer la vente pour être en mesure de faxer le document. Attention : Lors de la validation de la vente, GAO Cashmatic affichera les écrans de votre gestionnaire de fax. Dans la majorité des cas, le gestionnaire de fax ne fera que vous demander le numéro de fax du destinaire. Dans le cas contraire, veuillez vous référer à la documentation de votre gestionnaire de fax. Validation à l aide de la souris Pour valider une vente dans un seul mode de règlement il vous suffit de cliquer, sur le champ contenant le nom du mode de règlement. Maintenant, si vous voulez valider une vente dans plusieurs modes de règlement, par exemple sur une vente de 200 euros, le client veut vous régler 100 euros en chèque et 100 euros en espèces. Il vous faudra tout d abord cliquer dans le champ sous le mode de règlement choisi et, entrer le montant (ici 100 euros dans le mode de règlement chèque). Puis pour que le reste soit validé en espèces, il ne vous reste plus qu à cliquer sur le champ contenant le nom espèce. Alerte visuelle Si le prix de vente d un article est en dessous du coefficient défini par défaut pour cet article, il s affichera dans une couleur différente. G.A.O CASHMATIC exploite un système de coefficient HT, lorsque pour un article vous définissez un coefficient de 2, le calcul du prix de vente théorique est prix_achat * 2 + TVA. 25

26 Affichage de la monnaie à rendre Si le champ «Rendu monnaie» est coché dans les valeurs par défaut de G.A.O Cashmatic, lors de la validation d une vente comprenant des espèces, vous devrez saisir le montant d espèces remis par le client. Si ce champ est complété, le champ suivant apparaît pendant quelques secondes. Ce champ indique le montant de monnaie qui doit être rendu au client. Si une imprimante à ticket est configurée sur la caisse, ce montant apparaîtra sur le ticket de caisse. Affichage du stock Une pression sur la combinaison de touche Ctrl+Alt+F permet de cocher ou décocher la case. Si cette case est coché, le stock est affiché en bas de la caisse lorsque vous appellez un article. Dans le cas contraire. Le stock ne s'affiche pas. Retour et Reprise Le mode retour permet de gérer les retours de marchandises, il s applique autant à un article neuf qu à un article d occasion. Il est possible d appliquer une remise à un retour. Le mode reprise est réservé à l occasion, il est alors impossible d appliquer une remise. Une tentative de reprise sur un article neuf est considéré par G.A.O comme une erreur. Le programme repasse automatiquement en mode normal (ni reprise, ni retour). Les modes reprise et retour sont signalés par un message affiché en bas de la fenêtre de G.A.O. Lorsqu un article est une reprise ou un retour, sa désignation s affiche d une couleur différente. Si vous êtes équipé d une imprimante spécialisée pour les étiquettes, lors de la reprise d un ou de plusieurs articles, GAO Cashmatic vous demandera si vous souhaitez imprimer les étiquettes pour les produits repris. Si vous répondez oui, l impression des étiquettes pour les articles repris est automatiquement lancé. Remise Une pression sur la touche F10 fait apparaître le champ suivant : Dans ce champ vous pouvez saisir soit une valeur entière qui sera appliquée à tous les articles sous forme de pourcentage (par exemple 10 pour signaler une remise de 10% sur le montant total de la vente. Méthode pour soustraire un montant négatif au total d'une vente par exemple de :une pression sur F10, puis la saisie de fera automatiquement le calcul de remise permettant de ramener le montant total de la vente à Il est aussi possible de passer directement dans un des champs «TTC» ou «HT» du programme de vente pour saisir le nouveau prix de vente. Dans ce cas, GAO CASHMATIC calculera automatiquement le pourcentage de remise correspondant. 26

27 Edition d un devis Si le mode d impression est «Devis avec détail» ou «Devis sans détail»: Le fait de valider la vente lancera automatiquement l édition d un devis. Dans ce cas, le stock n est pas mouvementé et aucune opération comptable n est validée. Le «Devis avec détail» est un devis qui affiche le prix de tous les articles qu il contient, tandis que le «Devis sans détail», ne fait apparaître que le prix total. Lors de l impression d un devis, une boite de dialogue vous demande si vous souhaitez imprimer le devis. Si vous répondez «Oui», le devis est numéroté puis archivé. Cette opération autorise la réouverture des devis à des fins de consultation ou de validation sous forme de vente. Pour ouvrir un devis sauvegardé, pressez la combinaison de touche shift+d au niveau du programme de vente ou cliquez sur le bouton pour afficher le programme suivant : Dans ce programme, il suffit de sélectionner le devis que vous souhaitez rouvrir. Puis pressez F5 pour valider. Une pression sur la touche F9 supprime le devis sélectionné. Une pression sur la touche F4 annule l ouverture d un devis. Un mécanisme d effacement automatique des devis est prévu. Pour de plus amples précisions sur ce dernier, reportez-vous au chapitre sur les valeurs par défauts. N.B : A partir de la version , vous pouvez lancer une recherche rapide pour un numéro de client en saisissant à l'aveugle le numéro du client directement dans la colonne numéro de la gestion des devis sauvegardés. Si après avoir réouvert un devis, vous le revalidez en tant que devis (mode d impression = devis détaillé ou devis sans détail), la date d édition du devis devient la date du jour. Ce mécanisme est en place car il est logique de penser que si un devis est modifié, les prix de ce dernier sont mis à jour sur la base des prix actuels. Gestion des règlements différés Lors de la validation d une vente, vous pouvez différer le règlement dans son intégralité ou en partie : Pour différer un règlement complet, il suffit de valider la vente par la combinaison de touche Ctrl+D. Pour différer une partie d un règlement, vous devez valider les règlements immédiats en utilisant la procédure normale puis finir la vente en validant par Ctrl+D. Pour que vous puissiez valider un règlement différé, les conditions suivantes doivent être réunies : Le nom du client doit être validé au niveau du programme de vente. Le solde de la vente doit être supérieur à zéro. Si le client est bloqué (voire gestion clientèle), un message d alerte vous demandera si le règlement doit néanmoins être différé. Vous devez saisir des échéances : Après une pression sur la combinaison de touche Ctrl+D un message vous signale que vous allez devoir saisir la ou les dates d échéance. Une fois la boite de dialogue précédente validée, le programme suivant s affiche : Tapez la date de la première échéance. 27

28 Dans cette boite de dialogue figure chacun des modes de règlement de GAO. Une fois le mode de règlement choisi pressez «Entrée». La boite de dialogue suivante vous indiquera l état actuelle de la validation Si vous répondez non, la vente est validée. Dans le cas contraire, l invite de saisie d une date est réaffichée. Les opérations peuvent s enchaîner ainsi dans une limite de dix échéances. N.B : Les dates d échéance doivent être saisies de la plus proche à la plus éloignée, dans le cas contraire, une boite de dialogue vous signale l erreur et vous demande si vous souhaitez annuler la saisie en cours. Le fait de répondre «Oui» annule toutes les échéances validées, la procédure doit être reprise depuis la saisie de Ctrl+D. Notez que lors d une pression sur Ctrl+D, la fenêtre suivante s affiche en haut et au centre de l interface de vente : Dans cette fenêtre, toutes les échéances sont affichées jusqu à validation de la vente. Ceci vous permet de ne pas saisir deux fois la même échéance. Pour la validation des échéances, voir le chapitre gestion commerciale. Mise en attente d une vente Dès l instant qu au moins un article est saisi dans le programme de vente, une pression sur la combinaison de touche ^F3 permet de mettre en attente la vente courante. Toutes les données de la vente sont mémorisées (nom du vendeur pour chaque article, retour, reprise, remise, nom du client etc ). Un message vous indique quel est le numéro dans la file d attente attribué par G.A.O CASHMATIC : Vous devez mémoriser ce numéro pour être en mesure de reprendre la vente ultérieurement N.B : Pour ne pas compliquer l interface, le nombre de vente que vous pouvez mettre en attente est limité à dix. Toutes tentatives de mettre en attente une vente supplémentaire affiche un message d erreur. 28

29 Reprise d une vente en attente Une pression sur la combinaison de touche ^F5 affiche la liste déroulante suivante : Dans cette liste, vous devez sélectionner le numéro d attente que G.A.O CASHMATIC a attribué à la vente que vous souhaitez reprendre. S il n y a aucune vente en attente, G.A.O vous le signale. Si le numéro de vente, en attente que vous avez choisi, ne correspond pas à une vente en attente, G.A.O vous le signale aussi. N.B : Lors de l arrêt de G.A.O, si une ou plusieurs ventes restent en attente, G.A.O affiche un message de la forme, «Une ou des ventes sont restées en attente pour un montant TTC à régler de XXX.XX. Si vous quittez le logiciel, ces ventes seront perdues. Quitter quand même?». Dans un tel cas, notez le montant TTC indiqué puis quittez le logiciel, si vous pensez qu il s agit de ventes oubliées en attente et qui auraient été validées ailleurs. Dans le cas contraire, rappeler ces ventes et assurezvous du bien fondé de leurs validations ou non. Dès que vous quittez G.A.O, toutes les ventes suspendues seront perdues. Ceci évite que de simples oublis saturent la table des ventes suspendues. Réédition d une vente Une pression sur la combinaison de touches ^R lance le programme suivant : Ce programme donne accès aux fonctions suivantes : R permet d afficher un programme de recherche de vente. F4 annule l opération sans valider de réédition. F5 valide la réédition de la vente en cours. F9 affiche les ventes de toutes les caisses. Cette fonction n est utile que si vous utilisez une version réseau de GAO. Alt+A qui une fois saisie, permet de faire apparaître le nom du client pour la vente sélectionnée. ^A Permet de basculer du mode vente «En cours» au mode «Archive». (Voir paragraphe suivant). Une fois la vente, à rééditer, affichée, G.A.O signale le mode réédition par l alerte visuelle suivante : 29

30 Mode «En cours» et «Archive» Une pression sur la combinaison de touches ^A permet de passer du mode au mode. Dans le mode «En cours», vous affichez toutes les ventes qui n ont pas été archivées par Outils->>>Archive (voire le chapitre «Archivage des données»). Dans le mode archive, les ventes qui ont été archivées par Outils->Archive sont affichées. N.B : Lorsque vous rééditez une vente archivée, vous ne pouvez luis apporter aucune modification. Annulation Une pression sur la touche F4 annule la réédition sans imprimer de duplicata ou modifier le mode de ventilation. Recherche de vente Une pression sur la touche R ou un clic sur le bouton «Recherche R» lance le programme de recherche qui affiche la fenêtre suivante : Ce programme permet les actions suivantes : Affichage de l aide en ligne en pressant la touche F1 Affichage du détail de la vente sélectionnée en pressant la touche F4 Pose de filtre en pressant la touche F7 Annulation de tous les filtres en pressant la touche F10 Validation de la vente sélectionnée comme étant la vente à rééditer en pressant la touche F5 Fin du programme sans valider la réédition en pressant la touche F8 Impression de la table des ventes en pressant la touche F11 Recherche d un article dans une vente en pressant ^R. Suite à la recherche (^R),si la vente trouvée n est pas celle que l on cherchait,une pression sur ^S permet d aller à la vente suivante contenant l article recherché. Aperçu du nom du client pour la vente selectionnée, en pressant Alt+A Suivant le mode du programme de réédition utilisé, les ventes affichées dans le programme de recherche seront, soit les ventes «En cours», soit les vente «Archive». N.B : Les rééditions de ventes archivées ne sont pas modifiables à l inverse des vente en cours. 30

31 Affichage du détail de la vente Lorsque vous pressez la touche F4, la fenêtre suivante s affiche : Cette fenêtre vous permet de visualiser directement tous les articles qui composent la vente sélectionnée. Pose de filtre Une pression sur la touche F7 affiche le cadre suivant : vous pouvez ainsi sélectionner dans la liste le type de filtre souhaité (Numéro client sur l image). Dans le champ valeur, vous saisissez le critère auquel la vente doit correspondre pour être affichée. Les types de filtres suivants sont disponibles : Date : pour n afficher que les ventes qui correspondent à la date saisie dans valeur. Mode de règlement : pour n afficher que les ventes dans un mode de règlement choisi. Pour ce type de filtre, le champ valeur peut contenir Chèque, Espèces, Cb ou Avoir. Toutes les ventes dont le montant à régler est différent de zéro, pour le mode de règlement spécifié, seront affichées. Montant : pour n afficher que les ventes dont le montant correspond à plus ou moins un franc au montant saisi dans valeur. Numéro client : pour n afficher que les ventes correspondantes à un client précis. Numéro vendeur : pour n afficher que les ventes correspondantes à un vendeur précis. Une pression sur la touche F10 supprime tous les filtres. 31

32 Recherche d un article dans une vente Lorsque vous pressez ^R cette fenêtre apparaît : Ce programme permet de selectionner un article qui se trouve dans la vente recherchée. Les fonctions disponibles sont : Trier les articles, par famille et par désignation, en pressant Shift+T Rechercher un article par sa désignation, sa famille, sous-famille..en pressant F5 Valider la recherche pour l article selectionné en pressant Entrée Annuler la recherche en pressant Echap. 32

33 Impression du duplicata Pour lancer l impression d un duplicata, il suffit de revalider la réedition. Si aucune modification n a été apportée au mode de règlement, l impression est directement lancée. Dans le cas contraire, G.A.O CASHMATIC vous demandera s il doit valider les modifications, puis s il doit imprimer le duplicata. La mention «DUPLICATA» figure sur le document imprimer si une facture n a pas été déjà émise. Dans le cas contraire la mention «FACTURE» apparaîtra. Modification de la vente Si une erreur a été commise lors de la validation de la vente, vous pouvez modifier le mode de règlement de la vente en respectant les mêmes règles que pour la validation de la vente originale. Ex : Une vente validée en chèque a été en fait réglée en carte bancaire. Rééditez la vente puis pressez la combinaison de touche alt+c pour passer dans le champ chèque. Saisissez zéro, pressez entrée. Il suffit maintenant de revalider la vente en pressant ^B qui correspond à une validation en carte bancaire. Il est aussi possible de modifier un taux de remise, un code article qui n aurait pas été appelé correctement ou une quantité. Toutes ces opérations provoquent la modification en temps réel des tables sous-jacentes ce qui impose de ne quitter le mode réédition que par validation. (^C, ^B, ^E ou ^A). Le fait de supprimer tous les articles d une vente en mode réédition supprime la vente totale. La vente est alors signalée comme supprimée sur les documents de caisse. N.B : Il est impossible d apporter des modifications à une vente archivée. 33

34 11.Gestion des réservation Réservation des produits A partir du programme de caisse, une pression sur le bouton Pour que la touche fonctionne, deux conditions doivent être remplies : permet de réserver l'article en cours. Le nom du client doit être saisie dans la vente en cours. Un article doit être affiché et sélectionné. Dans le cas contraire, un message signalera qu'il est impossible de réservé un produit soit par ce qu'aucun produit n'est sélectionné soit par ce que le client doit être saisie. Si le produit que vous êtes en train de réservé n'est plus disponible en stock, un message vous demandera si vous souhaitez le marquer comme «étant à commander». Si vous répondez «Oui», le produit serra marqué. Voyez le chapitre sur la gestion des commandes pour l'usage à faire d'un produit à commander. Lorsque vous souhaitez réservé pour un produit une quantité supérieure à 1, changez la quantité du produit directement dans le programme de vente. Lorsqu'un article est réservé, si vous validez la réception de ce produit, un message vous signalera qu'il est réservé et à quel client il est réservé. Si vous faite une reprise de produit sur un produit réservé, un message vous signalera que le produit est réservé et le nom du client auquel il est réservé. Suivi des réservations Le programme de suivi des réservation est disponible à partir du menu gestion commercial, pour le charger, pressez la combinaison de touche «^R» pour afficher le programme suivant : Dans ce programme, une pression sur la touche «V» permet d'afficher un rapport sur les réservation en cours, ce rapport permet de savoir quelles sont les réservations qui peuvent être honorés et celles qui ne le peuvent pas. Il est possible d'imprimer ce rapport. Une fois le traitement terminé, pensez à supprimer les réservations honorées en pressant la touche «S». 34

35 12.Gestion de la location Cette partie de la documentation ne vous intéresse que dans la mesure où vous avez fait l acquisition du module location. Pour pouvoir vous servir de ce module, il faut le configurer dans les valeurs par défaut. A partir du bureau de GAO, Cliquez sur Outil-> Défaut et entrez le mot de passe (par défaut PASSWD). Vous obtenez alors l écran suivant : Les trois champs «jour de fermeture» permettent d entrer les jours de fermetures de votre magasin afin qu ils soient pris en compte dans le calcul des dates de retour de location. Le champ «durée de location» permet de spécifier le nombre de jour de location par défaut pour chaque location. Et enfin le champ «taux de TVA sur la location». Cliquez ensuite sur le bouton «Config loc» pour obtenir l écran ci dessous : 35

36 A partir de ce programme vous pouvez : - Appeler l aide en ligne en pressant F1. Valider la configuration de la location et quitter le programme en pressant F5 Annuler la saisie et retourner au programme appelant en pressant F8. Une fois la configuration terminée vous pouvez commencer à louer des articles à partir du programme de vente. Création d un article en location Un article destiné à la location se crée de la même manière qu un article destiné à la vente ( voir le paragraphe Création d article) en n oubliant pas d ajouter le prix de la location dans le champ spécifié cidessous : N.B : Si vous tentez de louer un article dont le prix de location n est pas défini, le programme vous signalera l erreur et quittera automatiquement le mode location. 36

37 Location d un article A partir de la caisse, passez en mode location "CTRL+L" (Location apparaît à gauche de Total) puis appeler les articles destinés à être loués. N oubliez pas de spécifier le nom d un client. Une fois toutes ces données entrées, vous avez deux possibilités d encaissement : le client vous régle directement : validez la location dans le mode de règlement choisi (voir le paragraphe «valider une vente»). le client vous régle au retour de l article : pressez la combinaison de touche Alt+L afin de valider la location sans valider l encaissement. L usage de Alt+L n est possible que si seul des articles en location sont présent dans la vente. Dans le cas contraire, un message d erreur signale qu il est impossible de différer la location. - 37

38 Retour d un article loué Pour valider le retour d une location procédez de la manière suivante : Saisissez le nom du client à la caisse. Si des locations sont en cours, le message suivant apparaît : Répondez «oui» afin de visualiser les locations en cours pour ce client.vous obtenez alors l écran ci-dessous : Si la case «réglé» est cochée pour la location concernée (celle-ci a donc été règlée pour la période définie par défaut) vous avez 2 cas de figures : le client ramène l article dans les temps (la date de la colonne retour est bien celle du jour) :cliquez sur le bouton «valider», pour valider le retour de l article. Cliquez sur F8 pour quitter le programme. le client ne ramène pas l article dans les délais : selectionnez l article, cliquez sur «valider», puis «quitter». Apparaîtra alors en caissse le reste dû par le client qu il faudrait encaisser (c est à dire le prix de la location de cet article * le nombre de jour de retard). Si la case «réglé» n est pas cochée : selectionnez la location que vous voulez encaisser, cliquez sur F5, puis F8. Vous arriverez alors sur la fenêtre de vente, où se trouvera le montant que le client vous doit. Il vous suffira enfin de valider la vente dans le mode de règlement choisi par le client. Vous pouvez valider plusieurs location avant de quitter par F8, dans ce cas, toutes les locations validées apparaitront dans la vente. NB : Cette fonctionnalité vous permet à la fois de gérer les retards et le nombre de location par client (dans le cas de magasin gérant un nombre maximum de locations par client). 38

39 Visualisation des locations en cours A partir du programme de vente, il est possible de visualiser toutes les locations en cours par code article et par client. Pour se faire, pressez la combinaison de touche Shift+L: Vous pouvez trier les articles et les dates de retour d un simple clic sur les entêtes de colonne, ce qui facilite la recherche.ainsi, si un client vous demande la date de retour d un article :vous pourrez lui repondre en appelant ce programme. 39

40 13.Gestion du dépôt-vente et compteclient Cette partie de la documentation ne vous intéresse que dans la mesure où vous avez fait l acquisition du module dépôt-vente et compte client. Une pression sur la combinaison de touches Alt+D, à partir de la caisse, lance le programme suivant : Ce programme affiche la liste des comptes client ainsi que leurs statuts. - - F1 affiche l aide en ligne. F9 supprime un compte si ce dernier est réglé (colonne réglée à «Oui»). F7 affiche le détail des opérations pour le compte sélectionné. F11 appelle le programme de gestion clientèle. F4 permet de modifier manuellement le solde d un compte (cette opération peut être utile lors d opérations promotionnelles notament). F6 crée un nouveau compte client après saisie du numéro de client. F5 permet de rechercher un compte client sur la base de son numéro. F3 change l état de la colonne réglé (passage de «Oui» à «Non» et inversement). Une pression sur la touche F3 passera directement la colonne réglé du compta à «Oui» si le du client est de 0. Dans le cas contraire, une boite de dialogue vous demandera si vous souhaitez ou non passer le du client à 0. Il peut être utile de passer le statut du compte à réglé sans pour autant passer le du client à 0. Ceci permet de bloquer momentanément un compte. Le fait qu'il soit réglé fait qu'il n'est plus pris en compte par la caisse. F2 lance le programme permettant de gérer l entrée en stock d un article en dépôt-vente. N.B : Notez que le numéro d un compte correspond au numéro du client qui en est titulaire. 40

41 Entrée en stock d un article en dépôt-vente Ce programme est appelé par la touche F2 à partir du programme de gestion du dépôt-vente et des comptes client. Il permet de valider l entrée en stock d un article déposé par un client. Les fonctions suivantes sont accessibles : F1 appel le programme d aide. F2 génère automatiquement un nouveau code article. F5 vérifie la validité de la saisie puis valide l article si aucune erreur n est rencontrée. F8 annule toute l opération. F12 imprime le bordereau des articles en depot vente, une fois l entrée de tous les articles validée.vous pourrez alors visualiser le bordereau dans le cadre du programme ci dessus à droite ; En voici un exemple : F11 lance le programme de gestion client qui vous permettra de rechercher un client. Puis de le valider pour qu il soit directement inscrit dans le programme de saisie d un article en dépôt-vente. Tous les champs de ce programme doivent être complétés. Le champ taux TVA utilise la valeur par défaut définie dans G.A.O CASHMATIC, et le champ «Date d entrée» utilise par défaut la date du jour. L article ainsi créé en base de donnée fait l objet d un traitement spécial : il apparaît dans une couleur différente de celle des articles neufs dans le programme de vente. il n est pas possible de modifier sa quantité. il n est pas possible de faire une reprise sur un article en dépôt-vente. il n est pas possible de faire un retour sur un article en dépôt-vente. il n est possible de modifier que le prix d achat, le prix de vente et le fournisseur à partir de la gestion article. - N.B. : Lorsque vous éditez un article en dépôt-vente pour le modifier (avec le programme de gestion article). Le champ fournisseur devient le champ règlement qui est à considérer comme le mode de règlement défini avec le client. 41

42 Vente d un article en dépôt-vente Quand vous validez la vente d un article en dépôt-vente, la reprise de cet article se fait automatiquement dans le mode de reglement «en compte» (qui apparaît directement sur le compte du client concerné). Lors du règlement de la reprise au client final, vous devez charger le programme de gestion des comptes client en cliquant sur le bouton Cpte Client à partir de la caisse. Selectionnez le client concerné par la reprise, pressez la touche F7, l écran suivant apparaît : Pressez la combinaison de touche Ctrl+R : Entrez le montant de la contrepartie dans le champ correspondant au mode de reglement de la reprise. S ajoutera alors au compte du client une ligne de la forme suivante : - D autres fonctions sont disponibles à partir de cet écran : Une pression sur la combinaison de touches ^P permet d éffacer les opérations soldées. Une pression sur F12 permet d imprimer le compte du client en cours. La colonne Date indique la date des différentes opérations. La colonne Nature vous donne une indication sur l événement modifiant le solde du compte. 42

43 Les valeurs suivantes sont possibles : Crédit : lorsqu un compte est crédité par la vente d un article en dépôt-vente. Débit : lorsqu un compte est débité. Son titulaire a réglé un achat avec son compte client. Dépôt : lorsqu il s agit de l entrée en stock d un article en dépôt-vente. Modification, lorsqu un compte est modifié manuellement. Création, lorsqu un compte est créé manuellement. La colonne montant fait référence au montant de l opération. La colonne solde indique le solde du compte après l opération courante - NB : Les clients dont les ventes auront été reglées dans le mode de règlement «en compte», apparaîtront donc dans ce programme. Gestion des avoirs sur dépôt-vente Lorsque le cadre d accès aux fonctions du dépôtvente est visible à la caisse, la combinaison de touche Ctrl+N fait apparaître le champ ci-contre. Dans ce champ, vous saisissez un numéro de client qui est en fait aussi un numéro de compte. Si le compte est considéré comme soldé (champ réglé à «Oui»), la saisie est annulée. Si le compte n existe pas, la saisie est annulée. Si la saisie du numéro de compte est valide (Le compte existe et il est créditeur), une boite de dialogue vous indique le nom du client titulaire du compte. Si le client correspond bien au compte, répondez oui pour valider l ouverture du compte. Une fois l ouverture du compte validé, le champ suivant s affiche en dessous du numéro de compte. Ce champ indique le solde du compte. La saisie d un compte client permet de gérer les avoirs. Dans le cas où un numéro de compte valide est saisi, si le client règle en bon d achat, le montant de son bon d achat est automatiquement mis à jour au niveau de son compte. Si un compte atteint la valeur zéro, son champ réglé passe automatiquement à oui. Ne confondez pas les avoirs sur reprise d un article, et les avoirs sur dépôt-vente. En effet, les reprises et les retours ne provoquent pas le traitement de compte client. La suppression d une vente contenant des articles en dépôt-vente provoquera donc la suppression de la vente et de la reprise. N.B : Si vous tentez de valider une vente dont le montant à régler en avoir est supérieur au solde du compte ouvert, G.A.O vous demandera de confirmer la validation de la vente. Dans ce cas, si vous validez la vente, le client titulaire du compte doit être en possession d un avoir du montant indiqué lors de la demande de confirmation. 43

44 Modification des documents comptables Lors de l impression des documents comptables, l état des dépôts-ventes pour la période s imprime. Cet état inclut les données suivantes pour chaque article vendu en dépôt-vente : - Date de la vente Nom du vendeur de l article. Désignation de l article. Mode de règlement au vendeur de l article (Espèces, Chèque ou Bon d achat). Le montant du au vendeur de l article. Le total à régler aux clients dans chacun des modes possibles (espèces, chèque, carte bancaire, bon d achat). 44

45 14.Gestion des articles Le programme de gestion article est appelé soit par la touche F2 pour créer un nouvel article, soit par la touche F3 pour modifier un article existant. Les champs suivants sont mis à disposition : Code article : Prévu pour une saisie à l'aide du lecteur de code barres. Si vous ne possédez pas ce lecteur, une pression sur la touche F2 générera automatiquement un code article unique. Désignation : Permet d identifier facilement un article. Rayon : Permet de définir un groupe d article, ce champ n est pas obligatoire mais il peut permettre un suivi global de l activité de votre point de vente grâce aux statistiques. Famille : Ce champ est obligatoire. Il est aussi le plus important. Les chiffres destinés aux cabinets d expertise comptable devront parfois être séparés par famille de produit ( par exemple : les articles destinés à la vente devront être séparés de tout ce qui touche à la prestation de service). N hésitez pas à nous contacter pour avoir de plus amples renseignements comptables. Sous-famille : Ce champ n est pas obligatoire mais il peut permettre de retrouver plus facilement un article. Il peut aussi vous permettre d avoir une vue par sous-famille (dans les statistiques) de vos résultats de caisse. Fournisseur : correspond au dernier fournisseur de l article. Seule la gestion des commandes/livraisons permet de connaître tous les fournisseurs d un article donné. TVA : Le taux de TVA qui s applique à l article. PA HT : Le prix d achat HT de l article. PV HT : Le prix de vente HT de l article. PV TTC : Le prix de vente TTC de l article. 45

46 - - Occasion : Champ définissant s il s agit d un produit d occasion ou neuf, faites attention à ce champ, il a une incidence importante sur les calculs de TVA. Coeff: Le coefficient de marge HT qui est souhaité pour l article. Il a une incidence sur le calcul du prix de vente automatisé par la touche F7 et sur les alertes visuelles de la caisse. Couleur : La couleur de l article. Taille : La taille de l article. Eté : La saison de l article. Stock : Le stock courant de l article. Lors d une création, il est mis automatiquement à zéro. Mini : Le stock minimum de l article. Il est utilisé par G.A.O CASHMATIC pour signaler les alertes sur stock durant une vente. Lors de la création d un article ce champ est complété avec la valeur par défaut «Stock critique». Maxi : Le stock maximum de l article, utilisé par G.A.O CASHMATIC lors de la reprise d un produit ou du passage d une commande pour signaler les éventuels dépassements. Comm : Signale si un article est «à commander» ou non. Lorsqu un article est «à commander», il est possible de générer automatiquement les bons de commande via la gestion des commandes. Il est aussi possible de filtrer dans le stock sur le champ «à commander» pour imprimer une liste des articles «à commander». Générique : Permet de signaler un article générique. Ces articles ont un mode de gestion différent des autres. Le stock n est pas géré, il s agit en fait de vendre directement un prix. Unité : L unité de mesure pour cet article (Litre, Kilo, Mètre, Pièce). PU : Le prix unitaire de l' article. Prix correspondant au champ Unité. Date d entrée : La date d entrée en stock de cet article. Lors d une création, ce champ est automatiquement complété par la date courante. Péremption : Permet de signaler une date de péremption pour l article en cours. Il est possible de définir différentes dates de péremption pour un article par saisie et validation successive. Site web : Ce champ permet de saisir l URL d un site Internet permettant de s informer sur le produit dans le cas où vous exporter votre stock à la présentation sur votre site Internet. (dans la mesure où votre site a été fait par nos soins). Avis : Permet de saisir un avis sur le produit. Il peut être utilisé notamment pour uniformiser le dialogue des vendeurs. (surtout utilisé dans le cadre d Internet). Type : Permet d indiquer un type pour le produit. Il peut être utilisé pour donner une indication supplémentaire sur le produit. (surtout utilisé dans le cadre d Internet). Commentaire : Permet de saisir un commentaire de 240 caractères sur le produit. Avec le champ Avis, ce champ permet de définir assez précisément une politique de vente pour le produit. (surtout utilisé dans le cadre d Internet). N.B : Les champs Taille, Couleur et Eté, ne sont visibles que si le champ vestimentaire est coché dans les valeurs par défaut. Les champs Prix de vente HT, Prix de vente TTC, Taux de TVA sont liés. Autrement dit, toutes modifications d un de ces trois champs entraînent la mise à jour automatique des deux autres. Les champs Unité, PU et péremption ne sont visibles que si le champ périssable est coché dans les valeurs par défaut. Les champs Code Article, Désignation, Famille, Prix achat H.T, Prix vente T.T.C, Taux TVA sont obligatoires. 46

47 Modification d un article Dans le cas de la modification d un article, les boutons «code F2» et «Corriger F3» ne sont plus visibles pour empêcher l effacement de l article ou la modification du code article. Un nouveau bouton apparaît, il s agit du bouton «Prix pondéré F6» Ce bouton fait apparaître le cadre suivant : Vous devez vous servir de ce cadre comme d un bon de livraison. Vous saisissez le prix d achat du jour pour l article que vous souhaitez modifier puis le nombre de nouvelles pièces et vous validez par la touche entrée. G.A.O Cashmatic calculera automatiquement le prix d achat moyen. Ce calcul n est évidemment intéressant que si votre stock est bien géré. Une incohérence, comme un stock négatif, interdisant tout simplement un calcul fiable. Une pression sur la touche F7 entraîne le calcul du prix de vente théorique, sur la base du coefficient défini dans les valeurs par défaut de G.A.O Cashmatic. Ci-dessous l interface telle qu elle se présente lors de la modification d un article. Il apparaît une autre fonctionnnalité, F10 Dupliquer, qui permet de créer plusieurs articles ayant la même désignation, mais dont la taille ou la couleur diffère, sans être obliger de tout resaisir. Par exemple : vous avez déjà créé l article «art1» de couleur bleue, vous le mettez en surbrillance, et vous pressez F3. Vous avez donc la fiche de «art 1» qui apparaît. Et vous n avez plus qu à changer la couleur en vert. Puis validez par F5, pour créer l article «art1» vert. 47

48 15.Gestion multi-vendeurs Cette partie de la documentation ne vous intéresse que dans la mesure ou vous avez fait l acquisition du module multi-vendeurs. Programme de gestion de liste des vendeurs Le programme de gestion des vendeurs est appelé à partir du programme de vente par la combinaison de touche Alt+V. Ce programme permet les opérations suivantes : Visualisation de la liste des vendeurs. Suppression d un vendeur. Ajout d un vendeur. La touche F2 fait apparaître trois champs pour saisir les nom et prénom d un nouveau vendeur, un numéro lui sera assigné d office si vous ne complétez pas manuellement le champ correspondant. La touche F3 permet de supprimer un vendeur. N.B. : Si vous supprimez un vendeur, les ventes qui lui sont assignées, seront considérées comme non assignées.ou elles appartiendront au vendeur qui reprendra son numéro lors de sa création. 48

49 Modification du programme de vente L interface et le mode de validation d une vente sont légèrement modifiés lorsque le module multi-vendeurs est installé et mis en usage (champ multi-vendeurs à oui dans les valeurs par défauts de G.A.O Cashmatic ). Un nouveau champ permettant de saisir le numéro de vendeur apparaît : Toutes les ventes commenceront par la saisie du champ «numéro vendeur». D autre part, la touche «annuler F4» en plus d annuler la vente courante permettra de repasser dans le champ «numéro vendeur» et réinitialisera toutes les valeurs par défauts de G.A.O Cashmatic. Le champ «numéro vendeur» n affiche pas les saisies utilisateur. Plusieurs vendeurs pour la même vente Lors de la saisie d une vente, une pression sur la combinaison de touches Shift+V repasse dans le champ numéro vendeur. Il est alors possible de saisir un nouveau numéro de vendeur, tous les articles saisis ultérieurement seront assignés au nouveau vendeur. Lorsque vous sélectionnez un article dans le programme de vente, le nom du vendeur qui a validé l article s affiche à la place du nom du vendeur courant. Modification des documents comptables La procédure d impression des journaux de caisse reste inchangée. La seule différence étant qu un journal des ventes par vendeur s imprime après l impression d un journal de caisse détaillé ou non. Ce journal contient les données suivantes : Les nom et prénom du vendeur Le total des retours consentis par le vendeur Le total des ventes HT faites par le vendeur Le total des remises consenties par le vendeur La marge théorique HT dégagée par le vendeur Le document multivendeurs ne s imprime que si le champ multivendeurs de G.A.O CASHMATIC est à «Oui». Dans le cas contraire, aucun document supplémentaire ne sera imprimé. Gestion des produits d occasion Si dans les valeurs par défaut de G.A.O CASHMATIC «Occasion» est à oui, les automatismes expliqués ciaprès facilitent grandement la gestion d un stock d occasion et l appel d un produit dans le programme de vente. 49

50 Saisie d un article Lors de la validation de la saisie d un article neuf, G.A.O CASHMATIC vous demandera automatiquement s il doit créer l article correspondant en occasion. Si la réponse est oui, la fiche article reste présente à l écran. Un nouveau code article est automatiquement généré. La désignation est suivie de «OCC». La case à cocher occasion est validée et le fournisseur est supprimé d office. Vous n avez plus qu à modifier le prix de vente et le prix d achat et valider par F5 pour valider la création de votre article d occasion. La TVA sur cet article sera calculée uniquement sur la marge. Si vous répondez non à la question sur la génération automatique d un article d occasion, G.A.O CASHMATIC fonctionnera comme d habitude. Appel d un article d occasion dans le programme de vente Vous pouvez soit appeler l article par sa désignation, son code ou passer en mode OCCASION par une pression sur la combinaison de touches ^O avant de scanner le code à barre de l article neuf. Dans le cas ou G.A.O CASHMATIC ne trouverait pas la correspondance, un message vous demande si la génération automatique de l article doit avoir lieu. Si vous répondez oui, l article est créé puis affiché dans le programme de création article pour vous permettre de modifier ses prix de vente et d achat. Usage du mode occasion persistant Une pression sur la combinaison de touche ^O alors qu aucun article n est sélectionné sur le programme de vente passera GAO CASHMATIC en mode «Occasion persistant», dans ce mode il est possible d utiliser un code article neuf pour afficher l article correspondant d occasion dans le stock. Le mode occasion persistant est signalé sur le programme de vente par le message suivant : Pour désarmer le mode occasion persistant, il suffit de presser à nouveau la combinaison de touche ^O. L intérêt de ce mode est de permettre l usage d un code article usine pour appeler un article d occasion au moment d une reprise notament. Le mode occasion persistant est compatible avec les modes, retour et reprise. Dans ce cas, le mode du programme de vente est signalé par un des messages suivants :. Lorsqu un de ces modes est activé, la saisie d un code article provoque automatiquement la conversion de l article dans le mode correspondant. Logique de génération d un article d occasion Lors - de la création automatique d un article d occasion, la logique de G.A.O CASHMATIC est la suivante : Un nouveau code article est généré. La désignation de l article est la même que pour l article neuf suivi de «un espace et OCC». Le champ fournisseur est laissé vierge. Le champ stock est mis à zéro. Pour que la combinaison de touches ^O fonctionne avec un article d occasion créé manuellement, la désignation de l article doit impérativement être la même que pour l article neuf, suivie d un «espace puis de OCC». 50

51 16.Programme gestion des outils A partir du programme d accueil de G.A.O, une pression sur la touche O affiche le programme suivant : Ce programme permet de charger différents programmes de configuration et de mise au point de G.A.O. Les fonctions suivantes sont disponibles : Une pression sur la touche F1 lance l aide en ligne de G.A.O. Une pression sur la touche E lance le programme d exportation format texte et point virgule. Une pression sur la combinaison de touche ^I lance le programme de gestion des importations. Une pression sur la touche R lance le programme de création des modes de règlements personnalisés de G.A.O. Une pression sur la touche M lance le programme de vérification de la base de données mirroir. Une pression sur la touche A lance le programme d archivage des ventes Une pression sur la touche C lance le programme de compactage de la base de données de G.A.O. Une pression sur la touche I lance le programme de configuration des imprimantes (pour de plus amples explications se referer au paragraphe Configuration des imprimantes ). Une pression sur la touche D lance le programme de configuration des valeurs par défaut. Une pression sur la touche Q quitte le programme. Une pression sur la touche T lance un petit programme de test pour imprimante à ticket et afficheur clientèle. Une pression sur la touche W lance le programme d exportation des données vers votre site WEB. Une pression sur la combinaison de touches ^A affiche le programme de personnalisation du logiciel. Une pression sur la combinaison de touches ^R affiche la boite de dialogue permettant de configurer le serveur auquel correspond ce client (Ce bouton n est présent que si le poste est un client,pour de plus amples explications se referer au paragraphe demarrage du poste client). Une pression sur la combinaison de touche ^C permet d accéder au programme de configuration des couleurs du logiciel. Une pression sur la combinaison de touche alt+r lance le programme de restoration de GAO Cashmatic Une pression sur la touche S lance le programme de sauvegarde de GAO Cashmatic Les fonctions de chacun de ces programmes sont décrites dans la suite cette documentation. 51

52 17.Valeurs par défaut Programme de configuration principal Paramètres commun Une pression sur la touche D à partir du programme Outil affiche le programme de configuration principal après saisie d un mot de passe («PASSWD» par défaut) : Ce programme permet de configurer G.A.O en réglant les paramètres suivants : Stock critique : Le stock critique par défaut lors de la création d un article (champ mini lors de la création d un article). Taux de TVA : Le taux de TVA qui sera utilisé lors de la création d un article. Coefficient mini : Le coefficient par défaut utilisé lors de la création d un article. Ce coefficient permet notament à la touche F7 de la fiche article de calculer le prix de vente théorique d un article. Mode d impression : C'est le mode d impression par défaut au niveau du programme de caisse (Ticket, Facture, Devis avec détail, Devis sans détail, ou Pas d impression). Il s agit du mode d impression utilisé par défaut par le programme de vente. Alerte livre de police : Utile pour la gestion de l occasion. Si ce champ est coché, toutes tentatives de validation de ventes comprenant des reprises provoqueront l affichage d un message d alerte si le client n a pas été saisi. Occasion : Utilisation ou non des fonctions de gestion avancées de l occasion, si ce champ est coché, G.A.O CASHMATIC proposera automatiquement la création d un article d occasion correspondant à tous les articles neufs. D autres par, il sera possible d appeler un article d occasion sur la base de son équivalent en neuf, ou directement sur la base de son code article. Validité devis : Permet de définir la période de validité d un devis en nombre de jours. Lorsque le délai est écoulé, G.A.O CASHMATIC supprime automatiquement les devis. Si la valeur est zéro, les devis ne sont jamais supprimés automatiquement. Terminal d inventaire : Signale que vous utilisez un terminal d inventaire. Si ce champ est coché, les fonctions correspondantes du logiciel sont mises en service. Message ticket : Permet de modifier le message par défaut des pieds de ticket. Lecteur de sauvegarde : Indiquer la lettre correspondante à votre lecteur de sauvegarde(ex :D ). Tactile : Rend disponible le bouton au niveau du programme de vente. Ce dernier permet de «remonter» un pavé numérique à l écran pour exploiter une dalle tactile. 52

53 Code spéciaux : Permet d indiquer à GAO Cashmatic qu il doit vérifier dans la liste des codes spéciaux lors du scan d un codes article. Les codes spéciaux sont en fait des codes dont le préfixe seul doit être utilisés. Visibilité solde : Rend visible ou non le solde de caisse à la fenêtre de vente. Rendu monnaie : Rend visible, en caisse, la monnaie à rendre au client, lors d un règlement en Multi-vendeur : Active ou non la gestion multi-vendeur. Historique reprise (nombre de jour) : Permet de définir le nombre de jour durant lequel l historique des reprises faite pour un client doit être tenu. Une valeur de zéro signale qu aucun historique des reprises ne doit être généré. Alerte espèces : Permet de determiner le montant maximum des especes à conserver dans la caisse (le restant devant être mis au «coffre»). Priceminister : Déverrouille la fonction PriceMinister du logiciel, cette fonction permet d exporter votre stock vers le site de PriceMinister. Autoriser les ventes de produits dont le stock est <= 0 : Qui, s il n est pas coché, interdit les ventes de produits qui n existent pas en stock. Code occasion -> EAN13 : L'armement de ce paramètre demande à GAO Cashmatic de créer des codes occasions EAN13 en se basant sur le code du neuf. ATTENTION, si ce choix est armé, il ne pourra plus être désarmé. Passerelle -> &Commando PDV : Ce choix arme la passerelle vers &Commando PDV. Il s'agit d'un logiciel permettant de suivre les commandes, de faire des mises à jour de la base de données de GAO Cashmatic. Sécurité : Verrouille tous les modules et toutes les fonctionnalités par mots de passe. N utilisez cette fonction qu en cas de besoin réèl de sécurité. Dans le cas contraire, elle peut rendre l usage du logiciel beaucoup moins confortable. Afficheur : A ne cocher que si vous vous servez d un afficheur clientèle. Clavier spécial : A ne cocher que si vous vous servez d un clavier commercique. Perissable : Active la gestion des perissables. Alerte perissable : Définit le moment où GAO vous avertira qu un produit arrive à échéance ; cette valeur est exprimée en nombre de jours. Vestimentaire : Active la gestion des tailles, couleurs, saisons, dans le stock. Sécurité tiroir : Coché, le tiroir ne s ouvre plus que lorsqu il y a des espèces dans la vente. Client forcé : Force la saisie du numéro de client lors d une vente. Il est alors impossible de valider une vente tant que le client n est pas saisie. Ticket avec logo : Si vous êtes en possession d une imprimante à ticket thermique, ce choix permet d indiquer que vous souhaitez que le logo contenu dans l imprimante soit imprimé en entête de ticket. (Il faut bien sur que l imprimante contienne l image à imprimer). Signalétique forte : Permet d'indiquer au logiciel s'il doit ou non utiliser un principe de signalétique forte. Ce mode permet de limiter les erreurs de saisies liées au mode reprise/retour et réédition. Il change la couleur de fond de l'écran de caisse suivant le mode en cours. Alerte reprise : Active ou désactive la gestion des stocks maxi lors des reprises. C est un moyen simple de ne plus avoir d alerte à la caisse lors d une reprise de produit. Paramètre réseau Numéro de poste : N est disponible que pour une installation client. Permet de définir le numéro de caisse du client en cours. Paramètre par défaut WEB Nom d utilisateur : Permet de spécifier le nom d utilisateur, si vous êtes propriétaire d un site web conçu par TGMultimedi@. Mot de passe : Permet d indiquer le mot de passe pour la connexion à votre site. URL : C'est L URL qui correspond à la page de mise à jour de votre site. 53

54 Paramètres par défaut intranet Hôte : Le nom de la machine qui hébèrge votre serveur de fichier TGMultimedi@. Port upload : Le numéro de port utilisé par le serveur de fichier TGMultimedi@. Port http : Le numéro de port utilisé par le serveur http de votre intranet. Utilisateur : Votre nom d utilisateur sur l intranet (nom qui doit évoqué votre magasin). Password : Le mot de passe permettant de vous connecter à votre intranet. - La touche F1 affiche l aide en ligne. La combinaison de touche ^D affiche le programme de configuration des documents de GAO Cashmatic. La combinaison de touche ^F affiche le programme de configuration de la fidélité. La combinaison de touche ^C affiche le programme de configuration de la location. La touche ^L permet de libérer les postes dans le cadre d une installation client-serveur. Cette touche n est disponible que sur le serveur. La touche F5 valide les modifications si aucune erreur n est rencontrée puis propose de quitter le programme. Les touches F8 et Escape quittent le programme après confirmation utilisateur de la fin du programme, sans enregistrer s il y a eu des modifications. Lorsqu une option ou un bouton n est pas sélectionnable et apparaît en grisé, il s agit soit d un module qui n est pas installé, soit d une option indisponible due à un paramètre de configuration. Par exemple, le champ afficheur n est disponible que si une imprimante à ticket est installée sur votre système et configurée pour G.A.O. 54

55 Configuration des documents Une pression sur la combinaison de touches ^D dans le programme de configuration principale affiche le programme de configuration des documents de GAO Cashmatic. Ce programme permet de choisir les documents qui seront imprimés par GAO Cashmatic en terme de devis et facture. Le programme se présente comme suit : Dans ce programme une pression sur F, D ou S permet d affiche dans la table «Nom document» la liste des documents de ce type disponibles. Par exemble, la figure ci-dessus affiche le programme après une pression sur la touche F. Il suffit de placer une ligne en surbrillance et de presser la touche F5 (valider) pour que le document sélectionné soit imprimer lors de la prochaine impression. Une pression sur la combinaison de touche F11 permet d imprimer une exemplaire du document sélectionné. N.B : si le touche F11 ne peut pas être utilisé (grisée) c est que les imprimantes ne sont pas configurées. Une pression sur la touche F5 valide les choix en cours. Une pression sur la touche F8 annule les choix courant. Les valeurs numérique figurant dans le champ à coté du nom du document permettent de définir le nombre de copie qui seront affichées lors d une validation. 55

56 Configuration de la fidélité Une pression sur la combinaison de touche ^F à partir du programme de configuration principal affiche le programme suivant. Ce programme permet de définir le comportement de GAO Cashmatic en terme de gestion de la fidélité clientèle. Une pression sur la touche F1 affiche l aide en ligne. Une pression sur la touche F5 valide les choix en cours. Une pression sur la touche F8 annule les choix en cours. Dans ce programme vous définissez le type de fidélité que vous souhaitez utiliser parmi : Fidélité par point Système de fidélité fondé sur un nombre de point accorder à chaque articles. La valeur du point défini ensuite la valeur d'un compte. Pour configurer la fidélité par point, il suffit de cocher la case «Fidélité par point» puis d'indiquer la valeur d'un point. Fidélité par chiffre Système de fidélité fondé sur le chiffre d'affaire HT dégagé par un client. Chaque fois qu'un client fait un montant précisé de chiffre d'affaire, il bénéficie d'un bon de remise dont la valeur est prédéfini. Pour configurer la fidélité par chiffre d'affaire, cocher la case correspondante puis définissez le montant de la remise et le montant de chiffre d'affaire à dégagé hors taxe et hors remise. Fidélité immédiate Système permettant de donner un bon de remise au client correspondant à un pourcentage de la vente en cours défini dans les fiches article. Commun Les paramètres communs sont commun à toutes les fidélités. Validité indique le nombre de jour de validité pour un bon de remise. Fidélité stricte indique si le nom du client doit être saisi pour que le mécanisme de fidélité soit utilisé. 56

57 Configuration des étiquettes Une pression sur la combinaison de touche ^E affiche le programme de configuration des étiquettes. Notez que ce programme n est utilisé que lorsque vous configurez une imprimante spécialisée (Epson TML XX, Eltron etc ). Le programme suivant s affiche : Dans ce programme, vous spécifiez soit le nom de la machine sur laquelle est branchée l imprimante spécialisée soit un numéro de port, la vitesse de ce port, le type de code à imprimer, le type d étiquette, le protocole de l'imprimante et le fait que les codes UPCA soient ou non convertient en EAN13. Le paramètre «Port listing» permet d'indiquer sur quel port est reliée l'imprimante à listing utilisée lors de l'impression du journal de police. Les types de code Les deux types de codes disponibles sont : Code 93 ces codes ne sont pas lus par toutes les douchettes mais ils occuppent moins de place que les code 39. Code 39 ces codes sont lus par toutes les douchettes mais ils occuppent environ 15% de place suplémentaire par rapport au Code 93. N.B : Si un code peut être codé comme code EAN13, l impression se fera automatiquement avec ce type de code qui reste le standard. Les types d étiquettes Les deux types d étiquettes suivants sont disponibles : 3527 : des étiquettes de 35mm de large x 27mm de haut : des étiquettes de 55mm de large x 25mm de haut. N.B : Le fait d indiquer un nom de machine dans le champ Hôte fait que les paramètres port et vitesse sont ignorés. Dans ce cas, vous devez être certain qu une imprimante est bien connectée à la machine «Hôte». Ce mécanisme permet de partager une imprimante à étiquettes. Pour que le mécanisme fonctionne, il faut que GAO Cashmatic fonctionne sur la machine sur laquelle est branchée l imprimante à étiquette et que la configuration soir faite correctement sur les machines cliente. Les protocoles Les deux protocoles suivants sont actuellement gérés : EPL2 : protocole utilisé notamment par les imprimantes ELTRONtm et ZEBRAtm. ESC/POS : protocole utilisé notamment par les imprimantes EPSONtm et STARtm. Le protocole utilisé dépend du type d'imprimante à étiquette installée sur votre système d'encaissement. 57

58 Configuration de la location Le programme de configuration de la location est affiché par une pression sur la combinaison de touche ^C à partir du programme de configuration principal. Ce programme ce présente comme suit : Dans ce programme vous spécifiez quels sont les jours de fermeture de votre point de vente (ces jours ne seront pas facturés au client). Quelle est la durée par défaut (en nombre de jour) pour une location. Quel est le taux de TVA à appliqué sur les locations. Une pression sur la touche F1 affiche l aide en ligne. Une pression sur la touche F5 valide la configuration en cours. Une pression sur la touche F8 annule la configuration et revient au programme de configuration principal. Configuration du programme de sauvegarde Le programme de configuration des sauvegardes est affiché en pressant la combinaison de touche ^S à partir de la gestion des valeurs par défaut. Dans ce programme, vous devez saisir le répertoire de sauvegarde dans le champ «Répertoire sauvegarde», le nom d un répertoire de secours dans le champ «Répertoire sauvegarde de secours». Dans le champ répertoire à sauvegarder saisissez «c:\gao\mirror» à l exclusion de tout autre répertoire. Le répertoire de sauvegarde devrait être un lecteur amovible (clef usb, zip, lecteur de bande etc ). Le répertoire de sauvegarde secondaire un répertoire de votre disque dur. Il sera utilisé si le répertoire de sauvegarde principal ne peut pas être utilisé. 58

59 18.Principe du compactage G.A.O CASHMATIC utilise des tables Corel Paradox pour stocker les données dont il a besoin (articles, clients, ventes etc ) ; ces tables ont la particularité de ne jamais réduire la taille d un fichier lors de la suppression d un enregistrement. Le bouton compactage du programme de gestion outil supprime tous les espaces «morts» dans la base de données. La touche Compacte permet par ailleurs de réparer une base corrompue. Pour chaque table de la base de données, les actions suivantes sont entreprises : Tentative de compactage : Si le compactage réussit : 1. passage à la table suivante. Si le compactage ne réussit pas : 1. Copie de la table corrompue dans un répertoire de sauvegarde. 2. Création d une nouvelle copie de la table saine et vide. 3. Analyse de la table corrompue et reconstruction des données dans la table saine. Dans le cadre d un réseau, le compactage côté client est sensiblement plus rapide que côté serveur. En effet, il ne touche qu une partie de la base de données qui correspond aux données propres du client. D autre part, le compactage des tables sur le serveur n est possible que si aucun utilisateur (poste client) n est connecté. Dans le cas contraire, une liste des utilisateurs connectés est affichée, et le compactage est abandonné. Le compactage sur le serveur ne doit être lancé qu'en accord avec le service technique. Cette opération peut en effet prendre plusieurs minutes. 19.Principe du mirroring Afin de protéger les données G.A.O utilise un mécanisme dit de «Mirroring». En fait, toutes les données sont écrites en double. Le bouton «Mirroring» vérifie que toutes les données de la base sont identiques en écriture simple comme en «Mirroring». N.B : Le lancement de ce programme peut provoquer une opération très longue. Veuillez entrer en contact avec le service technique de TGMultimedi@ avant toute mise en œuvre. 20.Test périphérique Une pression sur la touche T à partir du programme de gestion outil lance un programme de test pour l imprimante à ticket et le display clientèle. La seule fonction de ce programme et de vérifier la configuration de votre matériel. 59

60 21.Archivage des données Lorsque la base de données vente (les fichiers contenant les ventes et les totaux des ventes) prend du volume (au delà de ventes), les opérations de génération des documents comptables et de réédition de ventes peuvent devenir extrêmement longues. Le programme d archivage des données permet de palier à cette situation. A partir du programme «Outils», une pression sur la touche A lance le programme suivant : Les fonctions suivantes sont accessibles à partir de ce programme : Une Une Une Une pression pression pression pression sur sur sur sur la la la la touche touche touche touche F1 F5 F4 F8 appelle le programme d aide en ligne. lance le programme de purge de la base de données. lance le programme de restauration de la base de données. quitte le programme. 60

61 Purge de la base de données Pour purger la base de données, vous devez dans un premier temps saisir une date dans le champ prévu à cet effet. La date que vous saisissez doit être inférieure d au moins quatre-vingt- -dix jours à la date du jour afin d éviter larchivage de ventes trop récentes. Une fois la date saisie, une pression sur la touche F5 lance le programme d archivage. Ce dernier affichera, dans le champ en bas du programme, un cours message vous indiquant ce qu il est en train de faire. N.B : Les ventes qui sont archivées ne sont plus accessibles pour G.A.O CASHMATIC, c est le seul moyen pour optimiser de façon considérable les accès à la base de données. Pour reprendre une vente et la rendre accessible à partir des modules de statistique, de réédition etc, il suffit d utiliser le programme de réintégration définie ci-dessous. Réintégration de la base de données Pour réintégrer des ventes qui ont préalablement été purgées de la base de données, il suffit de presser la touche F4. Si vous ne saisissez pas de date, l intégralité des ventes purgées sera réintégrée dans la base, si une date est saisie, seule les ventes postérieures à la date saisie seront réintégrées. Ce programme, exécutant des fonctions critiques, ne se chargera que si une sauvegarde a été effectuée le jour même. Dans le cas contraire, un message vous signalera que vous devez en faire une : Vous devrez faire appel au programme de réintégration des données si vous devez accéder aux ventes archivées. Des tests ont été faits avec un AMD K6 500 MHZ, en une minute trente. La procédure d archivage ou de réintégration était faite pour lignes de totaux et lignes de vente. Cette procédure ne doit donc pas être très longue, sauf dans le cas d une base très conséquente. 61

62 22.Fonction gestion WEB Si vous avez souhaité réaliser un site WEB en accord avec le bouton WebStock lance automatiquement l exportation de votre stock sur le WEB. Cette fonctionnalité n est disponible que si les conditions suivantes sont remplies : Votre site WEB a été développé par TGMultimedi@ ou il est compatible avec le système d exportation conçu par TGMultimedi@. Le paramétrage des valeurs par défaut web de G.A.O a bien été effectué. N.B : Le paramétrage des valeurs par défaut WEB est en fait complètement rattaché à vos paramètres WEB. Dans le cas où ces fonctions devraient être mises en service, TGMultimedi@ vous fournirait les données dont vous avez besoin pour établir la connexion. Lorsque vous cliquez sur le bouton Webstock, votre base de données est dans un premier temps transformée dans un format de fichier compatible avec nos serveurs puis la page de téléchargement est affichée. Cette page contient le cadre suivant : Sur cette page, il vous suffit de presser le bouton «Valider» pour que la base de données de votre site soit mise en place. suivante : code article Code unique de l article famille Famille de l article désignationdésignation de l article CHAR(120) taille Taille de l article Couleur Couleur de l article Saison Saison de la collection (vestimentaire). Sous famille Sous-famille de l article Prix TTC Prix TTC de l article Occasion neuf Article d occaion ou neuf Stock Stock pour l article Date d'arrivage Date d arrivage (FORMAT ISO) DATE Commentaire Commentaire pour l article Type Type de l article Avis Avis sur l article lien vers site éditeur Liens vers le site de l éditeur. La structure du fichier exporté est la CHAR(30) CHAR(50) CHAR(20) CHAR(20) BOOLEAN CHAR(50) DOUBLE BOOLEAN (TRUE = NEUF) DOUBLE CHAR(240) CHAR(100) CHAR(30) CHAR(100) Le fichier est au format texte et point-virgule, le délimiteur de texte utilisé est le guillemet. Le format de fin de ligne et le format dos (\010\013). 62

63 23.Gestion des modes de règlement Création des modes de règlements personnalisés Une pression sur la touche R à partir du programme «Outils» lance le programme suivant : Dans ce programme, vous pouvez saisir jusqu'à dix modes de règlements qui seront exploités par G.A.O comme les autres. Une fois saisis vous pouvez les enregistrer et quitter le programme en pressant F8. Pour des précisions sur la validation d une opération dans un mode personnalisé, veuillez vous référez au chapitre validation d une vente. le fait de modifier des modes de règlements déjà saisis peut poser de gros problème, prenez donc soin de ne créer que les modes de règlements dont vous avez besoin. Ne modifiez jamais un mode de règlement que vous avez déjà utilisé. 63

64 Validation d une vente dans un mode de règlement personnalisé Une pression sur la combinaison de touche Alt+T à partir du programme de vente affiche l interface suivante : Dans ce programme, vous saisissez les montants que vous souhaitez ventiler pour les modes de règlements personnalisés. Notez que le reste dû est indiqué en bas de l écran à des fins de mémoire. Une fois le programme validé par F5, les montants que vous aurez validés seront placés dans la case «autre» des modes de règlements du programme de vente.par ailleurs vous pouvez quitter ce programme sans valider ces modes de règlement en pressant F8. 64

65 24.Exportation des données Exportation au format texte Une pression sur la touche E, à partir du programme de gestion Outil, lance un programme d exportation des données de G.A.O CASHMATIC au format texte et point-virgule. Une première boîte de dialogue vous demandera si vous souhaitez exporter toutes vos données. Si vous répondez non, la question vous sera posée pour chacune des tables de votre base de données. Les données ainsi exportées sont copiées dans le répertoire «c:\gao\clv». Chaque fichier porte deux types d extensions, «.txt», pour le fichier contenant les données exportées ellesmêmes, «.sch» pour des fichiers contenant des indications sur la structure du fichier exporté. Liste des fichiers exportés ArchiveArticle.txt Article.txt Avis.txt Bl.txt BlA.txt BlE.txt BusyPost.txt Couleur.txt Client.txt Cp.txt Devis.txt Famille.txt Fournisseur.txt Inventaire.txt LogAvFid.txt Lot.txt MReg.txt NumFact.txt OpDep.txt Peremp.txt Perte.txt PriceMinister.txt PurgeTotal.txt PurgeVente.txt SousFamille.txt SpTotal.txt SpVente.txt SpRg StartCode.txt StCaisse.txt Taille.txt Taux_Tva.txt Total.txt Type.txt Vdv.txt Vendeur.txt Vente.txt 65 : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : contient tous les articles qui ont été archivés. contient l intégralité de votre base article. contient tous les avis donnés sur les différents articles. bon en attente de validation (réception, livraison, commande). bon de réception. bon de livraison. contient les numéros de postes utilisés dans le cadre d un réseau. contient toutes les couleurs utilisées. client. code postaux et ville. contient tous les devis sauvegardés dans GAO CASHMATIC : toutes les familles. tous les fournisseurs. table inventaire en cours. historique des avoirs donnés sur fidélité clientèle. définition des lots promotionnels différents modes de règlements personnalisés. numéro de la dernière facture éditée. opération sur les comptes en dépôt-vente. : articles périssables enregistrés. articles perdus. Contient la dernière table exportée sur Contient tous les totaux de ventes purgées. Contient tous les détails de ventes archivées. liste des sous familles. liste des ventes en attentes de règlement. détail des ventes en attente de règlement. historique des règlements pour les ventes en attente. contient tous les codes spéciaux gérés par GAO. liste des sorties de caisse. contient toutes les tailles entrées dans GAO. liste des taux de TVA déclarés. reprise de tous les totaux (pied de facture). contient tous les types utilisés dans les fiches articles par GAO CASHMATIC historique des comptes dépôt-vente. liste des vendeurs. liste des ventes (une ligne par article).

66 Structure des fichiers Pour connaître la structure des fichiers exportés, il suffit d éditer le fichier d extension «.sch» portant le nom du fichier texte sur lequel vous voulez être renseigné. Ex : pour être renseigné sur le fichier «article.txt» éditez le fichier «article.sch». Les fichiers «.sch» ont la structure suivante : Sur Sur Sur Sur Sur la la la la la première ligne vous retrouvez le nom de la table d origine. seconde, le type de fichier généré («Delimited») dans le cas de G.A.O. troisième le délimiteur de champ texte utilisé (" dans le cas de G.A.O). quatrième, le séparateur de champ ( ; dans le cas de G.A.O). cinquième le jeu de caractère utilisé pour l exportation (Intl dans le cas de G.A.O). Les lignes suivantes font référence à la structure du fichier. Vous y trouverez pour chaque champ (colonne) la mention «Field» suivi d un numéro puis du signe «=». La partie de la ligne à droite du signe = contient des données sur les champs séparées par une virgule. Il s agit : Du Du De Du De nom du champ. type du champ (char, bool, float ). la taille maximum du champ. numéro de la colonne où doit commencer la donnée. la position (MAJOR) de la colonne dans la base. 66

67 25.Importation des données Une pression sur la combinaison de touche ^I affiche le programme de gestion des importations de données. La fenêtre affichée est : Dans ce programme Une pression sur la touche F1 affiche l'aide en ligne. Une pression sur la touche F8 propose de quitter le programme. Une pression sur la touche C affiche une fenêtre permettant d'importer le fichier client. Une pression sur la touche A affiche une fenêtre permettant d'importer le fichier article. Généralité Pour que l'importation des données soit possible, il faut respecté scrupuleusement les formats de fichiers définis dans les sections suivantes. Le format des fichiers est texte séparé par des points-virgule (;). Le délimiteur de texte est le guillemet ("). Lors de l'ouverture du fichier avec un tableur il est primordiale de signaler au tableur les champs de type texte surtout s'ils ont en interne un format numérique. Dans le cas contraire, des pertes de données sont prévisible. Concrètement si un numéro de téléphone commence par un zéro et que lors de l'importation dans un tableur, vous ne spécifiez pas qu'il s'agit d'un champ en format texte, le tableur considérera qu'il s'agit d'un format numérique. Dans ces conditions, un numéro de téléphone comme : sera importé comme Ce comportement s'explique par le fait que mathématiquement, est égale à Ce type de comportement n'est valable que pour les champs dont la valeur est du texte mais peut être interprété comme des nombres (téléphone, fax, code postaux etc...). Les champs dont le type est «Bool» (booléen) peuvent contenir un caractère quelconque, T indiquera que le champ est «Vrai» («True») tout autre caractère indiquera que le champ est «Faux» («False»). Les champs de type «Number» et «Float», contiennent des valeurs de type nombre à virgule flottante, ces nombres ne doivent pas utiliser de séparateur de milliers et utiliser le point (.) comme symbole décimal. Exemple valide : Exemple invalide : , 124,25 etc... Les champs de type «Char» contiennent une chaîne de caractères dont la taille maximum est indiquées dans la colonne taille. * Pour obtenir un fichier exemple, vous pouvez exporter les fichiers client et article de GAO Cashmatic. Le format des fichiers d'importation est strictement identique aux fichiers exportés. Importation fichier client Une pression sur la touche C affiche une boite de dialogue permettant de parcourir le disque pour sélectionner le fichier à importer. Sélectionner le fichier à importer puis valider. La procédure d'importation se lance. Un compteur défile vous indiquant l'état d'avancement de l'importation. A la fin de l'importation, un message vous indique le nombre de lignes ignorées (format invalide), le nombre de client créé et le nombre de client modifié. 67

68 Format du fichier d'importation Le tableau ci-après défini très précisément le format du fichier qui peut être importé. Il est nécessaire que ce format de fichier soit respecté. Une * dans la colonne nécessaire indique que le champ ne peut pas être vide. Nom Type Taille Nécessaire Numéro Long_Integer Nom Prénom Char Etat civil Char 15 Adresse 1 Char 50 Adresse 2 Char 50 Adresse 3 Char 50 Code postal Char 5 Ville Char 50 Bloqué Bool 1 Type identité Char Numéro identité Char 35 NumTel Char 20 DMA Char Char 50 caht Float 20 cahr Float 20 ret Float 20 rep Float 20 new Number Valeur 11 * 100 * * F ou T Permis de conduire ou Passeport ou Carte d'identité ou Carte de séjour Format JJ/MM exemple (10/12) (0 ou 1 ou 2) Importation fichier article Une pression sur la touche A affiche une boite de dialogue permettant de parcourir le disque pour sélectionner le fichier à importer. Sélectionner le fichier à importer puis valider. La procédure d'importation se lance. Un compteur défile vous indiquant l'état d'avancement de l'importation. A la fin de l'importation, un message vous indique le nombre de lignes ignorées (format invalide), le nombre d'article créé et le nombre d'article modifié. 68

69 Format du fichier d'importation Le tableau ci-après défini très précisément le format du fichier qui peut être importé. Il est nécessaire que ce format de fichier soit respecté. Une * dans la colonne nécessaire indique que le champ ne peut pas être vide. Nom Type Code Article Char Famille Char 30 * Désignation Char 120 * Taille Char 20 Couleur Char 20 Saison Bool 1 Sous famille Char 50 rayon Char 30 Prix Achat HT Float 20 * prachat Float 20 Prix Vente TTC Float 20 * Taux TVA Float 20 * Occasion / Neuf Bool Stock Float 20 * Fournisseur Char 30 * 30 majuscules Date d'arrivage Date 11 * jj/mm/aaaa DV Bool NumVen Long Integer 11 Valeur Float 20 * Lot Bool comm Char 240 Type Char 100 Avis Char 30 link Char 100 coeff Float 20 mini Long Integer 11 maxi Long Integer 11 web Bool pod Float acomm Bool generic Bool 1 Unite Char 15 PrixU Float 20 tloc Float 20 fp Number 69 Taille Nécessaire Valeur 30 * 1 * 1 1 *

70 Nom Type new Number valco Float Taille Nécessaire Valeur

71 26.Exportation format Ciel Compta Ce chapitre ne vous concerne que si vous avez fait l acquisition du pont comptable vers Ciel Compta. Attention le programme d exportation vers Ciel Compta n est pas installé par défaut. Il faut sélectionner le choix correspondant lors de l installation de GAO Cashmatic. Le programme d exportation vers Ciel Compta à été mis au point avec la version V de Ciel Compta. Le fonctionnement du système devrait être sensiblement identique sur toutes les versions de Ciel Compta mais TGMultimedi@ ne peut pas le garantir. Les versions et supérieur de GAO Cashmatic ont été testé avec la version V Paramètrage de GAO Cashmatic Pour accéder au paramètrage du pont cliquez sur Démarrer->GAO->Exportation CIEL. La fenêtre suivante s affiche : Cet écran permet de définir comment seront exportées les opérations de GAO Cashmatic. Le paramètrage par défaut est valable dans la majorité des cas. Cliquez sur le bouton «Export» pour lancer la procédure d exportation proprement dite. Une fois le programme terminé, le fichier c:\gao\clv\date_export.txt créé. C est ce fichier qui devra être importé dans GAO Cashmatic N.B : Pour que le programme d importation de ciel compta ne signale pas d erreur, il faut impérativement que les écritures de GAO Cashmatic soient toutes comprises dans l exercice en cours pour Ciel Compta. Il peut être nécessaire de modifier le fichier d exportation lors de la mise en service sur une installation existante couvrant plusieurs exercice. Création compte client Le fait de coché la case «Créer compte client» permet de signaler au logiciel qu il doit tenir compte des numéros de client lors de l exportation des données. Le numéro de client sera créé automatiquement dans Ciel Compta en utilisant le principe suivant : numéro de compte configuré dans GAO Cashmatic suivi du numéro du client. Par exemple : Le compte client défini dans la capture d écran ci-dessus est le lors de l exportation d une vente fait au client numéro 103 dans GAO Cashmatic, le compte client numéro sera automatiquement créé. 71

72 Paramètrage de Ciel Compta : Seule la documentation de Ciel Compta fait autorité pour définir comment doivent être intégrées les écritures. Le programme d exportation des données de GAO Cashmatic à été mis au point en utilisant la version V de Ciel Compta. Vous pouvez connaître le numéro de version de votre installation de Ciel Compta en cliquant sur le menu «Aide» puis «A propos». Vous trouverez cependant ci-dessous une description de la procédure utilisé durant les tests. Dans la barre de navigation de Ciel Compta ou dans le menu Utilitaires sélectionné Relation expert pour afficher une boite de dialogue permettant de sélectionner le fichier à importer. Dans le champ «Indiquez ci-après le répertoire et le nom du fichier à importer», saisissez le nom du fichier ou cliquer sur la flèche à droite du champ pour parcourir votre disque dur. Sélectionnez le fichier c:\gao\clv\date.txt date représentant la date représentant la date du jour de création du fichier au format jjmm-aaaa. Par exemple «c:\gao\clv\ txt» sera le fichier qui a été générer le 10 Juin Une fois le fichier sélectionné, cliquez sur Ok pour lancer la procédure d importation proprement dite. Les écritures seront intégrées dans le brouillard du dossier en cours. Un écran similaire au suivant présentera alors un rapport d importation. N.B : Le format de fichier utilisé par Ciel Comptabilité est compatible avec EBP Comptabilité. Il est donc facile d'utiliser le système d'exportation pour intégrer des données à la gamme EBP. 72

73 27.Configuration des couleurs de GAO A partir du menu «Outil» de GAO vous pouvez accéder au programme de personnalisation du logiciel cidessous : - Modificaton de l interface de GAO Cashmatic : Pour modifier la couleur des boutons, tableaux, etc. de votre interface il vous suffit de : Cliquer sur le bouton qui vous intéresse (arrière plan bouton, police bouton, arrière plan champ) Cliquer dans le nuancier pour choisir votre couleur préférée. Vous verrez le tableau exemple évoluer au fur et à mesure. Une fois votre choix terminé. Cliqué sur F5 pour valider votre choix. Vous pouvez aussi : cliquer sur le bouton Aléatoire pour choisir une interface prédéfinie. Cliquer sur le bouton pastel ou noir et blanc Revenir au valeur par défaut (valeur de départ) en cliquant sur défaut. Pour sortir du programme sans valider vos choix, cliquez sur F4 pour Annuler. 73

74 28.Gestion sauvegarde et restoration Gestion des sauvegardes La gestion des sauvegardes de GAO est assurée par un programme accessible dans le menu outils. La seule véritable action nécessitant une intervention de l utilisateur est la configuration (accessible dans les valeurs par défaut de GAO Cashmatic ). Pour faire une sauvegarde, il suffit de cliquer sur Outil->Sauve. Une boite de dialogue vous demande alors si vous souhaitez que l'ordinateur soit arrété aprés la sauvegarde. Si vous répondez oui GAO Cashamtic sera automatiquement quitté à la fin de la sauvegarde puis l'ordinateur sera arrété. Si aucune erreur n est rencontré, la fenêtre ci-dessus s affiche, patientez jusqu'à ce que la procédure soit terminée. Si la configuration du programme n est pas faite correctement un message vous signalera la nature du problème et le programme sera quitté ou continuera suivant la gravité du problème. N.B : Si un message d erreur est affiché, il est quasiment certain que le problème vient de la configuration des valeurs par défaut. : Si vous souhaitez que l'ordinateur soit arrété à la fin de la sauvegarde, prenez soin de n'avoir aucun programme ouvert et surtout de ne pas avoir de données non sauvegardée en cours d'édition (traitement de texte, tableur etc...). 74

75 Restoration des données La restoration des données est assurée par un programme accessible dans le menu outils. Pour le lancer, cliquez sur Outils->Restorer. Ce programme affichera une boite de dialogue permettant de choisir quel fichier de sauvegarde doit être restoré. Cette boite de dialogue sera similaire à celle-ci : Sélectionnez le fichier qui doit être restoré. Les noms des fichiers de sauvegardes indiquent la date et l heure de sauvegarde, par exemple, le fichier _ jar doit être interprété comme suit : L extension.jar doit être ignoré indique que la sauvegarde à été faite à 10h 50mn et 34s indique la date de la sauvegarde. Les chiffres se trouvant devant la date doivent être ignorés pour l interprétation, il n ont de sens que pour le programme de restoration lui même. Une fois le fichier sélectionné, cliquez sur le bouton ouvrir pour afficher une fenêtre similaire à celle-ci, une fois la barre de progression complété, une boite de dialogue vous indiquera que la procédure de restoration est terminé. N.B : Suivant la taille de votre base de données il peut s écouler un temps de plusieurs minute entre la fin de la barre de progression ci-dessus et l affichage de la boite indiquant que la restoration est terminée. 75

76 29.Programme gestion commerciale Le programme de gestion commerciale est appelé à partir du bureau de GAO Cashmatic en pressant la touche G. Ce programme propose les actions suivantes : Une pression sur la touche F1 lance l aide en ligne de G.A.O. Une pression sur la touche T lance le programme de gestion des statistiques. Une pression sur la combinaison de touches ^S lance le programme de gestion des sorties de caisse. Une pression sur la touche R lance le programme de gestion des règlements. Une pression sur la touche S lance le programme de gestion de stock. Une pression sur la touche C lance le programme de gestion clientèle. Une pression sur la combinaison de touches Alt+S lance le programme de gestion SQL. Une pression sur la touche P lance le programme de modification des mots de passe de G.A.O. Une pression sur la touche L lance le programme de gestion des bons (commande, réception, livraison). Une pression sur la touche D lance le programme de gestion des documents comptables. Une pression sur la touche E lance le programme de gestion des étiquettes. Une pression sur la touche M lance le programme de gestion des mailings. Une pression sur la combinaison de touches ALT+P lance le programme de gestion des produits périssables. Une pression sur la touche Q quitte le programme et revient à l accueil de G.A.O. Une pression sur la combinaison de touches SHIFT+P lance le programme de gestion des échanges avec le site de PriceMinister. Si la gestion de la fidélité immédiate est active, une pression sur la touche F affiche le programme de gestion des bon de remise immédiate. Si la gestion de la fidélité immédiate n'est pas armée, le bouton n'apparait pas. 76

77 30.Programme de gestion de stock Le programme de gestion de stock prend en charge les tâches suivantes : Suppression d un article Création d un article Création d un lot Modification d un article Visualisation de liste par famille, désignation, occasion ou neuf, etc. Impression de listes d articles (Globales ou sélectives) Vérification des coefficients Impression des étiquettes pour tout ou une partie du stock. Lancement de la gestion des inventaires. A partir de la version 3.54 de GAO CASHMATIC, l ordre de trie «naturel» du stock est le code article. Une pression sur la combinaison de touche Shift+T change l ordre d affichage pour passer sur Rayon>Famille->Sous famille->désignation. 77

78 Suppression d un article La suppression d un article se fait en appuyant sur la touche F9. Lors de la suppression d un article neuf et si un article d occasion équivalent existe, une boite de dialogue s affiche demandant si l article d occasion doit être supprimé. Si la réponse à cette question est non, une seconde boite de dialogue s affiche demandant si le code de l article neuf doit être utilisé pour l article d occasion afin de permettre de localiser facilement l article d occasion. N.B : Dans le cas ou le module gestion commande est installé. Si vous tentez de supprimer un article figurant dans un bon de livraison, G.A.O CASHMATIC refusera en vous indiquant le numéro du bon de livraison interdisant la suppression. (Voir programme de gestion commande pour de plus amples précisions.) Création d un article Le programme de gestion article est appelé par la touche F2. Reportez-vous à la section programme de gestion article pour plus d indications. Modification d un article Le programme de modification d article est le même que celui de création article. Consultez la section programme de gestion article pour plus d indications. Vérification de la base article La touche F6 lance un petit programme de vérification de la base article, ce dernier vérifie les points suivants : Aucune famille n existe sans figurer dans la table famille. Aucune famille n existe dans la table famille sans être utilisée. Aucune sous famille n existe sans figurer dans la table sous famille. Aucune sous famille n existe dans la table sous famille sans être utilisée. Aucun taux de TVA n existe sans figurer dans la table taux_tva. Aucun taux de TVA n existe dans la table taux_tva sans être utilisé. Aucun fournisseur n existe sans figurer dans la table fournisseur. Aucun fournisseur n existe dans la table fournisseur sans être utilisé. Si le stock est négatif, il est ramené à zéro ou l article est supprimé. Le programme de vérification existe pour corriger quelques erreurs de saisie et effectuer les mises à jour, en cas de modification des programmes. N.B. : Le stock s affiche en rouge s il est en dessous de la valeur d alerte définie dans les valeurs par défaut de G.A.O Cashmatic Visualisation de liste d article Grâce au principe des filtres, il est possible d afficher les articles suivants les critères définis par l utilisateur. Il est par exemple possible de n afficher que les articles d occasions ou ceux d une famille donnée. 78

79 Principe sur les filtres Un filtre est une chaîne de caractères qui permet de définir quels articles seront affichés dans le stock. Par exemple, si vous posez un filtre sur-le-champ désignation contenant la valeur «J», seuls les articles commençants par un «J» seront affichés. La touche F7 affiche la boite de dialogue filtre qui se présente comme ceci : Dans cette boîte de dialogue, vous devrez premièrement choisir le champ sur lequel vous souhaitez poser un filtre (Famille, Sous famille, Taille, Couleur, Saison, Désignation, Occasion / Neuf, Taux TVA, Fournisseur, Stock, Code Article, A commander). Appuyez maintenant sur la touche entrée pour passer dans la case valeur, c est ici que vous devez saisir le ou les caractères de début des articles que vous voulez voir. Il est aussi possible d empiler les filtres. Par exemple, si vous ne souhaitez voir que les articles d occasion de la famille «X», il faut poser un filtre surle-champ famille dont la valeur est «X». Puis poser un second filtre (en suivant exactement la même procédure) sur le champ «Occasion / Neuf» dont la valeur sera occasion. La touche F10 permet de supprimer tous les filtres courants pour réafficher le stock dans son intégralité. Une fonction intéressante permet de filtrer les quantités restantes en stock. Pour ce faire, choisissez Stock comme champ à filtrer puis dans le champ valeur, saisissez une chaîne du type «> 10» pour afficher tous les articles dont le stock est supérieur à 10 pièces. Les symboles suivants sont autorisés : < Inférieur > Supérieur <= Inférieur ou égale, >= Supérieur ou égale, <> Différant de. - N.B. : Si la pose d un filtre doit afficher une liste vide (aucun article ne correspond aux critères saisis), G.A.O Cashmatic vous avertira puis annulera automatiquement tous les filtres en cours. N.B. : La valeur HT du stock respecte les filtres. Impression de liste d articles La touche F11 permet, si l imprimante A4 est configurée correctement, d imprimer une liste d articles telle qu elle est présentée au moment d une pression sur la touche F11. Ceci permet notamment d obtenir des listes d articles par famille, fournisseur ou simplement un état du stock complet. A la fin de l état imprimé est indiquée la valeur HT du stock (filtré ou non). 79

80 Recherche d article Une recherche commence par une pression sur la touche F5. La boite de dialogue qui permet de rechercher un article est la même que celle qui permet de poser les filtres : Pour rechercher un article, il suffit de sélectionner le champ sur lequel porte la recherche (Famille, Sous famille, Taille, Couleur, Saison, Code Article, Désignation ou Occasion / Neuf) puis la chaîne de caractères recherchés. Tous les articles commençants par la chaîne saisie seront trouvés. Si par exemple vous choisissez le champ désignation puis la valeur «A», l article trouvé sera le premier dont la désignation commence par «A». Une pression sur la touche F4 recherche l article suivant correspondant au critère saisi. Si aucun article ne correspond, G.A.O Cashmatic vous préviendra par un message informatif. N.B. : La recherche n a lieu que sur les articles visibles. Si des filtres sont posés sur la table, la recherche en tient compte. Lorsque le champ code article est sélectionné, il suffit de scanner un code article pour que la gestion de stock effectue automatiquement une recherche et se positionne sur le code correspondant. Modification de taux de TVA ou remisage du stock Une pression sur F12 affiche un cadre dans lequel vous pourrez saisir un taux de TVA à appliquer à tous les articles affichés. Une pression sur la combinaison de touche ^F12 affiche le même cadre dans lequel vous devez cette fois saisir une remise à tous les articles affichés. La remise est calculée sur le prix de vente et arrondie (Par exemple donnera 90.80). Attention, une fois l opération lancée, il est impossible de faire machine arrière. Un mauvais emploi de ces fonctions peut entraîner un surcroît de travail pour réparer une simple erreur de saisie. Impression des étiquettes Une pression sur la combinaison de touche ^E permet de gérer les étiquettes de façon globale, elle affiche la fenêtre suivante : Dans cette boîte de dialogue, vous définissez ce que vous souhaitez imprimer : La touche Référence imprime une étiquette pour chaque article. La touche Article imprime autant d étiquettes que de pièces d articles en stock. La touche Annuler annule la génération de la liste d étiquette. Si vous avez pressez une des touches Référence ou Article, la boîte de dialogue suivante s affichera. Si vous répondez Oui dans cette boîte de dialogue, la gestion des étiquettes est chargée. Dans le cas contraire, vous restez en stock pour éventuellement rajouter des étiquettes. 80

81 Gestion des lots G.A.O permet de gérer des lots promotionnels d articles. Comme pour n importe quel article, il est possible de créer, modifier ou supprimer un lot. Création d un lot Une pression sur la combinaison de touche ^F3 ou un clic de souris sur le bouton affiche le programme suivant : Dans ce programme, vous devez saisir une désignation, une sous famille (facultatif) et un prix de vente pour le lot que vous souhaitez créer. Une pression sur la touche F5 valide le lot, une pression sur la touche F4 annule toute la saisie. Une fois un lot validé, les deux boutons suivant s affichent dans le programme de gestion de stock : Ces deux boutons permettent respectivement d ajouter un article dans un lot ou de finir le lot. L action de finir le lot consiste en l effacement des deux boutons ci-dessus pour éviter toutes fausses manipulations. Une fois qu un lot a été créé ou chargé (voir paragraphe chargement d un lot pour plus d information sur le chargement), le champ suivant s affiche : de stock.ajout d article dans un lot Ce champ vous rappelle quel est le lot en cours pour la gestion Lorsqu un lot est chargé, chaque pression sur la combinaison de touche alt+f3 affiche une boîte de dialogue de la forme suivante : Cette boîte de dialogue vous indique que l opération s est bien déroulée. N.B : Il est impossible d intégrer un lot dans un lot. Toute tentative en ce sens provoque un message d erreur. 81

82 Modification d un lot Pour modifier un lot, il suffit de le sélectionner, puis de pressez la touche F3 pour afficher le programme suivant : Ce programme prend en charge les fonctions suivantes : - F5 permet de charger le lot courant dans la gestion de stock afin de rajouter des articles. TAB permet de passer des champs généraux (en haut du programme) à la table se trouvant dessous (description des articles composants le lot). F8 quitte le programme sans charger le lot courant. F9 supprime l article sélectionné du lot. Une fois un lot chargé, vous pouvez lui ajouter des articles en suivant la même procédure que lors de sa création. 82

83 Suppression d un lot Lorsqu un lot est sélectionné dans le programme de gestion de stock, il suffit de presser la touche F9 pour que la boîte de dialogue suivante s affiche : Si vous répondez «Oui» à la question, l article «Lot» sera supprimé de la base article ainsi que tous les liens vers les articles qui le composent. N.B : La suppression d un lot ne provoque en aucun cas la suppression des articles qui le composent mais seulement la suppression de liens vers ces articles. Appel d un lot en caisse Un lot est appelé sur le programme de vente comme n importe quel autre article. La seule différence est que lors de l appel d un lot sur le programme de vente, tous les articles qui composent ce lot sont affichés en lieu et place de la désignation du lot lui-même. Par ailleurs, les remises nécessaires, pour que le prix global soit bien celui du lot, sont calculées automatiquement par G.A.O CASHMATIC. Il est possible de faire un retour sur un lot. Il est aussi possible de faire une reprise sur un lot à condition que ce dernier ne soit composé que d articles d occasions. Si le prix de vente TTC d un lot est supérieur à la somme des prix de vente de tous les articles qui le composent, G.A.O chargera le lot en signalant pour chaque article qu il ne peut pas augmenter le prix de vente. Dans ce cas le lot sera chargé sans appliquer aucune remise aux articles qui le composent. 83

84 31.Gestion des sorties de caisse Le programme de gestion des sorties de caisse est appelé par la combinaison de touche ^F7 à partir de la fenêtre de vente. Le programme de gestion des sorties de caisse est appelé par la combinaison de touche ^F7 à partir de la fenêtre de vente. Ce programme permet de saisir tous les petits achats que vous pouvez être amené à faire (timbres etc ). N.B : Attention toutes les saisies faites à partir de ce programme seront consignées dans les documents comptables, seules les sorties de caisse effectuées en espèces seront déduites du contenu de la caisse. Les opérations suivantes sont disponibles : F1 affiche l aide en ligne. F7 Filtre la liste des articles sur les champs :Date début, Date fin Numéro de caisse. F10 Supprime les filtres. F2 affiche le cadre suivant : Dans ce cadre vous devez saisir la nature et le montant de la sortie de caisse, le pavé flêché vous permet de vous déplacer d un champ à l autre. N.B : Il est impossible de sélectionner le champ date, ce dernier est automatiquement lié à la date du système. F5 Permet de rechercher une sortie de caisse par Date début, Date fin, Numéro de caisse F9 permet de supprimer la sortie de caisse couramment sélectionnée après confirmation de l utilisateur. F8 ou ESCAPE quitte le programme de gestion des sorties de caisse. 84

85 32.Gestion de l inventaire A partir du programme de gestion de stock, une pression sur la combinaison de touches ^I affiche le programme suivant : A partir de ce programme, les fonctions suivantes sont disponibles : F1 affiche l aide en ligne. F7 affiche le cadre de pose de filtre. F10 supprime les filtres en cours. ^G permet de générer le fichier d inventaire. F11 imprime le fichier d inventaire en cours. ^V vide le fichier inventaire. Shift+T permet de trier la table inventaire. ^C permet d afficher le programme de configuration d un Scanpal Metrologic ^I permet de lancer l importation d un inventaire à partir d un Scanpal Metrologic. ^L permet de visualiser la liste des codes ignorés lors de l inventaire. N.B : les trois dernières commandes ne sont présentes que si le champ Terminal d inventaire est coché dans les valeurs par défaut de G.A.O CASHMATIC. Procédure de l inventaire Lors du premier chargement du programme ou après une pression sur la combinaison de touche ^V la table inventaire est vide. Pour générer un fichier d inventaire, vous devez presser la combinaison de touche ^G. Si la table inventaire en cours n est pas vide, une boîte de dialogue vous demandera de confirmer la génération du fichier inventaire. 85

86 Une fois le fichier généré, le programme se présente comme suit : Les colonnes Stock, Stock P et diff sont les plus intéressantes, elles indiquent : Dans la colonne Stock apparaît le stock présent au niveau de l ordinateur. Le stock physique pour la colonne Stock P La différence entre le stock et le stock physique pour la colonne Diff. N.B : Les articles génériques et les lots ne figurent jamais dans les inventaires. Durant l inventaire, vous devez saisir les quantités présentes sur le point de vente dans la colonne Stock P, la saisie provoque automatiquement la mise à jour de la colonne Diff. Si stock physique est inférieur à stock, la colonne diff est affichée en rouge, si stock physique est supérieur à stock, la colonne diff s affiche en vert. Si stock physique est égale.à stock, la colonne diff s affiche en noir et en caractère gras. Lorsque le champ code article est sélectionné, il suffit de scanner un code article pour que la gestion de stock effectue automatiquement une recherche et se positionne sur le code correspondant. Attention, ce type de recherche n est possible que si la table des articles est affichée en ordre naturel. Dans le cas contraire, une boîte de dialogue vous signalera le fait que la recherche rapide est impossible Une fois le fichier d inventaire saisi, il suffit de compléter le champ stock P de chaque ligne pour voir les éventuelles différences entre le stock physique et le stock théorique. Une fois l inventaire saisi, vous pouvez filtrer par exemple sur les articles dont la colonne diff est différente de 0 pour n afficher que les articles présentant une différence. Pour imprimer le listing affiché, il suffit de presser la touche F11. 86

87 Gestion d un terminal d inventaire Un terminal d inventaire permet de saisir votre inventaire directement sur le point de vente. Ainsi par le biais d un câble ou d un puit de dévidage, vous transmettez directement le contenu du terminal au programme de gestion inventaire de G.A.O CASHMATIC. Pour se faire, il faut configurer le terminal. Branchement du terminal d'inventaire Le terminal d'inventaire se branche sur un port série de votre unité central. Si aucun port série n'est libre, vous devrez débrancher un périphérique existant. Attention, dans ce dernier cas, le pilote du périphérique associé au port série doit être désinstallé. Dans la majorité des cas, il s'agira d'une imprimante à ticket. Dans ce cas, il suffit de modifier la paramétrage de l'imprimante pour qu'il n'utilise plus le port. Saisi de l'inventaire Lorsque vous allumez le terminal d'inventaire Configuration du terminal d inventaire Tout dabord si un terminal d inventaire est bien configuré sur votre poste, le bouton Ce bouton affiche le programme suivant. est disponible. Dans ce programme, il suffit de sélectionner le port de communication auquel il est connecté et la vitesse (traditionnellement ).Puis valider pour que le terminal soit opérationnel. Une fois le terminal configuré, il faut sélectionner sur le terminal «lecture», puis «inventaire» et enfin il vous suffit de scanner tous les articles (en appuyant sur le bouton jaune) directement dans les rayons et en réserve avec leurs quantités pour stocker l inventaire sur le terminal. Ensuite presser le bouton entrée (en bas à droite) pour passer à l article suivant. Dévidage du terminal Une fois l inventaire saisi : - presser 2 fois le bouton ESC du scanpal, puis sélectionner «vidage». - A partir de GAO inventaire cliquer sur pour lancer l importation du contenu du terminal d inventaire dans le programme gestion inventaire de G.A.O CASHMATIC. Les opérations d inventaire redeviennent standard à partir de ce moment là. N.B : Si certains articles que vous avez stockés dans le terminal ne figurent pas dans votre stock, le programme de dévidage vous signalera qu il ne peut pas trouver un code et vous indiquera ce code. 87

88 33.Gestion fidélité clientèle Cette partie de la documentation ne vous intéresse que dans la mesure ou vous avez fait l acquisition du module fidélité. Pour pouvoir vous servir de ce module, il faut le configurer dans les valeurs par défaut. Veuillez vous reporter au chapitre sur la configuration de GAO Cashmatic pour procéder à la configuration. La fidélité par point Ce type de fidélité, permet d attribuer à chaque article une valeur sous forme de point. Celle-ci apparaît sur la fiche de chaque article dans le champ «Point» comme ci-dessous : NB : Par défaut le nombre de point pour tous les articles est 0. Ainsi Quand une vente va être effectuée pour un client donné, son compte fidélité se verra augmenté du nombre de points contenus dans la vente. Exemple : Le client1 achète une playstation (qui vaut 5 points) et 2 manettes (à 1 point l une). Son compte fidélité S il était à 0 va passer à * 1, c est à dire 7 points. 88

89 Lorsque la fidélité est configurée et qu un client est appellé en caisse, son nom s affiche mais aussi l état de son compte fidélité. Il est alors possible,dans le cas où le client a des points fidélités de lui faire un avoir du montant de ses points («valeur du point» * nombre de points). Pressez alors sur le bouton suivant : Le programme ci-dessous s affiche : Cette fenêtre permet de visualiser le nombre de points fidélité par client. A partir de cette fenêtre, les touches suivantes sont accessibles : F1 pour appeler l aide en ligne F8 pour quitter le programme F11 pour valider un avoir et l imprimer. 89

90 La fidélité par chiffre d affaire Une fois celle-ci configurée dans les valeurs par défaut, vous serez alerté des remises sur fidélité à chaque fois que le chiffre d affaire du client sera multiple du «chiffre d affaire» saisi dans les valeurs par défaut. Le message d alerte apparaît comme ci-dessous : N.B : L impression des bons d achats se faisant sur l imprimante à ticket, un message vous signalera que vous devez saisir un bon d achat à la main si vous utilisez le bouton éditer alors qu aucune imprimante à ticket n est installée. Dans - cette fenêtre, vous pouvez sélectionner l action à entreprendre, il s agit de : Ignorer F2, pour ignorer purement et simplement le bon d achat. Editer F3, pour éditer le bon d achat sur l imprimante à ticket ou le saisir à la main. Déduire F4, pour que G.A.O déduise automatiquement le bon d achat sur la vente en cours. Lors de la déduction ou de l édition d un bon d achat, un commentaire est automatiquement inséré dans la fiche du client. N.B : Attention, le CA est calculé hors reprise et hors article remisé pour éviter de tenir compte des articles éventuellement déjà soldés. Exemple : Le champ «Montant avoir» est à 50. Le champ «Chiffre dégagé» est à Le CA dégagé par le client est à ce jour de Le client fait un achat de sans aucune remise. Après la vente, le CA dégagé par le client est de G.A.O Cashmatic détecte le passage du CA par les montants et Un message s affiche alors vous demandant si vous souhaitez éditer un bon d achat de 100 (50. x 2) pour le client. Certains articles peuvent ne pas être soumis à la fidélité grâce au champ de la fiche article suivant : Ainsi si fidélité est cochée l article sera comptabilisé dans le calcul de remise de la fidélité ; dans le cas contraire l article ne sera pas comptabilisé. 90

91 La fidélité immédiate Calcule de la remise Lorsque la fidélité immédiate est configuré, le champs est présent dans les fiches articles. Ce champ permet de définir quelle pourcentage de remise sera proposé sur la prochaine vente lors de la vente de l'article en cours. Par exemple, pour un article dont le prix de vente HT est de 100, si 1 est saisie dans le champ, la vente du produit donne droit à une remise de 1. Si, dans une vente, un produit fait déjà l'objet d'une remise, il est exclut du calcul de fidélité immédiate. Validation d'une remise immédiate Pour valider un bon de remise immédiate, il faut commencer par appeler les articles constituant la vente. En dehors du cas ou un client ferais cadeau d'un bon de remise à un autre client, le client qui vous présente le bon de remise est toujours celui auquel vous l'avez édité. Dans ce cas, il n'est pas nécessaire de saisir l'identité du client. Il sera automatiquement chargé au moment ou vous scannez le code du bon. Si le montant du bon de remise est supèrieur au montant de la vente, un message vous signalera le montant de remise perdu par le client et vous demandera confirmation. Gestion de la fidélité immédiate A partir du menu gestion commerciale -> Fidélité I, vous affichez le programme suivant : Le tableau de gauche de ce programme indique les bons validés et ceux en cours de validation. Le tableau de droite indique lui les bons qui ont été annulés. La liste de choix présente sous le tableau de gauche permet de filtrer l'affichage. Suivant la case que vous cochez, vous affichez soit : 91 Tous les bon (Choix Tous). Les bons validé (Choix Validé). Les bons en attente de validation (Choix Non validé). Une pression sur la combinaison de touches ^D permet de passer dans le champ «Date début». Il suffit de saisir une ou des dates pour que seuls les bons édités dans la fourchette de date soit affichés.

92 Impression d'un bon fidélité Un bon de remise immédiate ressemble à : Sur ce bon figure un texte explicatif le montant de la remise à laquelle ce bon donne droit et la date de validité du bon. Si votre imprimante à ticket le permet un code à barre est imprimé. Ce code permet de valider très simplement un bon de remise. Il suffit de le scanner dans le champ «Code article» de la caisse pour valider la remise. De plus un contrôle de validité permet de garantir que le bon est valable. Si votre imprimante ne permet pas l'impression de codes à barre, le code apparaît en clair sur le ticket. Vous devrez le saisir manuellement pour valider la remise. Les points suivants sont contrôlés lors de la saisie d'un code de bon fidélité : Si le bon à déjà été utilisé, une boite de dialogue vous indique à quelle date le bon à été utilisé. Si le bon est annulé. Une boite de dialogue vous l'indique en indiquant en plus à quelle date le bon à été annulé. Si le client n'est pas saisi pour la vente en cours. Le client bénéficiaire du bon est automatiquement chargé. Si la date de validité est dépassé, une boite de dialogue vous demande si le bon doit être annulé ou si vous souhaitez forcer la validation. : La validation d'un bon de remise sur fidélité en caisse doit impérativement être faite sous forme de remise commerciale. La validation en bon d'achat est inadaptée. 92

93 34.Gestion Price Minister A partir du programme de gestion commerciale, une pression sur la combinaison de touche SHIFT+P affiche le programme suivant : Ce programme permet de gérer les échanges de fichier de stock avec le site partenaire de TGMultimedi@. Gestion stock PriceMinister Si dans la gestion des valeurs par défaut, la case à cocher PriceMinister est validée, le bouton "Gestion commerciale->priceminister" lance le programme de gestion des échanges avec le site Ce programme permet de placer sur priceminister.com votre fichier de stock. Les fonctions suivantes sont prises en charge : Une pression sur la combinaison de touche ^G génère un nouveau fichier de stock. Les articles ne sont exportés que si les conditions suivantes sont valides : La quantité en stock est strictement supérieure à zéro. Le champ web de l'article est coché. Une pression sur ^E génère le fichier image puis affiche la page de connexion au site Une fois la connexion établie, il suffit de s'identifier pour pouvoir charger le nouveau fichier de stock. N.B : Attention, les articles d'occasions ne respectant pas la procédure de création de GAO ne pourront pas être exportés. Dans ce cas, un message vous indiquera le nombre d'article qui ont été ignorés et vous proposera d'en afficher la liste. Une pression sur la touche F7 permet de poser différents filtres sur la base. Attention, si des filtres ont été posés, seuls les articles affichés seront exportés. Une pression sur la touche F10 supprime tous les filtres. Une pression sur la touche F5 permet de lancer une recherche dans le fichier de stock courant. 93

94 Une pression sur la touche F4 permet de poursuivre la recherche en cours. Si aucune recherche n'est en cours, un message vous indique que la fonction n'est disponible qu'aprés au moins une recherche. Une pression sur F1 appelle l'aide en ligne. Une pression sur F8 quitte la fonctionnalité PriceMinister aprés confirmation de l'utilisateur. Mise en oeuvre Le moyen le plus simple de gérer son stock sur priceminister.com consiste à générer une image du stock par ^G avant chaque exportation. Une pression sur la combinaison de touche ^E lancera ensuite votre navigateur internet par défaut en affichant directement la page PriceMinister où vous devrez vous identifier (données de connexion fournies directement par PriceMinister) Il est possible au niveau de la table de changer l'état d'un produit en modifiant le statut de la colonne état. La nomenclature de PriceMinister prend en charge les indicateurs suivants : A : Comme neuf B : Très bon état C : Bon état D : Etat correct Vous pouvez aussi modifier les colonnes qte (Quantité), Prix TTC et commentaire. Ces modifications restent d'un intérêt limité car elles seront automatiquement remplacées lors de la prochaine génération d'image de votre stock. N.B : une pression sur la combinaison de touche ^E lancera la génération d'un fichier image puis chargera votre page de connexion sur PriceMinister. Pour accéder à l'accueil de PriceMinister, vous pouvez aussi cliquer sur le logo PriceMinister. N.B : Si vous n avez jamais utilisé cette fonctionnalité et qu elle vous intéresse, n hésitez pas à nous joindre au pour de plus amples informations. 94

95 35.Aide Le programme d aide en ligne de G.A.O Cashmatic est appelé par la touche F1 à partir de n importe quel module (vente, gestion client, stock etc. ). Il suffit de cliquer sur un des boutons ou de taper la lettre ou la combinaison de touches suivant le nom de la rubrique (par exemple D pour défaut) pour afficher les informations disponibles. D autre part, dans tous les programmes de G.A.O Cashmatic, il suffit de passer le curseur de la souris audessus d un élément pour voir apparaître une ligne de rappel en bas de l écran (ou un message sur l élément lui-même). Si le texte d une rubrique n est pas affiché intégralement, les touches UP, DOWN, PAGE UP et PAGE DOWN, vous permettront de vous déplacer dans le texte. N.B : L aide en ligne de G.A.O CASHMATIC est contextuelle, ceci signifie que dans la mesure du possible, le programme d aide chargera directement une rubrique concernant le programme à partir duquel vous avez appelé l aide. N.B : L aide en ligne est un résumé de la documentation papier. 95

96 36.Gestion des articles périssables Si dans les valeurs par défaut de G.A.O CASHMATIC, la valeur de périssable est «Oui», la fenêtre de gestion commerciale contiendra le bouton suivant : Ce bouton affiche le programme suivant : Les fonctions suivantes sont alors disponibles : Appel de l aide en ligne par la touche F1. Affichage seulement des produits arrivant à échéance. La valeur de «Alerte périssable» dans les valeurs par défaut de G.A.O CASHMATIC définit le moment de l alerte. Par exemple, pour un produit arrivant à échéance le 19/08/99: la date courante étant le 17/08/1999 et la valeur de «alerte périssable» étant 2 dans les valeurs par défaut, le bouton F2 l affichera. Dans le cas contraire où la valeur d alerte périssable est 3, le produit ne sera pas affiché. Réaffichage de tous les produits (même ceux dont la date de péremption n est pas atteinte) en pressant la touche F3. 96

97 Purge de tous les produits arrivés à échéance en pressant la touche F4. Une pression sur la touche F2 permet d afficher le programme de recherche d article de GAO CASHMATIC, ceci est utile pour placer dans la liste des produits périssables un produit dont la date de péremption n aurait pas été saisie. Par ailleurs, cette fonctionnalité permet de gérer la casse de marchandise. Une pression sur la touche F9 permet la saisied une quantité de produits perdus. Après l apparition du champ : dans ce champ, vous saisissez la quantité d articles ayant atteint leurs dates de péremption que vous êtes amené à jeter. Une pression sur la combinaison de touche ^S permet de supprimer un article de la liste des périssables si ce dernier n a plus lieu de s y trouver. Fin du programme en pressant la touche F8. N.B : Il est important dans le cadre de la gestion des produits périssables d avoir une gestion de stock précise, en effet, un produit n apparaîtra pas dans le programme si son stock est inférieur ou égal à zéro. En pressant la flèche vers la gauche de votre clavier, vous verrez des colonnes qui ne sont pas «en dehors de l écran». La dernière de ces colonnes est la colonne «Retour», vous pouvez saisir une quantité dans cette colonne puis utiliser la touche F11 pour imprimer une demande de retour. Il s agit là d un moyen simple de gérer ce type de demande. 97

98 37.Gestion client Une pression sur la touche C, à partir du menu Gestion commerciale, ou F11, à partir du programme de vente, affiche la fenêtre suivante : Le programme de gestion client est appelé par la touche F11, il permet de gérer un fichier client et crée éventuellement un lien entre une vente et un client. Ce programme permet les opérations suivantes : Création d un client Appel de l aide en ligne par la touche F1. Une pression sur la touche F2 génère automatiquement un nouveau code client. Modification d un client par la touche F3. Accès au cadre de saisie des coordonnées par la combinaison de touches ^C. Blocage ou déblocage d un client par la combinaison de touches ^B. Affichage du cadre de recherche d un client par la touche F6. Passage au client suivant pour la recherche en cours par la touche F4. Affichage du cadre de saisie des filtres par la touche F7. Suppression des filtres en cours par la touche F10. Suppression du client courant par la touche F9. Validation du client courant par la touche F5 puis retour au programme appelant. Visualisation de la fiche client par la touche F12. Impression d un document par la touche F11. Appel du programme de saisie d un commentaire par la combinaison de touche ^N. Configurer des étiquettes pour chaque client en pressant ^E. Vérification de la cohérence de la base de données (vérification de tous les champs statistiques) en pressant ^V. Fin du programme par la touche F8 ou Escape. 98

99 Création d un client Une pression sur la touche F2 affiche le cadre suivant : Dans ce cadre, il suffit de compléter le champ «nom prénom» pour créer un client. La liste déroutante de droite permet de choisir l état civil ou le statut pour le client. Une pression sur la touche TAB vous permet d entrer des informations supplémentaires sur le client (adresse, téléphone ), puis tapez entrée pour valider la saisie. N.B : Le numéro de client est complété par défaut mais il vous est possible de le changer. Le fait de donner les numéros de client vous-même peut rapidement devenir ingérable car chaque client doit avoir un numéro unique. Modification d un client Une pression sur la touche F3 affiche le cadre suivant : Dans ce cadre, vous pouvez modifier l état civil ou statut du client ainsi que ses noms et prénoms. Il est impossible de changer le numéro de client. Si cette opération était autorisée, il ne serait plus possible de savoir ce qui a été vendu au client. Blocage déblocage d un client Une pression sur la combinaison de touche ^B permet de bloquer ou de débloquer un client. Un client dont le compte est bloqué s affiche en rouge sur le programme de vente. Ceci permet, en usage avec le programme de saisie d un commentaire, de savoir facilement la raison pour laquelle le compte du client a été bloqué. Recherche d un client Une pression sur la touche F6 affiche le cadre suivant : Dans ce cadre, commencez par choisir le champ sur lequel vous souhaitez faire une recherche (nom, numéro, code postal ou ville). Puis vous saisissez la valeur que vous recherchez. Exemple : Si vous recherchez dans le champ nom et que dans la case valeur vous ne saisissez que la lettre D, G.A.O CASHMATIC sélectionnera pour vous le premier client dont le nom commence par D. Une pression sur la touche F4 provoque la recherche du client suivant pour la recherche en cours. La touche F4 n est donc disponible qu après au moins une recherche. 99

100 Pose de filtre Une pression sur la touche F7 affiche le cadre suivant : Notez que ce cadre est le même que celui qui est affiché pour une recherche. Il est possible de poser des filtres sur le nom, la ville ou le code postal d un client. Une foisque vous avez sélectionné le type de filtre que vous souhaitez poser, une pression sur la touche Entrée passe dans le champ valeur. Une fois la valeur saisie, une pression sur la touche Entrée valide la pose de filtre. Le filtre est annulé si aucun client ne correspond aux critères saisis. Exemple : Choisissez code postal comme type de filtre. Saisissez 06 dans la case valeur. G.A.O CASHMATIC n affichera alors plus que les clients dont le code postal commence par 06. N.B : Il est possible d empiler les filtres. Vous pouvez, par exemple, n afficher que les clients dont le nom commence par la lettre D et dont le code postal est Une pression sur la touche F10 supprime tous les filtres couramment posés. Suppression d un client Une pression sur la touche F9 supprime le client sélectionné après confirmation de l utilisateur. Un client ne peut être supprimé que si aucune vente ne lui fait référence. Dans le cas contraire, un message d erreur vous signalera que la suppression est impossible. Visualisation de la fiche client Une pression sur la touche F12 lance le programme suivant : Ce programme permet de visualiser toutes les données sur un client. Une pression sur la touche Escape provoque la fin du programme. N.B : Notez que si vous possédez une connexion Internet, un click de souris sur l adresse du client provoque le démarrage automatique de votre logiciel de messagerie. 100

101 Impression du fichier client Une pression sur la touche F11 affiche la liste suivante : Dans cette liste, vous pouvez sélectionner le type de listing que vous souhaitez imprimer, il s agit de : Etiquettes code à barres pour imprimer un listing d étiquettes code barres exploitable notamment pour des cartes de fidélité. Fiche client pour imprimer une fiche complète pour le client sélectionné. Listing pour imprimer un listing simple de tous les clients. Listing client détaillé pour imprimer un listing de fiche client détaillé. L impression d un listing client tient compte des filtres que vous avez posés. Il est ainsi possible de n afficher que les clients d un département par exemple. A partir de la liste de document, une pression sur la touche Escape annule la demande d impression. N.B : Le fichier client pouvant faire une taille conséquente, il est possible que le document que vous voulez imprimer représente une quantité de pages assez grande. Prenez soin de vérifier le nombre de clients présents dans le programme grâce au champ nombre de client sur le programme principal. 101

102 Affichage de l'historique d'un client A partir de l'interfaçe principale, une pression sur la combinaison de touche ^H affiche le programme suivant : Dans ce programme, le tableau du haut indique les reprises qui ont été faites au client en cours (Le nom du client est rappellé dans la barre de titre). Le tableau du bas affiche le listing des ventes faites au client. Sous chaque tableau un bouton imprimer permet d'imprimer un document reprenant l'historique soit des ventes soit des reprises. Une pression sur la touche F1 affiche l'aide en ligne. Une pression sur la touche F8 permet de quitter le programme aprés une confirmation utilisateur. 102

103 Si la gestion de la fidélité immédiate est activée, une pression sur la combinaison de touche ^F affiche l'historique des bons de remise sur fidélité immédiate pour le client en cours. Dans ce programme, le tableau de gauche indique les bons en cours et les bons validés. Quand un bon n'est pas encore validé, la colonne validation est vide (comme ci-dessus). Si un bon est validé, la colonne Validation contient la date de la validation. Le tableau de droite indique quand à lui les bons de remises qui ont été annulés. Pour de plus amples indications voire le chapitre sur la fidélité immédiate. 103

104 Saisie d un commentaire Le programme de saisie d un commentaire est appelé par la touche F9. Dans ce programme il vous suffit de saisir le commentaire que vous souhaitez attribuer à un client. Pressez entrée pour changer de ligne. F5 valide le commentaire pour le client courant puis retourne au programme de gestion du fichier client. F4 annule les modifications sur un commentaire. N.B : La date et l heure du système sont automatiquement insérés au début de chaque commentaire. Modification d'un code client Lorsque vous souhaitez passer à l'utilisation de carte de fidélité et si vous avez un fichier client déjà existant, il est nécessaire de pouvoir modifier un code client pour utiliser le code présent sur une carte de fidélité, pour ce faire, il suffit de scanner le code de la carte de fidélité alors que la focale (rectangle noir) se trouve dans la colonne code client. Si le changement est possible un message vous demandera de confirmer le changement de code client. Si le code est déjà utilisé, GAO Cashmatic vous signalera que le code est déjà utilisé. Dans ce dernier cas, utilisez une carte de fidélité différentes. N.B : Vous pouvez changer un code client directement (sans passer par une carte de fidélité) en saisissant «$$nouveau_code» dans le champ «Code article» de la gestion client. Par exemple, la saisie de «$$12345» vous demandera confirmation du changement de code pou pour le client en cours si le code n'est pas utilisé. 104

105 38.Mots de passe Gestion des mots de passe G.A.O Cashmatic est en mesure de protéger tous les accès aux programmes par mot de passe. Tous les mots de passe de G.A.O Cashmatic sont passwd lors de la livraison du logiciel. Il est conseillé de les changer dès la mise en service d un poste de travail. Lorsque le champ sécurité est à Oui dans les valeurs par défaut, la liste des programmes affichés dans Passwd à partir de la gestion commerciale sont protégés par mot de passe. Dans le cas contraire, seul les valeurs par défaut et le programme Passwd restent protégés. Lors du chargement d un programme, le champ s affiche. Si rien n est saisi dans ce champ, le chargement est purement et simplement annulé. Si un mot de passe invalide est saisi, un message vous en avertira puis le chargement du programme sera abandonné. - Modification des mots de passe Une pression sur la combinaison de touche ^P fait apparaître la liste de modules suivante : Cette liste permet de choisir le module dont le mot de passe doit être changé: Création pour changer le mot de passe pour les créations d articles. Défaut, pour les valeurs par défaut de G.A.O Cashmatic Livraison pour l accès au module bon de livraison si ce dernier est installé. Modification pour les modifications d article. Password pour l affichage de la liste proprement dite. Périssable pour le programme permettant la saisie de produits arrivés à date de péremption. Réédition pour la réédition d une vente. Règlement pour le programme de gestion des règlements. Statistique pour la gestion de l affichage des statistiques. Stock, pour l accès à la gestion de stock G.A.O Cashmatic. Vendeur pour l accès à la liste des vendeurs. Vu dépôt pour l accès au programme de visualisation du dépôt-vente. Une fois votre choix validé, une boite de dialogue vous prévient que vous allez devoir saisir l ancien mot de passe pour le module concerné. Saisissez le et validez par entrée. Une nouvelle boîte de dialogue vous invite à saisir le nouveau mot de passe, saisissez le et valider. Une nouvelle boîte de dialogue apparaît pour la confirmation du nouveau mot de passe, saisissez le et validez. Si une erreur de saisie survient toute la procédure est abandonnée. Tout possesseur du mot de passe pour la gestion de stock a accès à la création et à la modification d article. Ces programmes étant évidemment accessibles à partir du programme de gestion de stock. Si vous égarez un ou plusieurs mots de passe, une intervention du service technique sera nécessaire pour restaurer l accès à tous les programmes du logiciel. 105

106 Même en mode non sécurisé (Sécurité à Non dans les valeurs par défaut de G.A.O), l accès aux changements des mots de passe et aux valeurs par défaut est protégé. Désactivation sélective Pour désactiver le mot de passe d un module donné, il suffit de le changer et de ne rien saisir dans le champ nouveau mot de passe. Une boîte de dialogue vous signalera alors que le mot de passe est désactivé. Attention : Le mot de passe, pour les valeurs par défaut et les changements de mots de passe ne doivent en aucun cas être désactivés, dans le cas contraire, n importe qui pourrait verrouiller le logiciel au point de rendre nécessaire une intervention du service technique. 106

107 39.Programme de gestion des commandes Cette partie de la documentation ne vous intéresse que dans la mesure ou vous avez fait l acquisition du module bon de commande. A partir du programme de vente, une pression sur la combinaison de touche ^L, affiche la fenêtre suivante : Ce programme permet de saisir des bons de commande, des bons de réception et des bons de livraison. L affichage présenté ci-dessus peut changer suivant les paramètres de valeur par défaut activé. L usage de ce programme apporte les avantages suivants : - Vous êtes en mesure de détecter facilement une erreur de livraison ou de facturation. Les mises à jour du stock et le calcul des prix d achat moyens sont faits automatiquement lors de la validation d un bon de livraison ou d un bon de réception. Vous pouvez facilement rééditer un bon de livraison ou de réception. Si le module multi-vendeurs est installé et en service, vous pouvez facilement savoir quel vendeur s est occupé de la validation d un bon de livraison ou de réception. Il est facile de savoir combien de pièces, d un article donné, ont été vendues durant les soixante derniers jours pour éviter de passer une commande dont la quantité serait inadaptée. Les fonctions suivantes sont accessibles à partir de ce programme : - F1 affiche le programme d aide en ligne. Alt+P permet de saisir une date de péremption pour l article sélectionné dans le bon courant. ^F2 lance le programme de gestion de stock. F2 appel le programme de création d un article. ^F10 lance le programme d importation d un bon de réception à partir d une disquette. 107

108 alt+o affiche le programme d ouverture d un bon. ctrl+o permet de passer du mode neuf au mode occasion et inversement. (Fonction disponible seulement si le mode occasion est actif.). ^N créé un nouveau bon. F3 permet de modifier un article. F4 annule l opération courante s il s agit d un bon de commande ou efface simplement tout ce qui est affiché s il s agit d un bon de livraison ou de réception. F10 valide un bon de commande. F9 valide un bon de réception. F12 valide un bon de livraison. F5 efface l article sélectionné s il s agit d un bon de commande. ^V calcul le prix de vente théorique pour un article en respectant le coefficient défini par défaut pour G.A.O CASHMATIC. F6 affiche le nombre de pièces vendues les soixante derniers jours pour l article selectionné. ^G permet de modifier le code de l article sélectionné, dans le cas d un article créé précedemment avec un code provisoire. ^F permet de ventiler les frais de port, ou autre, sur tous les articles du bon de commande. F11 imprime le bon (réception, livraison ou commande). F8 ou Escape quitte le programme. Alt+F permet d accéder au champ fournisseur. ^H affiche une liste historique des prix d achat pour l article selectionné. ^R permet de rééditer un bon de reception. ^T permet d importer un bon de commande stocké sur un Scanpal Métrologic.Cette fonction n est disponible que si le choix terminal d inventaire est coché dans les valeurs par détaut. - Création d un bon de commande Une pression sur la touche F3 (Créa BC) vous place dans le champ fournisseur dans lequel vous devez saisir le nom d un fournisseur suivi d une pression sur la touche Entrée. Vous devez ensuite saisir les codes ou les désignations des articles que vous commandez. Si vous commandez un nouvel article, une pression sur la touche F2 (Article) vous permettra de le créer. Une fois la saisie de tous les articles finie, une pression sur la touche F10 (Valider BC) valide le bon de commande. N.B : Le fait de valider un bon de commande n a aucun incidence sur le stock, l opération étant stockée dans une base de données séparée. Mode de saisie des articles Lors du chargement du programme le mode de saisie est normal. Il se caractèrise par une indiquation sous le bon de commande. Dans ce mode l appel d un article se fait de façon tout à fait naturel. Si vous pressez la combinaison de touche ^O, la mention se transforme en, dans ce mode, le fait de scanner le code d un article neuf provoque l appel de son équivalent d occasion. Si l article d occasion correspondant n existe pas, une boite de dialogue vous demande si vous souhaitez le créer. La combinaison de touche ^O permet aussi d appeler un article d occasion après coup, pour ce faire, il suffit de ce plasser sur l article en question et de presser la combinaiseon de touche ^O. N.B : Si le mode occasion n est pas actif dans les valeurs par défaut, le bouton n est pas disponible. Dans ce cas, la fonction est désactivée. Les champs neuf et occasion ne sont alors pas visible. 108

109 Avant de valider un bon de réception Deux opérations peuvent être appliquées aux articles d un bon de commande avant sa validation en bon de réception, il s agit de : Calcul du prix de vente sur la base de la formule: «Prix_d achat * coefficient_par_défaut * Taux_TVA» ou coefficient par défaut représente celui défini dans les valeurs par défaut de G.A.O CASHMATIC. Pour calculer le prix de vente théorique de l article sélectionné : pressez la combinaison de touches ^V. - Répartir les frais (le plus souvent il s agira de frais de port) dans la totalité d un bon de commande avant de le valider en tant que bon de livraison. A cet effet, une pression sur la combinaison de touches ^F affiche un champ dans lequel vous pouvez saisir une valeur numérique. Une pression sur la touche entrée recalculera les prix d achat de tous les articles du bon de commande en fonction des frais de port : ce qui veut dire que les frais de port seront répartis sur le prix hors taxe de chaque article proportionnelement à leur valeur. - Validation d un bon de réception La validation d un bon de réception se fait par la touche F9. Le fait de valider un bon de réception provoque automatiquement : La mise à jour du stock. La mise à jour du prix d achat moyen. La mise à jour du fournisseur. L archivage du bon de livraison à des fins de consultation ultérieure. Validation d un bon de livraison Les bons de livraison sont des moyens simples de gérer plusieurs dépôts pour une seule structure (société, nom propre, etc ). Ils permettent de valider le départ de marchandise d un point de vente vers un autre sans facturation. Lors de la validation d un bon de livraison, les questions suivantes vous sont posées : Si vous souhaitez qu un bon de livraison soit imprimé sur papier vous devrez répondre «Oui» Si vous répondez oui à la question précédente, la fenêtre suivante s affichera dans cette fenêtre, vous choisissez le support sur lequel vous souhaitez effectuer la sauvegarde, les choix sont : Lecteur pour sauvegarder le bon de livraison sur le lecteur de disquette de votre système (a :) Lecteur de sauvegarde pour sauvegarder sur le lecteur de sauvegarde déclaré dans les valeurs par défaut de G.A.O CASHMATIC (ZIP, JAZZ, Graveur etc ). Attention, seul le lecteur (a :) peut être utilisé, si votre machine ne comporte pas de lecteur (a : ), veuillez contacter le service technique. 109

110 Pour finir, le programme vous demande s il doit mettre à jour le stock et archiver le bon de livraison. Cette opération entraînera les déductions qui doivent être faites en stock et vous avertira des incohérences (type stock négatif) après validation du bon de livraison. Importation d un bon de livraison Si un bon de livraison a été généré sur disquette avec le programme précédent, la combinaison de touche ^F10 permet de l importer dans le programme de gestion des commandes. Ceci fait, toutes les opérations autorisées sur un bon de commande (modification, ventilation des frais de port, modifications diverses) sont possibles. Une pression sur la combinaison de touche ^F10 affiche la fenêtre suivante. Si vous sélectionnez Lecteur de disquette ou disque de sauvegarde, l importation se fera à partir du disque correspondant. Si vous sélectionnez Lecteur de disque dur, l importation se fera directement à partir du disque local. Importation à partir d un fichier Pour que la routine d importation fonctionne correctement, vous devez être en possession d un disque généré par G.A.O CASHMATIC, tout autre format de données ne serait pas reconnu. Si le disque est défectueux (ce qui se produit couramment avec une disquette 3.5 "), un message vous avertira, dans ce cas de figure, il faudra saisir les articles manuellement. L intérêt du système d importation automatique est : si de nouvelles références figurent sur le bon, elles seront automatiquement créées par le programme d importation. Ceci permet de garantir une homogénéité maximum du stock d un point de vente à l autre. 110

111 Ouverture d un bon Une pression sur la combinaison de touches alt+o (Ouvrir bon) fait apparaître la fenêtre suivante. Par défaut ce programme affiche une liste des bons de commande en cours. S il n y en a pas, il affiche une liste des bons de réception. Pour finir, il tente d afficher une liste des bons de livraison. Si aucune opération à rééditer n est disponible, le lancement du programme est annulé. Les touches C, R et L affiche respectivement une liste des bons de commande, bons de réception ou bons de livraison. Dans cette fenêtre, vous utilisez le pavé flêché pour vous déplacer vers le haut ou le bas, la touche Entrée ou F5, réédite le bien sélectionné. Escape annule la réédition. S il s agit de rééditer un bon de commande (opération non encore validée dans le stock) toutes les modifications sont possibles. Dans le cas d un bon de réception ou de livraison, les seules opérations possibles sont la visualisation et l impression. 111

112 Recherche d un bon Une pression sur la touche F à partir du programme d ouverture affiche le programme suivant : Le programme de recherche d un bon de livraison permet les opérations suivantes : Appel de l aide en ligne F1. Affichage du détail d un bon de livraison F4. Pose de filtre sur le fournisseur ou la date F7. Suppression de tous les filtres courants F10. Validation et retour au programme de gestion des bons de commande / Livraison F5. Fin du programme sans validation de la recherche F8. 112

113 Une pression sur la touche F4 affiche la fenêtre suivante : Dans cette fenêtre, vous visualisez le contenu d un bon de livraison. Une pression sur la touche Escape quitte la fenêtre de visualisation en détail. Une pression sur la touche F7 affiche le cadre suivant : Dans ce cadre, sélectionnez (à l aide du clavier ou du pavé fléché) le type de filtre que vous souhaitez poser (Date ou Fournisseur) puis la valeur du filtre. Seul les bons de livraison, correspondant aux valeurs que vous aurez définies, seront affichés. La touche F10 réaffiche la totalité des bons de livraison en supprimant tous les filtres posés. La touche F5 revient au cadre de réédition en sélectionnant automatiquement le bon de livraison courant. La touche F8 quitte le programme sans valider le résultat de la recherche. 113

114 Produit périssable Si la valeur de périssable est «Oui», le bouton est visible. Ce bouton fait apparaître un champ permettant de saisir une date de péremption. Cette fonction est intéressante avant de valider un bon de livraison, en effet, la date de péremption d un produit est rarement connue au moment de passer une commande. Une pression sur la combinaison de touches ALT+P fait apparaître le cadre suivant : Dans ce cadre, vous devez saisir la date de péremption pour l article en cours. Si cette date est ultérieure à la date du jour, un message d erreur s affiche et la saisie est ignorée. Historique des prix d achat A partir du programme de Gestion des commandes, sélectionnez l article dont vous voulez les évolutions. Puis pressez la combinaison de touche ^H afin de faire apparaître l historique de l'article : Vous pourrez ainsi voir : Son prix d achat le plus élevé Son prix d achat le moins élevé Son prix d'achat moyen. La date de la dernière vente La quantité vendu pour ce produit. La touche F1 vous permet d accéder à l aide en ligne. La touche F8 vous permet de quitter le programme. Une pression sur la touche tabulation vous permet de passer du tableau des ventes au tableau des livraison et inversement. 114

115 40.Gestion statistique Programme d affichage des statistiques Cette partie de la documentation ne vous intéresse que dans la mesure où vous avez fait l acquisition du module statistique. Le programme d affichage des statistiques est appelé par la touche T à partir du programme de gestion commerciale. Ce programme permet de filtrer la table des ventes pour n afficher qu une période, une famille, un numéro de vendeur etc. Les touches suivantes sont utilisées par ce programme : - F1: appelle l aide en ligne. F2: apparition d'un cadre vous permettant de saisir une fourchette de date (seule les ventes correspondantes aux dates saisies seront alors affichées). F8: quitte le programme. F7: permet de poser des filtres sur la table vente. F10: supprime tous les filtres actuellement posés F12: affiche un cadre dans lequel il est possible de choisir le type de statistique à afficher. F11 :affiche un programme permettant de choisir le type d'impression devant être fait. 115

116 Les filtres Pour utiliser efficacement le module de statistique, il est primordial de bien comprendre le principe des filtres. Un filtre permet de n afficher qu une certaine catégorie de vente. Il est possible de poser un filtre sur la désignation, la famille, le numéro de vendeur, le type d article (occasion ou neuf), la nature de l article (reprise ou vente), la couleur, le fournisseur, la sous-famille, le rayon, la saison, la taille. L interface permettant de poser les filtres est la même que pour la gestion de stock. Elle se présente comme suit : Le champ famille peut prendre les valeurs Famille, Sous famille, Numéro vendeur, Occasion Neuf, Reprise, Taille, Couleur, Saison. Il s agit donc des champs sur lesquels la pose de filtre est possible. Comme dans la gestion de stock, les filtres peuvent être empilés. Il est donc possible de n afficher que les ventes pour une période donnée, par un vendeur donné, pour une famille donnée. Exemple : Admettons que vous ne souhaitiez voir que les ventes faites pour la famille «Fam1» par le vendeur N 2. Vous devrez tout d abord appuyez sur F7 pour faire apparaître le cadre ci-dessus puis choisir famille. Pressez entrée et dans le champ valeur, saisissez «Fam1». Pressez de nouveau F7. Puis sélectionnez «Numéro vendeur» et saisissez 2 dans la case valeur. Seules les ventes correspondant aux articles de la famille «Fam1» et au vendeur numéro 2, seront maintenant affichées. N.B. : Les filtres autres que ceux sur la date n ont d importance que pour les statistiques par chiffre d affaires. La touche F12 affiche le cadre suivant : Dans ce cadre, vous choisissez le type de statistique que vous souhaitez afficher. Les statistiques par caisse, famille, vendeur, fournisseur, rayon et sous-famille affichent un graphique sectoriels, tandis que les statistiques par chiffre d affaires, marge mensuelle affichent un graphique linéaire. 116

117 Affichage et impression des graphiques Les statistiques par vendeur ou famille lancent le programme d affichage des graphiques sectoriels. Les statistiques par chiffre d affaires lancent le programme d affichage d un graphique linéaire. Dans les deux cas, une pression sur la touche F12 lance l impression du graphique tel qu il est présenté à l écran. N.B. : Les graphiques linéaires (Chiffre d affaire) tiennent compte de tous les filtres posés, au niveau du programme de gestion des statistiques. Il est donc possible d obtenir un graphique pour une famille, une période, un vendeur, un type (occasion neuf) etc. Affichage des statistiques par vendeur ou famille 117

118 Affichage des statistiques par chiffre d affaire mensuel N.B : Le graphique ci-dessus est tiré d une version de démonstration de GAO CASHMATIC. Dans le cadre d une exploitation normale, vous verriez plusieurs points correspondants à chaque mois d exploita-tion. Impression des statistiques par cumul Une pression sur la touche F11 sur le programme d'affichage des statistiques affiche l'écran suivant : Dans cet écran, vous pouvez sélectionner le type d'impression que vous voulez obtenir. Une fois validé, l'impression est lancée. Pour valider le choix en cours, pressez F5 ou Entrée. Pour annuler, pressez F8 ou Echappe. 118

119 Impression par jour L'impression des statistiques par jour est une liste des ventes, remises et marges pour toutes les lignes affichées sur le programme de statistique. Si vous souhaitez imprimer les statistiques par jour sur une pèriode données, vous devez dans le programme d'affichage des statistiques filtrer sur la fourchette de date en question. Par exemple, pour imprimer toutes les journées du 01/01/04 au 31/01/04 vous devez : Filtrer dans le programme principale par F2 et saisir les dates 01/01/04 comme début et 31/01/04 comme date de fin. Pressez ensuite F11, sélectionnez «Jour» et pressez Entrée. N.B : Si sur une semaine donnée, vous n'avez fait aucun chiffre, la ligne de s'affiche pas. Impression par semaine L'impression des statistiques par semaine utilise un principe similaire à celui de l'impression des statistiques par jour. Il suffit de filtrer sur la pèriode qui vous intéresse pour n'afficher les statistiques que sur la pèriode renseignée. N.B : Si sur une semaine donnée, vous n'avez fait aucun chiffre, la ligne de s'affiche pas. Impression par mois L'impression par mois utilise un principe similaire aux deux type d'impression précédentes. Le système des filtres sur les dates permet de définir les bornes de début et de fins. Il faut cependant noter que si vous n'affichez (par filtrage) que les ventes du 15/02/04 au 22/05/04, les pèriodes prisent en compte pour les statistiques seront : 01/02/04 au 28/02/04, 01/03/04 au 31/03/04, 01/04/04 au 30/04/03, 01/05/04 au 31/05/04. En d'autres termes, les mois sont évalués complet sans tenir compte des jours de début et de fin des filtres. Impression des mois / année L'impression des mois / année utilise exactement le même principe que l'impression par mois. Imaginons que GAO Cashmatic(c) soit installé depuis le 10/02/1985 et que vous demandiez l'impression des statistiques «Mois / année». Le mois de février sera imprimé pour toutes les années présente dans la base de données. Pour obtenir les statistique sur un autre mois, il faut filtrer pour que le premier jour affiché soit dans le mois pour lequel vous voulez des statistiques. Par exemple, si vous voulez les statistiques de tous les mois de mars, il faut que vous filtriez sur une fourchette de date commencant un jour de mars. Impression par année L'impression par année reprent les ventes les marges et les remises par années. Imaginons une base de données contenant des ventes du 03/04/01 au 19/07/05, l'impression des statistiques par années imprimera les années 2001, 2002, 2003, 2004 et Ceci indique simplement que les statistiques par années porte toujours sur une pèriode allant du 01/01 au 31/

120 41.Documents comptables Une pression sur la touche D à partir du programme de gestion commerciale affiche la fenêtre suivante : Il suffit de saisir la date de début puis «Entrée» puis la date de fin et «Entrée» pour lancer l'impression. Pour imprimer le journal de police sur papier listing (touche P), il suffit de pressez la touche «P» une fois la date de fin saisie. N.B : Le bouton «Police» n'est présent dans ce programme que si une imprimante à listing est bien configurée dans les valeurs par défaut de GAO Cashmatic. Dans ce programme, une pression sur la touche I affiche la fenêtre suivante : Dans ce cadre, vous sélectionnez les documents que vous souhaitez imprimer. Si le nom d un document est en gris, c est soit que le module correspondant n est pas installé, soit que la valeur par défaut équivalante n est pas en service. Pour sélectionner un champ, vous pouvez, soit vous déplacer grâce au pavé fléché puis presser la touche Espace pour cocher ou décocher la case. Soit cliquer directement à l aide de la souris pour changer l état (coché ou non coché). 120

121 Mode d impression Des pressions successives sur la touche D change le mode d impression sélectionné. (gestion, caisse ou visualisation). Une pression sur la touche Q imprime le journal de caisse quotidien dans le mode choisi. En saisissant des dates dans les champs «Date début» et «Date fin», vous lancez l impression de documents périodiques. (Si une erreur de saisie se produit : G.A.O signale l erreur puis réinitialise les deux champs sans lancer d impression). N.B : Le mode par défaut au lancement de G.A.O est «Gestion» si une imprimante A4 est configurée ou «Caisse» si une imprimante à ticket est présente ou «Visualisation» si aucune imprimante n est configurée pour G.A.O CASHMATIC. Impression de journaux de gestion Les documents de gestion impriment tous les documents sélectionnés au niveau du programme de sélection des documents. Lorsque tous les documents sont cochés, s impriment : Le journal de caisse comprenant : Le journal de police reprenant sur la période toutes les reprises qui ont été faites ainsi que les coordonnées du client revendeur. Le détail de la TVA décomposant la TVA en vente neuve, vente d occasion, retour neuf et retour d occasion pour chaque taux de TVA déclaré. Un second document reprend chacun de ces chiffres par famille. Le journal de caisse indiquant toutes les sorties de caisse pour la période ainsi que leurs modes de règlements et leurs montants. Le journal des reprises en dépôt-vente indiquant pour la période les articles en dépôt-vente qui ont été vendus et dont la reprise doit être réglée au client vendeur de l article. Le total des ventes par vendeur indiquant pour chaque vendeur : Le contenu de votre caisse pour chaque mode de règlement. Les montants de ventes neuves, occasions, de retours neufs et de reprises. Les sorties de caisse. Le journal des pertes indiquant les articles perdus (gestion des produits périssables). La quantité totale des articles perdus, ainsi que le montant des pertes. Le montant des retours Le montant du chiffre d affaires HT Le montant des remises accordées par le vendeur. La marge théorique HT dégagée par le vendeur. Le journal des ventes par familles comprenant : Le montant des retours par famille. Le montant du chiffre d affaires HT. Le montant des remises faites sur la famille. Le montant de marge théorique dégagé par la famille. Le journal des reprises comprenant tous les totaux de reprises (rachat d occasion à un particulier). Le journal des retours d occasions. Le journal des retours neufs. Le journal des ventes d occasions. Le journal des ventes neuves. Le journal de location Le journal de trésorerie comprenant pour chaque date les montants encaissés par mode de règlement. 121

122 Impression du journal de caisse Le journal de caisse est le document que vous devez imprimer chaque jour, il reprend les données permettant de contrôler la caisse. Il contient : Le contenu de la caisse pour chaque mode de règlement. Le total des ventes neuves. Le total des ventes d occasions. Le total des retours neufs. Le total des retours d occasions. Le total des reprises. Le total des sorties de caisse pour chaque mode de règlements. N.B : Le journal de caisse s imprime par défaut sur votre imprimante à ticket s il y en a une. Il est le seul document qui peut être imprimé à partir de la caisse. Visualisation des chiffres Le mode visualisation affiche le programme suivant : Il s agit en fait d un aperçu du journal de caisse. 122

123 Impression du journal de police sur papier listing Dans le programme de lancement de l'impression, si vous saisissez la date de début puis la date de fin suivi directement de la touche «P», l'impression sera lancée lancée sur papier listing continu. Le journal de police se compose de paragraphes séparés par des lignes horizontales. Chaque paragraphe indique la nature d'une reprise et l'identité du vendeur (client) ou du déposant ainsi que tous les renseignements utiles. Le code de l'article est utilisé comme numéro d'ordre. : Ce type d'impression est le seul valable pour un journal de police. Le journal ne doit ensuite pas être découpé et resté d'un seul tenant. 123

124 42.Gestion des étiquettes Cette partie de la documentation ne vous intéresse que dans la mesure ou vous avez fait l acquisition du module de gestion des étiquettes. Le programme de gestion «édition des étiquettes» est appelé par la touche E à partir du programme de gestion commerciale. Ce programme permet les opérations suivantes : - Appel de l aide en ligne F1. Saisie d un nombre d étiquette pour l article couramment sélectionné F2. Vidage de la liste des étiquettes à imprimer F3. Recherche d un article F5. Recherche de l article suivant (pour une recherche déjà commencée) F4. Sélection du type d étiquettes à imprimer (Code barre, Gondole ou claire) F6. Pose de filtre sur la liste des articles F7. Fin du programme F8. Recherche et réédition d un bon de livraison, ou de reception F9 (Seulement si le module bon de livraison est installé sur votre poste de travail). Suppression de tous les filtres posés sur la liste des articles F10. Impression de la liste d étiquettes courante F11. Selection du format d etiquette ^E. Trier les articles par famille Shift+T. 124

125 Génération de la liste des étiquettes Pour créer la liste des étiquettes vous devez : Sélectionner l article pour lequel vous souhaitez imprimer des étiquettes. Pressez F2 pour afficher le cadre permettant la saisie du nombre d étiquettes pour l article sélectionné - Pressez entrée pour valider la saisie du nombre. Le cadre de droite est alors automatiquement complété (le code article et la désignation de l article apparaissent suivant le nombre spécifié). Répétez la procédure pour chaque article à étiqueter. Configuration des étiquettes Une fois que la liste des étiquettes à imprimer est complète, pressez ^E pour lancer la configuration des étiquettes : La fenêtre ci-contre vous permet de selectionnner le format des étiquettes à imprimer : pour une imprimante A4 vous avez les formats : Avery 7651, Kores 5025, TGM. Pour une imprimante à étiquette: TML60. La touche F5 permet de valider la selection du format d étiquette. La touche F8 permet de quitter la configuration des étiquettes. Impression de la liste d étiquettes La touche F11 permet de lancer l impression des étiquettes. Vous devez simplement vous assurer que le type d étiquettes sélectionné correspond bien à celui que vous désirez. Pour changer le type d étiquette: pressez la touche F6 et sélectionnez le type d étiquette. Le type code barre se présente comme suit affiche un code à barre. Le type claire n'indiquera que le code en clair. N.B. : Avant que l impression ne soit lancée, une boite de dialogue vous demande confirmation. Si vous répondez oui, une seconde boite de dialogue vous invite à insérer le nombre de feuille d étiquettes nécessaire dans votre imprimante. N. B : Pour une impression parfaite des codes à barres, il est nécessaire d utiliser une imprimante laser. Pour qu un code barres entre dans une étiquette, il ne peut faire plus de dix chiffres. Si certains codes dépassent cette limitation, G.A.O les suppriment automatiquement et vous signale le nombre d'étiquettes supprimées. Si vous utilisez une imprimante à jet d encre, la résolution minimum pour qu un code à barres soit lisible et de 720 DPI voir 1440 DPI pour certain modèle. La procédure pour configurer votre imprimante A4 figure dans son mode d emploi. 125

126 Les filtres Les filtres permettent de n afficher qu une partie du stock sur la base de sa famille, sa nature (neuf ou occasion), son fournisseur, son stock, etc. Pour de plus amples précisions, veuillez-vous reporter au chapitre sur la gestion de stock. L interface et les fonctions étant exactement les mêmes. Edition d étiquettes sur la base d un BL Si le module bon de livraison est installé, une pression sur la touche F9 fait apparaître le cadre de réédition d un BL. Reportez-vous à la section bon de livraison pour la procédure à suivre. La seule différence est qu à la place d ouvrir un bon ( de livraison, de reception, ou de commande), une liste d étiquettes correspondantes au bon est importée dans le programme. 126

127 43.Gestion des règlements différés Lorsque le règlement d une vente a été différé (mode de règlement différé), différentes fonctions de G.A.O CASHMATIC vous permettent de vérifier les échéances en attente ainsi que celles qui sont déjà réglées. Une pression sur la touche R, à partir de l interface de gestion commerciale, lance le programme de gestion des règlements dans la fenêtre ci-dessous : Ce programme prend en charge les fonctions suivantes : F1 affiche l aide en ligne. F6 affiche un historique des règlements pour la vente sélectionnée. F11 lance le programme de gestion clientèle. ^F3 affiche toutes les ventes à terme y compris celles réglées. F5 permet de rechercher une vente sur la base de son numéro de facture ou de son numéro de client. F4 recherche la vente suivante sur la base de la dernière recherche. ^D affiche le détail de la vente courante. F7 permet de poser des filtres sur les ventes (notamment sur les dates et le client). F10 supprime les filtres couramment posés. ^I lance l impression de la table en tenant compte des filtres. F2 permet de valider une échéance. ^F2 permet de valider une vente. Alt+F2 permet de valider un compte (toutes les ventes du client en cours) Shift +F2 Imprime le compte sélectionné. 127

128 F3 affiche les échéances qu il reste à payer pour le compte sélectionné. 128

129 Validation d une vente à terme Une pression sur un des raccourcis F2, ^F2 ou Alt+F2 affiche la fenêtre suivante : Dans ce programme, vous devez compléter les règlements, il est, comme dans le programme de vente, possible de spécifier plusieurs mode de règlements pour une seule échéance. Lors de la saisie d un montant, le champ «Du TTC» est automatiquement mis à jour. Une pression sur la touche F5 valide l échéance en cours. Deux cas de figure sont alors possibles : le champ «Du TTC» vaut zéro : Dans ce cas la vente est supprimée du programme de gestion des échéances. le champ «Du TTC» ne vaut pas zéro Dans ce cas la vente est enregistrée jusqu à ce qu elle soit entièrement réglée. Une pression sur la touche F8 annule le règlement de cette échéance, aucune action n est alors entreprise. Validation d une échéance La validation d une échéance se fait par F2 à partir du programme de gestion des règlements. La fenêtre de validation est alors appelée et complétée si l échéance comprend un mode de règlement et un montant. Il suffit de presser la touche F5 pour valider l échéance. Validation d une vente La validation d une vente est différente de la validation d une échéance dans la mesure où toute la vente doit être validée même si plusieurs échéances sont présentes. Lors de la validation d une vente, si la vente est totalement réglée et si une imprimante est configurée sur votre poste, la boîte de dialogue suivante vous demandera si vous souhaitez imprimer une facture : Si vous répondez Oui, l impression est lancée, dans le cas contraire, aucune action n est lancée. Si la vente a été facturée le jour de la vente, un duplicata sera imprimé, dans le cas contraire, la facture originale sera imprimée. 129

130 Validation d un compte La validation d un compte client correspond à la validation de toutes les ventes à terme pour un client donné. Lorsque vous validez un compte, la fenêtre suivante s affiche : Vous devrez définir ici le document que vous voulez imprimer : Facture pour imprimer une facture pour chaque vente de ce compte. Groupé pour imprimer une facture groupée de toutes les ventes du compte. Annuler pour ne pas imprimer de document. : Attention dans la version 3.54 de G.A.O CASHMATIC, il n est pas possible de rééditer une facture groupée. En cas de problème ou de contestation, toutes les ventes de ce compte devront être réimprimées séparément. Affichage de l historique des règlements Une pression sur la touche F6 affiche l historique des règlements dans la fenêtre suivante : Ce programme affiche toutes les dates d échéances ainsi que les règlements intervenus pour une vente. Lors de la pression sur F6, si aucun règlement n est intervenu, une boîte de dialogue vous averti et le chargement du programme est annulé. 130

131 Affichage de la vente Une pression sur la touche ^D affiche le détail de la vente dans le cadre suivant. Pose de filtre sur les ventes L interface de pose des filtres est exactement la même que pour la gestion de stock. Dans ce programme il est possible de poser un filtre sur : une date de début, une date de fin, un numéro de client ou un numéro de facture. Comme dans les autres programmes, il est possible de poser plusieurs filtres par exemple, le fait de poser un filtre sur «01/05/00» pour la date de début, «31/05/00» pour la date de fin et «10» pour le numéro de client n affichera dans le programme que les ventes arrivants à échéance entre le «01/05/00» et le «31/05/00» pour le client numéro «10». Une pression sur la touche F10 supprime tous les filtres en place. 131

132 44.Gestion des mailings Cette partie de la documentation ne vous intéresse que dans la mesure où vous avez fait l acquisition du module gestion clientèle. Le programme de gestion clientèle est appelé par la touche M à partir du programme de gestion commerciale. Ce programme permet les opérations suivantes : - Appel de l aide en ligne F1. Génération d un fichier de données sur les clients F2. Saisie d un ou de plusieurs critères de sélection pour les clients à inclure dans le mailing F3. Suppression de tous les critères déjà saisis F4. Visualisation des critères actifs F5. Génération du fichier clientèle propre au mailing F6. Affichage des ventes pour un client en particulier F7. Fin du programme F8. Visualisation du fichier client F9. Appel du programme de création d un client F11 (Permet de rechercher un client). La touche Tabulation permet de passer du cadre client au cadre vente et inversement dans le cas ou les ventes d un client ne seraient pas toutes visibles. Choix du format des étiquettes ^E. 132

133 Génération d une base de données client Une pression sur la touche F2 lance un programme qui génère le fichier de données sur tous les clients de votre base de données. Cela peut prendre plusieurs minutes. Pour vous indiquer quelle est l évolution, un message de la forme «Traitement du client X sur Y» s affiche dans la barre d état du programme (en bas de la fenêtre). Le fichier généré contient pour chaque client: le chiffre d affaires dégagé, la date du premier achat, la date du dernier achat et la famille de prédilection (famille d article pour lequel le client a fait le plus d achat). N.B : La génération du fichier de données client n est nécessaire que lorsque votre base de données client a évolué. L opération pouvant être longue, ne la lancez pas à chaque fois que vous appelez le programme de gestion clientèle. Pose de critères pour la génération du fichier mailing Une pression sur la touche F3 fait apparaître le cadre suivant : Ce cadre est l interface qui permet de filtrer le fichier de données client, afin de connaître les clients qui devront être inclus dans la base mailing. Le principe de fonctionnement est le même que dans le programme de gestion du stock. On choisit tout d abord le champ que l on veut filtrer puis on saisi la valeur du filtre. Il est possible d empiler les filtres. Les filtres suivants peuvent être définis : Chiffre d affaires: seuls les clients dont le chiffre d affaires est au moins égal à votre saisie apparaîtront dans le fichier mailing. Date premier achat: seuls les clients dont le premier achat a eu lieu à la date saisie ou à une date ultérieure apparaîtront dans le fichier mailing. Date dernier achat: seuls les clients dont le dernier achat a eu lieu à la date saisie ou à une date antérieure apparaîtront dans le fichier mailing. Famille: seuls les clients dont la famille de prédilection (famille dans laquelle le plus d article a été acheté par le client) correspond à la valeur du filtre apparaîtront dans le fichier mailing. Mois anniversaire : si le mois d anniversaire est saisi dans la fiche client, seuls les clients correspondants seront sélectionnés. Date anniversaire : seuls les clients dont la date anniversaire correspond seront sélectionnés. N.B. : La touche F4 efface tous les critères saisis, la touche F5 permet de visualiser la liste des critères saisis dans le cadre suivant : Génération du fichier mailing Une pression sur la touche la F6 génère le fichier mailing suivant les critères spécifiés. Si vous souhaitez générer un fichier contenant les noms et adresses de tous vos clients, il suffit de ne spécifier aucun critère. 133

134 Visualisation du fichier mailing Une pression sur la touche F9 à partir du programme de gestion mailing lance le programme de visualisation du fichier mailing. Ce programme permet de vérifier la validité du fichier et d imprimer les étiquettes de publipostage. Les fonctionalités suivantes sont disponibles : Une pression sur la touche F1 affiche l aide en ligne de G.A.O. Une pression sur la touche F5 supprime du fichier mailing tous les clients dont l adresse semble être incomplète (code postal, ville ou première ligne d adresse vierge). Une pression sur la touche F7 supprime le client courant (si vous ne souhaitez pas imprimer l étiquette car son adresse est incomplète ou erronée). Une pression sur la touche F11 lance l impression des étiquettes de publipostage après vous avoir demandé d insérer le nombre de feuilles d étiquettes nécessaire. Une pression sur la touche F8 quitte le programme pour revenir au programme de gestion mailing. Affichage des ventes d un client Une pression sur la touche F7 affiche dans le cadre des ventes (celui du bas) tous les articles vendus au client sélectionné. Il est par ailleurs possible de rechercher un client avec le programme de gestion client en pressant la touche F11. Si aucune vente n est trouvée, G.AO vous le signale et ne modifie pas le cadre des ventes. Dans le cas contraire, G.A.O affiche tous les articles vendus au client sélectionné dans le cadre des ventes et indique son nom au-dessus de ce dernier. N.B : Pour le format d étiquettes à utiliser, veuillez rentrer en contact avec nous au

135 45.Importation de données Le programme d importation des données est accessible à partir du menu démarrer de windows. Démarrer>Programme->GAO Cashmatic->Gestion de la base de données. Lorsque vous exécutez ce raccourci, la fenêtre suivante s affiche : Etant donnés les risques de fausses manipulations, il est impératif de prendre contact avec le service technique avant de tenter de vous servir de ce programme. Importation des données Une pression sur la touche F1 lance l importation des données précédemment sauvegardées. La question «Souhaitez vous importer toutes vos données?» vous est d abord posée. Si vous répondez «oui», toutes les tables se trouvant dans «c:\save» seront automatiquement importées. Si vous ne souhaitez pas importer toutes vos données, répondez «non» à la question précédente. Dans ce cas, la question vous sera posée pour chacune des tables à importer. Attention, le fait de n importer qu une partie des tables sous-entend une connaissance parfaite de la base de données de G.A.O CASHMATIC. Il vous est formellement recommandé d entrer en contact avec le service technique. Fonctions du programme Ce programme à deux principales fonctions : - Une réinstallation saine (table corrompue après un crash de votre système par exemple ) de G.A.O CASHMATIC passe par les étapes suivantes : Installation de G.A.O CASHMATIC. Importation de toutes vos données. - L installation d un second magasin par exemple dans lequel vous souhaiteriez utiliser les bases articles et clients du premier magasin, cette opération passe par les étapes suivantes : Restauration des données du premier magasin dans le répertoire «c:\save» Installation de G.A.O CASHMATIC Importation sélective de vos données. 135

136 46.Installation du materiel Installation de l imprimante à ticket G.A.O Cashmatic a été testé avec les imprimantes point de vente série de la gamme TM-XXX de marque EPSON ou compatible. Pour tout autre type d imprimante veuillez nous consulter. L installation du matériel est détaillée dans la documentation fournie avec l imprimante. Installation du pilote d impression Cliquez sur le bouton Démarrer puis sur Paramètres et enfin sur Imprimantes, le panneau suivant devrait apparaître : Dans ce panneau cliquez sur l icône Ajout d imprimante puis dans la boîte de dialogue qui vous est présentée Cliquez sur «suivant» Ensuite on vous invite à selectionner le port sur lequel votre imprimante est connectée. Sélectionnez donc Com1 ou Com2, puis cliquez sur «suivant». Windows crée alors une liste des imprimantes qu il connaît. Selectionnez dans la colonne fournisseur «Généric» et dans la colonne imprimantes «Généric/Text Only»., puis cliquez sur «suivant». Une boîte de dialogue vous propose maintenant de nommer selon votre convenance l imprimante que vous venez d installer, et vous demande si vous voulez vous servir de celle-ci comme imprimante par défaut, répondez «non» et cliquez sur «suivant». Par la suite une autre boîte de dialogue vous propose de partager votre imprimante, selectionnez «non», et cliquez sur «suivant». La boîte de dialogue qui suit vous invite à imprimer une page de test ;Répondez «oui» afin de savoir si votre imprimante est bien configurée, puis cliquez sur «suivant», et enfin sur «terminer». Maintenant si vous retournez dans Démarrer->Paramètres->Imprimante vous devriez voir apparaître l icône de l imprimante que vous avez installé (dans le cas de ma configuration «EPSON TM-U210D»). la procédure continue en vous demandant si vous souhaitez installer une imprimante locale ou réseau, sélectionnez imprimante locale puis cliquez sur «suivant». Vous aurez sans doute besoin de votre CD-ROM ou de vos disquettes Windows pour finir d installer l imprimante. 136

137 Configuration du port de communication G.A.O ne peut imprimer de ticket de caisse que si l imprimante et son port de communication sont parfaitement configurés. Le port de communication doit être configuré comme suit : Cliquez sur le bouton Démarrer Cliquez sur Paramètres Cliquez sur Panneau de configuration Dans le panneau de configuration, cliquez sur Système puis sur l onglet Gestionnaire de périphériques, pour obtenir le panneau suivant : Dans ce panneau cliquez sur Ports (COM & LPT), puis double cliquez sur le port auquel est connectée votre imprimante afin de le configurer. N.B. : Pour obtenir la configuration de votre imprimante, il suffit de presser la touche «Feed» imprimante éteinte puis d allumer l imprimante sans relâcher le bouton «Feed», le ticket qui est alors imprimé contient toutes les données sur la configuration de votre imprimante. Installation du tiroir caisse Le tiroir caisse est simplement connecté à l imprimante via son interface RJ45. La configuration et le pilotage du tiroir caisse sont directement pris en charge par G.A.O aucun pilote n est nécessaire que ce soit sous Windows 98 ou Windows NT. 137

138 Installation d un lecteur de code barre G.A.O est compatible avec tous les lecteurs de code barres à émulation clavier (qui se branche en série sur le clavier). Le lecteur de code barres doit être impérativement configuré pour la France. Un test simple consiste à essayer le lecteur dans un éditeur de texte (WordPad inclus dans Windows par exemple). Scannez ensuite un code barre et contrôlez que la chaîne de caractères qui s affiche dans votre éditeur correspond bien à la chaîne qui se trouve en dessous du code barre que vous avez scanné. Si le lecteur de code barres vous a été fourni par nos soins, la configuration en a été assurée. N.B. : Toutes les photos d écrans sont issues de Windows L aspect général de ces écrans peut changer d une version à l autre mais le fonctionnement général reste identique. 47.Sécurité des données Pour assurer une sécurité maximum à toutes vos données, G.A.O Cashmatic utilise la technique dite du «Mirroring». Toutes les opérations que vous faites (vente, création d article, modification d article etc. ) sont écrites en double. En cas de panne de courant, de crash du système ou de tout autre problème, G.A.O Cashmatic vous avertira qu il n a pas été quitté correctement puis vous invitera à presser la touche entrée pour restaurer votre base de données. L opération terminée, le logiciel se lancera normalement. A l inverse, tout démarrage normal de G.A.O Cashmatic donne lieu à la sauvegarde de toute votre base de données dans le répertoire de «Mirroring» 48.Modules disponibles G.A.O étant en constante évolution, des modules peuvent venir se greffer à la version de base, les modules suivants sont déjà disponibles : - Surveillance d activité. Gestion multi-vendeurs. Gestion du dépôt-vente. Gestion des statistiques. Gestion des étiquettes. Gestion des mailings. Gestion fidélité clientèle. Gestion des commandes. SQL, interrogation personnalisée de votre base de donnée. Gestion des inventaires N.B. : La documentation sur tous les modules est fournie avec la version de base du logiciel mais les modules non installés ne fonctionnent évidemment pas. 49.Gestion intranet Pour permettre une gestion multi-magasins, GAO Cashmatic est interfaçé avec un système de serveur central. L objectif du système et de permettre de centraliser les données clients, articles et résultat.et de passer les réassort. L architecture utilisée est basé sur un serveur web couplé à une base de données et un serveur de fichiers développé par TGMultimedi@. Ce chapitre ne fait référence qu a la partie du travail qui est à la charge des postes caisse. L administration du serveur étant une tache à part entières, elle fait l objet d une autre documentation. Le principe général de fonctionnement est basé sur des échanges de fichier. C est échange se font à l initiative des postes caisse. N.B : Une connexion à internet est nécessaire pour utiliser le système. 138

139 Configuration Les données de configuration de l intranet vous seront fournies par l adminsitrateur de votre intranet. Ces données sont : Un nom d utilisateur (nom du magasin) Un mot de passe Un nom d hôte Le numéro de port pour le serveur html Le numéro de port pour le serveur de fichier Une fois ces données complétées, GAO Cashmatic est en mesure de transférer des données de ou vers un serveur intranet. 139

140 Gestion des transfert de fichier Transfert des données caisse vers le serveur Les transferts de fichier vers un intranet sont assurés par une application java développée par Pour lancer un transfert de fichier, il suffit de cliquer sur Gestion commercial puis. Une fois le bouton précédent cliquer, une boite de dialogue de confirmation s affiche. Répondez oui sauf en cas d erreur puis une seconde boite de dialogue demande si le stock doit ou non être exporté. L exportation du stock n est nécessaire qu après un inventaire. Vous ne devez exporter le stock qu a la demande de votre administrateur réseau. Une fois la seconde boite de dialogue validée, patientez jusqu'à l affichage du programme suivant. Ce programme est entièrement automatique. Aucune action de votre part n est nécessaire. Vous devez simplement patienter jusqu'à la fin du programme. Une fois le programme terminé, lisez les indiquations figurant dans le cadre blanc puis fermez le par un clique sur la croix en haut à gauche ou en pressant la combinaison de touche ALT+F4. 140

141 Lors de la fermeture du programme, une boite de dialogue s affiche indiquant la nature des opérations réalisé lors du transfert dans une boite de dialogue similaire à : En cas d erreur une boite de dialogue similaire à la figure ci-dessous s affichera. Dans ce cas et comme spécifier dans le message l exportation des données sera reprise à l identique lors de la prochainte tentative. En cas d erreur, vous devez entrer en contact avec l administrateur de votre intranet (TGMultimedi@ en cas de contrat de maintenance). 141

142 Récupération de codes client ou article Dans le cadre de l usage d un intranet, les installations de GAO Cashmatic ne sont plus en mesure de garantir qu un code article ou un code client soit unique dans la base du serveur. Pour cette raison, les codes ne sont données que par le serveur lui même. Lorsqu une installation de GAO Cashmatic ne dispose plus de code client ou de code article une boite de dialogue similaire à la figure suivante s affiche : Le message changera simplement en fonction du type de code manquant. Il suffit de répondre oui et de patienter jusqu'à la fin de la procédure pour voir s afficher la fenêtre suivante : Lorsque vous fermer cette fenêtre, les codes correspondant à votre demande sont installé sur votre système. Le nombre ainsi créé dépend de la configuration de l intranet. Adressez-vous à votre administrateur pour connaître votre configuration et faire d éventuelles demande de modification. Attention, ce mode de fonctionnement implique qu il est impossible d utiliser les codes usines en créant des articles sur une installation de GAO Cashmatic. Les codes usine sont cependant utilisables lorsqu ils sont créés directement sur l intranet. 142

143 50.Interface &Commando PDV A partir de la version de GAO Cashmatic il est possible d'intégrer automatiquement les modifications de la base de données transmise par &Commando PDV. Prérequis à l'activation de la passerelle L'option des valeurs par défaut «Codification EAN13 -> Occasion» doit être utilisée. La passerelle doit être activée et configurée toujours au niveau des valeurs par défaut. Configuration de la passerelle Lorsque la passerelle est activée dans les valeurs par défaut, le bouton est disponible. En cliquant sur ce bouton ou en utilisant la combinaison de touches correspondante, vous affichez l'écran suivant : Cette écran permet de définir les options d'intégration lors d'un transfert. Le Paragraphe importation indique les données que vous souhaitez importer. : Un prix de vente TTC ne sera importé que si le prix d'achat HT correspondant a été modifié. Dans le cas contraire, la modification sera ignorée. Ceci permet à l'utilisateur d'avoir des prix de vente différent du prix de vente de la base importée sans voire ce tarif modifié à chaque importation tout en maintenant le système d'importation en cas de repositionnement tarifaire. Le paragraphe exportation indique les données que vous souhaitez exporter vers &Commando PDV. Ces données lui permettront de vous indiquez les produits à commander notamment. Le paragraphe étiquette permet d'indiquer les produits pour lesquels vous souhaitez que GAO Cashmatic produise une liste d'étiquettes. Dans la majorité des cas, seul prix sera coché. Il n'est en effet pas nécessaire de réétiqueter un produit dont la désignation a changé. Procédure de transfert Le transfert peut être lancé manuellement par Outils->Transfert C. Lors d'un transfert un écran s'affiche vous indiquant la progression du transfert. Un rapport d'intégration simple est ensuite affiché sous la forme d'une boite de dialogue comme ci-dessous : Si vous répondez oui à cette question, vous affichez le programme traité dans le paragraphe suivant. 143

144 Rapport d'intégration complet Le rapport d'intégration permet d'afficher/modifier les articles ayant été modifié par une intégration. Ce programme est affiché sur demande lors d'une intégration ou manuellement par Outils->Rapport C. L'écran ci-dessous s'affiche : Les filtres Pour n'afficher que certains articles dans le rapport d'intégration, il suffit de cliquer sur un des entêtes de colonne : Nouv, PA HT, PV TTC, Dés, Fam, Ray, Taux ou Stk. Les filtres peuvent aussi être posés en utilisant le raccourci clavier alt+la lettre soulignée de l'entête de colonne. Par exemple, alt+n filtre ou supprime le filtre sur la colonne Nouv indiquant un nouvel article. N.B : Lorsqu'une colonne est filtrée, la case à cocher se trouvant en dessous de la colonne est cochée. Il est possible de poser plusieurs filtres. Par exemple, vous pouvez ne visualiser que les articles que vous avez en stock et dont le prix de vente a été modifié. Pour cela cliquez sur la colonne PV TTC puis sur la colonne Stk ou utilisez alt+v suivi de alt+s Modification article A partir du rapport d'intégration, il est possible de modifier les articles figurant dans la liste. Ces modifications seront automatiquement reflétées dans la liste d'étiquette correspondantes. Pour la modification d'un article veuillez vous référer au paragraphe modification article du chapitre gestion du stock. Edition des étiquettes Après une intégration, il est souvent nécessaire de réétiqueter les articles dont le prix de vente ou la désignation a été modifié. GAO Cashmatic automatise la génération de la liste d'étiquette correspondante. Si la passerelle &Commando PDV est active, le bouton est disponible. Ce bouton permet d'intégrer la liste d'étiquette générée lors d'une intégration dans le programme de gestion des étiquettes. Le processus d'impression des étiquette est alors strictement habituel. Veuillez vous référer au paragraphe gestion des étiquettes pour l'impression et la configuration des étiquettes. 144