11 juin 2010 M. Losno - Médiathèque de Plaine Commune

Transcription

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2 Médiathèque de Plaine commune à Saint Denis : la rétroconversion des catalogues des fonds patrimoniaux

3 Le contexte : le réseau de lecture publique de l agglomération de Plaine commune 8 villes: Epinay, Stains, Pierrefitte, La Courneuve, Aubervilliers, Ile St Denis, Villetaneuse, St Denis 1 direction mutualisée 23 médiathèques,3 bibliobus 200 agents Des constructions en cours Un changement de système de prêt RFID 1 SIGB sous OPSYS (Aloès 170 ) : environ notices d exemplaires avec récupération sur Electre, en évolution constante

4 Et la médiathèque de Saint Denis dans tout cela? une médiathèque de lecture publique avant tout! 1 équipement de centre ville 3 annexes de quartiers 1 annexe en construction : Ulysse (ouverture janvier 2011) 52 personnes prêts usagers La ville : habitants (30% de la population de l agglo) 1ere informatisation en 1998 avec OPSYS

5 Une particularité : les fonds patrimoniaux Création de la 1ère bibliothèque en 1798 Des fonds variés de diverses origines Environ documents du 15ème au 20ème : tout type de documents Les fonds les plus importants choisis : la de Paris, (fonds vivant) histoire sociale et politique, les guerres, local et régional,(fonds vivant) Ancien, général avant 14.

6 Le Pôle Patrimoine Etudes : en lien avec tous les secteurs 2007: création de l équipe : 4 personnes ( 3 cadres,1 agent) Particularité importante : double casquette lecture publique Missions : «réveiller» ces fonds, en faire une valeur ajoutée,les rendre aux habitants du territoire et au-delà (dès 2004) valorisation auprès des publics ( jeunesse en particulier ) sensibilisation des élus, préservation et conservation active, en faire un projet réseau rétroconvertir les catalogues numériser Reprendre une politique d acquisition pour certains fonds

7 Les objectifs : Faire (re)découvrir ces fonds aux différents publics (chercheurs, étudiants, érudits.et tous les autres! ) Enrichir le CCFR (pièces uniques, manuscrits,..) Tisser des liens avec d autres bibliothèque patrimoniales françaises Etre partenaires pour les universités environnantes Paris 8 Paris 13 et futur campus Condorcet ( recherches, formations ) Participer au réseau patrimonial en formation sur notre territoire: Archives diplomatiques à la Courneuve, Archives nationales à Pierrefitte

8 La rétroconversion: le groupe de Projet Direction du réseau: Dominique Deschamps Responsable SIGB réseau: Pascale Chirié Direction Saint Denis: Florence Schreiber Responsable Pôle Patrimoine Etudes: Martine Losno Responsable SIGB Saint Denis: Brigitte Père... et l équipe patrimoine: Florence Trovel, Marie-Paule Auquiert, Julie Baradon

9 Une longue préparation avec la BNF 1ers contacts avec la BNF fin 2007 Préparation du dossier 2008/2009 choix et estimation des fonds concernés, Préparation budget 2010 dossiers de subvention et de conventionnement Pôle associé passages en instances officielles communautaires consultation de certains prestataires Récoltes d expériences dans d autres bibliothèques Rédaction cahier des charges : été 2009 Passage en MAPA : octobre Choix (!) du prestataire : novembre 1ere réunion avec le prestataire fin janvier 2010

10 L engagement financier des partenaires Coût de l externalisation du projet e 50% financé par la communauté d agglomération 50% BNF au titre du conventionnement Pôle associé l externalisation ne recouvre pas la totalité du temps de travail nécessaire

11 Une phase délicate: l analyse des offres tractations avec le service des marchés Critères valeur technique sur 60% l organisation des travaux préparatoires 15% la méthodologie et l organisation proposée pour le déroulement des prestations 15% composition de l équipe affectée à la réalisation de la prestation 10% les mesures prises pour assurer la sécurité des fiches 5% compatibilité du calendrier avec l organisation proposée 5% l organisation de l intégration et du déchargement des notices en lien avec la société Opsys 10% Critères prix sur 40%

12 Mois et tâches M3 M4 M5 M6 M7 M8 Notification Réunion [1] et rédaction des Spécifications Numérisation des documents originaux * Test de saisie et de dérivation Traitement des notices Edition et correction des anomalies [2], contrôle qualité Reformatage Fourniture des notices [1] La rédaction des spécifications nécessitera la tenue de 1 à 2 réunions sur le site de la bibliothèque. [2] L envoi des anomalies se fera tous les quinze jours sauf si la bibliothèque souhaite que ce rythme soit différent.

13 La préparation des fichiers: surprise surprise! Les fonds retenus après un nettoyage important des tiroirs représentent + de fiches Obligation de mixer plusieurs fichiers : topo, auteurs Nombreuses opérations de vérifications entre fichiers, registres d inventaires et documents Des fiches mal faites incomplètes, illisibles (manuscrites, dactylographiées, photocopies, collages ) -Ancien Local et régional Histoire politique et sociale Des guerres De la de paris Général avant

14 La diversité des catalogues!

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16 Février à fin Mai 2010 : la période «difficile» Rédaction des 6 cahiers de spécifications après réunion avec l équipe du prestataire 1ère correction de ces cahiers par les bibliothécaires Choix de fiches tests pour chacun des fonds Saisie de ces tests par le prestataire et envoi pour nos 1ères corrections En même temps 2eme correction des cahiers de spécification Suite de la mise en cohérence des fichiers (tris) Saisie de tous nos tiroirs de fichiers Demande de corrections simultanées de tous ces éléments, beaucoup de questions posées par JOUVE! Toutes ces phases entrainent en aller retour des questions posées à notre SIGB des questions posées au prestataire

17 Quelques exemples de questions posées par le prestataire sur les fichiers saisis Nous avons des difficultés à comprendre comment structurer les notices suivantes : L'éditeur est toujours Cahiers de la Quinzaine Exemples fiches : 700$aGuieysse$bCharles 200$aLes universités populaires et le mouvement ouvrier 210$aParis$cCahiers de la Quinzaine$d12 octobre $a22 p. 300$aDeuxième cahier de la troisième série Doit-on structurer ce qu'il y a entre crochet avec une pagination qui se trouve dans le titre en zone 305 ou en zone ? 305$aCharles Peguy. Vraiment vrai, pp OU 327$aCharles Peguy. Vraiment vrai, pp $aVraiment vrai

18 Exemples fiches : 200$aGaston Paris 210$aParis$cCahiers de la Quinzaine$d[avril 1904] 215$a113 p.$c1 fig. h. t. 300$aQuatorzième cahier de la cinqième série Doit-on structurer ce qu'il y a entre crochet avec une pagination qui se trouve dans le titre en zone 305 ou en zone ? 305$aJoseph Bédrier - Sur l'oeuvre de Gaston Paris - Travaux : Gaston Paris. Jaufré Rudel, p. 43. Gaston Paris. Une étymologie... Dôme, p. 101 OU 327$aJoseph Bédrier - Sur l'oeuvre de Gaston Paris - Travaux : Gaston Paris. Jaufré Rudel, p. 43 ; Gaston Paris. Une étymologie... Dôme, p $aSur l'oeuvre de Gaston Paris - Travaux : Gaston Paris. Jaufré Rudel 464

19 exemple de bordereau de saisie sur un tiroir : beaucoup trop d anomalies Tiroirs traités Nb notices totales (saisies + dérivées) Nb de notices saisies Nb de notices dérivées Taux de dérivation Nb de notices en anomalie % de notices en anomalie T ,81% ,12%

20 Corrections approfondies sur le fonds général En accord avec le prestataire on travaille sur un seul fonds pour éviter l éparpillement 7800 fiches numérisées 13 tiroirs 1er tiroir d anomalies à vérifier (env 160) Les sources d anomalies( en lien avec la lisibilité des fiches): complément de titres,sous titres,titres de parties, auteurs et co auteurs, Notice globale..ou pas, collections, zone de restitution entre crochets carrés, commentaires ajoutés, Correspondance entre n d inventaires et cotes, Des corrections valables pour les autres fonds?! Diminution des erreurs au fur et à mesure Juillet août : avancement des vérifications,rattrapage du retard

21 aujourd hui au tiers du parcours : 1 ers constats Le plus difficile :mettre en cohérence nos besoins avec la base en dialoguant simultanément avec notre SIGB, OPSYS et JOUVE Avec OPSYS pour le reformatage du 995 : Remodeler le champ des données locales et y intégrer des sous champs spécifiques à nos besoins (des tables spéciales d emplacements, code barre fictif, intégration au tableau des cotes réseau ) Créer des quotas, des typdoc.. et ensuite avec le prestataire Le champs 327 : zone de contenu Le champs 225 : les collections Le champs 640 :Fonds local avec mots matières Blanc Montmayeur

22 En résumé :des difficultés de tous ordres Les connaissances de l équipe : niveaux de formation (Unimarc) Choix du niveau de catalogage et récupération BNF Les interactions avec le SIGB pour les paramétrages et OPSYS La cohérence de la base générale La charge de travail équipe patrimoine L effet d ensevelissement La pression en interne : objectifs à tenir engagement financier.. La pression du prestataire La place de ce projet dans le réseau et dans l équipe de St Denis

23 Quelques réflexions : Le plus important pour nous : le signalement Aller à l essentiel: accepter de perdre des données avec la récupération. mais en gagner aussi! (Re) faire un stage Unimarc! Mise en cohérence fonds /fichiers si possible AVANT (récolement) Voir «in situ» le déroulement du travail (une journée ) dans une médiathèque Ne pas hésiter à téléphoner au prestataire pour des explications Résister à la pression!( se donner le temps de réfléchir) Demander à tous les prestataires de venir voir vos fichiers Négocier avec son équipe des plages horaires suffisamment longues ( 4h pour avancer sur des corrections )

24 Et la suite? Beaucoup de questions : Quelles corrections pour les autres fonds? En automne la prochaine étape :test de migrations dans la base (2 tests prévus suivis par JOUVE en lien avec OPSYS) Après versement dans notre base :quel impact sur le public et quelles conditions d accueil? important travail de reprise des fonds et des catalogues Quid de: Fonds général après 14 des collections de presse nationale Autres fonds divers et variés (musique,photos,ligue de l enseignement, jeunesse..) moins importants

25 Les points positifs Le changement d image : être Pôle associé de la BNF dans le 9-3 Le rapport aux autres équipements culturels de la ville et de l agglo La confiance de notre direction, des élus les bonnes relations avec le prestataire la complémentarité dans l équipe patrimoine La mise en relation «active» avec la base lecture publique : dynamisme, modernité, visibilité pour les publics Meilleur connaissance des fonds Acquisition de nouvelles connaissances pour l équipe Travail scientifique grandement facilité