Date de création : 18/05/2007 Date de modification :

Transcription

1 Titre Diffusion sélective de l'information Rubrique Fonctions avancées N 8.3 Auteur Édith Boulo, Viviane Hutin Version PMB : Date de création : 18/05/2007 Date de modification : La diffusion sélective de l'information est un service consistant à diffuser aux usagers, de façon régulière, les résultats d'un profil de recherche personnalisé. Cette diffusion s'effectue via des bannettes, qui sont des paniers de nouveautés. Ces paniers sont remplis en fonction d'équations de recherche librement paramétrables. Il existe deux types de bannettes : les bannettes privées, que le lecteur crée lui-même à partir de l'opac les bannettes publiques, créées par le documentaliste en gestion, permettant l'envoi de nouveautés à plusieurs lecteurs simultanément. Le remplissage et la diffusion des bannettes ne sont pas actuellement entièrement automatiques : le documentaliste doit activer en gestion l'envoi des bannettes. 1. Création de bannettes privées Pour un lecteur authentifié : cliquer sur «Mon compte», puis sur «créer un abonnement». Lancer une recherche à partir de l'écran qui s'affiche ; à l'issue de la recherche, cliquer sur le bouton «créer un abonnement» ; l'abonnement est créé à partir de cette équation de recherche : Par défaut, la périodicité est de 15 jours. Le titre est obligatoire. L'enregistrement de l'abonnement crée une bannette privée pour l'utilisateur. 1

2 2. Création de bannettes publiques A la différence de ce qui se passe pour les bannettes privées, il faut procéder en deux temps : création de l'équation de recherche création de la bannette publique 2.1 Équation de recherche Onglet Catalogage > Recherche Dans un premier temps, créer une équation de recherche, comme dans l'opac, puis cliquer sur le bouton «Transformer en équation DSI» Ajouter un titre significatif à l'équation. Ne pas se préoccuper pour le moment du classement de l'équation (l'option classement n'est pas obligatoire et pourra être effectuée ultérieurement, si le besoin se faire sentir d'organiser de nombreuses équations et bannettes). On peut ajouter un court commentaire en gestion pour plus de clarté dans la gestion ultérieure des équations et des bannettes. Il est possible d'associer plusieurs équations à une même bannette (utile lorsqu'une équation est trop complexe pour être rédigée en une seule fois). «Enregistrer» NB : L'ensemble des équations de recherche créées par le documentaliste est accessible à partir de l'onglet DSI et modifiable à tout moment : Onglet DSI > Equations > Gestion Cliquer sur «Suivant» pour afficher toutes les équations, puis cliquer sur l'équation pour la modifier. 2.2 Création de la bannette publique Onglet DSI > Bannettes > Publiques 2

3 Cliquer sur le bouton «Ajouter» Nom de la bannette : donner un intitulé significatif, qui sera éventuellement complété par le Commentaire en gestion. Commentaire OPAC : titre de l'abonnement dans l'opac, et titre du mail envoyé ; il est important de renseigner ce champ (en l'absence d'intitulé, il est impossible, à partir de l'opac, d'avoir accès à la liste des nouveautés incluses dans l'abonnement.) Date de dernier envoi : elle est modifiable ; cliquer sur le calendrier pour saisir une date antérieure à la date du jour permet de diffuser sans attendre des nouveautés dès la création de la bannette. Pour plus de facilité de gestion, cocher bannette automatique (l'automaticité des bannettes n'est encore que relative, et il est toujours possible d'intervenir manuellement sur ces bannettes). Cocher diffusion par mail (les abonnés n'ayant pas d'adresse mail connue auront accès à la liste des nouveautés dans l'opac seulement). 3

4 Périodicité : il s'agit d'une valeur minimale ex : si la périodicité est fixée à 15 jours et que le documentaliste diffuse les notices le 15 mars, seront sélectionnées pour la diffusion les bannettes précédemment diffusées avant le 1er mars. Nombre de notices maxi à diffuser par mail : laisser à 0 si l'on ne veut pas fixer de nombre maximum. Sur quelle date des notices calculer la nouveauté? Choisir de préférence «date de création» Catégorie de lecteurs concernée : le fait de choisir une catégorie permet aux lecteurs de cette catégorie de s'abonner eux-mêmes à cette liste de nouveautés. Diffuser dans un panier : la DSI peut être utilisée pour remplir automatiquement un panier, qui peut être affiché dans une étagère virtuelle, par exemple. Choisir le panier dans la liste. Type de cumul : choisir de préférence «bannette non cumulative». 2.3 Associer une équation de recherche et des abonnés à la bannette Après enregistrement de la nouvelle bannette, celle-ci apparaît en gestion Cliquer pour associer une équation à la bannette : il est possible d'en associer plusieurs. Cliquer sur «Enregistrer» puis «Abonnés» pour choisir les lecteurs à associer à la bannette. Restreindre les lecteurs concernés à une catégorie peut permettre de trouver plus facilement les lecteurs que l'on souhaite abonner. Entrer l'astérisque dans la case «nom de lecteur» pour les afficher tous, ou les rechercher un par un. Cocher la case en face de chaque nom souhaité pour abonner un lecteur, puis sur les boutons «Enregistrer» et «Retour». 4

5 NB : depuis la version 3.1, il est possible d'utiliser les paniers de lecteurs pour affecter un ensemble de lecteurs à une bannette 2.4 Modifier les bannettes A tout moment, il est possible de modifier les bannettes, les équations associées, d'ajouter ou d'enlever des abonnés. Modification des bannettes : Onglet DSI > Bannettes > Publiques Entrer le nom d'une bannette ou cliquer sur «Suivant» pour afficher toutes les bannettes Cliquer sur les cases du tableau correspondant aux rubriques «Nom de la bannette», «Équations associées» ou «Nbre d'abonnés». En fin d'année scolaire, penser à supprimer les abonnés lorsque l'on n'est pas certain qu'ils seront présents l'année suivante. NB : après avoir cliqué sur «Enregistrer», cliquer sur «Retour» pour revenir à l'écran précédent 3. Diffusion des bannettes DSI > Diffusion > Diffuser S'affichent toutes les bannettes, privées et publiques, prêtes à être diffusées. Toutes les bannettes sont déjà cochées, ce qui signifie que le clic sur chacun des boutons portera sur l'ensemble des bannettes. Un clic sur le bouton «vider, remplir et diffuser» met à jour le contenu de chaque bannette et les envoie à tous les abonnés. Un message avertit de l'échec ou de la réussite de l'envoi de chaque bannette. Les bannettes vides ne sont bien sûr pas envoyées. Le contenu de chaque bannette est aussi visible, pour les abonnés, à partir de l'opac. Il est par ailleurs possible de gérer individuellement le contenu de chaque bannette, et, comme le montre l'intitulé des boutons, d'effectuer chacune de ces opérations une à une, si l'on veut s'assurer, surtout pour une première utilisation de la DSI, que le contenu des bannettes correspond bien à ce que l'on souhaite envoyer aux abonnés. Cliquer une première fois sur Vider, pour vider les bannettes du contenu de l'envoi précédent. Cliquer ensuite sur Remplir, pour remplir les bannettes avec les nouveautés présentes dans la base depuis le dernier envoi. Cliquer ensuite sur Visualiser, pour visualiser le contenu des bannettes NB : s'il existe de nombreuses bannettes, ou si les bannettes contiennent de nombreuses notices, il est préférable de ne pas visualiser tout d'un coup : 5

6 Dans DSI > Diffusion > automatiques Toutes les bannettes, privées et publiques, et prêtes ou non à être diffusées, apparaissent alors. cocher la bannette dont on souhaite visualiser le contenu, puis cliquer sur Visualiser. On peut alors voir toutes les notices présentes, en retirer éventuellement en cliquant sur l'icône On peut même, si l'on constate des erreurs, accéder aux notices en gestion en cliquant sur leur titre. 4. Classement des bannettes et des équations (facultatif) Si l'on doit gérer de nombreuses bannettes et / ou équations, on peut créer des classements, c'est-à-dire des rubriques qui permettront de les retrouver plus facilement. ex. de classements (de bannettes ou d'équations) : disciplines (nouveautés histoire-géographie, sciences...), fiction (romans, bandes dessinées...), revues... Pour créer un nouveau classement : DSI > Options > Classements : cliquer sur le bouton «Ajouter un classement» Saisir un intitulé, un type de classement (bannette ou équation) puis «Enregistrer» Pour affecter un classement à une bannette existante : DSI > Bannettes > Publiques Cliquer sur «suivant» pour afficher toutes les bannettes Cliquer sur le nom de la bannette, et sélectionner le classement dans la liste déroulante Pour affecter un classement à une équation existante : DSI > Équations > Gestion Cliquer sur «Suivant» pour afficher toutes les équations, puis sélectionner le classement dans la liste déroulante, comme pour les bannettes. 6

7 Annexe : exemples de mail envoyé par D.S.I. Bannette privée : Bannette publique : NB : Les titres des notices sont cliquables, mais les liens ne fonctionnent que lorsque le lecteur du mail est déjà connecté à l'opac. 7